Przewodnik dla składających wnioski do konkursu FP7-ICT-2009-5 oraz innych konkursów 7. Programu Ramowego Unii Europejskiej

Przewodnik dla składających wnioski do konkursu FP7-ICT-2009-5 oraz innych konkursów 7. Programu Ramowego Unii Europejskiej

Wstęp... 2 1) Zapoznanie się z tematyką konkursu... 2 2) Tworzenie konsorcjum... 3 3) Pre-proposal check... 5 4) Pisanie wniosku... 6 5) Składanie wniosku za pośrednictwem systemu EPSS... 9 6) Po złoŝeniu wniosku... 15 Wstęp 31 lipca zostanie otwarty 5 konkurs w obszarze ICT 7. Programu Ramowego o łącznym budŝecie wynoszącym 802 miliony euro. Z uwagi tak znaczącą sumę do podziału, warto rzetelnie przygotować się do uczestnictwa w konkursie. Jednak jak to zrobić? Jak napisać wniosek, który będzie miał szanse powodzenia? Gdzie szukać informacji? PoniŜszy przewodnik powinien udzielić odpowiedzi na pojawiające się pytania. 1) Zapoznanie się z tematyką konkursu Nawet najlepszy pomysł, przedstawiony w bardzo dobrze napisanym wniosku, nie będzie miał szans na realizację, jeśli nie wpasuje się w wyznaczoną tematykę konkursową. Cele (Objectives), w ramach których składane mogą być wnioski, znajdują się w ogłoszeniu o konkursie (Call fiche). Cała dokumentacja konkursowa, a wśród niej Call fiche, publikowana jest na stronach CORDIS w dniu ogłoszenia konkursu. Aby ją odnaleźć, naleŝy wybrać na głównej stronie 7. Programu Ramowego (www.cordis.europa.eu/fp7) opcję Find a call w panelu bocznym. Wyświetlone zostaną wówczas zakładki przedstawiające poszczególne programy szczegółowe 7. Programu Ramowego, w ramach których uruchamiane są konkursy. Call o identyfikatorze FP7-ICT-2009-5 znajdą Państwo zaraz po jego otwarciu poprzez kliknięcie na zakładkę Cooperation. 2

Wybranie interesującego Państwa konkursu uruchomi jego stronę, na której znajdują się wszystkie dokumenty niezbędne do prawidłowego przygotowania wniosku. Są one zebrane w tzw. Information Package, po którego rozwinięciu wyświetlone zostaną pliki z dokumentami moŝliwe do ściągnięcia na dysk lub wysłania na adres email. NaleŜą do nich m.in.: Ogłoszenie o konkursie (Call fiche), Programy Pracy wraz z Aneksami (Work Programme, Work Programme - General Annexes), Przewodniki dla aplikujących (Guide for applicants), FP7 Factsheets. NaleŜy koniecznie zwrócić uwagę na korzystanie z dokumentów właściwych dla typu projektu, jaki chcą Państwo realizować. Dotyczy to głównie Przewodników dla aplikujących (Guide for applicants), które są publikowane osobno dla kaŝdego systemu finansowania (typu projektu). Posługiwanie się przewodnikiem dla niewłaściwego systemu finansowania moŝe skutkować napisaniem wniosku, który nie będzie spełniał kryteriów formalnych i nie zostanie dopuszczony do ewaluacji. Program pracy na lata 2009-2010 (ICT Work Programme 2009-10) dostępny jest równieŝ na stronie http://cordis.europa.eu/fp7/ict/ 2) Tworzenie konsorcjum Zdecydowana większość projektów w programie szczegółowym Współpraca (Cooperation) jest realizowana przez międzynarodowe konsorcja. Ich skład i wielkość zaleŝą od wielkości projektu, a takŝe wytycznych odnośnie konkursu. Jeśli Państwa pomysł odpowiada planowanej tematyce konkursu, naleŝy przystąpić do tworzenia takiego konsorcjum. Jest na to kilka sposobów, zaś wybór konkretnego zaleŝy m.in. od posiadanych przez Państwa kontaktów oraz roli, jaką zamierzają Państwo pełnić w projekcie. Jeśli lista kontaktów jest długa, naleŝy w pierwszej kolejności poinformować o swoim pomyśle zaprzyjaźnione i sprawdzone juŝ jednostki, na których wiadomo, Ŝe będzie moŝna polegać w trakcie realizacji projektu. Przy okazji, jeśli nie posiadamy doświadczenia wymaganego do koordynowania projektem, moŝna tu zadać pytanie, czy któraś z tych jednostek nie podjęłaby się roli koordynatora projektu. W przypadku, gdy Państwa jednostka nie posiada odpowiedniej bazy parterów, serwis internetowy CORDIS umoŝliwi ich pozyskanie! W tym celu naleŝy zarejestrować się w bazie 3

i liczyć, Ŝe nasz profil zostanie dostrzeŝony, bądź teŝ skorzystać z bazy jako wyszukiwarki i samemu znaleźć, a następnie zaprosić inne jednostki do projektu. Jak to zrobić? W lewym oknie na stronie www.cordis.europa.eu/fp7 znajduje się opcja Find project partners, po wybraniu której wyświetli się Państwu wyszukiwarka partnerów (wg programu, kraju lub słów kluczowych). Na samym dole wyświetlonej strony znajduje się zaś link do strony umoŝliwiającej zarejestrowanie swojego profilu w bazie. Wystarczy klinąć na Advertise your partnering needs by publishing your own online profile i kierować się wskazówkami zawartymi na otwartej stronie. Poszukiwanie partnerów umoŝliwiają teŝ inne serwisy internetowe: Ideal-ist Partner Search - dla organizacji zainteresowanych międzynarodowymi projektami badawczymi realizowanymi w priorytecie ICT. Zapytania o współpracę rozsyłane są do ponad 50 000 europejskich organizacji badawczych. Z systemu moŝna korzystać w dwojaki sposób: aktywny - gdy organizacja chce zainicjować własny projekt, bądź pasywny - gdy organizacja chce dostawać informacje o projektach poszukujących partnerów. Rejestracji w serwisie dokonywać moŝna pod adresem: http://www.ideal-ist.net CORDIS MarketPlace - serwis zawierający wyniki projektów badawczorozwojowych, gdzie moŝna poszukać nowych moŝliwości i kontaktów komercyjnych dotyczących innowacyjnych technologii: http://cordis.europa.eu/marketplace Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE - strona KPK zwiera dział poświęcony poszukiwaniu partnerów do projektów: http://www.kpk.gov.pl/7pr/pp/index.html Zachęcamy Państwa równieŝ do uczestnictwa w międzynarodowych imprezach, których zadaniem jest ułatwienie zdobywania kontaktów. Wydarzenia takie, w szczególności tzw. brokreage events, zapowiadane są z duŝym wyprzedzeniem na stronach: http://cordis.europa.eu/fetch?caller=fp7_events Po skompletowaniu wszystkich uczestników, następuje podpisanie umowy konsorcjum i rozpoczęcie pracy nad przygotowaniem wniosku. 4

3) Pre-proposal check Komisja Europejska oferuje moŝliwość wcześniejszego sprawdzenia, czy zaproponowany przez Państwa projekt wkomponowuje się w tematykę ogłoszonego konkursu. Uzyskać moŝna takŝe informację odnośnie adekwatności konsorcjum powołanego do realizacji projektu. Ubieganie się o taką wstępną ocenę pomysłu jest w pełni opcjonalne (nie jest wymagane przez Komisję), zaleca się jednak skorzystanie z moŝliwości, jakie ta usługa oferuje. Bez uzyskania Pre-proposal check moŝna oczywiście złoŝyć wniosek w normalnym trybie. Formularz, który naleŝy wypełnić w celu ubiegania się o sprawdzenie adekwatności pomysłu lub konsorcjum projektowego, jest dostępny w Aneksie 6 Przewodnika dla aplikujących (Guide for Applicants). NaleŜy go następnie wysłać drogą emailową na odpowiedni adres w Komisji Europejskiej. Zaleca się, by formularze te wysyłać najpóźniej na 4 do 6 tygodni przed zamknięciem konkursu. Pozwoli to Komisji na udzielenie odpowiedzi na tyle wcześnie, by aplikujący zdąŝył jeszcze uwzględnić sugestie Komisji w składanym za pośrednictwem EPSS gotowym wniosku. Porada udzielana przez Komisję jest ściśle nieformalna, niewiąŝąca i nie moŝe w Ŝaden sposób zobligować Komisję do przyjęcia lub odrzucenia wniosku, gdy jest on oficjalnie przedstawiony w późniejszym terminie. Ewaluatorzy, którzy będą oceniać gotową wersję wniosku, nie zostaną poinformowani o wstępnym sprawdzeniu wniosku i odpowiedzi wygenerowanej na tej podstawie. Zaznacza się równieŝ, iŝ usługa Pre-proposal check nie słuŝy do identyfikacji potencjalnych partnerów do konsorcjum. 5

4) Pisanie wniosku W celu przygotowania części merytorycznej wniosku, koordynator zbiera od uczestników konsorcjum opisy ich wkładu w realizację projektu, a następnie, zgodnie ze wskazówkami zawartymi w przewodniku dla aplikujących, łączy wszystko w całość, która będzie stanowić część B wniosku. Zawiera ona merytoryczny opis projektu i jest załączana w systemie EPSS jako plik w formacie PDF (plik nie większy niŝ 10 MB). Część B powinna zawierać opisane poniŝej elementy, jednak dokładnie o ich zawartości decydują wytyczne, które mogą się nieznacznie róŝnić w przypadku kaŝdego konkursu. Sposób dotarcia do wytycznych opisany jest w części dotyczącej systemu EPSS. B1. Scientific and/or technical quality - Naukowo-technologiczna jakość projektu i jego adekwatność do tematu konkursu B1.1. Koncepcja i cele projektu Opis koncepcji projektu i jego główny cel, Opis celów naukowo technologicznych, Wykazanie, Ŝe projekt odnosi się do zagadnień konkursu, Wykazanie, Ŝe cele będą osiągnięte w ramach realizowanego projektu, Opis sposobu weryfikacji rezultatów projektu, Rezultaty projektu powinny być przedstawione w sposób mierzalny (milestones), B1.2 Aspekt innowacyjny w odniesieniu do aktualnego stanu wiedzy Opis aktualnego stanu wiedzy w danej dziedzinie, Opis innowacyjności projektu, Odniesienie do istniejących patentów i osiągnięć w danej dziedzinie, Opis wkładu projektu do obecnego stanu wiedzy i do rozwoju wiedzy w danej dziedzinie, Odniesienie do realizowanych projektów współfinansowanych przez Komisję Europejską, 6

B1.3 Metodologia i plan pracy - Opis proponowanych działań w rozbiciu na pakiety (Workpackage) stanowiące logiczną strukturę, zarządzanie projektem, weryfikacja postępów i rezultatów opis ogólnej strategii i planu pracy, przedstawienie planu pracy w formie wykresu Gantta, szczegółowy opis pakietów pracy (work packages), Tabela 1.3 a lista pakietów pracy, Tabela 1.3 b lista deliverabli (rezultatów projektu), Tabela 1.3 c opis pakietów pracy, Tabela 1.3 d zestawienie osobomiesięcy, Tabela 1.3 e lista punktów zwrotnych, graficzna prezentacja poszczególnych części projektu ukazująca współzaleŝności pomiędzy poszczególnymi pakietami pracy. B2. Implementation - Informacje na temat partnerów i ich roli w projekcie B2.1 Zarządzanie projektem i procedury Opis struktury organizacyjnej projektu, Mechanizmy podejmowania decyzji, Sposoby rozwiązywania konfliktów, Podział obowiązków w konsorcjum pomiędzy partnerami, Wykazanie, Ŝe struktura organizacyjna projektu pasuje do skali projektu i realizowanych zadań, B2.2 Opis kaŝdego z partnerów Krótki opis kaŝdego z partnerów, Ukazanie profilu kaŝdego partnera pod względem zadań realizowanych w projekcie oraz potencjalnych korzyści z udziału w projekcie, Opis kompetencji jednostek naukowo-badawczych, doświadczenie konieczne dla wykonania zadań w projekcie, B2.3 Opis konsorcjum jako całości Wyjaśnienie, w jaki sposób skład konsorcjum jest zbalansowany w stosunku do stawianych sobie celów (partnerzy przemysłowi powinni pełnić wiodącą rolę w projekcie), Opis zaangaŝowania partnerów przemysłowych i komercyjnych w procesie wykorzystania rezultatów projektu, 7

Wykazanie roli partnerów w osiąganiu wspólnych celów, Wykazanie komplementarności partnerów przy realizacji zadań, B2.4 Opis zasobów Opis środków i zasobów wykorzystanych do realizacji projektu (budŝet, personel, sprzęt itp.) W jaki sposób zastosowane środki są spójne z projektem, Uzasadnienie, w jaki sposób budŝet odnosi się do zadań określonych w planie pracy, Uzasadnienie, Ŝe budŝet koreluje z zadaniami, jakie mają wykonać poszczególni partnerzy, Uzasadnienie celowości zastosowanych zasobów. B3. Impact - Informacja na temat korzyści będących wynikiem rezultatów projektu B3.1 Oczekiwane rezultaty wymienione w programie pracy Uzasadnienie znaczenia rezultatów projektu i ich wpływu na cele wymienione w programie pracy projektu, Uzasadnienie komercyjnego znaczenia projektu, Opis wpływu projektu na rozwój Ŝycia społecznego, Wyjaśnienie ponadnarodowego charakteru projektu; jak zwiększy się międzynarodowa współpraca technologiczna pomiędzy MSP oraz pomiędzy MSP a organizacjami badawczymi lub innymi na europejskim poziomie, Uzasadnienie, Ŝe projekt ma wymiar europejski, a nie lokalny/regionalny B3.2 Rozpowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektu, zarządzanie własnością intelektualną (IPR) Wyjaśnienie, w jaki sposób partnerzy projektu zorganizują podział własności intelektualnej, MoŜliwość zawarcia umowy w ramach konsorcjum regulującej IPR, Jak konsorcjum zamierza chronić, dzielić, zarządzać oraz upowszechniać IPR, Przemysłowe i komercyjne sposoby rozpowszechniania rezultatów projektu, Identyfikacja rezultatów projektu oraz ich wykorzystywane przez MSP. 8

B4. Ethical Issues Kwestie etyczne, które jeśli pojawiają się w projekcie, muszą być opisane: Ochrona danych, Badania nad zwierzętami, Badania na komórkach/embrionach. B5. Consideration of gender aspects aspekty płci, równość szans. 5) Składanie wniosku za pośrednictwem systemu EPSS System elektronicznego składania wniosków EPSS (Electronic Proposal Submission Service) zostaje otwarty najpóźniej na cztery tygodnie przed zamknięciem danego konkursu. Pozwala on aplikującym na złoŝenie pełnego projektu przez internet. WiąŜe się to z faktem, Ŝe w 7. Programie Ramowym całkowicie zrezygnowano z moŝliwości wysyłania wniosków w wersji papierowej. System EPSS jest dostępny za pośrednictwem internetu jako aplikacja sieciowa i wymaga jedynie standardowej przeglądarki internetowej, bez potrzeby posiadania specjalnego oprogramowania. W celu uzyskania dostępu do systemu, uŝytkownik dokonuje wyboru zaproszenia oraz podprogramu, w ramach którego będzie składał wniosek. Dostęp ten uzyskuje się na stronie CORDIS, po wybraniu w lewym oknie Find a call. Po wybraniu odpowiedniego zaproszenia na wskazanej stronie uŝytkownik przejdzie do strony konkretnego zaproszenia. Tutaj, w polu Electronic Proposal Submission Service (EPSS), wybranie stosownego podprogramu i kliknięcie "Idź" ("Go") skieruje uŝytkownika na stronę startową EPSS. 9

Rysunek 1. Strona konkursu w serwisie CORDIS W pierwszej kolejności na stronie EPSS koordynator musi dokonać rejestracji poprzez wypełnienie krótkiego formularza. System wygeneruje następnie nazwy uŝytkownika i hasła, które zostaną przesłane drogą emailową zarówno do koordynatora, jak i kaŝdego z partnerów. Omawiane dane dostępowe dotyczyć będą tylko tego konkretnego konkursu i tego konkretnego, wybranego typu projektu (schematu finansowania). ZłoŜenie projektu do innego schematu finansowania, czy innego konkursu, wymaga kaŝdorazowo ponownej rejestracji. 10

Rysunek 2. Strona startowa EPSS - https://www.epss-fp7.org/epss/welcome.jsp Podczas pierwszego logowania do systemu koordynator dokonuje zmiany swojego hasła oraz haseł pozostałych uczestników projektu, którym następnie przekazuje nowe hasła. Partner w systemie EPSS ma dość ograniczone moŝliwości, które sprowadzają się do dokonywania zmian jedynie w części A2 formularza. Część ta dotyczy informacji administracyjnych o danej jednostce zaangaŝowanej w realizację projektu. Do całej zawartości projektu partnerzy mają z kolei tylko wgląd, bez moŝliwości edycji. Jest ona zarezerwowana dla koordynatora. Tylko koordynator ma prawo do modyfikowania formularzy A oraz części B wniosku wraz z aneksami. Nikt inny nie ma równieŝ uprawnień do załadowania ostatecznej wersji projektu do systemu. 11

Rysunek 3. Strona EPSS logowanie do systemu Podczas składania wniosku naleŝy postępować zgodnie z informacjami wyświetlanymi na ekranie. Wszelkie wątpliwości powinny równieŝ rozwiązać wskazówki zawarte w dokumencie EPSS preparation and submission guide dostępnym dla kaŝdego konkursu i schematu finansowania. W celu złoŝenia projektu w systemie trzeba zasadniczo przejść przez pięć etapów: 1. General tu wyświetlana zostaje informacja o wybranym konkursie, schemacie finansowania, dane koordynatora, status projektu. Jeśli na tym etapie okaŝe się, Ŝe np. błędnie wybrany został schemat finansowania, naleŝy powtórzyć cała procedurę od początku, czyli ponownie zarejestrować się. 2. Proposal setup - w tym miejscu koordynator określa liczbę partnerów, status poszczególnych partnerów, ich adresy emailowe, sposób kalkulacji koszów pośrednich (rzeczywiste lub ryczałtowe). 12

Rysunek 4. Strona EPSS Część A 3. Part A ta część obejmuje informacje administracyjne o koordynatorze i partnerach, składa się z kilku odrębnych formularzy (A1, A2. A3.1 itd.), których liczba zaleŝy od wybranego schematu finansowania. 4. Part B część ta zawiera właściwy wniosek projektowy, czyli opis planowanego przedsięwzięcia, napisany zgodnie ze wskazówkami zawartymi w poszczególnych przewodnikach dla aplikujących. Specjalnie dla tej części wniosku opracowane i zamieszczone w systemie EPSS zostały wzory ułatwiające przygotowanie poprawnego wniosku. MoŜna je ściągnąć na dysk po kliknięciu Download Part B Templates. Po zakończeniu pisania części B wniosku naleŝy ją zachować w postaci pliku PDF (np. przy pomocy programu typu Open Source o nazwie PDFCreator). Pliki o innych rozszerzeniach zostaną automatycznie odrzucone przez system. Nie wolno równieŝ załączać Ŝadnych dodatkowych dokumentów, np. broszur informacyjnych czy ulotek. 13

Rysunek 5. Strona EPSS Część B wraz z aneksami. Ściąganie przewodnika do wypełniania części B wniosku. 5. Annexes w zdecydowanej większości projektów ta część w ogóle się nie pojawia, gdyŝ Część A i Część B stanowią komplet niezbędnych do złoŝenia wniosku dokumentów. W przypadku niektórych jednak projektów będzie wymagane dołączenie dodatkowych informacji. W czasie pracy w systemie EPSS naleŝy pamiętać o częstym zapisywaniu wprowadzonych danych za pomocą opcji Save lub Validate. Jest to konieczne, gdyŝ w przeciwnym przypadku system uzna, Ŝe Ŝadne czynności nie są podejmowane. Jeśli Ŝaden z wymienionych przycisków nie zostanie wciśnięty w ciągu pół godziny od momentu zalogowania się w systemie, zostaną Państwo z niego automatycznie wylogowani i utracą wprowadzone od momentu logowania dane. Po zakończeniu przygotowywania wniosku warto skorzystać z moŝliwości sprawdzenia całości wniosku przy uŝyciu opcji Validate. Wykazane zostaną w ten sposób wszelkiego rodzaju błędy, brakujące dane i inne nieprawidłowości. 14

Do chwili zamknięcia konkursu moŝna wprowadzać zmiany w systemie w kaŝdej chwili. System przyjmie do oceny ostatnia wersję wniosku przez Państwa zapisaną. NaleŜy w związku z tym pamiętać, by podczas wchodzenia do systemu i dokonywania korekt, zawsze uaktualnić ostatnią wersję i zastosować Submit Proposal zamiast stosowanych dotychczas Submit latter, Submit now. I ostatnia, ale bardzo waŝna wskazówka! Prosimy nie czekać z zapisaniem ostatecznej wersji projektu do ostatniej chwili przed zamknięciem konkursu, gdyŝ system moŝe okazać się w tym czasie przeładowany, a skutecznie wysłanie wniosku niemoŝliwe. 6) Po złoŝeniu wniosku Wkrótce po upłynięciu terminu składania wniosków projektowych, Komisja Europejska przesyła na adres email koordynatora oficjalną wiadomość potwierdzającą przyjęcie wniosku (Acknowledgement of receipt). Warto podkreślić, iŝ krótka wiadomość generowana przez system EPSS po kaŝdorazowym zatwierdzeniu wniosku (Submission) nie jest oficjalnym potwierdzeniem przyjęcia go. Otrzymanie oficjalnego potwierdzenia wpłynięcia wniosku nie oznacza, iŝ wniosek został przyjęty do procesu oceny jako spełniający kryteria. O tym, czy wniosek spełnia kryteria dopuszczające do ewaluacji, Komisja Europejska zadecyduje po jego sprawdzeniu. Wszystkie wnioski spełniające kryteria zostają następnie poddane ocenie przez niezaleŝnych ekspertów. Opracował: Maciej Wiśniewski BranŜowy Punkt Kontaktowy IT maciejw@man.poznan.pl Źródła: www.cordis.europa.eu www.kpk.gov.pl www.ppnt.poznan.pl/rpk/ 15