ZAPYTANIE OFERTOWE NR 10204657 Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860, numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25 zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT zaprasza do złoŝenia Oferty na wykonanie usługi dotyczącej: Zakup macierzy dyskowej VMAX dla PKN ORLEN S.A.. 1 z 8
1 Klauzula ochrony informacyjnej Dostawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z faktu otrzymania niniejszego Zapytania jako stanowiące tajemnicę. Dostawca dołoŝy wszelkich starań, aby przekazane w niniejszym zapytaniu informacje przekazane przez PKN ORLEN, były chronione za pomocą tych samych środków, co materiały chronione Dostawcy. W przypadku udostępnienia informacji podlegających szczególnej ochronie w PKN ORLEN Dostawca zobowiązany jest do zastosowania się do szczególnych wymagań bezpieczeństwa określonych w PKN ORLEN. Informacje dotyczące faktu zaproszenia Dostawcy do odpowiedzi na niniejsze zapytanie, faktu odpowiedzi, oraz prowadzenia rozmów handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Dostawcę jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody PKN ORLEN na przekazanie takich informacji. W przypadku, jeŝeli Dostawca, który otrzymał niniejsze zapytanie ofertowe, nie zgadza się z powyŝszymi klauzulami, niniejszy materiał powinien zostać natychmiast zwrócony do PKN ORLEN, a wszystkie kopie (elektroniczne jak i papierowe) zniszczone. 2 z 8
2 Wskazówki dla oferentów 2.1 Potwierdzenie udziału Oferenci chcący złoŝyć ofertę w przedmiotowym procesie, zobligowani są do potwierdzenia swojego uczestnictwa do dnia 18.10.2011r. Potwierdzenie o którym mowa powyŝej powinno zostać przesłane drogą mailową do osoby wskazanej w punkcie 2.3 niniejszego Zapytania Ofertowego. 2.2 Składanie ofert Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane przez potencjalnych Partnerów do osoby wymienionej w pkt. 2.3 niniejszego zapytania ofertowego w terminie do 21.10.2011r., do godziny 15.00 w zahasłowanym pliku. Hasło umoŝliwiające odczytanie oferty powinno być przesłane przez Oferenta drogą mailową w terminie: 21.10.2011r. do godziny 16.00 jednak nie wcześniej niŝ o godzinie 15.30. Wymagana forma odpowiedzi to jednolity dokument w formacie DOC lub PDF przesłany e-mailem do osób odpowiedzialnych za proces z ramienia Biura Zakupów. Objętość dokumentu nie powinna przekraczać 100 stron standardowego tekstu (~1800 znaków na stronę). 2.3 Osoby kontaktowe Osobą kontaktową ze strony Biura Zakupów PKN ORLEN S.A. jest: Artur Lewandowski Biuro Zakupów PKN ORLEN S.A. Ul. Chemików 7, 09-411 Płock, Polska Tel. +48242567733; 691 916 208 Fax +48243677565 E-mail: artur.lewandowski@orlen.pl 2.4 Dodatkowe pytania dostawców W trakcie przygotowania odpowiedzi, Dostawca ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego zapytania ofertowego. Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej (e-mail) do osoby wskazanej do kontaktu w sprawie niniejszego zapytania ofertowego. Termin składania pytań dodatkowych upływa 18.10.2011r. godz. 12.00 3 z 8
Na podstawie zadanych pytań zespół po stronie PKN ORLEN przygotuje jednolitą informację zwrotną taką samą dla wszystkich Dostawców. Jednocześnie PKN ORLEN zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. 2.5 ZastrzeŜenia PKN ORLEN PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo: o do odrzucenia bez rozpatrywania ofert złoŝonych po terminie określonym w niniejszym zapytaniu, o do odpowiedzi tylko na wybrane oferty, o do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złoŝonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niŝ jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy moŝe obejmować całość lub część zakresu złoŝonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe, o do odwołania (zamknięcia) procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Ŝadne roszczenia wobec Zapraszającego. o W uzasadnionych przypadkach potencjalny dostawca zobowiązany jest do podpisania umowy o ochronie danych osobowych i tajemnicy spółki zgodnie ze wzorem obowiązującym w PKN ORLEN S.A. Oferent składając ofertę musi zapewnić, Ŝe dokładna identyfikacja firmy, określenie oferta oraz podpisy osób upowaŝnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego znajdą się na przekazanych dokumentach. Dokumenty składane w formie papierowej muszą posiadać parafkę przedstawiciela Oferenta oraz nazwę/logo Oferenta na kaŝdej stronie oryginału oferty. Niniejsze zapytanie ofertowe stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i innych k.c. 4 z 8
3 Zakres zapytania ofertowego Przedmiotem postępowania jest zakup sprzętu EMC oraz usług zgodnie ze specyfikacją stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3.1 Wymagane referencje Oferent musi podać, co najmniej jedną referencję na realizację dostaw w zakresie objętym niniejszym zapytaniem dla klientów z segmentu korporacji. 3.2 Wymagana zawartość oferty W celu ułatwienia analizy ofert wymagana jest jej określona organizacja według punktów podanych poniŝej: Część merytoryczna Streszczenie nazwa firmy, podanie nazwiska osób reprezentujących firmę, adres, telefon, fax, e-mail. informacje o zespole przygotowującym ofertę - podanie osoby, z którą naleŝy kontaktować się w sprawie złoŝonej Oferty, profil oferenta, lista referencji w zakresie analogicznych dostaw przedstawienie organizacji działu serwisowego mającego świadczyć wsparcie wraz z listą inŝynierów dedykowanych do realizacji usług szczegółowy opis oferowanego sprzętu oraz sposobu realizacji usług Warunkiem przystąpienia do udziału w przetargu jest pełna akceptacja Ogólnych Warunków Zakupu stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego, które będą stanowiły integralną część zamówienia. PrzedłoŜenie wyŝej wymienionych danych i dokumentów jest warunkiem rozpatrywania Oferty. Ponadto: 5 z 8 Część handlowa arkusz wyceny załącznik nr 2 do zapytania ofertowego termin realizacji zamówienia potwierdzenie warunków handlowych w tym terminu płatności (90 dni)
Aktualny Odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) / Rejestru Handlowego w przypadku spółek prawa handlowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS oraz zobowiązań podatkowych (dotyczy takŝe ewentualnych podwykonawców);. Podpisane Oświadczenie Wykonawcy biorącego udział w akcji ofertowej stanowiące Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego 6 z 8
4 Dodatkowe informacje Oczekujemy wyczerpujących i konkretnych odpowiedzi na wszystkie podane w zapytaniu zagadnienia. Odpowiedzi tych naleŝy udzielić w formie zwięzłych opisów, a tam gdzie to jest wymagane w formie tabelarycznej. Zalecane jest załączenie dodatkowych opisów technicznych, które mogą pomóc w lepszym zrozumieniu oferowanych produktów. JeŜeli którekolwiek z wymagań wyszczególnionych w zapytaniu nie jest spełnione w części lub w całości, prosimy o wyraźne zaznaczenie tego faktu. Termin płatności 90 dni od daty otrzymania faktury VAT. PKN ORLEN SA nie ponosi odpowiedzialności za treści ogłoszeń przetargowych, publikowanych na stronach internetowych innych niŝ www.orlen.pl i dotyczących PKN ORLEN S.A. Dostęp do ogłoszeń przetargowych na stronie www.orlen.pl jest bezpłatny. 7 z 8
5 Załączniki 8 z 8