Spis treści. Wstęp... 7

Spis treści Wstęp.............................................................. 7 Rozdział 1. Struktura organizacyjna ewolucja poglądów............. 13 1.1. Postrzeganie struktury organizacyjnej w wybranych nurtach nauk o zarządzaniu....................................................... 13 1.2. Pojęcie i funkcje struktury organizacyjnej........................... 20 1.3. Wymiary struktury organizacyjnej.................................. 24 1.4. Składniki struktury organizacyjnej................................. 27 1.5. Czynniki strukturotwórcze........................................ 29 1.6. Rozwój poszczególnych koncepcji struktur organizacyjnych........... 38 Rozdział 2. Struktury zadaniowe istota i występowanie............... 43 2.1. Definicje struktury zadaniowej..................................... 43 2.2. Istota, odmiany i funkcje struktur zadaniowych...................... 48 2.3. Badanie i opis struktury zadaniowej................................ 58 2.4. Występowanie struktur zadaniowych w świetle wyników badań empirycznych........................................................ 63 2.4.1. Metodyka badań............................................ 64 2.4.2. Charakterystyka prób badawczych............................ 65 2.4.3. Zespoły zadaniowe w przedsiębiorstwach funkcjonujących w Polsce 68 2.4.4. Zespoły zadaniowe w przedsiębiorstwach funkcjonujących za granicą....................................................... 73 2.4.5. Powszechność i intensywność zespołów zadaniowych konkluzje 76 Rozdział 3. Składniki struktury zadaniowej........................... 78 3.1. Stanowiska i jednostki organizacyjne w strukturach zadaniowych...... 78 3.1.1. Stanowiska pracy w zespołach zadaniowych................... 78 3.1.2. Pojęcie i charakterystyka zespołów zadaniowych............... 79 3.1.3. Przegląd dotychczasowych typologii zespołów zadaniowych..... 80 3.1.4. Propozycja typologii zadaniowych jednostek organizacyjnych... 83 3.2. Relacje w strukturach zadaniowych................................ 90 3.2.1. Relacje służbowe........................................... 90 3.2.2. Relacje funkcjonalne........................................ 97 3.2.3. Relacje informacyjne....................................... 100 3.2.4. Relacje techniczne.......................................... 104 Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 5 2011-12-07 08:19:32

6 Spis treści Rozdział 4. Własności i mechanizmy struktur zadaniowych............. 106 4.1. Tymczasowość składników struktury zadaniowej i łączących je relacji... 106 4.2. Nieścisły i płynny podział pracy................................... 108 4.3. Niski poziom formalizacji działań.................................. 112 4.4. Zróżnicowanie i asymetria........................................ 119 4.5. Heterarchia...................................................... 123 4.6. Autodynamizm.................................................. 131 Rozdział 5. Uwarunkowania struktur zadaniowych.................... 136 5.1. Ogólna systematyka uwarunkowań................................. 136 5.2. Czynniki zewnętrzne............................................. 141 5.2.1. Globalizacja gospodarki (internacjonalizacja działalności)....... 141 5.2.2. Zmiany technologiczne...................................... 143 5.2.3. Zmiany społeczne.......................................... 144 5.2.4. Długość cyklu życia produktów i usług........................ 145 5.2.5. Kultura narodowa.......................................... 146 5.2.6. Współczesne koncepcje i metody zarządzania.................. 147 5.2.7. Pozostałe czynniki zewnętrzne............................... 152 5.3. Czynniki wewnętrzne............................................. 153 5.3.1. Niski stopień zaspokajania potrzeb członków organizacji....... 154 5.3.2. Brak akceptacji heterarchii i niechęć do delegowania uprawnień 158 5.3.3. Niski poziom motywacji pracowników do pracy w zespołach zadaniowych............................................... 161 5.3.4. Występowanie konfliktów wśród kierownictwa................ 164 5.3.5. Trudności w wymianie wiedzy i doświadczeń................. 168 5.3.6. Brak kwalifikacji i doświadczeń związanych z zarządzaniem projektami................................................... 171 5.3.7. Wielkość organizacji....................................... 172 5.3.8. Strategia organizacji....................................... 173 5.3.9. Kultura organizacyjna...................................... 175 5.3.10. Pozostałe czynniki wewnętrzne.............................. 178 5.4. Możliwości kształtowania uwarunkowań struktur zadaniowych........ 184 Zakończenie........................................................ 188 Załącznik 1.......................................................... 191 Załącznik 2.......................................................... 197 Załącznik 3.......................................................... 208 Literatura........................................................... 210 Spis rysunków....................................................... 220 Spis tabel........................................................... 222 Summary........................................................... 223 Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 6 2011-12-07 08:19:32

Wstęp Przedstawiciele środowisk naukowych i praktyki gospodarczej od dziesięcioleci zgodnie wskazują na nieunikniony zmierzch hierarchicznych struktur organizacyjnych i rozwój form zbliżonych do modelu organicznego (zob. np.: [Handy 1996, s. 43; Peters 1989, s. 355; Bieniok, Rokita 1984, s. 98; Dillow 2007, s. 277]). Przykładowo A. Toffler w Szoku przyszłości przewidywał, że do 2000 roku ponad 65% osób w Stanach Zjednoczonych zatrudnionych będzie w organizacjach posiadających niehierarchiczne, wysoce organiczne struktury sieciowe [Toffler 1974, s. 171]. Rozwiązania tego typu w złożonym i zmiennym otoczeniu wykazują bowiem większą sprawność niż struktury tradycyjne, m.in. dzięki wykorzystaniu poziomych zespołów zadaniowych, powoływanych do realizacji konkretnych przedsięwzięć, przewadze relacji funkcjonalnych czy przechodniości uprawnień decyzyjnych [Burns, Stalker 1961, s. 5; Lawrence, Lorsch 1967, s. 103]. W teorii zarządzania powstały i rozwijają się liczne koncepcje elastycznych struktur organizacyjnych, zbliżonych do siebie pod względem istoty, a określanych jako struktury zadaniowe, projektowe, zespołowe lub doraźne [Bieniok, Rokita 1984, s. 104; Robbins, DeCenzo 2002, s. 248; Chrościcki 2001, s. 40; Bielski 2002, s. 148; Strategor 1997, s. 367; Webber 1990, s. 383]. Pomimo różnic w stosowanej terminologii wszystkie wskazane koncepcje struktur organizacyjnych posiadają wspólne własności, takie jak tymczasowy charakter jednostek organizacyjnych, płynny podział pracy, niewielki poziom formalizacji oraz wielość i przechodniość ośrodków władzy. Wszystkie bazują również na podobnych składnikach oraz mechanizmach tworzenia i przekształcania się. Ze względu na sygnalizowane podobieństwa, wspólne cechy i składniki autor zalicza wszystkie te rozwiązania do jednej grupy szeroko rozumianych struktur zadaniowych. Obserwacje i badania praktyki zarządzania wskazują, że struktury zadaniowe w rzeczywistości nie występują tak powszechnie, jak prognozowano, a konkretne przykłady ich zastosowania pokazują, że ich wykorzystaniu towarzyszą zwykle liczne problemy i ograniczenia. Rodzą się więc pytania o przyczyny takiego stanu rzeczy. Pytania te okazują się być szczególnie ważne w obliczu ciągłych zmian zachodzących w środowisku współczesnych organizacji, a związanych m.in. z postępem technicznym, globalizacją gospodarki czy zmianami społecznymi. Czynniki te powodują bowiem wzrost burzliwości i niepewności otoczenia, a tym samym powinny dodatkowo stymulować proces rozwoju nowoczesnych form organizacyjnych i wypierania tradycyjnych struktur organizacyjnych 1. Dlaczego zatem, pomimo licznych 1 Przez tradycyjne struktury organizacyjne autor rozumie ogół rozwiązań strukturalnych, charakteryzujących się rozbudowaną hierarchią organizacyjną, jednoosobowym kierownictwem, specjalizacją głównych jednostek według funkcji, wysokim poziomem formalizacji itd. Struktury tego typu nazywane są także klasycznymi i pod względem budowy zbliżone są do modelu mechanistycznego T. Burnsa i G. Stalkera. Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 7 2011-12-07 08:19:32

8 Wstęp zalet struktur zadaniowych, przy jednoczesnym występowaniu w otoczeniu przywołanych czynników sprzyjających rozwojowi tego rodzaju rozwiązań, upowszechnianie się struktur zadaniowych jest nadal mocno ograniczone? Problem podjęty w niniejszej pracy dotyczy istoty, budowy oraz możliwości rozwoju struktur zadaniowych, a wyartykułować go można w formie następujących pytań badawczych: Co charakterystycznego jest w strukturach zadaniowych, w ich składnikach, własnościach i mechanizmach, co odróżnia je od tradycyjnych struktur organizacyjnych? Czy owe własności (osobliwości) struktur zadaniowych stymulują, czy ograniczają ich rozwój i upowszechnianie? Jakie czynniki wewnętrzne i zewnętrzne wpływają na rozwój struktur zadaniowych i jaki jest kierunek oddziaływania tych czynników? Poszukiwanie odpowiedzi na przedstawione pytania stanowiło przesłankę do realizacji projektu badawczego poświęconego szeroko pojmowanym strukturom zadaniowym. Głównym celem niniejszej pracy i realizowanych na jej potrzeby badań empirycznych jest poznanie, zrozumienie i wyjaśnienie istoty, własności i uwarunkowań struktur zadaniowych. Tak ogólnie sformułowany cel badawczy został rozwinięty w postaci celów szczegółowych, wśród których wskazać należy m.in.: a) analizę literatury przedmiotu w obszarze podstaw teoretycznych, dotyczących istoty, budowy oraz rozwoju struktur zadaniowych, b) badanie powszechności występowania struktur zadaniowych w przedsiębiorstwach prowadzących działalność w Polsce i za granicą, wraz z próbą identyfikacji zmiennych kontekstowych, wpływających na powszechność występowania i zaawansowanie struktur zadaniowych, c) badanie podstawowych składników struktur zadaniowych, tj. zespołów zadaniowych, i ukazanie, jakie zadania realizują, jak umiejscowione są w strukturze organizacyjnej, w jaki sposób ich istnienie i funkcjonowanie zostały odzwierciedlone w dokumentacji organizacyjnej, jakie problemy i korzyści im towarzyszą itd., d) identyfikację własności (osobliwości) i mechanizmów charakterystycznych dla struktur zadaniowych, e) identyfikację zewnętrznych i wewnętrznych uwarunkowań rozwoju struktur zadaniowych, tj. zarówno czynników stymulujących, jak i ograniczających rozwój i upowszechnianie się tej grupy rozwiązań strukturalnych. Przedstawione cele badawcze są ze sobą powiązane i uzupełniają się wzajemnie, umożliwiając głębsze poznanie istoty i zasad budowy struktur zadaniowych z różnych perspektyw. W literaturze odczuwany jest niedosyt opracowań i wyników badań rozwiązujących tak postawione problemy w sposób całościowy. Przedstawiony problem badawczy jest niezwykle ważny w kontekście zakresu i dynamiki zmian zachodzących we współczesnych organizacjach i w środowisku, w jakim funkcjonują. Obecne organizacje zmieniają się w sposób zasadniczy sto- Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 8 2011-12-07 08:19:33

Wstęp 9 sują elastyczne strategie, wdrażają nowoczesne systemy wspomagania zarządzania, rozwijają potencjał ludzki, koncentrują się na zasobach wiedzy itd., a jednocześnie wiele z nich nadal posiada tradycyjne struktury organizacyjne z rozbudowaną hierarchią organizacyjną i funkcjonalnym podziałem pracy. Mimo iż rozwiązania strukturalne tego typu nie są dostosowane do panujących warunków zewnętrznych i pozostałych składników organizacji, to nadal istnieją i są powszechne, a nowoczesne struktury organizacyjne nie są w stanie ich zastąpić [Leavitt 2005, s. 50]. Brak jest jednocześnie ugruntowanej wiedzy, pozwalającej wyjaśnić przyczyny takiego stanu rzeczy. W naukach o zarządzaniu widoczna jest w tym obszarze pewna luka. W drugiej połowie ubiegłego wieku problematyka struktur organizacyjnych była jedną z ważniejszych i najczęściej badanych w ramach nauk o zarządzaniu. Powstał w związku z tym spory i uporządkowany dorobek. Późniejszy rozwój zarządzania strategicznego, marketingu oraz rozmaitych współczesnych koncepcji i metod zarządzania spowodował zmniejszenie zainteresowania środowiska naukowego zagadnieniami dotyczącymi struktur organizacyjnych. Koncepcje i charakterystyki nowych struktur organizacyjnych (w tym struktur zadaniowych), powstałe w drugiej połowie ubiegłego wieku, mają dość ogólny charakter, a w wielu przypadkach nie zostały sprawdzone na gruncie praktycznym i dostosowane do obecnych warunków, np. nie uwzględniają obecnego stanu rozwoju technologii informacyjno-komunikacyjnych czy cech współczesnego społeczeństwa. Zamiarem autora jest uporządkowanie wiedzy na temat struktur zadaniowych, a także próba choćby częściowego wypełnienia sygnalizowanej luki. W pracy wykorzystano studia krajowej i zagranicznej literatury przedmiotu oraz wyniki własnych badań empirycznych, przeprowadzonych w ramach kilkuetapowego projektu badawczego, obejmującego: a) badania ankietowe przeprowadzone w przedsiębiorstwach prowadzących działalność na terenie Polski, b) pogłębione badania terenowe przeprowadzone w przedsiębiorstwach i jednostkach sektora publicznego funkcjonujących w kraju, c) badania ankietowe przeprowadzone w przedsiębiorstwach prowadzących działalność za granicą 2. Badania ankietowe w przedsiębiorstwach funkcjonujących w Polsce przeprowadzone zostały w latach 2008-2009, a objęto nimi 73 przedsiębiorstwa oraz 126 zespołów zadaniowych, działających w tych przedsiębiorstwach 3. Ich celem było badanie 2 W pierwszym etapie badaniami ankietowymi objęto przedsiębiorstwa prowadzące działalność na terenie Polski. W grupie tej znalazły się przedsiębiorstwa z kapitałem wyłącznie krajowym i podmioty z udziałem kapitału zagranicznego (szerszy opis próby badawczej w podrozdziale 2.4.2). W dalszej części opracowania wszystkie te przedsiębiorstwa określane są często skrótowo jako polskie dla odróżnienia ich od przedsiębiorstw prowadzących działalność za granicą. Przedsiębiorstwa mające siedzibę i działające za granicą, umownie określane jako zagraniczne badane były w trzecim etapie badań. 3 Bardziej szczegółowy opis procedury badawczej i wykorzystanych narzędzi, a także charakterystykę próby badawczej przedstawiono w rozdziale 2, bezpośrednio przed prezentacją wyników badań. Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 9 2011-12-07 08:19:33

10 Wstęp powszechności występowania struktur zadaniowych i ich składników (zespołów zadaniowych) oraz próba identyfikacji czynników wpływających na ich występowanie i zaawansowanie. Badania terenowe stanowiły pogłębienie badań ankietowych i zostały przeprowadzone w formie przekrojowych studiów przypadku (cross case study research design) [Geddes 2006, s. 89]. W badaniach tych do zbierania danych i informacji wykorzystano głównie analizę dokumentacji organizacyjnej oraz wywiady skategoryzowane z kadrą kierowniczą i pracownikami. Zgodnie z założeniami triangulacji badane zjawiska starano się analizować z wielu różnych perspektyw, wykorzystując przy tym kilka niezależnych źródeł informacji, np. różnym osobom zadawano te same pytania, a następnie porównywano odpowiedzi i dodatkowo zestawiano je z wynikami analizy dokumentacji organizacyjnej i projektowej 4. Metoda studium przypadku, zdaniem wielu autorów, jest odpowiednia ze względu na cel omawianego etapu badań, jakim było poznanie i wyjaśnienie zasad budowy, własności i mechanizmów struktur zadaniowych [Gerring 2007, s. 28; Creswell 2009, s. 4]. Zastosowanie tej metody umożliwia bowiem przeprowadzenie pogłębionych badań określonych zjawisk z uwzględnieniem kontekstu sytuacyjnego, co nie jest możliwe przy wykorzystaniu badań ilościowych [Yin 2009, s. 7; Geddes 2006, s. 124]. Omawiane badania terenowe i badania ankietowe łączą się i dopełniają wzajemnie, umożliwiając analizę badanych zjawisk z różnych perspektyw i z wykorzystaniem różnych narzędzi. Ostatni etap to badania ankietowe przeprowadzone w 2010 roku w przedsiębiorstwach zagranicznych. Cele i narzędzia badawcze były analogiczne do wykorzystanych w badaniach przedsiębiorstw krajowych, dzięki czemu istnieje możliwość porównywania wyników pomiędzy obiema grupami. Ankietę skierowano do ponad tysiąca firm, mających siedzibę i prowadzących działalność w pięciu krajach członkowskich Unii Europejskiej (Niemcy, Wielka Brytania, Francja, Hiszpania i Włochy), uzyskując ostatecznie 68 odpowiedzi zwrotnych 5. Badania terenowe w przedsiębiorstwach krajowych i badania ankietowe przedsiębiorstw zagranicznych (punkty b i c) finansowane były ze środków na naukę w latach 2009-2011 jako projekt badawczy pt. Własności i uwarunkowania struktur zadaniowych, nr 2636/B/H03/2009/36. Dodatkowym źródłem informacji na temat funkcjonowania zespołów zadaniowych były kilkuletnie doświadczenia autora, wynikające z bezpośredniego zaangażowania w prace zespołów zadaniowych. Były to projekty szkoleniowe, rozwojowe i innowacyjne, prowadzone w ostatnich pięciu latach przez Uniwersytet Ekonomicz- 4 Dobór podmiotów do badań terenowych miał charakter celowy. Zgodnie z założeniami metody przekrojowego studium przypadku (cross case study) na podstawie badań ankietowych wytypowano do pogłębionych badań przedsiębiorstwa o różnej wielkości, profilu działalności, branży itd., posiadające struktury zadaniowe o różnym poziomie zaawansowania. 5 Szczegóły dotyczące badań w przedsiębiorstwach zagranicznych, podobnie jak w przypadku pierwszego projektu, przedstawione zostały w rozdziale 2. Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 10 2011-12-07 08:19:33

Wstęp 11 ny we Wrocławiu, jak również liczne przedsięwzięcia szkoleniowe, doradcze i wdrożeniowe, realizowane w ramach współpracy z instytucjami zewnętrznymi. Problemowi badawczemu i sformułowanym celom podporządkowany został układ niniejszej pracy. Całość opracowania złożona jest z pięciu logicznie uporządkowanych części, charakteryzujących poszczególne aspekty struktur zadaniowych w ujęciu literaturowym i empirycznym. Pierwszy rozdział ma charakter wprowadzenia do problematyki struktur organizacyjnych. Bazuje przede wszystkim na studiach literaturowych i poświęcony został ogólnym zagadnieniom struktury organizacyjnej. Przybliżono w nim pojęcie struktury organizacyjnej, jej składniki, wymiary i funkcje, czynniki strukturotwórcze, sposoby postrzegania struktury organizacyjnej przez przedstawicieli różnych kierunków zarządzania, a także ewolucję stosowanych form strukturalnych. Część ta stanowi podstawę do dalszych, bardziej szczegółowych rozważań. Treści przedstawione w drugim rozdziale dotyczą różnych definicji i ujęć struktur zadaniowych, funkcji, jakie pełnią, oraz sposobów ich badania i opisu. Zawarto w nim różnorodne podejścia i charakterystyki, proponowane przez autorów krajowych i zagranicznych. Rozdział kończy się prezentacją metodyki i wyników badań empirycznych, poświęconych występowaniu struktur zadaniowych i ich elementów w przedsiębiorstwach funkcjonujących w kraju i za granicą. W trzecim rozdziale scharakteryzowane zostały składniki, z jakich zbudowane są struktury zadaniowe. Przedstawiono przegląd typologii zespołów zadaniowych oraz własną propozycję ich uporządkowania. Wyróżniono i scharakteryzowano również różne rodzaje i odmiany relacji organizacyjnych występujących w strukturach zadaniowych. Opracowane typologie powstały na podstawie połączenia dotychczasowych koncepcji podziału z wynikami przeprowadzonych badań. Rozdział czwarty zawiera pogłębioną charakterystykę unikatowych własności struktur zadaniowych oraz mechanizmów ich przekształcania. Wybrane zostały najważniejsze własności i mechanizmy struktur zadaniowych, stanowiące o ich specyfice i w największym stopniu odróżniające je od tradycyjnych struktur organizacyjnych. W ostatnim rozdziale opisane zostały zewnętrzne i wewnętrzne uwarunkowania struktur zadaniowych, wraz z próbą określenia charakteru i kierunku ich oddziaływania. Wśród czynników sprzyjających i ograniczających rozwój struktur zadaniowych opisane zostały zarówno czynniki prezentowane w literaturze przedmiotu, jak i nowe, które autor zidentyfikował w przeprowadzonych badaniach. Poznanie i opisanie wskazanych aspektów struktur zadaniowych, na podstawie studiów literatury i w świetle wyników przeprowadzonych badań empirycznych, ma na celu przede wszystkim poszerzenie i uporządkowanie wiedzy na ich temat. Celem dodatkowym tej pracy jest wskazanie nowych, potencjalnych obszarów badawczych, oraz zainspirowanie do podejmowania dalszych badań poświęconych nowoczesnym strukturom organizacyjnym. Struktury zadaniowe_lichtarski_księga1.indb 11 2011-12-07 08:19:33