O G Ł O S Z E N I E ( postępowanie nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych) Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku zwraca się z zapytaniem ofertowym na usługę, pod nazwą : Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym. I. Usługa obejmuje świadczenie na rzecz Pomorskiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Gdańsku usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie: przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie i zwrotów: - przesyłek listowych krajowych o wadze do 50g (gabaryt A i B), - przesyłek listowych zagranicznych o wadze do 50g (gabaryt A i B), - przesyłek listowych krajowych o wadze pow. 51g (gabaryt A i B), - przesyłek listowych zagranicznych o wadze pow. 51g (gabaryt A i B), - paczek pocztowych krajowych o wadze do 5kg, - przesyłek kurierskich krajowych o wadze do 1kg, - przesyłek kurierskich krajowych o wadze do 5kg Na zasadach określonych w: 1) Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. poz. 1529 z późn. zm), 2) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej z dnia 26.11.2013r (Dz. U. poz. 1468 ze zm), 3) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług pocztowych przez operatora wyznaczonego z dnia 29.04.2013 r. (Dz. U. poz. 545), 4) Regulaminie Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744), 5) Regulaminie dotyczącym Paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., nr 108, poz. 745), 6) Ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013r, poz 267 z późn. zm.), 7) Ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. nr 43, poz 296 z późn. zm), 8) Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz.749 z późn. zm.), 9) Wewnętrznych uregulowaniach operatorów, 10) innych powszechnie obowiązujących przepisach
2. Zakres zamówienia: 2.1 Świadczenie na potrzeby Zamawiającego następujących usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania i zwrotów przesyłek pocztowych: 1)Przesyłki listowe o wadze do 50 g (gabaryt A i B) w obrocie krajowym:, 2)Zwroty nieodebranych przesyłek listowych o wadze do 50 g (gabaryt A i B) w obrocie krajowym: 3)Przesyłki listowe o wadze do 50g (gabaryt A i B) w obrocie zagranicznym :, 4)Zwroty nieodebranych przesyłek listowych o wadze do 50 g (gabaryt A i B) w obrocie zagranicznym: 5)Przesyłki listowe o wadze pow. 51g (gabaryt A i B) w obrocie krajowym:, 6)Zwroty nieodebranych przesyłek listowych o wadze pow. 51g (gabaryt A i B) w obrocie krajowym:. 7)Przesyłki listowe o wadze pow. 51g (gabaryt A i B) w obrocie zagranicznym:
, 8)Zwroty nieodebranych przesyłek listowych o wadze pow. 51g (gabaryt A i B) w obrocie zagranicznym: 9) Paczki pocztowe krajowe o wadze do 5kg (gabaryt A i B): paczki pocztowe ekonomiczne paczki pocztowe priorytetowe 10) Zwroty paczek pocztowych krajowych o wadze do 5kg (gabaryt A i B): paczki pocztowe ekonomiczne paczki pocztowe priorytetowe 11) Przesyłka kurierska krajowa o wadze do 1kg: (dostarczenie następnego dnia roboczego) 12)Zwroty nieodebranych przesyłek kurierskich o wadze do 1kg: 13) Przesyłka kurierska krajowa do 5kg: (dostarczenie następnego dnia roboczego) 14) Zwroty nieodebranych przesyłek kurierskich o wadze do 5kg. 3. Zamawiający informuje, że: 3.1 Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) przesyłki listowe o wadze do 50 g (gabaryt A i B): a) zwykłe przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone przesyłka rejestrowana będąca przesyłką przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, - gdzie Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm. - gdzie Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. - 2) przesyłki listowe o wadze pow. 51 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) polecone przesyłka rejestrowana będąca przesyłką, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. - gdzie Gabaryt A - to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie
mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm - gdzie Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3) paczki pocztowe o wadze do 5 kg (Gabaryt A i B): a) zwykłe paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) z zadeklarowaną wartością przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. - gdzie Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. - gdzie Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. 5) Przez przesyłki kurierskie rozumie się: 1) przesyłki w obrocie krajowym o wadze do 1kg: koperta kurierska przesyłka krajowa na jutro standard o wymiarach maksimum 324 x 458mm (format koperty C3) z tolerancją do 2mm, nie przekraczająca wagi 1 kg, 6) przesyłki w obrocie krajowym o wadze do 5kg: przesyłka kurierska krajowa na jutro - standard, o wymiarach: maksimum (tj. długość, szerokość, wysokość) nie więcej niż 250 cm z tolerancją do 2 mm, maksimum przesyłka nie może przekraczać 1 500 mm w jakimkolwiek z wymiarów. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji w wysokości do 20% zamówienia podstawowego, tj. wyszczególnionych ilości w formularzu ofertowym (zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego. Zamówienie objęte prawem opcji będzie realizowane po cenach zamówienia podstawowego). 5. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia po jednej placówce świadczącej usługi pocztowe dla Zamawiającego w zakresie przyjmowania oraz wydawania przesyłek rejestrowanych, nierejestrowanych, awizowanych, zwrotów dla Zamawiającego: 1) Oddział w Gdańsku, ul. Równa 19/21, 80-067 Gdańsk 6. Wykonawca zobowiązany będzie do: doręczania przesyłek adresatom, doręczania przesyłek Zamawiającemu, zwrotów przesyłek do Zamawiającego i odbierania przesyłek z siedziby Zamawiającego: 1) doręczania przesyłek, zwrotów przesyłek do siedziby Zamawiającego codziennie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku: - dla lokalizacji przy ul. Równej 19/21 w Gdańsku w godz. 11:00 12:00, 2) odbierania przesyłek od Zamawiającego z jego siedziby i siedzib oddziałów codziennie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku: - dla lokalizacji przy ul. Równej 19/21 w Gdańsku w godz. 12:00 13:00, 7. Zlecenie wykonania usługi kurierskiej zgłaszane będzie przez Zamawiającego telefonicznie pod numerem linii firmowej wskazanej przez Wykonawcę. Dowodem nadania przesyłki kurierskiej będzie odcinek nalepki adresowej potwierdzony podpisem przez pracownika Wykonawcy. 8. Zamawiający zobowiązany będzie do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy adresata wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określania rodzaju przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki), określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 9. W przypadku przesyłki kurierskiej w obrocie krajowym, nalepka adresowa powinna posiadać nazwę lub imię i nazwisko, dokładny adres nadawcy i adresata, w języku polskim. 10. Zamawiający zobowiązany będzie do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. Zestawienia dla przesyłek dotyczą również przesyłek kurierskich.
11. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp do zawartości oraz uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 12. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego pod warunkiem prawidłowego ich przygotowania 13. Zamawiający wymaga, aby na dowodzie nadania przesyłki rejestrowanej w każdym przypadku pozostały dane nadawcy, jakim jest Zamawiający (Zamawiający nie dopuszcza wielokrotności nadań). 14. Zamawiający wymaga aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej (w tym przesyłki poleconej) wydane przez placówkę pocztową spełniało wymogi określone w art. 17 Prawa Pocztowego. 15. Przesyłki doręczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 16. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki (ZPO) przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Zwrot potwierdzenia odbioru następować będzie w trybie właściwym dla ekonomicznej przesyłki w obrocie krajowym. 17. Placówki oddawcze (tzn. awizacyjne) Wykonawcy, które doręczają adresatom przesyłki pocztowe na terenie całego kraju winny być zlokalizowane w każdej gminie lub gminie sąsiedniej do gminy, w której miejsce zamieszkania / siedziby ma adresat, natomiast w mieście Gdańsku winno być co najmniej 20 (tzn. awizacyjnych placówek pocztowych Wykonawcy) placówek oddawczych. 19. Zamawiający wskazuje usługi pocztowe, jakie będą zlecane Wykonawcy oraz ich szacunkową ilość w okresie obowiązywania niniejszego zamówienia (36 miesiące) w formularzu ofertowym. Podana ilość jest szacunkowa, wskazana na podstawie analizy wysyłek w latach ubiegłych i stanowi podstawę do wyliczenia ceny oferty. 20. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości zrealizowanych usług wg cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Faktyczne ilości realizowanych usług mogą odbiegać od podanych szacunkowych ilości, o których mowa w pkt. 19. 21. Uiszczanie opłat od poszczególnych usług będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 22. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym, tj. miesiącu kalendarzowym oraz opłat określonych w formularzu ofertowym, szczegółowe warunki wynagradzania zostały określone w istotnych postanowień umowy. 23. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu ofertowym. W przypadku konieczności zwiększenia zakresu zamówienia w trakcie trwania umowy, Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji w wysokości do 20% zamówienia podstawowego, tj. wyszczególnionych ilości w formularzu cenowym (zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego. Zamówienie objęte prawem opcji będzie realizowane po cenach zamówienia podstawowego). 24. Zamawiający dopuszcza zmianę ilości w poszczególnych pozycjach wskazanych w formularzu ofertowym pod warunkiem, że maksymalna wartość umowy nie przekroczy ceny brutto wskazanej w 8 ust.1 istotnych postanowień umowy. 25. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkiem: a) zmiany podatku od towarów i usług, b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, d) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen w rozumieniu art. 53 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe,
e) w przypadku zmiany przepisów krajowych lub unijnych dotyczących obrotu pocztowego skutkującą zmianą cen. w przypadku pkt. a-c, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, II. Termin wykonania zamówienia - 36 miesiące od dnia podpisania umowy. III. Oferty należy złożyć w Pomorskim Ośrodku Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, budynek A, dwukondygnacyjny, I piętro, pok. 101 (Sekretariat), do 05.12.2016 r. godz., 13:00. IV. Informacji w powyższej sprawie udziela: Pani Katarzyna Reich, nr tel. 058 300 15 26. V. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: Formularz ofertowy, oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do ogłoszenia.