TYTUŁ PROCEDURY: Opracował: Imię i nazwisko: Podpis: Pełnomocnik ds. Jakości Elżbieta Klisz Wydał: Imię i nazwisko: Data wydania: Podpis: Burmistrz Miasta Leszek Orpel 7.03.2006 r. PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA: 7.03.2006 r. EGZEMPLARZ NR:
2 KARTA ZMIAN Nr Zmiany Data wprowadzenia zmiany Rodzaj wprowadzonej zmiany Podpis osoby zatwierdzającej zmiany Podpis osoby przyjmującej zmiany(właściciela procedury) 2 3 4 5
3. CEL I ZAKRES.. Cel Celem niniejszej procedury jest określenie zasad sporządzania umów..2. Zakres Procedura obejmuje wszystkie umowy sporządzane w Urzędzie Miasta Jedlina-Zdrój. 2. PODSTAWA I DEFINICJE 2.. Podstawa. Norma PN-EN ISO 900:200 2. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.04.9.77 z późn.zm.). 3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 964 roku Kodeks Cywilny (Dz.U. Nr 6, poz. 93 z późn. zm). 4. Ustawa z dnia 2 czerwca 200 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2005 r., Nr 3, poz. 266 z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 2 sierpnia 997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r., Nr 26, poz. 2603 z późn. zm.). 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 3..Pracownik merytoryczny jest odpowiedzialny za przygotowanie Wniosku o przeprowadzenie i udzielenie zamówienia publicznego. 3.2.Kierownicy referatów/pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy, które przygotowują umowę, są odpowiedzialni za jej poprawność pod względem merytorycznym. 3.3. Radca Prawny jest odpowiedzialny za zgodność umowy pod względem formalno-prawnym. 3.4.Skarbnik jest odpowiedzialny za zabezpieczenie w budżecie Gminy środków potrzebnych na realizację przedmiotu umowy, jeżeli umowa ta rodzi zobowiązania finansowe ze strony Gminy. 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.. Umowy cywilnoprawne zawierane są na wniosek klienta lub w celu realizacji zadań gminy dotyczących: dostaw, usług i robót budowlanych, najmu, dzierżawy nieruchomości gminnych. Dla realizacji zadań wynikających z budżetu merytoryczny pracownik sporządza wniosek o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. nr 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
4 Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 9, poz. 77 z późn. zm.) lub wniosek o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 9, poz. 77 z późn. zm.) i przekazuje go do akceptacji przełożonemu, który wydał takie polecenie oraz Burmistrzowi Miasta. 4.2. Pracownik BOK-u dokonuje rejestracji wniosku. Następnie Sekretarz Miasta, a w razie jego nieobecności Burmistrz Miasta lub Zastępca Burmistrza dektretuje wniosek do właściwego merytorycznie pracownika. 4.3. Pracownik referatu merytorycznie odpowiedzialnego za przygotowanie projektu umowy dokonuje przeglądu wniosku i sporządza projekt umowy. 4.4. Kierownik referatu lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy sprawdza projekt umowy pod względem merytorycznym. 4.5. Jeśli projekt umowy jest poprawny, pracownik jest zobowiązany skonsultować jego treść z Radcą Prawnym pod względem formalno-prawnym. 4.6. W przypadu udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetagowym projekt umowy stanowi załącznik do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). 4.7. W przypadku zamówienia o wartości poniżej 2 000 zł nie jest wymagana umowa. Jeżeli jednak zostanie uznane za pożądane sporządzenie umowy, wówczas zastosowanie mają punkty 4.. do 4.5. 4.8. W przypadku wprowadzonych zmian w projekcie umowy należy przesłać poprawiony projekt umowy wszystkim zainteresownym stronom, które pobrały specyfikacje. 4.9. Po wyłonieniu wykonawcy pracownik merytoryczny dokonuje zapisu Sporządził na umowie, kierownik sprawdza treść umowy pod względem merytorycznym Umowę podpisuje Burmistrz Miasta, a w ramach posiadanych upoważnień Zastępca Burmistrza, kontrasygnuje Skarbnik Miasta oraz podpisują strony umowy (wykonawca, dostawca, najemca, dzierżawca). 4.. Umowę na dostawę, usługi i roboty budowlane należy sporządzić w czterech jednobrzmiących egzemplarzach przy czym: a) jeden egzemplarz zostaje po podpisaniu przekazany stronie umowy, b) jeden egzemplarz zostaje przekazany na Samodzielne stanowisko ds. Zamówień Publicznych, Zaopatrzenia i Obsługi Urzędu (ZPZ), gdzie Pracownik nadaje umowie kolejny numer i wpisuje ją do Rejestru umów dla zamówień publicznych zawartych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych lub do Rejestru umów dla
5 zamówień publicznych udzielanych w trybach przetargowych, c) jeden egzemplarz zostaje przekazany do Referatu Finansów i Budżetu (FN), d) jeden egzemplarz zostaje przekazany Pracownikowi merytorycznemu, który złożył wniosek o udzielenie zamówienia publicznego. 4.2. Jeżeli przedmiotem umowy jest najem, dzierżawa umowę należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach przy czym: a) jeden egzemplarz zostaje po podpisaniu przekazany stronie umowy, b) drugi egzemplarz pozostaje w aktach pracownika merytorycznego. 4.2. Pracownik merytoryczny numeruje umowę zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 4.3. Umowy, które nie dotyczą spraw szczególnie skomplikowanych i nie rodzą zobowiązań finansowych ze strony Gminy, nie wymagają konsultacji i kontrasygnaty Skarbnika oraz konsultacji z Radcą Prawnym. 5. ZAPISY 5.. Wniosek klienta lub wniosek przygotowany zgodnie z procedurą Pop-06 lub Pop-07 Pracownik BOK-u rejestruje w Centralnym rejestrze korespondencji. 5.2. Sekretarz, lub w razie nieobecności Burmistzr Miasta lub Zastępca dekretuje wniosek do referatu merytorycznie odpowiedzialnego za przygotowanie projektu umowy zapis w formie parafy z datą. 5.3.Pracownik merytoryczny dokonuje zapisu dokumentującego rejestrację wniosku wg kolejności zgłoszeń w systemie bezdziennikowym opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt: - w przypadku, gdy wniosek rozpoczyna nową sprawę, pracownik przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje ją w spisie spraw jako nową sprawę i wpisuje znak sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku, - w przypadku, gdy wniosek dotyczy sprawy już wszczętej, pracownik dołącza pismo do akt sprawy i wpisuje znak tej sprawy w obrębie pieczęci odciśniętej na wniosku. 5.4.Pracownik potwierdza przegląd wniosku zapisem stwierdzam kompletność wniosku lub stwierdzam brak: (należy określić rodzaj braków) wraz z parafą i datą przeglądu. 5.5.Pracownik merytoryczny podpisuje przygotowany projekt umowy pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził. 5.6. Kierownik referatu akceptuje projekt umowy pod względem merytorycznym w formie parafy
6 wraz z zapisem Sprawdził na egzemplarzu, który pozostaje w komórce merytorycznej. 5.7.Radca Prawny akceptuje projekt umowy pod względem formalo-prawnym parafą z pieczęcią. 5.8.Przewodniczący Komisji Przetargowej oraz Burmistrz Miasta akceptują Specyfikację wraz z załącznikami zapis w formie parafy na pierwszej stronie SIWZ. 5.9.Pracownik merytoryczny podpisuje umowę pierwszą literą imienia i nazwiskiem wraz z zapisem Sporządził. 5.0.Kierownik referatu akceptuje umowę pod względem merytorycznym w formie parafy wraz z zapisem Sprawdził na egzemplarzu, który pozostaje w komórce merytorycznej. 5..Umowę podpisuje z lewej strony Burmistrz Miasta, a w ramach posiadanych upoważnień Zastępca Burmistrza, kontrasygnuje Skarbnik Miasta, a z prawej podpisują strony umowy (wykonawca, dostawca, najemca, dzierżawca) - zapis w formie parafy z pieczęcią.