Gdynia, dnia 12 grudnia 2013 roku ZAPYTANIE OFERTOWE na umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym numer sprawy: 207/ZO/2013 I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO, NUMER TELEFONU, NUMER FAKSU, ADRES MAILOWY, DNI I GODZINY PRACY: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia numer telefonu: 58 623 33 12 numer faksu: 58 623 30 22 Dni i godziny pracy Zamawiającego: poniedziałek-piątek (dni robocze) w godz. 7.30 15.30 II. TRYB PROWADZENIA POSTEPOWANIA: Zapytania ofertowe prowadzone jest zgodnie z przepisami "Regulaminu w sprawie obowiązujących w Zarządzie Komunikacji Miejskiej w Gdyni procedur udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro" dostępnego na stronie internetowej Zamawiającego- adres strony internetowej: http://www.zkmgdynia.pl/?mod=zamowienia&id=2,5 III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): 1. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym. a) Warunki minimalne jakie powinien spełniać serwer: procesor o minimalnej prędkości 2GHz, oraz nie mniej niż 2 fizyczne rdzenie; pamięć minimum 2 GB RAM; 50 GB przydzielonej pamięci dyskowej na dyskach SCSI lub SAS ponad wymagania dotyczące oprogramowania zainstalowanego na serwerze; możliwość dowolnego podziału powierzchni; transfer minimum 25 Mb/s; posiadanie innego łącza internetowego od innego dostawcy o minimalnej przepustowości 2 Mb/s, które będzie uruchamiane na wypadek awarii łącza podstawowego miesięczny limit ruchu z/do serwisu 600 GB; własny unikalny adres IP; zasilanie awaryjne min. 4 godziny; Zamawiający dopuszcza serwer wirtualny spełniający powyższe warunki. 1/11
b) oprogramowanie i specyfikacja serwera: system operacyjny Linux; PHP 5.3.x; PostgreSQL 9.0 serwer MySQL 5.1.x; dostęp SSH do konta administratora; obsługa szyfrowanych połączeń (SSL); Image Magic; CGI; Perl 5.8.x; dostęp do wybranych stron przy użyciu haseł; statystyki użytkowania serwisu www; konta na serwerze FTP bez ograniczeń liczby kont; dostęp do logów serwera WWW i FTP; panel administracyjny - istnieje już gotowy panel administracyjny do zarządzania serwisem www.wybieramekotransport.pl. Funkcjonalność panelu polega na możliwości wgrywania plików, zamieszczania i edycji aktualności itd. Zadaniem Wykonawcy będzie umieścić panel, który został wcześniej utworzony na serwerze, zachowując jego funkcjonalność, Zamawiający nie musi mieć pełnego dostępu do serwera na poziomie Administratora. 2. WYKONAWCA będzie zobowiązany do: a) Utrzymywania gotowości przyjęcia zgłoszenia od Zamawiającego dotyczącego awarii serwisu: telefonicznie: 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu elektronicznie: poniedziałek piątek od 9.00 do 17.00 b) Zapewnienia pełnego dostępu do serwisu (modyfikacja, kopiowanie, kasowanie, tworzenie nowych plików i katalogów wraz z udostępnieniem wszelkich niezbędnych do tego celu loginów i haseł). c) Zapewnienia dostępu do serwisu oraz wszelkiej pomocy w zakresie prawidłowego funkcjonowania serwisu podmiotom wskazanym przez Zamawiającego w zakresie ustalonym przez Zamawiającego. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był wykonany zgodnie z postanowieniami zawartymi we WZORZE UMOWY (stanowiącym załącznik numer 2 do niniejszego zapytania ofertowego). IV. WARUNKI PŁATNOŚCI: wskazane we WZORZE UMOWY stanowiącym załącznik numer 2 do niniejszego zapytania ofertowego. V. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (ZAPYTANIA OFERTOWEGO): od dnia 1 stycznia 2014 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku. 2/11
VI. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: 1. Ofertę (na FORMULARZU OFERTY stanowiącym załącznik numer 1 do zapytania ofertowego) wraz z załącznikami należy złożyć w formie pisemnej (osobiście, listownie) i doręczyć na adres: Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) 2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnie. 3. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę (osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentami potwierdzającymi dopuszczenie do obrotu prawnego) lub jego upełnomocnionego przedstawiciela (pełnomocnictwo winno zostać złożone wraz z ofertą). 4. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej następującymi napisami: ZAPYTANIE OFERTOWE numer sprawy: 207/ZO/2013 Oferta HOSTING NAD SERWISEM INTERNETOWYM ZKM W GDYNI Nazwa i siedziba Wykonawcy Nie otwierać przed: 20 GRUDNIA 2013 ROKU GODZ. 11.00 W PRZYPADKU UMIESZCZENIA OFERTY W KOPERCIE NIE ZAWIERAJĄCEJ WYŻEJ WYMIENIONYCH OZNACZEŃ ZAMAWIAJACY NIE BĘDZIE PONOSIŁ ŻADNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI Z TYTUŁU OTWARCIA KOPERTY PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT. VII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT, MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT, TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 1. Miejsce składania ofert : Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) Termin składania ofert : 20 grudnia 2013 roku do godz. 10.30 2. Miejsce otwarcia ofert : Zarząd Komunikacji Miejskiej w Gdyni ul. Zakręt do Oksywia 10 81-244 Gdynia pok. nr 8 (Sekretariat) Termin otwarcia ofert : 20 grudnia 2013 roku o godz. 11.00 3. Termin związania ofertą 30 (słownie: trzydzieści) dni od upływu terminu składania ofert. 3/11
VIII. WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ WYKONAWCY: Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą : 1) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert*. 2) oświadczeń (na załączniku numer 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTY) potwierdzających, że Wykonawca : zapoznał się z zapytaniem ofertowym dotyczącym postępowania numer sprawy: 207/ZO/2013 (w tym - opisem przedmiotu zamówienia ) i nie wnosi do niego zastrzeżeń, posiada uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia; posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje lub będzie dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia innych podmiotów; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; jest związany ofertą przez okres 30 (słownie: trzydziestu) dni od upływu terminu składania ofert; 3) wypełnionego FORMULARZA OFERTY stanowiącego załącznik numer 1 do zapytania ofertowego. * a) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu wskazanego w pkt.1) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. b) Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów -wskazanych w pkt. 1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Postanowienia lit.a) stosuje się odpowiednio. Każdy z Wykonawców jest zobowiązany złożyć dokumenty wymagane przez Zamawiającego w jednej z następujących form: - oryginały - kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę IX. KRYTERIUM OCENY OFERT I JEGO ZNACZENIE: 1/ cena 100 % 2/ cena ryczałtowa musi obejmować: - wartość przedmiotu zamówienia (zapytania ofertowego) opisanego w ust. II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA - w skali jednego miesiąca, oraz - należny podatek VAT.. UWAGA : cena musi być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, czyli z dokładnością do jednego grosza (zgodnie z zasadami matematyki). 4/11
3/ Wykonawca jest zobowiązany do określenia ceny w FOMULARZU OFERTY (stanowiącym załącznik numer 1 do zapytania ofertowego) jako ceny kompletnej, jednoznacznej i ostatecznej. 4/ W trakcie obowiązywania umowy cena ryczałtowa brutto może ulec zmianie wskutek urzędowej zmiany stawki podatku VAT na przedmiot niniejszego zamówienia (w takim przypadku nowa stawka podatku VAT obowiązywać będzie od daty wejścia w życie przepisów zmieniających jej wysokość). X. OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: 1/ p. Janusz Wensierski strona merytoryczna tel: 58-660-54-12 (dni robocze w godzinach: 9.00-14.00) 5/11
ZAŁĄCZNIK NUMER 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO FORMULARZ OFERTY......, dnia... / pieczątka nagłówkowa Wykonawcy/ / miejscowość/ OFERTA na umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) nad serwisem internetowym Zarządu Komunikacji Miejskiej w Gdyni (domena: www.wybieramekotransport.pl) na serwerze internetowym I. DANE WYKONAWCY: numer sprawy: 207/ZO/2013... [nazwa /imię i nazwisko Wykonawcy]... [siedziba/miejsce zamieszkania Wykonawcy] numer telefonu...numer faksu... adres e-mail Wykonawcy do korespondencji z Zamawiającym drogą elektroniczną... REGON:...NIP... PESEL:...(dotyczy osób fizycznych) NUMER RACHUNKU BANKOWEGO:... II. CENA: Oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia za: CENA (brutto)* -... (słownie:......) *Cena musi obejmować: - wartość przedmiotu zapytania ofertowego określonego w pkt. II w skali jednego miesiąca, - podatek VAT. UWAGA: cena musi być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, czyli z dokładnością do jednego grosza ( zgodnie z zasadami matematyki). 6/11
III. OŚWIADCZENIA: Oświadczam, że: - zapoznałem się z zapytaniem ofertowym numer sprawy: 207/ZO/2013 (w tym - opisem przedmiotu zamówienia) i nie wnoszę do niego zastrzeżeń, - posiadam uprawnienia niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia; - posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję lub będę dysponował potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia innych podmiotów; - znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; - jestem związany ofertą przez okres 30 (słownie: trzydziestu) dni od upływu terminu składania ofert; - zobowiązuję się do zawarcia umowy zgodnej ze wzorem umowy stanowiącym załącznik numer 2 do zapytania ofertowego w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. IV. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO KONTAKTU Z ZAMAWIAJĄCYM (kontakt, przekazywanie wzajemnych uwag wynikających z realizacji ewentualnej umowy oraz nadzór nad realizacją ewentualnej umowy): imię i nazwisko... stanowisko służbowe... numer telefonu... numer faksu... dni i godziny pracy... adres e-mail :... V. DANE OSOBY UPOWAŻNIONEJ DO PODPISANIA UMOWY : imię i nazwisko... stanowisko służbowe... VI. DANE DOTYCZĄCE PODWYKONAWCÓW: Wykonawca, którego reprezentuję: a) nie powierzy wykonania zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom; b) powierzy wykonanie podwykonawcy/podwykonawcom następującą/następujące część/części zamówienia:* * niepotrzebne skreślić Część / części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcy/podwykonawcom: ( uwaga : może zostać sporządzony w formie załącznika)......... / pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ 7/11
ZAŁĄCZNIK NUMER 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO WZÓR UMOWY UMOWA NUMER 207/ZO/2013 zawarta z wyłączeniem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych art. 4 ust.8 zawarta w dniu... 2013 roku w Gdyni pomiędzy 1/ Zarządem Komunikacji Miejskiej (jednostką budżetową Miasta Gdyni) w Gdyni (81-244), ul. Zakręt do Oksywia 10, NIP: 586-10-51-214, REGON: 190606287, reprezentowanym przez: prof. dr hab. Olgierda Wyszomirskiego Dyrektora zwanym dalej ZKM lub ZAMAWIAJĄCYM, a: 2/ imię i nazwisko.../ adres głównego miejsca wykonywania działalności... / adres do doręczeń... / prowadzący działalność gospodarczą pod firmą.../nip.../ REGON.../ lub firma... / siedziba.../ wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez.../ pod numerem./ NIP.../ REGON./wysokość kapitału zakładowego... ( pokryty w całości)/, reprezentowana przez... zwanym dalej WYKONAWCĄ - o następującej treści: 1 1.1 Przedmiotem niniejszej umowy jest umieszczenie, utrzymanie oraz stały nadzór (hosting) przez WYKONAWCĘ nad serwisem internetowym ZAMAWIAJĄCEGO (domena: www.wybieramekotransport.pl). 1.2* WYKONAWCA ponosi wobec ZAMAWIAJĄCEGO pełną odpowiedzialność za przedmiot umowy, którego wykonanie powierzył podwykonawcy/podwykonawcom. WYKONAWCA odpowiada za wszelkie działania i zaniechania podwykonawcę/podwykonawców- jak za swoje własne. 1.2** WYKONAWCA jest zobowiązany do wykonania przedmiotu umowy samodzielnie, bez udziału podwykonawcy/podwykonawców. 2 WYKONAWCA zobowiązany jest do: 2.1 Umieszczenia, utrzymania i nadzoru nad serwisem ZAMAWIAJĄCEGO na serwerze internetowym: a) Warunki minimalne jakie powinien spełniać serwer: procesor o minimalnej prędkości 2GHz, oraz nie mniej niż 2 fizyczne rdzenie; pamięć minimum 2 GB RAM; 50 GB przydzielonej pamięci dyskowej na dyskach SCSI lub SAS ponad wymagania dotyczące oprogramowania zainstalowanego na serwerze; możliwość dowolnego podziału powierzchni; transfer minimum 25 Mb/s; posiadanie innego łącza internetowego od innego dostawcy o minimalnej przepustowości 2 Mb/s, które będzie uruchamiane na wypadek awarii łącza podstawowego miesięczny limit ruchu z/do serwisu 600 GB; 8/11
własny unikalny adres IP; zasilanie awaryjne min. 4 godziny; ZAMAWIAJĄCY dopuszcza serwer wirtualny spełniający powyższe warunki. b) oprogramowanie i specyfikacja serwera: system operacyjny Linux; PHP 5.3.x; PostgreSQL 9.0 serwer MySQL 5.1.x; dostęp SSH do konta administratora; obsługa szyfrowanych połączeń (SSL); Image Magic; CGI; Perl 5.8.x; dostęp do wybranych stron przy użyciu haseł; statystyki użytkowania serwisu www; konta na serwerze FTP bez ograniczeń liczby kont; dostęp do logów serwera WWW i FTP; panel administracyjny - istnieje już gotowy panel administracyjny do zarządzania serwisem www.wybieramekotransport.pl. Funkcjonalność panelu polega na możliwości wgrywania plików, zamieszczania i edycji aktualności itd. Zadaniem Wykonawcy będzie umieścić panel, który został wcześniej utworzony na serwerze, zachowując jego funkcjonalność, Zamawiający nie musi mieć pełnego dostępu do serwera na poziomie Administratora. 2.2 Utrzymywania gotowości przyjęcia zgłoszenia od ZAMAWIAJĄCEGO dotyczącego awarii serwisu: telefonicznie: 24 h na dobę przez 7 dni w tygodniu elektronicznie: poniedziałek piątek od 9.00 do 17.00 2.3 Zapewnienia pełnego dostępu do serwisu (modyfikacja, kopiowanie, kasowanie, tworzenie nowych plików i katalogów wraz z udostępnieniem wszelkich niezbędnych do tego celu loginów i haseł). 2.4 Zapewnienia dostępu do serwisu oraz wszelkiej pomocy w zakresie prawidłowego funkcjonowania serwisu podmiotom wskazanym przez ZAMAWIAJĄCEGO w zakresie ustalonym przez ZAMAWIAJĄCEGO. 3 3.1 WYKONAWCA może dokonywać zmian w serwisie wyłącznie na żądanie i za zgodą ZAMAWIAJĄCEGO wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3.2 Aktualizacja serwisu przez ZAMAWIAJĄCEGO będzie dokonywana przy wykorzystaniu panelu administracyjnego. 4 4.1 ZAMAWIAJĄCY zobowiązuje się dokonywać opłat miesięcznych na usługi stanowiące przedmiot niniejszej umowy (wskazany w 1 pkt.1.1 niniejszej umowy) w wysokości zł (słownie: złotych) brutto w skali jednego miesiąca. 4.2 Kwota określona w 4 pkt. 1 została ustalona na podstawie oferty złożonej przez WYKONAWCĘ w zapytaniu ofertowym znak: 207/ZO/2013. 4.3 Strony ustalają, że w trakcie obowiązywania umowy kwota określona w pkt.4.1 nie może ulec zmianie na niekorzyść ZAMAWIAJĄCEGO, za wyjątkiem urzędowej zmiany stawki 9/11
podatku VAT na przedmiot niniejszej umowy (w takim przypadku nowa stawka podatku VAT obowiązywać będzie od daty wejścia w życie przepisów zmieniających jej wysokość). 4.4 Płatności wynagrodzenia określonego w pkt.4.1 następować będą miesięcznie, w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od daty otrzymania faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy WYKONAWCY:.. 4.5 W przypadku ewentualnej zwłoki w terminie płatności określonym w pkt.4.4 WYKONAWCY przysługuje prawo żądania odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki. 4.7 W przypadku opóźnienia w przywróceniu działania serwisu z przyczyn leżących po stronie WYKONAWCY, z zastrzeżeniem 2 pkt.2.6, jest on zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 1 000 zł (słownie: jeden tysiąc złotych). Ostatecznym dowodem stwierdzenia przerwy w działaniu serwisu będą wydruki uzyskane przez ZAMAWIAJĄCEGO z oprogramowania służącego do monitorowania dostępności serwisów www. 5 Do kontaktów i przekazywania informacji związanych z realizacją niniejszej umowy strony wyznaczają następujące osoby: a/ ze strony ZAMAWIAJĄCEGO: imię i nazwisko: stanowisko służbowe: dni pracy: godziny pracy: numer faksu: numer telefonu /numery telefonów/: b/ ze strony WYKONAWCY imię i nazwisko /imiona lub nazwiska/: stanowisko służbowe /stanowiska służbowe/: dni pracy: godziny pracy: numer faksu /numery faksu/: numer telefonu /numery telefonów/:. 6 Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają - pod rygorem nieważności - formy pisemnej- w postaci obustronnie podpisanego aneksu. 7 7.1 Serwis www ZAMAWIAJĄCEGO, tj. domena, struktura logiczna i funkcjonalna, projekt graficzny oraz wszelkie informacje w nim zawarte stanowią własność ZAMAWIAJĄCEGO. 7.2 Umowa niniejsza została zawarta na czas określony i obowiązuje od dnia 1 stycznia 2014 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku. 7.3 ZAMAWIAJĄCY może odstąpić od umowy w przypadku, jeżeli nastąpi przerwa w działaniu serwisu dłuższa niż 12 (słownie: dwanaście) godzin. 8 W sprawach nie uregulowanych postanowieniami umowy mają zastosowanie odpowiednio stosowane przepisy: Kodeksu cywilnego. 10/11
9 Spory mogące wyniknąć w toku wykonywania niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądom właściwym ze względu na siedzibę ZAMAWIAJĄCEGO. 10 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 11 Integralną część umowy stanowią: a/ szczegółowy opis przedmiotu umowy wraz z zestawieniem cen załącznik numer 1, b/ zapytanie ofertowe dotyczące postępowania numer sprawy: 207/ZO/2013, c/ oferta złożona przez WYKONAWCĘ w zapytaniu ofertowym numer sprawy: 207/ZO/2013. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA * - brzmienie pkt. 1.2 w przypadku, gdy Wykonawca wskaże w ofercie ( FORMULARZ OFERTY), iż powierzy wykonanie części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom w ramach niniejszej umowy, **- brzmienie pkt. 1.2 w przypadku,, gdy Wykonawca wskaże w ofercie ( FORMULARZ OFERTY), iż nie powierzy wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom w ramach niniejszej umowy. 11/11