v. 2015 INSTRUKCJA KONFIGURACJI I OBSŁUGI PLATFORMY SHEEPLA
Spis treści 1. Wstęp...3 2. Rejestracja i wybór planu taryfowego...4 3. Pierwsze logowanie i konfiguracja...5 3.1 Przewoźnicy...6 3.2 Szablony przesyłek...7 3.3 Źródła przesyłek... 10 3.4 Wydruki... 12 3.5 Szybka konfiguracja... 13 3.6 Wizytówki... 13 3.7 Ustawienia wyświetlania... 15 3.8 Sesje odbioru... 16 4. Edycja konta Sheepla... 18 4.1 Dane konta... 18 5. Książka adresowa... 18 6. Przygotowywanie zamówień... 19 6.1 Nowe zamówienie... 19 6.2 Tabela zamówień... 21 7. Przygotowywanie przesyłek... 23 7.1 Nowa przesyłka... 23 7.2 Statusy przesyłek... 25 7.3 Tabela przesyłek... 26 7.4 Zlecenia... 30 8. Drukowanie dokumentów przewozowych... 31 9. Obsługa konta Sheepla zintegrowanego z platformą Shoplo... 33 9.1 Konfiguracja konta z Shoplo... 33 9.2 Konfiguracja aplikacji Sheepla w panelu administracyjnym Shoplo... 35 9.3 Obsługa zamówień i generowanie dokumentów przewozowych... 38 9.4 Zarządzanie tabelą z przesyłkami z panelu administracyjnego sklepu Shoplo... 40 Strona 1 z 45
9.5 Przygotowywanie raportu zbiorczego... 42 9.6 Zamawianie kuriera... 44 Strona 2 z 45
1. Wstęp Drogi Użytkowniku! Właśnie czytasz Instrukcję Konfiguracji i Obsługi Platformy Sheepla. Dowiesz się z niej, jak wybrać plan taryfowy odpowiadający potrzebom e-biznesu, a także jak założyć i poprawnie skonfigurować konto Sheepla. Ponadto, nauczysz się, prawidłowo tworzyć przesyłki oraz drukować dokumenty przewozowe, generować raporty zbiorcze i zamawiać kuriera. Dzięki instrukcji zobaczysz, jak prawidłowo przeprowadzić integrację Sheepla z platformą Shoplo. Przygotowaliśmy informację dotyczącą aplikacji Sheepla Desktop App, która służy do drukowania dokumentów przewozowych w punktach wydania paczek. Jeżeli masz pytania lub wątpliwości dotyczące poprawnej instalacji i konfiguracji Sheepla, zachęcamy do kontaktu e-mailowego: contact-pl@sheepla.com Zespół Sheepla Strona 3 z 45
2. Rejestracja i wybór planu taryfowego Krok 1 Wchodzimy na stronę http://sheepla.pl/cennik i wybieramy Plan Taryfowy dostosowany do miesięcznego wolumenu przesyłek. Przy wybranym planie abonamentowym klikamy przycisk Rys. 1 Plan taryfowy Sheepla Krok 2 Po wybraniu odpowiedniego planu taryfowego, należy zarejestrować się podając dane użytkownika i organizacji oraz zaakceptować regulamin. Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia chęci otrzymywania drogą elektroniczną newslettera oraz informacji handlowych o działalności Sheepla S.A. Rys. 2 Formularz rejestracyjny Strona 4 z 45
Krok 3 Na adres e-mail podany podczas zakładania konta zostanie wysłana wiadomość z linkiem aktywacyjnym potwierdzającym rejestrację. Po kliknięciu w link konto będzie aktywne i gotowe do konfiguracji. 3. Pierwsze logowanie i konfiguracja Podczas pierwszego logowania do platformy Sheepla należy skonfigurować ustawienia dotyczące przewoźników, szablonów oraz źródeł. Konfigurację można przeprowadzić na dwa sposoby: poprzez wypełnienie formularza, który automatycznie pojawia się w formie okienka lub w menu w zakładce Konfiguracja. Rys. 3 Okienko formularza konfiguracji konta Sheepla Po zakończonej konfiguracji należy pamiętać, aby zaznaczyć opcję Nie pokazuj mi tego okna przy następnym logowaniu (patrz: pomarańczowa ramka). Do widoku można powrócić klikając na zakładkę Konfiguracja Szybka konfiguracja. W menu w zakładce Konfiguracja, dostępne są dodatkowe opcje: Wydruki, Wizytówki, Ustawienia wyświetlania, Sesje odbioru. Strona 5 z 45
Rys. 4 Zakładka Konfiguracja w menu 3.1 Przewoźnicy W celu wysyłania paczki przez operatora logistycznego, z którym podpisaliśmy umowę, za pośrednictwem Sheepla, należy skonfigurować jego konto (Uwaga! W przypadku niektórych przewoźników takich jak RUCH, nie ma konieczności podpisywania umowy z przewoźnikiem, ale wymagane jest założenie konta przez panel Sheepla). Konto zakładamy, podając login i hasło używane do logowania w systemie przewoźnika. W niektórych przypadkach należy podać więcej danych, takich jak klucz integracyjny, ID kuriera czy numer klienta. Krok 1 Logujemy się do panelu Sheepla http://panel.sheepla.pl/ używając login i hasło podane podczas rejestracji. Krok 2 Dodawanie przewoźnika. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Przewoźnicy, a następnie klikamy na Po pojawieniu się formularza wypełniamy go zgodnie z danymi uzyskanymi od przewoźnika. WAŻNE: Dane integracyjne konta powinny być takie same jak dane dostępowe do WebAPI przewoźnika. Strona 6 z 45
Rys. 5 Dodawanie nowego przewoźnika Krok 2 Po podaniu niezbędnych informacji należy zatwierdzić przewoźnika, klikając Jeżeli kurier wymaga walidacji danych, należy także kliknąć na przycisk Funkcja ta sprawdza poprawność wprowadzonych danych do systemu zgodnie z kryteriami ustalonymi przez przewoźnikach np. login nie może zawierać znaków specjalnych takich jak #, $, &, %, *, etc. WAŻNE: Należy zaznaczyć wszystkie usługi przewoźnika, które będą używane w sklepie. Pamiętaj, że w dowolnej chwili możesz edytować wprowadzone ustawienia. 3.2 Szablony przesyłek Szablony służą do zdefiniowania indywidualnych metod dostawy dostępnych w e-sklepie. Dla każdej usługi wraz z usługami dodatkowymi należy stworzyć oddzielny szablon, który będzie połączony z utworzoną metodą dostawy w sklepie internetowym. WAŻNE: Dla każdej usługi przewoźnika oferowanej przez sklep należy utworzyć osobny szablon przesyłki. Np. jeżeli sklep oferuje usługi kuriera UPS dla metod płatności: pobranie i przedpłata, należy dodać szablony: UPS pobranie oraz UPS przedpłata. Strona 7 z 45
Krok 1 Dodawanie szablonu przesyłki. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Szablony przesyłek, a następnie klikamy na Rys. 6 Dane odbiorcy i nadawcy Krok 2 Nadajemy domyślną nazwę dla szablonu, która ma pomóc w identyfikacji. Krok 3 W danych odbiorcy należy zaznaczyć Utwórz szablon przesyłki bez zdefiniowanego odbiorcy, dzięki czemu pobierane będą dane z zamówienia. Krok 4 Wybieramy dane nadawcy, które będą drukowane na liście przewozowym lub etykiecie termicznej. Jeżeli chcemy edytować listę lub dodać nowy kontakt, należy przejść do Książki adresowej. Krok 5 Definiujemy przewoźnika oraz usługę, której dotyczy szablon. Z tego poziomu dodajemy także usługi dodatkowe. W zależności od oferty operatora logistycznego może to być np. COD (pobranie), przesyłka ekspresowa, dodatkowe ubezpieczenie i inne. Strona 8 z 45
Rys. 7 Dane usługi WAŻNE: W przypadku niektórych usług dodatkowych przewoźnik może naliczać dodatkowe opłaty. Przed zdefiniowaniem takiego szablonu rekomendujemy zapoznanie się z ofertą cenową przewoźnika. Krok 6 Wybór wizytówki nadawcy. Wizytówka zawiera dane sklepu wraz z logotypem, które ułatwiają komunikację pomiędzy nadawcą a odbiorcą. Jest ona dodawana automatycznie do treści e-maili wysyłanych przez Sheepla, które informują o aktualnym statusie przesyłki. Krok 7 Wybór opcji powiadomienia. Powiadomienia są wysyłane automatycznie do nadawcy oraz odbiorcy poprzez e-mail lub SMS. Informują odbiorców o aktualnym statusie przesyłki. Do wyboru są opcje Utworzona, W transporcie, Doręczona. WAŻNE: Powiadomienia SMS są dodatkowo płatne. Ich koszt ustalany jest na podstawie cennika Sheepla lub indywidualnie. Strona 9 z 45
WAŻNE: W przypadku InPost Paczkomaty należy zaznaczyć opcję Samodzielne dostarczenie do paczkomatu, jeżeli sami będziemy dostarczać przesyłki. Natomiast, jeżeli chcemy, aby kurier odbierał paczki należy zdefiniować Punkt odbioru przy edycji źródła w zakładce Konfiguracja Przewoźnicy. Krok 8 Definiujemy parametry paczek. Jeżeli chcemy na sztywno pobierać wagę z zamówienia, dla każdego szablonu przesyłki należy ustawić Dane paczek. Natomiast, potrzebujemy dynamicznego pobierania wag z zamówienia, np. 1,000, należy odznaczyć Dane paczek oraz w informacji o wadze wpisać 1,000. Rys. 8 Dane przesyłki i paczki WAŻNE: Jeżeli zamówienia wysyłane są z poziomu sklepu, wagi i wymiary są wpisywane zgodnie z informacjami zawartymi w zamówieniu. Jednostki wpisywanych wymiarów to kilogramy i centymetry. 3.3 Źródła przesyłek Na tym etapie dodajemy źródło, z którego Sheepla będzie pobierać dane dotyczące przesyłki. Źródłami mogą być sklepy internetowe, konta Allegro, pliki Excel/CSV. Sheepla umożliwia zdefiniowanie więcej niż jednego źródła (liczba źródeł jest ograniczona abonamentem wybranym podczas rejestracji). Dzięki tej funkcji możliwe jest zarządzanie przesyłkami z różnych gałęzi sprzedaży w jednym miejscu, przy zachowaniu jednolitego interfejsu. Strona 10 z 45
Krok 1 Dodawanie źródła. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie klikamy na Krok 2 Wybór typu źródła. Wybieramy platformę sklepową, na której pracuje e-sklep lub inny kanał sprzedaży, który będziemy konfigurować, w tym przypadku Shoplo. Rys. 9 Wybór źródła przesyłki Automatycznie utwórz przesyłkę dla nowego zamówienia Po wpłynięciu zamówienia Sheepla tworzy przesyłkę, która przechodzi w stan do zatwierdzenia. Przed zatwierdzeniem przesyłki możemy ją jeszcze edytować np. poprawić dane odbiorcy, zmienić szablon przesyłki bądź wielkość paczki. Automatyczne zatwierdzanie przesyłki Dzięki tej opcji wszystkie przesyłki są automatycznie zatwierdzane. Kolejnym krokiem jest wydrukowanie dokumentów przewozowych (listu przewozowego lub etykiety termicznej oraz raportu zbiorczego). Zatwierdzone przesyłki można anulować lub skopiować, aby móc je edytować i zatwierdzić ponownie. WAŻNE: Anulowanie przesyłki nie oznacza anulowania jej w systemie przewoźnika. Strona 11 z 45
Krok 4 Jednostki miar. Aby utworzyć prawidłowo przesyłkę w systemie przewoźnika poprzez Sheepla, należy określić, jakie jednostki miar produktów są wysyłane ze sklepu wraz zamówieniem, tj., jeśli produkty mają parametry podane w gramach i milimetrach, to ustawiamy Gram i Milimetr. Odpowiednio, jeśli są to kilogramy i centymetry Kilogram i Centymetr. Zapisujemy zmiany. Prawidłowe ustawienie tych parametrów zabezpieczy nadawcę przed poniesieniem dodatkowych kosztów związanych z nieprawidłową wagą lub wymiarami paczek. WAŻNE: Jeżeli Państwa sklep nie wysyła informacji o jednostkach miar, prosimy ustawić Kilogram i Centymetr. Jeżeli w panelu posiadają Państwo więcej niż jedno źródło, prosimy edytować jednostki w każdym źródle osobno. Krok 5 Parametry źródła. W przypadku platform sklepowych wpisujemy adres www sklepu. 3.4 Wydruki Zakładka Wydruki służy do skonfigurowania ustawień drukowania dokumentów przewozowych. W celu ustawienia parametrów prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta. Rys. 10 Aktywowanie Klienta Drukowania Sheepla Strona 12 z 45
3.5 Szybka konfiguracja Zakładka Szybka konfiguracja pozwala na konfigurację ustawień konta Sheepla w jednym okienku (tym samym, które pojawia się przy pierwszym logowaniu). 3.6 Wizytówki Zakładka Wizytówki służy do ustawienia wizytówki firmy, która będzie widoczna w e- mailach wysyłanych do klientów, np. w wiadomości informującej o nadaniu przesyłki. Rys. 11 Widok wizytówki załączonej w mailu do klienta sklepu Po kliknięciu w link znajdujący się w e-mailu, klient jest przekierowany do strony zawierającej szczegóły przesyłki. Strona 13 z 45
Rys. 12 Widok szczegółów przesyłki Krok 1 Dodawanie wizytówki. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Wizytówki, a następnie klikamy na Strona 14 z 45
Rys. 13 Dodawanie nowej wizytówki Krok 2 Następnie należy dodać logo wizytówki, wpisać nazwę nadawcy i nazwę wizytówki. Należy także podać niezbędne dane, które będą widoczne dla klienta, takie jak nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu czy strona www sklepu internetowego. Krok 3 Zaznaczamy opcję Wyświetl w powiadomieniach e-mailowych logo Sheepla. Krok 4 Na koniec klikamy Wizytówka zostaje automatycznie dodana. 3.7 Ustawienia wyświetlania Zakładka Ustawienia wyświetlania pozwala na konfigurację widoku tabeli przesyłek i zamówień. W obu przypadkach można wybrać listę wierszy na stronie, elementy, które mają być wyświetlane oraz to, w jakiej kolejności pojawiają się w tabeli. Strona 15 z 45
Rys. 14 Konfiguracja ustawień wyświetlania tabeli przesyłek i zamówień Po wybraniu opcji wyświetlania obu tabel należy kliknąć 3.8 Sesje odbioru Sesja odbioru to zbiór przesyłek przypisanych do konkretnej transzy. Domyślna sesja odbioru w aplikacji jest jedna. Liczbę i nazwę sesji można ustawić w zakładce w panelu Sheepla. Sesje odbioru mogą być wykorzystane w sytuacji, kiedy jest dużo przesyłek, a wysłanych ma być tylko ich część. Tej części przypisujemy określoną sesję odbioru, co pozwala na wyodrębnienie konkretnych przesyłek i wygenerowanie raportu zbiorczego tylko dla tej partii. Krok 1 Dodawanie sesji odbioru. Wchodzimy do zakładki Konfiguracja Sesje odbioru, a następnie klikamy na Krok 2 Następnie nadajemy nazwę sesji odbioru. Strona 16 z 45
Rys. 15 Dodawanie sesji odbioru Krok 3 Na zakończenie klikamy Sesja odbioru zostaje automatycznie dodana. Sesję odbioru definiujemy przy zatwierdzaniu przesyłki. Rys. 16 Wybór sesji odbioru przy zatwierdzaniu przesyłki Sesje odbioru można wykorzystać przy generowaniu raportu zbiorczego. W zakładce Przesyłki należy najechać na przycisk Raport zbiorczy i kliknąć na przewoźnika. Następnie można wybrać, dla której sesji odbioru dokument ma zostać utworzony. Rys. 17 Wybór sesji odbioru przy generowaniu raportu zbiorczego Strona 17 z 45
4. Edycja konta Sheepla 4.1 Dane konta Zakładka Dane konta daje użytkownikowi możliwość edycji danych przypisanych do konta Sheepla. W zakładce można zmienić wszystkie dane poza adresem e-mail. Ponadto, można także zmienić hasło konta. Należy wpisać nowe hasło i potwierdzić je klikając na Na koniec należy kliknąć i zmiany zostaną automatycznie zapisane. Rys. 18 Edycja danych właściciela konta 5. Książka adresowa W zakładce Książka adresowa znajdują się dane klientów. Można edytować, usuwać oraz dodawać kontakty czy przypisać nowy adres istniejącemu już kontu. Dane z książki adresowej mogą być potem wykorzystane podczas tworzenia zamówienia bądź przesyłki. Strona 18 z 45
Rys. 19 Wygląd kontaktu w książce adresowej 6. Przygotowywanie zamówień 6.1 Nowe zamówienie Krok 1 Nowe zamówienie można utworzyć na dwa sposoby: bezpośrednio wchodząc w zakładkę Zamówienia Nowe zamówienie lub wchodząc w zakładkę Zamówienia, a następnie klikając na przycisk Krok 2 Dane odbiorcy można wypełnić ręcznie lub posługując się funkcją Szukaj, która wykorzystuje kontakty zapisane w Książce adresowej. Następnie należy sprawdzić czy dane odbiorcy zgadzają się z danymi osoby kontaktowej. Strona 19 z 45
Rys. 20 Dodawanie danych odbiorcy Krok 3 Następnie podajemy dane zamówienia. Po ich wpisaniu klikamy na przycisk Rys. 21 Dodawanie danych zamówienia Krok 4 Po dodaniu danych odbiorcy i zamówienia należy zdefiniować metody i koszty dostawy. Źródło i szablony są wybierane ze wcześniej skonfigurowanych opcji w menu. Strona 20 z 45
Rys. 22 Wybieranie metod i kosztów dostawy Krok 5 Jeżeli zamówione produkty nie mieszczą się w jednej paczce, należy ustawić opcję Wielopaczkowości. W takim przypadku definiujemy parametry paczki, a następnie klikamy na Rys. 23 Wybieranie opcji Wielopaczkowości Krok 6 Na zakończenie klikamy lub jeśli chcemy stworzyć kolejne zamówienie. Zamówienie zostaje automatycznie zapisane i można potem zobaczyć jego szczegóły, edytować, czy też usunąć w zakładce Zamówienia. 6.2 Tabela zamówień Wszystkie zamówienia są widoczne w zakładce Zamówienia. Podzielone są one na osiem kategorii: Wszystkie, Nowe, Dostarczany, Dostarczony do punktu, Zakończone, Szczególne, Anulowane i Usunięte. Strona 21 z 45
Rys. 24 Tabela zamówień Zamówienia można też filtrować. Wystarczy kliknąć na Filtry i pojawi się okienko filtrowania. Rys. 25 Okienko filtrowania zamówień Zamówienia mogą być wyszukiwane po ich numerze ID, typie źródła lub przedziale czasowym (od dnia do dnia ). Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć Strona 22 z 45
7. Przygotowywanie przesyłek 7.1 Nowa przesyłka Krok 1 Aby utworzyć nową przesyłkę, należy wejść do zakładki Przesyłki Nowa przesyłka. Krok 2 Następnie należy wybrać szablon przesyłki (z szablonów, które zostały wcześniej skonfigurowane) oraz podać dane odbiorcy, które mogą być pobrane z książki adresowej. Dane nadawcy są wpisane domyślnie. Rys. 26 Dodawanie danych odbiorcy i nadawcy Krok 3 Po wpisaniu danych odbiorcy i nadawcy należy wybrać przewoźnika, wizytówkę oraz określić ustawienia powiadomień. Strona 23 z 45
Rys. 27 Wybieranie danych usługi Krok 4 Ostatnim krokiem jest określenie danych przesyłki, to jest wybór typu paczki zamówienia i ewentualnie dodanie opisu. Rys. 28 Definiowanie danych przesyłki i paczki Krok 5 Po kliknięciu pojawi się podsumowanie przesyłki zawierające wszystkie wcześniej podane informacje. Jeżeli chcemy od razu zatwierdzić przesyłkę, należy nacisnąć Strona 24 z 45
Rys. 29 Podsumowanie przesyłki 7.2 Statusy przesyłek Przesyłki w Sheepla mogą posiadać jeden z pięciu statusów: W przygotowaniu, Do wysyłki, Doręczona, Oczekuje na raport zbiorczy lub Odrzucenie zgłoszenia. Najważniejszym statusem jest ten ostatni, ponieważ wskazuje na problemy z wygenerowaniem przesyłki. Jeżeli przesyłka po zatwierdzeniu otrzyma status Odrzucenie zgłoszenia, należy wykonać następujące czynności: Krok 1 W panelu administracyjnym Sheepla wchodzimy do zakładki przesyłki i klikamy na szczegóły zamówienia. Krok 2 Jeżeli przyczyna błędu nie została podana, należy sprawdzić, czy wszystkie dane przesyłki (adres, numer telefonu, adres e-mail, parametry przewoźnika) są wpisane poprawnie. Krok 3 Jeżeli jakieś dane zostały wpisane w nieprawidłowym formacie, należy kliknąć na Krok 4 W skopiowanej przesyłce zmieniamy błędne dane na poprawne. Krok 5 Na koniec zapisujemy, a następnie zatwierdzamy przesyłkę. Strona 25 z 45
Jeżeli dla nowo utworzonej i zatwierdzonej przesyłki ponownie pojawi się komunikat Odrzucenie zgłoszenia, prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta. 7.3 Tabela przesyłek Wszystkie przesyłki są widoczne w zakładce Przesyłki. Dzielą się na: Wszystkie, Tworzone, W transporcie, Oczekujące w punkcie, Doręczone, Szczególne, Anulowane i Usunięte. Rys. 30 Tabela przesyłek Za kolumną Utworzona znajdują się cztery dodatkowe opcje, które pozwalają na otworzenie dokumentu przewozowego, edycję danych przesyłki, przedstawienie szczegółów oraz usunięcie. Przesyłki można filtrować. Wystarczy kliknąć na Filtry, a pojawi się okienko filtrowania. Rys. 31 Okienko filtrowania przesyłek Przesyłki mogą być wyszukiwane po rodzaju przewoźnika, statusie lub typie źródła. Po wybraniu odpowiednich opcji należy kliknąć Strona 26 z 45
Pod tabelą znajdują się przyciski: Zatwierdź, Przypisz kategorię, Drukuj, Usuń, Zamów kuriera. Rys. 32 Przyciski znajdujące się na dole tabeli przesyłek Funkcja służy do zatwierdzania przesyłek. Po wybraniu przesyłek do zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk. Następnie system przekieruje nas do nowego okna, gdzie również trzeba nacisnąć przycisk Jeżeli przesyłka została prawidłowo utworzona, numer CTN zostanie wygenerowany i pojawi się widok wszystkich przesyłek. Rys. 33 Zatwierdzanie przesyłki Przycisk służy do wygenerowania etykiety grupowej. Po kliknięciu na przycisk pojawi się komunikat, gdzie należy wybrać OK. Następnie dokument zostanie wygenerowany i automatycznie pobrany w formacie PDF. Rys. 34 Komunikat generowanie etykiety grupowej Jeżeli chcemy usunąć przesyłkę, należy najpierw zaznaczyć daną przesyłkę, a następnie kliknąć przycisk Na koniec, w okienku komunikatu, należy kliknąć OK. Strona 27 z 45
Rys. 35 Komunikat usunięcia przesyłki Aby wydrukować etykiety termiczne DPD lub Ruchu, należy najechać na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po przekierowaniu na nową stronę należy kliknąć wygenerują się automatycznie., dzięki czemu etykiety termiczne Rys. 36 Drukowanie etykiety termicznej Ruchu Aby wygenerować raport zbiorczy, należy najechać na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po przekierowaniu na nową stronę należy wybrać przesyłki, dla których ma być wygenerowany raport, a następnie kliknąć na formacie PDF. Po kliknięciu na przycisk raport jest automatycznie pobrany w Strona 28 z 45
Rys. 37 Generowanie raportu zbiorczego Aby zamówić kuriera, należy kliknąć na przycisk a następnie wybrać odpowiedniego przewoźnika. Po przekierowaniu na nową stronę, należy wybrać przesyłki, które mają zostać wysłane (inne można usunąć z listy za pomocą czerwonego krzyżyka). Następnie należy ustawić adres, datę i czas odbioru oraz dopisać ewentualne uwagi dla kuriera. Ostatnim krokiem jest kliknięcie na przycisk Rys. 38 Zamawianie kuriera Strona 29 z 45
7.4 Zlecenia Zakładka Zlecenia zawiera spis zleceń odbioru przesyłek, które są wygenerowane po zamówieniu kuriera w panelu Sheepla. Aby zobaczyć zlecenia, należy wejść do zakładki Przesyłki Zlecenia. Rys. 39 Tabela zleceń W tabeli zleceń można sprawdzić, czy zlecenie zostało potwierdzone przez kuriera (patrz: Numer potwierdzenia). Ponadto, można także zobaczyć szczegóły zamówienia, które są dostępne po kliknięciu na ikonę znajdującą się przy prawej krawędzi tabeli (patrz: pomarańczowa ramka). Rys. 40 Widok szczegółów zamówienia Z tej zakładki można także zobaczyć szczegóły poszczególnych przesyłek wchodzących w skład zlecenia. Po kliknięciu na ich numer EDTN zostaniemy przekierowani na stronę przesyłki. Strona 30 z 45
8. Drukowanie dokumentów przewozowych Drukowanie dokumentów przewozowych można wykonać na dwa sposoby poprzez aplikację Sheepla Desktop App 2.0 oraz poprzez Sheepla Zebra Client. Pierwszy z możliwych sposobów dostępny jest jedynie dla klientów korzystających z integracji aktywnej, natomiast drugi dla korzystających z integracji aktywnej i pasywnej. W poniższym rozdziale opiszemy jak skorzystać z Sheepla Zebra Client, która umożliwia drukowanie etykiet termicznych ZPL i ETL (tj. po zatwierdzeniu przesyłki) Krok 1 Rodzaj dokumentu przewozowego wybieramy w Mój panel sterowania Sheepla Przewoźnicy Edycja przewoźnika Rys. 41 Wybór rodzaju dokumentu przewozowego Krok 2 Logujemy się do panelu Sheepla, wybieramy Konfiguracja Wydruki. Zaznaczamy opcję Aktywuj zdalne drukowanie dokumentów przewozowych. Dzięki tej opcji dokument będzie nam się drukował automatycznie po zatwierdzeniu przesyłki. Rys. 42 Zakładka Wydruki Strona 31 z 45
Krok 3 Klikamy Pobierz Klienta Drukowania Sheepla. Plik zacznie nam się ściągać automatycznie. Rys. 43 Lista pobranych plików Krok 4 Otwieramy SheeplaZebraClient.exe Rys. 44 Klient Drukowania Sheepla Krok 5 Wybieramy zakładkę Opcje Ustawienia Komunikacja Strona 32 z 45
Rys. 45 Zakładka Wydruki Krok 6 Wpisujemy klucz dostępu, który dostępny jest w zakładce Konfiguracja Wydruki. Krok 7 Wybieramy Wydruki. W podanej zakładce możemy wybrać drukarkę, która może wydrukować dokumenty, język drukowania oraz rozmiar dokumentu, a także przewoźnika. Po dokonaniu wyboru należy kliknąć Zapisz. 9. Obsługa konta Sheepla zintegrowanego z platformą Shoplo Integracja Sheepla z platformą Shoplo polega na zainstalowaniu aplikacji Sheepla w panelu administracyjnym sklepu. W ten sposób możemy zarządzać wszystkimi przesyłkami oraz generować dokumenty przewozowe z poziomu sklepu. 9.1 Konfiguracja konta w integracji pasywnej Krok 1 Zakładanie konta w panelu Sheepla. Po wybraniu planu taryfowego (dostępny na http://sheepla.pl/cennik), należy zarejestrować się oraz zaakceptować regulamin. Krok 2 Logujemy się do panelu administracyjnego Sheepla w celu konfiguracji konta. Krok 3 Konfiguracja przewoźników. W zakładce Konfiguracja Przewoźnicy klikamy na przycisk jak login i hasło. a następnie uzupełniamy dane integracyjne przewoźnika takie Strona 33 z 45
Krok 4 Konfiguracja szablonów przesyłek. W celu pełnej automatyzacji należy stworzyć wszystkie szablony, z których będziemy korzystać. W panelu wchodzimy w zakładkę Konfiguracja Szablony przesyłek, a następnie klikamy na przycisk i uzupełniamy wszystkie dane. Krok 5 Konfiguracja źródła. W panelu wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie klikamy na Krok 6 Uzupełniamy nazwę źródła, dzięki której będziemy mogli zidentyfikować kanał sprzedaży, np. nazwę sklepu. Znajdujące się poniżej klucz administracyjny oraz klucz publiczny nadawane są automatycznie. Klucze należy podać przy instalacji aplikacji Sheepla w sklepie Shoplo. Aby zresetować klucze, należy kliknąć na, a następnie Krok 7 Zaznacz resztę ustawień zgodnie ze swoimi preferencjami. Rys. 46 Konfiguracja źródła przesyłek w panelu Sheepla Krok 8 Jednostki miar. Aby utworzyć prawidłowo przesyłkę w systemie przewoźnika poprzez Sheepla, należy określić, jakie jednostki miar produktów są wysyłane ze sklepu wraz zamówieniem, tj., jeśli produkty mają parametry podane w gramach i milimetrach, to ustawiamy Gram i Milimetr. Odpowiednio, jeśli są to kilogramy i centymetry Kilogram i Centymetr. Zapisujemy zmiany. Prawidłowe ustawienie tych parametrów zabezpieczy Strona 34 z 45
nadawcę przed poniesieniem dodatkowych kosztów związanych z nieprawidłową wagą lub wymiarami paczek. WAŻNE: Jeżeli Państwa sklep nie wysyła informacji o jednostkach miar, prosimy ustawić Kilogram i Centymetr. Jeżeli w panelu posiadają Państwo więcej niż jedno źródło, prosimy edytować jednostki w każdym źródle osobno. Krok 9 W sekcji Parametry źródła wpisujemy adres URL sklepu. Krok 10 Na koniec klikamy 9.2 Konfiguracja aplikacji Sheepla w panelu administracyjnym Shoplo Krok 1 Logujemy się do panelu administracyjnego Shoplo, schodzimy na sam dół strony, w Poznaj Shoplo klikamy na Aplikacje. Krok 2 Klikamy na Sheepla Dodaj tę aplikację do swojego sklepu Dodaj integrację Krok 3 Następnie wyskoczy nam okno w które należy wpisać adres naszego sklepu Rys. 47 Logowanie do Shoplo Krok 4 Wchodzimy w zakładkę Aplikacje i wyszukujemy Sheepla. Następnie instalujemy. Strona 35 z 45
Rys. 48Instalacja Aplikacji Sheepla Krok 5 Po zainstalowaniu klikamy na aplikację. Krok 6 Klikamy Mam już konto i wpisujemy klucze API: administracyjny i publiczny. Oba klucze zostały wygenerowane po konfiguracji konta w panelu Sheepla. Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego Sheepla wchodzimy do zakładki Konfiguracja Źródła przesyłek, a następnie klikamy na źródło Shoplo, gdzie znajdują się oba klucze API. Rys. 49 Instalacja modułu Sheepla Krok 4 W nowym oknie kliknij Zapisz. Strona 36 z 45
Rys. 50 Zapisywanie ustawień API Krok 7 Następnie należy powiązać metody dostawy dostępne w sklepie Shoplo z szablonami istniejącymi na platformie Sheepla. Jeżeli wcześniej nie utworzyliśmy sposobów dostawy na platformie Shoplo, należy to zrobić w panelu administracyjnym sklepu w zakładce Ustawienia dostawy. Metody dostawy powinny odpowiadać szablonom przesyłek ustawionym na platformie Sheepla. Krok 8 Jeżeli sposoby dostawy zostały już utworzone, należy je powiązać z szablonami przesyłek zdefiniowanymi wcześniej na platformie Sheepla. W tym celu wchodzimy w zakładkę Sheepla Ustawienia. Krok 9 W polu Ustawienia sposobów dostawy łączymy metody dostawy z szablonami Sheepla. Dzięki temu każde z zamówień składanych w sklepie Shoplo będzie przypisywane do konkretnego szablonu dostawy i przetwarzane przez Sheepla. Rys. 51 Łączenie metod dostawy z szablonami przesyłek Strona 37 z 45
9.3 Obsługa zamówień i generowanie dokumentów przewozowych Zamówienia złożone w sklepie Shoplo pobierają się do aplikacji Sheepla zainstalowanej w panelu administracyjnym sklepu, a także do platformy Sheepla. Krok 1 Logujemy się do panelu administracyjnego Shoplo i następnie wchodzimy do aplikacji Sheepla do zakładki Zamówienia. Krok 2 Jeżeli system nie zsynchronizował się automatycznie, należy kliknąć na przycisk Synchronizuj. Rys. 52 Synchronizacja zamówienia Krok 3 Jeżeli nie zaznaczyliśmy wcześniej opcji Automatycznie zatwierdź nowe przesyłki w panelu administracyjnym Sheepla, należy zatwierdzić przesyłkę w widgetcie Sheepla. W tym celu klikamy na przycisk Wyślij. Krok 4 W osobnym oknie otworzy się widget Sheepla, który zawiera dane dotyczące przesyłki. Przed zatwierdzeniem przesyłki istnieje możliwość edytowania jej m.in. można dokonać zmiany rozmiaru opakowania (InPost, Poczta Polska) czy dodać komentarz do etykiety. Zamówienie można też edytować w panelu Sheepla. Krok 5 Jeżeli wszystkie informacje są poprawne, klikamy na link Zatwierdź przesyłkę. W ten sposób przesyłce zostanie nadany numer CTN oraz wygenerowany zostanie list przewozowy lub etykieta termiczna. Strona 38 z 45
Rys. 53 Zatwierdzanie przesyłki w widgetcie Sheepla Krok 6 Po zatwierdzeniu przesyłki wyświetli się link List lub Drukuj etykietę, który należy kliknąć w celu pobrania dokumentu lub wysłania go do drukarki termicznej. Dodatkowo, można zobaczyć historię oraz szczegóły przesyłki, które są wyświetlane w nowym okienku. Ponadto, można też utworzyć kolejną przesyłkę dla tego samego zamówienia. WAŻNE: Istnieje możliwość zautomatyzowania tego kroku tak, aby wszystkie przesyłki tworzyły się automatycznie. Należy jednak pamiętać, że w przypadku nadawania paczek do Paczkomatu, listy mają swój termin ważności. Strona 39 z 45
Rys. 54 Podgląd zatwierdzonej przesyłki WAŻNE: W przypadku wystąpienia błędu w synchronizacji danych lub tworzenia przesyłki, należy sprawdzić status błędu w panelu Sheepla, logując się na swoje konto. 9.4 Zarządzanie tabelą z przesyłkami z panelu administracyjnego sklepu Shoplo Tabela przesyłek to element aplikacji Sheepla, który umożliwia podgląd wszystkich przesyłek tworzonych na podstawie zamówień, jakie spłynęły do sklepu. Dostęp do tabeli Strona 40 z 45
jest możliwy po zalogowaniu się do panelu Shoplo i wejściu do aplikacji Sheepla do zakładki Przesyłki. Tabela przesyłek zawiera takie dane, jak: ID zamówienia, #CTN (numer przesyłki nadawany przez kuriera), przewoźnik, usługa, status przesyłki, aktualizacja, data utworzenia. Każda kolumna tabeli przesyłek ma filtr wyszukiwania ułatwiający znalezienie konkretnej frazy lub rekordów zawierających frazę. Wyszukiwanie następuje po wpisaniu frazy w okno danej kolumny i naciśnięciu przycisku Rys. 55 Tabela przesyłek Ostatnia kolumna każdego wiersza może zawierać następujące linki: Historia, List, Drukuj etykietę, Raport zbiorczy, Błędy. Historia jest szybkim podglądem zamówienia, zawierającym takie dane jak ID zamówienia, #EDTN (nr zamówienia nadawany przez Sheepla) oraz historyczne statusy przesyłki. Strona 41 z 45
Rys. 56 Okno historii przesyłki Link List przekierowuje do listu przewozowego, który zostaje automatycznie pobrany w formacie PDF. Podobnie działa link Drukuj etykietę z tą różnicą, że plik jest automatycznie przekazywany do drukowania. Link Raport zbiorczy dostępny jest dla przesyłek, dla których dokument został już wygenerowany. Po kliknięciu na łącze plik zostaje automatycznie pobrany w formacie PDF. Błędy to bardzo pomocny link, który przekierowuje na stronę, na której podana jest informacja o przyczynie odrzucenia zgłoszenia przesyłki. Rys. 57 Strona wyświetlona po naciśnięciu łącza Błędy 9.5 Przygotowywanie raportu zbiorczego Krok 1 W panelu administracyjnym sklepu wchodzimy do aplikacji Sheepla do zakładki Przesyłki. Następnie najeżdżamy na przycisk Raport zbiorczy i wybieramy przewoźnika, dla którego chcemy wygenerować dokument. Strona 42 z 45
Rys. 58 Wybór przewoźnika przy generowaniu raportów zbiorczych WAŻNE: Dla Paczkomatów funkcja przygotowywania raportów zbiorczych jest aktywna tylko w sytuacji, jeśli przesyłki odbierane są bezpośrednio przez kuriera, a nie są nadawane w Paczkomacie. Krok 2 W osobnym oknie pokaże się lista zatwierdzonych przesyłek, dla których można wydrukować raport. Jeżeli nie chcemy w danej chwili wysłać wszystkich paczek, usuwamy pojedyncze przesyłki za pomocą przycisku Usuń. Usunięte przesyłki zostaną dodane do kolejnego raportu. Krok 3 Po wybraniu przesyłek klikamy którym pojawi się informacja o utworzonym raporcie, klikamy OK. W kolejnym oknie, w Rys. 59 Generowanie raportu zbiorczego Strona 43 z 45
Krok 4 Możliwość ściągnięcia raportu pojawi nam się przy zamówieniach wchodzących w skład wygenerowanego raportu. WAŻNE: Raport zbiorczy można wygenerować tylko raz. Po wygenerowaniu można go później jedynie wyświetlić. 9.6 Zamawianie kuriera Krok 1 W panelu administracyjnym sklepu wchodzimy do aplikacji Sheepla do zakładki Przesyłki. Następnie najeżdżamy na przycisk Zamów kuriera i wybieramy przewoźnika, który ma odebrać przesyłki. Rys. 60 Wybór przewoźnika przy zamawianiu kuriera Krok 2 W osobnym oknie pokaże się lista zatwierdzonych przesyłek obsługiwanych przez danego przewoźnika, oczekujących na wysyłkę. Rys. 61 Wybór parametrów przy zamawianiu kuriera Strona 44 z 45
Krok 3 Za pomocą czerwonego krzyżyka można usunąć z listy te przesyłki, których nie zamierzamy wysyłać. Krok 4 W oknie wybieramy datę odbioru oraz przedział godzinowy, w którym ma się pojawić kurier. Krok 5 Na dole okna w polu wpisujemy uwagi dla kuriera (opcjonalne). Krok 6 Potwierdzamy zamówienia kuriera poprzez kliknięcie przycisku WAŻNE: Dla InPostu zamawianie kuriera jest możliwe po uprzednim zdefiniowaniu punktu odbioru paczek na koncie Managera (Paczkomaty.pl) oraz zaznaczeniu tego punktu w ustawieniach Przewoźników w panelu Sheepla. W przypadku Paczki w Ruchu należy podpisać wcześniej umowę oraz ustalić odbiór paczek indywidualnie z opiekunem handlowym. Funkcja nie jest dostępna dla przewoźników zintegrowanych przez Apaczkę. Jeżeli nasza umowa z kurierem przewiduje ustalone stałe podjazdy, nie trzeba oddzielnie zamawiać kuriera. Jeżeli masz pytania lub wątpliwości dotyczące poprawnej instalacji i konfiguracji Sheepla, zachęcamy do kontaktu e-mailowego: contact-pl@sheepla.com. Strona 45 z 45