PROCEDURA PODEJMOWANIA UCHWAŁ PRZEZ ZARZĄD POWIATU

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 90/10 Starosty Limanowskiego z dnia 20 sierpnia 2010 r. PROCEDURA PODEJMOWANIA UCHWAŁ PRZEZ ZARZĄD POWIATU I PRZYGOTOWYWANIA MATERIAŁÓW NIEZBĘDNYCH DO PODEJMOWANIA TYCH UCHWAŁ Postanowienia ogólne 1 Cel: Usprawnienie podejmowania przez Zarząd Powiatu uchwał. Określenie obowiązków wnioskodawców w zakresie przygotowywania i składania wniosków na posiedzenie Zarządu Powiatu, zasad przygotowywania uchwał oraz obiegu dokumentów. Przedmiot: - Przygotowywanie wniosków na posiedzenie Zarządu Powiatu; - Przygotowywanie projektów uchwał; - Składanie wniosków na posiedzenie Zarządu Powiatu; - Obieg i rejestracja dokumentów; - Sporządzanie i przyjmowanie protokołów z posiedzeń Zarządu Powiatu; Zakres: Niniejsza procedura obejmuje zakres od wystąpienia potrzeby rozpatrzenia określonej sprawy przez Zarząd Powiatu, do podjęcia przez Zarząd uchwały w danym zakresie. Procedura ta ma zastosowanie do wszystkich spraw będących w kompetencji Zarządu Powiatu wynikających z przepisów prawa a w szczególności ustawy o samorządzie powiatowym. Właściciel procedury: Sekretarz Powiatu. Odpowiedzialności: 1. Członkowie Zarządu Powiatu odpowiedzialni są za podejmowanie uchwał, na podstawie przedłoŝonych dokumentów oraz wiedzy ogólnej, podpisywania przyjętych uchwał oraz protokołów. Ponadto Starosta, Wicestarosta oraz etatowy Członek Zarządu kierują do rozpatrzenia przez Zarząd wnioski przygotowane przez wnioskodawców zgodnie z podległością słuŝbową przyjętą w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa oraz stosownym Zarządzeniem Starosty. 2. Sekretarz Powiatu prowadzi nadzór nad poprawnością i terminowością rozpatrywanych spraw, potwierdza sposób załatwienia sprawy, czuwa nad prawidłowością realizacji zadań. 3. Skarbnik Powiatu odpowiedzialny jest za opiniowanie wniosków pod względem zgodności z przepisami prawa w zakresie rachunkowości i finansów publicznych oraz kontrasygnatę dokumentów i uchwał skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych powiatu oraz realizacji budŝetu powiatu. 1

2 Skarbnik zobowiązany jest równieŝ do przygotowywania wniosków i uchwał w zakresie przypisanym do Skarbnika Powiatu. 4. Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych Powiatu, z wyłączeniem: Powiatowego Zarządu Dróg, Powiatowego Urzędu Pracy oraz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie przygotowują i przedkładają Zarządowi wnioski za pośrednictwem Wydziałów Starostwa Powiatowego lub Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie sprawujących merytoryczny nadzór nad ich działalnością. 5. Dyrektorzy Jednostek Organizacyjnych Powiatu tj. Powiatowego Zarządu Dróg, Powiatowego Urzędu Pracy oraz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie przygotowują i przedkładają Zarządowi wnioski, po uzyskaniu pozytywnej opinii Wydziału Starostwa Powiatowego sprawującego merytoryczny nadzór nad ich działalnością. Dyrektorzy Wydziałów oraz Jednostek Organizacyjnych Powiatu przedkładając wnioski są odpowiedzialni za to, Ŝe wnoszone wnioski są zgodne z prawem i stanem faktycznym, a ponadto zobowiązani są do bezzwłocznej realizacji przekazanych im uchwał Zarządu Powiatu. 6. Dyrektorzy Wydziałów/Jednostek i Kierownik Zespołu Zadaniowego: są odpowiedzialni za to, by przedłoŝona propozycja załatwienia sprawy (rozstrzygnięcia) była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz z zachowaniem zasad celowości i gospodarności działania. Potwierdzeniem tego jest podpis Dyrektora/Kierownika lub w razie jego nieobecności, jego Zastępcy złoŝony na wniosku pod propozycją rozstrzygnięcia. odpowiedzialni są za prawidłowe, szczegółowe i zgodne z prawem przygotowywanie przez Wydział/Jednostkę wniosków do Zarządu Powiatu, rzetelne dokumentowanie i przedstawianie stanu prawnego i faktycznego, przygotowywanie projektów uchwał i nadzór nad ostatecznym, terminowym załatwianiem spraw. 7. Sekcja Obsługi Rady i Zarządu Powiatu zobowiązana jest do przygotowywania i obsługi posiedzeń Zarządu, uczestniczenia w jego obradach oraz sporządzania niezbędnej dokumentacji w tym zakresie, w szczególności: - przyjmowania i rejestrowania wniosków do Zarządu Powiatu, - na podstawie złoŝonych wniosków, w uzgodnieniu z Sekretarzem Powiatu, przygotowywania porządku obrad posiedzenia Zarządu. - przygotowywania materiałów na posiedzenie Zarządu dla Członków Zarządu, Sekretarza oraz Skarbnika Powiatu. - w celu realizacji uchwał Zarządu Powiatu, przekazywania w terminie niezwłocznym organom nadzoru i innym podmiotom odpowiedzialnym za realizację: podjętych przez Zarząd uchwał nie później niŝ w 7 dni po ich przyjęciu; rozpatrzonych wniosków do Zarządu Powiatu nie później niŝ w 2 dniu roboczym następującym po dniu posiedzeniu Zarządu; zgłoszonych wniosków, postanowień, stanowisk i opinii Zarządu Powiatu. Zasady przygotowywania materiałów 2 I. Przygotowywanie wniosków na posiedzenie Zarządu Powiatu. 1. Wnioski do Zarządu Powiatu mogą składać: 1) Dyrektorzy Wydziałów Starostwa Powiatowego, 2) Kierownicy powołanych Zespołów zadaniowych; 3) Dyrektorzy: Powiatowego Zarządu Dróg, Powiatowego Urzędu Pracy oraz Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie. 2

3 2. Wniosek przygotowywany jest na posiedzenie Zarządu Powiatu w przypadkach, gdy: 1) sprawa naleŝy do kompetencji Zarządu Powiatu, 2) Zarząd Powiatu określił tryb załatwiania sprawy, 3) sprawa wymaga przedłoŝenia przez Zarząd materiałów na Sesję Rady Powiatu, 4) w innych uzasadnionych przypadkach. 3. Osoba składająca wnioski na posiedzenie Zarządu Powiatu zobowiązana jest do referowania przedłoŝonych wniosków na posiedzeniach Zarządu Powiatu, na których rozpatrywana jest przedmiotowa sprawa oraz bezzwłocznej realizacji uchwał i poleceń Zarządu. 4. Wniosek naleŝy przygotować niezwłocznie, w sytuacji wystąpienia stanu wymagającego rozstrzygnięcia Zarządu Powiatu. 5. Wniosek kierowany do Zarządu Powiatu winien zawierać w szczególności następujące elementy: a) określenie wnioskodawcy (komórki/ jednostki organizacyjnej), b) szczegółowy opis sprawy, której wniosek dotyczy wraz z podaniem podstawy prawnej podejmowanej decyzji, c) ustalenie i potwierdzenie podpisem Dyrektora/ Kierownika, czy istniejący stan opisany we wniosku nie narusza przepisów prawa, umów, porozumień, d) propozycję Wydziału/Jednostki co do rozstrzygnięć w przedmiotowej sprawie (w odpowiedniej dla niej formie: uchwały, postanowienia, itp.) wraz z podaniem źródła finansowania, e) podpis Dyrektora komórki/ jednostki organizacyjnej/ Kierownika zespołu, f) parafkę: Starosty, Wicestarosty, etatowego Członka Zarządu zgodnie z podległością słuŝbową lub Sekretarza Powiatu, oznaczającą skierowanie wniosku na posiedzenie Zarządu, g) parafkę i opinię Skarbnika Powiatu, z wyjątkiem wniosków, które według wiedzy Dyrektora Wydziału/Jednostki nie rodzą skutków finansowych; h) jeŝeli sprawa dotyczy więcej niŝ jednej komórki/jednostki sprawę prowadzi Wydział/Jednostka wiodąca i zobowiązany jest do uzyskania stosownej opinii wszystkich zainteresowanych komórek/ jednostek oraz podpisy osób upowaŝnionych, i) niezbędne załączniki, j) wniosek winien być podpisany i opieczętowany pieczątką imienną Dyrektora Wydziału (w przypadku jego nieobecności osoby zastępującej go) a wszystkie jego strony i załączniki parafowane. 6. Wniosek naleŝy przygotować w oryginale, w formie pisemnej i elektronicznej zgodnie z Wzorem stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej Procedury, a wniosek dotyczący zestawienia zmian planu wydatków/dochodów zgodnie z załącznikiem Nr 2 do niniejszej Procedury; 7. JeŜeli sprawa wymaga rozstrzygnięcia przez Zarząd lub Radę Powiatu w postaci odrębnego aktu normatywnego -uchwały Zarządu lub Rady Powiatu/ postanowienia, itp., do wniosku naleŝy dołączyć projekt przedmiotowego aktu zgodnie z wymogami zawartymi w 3 niniejszej procedury, parafowany przez Radcę Prawnego. 8. Umowy i porozumienia winny być przygotowane zgodnie z pismem okólnym Nr 1/2003 Starosty Limanowskiego z dnia 8 kwietnia 2003 r. oraz posiadać opinię Skarbnika Powiatu i Radcy Prawnego. 9. Wnioski naleŝy składać zgodnie z zapisami 4 niniejszej procedury. 3

4 3 II. Przygotowywanie projektów uchwał: 1. Projekty uchwał przygotowywane są przez merytoryczne komórki/ jednostki organizacyjne i winny być zgodne z wzorem stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej Procedury. 2. Projekt uchwały winien zawierać w szczególności następujące stałe punkty: a) Oznaczenie w prawym górnym rogu "PROJEKT" b) Tytuł, c) Podstawę prawną, d) Treść, e) W uzasadnionych przypadkach przepisy przejściowe, f) Przepisy końcowe. 3. Tytuł uchwały winien zawierać: a) oznaczenie rodzaju aktu i miejsce na jego numer, b) oznaczenie organu podejmującego uchwałę, c) miejsce na datę podjęcia uchwały, d) zwięzłe określenie przedmiotu uchwały, sformułowane w taki sposób aby moŝliwe było rozróŝnienie zbliŝonych tematycznie uchwał. 4. Podstawa prawna winna powoływać przepisy prawa, z których wynika upowaŝnienie do przyjęcia uchwały oraz te akty normatywne, których wykonaniem jest projektowana uchwała. 5. Treść uchwały powinna zawierać postanowienia normujące zagadnienia będące jej przedmiotem. 6. Przepisy przejściowe zawierają konieczne zmiany i uchylenia obowiązujących aktów prawnych. 7. Przepisy końcowe powinny: 1) zawierać wskazanie osób/ organów/ jednostek odpowiedzialnych za wykonanie uchwały: - w uchwale Zarządu: Starosta, Skarbnik, Sekretarz, Dyrektor Wydziału/ Jednostki, itp. - w uchwale Rady: Przewodniczący Rady, Starosta, Zarząd Powiatu (według kompetencji), 2) określać termin wejścia uchwały w Ŝycie oraz ew. informację o jej publikacji. 8. Do projektu uchwały Rady Powiatu naleŝy załączyć podpisane, odrębne, szczegółowe uzasadnienie obejmujące: - przedstawienie istniejącego stanu faktycznego oraz potrzebę podjęcia takiej uchwały, - opis istniejącej podstawy prawnej podjęcia proponowanej uchwały, - charakterystykę przewidywanych skutków społecznych, gospodarczych, prawnych a przede wszystkim finansowych. 9. Uzasadnienie do projektu uchwały Zarządu Powiatu winno być zawarte we wniosku, z którym proponowana uchwała jest przedstawiana. 10. Projekt uchwały przed złoŝeniem go do podjęcia przez odpowiedni organ powiatu, winien zostać parafowany przez wnioskodawcę oraz zaopiniowany pod względem formalnoprawnym przez Radcę Prawnego. 4 III. Składanie wniosków na posiedzenie Zarządu Powiatu. 1. Posiedzenia Zarządu odbywają się nie rzadziej niŝ co dwa tygodnie. 2. Kompletne wnioski spełniające wymogi 2 i 3 niniejszej procedury składane są w Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu na dzień przed planowanym posiedzeniem Zarządu Powiatu 4

5 do godziny Wnioski złoŝone poza tymi terminami będą umieszczane w porządku obrad kolejnego posiedzenia. 3. W celu zachowania w/w terminów, Wydziały/Jednostki mają obowiązek uzyskania od pracowników Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu, informacji odnośnie planowanych terminów posiedzeń Zarządu Powiatu. 4. Prawo wnoszenia spraw na posiedzenie Zarządu w trybie pomijającym zapisy niniejszej procedury posiadają wyłącznie Członkowie Zarządu Powiatu, Sekretarz oraz Skarbnik. Wniosek taki wprowadzany jest do porządku obrad Zarządu Powiatu w dniu posiedzenia. Na rozszerzenie porządku obrad muszą wyrazić zgodę obecni na posiedzeniu Członkowie Zarządu, zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy składu Zarządu. 5. Zgodność wniosków z wymogami niniejszej procedury sprawdza Dyrektor Wydziału w czasie opiniowania, Sekretarz Powiatu, a w razie jego nieobecności przyjmujący wniosek pracownik Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu. 6. JeŜeli wniosek nie spełnia wszystkich w/w wymogów, na kaŝdym etapie moŝe zostać zwrócony do Wnioskodawcy celem uzupełnienia. 7. Wnioski do Zarządu Powiatu winny być parafowane przez Starostę, Wicestarostę, etatowego Członka Zarządu bądź Sekretarza Powiatu oraz Skarbnika Powiatu, a w razie potrzeby takŝe Radcę Prawnego. 8. Po uzgodnieniu treści wniosku i zaparafowaniu go przez Starostę, Wicestarostę, etatowego Członka Zarządu lub Sekretarza oraz Skarbnika Powiatu, wnioski naleŝy składać w Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu. 9. ZłoŜenie kompletnego wniosku do Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu potwierdzane jest datą wpływu. 5 IV. Obieg i rejestracja dokumentów: 1. ZłoŜone wnioski wpisywane są do rejestru wniosków prowadzonego przez Sekcję Obsługi Rady i Zarządu Powiatu, a wnioski w sprawach finansowych są przesyłane przez Dyrektorów Wydziałów/Jednostek elektronicznie do Wydziału Finansowego w programie pn. Planowanie i realizacja budŝetu JST firmy DOSKOMP. 2. Po posiedzeniu Zarządu oryginały wniosków podlegają opisaniu zapisaniu na nich rozstrzygnięcia, co potwierdzane jest podpisem Sekretarza Powiatu. 3. W razie nieobecności Sekretarza, rozstrzygnięcie potwierdzane jest podpisem etatowego Członka Zarządu obecnego na danym posiedzeniu. 4. Po opisaniu wnioski zwracane są do wnioskodawcy lub przekazywane zgodnie z rozstrzygnięciem, co potwierdzane jest podpisem w rejestrze wniosków do Zarządu. 5. Kopie opisanych wniosków stanowią załączniki do protokołu z danego posiedzenia Zarządu. 6. JeŜeli sprawa wymaga odrębnego aktu normatywnego uchwały, Sekcja Obsługi Rady i Zarządu Powiatu nadaje jej kolejny numer zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 7. Do Wydziału Finansowego przekazywane są kopie wszystkich wniosków rozpatrzonych przez Zarząd Powiatu. 8. Merytoryczne Wydziały zobowiązane są do przygotowywania do podpisu uchwał Zarządu Powiatu i przedłoŝenie ich Sekretarzowi Powiatu nie później niŝ w 2 dniu po otrzymaniu rozstrzygnięcia Zarządu. 9. Uchwała przedkładana jest do podpisu w 4 egzemplarzach w formie pisemnej i na jednym egzemplarzu kaŝdej strony parafowana przez przygotowującą ją osobę oraz Dyrektora Wydziału/Jednostki, zgodna z Wzorem stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej Procedury. Ponadto do Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu przygotowujący uchwałę przekazuje zapis elektroniczny tej uchwały. 5

6 6 V. Sporządzanie i przyjmowanie protokołów z posiedzeń Zarządu Powiatu: 1. Protokoły sporządzane są przez pracownika Sekcji Obsługi Rady i Zarządu Powiatu niezwłocznie po posiedzeniu Zarządu. 2. Sekretarz Powiatu sprawdza treść projektu protokołu i parafuje go na kaŝdej stronie. 3. Członkowie Zarządu otrzymują projekt protokołu nie później niŝ w przeddzień posiedzenia Zarządu, na którym jest on przyjmowany. 4. Protokół przyjmowany jest na następnym posiedzeniu Zarządu Powiatu. 5. Zarząd Powiatu przyjmuje treść protokołu w drodze głosowania (zwykłą większością głosów) a następnie wszyscy przyjmujący go Członkowie Zarządu podpisują protokół parafując kaŝdą jego stronę. Postanowienia końcowe. 7 W sprawach nie uregulowanych w niniejszej Procedurze mają zastosowanie właściwe przepisy prawa, a w szczególności przepisy: ustawy o samorządzie powiatowym, zapisy Statutu Powiatu i Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego oraz Zarządzeń Starosty. 6