ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ

DZPZ/333/219/2015 Olsztyn, dnia 4 listopada 2015 r. Przedmiot zapytania dotyczy: Usługi pocztowe i kurierskie I. Zamawiający: Wojewódzki Szpital Specjalistyczny ul. Żołnierska 18 10 561 Olsztyn Strona: www.wss.olsztyn.pl E-mail: zamowienia@wss.olsztyn.pl Godziny urzędowania: 7.00 14.00 Telefon / fax: 089 53 86 228 II. Opis przedmiotu zamówienia: ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ Przedmiot zamówienia obejmuje usługi pocztowe i kurierskie, zgodnie z opisem/wymogami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty cenowej i w ilościach szacunkowych określonych w formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do zaproszenia. Zamawiający stawia następujące wymagania dla przedmiotu zamówienia: Pakiet nr 1 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz.U. z dnia 29 grudnia 2012 r.). 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B): a) zwykłe - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe - przesyłka nierejestrowana listowa najszybszej kategorii, c) polecone - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm. 1

Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania oraz zwrotów, z Kancelarii Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego, zlokalizowanej w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Żołnierskiej 18, od poniedziałku do piątku w godzinach między 13.00-14.00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 4. Łączna maksymalna masa przekazywanych przesyłek nie przekroczy 100 kg przy jednorazowym odbiorze. 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 6. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 7. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 8. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 2

9. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 10. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 11. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 12. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana" dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 13. Wykonawca ustali ryczałtową opłatę za wykonanie usługi niezależnie od liczby faktycznie zrealizowanych odbiorców. 14. Zamawiający będzie uiszczał z dołu łączną opłatę za odbiór i nadawanie przesyłek. 15. Przez paczki pocztowe wchodzące w zakres usług powszechnych, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe krajowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B) oraz paczki zagraniczne o wadze do 20 000 g: a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) za pobraniem Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B - to przesyłka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. d) nadawane na warunkach szczególnych - w przypadkach gdy przesyłka wymaga szczególnej ostrożności. 16. W formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do zaproszenia znajdują się wyspecyfikowane rodzaje przesyłek (usług pocztowych) jakie będą zlecane Wykonawcy oraz średnie ilości danej korespondencji w skali miesiąca. 17. Jako podstawę do wyliczenia ceny Zamawiający przyjął ilości na podstawie analizy potrzeb - średnie miesięczne ilości przesyłek każdego rodzaju. 3

18. Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w skali miesięcznej mogą odbiegać od podanych średnich ilości. 19. Umowy w sprawie zamówienia przygotowuje Wykonawca. 20. Treść zaproszenia do złożenia oferty cenowej oraz oferta Wykonawcy powinny znaleźć odzwierciedlenie w umowie lub jej załącznikach (np. regulaminie świadczenia usług). 21. W treści umowy powinny znaleźć się następujące postanowienia (treści w nawiasach są jedynie pomocnicze i nie ma obowiązku umieszczania ich w tekście umowy): a) Wierzytelność oraz ewentualne odsetki wynikające z niniejszej umowy, mogą być przeniesione przez Wykonawcę na osobę trzecią jedynie w trybie przewidzianym w art. 54, ust. 5. ustawy z dnia 15 kwietnia 2012 r. o działalności leczniczej. b) Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury, z dołu, w terminie 30 dni od wystawienia faktury. Wykonawca wystawi fakturę nie później niż 7 dnia miesiące następującego po danym miesiącu. c) Wszelkie zmiany zapisów umowy winny być dokonywane w formie pisemnej (aneksu do umowy). d) Umowa zawierana jest na czas określony (termin realizacji zgodny z zaproszeniem do złożenia oferty cenowej). e) Integralną częścią umowy jest zaproszenie do złożenia oferty cenowej oraz oferta Wykonawcy. Pakiet nr 2 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie zagranicznych, krajowych, miejskich oraz podmiejskich usług kurierskich w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek z usługą pobrania na rzecz Wojewódzkiego Szpitala Specjalistycznego w Olsztynie w następującym zakresie: 1. Rodzaje przesyłek: a) przesyłki krajowe (obszar całej Polski), bez podziału na strefy. b) przesyłki miejskie w granicach administracyjnych Olsztyna, c) przesyłki zagraniczne z Olsztyna do krajów europejskich. d) transport przesyłek zawierających materiał biologiczny polegający na zapewnianiu opakowań do suchego lodu oznaczonych jako materiał zakaźny e) paczki pocztowe za pobraniem zawierającą dokumenty i materiały związane z działalnością Zamawiającego, poprzez zainkasowanie od odbiorcy określonej przez nadawcę kwoty pieniężnej (kwoty pobrania) i przekazanie jej na wskazany przez nadawcę adres albo rachunek bankowy; maksymalna kwota pobrania określona jest w cenniku albo pisemnej umowie. 2. Odbiór przesyłek przez kuriera będzie następował wyłącznie w dni robocze, nie później niż do godziny 14.00 (istnieje możliwość ustalenia szczegółowej daty, godziny odbioru przesyłki), z następujących miejsc na terenie Olsztyna: a) siedziba zamawiającego ul. Żołnierska 18, 10-561 Olsztyn oraz budynki przyległe, ul. Żołnierska 16 A i 16 B. 4

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsc odbioru przesyłek na terenie Olsztyna w trakcie trwania umowy. Powyższa zmiana nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy. 4. Zamawiający nie przewiduje oczekiwania kuriera na odbiór przesyłki od Zamawiającego. 5. Do obowiązków Wykonawcy należy załadunek odebranych przesyłek. 6. Czas dostarczenia przesyłki do odbiorcy: a) w przypadku przesyłek krajowych doręczenie następnego dnia roboczego po dniu nadania, do godziny 16:00 do podmiotów innych niż osoby fizyczne, do godziny 20:00 do osób fizycznych. Zamawiający zastrzega sobie, że w wyjątkowych przypadkach może zlecić Wykonawcy doręczenie przesyłki następnego dnia roboczego po dniu nadania do godz. 9:00 do podmiotów innych niż osoby fizyczne, b) w przypadku przesyłek miejskich w granicach administracyjnych Olsztyna doręczenie tego samego dnia w ciągu 3 godzin po odebraniu przesyłki przez Wykonawcę, pod warunkiem zlecenia nadania przesyłki do godz. 12:00, c) w przypadku przesyłek zagranicznych z Warszawy do krajów europejskich, doręczenie w terminie 2 dni roboczych po dniu wylotu samolotu. Zamawiający dopuszcza wydłużenie terminu spowodowane odprawą celną. d) w przypadku transportu materiałów biologicznych na terenie kraju doręczenie nastąpi w ciągu maksymalnie 12 godzin od momentu nadania przesyłki. 7. Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek z określonym terminem doręczenia innym niż wymienionym w pkt 7 oraz terminem doręczenia w sobotę lub niedzielę. 8. W ramach ceny jednostkowej dla danej przesyłki Wykonawca zobowiązany jest do dwukrotnej próby dostarczenia przesyłki. W wypadku niedostarczenia przesyłki do odbiorcy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, jest on zobowiązany do zwrotu przesyłki do Zamawiającego w ramach ceny jednostkowej dla danej przesyłki. 9. Zlecenia nadania przesyłek będą składane telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pomocą formularza na stronie internetowej Wykonawcy z możliwością wydruku gotowego listu przewozowego. Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego listy komórek korzystających z usług kurierskich nada im login i hasło umożliwiające logowanie się na stronie internetowej Wykonawcy. 10. Przesyłki krajowe będą ubezpieczone od uszkodzenia lub utraty na sumę ubezpieczenia 100 zł (słownie: sto złotych 00/100) złotych każda; Koszt tego ubezpieczenia należy wliczyć w cenę oferty. 11. Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, zobowiązany będzie do ubezpieczenia przesyłki na wyższą sumę ubezpieczenia. Koszt ubezpieczenia przesyłki na sumę powyżej 100 zł obciąża Zamawiającego. 12. Nadawane przesyłki będą zapakowane przez Zamawiającego. 13. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. 5

14. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami za szkody wynikłe z tytułu niewykonania usługi, a w szczególności za uszkodzenie, ubytek lub utratę przesyłki. 15. Wykonawca zobowiązany jest pokryć wszystkie szkody wynikające z niedostarczenia, zagubienia lub zniszczenia przesyłek. 16. Reklamacje z tytułu jakości świadczonych usług będą składane przez Zamawiającego, faksem lub drogą elektroniczną do Wykonawcy, niezwłocznie po stwierdzeniu wady usługi. 17. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania reklamacji faksem zwrotnym. 18. Każda ze stron zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących działalności drugiej strony, w której posiadanie weszła w związku z realizacją umowy, chyba że jest to informacja: a) ogólnie dostępna b) będąca w posiadaniu drugiej strony w dacie jej otrzymania od strony ujawniającej, c) otrzymania po terminie obowiązywania niniejszej umowy od osoby trzeciej, a jej źródłem bezpośrednim lub pośrednim nie jest strona ujawniająca. d) obowiązek ujawnienia informacji wynika z przepisów prawa. 19. Przesyłki kurierskie nieodebrane lub nie dostarczone w terminach właściwych dla danego rodzaju przesyłki kurierskiej z winy leżącej po stronie Wykonawcy zostaną doręczone bezpłatnie. 20. Umowy w sprawie zamówienia przygotowuje Wykonawca z uwzględnieniem wymagań. W treści umowy powinny znaleźć wymagania Zamawiającego zawarte w niniejszym zaproszeniu oraz zapisy do umowę zawarte w opisie Pakietu 1, pkt. 19-21. III. Termin wykonania zamówienia: - 24 miesiące od dnia podpisania umowy IV. Kryterium oceny ofert Cena - 100% V. Informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy: 1. Sporządzony przez wykonawcę według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia, formularz ofertowy. 2. Sporządzony przez wykonawcę według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zaproszenia, formularz cenowy. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Projekt umowy obejmujący przedmiot Zamówienia proponowany przez Wykonawcę z uwzględnieniem wymagań Zamawiającego. VI. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktowania się z wykonawcami jest: Stanisława Masłowska Kierownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, tel. 089 53 86 228. 6

Ofertę cenową należy złożyć do dnia 10 listopada 2015 roku na adres: Wojewódzki Szpital Specjalistyczny Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia ul. Żołnierska 16 B, pok. 2 / 9 10 561 Olsztyn z dopiskiem: DZPZ/333/219/2015 Usługi pocztowe i kurierskie lub skan oryginału dokumentów wysłać na adres e-mail: zamowienia@wss.olsztyn.pl. VII. Informacje dodatkowe: Zamawiający w ramach prowadzonego postępowania zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji w zakresie ceny. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia prowadzonego postępowania bez podania przyczyny. VIII. Załączniki: Załącznik nr 1 formularz ofertowy Załącznik nr 2 formularz cenowy DYREKTOR WSS W OLSZTYNIE Irena Kierzkowska (Podpis osoby uprawnionej) 7