Załącznik nr 1 do SIWZ (Załącznik nr 1 do umowy) SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA do przetargu nieograniczonego pn. Przygotowanie, skład, korekta tekstu, wykonanie i dostarczenie w opakowaniach zbiorczych do Zamawiającego kalendarzy, informatora oraz legitymacji. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa poligraficzna (zwana dalej usługą lub zamówieniem ) obejmująca przygotowanie, skład, korektę tekstu, wykonanie i dostarczenie w opakowaniach zbiorczych do Zamawiającego kalendarzy, informatora oraz legitymacji. 2. Zakres zamówienia: Zakres zamówienia obejmuje następujące rodzaje zadań: 1. KALENDARZ na 2013 r. określany dalej jako Zadanie 1 2. MAŁY KALENDARZ na 2013 r. (w formie wizytówki) określany dalej jako Zadanie 2 3. INFORMATOR ( w formie książeczki) określany dalej jako Zadanie 3 4. KALENDARZ WYDARZEŃ KULTURALNYCH, SPORTOWYCH I TURYSTYCZNYCH na 2013 r. określany dalej jako Zadanie 4 5. LEGITYMACJA określana dalej jako Zadanie 5 Zadanie 1 KALENDARZ Przedmiotem zamówienia w zakresie Zadania 1 jest opracowanie graficzne kalendarza na 2013 r. z nadrukiem, wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego. 1. Szczegóły kalendarza: kalendarz plakatowy wymiar: B2 480 x 680 mm papier: kreda połysk 250 g, lakier UV druk: 4/0 oprawa: listwa srebrna z zawieszką po krótkim boku ilość: 200 szt. 2. Warunki realizacji Zadania 1: a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie przygotowanie dwóch projektów graficznych kalendarzy z docelowym rozmieszczeniem logotypów, zgodnie z wymaganiami i wskazówkami Zamawiającego. Projekty należy przedłożyć 1
w terminie do 5 dni od zawarcia umowy. b) Głównymi motywami nadruku na kalendarzu będą: zdjęcia (rysunek, grafika) z elementami architektonicznymi charakterystycznymi dla Miasta Zamość oraz/lub wydarzeniami kulturalnymi herb Miasta Zamość z dopiskiem Miasto Zamość logo Miasta Zamość Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych www.zamosc.pl dane teleadresowe (Urząd Miasta Zamość, Wydział Kultury i Spraw Społecznych, ul. Rynek Wielki 4, 22-400 Zamość, tel. 84 677 24 93, fax 84 530 03 38, mail: kultura@zamosc.um.gov.pl ) c) Wymiary kalendarium powinny zostać tak dobrane przez Wykonawcę aby zapewnić przejrzystość i czytelność informacji d) Po akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego kalendarza Wykonawca przedstawi egzemplarz próbny kalendarza, który będzie spełniał wszystkie wymogi określone w opisie szczegółowym pkt 1. e) Po akceptacji przez Zamawiającego egzemplarza próbnego Wykonawca przystąpi do realizacji Zadania 1. f) Dostarczone kalendarze będą spełniały wymagania Zamawiającego, jeżeli ich jakość i technologia wykonania będą odpowiadały opisowi szczegółowemu z pkt 1, a oznakowanie i nadruk będą zgodne z projektem kalendarza oraz egzemplarzem próbnym, o których mowa w pkt 2, zaakceptowanymi przez Zamawiającego. g) Zamawiający dopuszcza tolerancję w wymiarach kalendarza +/- 5 %. UWAGA: Zamawiający nie zwraca Wykonawcy materiałów o których mowa w pkt. 2 UWAGA: Wszystkie egzemplarze próbne na poszczególnych etapach prac Wykonawca będzie dostarczał na własny koszt do siedziby Zamawiającego w Zamościu. Niezależnie od przekazanych materiałów, Zamawiający wymaga od Wykonawcy opracowania rozwiązań graficznych zwiększających atrakcyjność nadruków, i świadczących o wysokim poziomie kreacji graficznej (np. zastosowanie efektów graficznych, wprowadzenie innych detali graficznych itp.). Zadanie 2 MAŁY KALENDARZ na 2013 r. (w formie wizytówki) Przedmiotem zamówienia w zakresie Zadania 2 jest opracowanie graficzne małego kalendarza na 2013 r., wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego. 1. Szczegóły małego kalendarza: wymiar: 85 x 55 mm papier: kreda połysk 350 g druk: dwustronny 4/4 kształt narożników: zaokrąglone rodzaj zabezpieczenia produktu: folia połysk obustronnie 2
ilość: 1000 szt. 2. Warunki realizacji Zadania 2: a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie przygotowanie dwóch projektów graficznych małego kalendarza z docelowym rozmieszczeniem treści, zgodnie z wymaganiami i wskazówkami Zamawiającego. Projekty należy przedłożyć w terminie do 5 dni od zawarcia umowy. b) Głównymi motywami nadruku na małym kalendarzu będą: 1 STRONA: zdjęcie (rysunek, grafika) z elementami architektonicznymi charakterystycznymi dla Miasta Zamość Miejska Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych dane teleadresowe ( Urząd Miasta Zamość, ul. Rynek Wielki 4, tel. 84 677 24 92, www.bip.zamosc.um.gov.pl ) 2 STRONA: kalendarium c) Po akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego małego kalendarza Wykonawca przystąpi do realizacji Zadania 2. d) Dostarczone małe kalendarze będą spełniały wymagania Zamawiającego, jeżeli ich jakość i technologia wykonania będzie odpowiadała opisowi szczegółowemu z pkt 1, a oznakowanie i nadruk będzie zgodny z projektem małego kalendarza, o którym mowa w pkt 2, zaakceptowanym przez Zamawiającego. e) Zamawiający dopuszcza tolerancję w wymiarach małego kalendarza +/- 5 %. Zadanie 3 INFORMATOR Przedmiotem zamówienia w zakresie Zadania 3 jest opracowanie graficzne informatora, skład, korekta tekstu, wykonanie i dostarczenie informatora do siedziby Zamawiającego. 1. Szczegóły informatora: wymiar: 99 x 210 mm (1/3 formatu A 4, pion) rodzaj: informator szyty 2 zszywki papier: kreda połysk 300 g (okładka), 150 g (wnętrze) ilość stron z okładką: 4+6 lakierowanie, foliowanie okładki: standard druk dwustronny 4/4 ilość: 1000 szt. 2. Warunki realizacji Zadania 3: a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie przygotowanie dwóch projektów graficznych informatora z docelowym rozmieszczeniem logotypów i treści, zgodnie z wymaganiami i wskazówkami Zamawiającego. Projekty należy przedłożyć w terminie do 5 dni od zawarcia umowy. b) Głównymi motywami nadruku na informatorze będą: 3
okładka: - zdjęcie (rysunek, grafika) z elementami architektonicznymi charakterystycznymi dla Miasta Zamość - tytuł: Mały informator adresowy Podmioty świadczące usługi w zakresie ochrony zdrowia psychicznego, profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień, Zamość 2012 - Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Miejski Program Przeciwdziałania Narkomanii oraz Miejski Program Ochrony Zdrowia Psychicznego - herb Miasta Zamość z dopiskiem Miasto Zamość - www.zamosc.pl - Opracowanie tekstu: Wydział Kultury i Spraw Społecznych Urząd Miasta Zamość, Finansowanie: Miejski Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, wnętrze (6 stron): - dane tekstowe, w tym teleadresowe przekazane przez Wydział Kultury i Spraw Społecznych w dniu podpisania umowy. c) Po akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego informatora Wykonawca przedstawi egzemplarz próbny informatora, który będzie spełniał wszystkie wymogi określone w opisie szczegółowym pkt 1. d) Po akceptacji przez Zamawiającego egzemplarza próbnego Wykonawca przystąpi do realizacji Zadania 3. e) Dostarczone informatory będą spełniały wymagania Zamawiającego, jeżeli ich jakość i technologia wykonania będą odpowiadały opisowi szczegółowemu z pkt 1, a oznakowanie i nadruk będą zgodne z projektem informatora oraz egzemplarzem próbnym, o których mowa w pkt 2, zaakceptowanymi przez Zamawiającego. f) Zamawiający dopuszcza tolerancję w wymiarach informatora +/- 5 %. UWAGA: Zamawiający nie zwraca Wykonawcy materiałów o których mowa w pkt. 2 UWAGA: Wszystkie egzemplarze próbne na poszczególnych etapach prac Wykonawca będzie dostarczał na własny koszt do siedziby Zamawiającego w Zamościu. Niezależnie od przekazanych materiałów, Zamawiający wymaga od Wykonawcy opracowania rozwiązań graficznych zwiększających atrakcyjność nadruków, i świadczących o wysokim poziomie kreacji graficznej (np. zastosowanie efektów graficznych, wprowadzenie innych detali graficznych itp.). Zadanie 4 KALENDARZ WYDARZEŃ KULTURALNYCH, SPORTOWYCH I TURYSTYCZNYCH NA 2013 R. Przedmiotem zamówienia w zakresie Zadania 4 jest opracowanie graficzne kalendarza wydarzeń kulturalnych, sportowych i turystycznych na 2013 r., skład, korekta tekstu, wykonanie i dostarczenie kalendarza do siedziby Zamawiającego. 4
1. Szczegóły kalendarza wydarzeń kulturalnych, sportowych i turystycznych na 2013r. ilość: 5000 egzemplarzy całość format 210 x 150 mm po złożeniu, zszywany, poziom okładka 4+4, folia 1 + 0 papier kreda 300 g wg załączonego projektu stron zewnętrznych papier kreda 115 g mat w ilości 38 czarno-białych stron + 8 kolorowych, dane tekstowe i zdjęcia przekaże Zamawiający 2. Warunki realizacji Zadania 4: a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie przygotowanie projektu graficznego kalendarza z docelowym rozmieszczeniem logotypów i treści, zgodnie z wymaganiami i wskazówkami Zamawiającego. Projekty należy przedłożyć w terminie 5 dni od daty przekazania danych tekstowych i zdjęć. b) Głównymi motywami nadruku na kalendarzu będą: herb miasta Zamość logo Miasta Zamość znak graficzny UNESCO www.zamosc.pl c) Po akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego kalendarza Wykonawca przedstawi egzemplarz próbny kalendarza, który będzie spełniał wszystkie wymogi określone w opisie szczegółowym pkt 1, d) Po akceptacji przez Zamawiającego egzemplarza próbnego Wykonawca przystąpi do realizacji Zadania 4. e) Dostarczone kalendarze będą spełniały wymagania Zamawiającego, jeżeli ich jakość i technologia wykonania będą odpowiadały opisowi szczegółowemu z pkt 1, oznakowanie i nadruk będą zgodne z projektem graficznym oraz egzemplarzem próbnym, o których mowa w pkt 2, zaakceptowanymi przez Zamawiającego. UWAGA: Zamawiający nie zwraca Wykonawcy materiałów o których mowa w pkt. 2 UWAGA: Wszystkie egzemplarze próbne na poszczególnych etapach prac Wykonawca będzie dostarczał na własny koszt do siedziby Zamawiającego w Zamościu. 5
Niezależnie od przekazanych materiałów, Zamawiający wymaga od Wykonawcy opracowania rozwiązań graficznych zwiększających atrakcyjność nadruków, i świadczących o wysokim poziomie kreacji graficznej (np. zastosowanie efektów graficznych, wprowadzenie innych detali graficznych itp.). Zadanie 5: LEGITYMACJA Przedmiotem zamówienia w zakresie Zadania 5 jest opracowanie graficzne legitymacji, skład, korekta tekstu, wykonanie i dostarczenie legitymacji do siedziby Zamawiającego. 1. Szczegóły wykonania legitymacji - ilość: 16 szt. - format 105 x 155 mm, składana - oprawa twarda, kolor bordowy, napis kolor czarny - przykładowy wzór graficzny legitymacji Legitymacja Nr.... /Nazwisko/.. /Imię/.. (podpis posiadacza legitymacji) Zamość, dnia... PRZEWODNICZĄCY/A ZARZĄDU OSIEDLA. NA KADENCJĘ 2011-2015... (pieczęć i podpis wystawcy) LEGITYMACJA PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU OSIEDLA 6
Zamawiający zastrzega, że zaprezentowany wyżej wzór legitymacji stanowi jedynie pewną wskazówkę/sugestię co do oczekiwań Zamawiającego i nie może być traktowany jako docelowy wzór legitymacji. 2. Warunki realizacji Zadania 5: a) Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie przygotowanie projektu graficznego legitymacji z rozmieszczeniem treści, zgodnie z wymaganiami i wskazówkami Zamawiającego. Projekty należy przedłożyć w terminie 5 dni od daty podpisania umowy. b) Po akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego legitymacji Wykonawca przedstawi egzemplarz próbny legitymacji, który będzie spełniał wszystkie wymogi określone w opisie szczegółowym pkt 1. c) Po akceptacji przez Zamawiającego egzemplarza próbnego Wykonawca przystąpi do realizacji Zadania 5. d) Dostarczone legitymacje będą spełniały wymagania Zamawiającego, jeżeli ich jakość i technologia wykonania będą odpowiadały opisowi szczegółowemu z pkt 1, oznakowanie i nadruk będą zgodne z projektem graficznym oraz egzemplarzem próbnym, o których mowa w pkt 2, zaakceptowanymi przez Zamawiającego. UWAGA: Zamawiający nie zwraca Wykonawcy materiałów o których mowa w pkt. 2 UWAGA: Wszystkie egzemplarze próbne na poszczególnych etapach prac Wykonawca będzie dostarczał na własny koszt do siedziby Zamawiającego w Zamościu. Niezależnie od przekazanych materiałów, Zamawiający wymaga od Wykonawcy opracowania rozwiązań graficznych zwiększających atrakcyjność nadruków, i świadczących o wysokim poziomie kreacji graficznej (np. zastosowanie efektów graficznych, wprowadzenie innych detali graficznych itp.). 3. Nadruk 1. Do obowiązków Wykonawcy należy opracowanie zestawu znaków zgodnie z ww. dokumentem, m.in. proporcje poszczególnych znaków, czcionka, odstępy między znakami, pola ochronne itp. 2. Wykonawca własnym staraniem uzyska znaki graficzne niezbędne do opracowania zestawu znaków. 3. Zamawiający przekaże Wykonawcy herb, logo Miasta Zamość, znak graficzny UNESCO w formacie jpg. oraz cdr. 4. Kalendarze i informator, o których mowa w zadaniach 1,2,3 muszą posiadać wspólny element - zdjęcie (lub rysunek, grafika) z elementami architektonicznymi charakterystycznymi dla Miasta Zamość. 5. Wykonawca zobowiązany jest posiadać autorskie prawa majątkowe do zdjęć lub innych form wykorzystywanych w zamówieniu określonym w zadaniu 1,2,3. 4. Miejsce i sposób dostarczenia 1. Kalendarze, informatory i legitymacje zostaną dostarczone w opakowaniach zbiorczych. Na każdym opakowaniu zbiorczym Wykonawca zaznaczy ilość materiałów w opakowaniu. 7
2. Wykonawca dostarczy, w ramach wynagrodzenia, kalendarze, informatory i legitymacje do siedziby Zamawiającego. 3. Sposób transportu oraz opakowanie muszą zapewniać zabezpieczenie kalendarzy, informatorów i legitymacji przed uszkodzeniami. Za szkody powstałe z winy nienależytego opakowania oraz/lub transportu winę ponosi Wykonawca. 4. Kalendarze, informatory i legitymacje muszą być dostarczone i rozładowane przez Wykonawcę w pomieszczeniu i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę/osoby do rozładunku kalendarzy, informatorów i legitymacji. 5. Wszystkie kalendarze, informatory i legitymacje muszą być dostarczone i rozładowane w dniach poniedziałek piątek (za wyjątkiem dni świątecznych) w godzinach od 08:00 do 15:00. 6. Jeśli terminy, o których mowa w niniejszym SzOPZ przypadają w dzień wolny od pracy (sobota-niedziela lub inny dzień świąteczny), wówczas termin uważa się za zachowany, jeżeli Wykonawca przekaże projekty, wydruki próbne, kalendarze, informatory, legitymacje itp. w pierwszy dzień roboczy przypadający po dniu wolnym od pracy. Taką samą zasadę stosuje się w odniesieniu do przekazywania uwag i dokonywania akceptacji przez Zamawiającego. 5. Zasady współpracy z Zamawiającym przy realizacji zamówienia. 1. Przedmiot zamówienia będzie obejmował prace zlecane przez Wydział Kultury i Spraw Społecznych Urzędu Miasta Zamość (K-SS) oraz Biuro Rady Miasta Zamość. 2. Wykonawca i Zamawiający wyznaczają osobę(y) prowadzącą(e) zamówienie oraz osobę(y) zastępującą(e), w przypadku jej(ich) nieobecności. 3. Współpraca będzie polegała na kontaktach bezpośrednich, telefonicznych i mailowych. 4. W specyficznych sytuacjach, gdzie taki kontakt nie będzie wystarczający Wykonawca będzie zobowiązany do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia z Zamawiającym szczegółów, jeśli Zamawiający uzna to za konieczne. 6. Wynagrodzenie: Cena za realizację przedmiotu zamówienia zgodna będzie z cenami za poszczególne zadania wskazane w Formularzu Ofertowym stanowiącym integralną część oferty Wykonawcy złożonej w przedmiotowym postępowaniu. Stawki wskazane przez Wykonawcę w niniejszym formularzu nie będą podlegały zmianom w czasie realizacji umowy niezależnie od wszelkich okoliczności i zaspokajają wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu wykonania zlecanych mu usług. Zapłata za poszczególne zlecenia będzie dokonywana na podstawie faktur VAT w ciągu 14 dni od jej prawidłowego dostarczenia. Podstawą wystawienia faktury będzie podpisanie protokołu odbioru bez zastrzeżeń. 8