Instrukcja obiegu dokumentów w procesie udzielania zamówień publicznych przy procedurach przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych

Transkrypt

1 Załącznik 1a Instrukcja obiegu dokumentów w procesie udzielania zamówień publicznych przy procedurach przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych 1 Opracowanie wniosku 1. Wniosek o uruchomienie postępowania, zwany dalej wnioskiem jest opracowywany wg załącznika 1a.1, a jego obieg reguluje Załącznik 1a Dla zakupów dotyczących jednego rodzaju zamówień, komórka wszczynająca wnioskuje o uruchomienie zbiorczego postępowania za pomocą pisma Uruchomienie postępowania, które kieruje do Rektora. Do pisma tego dołączone jest zestawienie wszystkich składowych wniosków z jednostek zamawiających z wyszczególnieniem: - jednostki zamawiającej, - numer wniosku, - wartości zamówienia i źródła finansowania przez wnioskodawcę. W piśmie tym komórka wszczynająca opisuje przedmiot i wartość zamówienia zbiorczego oraz proponuje tryb udzielenia zamówienia. Propozycja Uruchomienie postępowania jest zatwierdzana przez Rektora. Wzór pisma Uruchomienie postępowania załącznik nr 1a.2. Usunięto: 12 2 Przygotowanie postępowania 1. Komórka wszczynająca opracowuje projekt SIWZ, który jest na bieżąco uzgadniany co do zgodności z przepisami Ustawy z pracownikami BZP. Projekt SIWZ wraz zaparafowanym przez radcę prawnego projektem umowy, z zakresu działania DZGZ i DZT jest przekazywany do akceptacji przez Kanclerza, a z zakresu działania DZANBiD do Rektorskiej Komisji ds. Aparatury lub Rektorskiej Komisji ds. Informatyki, a następnie do Komisji Przetargowej. Termin opracowania SIWZ 10 dni roboczych licząc od dnia otrzymania wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, dla skomplikowanego przedmiotu zamówienia do 21 dni roboczych, termin akceptacji Kanclerza i rektorskich komisji 5 dni roboczych, termin kontroli formalnoprawnej 5 dni roboczych. W uzasadnionych przypadkach Rektor może wydłużyć wskazane wyżej terminy. 2. W celu kontroli formalnoprawnej projekt umowy zostaje przekazany do radcy prawnego wraz z załączonym projektem SIWZ. 3. W tym samym czasie, komórka wszczynająca przekazuje do DZOP propozycję składu komisji. DZOP przedstawia go do zatwierdzenia przez Rektora. 4. Podpisane zarządzenie jest niezwłocznie przekazywane do przewodniczącego i członków komisji przetargowej, BZP i komórki wszczynającej. 5. Komisja opiniuje ostateczny projekt SIWZ. Usunięto: Projekt SIWZ zawiera zaparafowany przez Radcę Prawnego projekt umowy. Usunięto: 2 1

2 6. SIWZ wraz z listą obecności i protokołem z posiedzenia przygotowawczego jest przekazywana do ostatecznego zatwierdzenia przez Rektora. Wzór protokołu z prac przygotowawczych stanowi załącznik nr 1a.3 do Instrukcji. Do wyżej wymienionych dokumentów załączone jest ogłoszenie o wszczęciu postępowania, przygotowane przez BZP. 7. SIWZ jest ostatecznie akceptowana przez Rektora. 8. BZP ogłasza przetarg w sposób określony ustawą. Jednocześnie ogłoszenie jest przekazywane do Ośrodka Informatyki, celem niezwłocznego opublikowania go na stronie internetowej Akademii. Podobne uregulowania dotyczą zamieszczenia SIWZ. 9. Przekazywanie SIWZ odbywa się na zasadach określonych w ogłoszeniu, a jego wydanie następuje zgodnie z przepisami ustawy. 10. Za SIWZ pobierana jest opłata (nie dotyczy to SIWZ pobranego ze strony internetowej Akademii). Jest ona obliczona jako iloczyn ilości stron SIWZ do wartości 1 strony kserokopii, która określana jest na dany rok przez Kanclerza na podstawie rzeczywistych kosztów. Dla SIWZ zawierających projekty techniczne wartość tej części SIWZ określa się na podstawie poniesionych kosztów. Przed pobraniem SIWZ wykonawca musi okazać dowód wpłaty. 11. Udzielania wyjaśnień do treści SIWZ i ogłoszenia dokonuje się zamieszczając je niezwłocznie na stronie internetowej Akademii oraz pisemnie dla tych wykonawców, którzy pobrali SIWZ bezpośrednio u zamawiającego. Treść wyjaśnień przygotowuje wskazany członek komisji i BZP przy współudziale komórki wszczynającej. Wyjaśnienia są podpisywane przez przewodniczącego komisji lub upoważnionego przez niego członka i wysyłane przez BZP. Wzór upoważnienia do wykonywania czynności w zastępstwie przewodniczącego załącznik nr 1a Jeżeli w przygotowywanym postępowaniu przewidziane jest wniesienie wadium, przed jego wszczęciem BZP przekazuje pismo do DZF celem poinformowania o konieczności otwarcia rachunku wadialnego. DZF kieruje do banku polecenie otwarcia rachunku wadialnego. Informacja o numerze konta i prowadzeniu rachunku, zamieszczana jest w SIWZ. Usunięto: wesrji Usunięto: j 3 Przyjmowanie ofert 1. Oferty przyjmowane są w sekretariacie Kanclerza. Przyjęcie ofert jest potwierdzone pisemnie na Druku Przyjęcie Ofert (załącznik 1a.5). Potwierdzenie zawiera datę, godzinę i numer kolejny złożonej oferty oraz podpis osoby przyjmującej. W przypadku widocznego naruszenia oferty jest ona umieszczana w dodatkowym opakowaniu, zaklejana, opisana, a fakt ten jest odnotowywany na druku przyjęcia oferty w obecności przekazującego i za jego pisemnym potwierdzeniem. Oferta jest umieszczona w szafie pancernej i nie może być otwarta przed terminem określonym w SIWZ. Odpowiedzialność za nienaruszalność złożonych ofert do chwili przekazania ich do BZP, ponosi Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona. Oferty z sekretariatu są odbierane za potwierdzeniem przez pracownika z BZP po upływie terminu składania ofert. 2. Oferty nie mogą być przyjmowane w żadnym innym miejscu poza sekretariatem Kanclerza. 2

3 3. Oferty nadsyłane drogą pocztową przekazywane są niezwłocznie bez ich otwierania do Sekretariatu Kanclerza, z adnotacją o terminie wpływu i dokładnym czasie. 4 Przeprowadzenie postępowania 1. Otwarcia ofert dokonuje komisja w terminie określonym w ogłoszeniu i SIWZ, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Dokumentację z otwarcia ofert - listę obecności i protokół (załącznik 1a.6) prowadzi sekretarz komisji. 2. Oceny ważności złożonych ofert na posiedzeniu niejawnym dokonuje komisja przetargowa. 3. BZP uzyskuje informacje od DZF odnośnie wniesionych wadiów, jeżeli było ono wymagane. Informacja ta przekazywana jest komisji. 4. Jeżeli w toku badania i oceny ofert zachodzi konieczność złożenia przez wykonawcę wyjaśnień treści złożonej oferty, poprawienia omyłek pisarskich i rachunkowych w obliczeniu ceny oferty, uzupełnienie brakujących w ofercie dokumentów, potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, treść odpowiednich pism przygotowuje Komisja. Po ich podpisaniu przez przewodniczącego lub upoważnionego przez niego członka komisji, wysyłane są do wskazanych wykonawców przez BZP. 5. Posiedzenia robocze są protokołowane według wzoru stanowiącego załącznik 1a.7. Protokoły z roboczych posiedzeń komisji powinny być podpisane przez wszystkich członków komisji, uczestniczących w posiedzeniu, a w przypadku braku akceptacji ustaleń przez członka komisji, powinny zawierać wyszczególnienie odmiennego zdania oraz wyniki głosowania. Głosowanie odbywa się jawnie. Decyzje Komisji podejmowane są bezwzględną większością głosów. Za prowadzenie dokumentacji i protokołowanie odpowiedzialny jest sekretarz komisji. Wszystkie czynności końcowe komisji są dokumentowane zgodnie z drukami ZP, określonymi w przepisach wykonawczych do ustawy. 6. Propozycje wykluczeń, odrzuceń ofert, unieważnienia postępowania, wyboru najkorzystniejszej oferty oraz informacje dla wykonawców, przygotowuje Komisja przetargowa przedkładając dokumentację oraz pisma informacyjne do wykonawców, do zatwierdzenia przez Rektora. Po zatwierdzeniu informacje te niezwłocznie przekazywane są wykonawcom. Za kontakt z wykonawcami i zachowanie ustawowych terminów odpowiedzialne jest BZP. 7. Umowę w sprawie zamówienia publicznego przygotowuje komórka wszczynająca, zgodnie ze wzorem umowy zawartym w SIWZ. Do treści umowy wprowadzane są dane z wybranej oferty. Umowa zgodnie z ustawą może być zawarta dopiero po upływie terminów przewidzianych ustawą, lecz nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. Umowa jest parafowana przez odpowiedniego pracownika komórki wszczynającej, radcę prawnego, kontrasygnowana przez Kwestora i podpisana przez upoważnione osoby. Umowę przygotowuje się w trzech egzemplarzach, których po jednym egzemplarzu otrzymują: wykonawca, DZK, komórka wszczynająca. Kopię zawartej umowy komórka wszczynająca przekazuje niezwłocznie do BZP. Informacja o umowie jest przekazywana do centralnego rejestru umów w DZOP, zgodnie z Usunięto: ym Usunięto: Przy protokołowaniu uwzględniana jest zasada zawarta w 2, ust 7. Usunięto: ó Usunięto: niem 3

4 Zarządzeniem Nr 132/2005 Rektora Akademii Rolniczej im. Augusta Cieszkowskiego w Poznaniu. 8. Zamówienia dodatkowe i uzupełniające wymagają przeprowadzenia oddzielnej procedury i zawarcia odrębnej umowy. 5 Postępowanie w przypadku protestów, odwołań i skarg 1. W przypadku wniesienia protestu, odwołania lub skargi przez wykonawców, sekretarz komisji niezwłocznie informuje Rektora, komisję i radcę prawnego. Termin posiedzenia komisji, w uzgodnieniu z przewodniczącym, wyznacza sekretarz komisji. Odpowiedź na protest merytorycznie przygotowuje komisja i jest ona opiniowana pod względem formalnoprawnym przez radcę prawnego. 2. Pismo kierowane do protestującego i pozostałych wykonawców jest podpisywane przez Rektora, lub upoważnionego przez niego pracownika Akademii. 6 Postanowienia dodatkowe 1. Dokumentacja z postępowania wraz z załącznikami jest opisana i przechowywana w BZP przez okres określony w ustawie. Dla postępowań finansowanych ze środków Unii Europejskiej opis i oznakowanie dokumentacji jest zgodne z wymogami danego projektu. 2. Udostępnianie ofert komórkom wszczynającym jest udokumentowane na Druku Udostępnienia Oferty - załącznik nr 1a.8 i czytelnie podpisane z pieczęcią imienną przez osobę odbierającą tą ofertę. 3. Zgodnie z przepisami ustawy, BZP pisemnie (załącznik 1a.9, 1a.10) informuje DZF o konieczności dokonaniu zwrotu wadium wykonawcom, którzy brali udział w postępowaniu. DZF przekazuje DZK informacje o wyksięgowaniu ww. kwot. W przypadku wniesienia wadium w innych formach niż pieniądz, BZP odsyła ich oryginały wykonawcom. 4. Jeżeli jest to wymagane w SIWZ, przed podpisaniem umowy komórka wszczynająca przekazuje DZF pismo o otwarciu rachunku na zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Zabezpieczenie w formie bezgotówkowej jest przechowywane w szafie pancernej w DZF. Umowa jest zawarta po wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez wykonawcę. 5. Kontrolę i nadzór nad należytym wykonaniem umowy sprawuje komórka wszczynająca, która jest zobligowana do informowania bezpośredniego przełożonego i Rektora o jej realizacji i wykonaniu. 6. Przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentowany jest na każdym jego etapie (Lista kontrolna postępowania o udzielenie zamówienia publicznego) Załącznik 1a.12. Prowadzenie listy kontrolnej rozpoczyna komórka wszczynająca. Wykaz skrótów i definicji: BZP - Biuro Zamówień Publicznych; DZANBiD - Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Dydaktycznej; Sformatowane: Punktory i numeracja Usunięto: 7 7 Postępowanie w przypadku dodatkowych wydatków zgodnie z 1 ust. 8 pkt b Załącznika 1 1 <nr>w przypadku konieczności zakupu dostaw i usług, których nie można było przewidzieć, zakupu dokonuje kierownik jednostki lub upoważniony pracownik przez niego pracownik. <nr>wydatki, o których mowa w ust. 1. są rejestrowane przez jednostki zamawiające w specjalnym rejestrze z wyszczególnieniem kwoty, rodzaju wydatku, daty zakupu, osoby dokonującej zakupu. <nr>faktura powinna być opisana pod względem merytorycznym i zawierać wskazanie wielkości funduszy statutowych danej jednostki, zgodnie z 1 ust. 8. pkt b Załącznika 1 i kwoty dotychczas wydatkowanej. Opisana faktura przekazywana jest do DZF w nieprzekraczalnym terminie 7. dni roboczych od daty dokonania zakupu. <nr>do 15 stycznia, po zakończeniu roku budżetowego, kierownik jednostki zamawiającej przekazuje do BZP sprawozdanie z dokonanych wydatków, zawierające wielkość funduszu statutowego i zestawienie wydatków (rodzaj i kwota) załącznik 1a.11. Usunięto: ważniejszych 4

5 DZF - Dział Finansowy; DZGZ - Dział Gospodarczy i Zaopatrzenia; DZK - Dział Księgowości; DZOP - Dział Organizacyjno-Prawny i Funduszy Strukturalnych; DZT - Dział Techniczny; SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia; Druki ZP Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z dnia 24 maja 2006 r. Nr 87 poz. 606); Instrukcja - Instrukcja obiegu dokumentów w procesie udzielania zamówień publicznych przy procedurach przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych; Ustawa - Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 19, poz. 177, z późn. zm.) 5