P R O T O K Ó Ł. z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 6 im. Wojska Polskiego w STAWACH REGON

Dęblin 03.10.2005 rok KW 0914/07/2005 P R O T O K Ó Ł z kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 6 im. Wojska Polskiego w STAWACH REGON 001159369-00018 1. Kontrolę przeprowadził Zygmunt MROZIŃSKI Inspektor wewnętrznej kontroli finansowej Urzędu Miasta w Dęblinie. 2. Personel Kierowniczy kontrolowanej szkoły: - Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 6 Renata POREDA na stanowisku od 1 września 2004 roku na okres 5 lat. Podstawa: Zarządzenie Nr 34/2004 Burmistrza Miasta Dęblin z dnia 20 lipca 2004 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 6 w Dęblinie. - Główny Księgowy Teresa WOJEWODA na stanowisku od roku 01.10.2004 roku. Podstawa: Umowa o pracę z dnia 01.10.2004 roku na czas nieokreślony. 3. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 14.09.2005 roku do 03.10.2005 roku. 4. Badaniami kontrolnymi objęto wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej w okresie od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku, do których zaliczono: 4.1 Sprawy organizacyjne 4.2 Gospodarka kasowa 4.3 Wynagrodzenia pracowników 4.4 Gospodarka budżetowa 4.5 Środki specjalne 5. Ustalenia kontroli. 5.1. Szkoła Podstawowa Nr 6 im. Wojska Polskiego w Stawach działa na podstawie orzeczenia organizacyjnego z dnia 15.03.1983 roku wydanego przez Gminnego Dyrektora Szkół w Rykach (Nr ZSG 011 /13/83) i jest publiczną szkołą podstawową(podstawa: pismo Kuratora Oświaty w Lublinie Nr WP-DP -014-15-WZ/93). Organem prowadzącym Szkołę jest Miasto Dęblin. Organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Kurator Oświaty w Lublinie. Szkoła Podstawowa Nr 6 działa również na podstawie STATUTU, który został uchwalony przez Radę Pedagogiczną w dniu 28 października 2004 roku na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 roku o systemie oświaty(dz. U. z 1996 roku Nr 67, poz. 329 ze zmianami) oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 21 maja 2001 roku w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół(dz. U. Nr 61 poz. 624 ze zmianami). Jednocześnie podstawą działalności jest Arkusz Organizacyjny uchwalany i podpisywany na każdy rok szkolny.

2 L P 5.2. Zatrudnienie w Szkole Podstawowej Nr 6 w Stawach. PRACOWNICY ROK SZKOLNY 2004-2005 ROK SZKOLNY 2005-2006 1. Dyrektor 1 1 2. Wicedyrektor - - 3. Nauczyciele - pełnozatrudnieni w szkole 7 6 - pełnozatrudnieni uzupełniający etat w szkole - - - niepełnozatrudnieni 5 6 4. Bibliotekarz - - 5. Wychowawca świetlicy 1 1 6. Pedagog szkolny - - 7. Pracownicy administracyjni 1, ½ 1, ½ 8. Pracownicy obsługi 4 + 3 sez. 4 + 3 sez. RAZEM 19, ½ + 3 sez. 19, ½ + 3 sez. 5.3. Gospodarka Kasowa 5.3.1. Metodą ciągłą skontrolowano raporty kasowe za okres od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku. Kasa szkoły została skontrolowana na podstawie raportu kasowego numer 7/2005/P z dnia 31.08.2005 roku. Saldo raportu kasowego wynosi 67,54. Szkoła nie utrzymuje pogotowia kasowego. Pomimo tego po skontrolowaniu raportów kasowych za okres od 01 stycznia 2004 roku do 31 sierpnia 2005 roku stwierdzono nierozliczone salda raportów kasowych, co oznacza nie przestrzeganie zasady rozliczania się z pobranej gotówki na koniec każdego dnia poprzez wpłacenie pozostałych w kasie szkoły środków do macierzystego banku. Salda raportów kasowych stwierdzono w miesiącach: - czerwiec 2004 rok, nr raportu kasowego 9/2004/P z dnia 30.06.2004 rok - grudzień 2004 rok, nr raportu kasowego 15/2004/P z dnia 31.12.2004 rok - styczeń 2005 rok, nr raportu kasowego 1/2005/P z dnia 31.01.2005 rok - luty 2005 rok, nr raportu kasowego 2/2005/P z dnia 28.02.2005 rok - marzec 2005 rok, nr raportu kasowego 3/2005/P z dnia 31.03.2005 rok - kwiecień 2005 rok, nr raportu kasowego 4/2005/P z dnia 30.04.2005 rok - maj 2005 rok, nr raportu kasowego 5/2005/P z dnia 31.05.2005 rok - czerwiec 2005 rok, nr raportu kasowego 6/2005/P z dnia 30.06.2005 rok - sierpień 2005 rok, nr raportu kasowego 7/2005/P z dnia 31.08.2005 rok Zasadnym jest przeanalizowanie ustalenia i wprowadzenia w życie pogotowia kasowego na podstawie Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne(dz. U. Nr 129 poz. 858 ze zm.) Należy zobowiązać osobę sprawującą obowiązki kasjera w szkole do przestrzegania obowiązku przechowywania w kasie gotówki ustalonej przez dyrektora szkoły jako pogotowia kasowego. W przypadku nieustaleni pogotowia kasowego nie wolno przechowywać środków pieniężnych w kasie szkoły. Decyzja dyrektora szkoły o wysokości stałej gotówki w kasie oznacza, że ustaloną kwotę uważa za wystarczającą na potrzeby związane z działalnością bieżącą szkoły oraz, że system zabezpieczeń stosowany w szkole pozwala na bezpieczne przechowywanie w kasie gotówki w ustalonej wysokości.

3 Podczas kontroli gospodarki kasowej przedstawiono kwitariusz przychodowy od nr 1542401 do numeru 1542500 wpłat za obiady. Sprawdzono niewpłacone do banku środki pieniężne z kwitariuszy przychodowych od nr 1542430 do nr 1542442 na kwotę 548,00. Stan ewidencyjny gotówki zgodny z faktycznym. Główny księgowy nie przeprowadza kontroli kwitariuszy przychodowych. Należy zobowiązać głównego księgowego do przeprowadzania kontroli rachunkowych kwitariuszy przychodowych przez sprawdzenie odbitek wydanych pokwitowań pod względem ich rzetelności i prawidłowości rachunkowej, a także sprawdzenie czy wynikające z kwitariuszy wpływy zostały wpłacone do kasy lub na właściwy rachunek bankowy oraz do złożenia swojego podpisu na dowód kontroli. W trakcie kontroli stwierdzono, że stan początkowy gotówki w kasie, wpływy, wydatki oraz stan końcowy ujmowane były w miesięcznych raportach kasowych mieszczących się w ramach poszczególnych miesięcy sprawozdawczych. Ustalono, że obroty i salda wykazywane w raportach kasowych są zgodne z zapisami księgowymi na koncie KASA. W sumowaniu obrotów i wyliczaniu sald końcowych różnic nie stwierdzono. W raportach kasowych ujmowano wpłaty i wypłaty w oparciu o dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zaakceptowane do wypłaty. Raporty były kompletne nie stwierdzono braku dokumentów źródłowych, które stanowiły podstawę dokonywania zapisów. - Podczas kontroli nie przedstawiono do kontroli podstawowego dokumentu dotyczącego funkcjonowania kasy tj. Instrukcji Kasowej Zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w szkole powinny być uregulowane na piśmie przez Dyrektora w wydanym w tym celu zarządzeniu regulującym to zagadnienie. Zatem Dyrektor szkoły powinien opracować szczegółowe zasady regulacji obrotu kasowego wydając w tym celu na piśmie Instrukcję Kasową. Należy dodać, że instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym, opracowywanym we własnym zakresie. Instrukcja ta określa przede wszystkim: - warunki lokalizacji i funkcjonowania pomieszczenia kasowego, - zakres czynności kasjera, - zasady zabezpieczenia pomieszczenia kasowego i przechowywanych środków pieniężnych, - minimalny zapas gotówki pozostający w kasie tzw. pogotowie kasowe, - zasady transportu środków pieniężnych pomiędzy kasą a bankiem, - zasady zasilania kasy w środki pieniężne z rachunków bankowych i odprowadzania nadwyżek gotówki na rachunki bankowe, - tryb wykonywania operacji kasowych i sposób ich udokumentowania, - zasady obiegu dokumentów kasowych i sposób ich przechowywania - zasady postępowania z środkami pieniężnymi uwarunkowane specyfiką szkoły. Uzupełniono podczas kontroli. 5.3.2. Druki ścisłego zarachowania zostały skontrolowane na podstawie istniejących i funkcjonujących w szkole rejestrów druków ścisłego zarachowania. Stan druków ścisłego zarachowania przedstawia się następująco: 1) kwitariusze przychodowe: - od numeru 4861601 do numeru 4862100 5 sztuk bloczków 2) czeki gotówkowe 9 sztuk - od numeru 0004358852 do numeru 0004358860-9 sztuk

4 3) arkusze spisu z natury za rok 2004 4) znaczki pocztowe - ewidencja znaczków pocztowych jest prowadzona wg rejestru. Znaczki są zakupywane ze środków budżetowych i ewidencjonowane w książce ilościowo. Brak jest ewidencji wartościowej znaczków. Stan znaczków wartościowy na dzień kontroli wynosił 45 złotych 20 groszy. Ewidencję wartościową znaczków założono podczas kontroli. 5) Świadectwa szkolne: Szkoła podstawowa - świadectwa MENIS I/1/2 4 sztuki - świadectwa MENIS I/3/2 1 sztuki - świadectwa MENIS I/3 w/z 5 sztuk - świadectwa MENIS I/9/2 4 sztuki - świadectwa MENIS II/1/2 12 sztuk - świadectwa MENIS II/3/2 4 sztuki - świadectwa MENIS II/3 w/z 2 sztuki - świadectwa MENIS II/10/2 1 sztuka - świadectwa MENIS II/2/2 10 sztuk - świadectwa MENIS II/2 w/z 6 sztuk - świadectwa MENIS II/6/2 5 sztuk - świadectwa MENIS II/6 w/z 1 sztuka - świadectwa MENIS II/10/2 1 sztuka - świadectwa MENIS II/10 w/z 1sztuka 6) legitymacje szkolne 8 sztuk 7) legitymacje ubezpieczeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: - od numeru AE 023334 do numeru AE 0233340 dla członków rodziny pracownika 7 sztuk, - od numeru AB 310269 do numeru AB 310300 dla pracowników 32 sztuki 8) legitymacje uprawniające do ulgowych przejazdów nauczycieli 17 sztuk. 9) karty rowerowe 14 sztuk Po skontrolowaniu wszystkich druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że stan ewidencyjny jest zgodny ze stanem faktycznym. 5.4. Wynagrodzenia pracowników. Wynagrodzenia pracowników Szkoły tzn. nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi przyznawane oraz naliczane są na podstawie: - Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 14.04.2004 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli(dz. U. Nr 74 poz. 667) oraz Regulaminu Wynagradzania nauczycieli.

5 - Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego(dz. U. z dnia 28.07.2000 roku) oraz Regulaminu Wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Szkole Podstawowej Nr 4. Kontroli poddano listy wynagrodzeń za miesiąc wrzesień i październik 2004 roku nauczyciele oraz za miesiąc czerwiec 2004 roku pracowników administracji i obsługi. Kontroli poddano również teczki akt osobowych nauczycieli oraz pozostałych pracowników szkoły pod względem dokumentacji mającej bezpośredni wpływ na składniki wynagrodzenia. Z przeprowadzonej kontroli wynika, iż: - główny księgowy Szkoły zatrudniony jest od dnia 01.03.1994 roku. Artykuł 35 ust. 2 pkt. 5 lit. b ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych(tekst jednolity: Dz. U. z 2003 roku Nr 15, poz. 148 ze zmianami) stwierdza, że przesłanka wykształcenia dla głównych księgowych zostanie spełniona wtedy, gdy szkoła średnia została ukończona na kierunku rachunkowość. Główny Księgowy Pani Wojewoda Teresa nie spełnia warunków zawartych w ustawie o finansach publicznych, co do zatrudnienia jej na stanowisku głównej księgowej. W opracowaniu Ministerstwa Finansów na temat Zasady Wdrażania Systemu Kontroli Finansowej I Audytu Wewnętrznego w polskiej administracji publicznej z dnia 31 stycznia 2003 roku zawarto następującą informacje: Ustawa o finansach publicznych przewiduje okres karencyjny dla osób sprawujących funkcję głównego księgowego wyłączając na okres trzech lat konieczność posiadania odpowiedniego wykształcenia i doświadczenia. W ciągu trzech lat osoba sprawująca tę funkcję musi uzupełnić swoje wykształcenie albo jej miejsce powinien zająć ktoś spełniający ten wymóg. Istnieje potrzeba jednoznacznego przyjęcia do wiadomości powyższej zmiany przepisów przez osoby sprawujące funkcję głównego księgowego. Jeśli w ciągu trzech lat od dnia wejścia w życie ustawy nie uzupełnią warunków nałożonych przez ustawę, kierownicy jednostek sektora finansów publicznych mają obowiązek rozwiązania z nimi stosunku pracy lub zmiany ich dotychczasowego stanowiska - w nowych warunkach pracy przekazanych pracownikom administracji i obsługi w dniu 30.06.2005 roku brak jest punktowego określenia wynagrodzenia zasadniczego zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku ustalającym tabelę punktowych rozpiętości dla poszczególnych kategorii zaszeregowania. Uzupełniono w trakcie kontroli. - w teczkach akt osobowych w sposób niepełny zawarto informację, którą pracodawca musiał przekazać pracownikowi zgodnie z art. 29 3 Kodeksu Pracy do 30.06.2004 roku, a który stanowi o:» obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,» częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,» urlopie wypoczynkowym,» długości okresu wypowiedzenia umowy,» porze nocnej,» miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,» przyjętym sposobie potwierdzenia przez pracowników przybycia i obecności w pracy,» sposobie usprawiedliwienia nieobecności w pracy. Powyższe uzupełniono podczas kontroli. 5.5. Gospodarka budżetowa.

6 Przyjęte przez Szkołę zasady rachunkowości określane również polityką rachunkowości stanowią wybrane i stosowane przez Szkołę odpowiednie do jej działalności rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy o rachunkowości i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewnić rzetelne i jasne ujęcie w księgach rachunkowych informacji dotyczących sytuacji majątkowo-finansowej jednostki budżetowej, a w konsekwencji zaprezentowanie tych danych w sporządzanych sprawozdaniach finansowych. Informacje te muszą być wiarygodne gdyż są one przydatne do podejmowania decyzji przez różne grupy odbiorców(np. dyrektor Szkoły). Przyjęte w dokumentacji zasady rachunkowości winny być zmieniane i dostosowywane do zmian zachodzących w Szkole oraz w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. Odpowiedzialność za opracowanie i aktualizację tej dokumentacji spoczywa na dyrektorze Szkoły, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, przy czym odpowiedzialność ta dotyczy również odpowiedniej jakości tej dokumentacji. Przedstawione Zarządzenia są niekompletne w stosunku do gospodarki finansowej Szkoły. Należy na nowo opracować w sposób kompletny i wyczerpujący oraz wdrożyć dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości. Podczas trwania kontroli rozpoczęto prace nad napisaniem nowej polityki rachunkowości dla szkoły. Zakres dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości określa art. 10 ustawy o rachunkowości. Wymienione w nim elementy polityki rachunkowości, to elementy obowiązkowe, które każda jednostka musi opracować i posiadać. Zgodnie z tym artykułem jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady(politykę) rachunkowości. Dokumentacja ta w szczególności powinna określać: - Rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze w przypadku jednostek budżetowych rok obrotowy pokrywa się z rokiem obrotowym, który trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, przez które rozumie się czas, za który sporządza się sprawozdania. W szkołach rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze zgodnie z terminami sporządzania sprawozdań wynikającymi z rozporządzeń Rady Ministrów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz w sprawie zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego. Rok obrotowy w szkołach jest podzielony na 12 okresów sprawozdawczych, którymi są miesiące kalendarzowe. Należy zaznaczyć, że w polityce rachunkowości okresem sprawozdawczym jest również kwartał,(jeżeli szkoła sporządza sprawozdania za okresy kwartalne). - Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia szkole prawo wyboru zgodnie z ustawą w tej części polityki rachunkowości należy wyszczególnić tylko te metody, co, do których ustawa o rachunkowości pozostawia szkole możliwość wyboru. Ogólne zasady wyceny aktywów i pasywów określa rozdział 4 ustawy o rachunkowości. Dyrektor szkoły i główny księgowy opracowując tę część polityki rachunkowości, muszą przede wszystkim opierać się na szczegółowych zasadach wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów, uwzględniając specyfikę działalności szkoły. - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w tym, co najmniej: zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykaz ksiąg rachunkowych system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowody księgowe, księgi rachunkowe i inne dokumenty stanowiące podstawę dokonanych w nich zapisów Zakładowy plan kont powinien być tak zbudowany, aby pozwalał na rzetelne i terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych. Jego podstawowym elementem jest wykaz kont księgi głównej wraz z przyjętymi zasadami klasyfikacji zdarzeń(zasadami księgowania operacji gospodarczych na kontach).

7 W Zakładowym Planie Kont należy zawrzeć zasady tworzenia kont analitycznych. Typowym rozwiązaniem w jednostce budżetowej w tym zakresie jest: - prowadzenie analityki do konta 011 środki trwałe w przekroju poszczególnych środków trwałych, - prowadzenie analityki do kont środków pieniężnych(kasa, rachunek bieżący i inne rachunki bankowe), a także do konta 4000 Koszty według rodzajów w przekroju podziałek klasyfikacji budżetowej. Taki sposób prowadzenia ewidencji analitycznej do tych kont syntetycznych jest w jednostkach budżetowych obowiązkowy. - prowadzenie analityki do kont rozrachunkowych w rozbiciu na poszczególnych dostawców i odbiorców bądź poszczególne instytucje(np. rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych). Wykaz ksiąg rachunkowych obejmuje: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów(inwentarz). - w Szkole Podstawowej Nr 6 jako jednostce budżetowej występuje wiele zagadnień wymagających pisemnych uregulowań. Są to wszelkiego rodzaju instrukcje, które należy załączyć do przyjętej przez Szkołę polityki rachunkowości jako jej elementy. Są to między innymi: * instrukcja inwentaryzacyjna określająca terminy, sposoby i organizację przeprowadzenia inwentaryzacji w Szkole, podział kompetencji w zakresie inwentaryzacji, dokumentację inwentaryzacyjną, tryb powoływania i zasady pracy komisji inwentaryzacyjnych. W szkole Podstawowej Nr 6 podczas trwania kontroli nie przedstawiono wyżej wymienionej instrukcji, * instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych zawierająca opis poszczególnych dowodów księgowych stosowanych w jednostce budżetowej(ze szczególnym uwzględnieniem zasad sporządzania wewnętrznych i zastępczych dowodów księgowych), ich obieg oraz zasady poszczególnych rodzajów kontroli dokumentów i wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę dokumentów księgowych, zasady korygowania błędów w dokumentach księgowych oraz zasady archiwizacji. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Szkole należy uzupełnić przepisy wewnętrzne o postanowienia dotyczące: - określenia osób upoważnionych do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dowodów księgowych, wraz z wzorami podpisów tych osób. Mogą to być pracownicy, którzy dotychczas dokonywali tej kontroli bez upoważnienia ich w przepisach wewnętrznych lub inni wskazani przez Dyrektora Szkoły. - określenia terminów przekazywania dokumentów księgowych pomiędzy pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę merytoryczna, formalno-rachunkową wykazywanych w nich operacji gospodarczych i ujęcie w księgach rachunkowych. Dyrektor Szkoły ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inna osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W szkole Podstawowej Nr 6 główny księgowy nie miał powierzonych obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Uzupełniono podczas kontroli. Metodą ciągłą skontrolowano dokumenty kasowe i bankowe od dnia 01.01.2004 roku do dnia 31.12.20004 roku. Podczas trwania kontroli stwierdzono nieprowadzenie w szkole dziennika. Dziennik sprawuje istotna funkcję kontrolną oraz pozwala na zachowanie spójności całego systemu rachunkowości, jest, bowiem wykazem tego, co wchodzi do systemu. Chronologiczne ujmowanie zdarzeń oznacza, że zapisy w księgach rachunkowych mają być dokonywane dzień po dniu. Wystarczy rejestrowanie dowodów księgowych w dzienniku według daty ich wpływu do księgowości(z wyjątkiem dowodów dotyczących operacji bankowych i

8 gotówkowych, bo te należy ewidencjonować w dniu ich dokonania), pamiętając, że muszą one dotyczyć danego okresu sprawozdawczego, przy czym zasady te winny być ustalone w przepisach wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad rachunkowości. W związku z powyższym brak jest możliwości dokładnej weryfikacji księgowań operacji gospodarczych w 2004 roku. Zgodnie z poleceniem inspektora kontroli założono księgę na 2005 rok. Przydzielony dla Szkoły Podstawowej Nr 6 Plan Finansowy przedstawia Załącznik Nr 1 do protokółu. Wykorzystanie planu finansowego w rozbiciu na działy i paragrafy przedstawia załącznik Nr 2 do protokółu. Z analizy wykorzystania planu finansowego wynika, że był on realizowany w ramach posiadanych środków budżetowych oraz nie stwierdzono w toku kontroli przekroczeń planu. W trakcie kontroli dokumentów kasowych i bankowych stwierdzono następujące uwagi: - podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono niezamieszczanie na dowodach źródłowych, stanowiących podstawę zapisu, numeru identyfikacyjnego oraz adnotacji wskazującej sposób ujęcia w księgach rachunkowych. Należy każdemu dowodowi księgowemu nadawać numer identyfikacyjny, umożliwiający jego identyfikację i sprawdzenie sposobu zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt. 1 w związku z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Uzupełniono podczas kontroli - podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono liczne przypadki niezamieszczania na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych niewskazania miesiąca księgowania, dekretacji i podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie. Należy na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o zakwalifikowaniu dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych(dekretacja)i z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Powyższe uzupełniono podczas kontroli za okres bieżący tj. 2005 rok oraz od października 2004 roku do grudnia 2004 roku. - zapisu operacji gospodarczych występujących w Szkole dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, z zachowaniem porządku systematycznego zapisów, stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont określonych przepisami rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w tym: * naliczone umorzenie od środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 Środki trwałe z wyjątkiem gruntów niepodlegających umorzeniu oraz od wartości niematerialnych i prawnych ewidencjonowanych na koncie 020 Wartości niematerialne i prawne i podlegających stopniowemu umorzeniu ujmować na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych księgi głównej Szkoły, * ewidencję pozostałych środków trwałych, wyszczególnionych w 5 ust. 3 tego rozporządzenia, prowadzić na koncie 013 Pozostałe środki trwałe księgi głównej Szkoły. Dyrektor Szkoły może podjąć decyzję o wyłączeniu z ewidencji ilościowo-wartościowej niektórych rodzajów lub grup rodzajowych pozostałych środków trwałych o niskiej wartości, ustalając graniczną ich wartość jednostkową w cenie nabycia, zgodnie z zasadą istotności, wyrażoną w przepisach art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zakres wyłączeń pozostałych środków trwałych z ewidencji na koncie 013 Pozostałe środki trwałe należy określić w zakładowym planie kont, ustalając jednocześnie w procedurach kontroli finansowej Szkoły zasady pozaksięgowej ochrony tego majątku * ewidencję umorzenia pozostałych środków trwałych (wyposażenia) oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych(3.500,00) lub, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w miesiącu oddania do

9 używania, prowadzić na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. - rachunki(pokwitowania)za zakupione znaczki pocztowe brak jest opisu świadczącego o zaewidencjonowaniu w odpowiednim rejestrze druków ścisłego zarachowania - brak podpisów głównego księgowego na dowodach księgowych, co jest niezgodne z ustawa o finansach publicznych art. 35 pkt 3. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złozony na dokumentach dotyczących danej operacji. Uzupełniono podczas kontroli. - kontroli poddano terminowość realizacji zobowiązań na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki przekazywane są w ustawowych terminach zgodnie z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA. - kontroli podlegały karty wydatków oraz zestawienia obrotów i sald za okres od 01.01.2004 roku do 31.12.2004 roku uwag nie stwierdzono. - stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, - błędne zaprzychodowanie w kartach wydatków wykonania instalacji elektrycznej w sali komputerowej. Kwotę 6.856,40 zaprzychodowano w 421 zakup materiałów, powinno być zaprzychodowanie w 430 usługi. 5.6. Środki Specjalne 5.6.1. Skontrolowano tryb pobierania oraz formę rozliczenia środków pieniężnych pobieranych w formie zaliczki na zakup środków żywnościowych. Zaliczka jest pobierana na początku roku budżetowego na podstawie wniosku o zaliczkę. Rozliczanie środków następuje cyklicznie na podstawie złożonych do kasy rachunków gotówkowych. Powyższa operacja jest wykonywana prawidłowo. W 2004 roku od miesiąca stycznia upoważnionym do pobrania zaliczki jest pracownik zatrudniony na stanowisku intendenta. Zaliczkę pobrano dnia 13.01.2004 roku na kwotę 300,00. Na dzień kontroli rozliczenie zaliczki przedstawia się następująco: - rachunki 300,00 - pozostałe środki pieniężne 0,00 Stan ewidencyjny zaliczki zgodny z faktycznym. 5.6.2. Stwierdzone błędy w zapisach w ewidencji księgowej poprawiać poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi, stosownie do przepisów art.25 ust.1 pkt.2 ustawy o rachunkowości. Zaprzestać dokonywania w księgach rachunkowych zapisów równolegle dodatnich i ujemnych tzw. czerwono-czarnych mając na uwadze przepisy art. 15. ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którymi przy dokonywaniu zapisów na kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu, 5.6.3. Podczas kontroli stwierdzono, nieprawidłowe gospodarowanie środkami przekazywanymi na rzecz Rady Rodziców. Środki te wpłacane są na konto środków specjalnych szkoły i z tego konta dokonywane są wydatki. Należy bezzwłocznie wyksięgować środki Rady Rodziców ze środków specjalnych szkoły. W porozumieniu z dyrektorem szkoły Rada Rodziców jest zobowiązana do założenia oraz prowadzenia własnej rachunkowości. 5.6.4. Karty materiałowe zakupu środków żywności prowadzone są przez pracownika zatrudnionego na stanowisku intendenta. Prowadzone są w sposób pozwalający ustalić stan

10 faktyczny środków żywnościowych zakupywanych na rzecz Szkoły. Należy je uszczegółowić o datę i numer faktury lub rachunku stanowiącego podstawę dokonania zakupu. 5.6.5. Podczas kontroli dowodów księgowych stwierdzono liczne przypadki niezamieszczania na dowodach księgowych pełnej adnotacji o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych niewskazania miesiąca księgowania, dekretacji i podpisu osoby odpowiedzialnej za to wskazanie. Należy na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o zakwalifikowaniu dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych, ze wskazaniem miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych(dekretacja)i z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Powyższe uzupełniono podczas kontroli. 5.6.6. Brak podpisów głównego księgowego na dowodach księgowych, co jest niezgodne z ustawa o finansach publicznych art. 35 pkt 3. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złozony na dokumentach dotyczących danej operacji. Uzupełniono podczas kontroli. 5.6.7. W księdze głównej środków specjalnych oraz w innych dokumentach nanoszono poprawki niezgodnie z ustawa o rachunkowości poprzez przeprawianie istniejących zapisów. Według ustawy o rachunkowości błędy w księgach rachunkowych należy poprawiać poprzez przekreślenie błędnej wartości tak żeby można było ja odczytać, podpisanie się obok przekreślenia i napisanie powyżej prawidłowej wartości, 5.6.8. Ewidencja ilościowo-wartościowa zakupionych materiałów i towarów prowadzona jest w księgach inwentarzowych. W trakcie kontroli przedstawiono księgi inwentarzowe majątku Szkoły(wg poniższego zestawienia) oraz księgę środków trwałych. * Księga inwentarzowa środki trwałe, * Księga inwentarzowa gabinet dyrektora, pokój nauczycielski, magazyn gospodarczy, * Księga inwentarzowa księgowość, sekretariat, * Księga inwentarzowa hol górny i dolny, * Księga inwentarzowa biblioteka, świetlica, * Księga inwentarzowa magazyn sportowy, * Księga inwentarzowa gabinet lekarski, * Księga inwentarzowa kuchnia i jadalnia, * Księga inwentarzowa sala nr 3, * Księga inwentarzowa sala nr 4, * Księga inwentarzowa sala nr 5, * Księga inwentarzowa sala nr 11, * Księga inwentarzowa pracownia komputerowa, * Księga inwentarzowa sala nr 13, * Księga inwentarzowa sala nr 14, * Księga inwentarzowa sala nr 15, Zgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku Nr 76 poz. 694 tekst jednolity ze zmianami.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są przeprowadzić inwentaryzację w terminach oraz sposobem zawartym w art. 26 oraz art. 27 powyższej ustawy. Szkoła przeprowadziła inwentaryzację w nakazanych ustawą terminach. Dyrektor Szkoły Pani Renata POREDA zastała poinformowana o przysługującym jej, prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół (z załącznikami) po przeczytaniu, jako zgodny z ustaleniami, podpisano przez zainteresowane strony. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden zostanie przekazany pocztą do kontrolowanej jednostki.

11 Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli zewnętrznej Szkoły Podstawowej Nr 6 w Stawach pod pozycją numer 2. Dęblin, dnia 3 październik 2005 roku... (pieczęć jednostki kontrolowanej) DYREKTOR KONTROLUJĄCY...... GŁÓWNY KSIĘGOWY...