System CDN OPT!MA v. 15.0 Moduł Kasa/Bank Moduł Kasa/Bank Plus 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: (12) 681 43 00 www.comarch.pl/cdn info.cdn@comarch.pl Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!
UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00. UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 R. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 3 Spis treści SPIS TREŚCI...3 1 MODUŁ KASA/BANK INFORMACJE OGÓLNE...6 1.1 MODUŁ KASA/BANK W SYSTEMIE CDN OPT!MA... 6 1.2 ORGANIZACJA MODUŁU KASA/BANK... 7 1.2.1 REJESTRY KASOWO/BANKOWE...7 1.2.2 RAPORTY KASOWE/BANKOWE...8 1.2.3 ZAPISY KASOWE/BANKOWE... 10 1.2.4 ZAPISY KASOWE/BANKOWE - KATEGORIE... 10 1.2.5 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI... 11 1.2.6 ROZLICZENIA I KOMPENSATY... 11 1.2.7 ZASADY NUMERACJI DOKUMENTÓW... 12 1.2.8 FORMY PŁATNOŚCI... 13 1.2.9 LISTA BANKÓW... 13 1.2.10 OBSŁUGA PÓL ZWIĄZANYCH Z BANKIEM... 13 1.2.10.1 NUMERACJA RACHUNKÓW BANKOWYCH... 14 1.2.10.2 PROPOZYCJA NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO... 14 1.2.10.3 KONTROLA POPRAWNOŚCI NUMERÓW KONT BANKOWYCH... 15 1.2.11 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM... 15 1.2.12 KARTY PŁATNICZE... 15 1.2.12.1 FIRMOWE KARTY PŁATNICZE... 15 1.2.12.2 KARTA PŁATNICZA KLIENTA... 15 1.2.13 WALIDACJA KART KREDYTOWYCH... 16 1.2.13.1 WALIDACJA NUMERÓW KART NA REJESTRACH KASOWYCH... 16 1.2.13.2 SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI NUMERÓW KART NA ZAPISACH KASOWYCH/BANKOWYCH 16 1.2.13.3 PŁATNOŚĆ KARTĄ KREDYTOWĄ... 17 2 MODUŁ KASA/BANK OBSŁUGA PROGRAMU... 18 2.1 PIERWSZE KROKI... 18 2.2 LISTA BANKÓW... 19 2.2.1 UZUPEŁNIANIE DANYCH O BANKU... 20 2.2.2 IMPORT DANYCH O BANKACH... 21 2.2.2.1 PLIKI W FORMACIE COMMA... 21 2.2.2.2 PLIKI W FORMACIE KIR... 21 2.2.2.3 PLIKI KRAJOWEJ IZBY ROZLICZENIOWEJ W FORMACIE DBF... 22 2.2.2.4 PLIKI W FORMACIE HOMECASH... 22 2.3 REJESTRY KASOWE BANKOWE... 22 2.3.1 LISTA REJESTRÓW KASOWYCH/BANKOWYCH... 22 2.3.2 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO: ZAKŁADKA OGÓLNE... 24 2.3.3 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO: ZAKŁADKA ZAKAZY... 26 2.3.3.1 ZAKAZY DO REJESTRÓW W MODULE KASA/BANK... 26 2.3.3.2 ZAKAZY DO REJESTRÓW W MODULE KASA/BANK PLUS... 26 2.3.4 ZAKŁADANIE NOWEGO REJESTRU KASOWEGO/ BANKOWEGO... 31 2.4 RAPORTY KASOWE BANKOWE... 31 2.4.1 LISTA RAPORTÓW KASOWYCH/BANKOWYCH... 31 2.4.2 RENUMERACJA RAPORTÓW KASOWYCH/BANKOWYCH... 33 2.4.3 ODBUDOWA STANÓW RAPORTÓW KASOWYCH/ BANKOWYCH... 34 2.4.4 OPERACJE SERYJNE NA RAPORTACH... 34 2.4.4.1 OTWIERANIE SERYJNE RAPORTÓW... 34 2.4.4.2 ZAMYKANIE SERYJNE RAPORTÓW... 34 2.4.5 OTWARCIE NOWEGO RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO... 35 2.5 ZAPISY KASOWE / BANKOWE... 36 2.5.1 LISTA ZAPISÓW KASOWYCH/BANKOWYCH... 36 2.5.1.1 WSZYSTKIE ZAPISY... 36 2.5.1.2 ZAPISY RAPORTU... 37 2.5.1.3 ZAPISY REJESTRU... 38 2.5.1.4 ZAPISY PODMIOTU... 39 2.5.1.5 ZAPISY KATEGORII... 39 2.5.1.6 ZAKŁADKA ZNAJDŹ... 40 2.5.2 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO... 40 2.5.2.1 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO ZAKŁADKA OGÓLNE... 41 2.5.2.2 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO ZAKŁADKA PODMIOT... 44 2.5.2.3 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO ZAKŁADKA ROZLICZENIA DOKUMENTÓW44 2.5.3 KWOTY DODATKOWE... 46
Str. 4 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 2.5.4 ZMIANA DANYCH NA WPROWADZONYM ZAPISIE... 47 2.5.5 ROZLICZANIE ZAPISU Z KILKOMA ZDARZENIAMI... 47 2.5.6 SYNCHRONIZACJA KWOTY ZAPISU Z SUMĄ ROZLICZEŃ... 47 2.5.7 KALKULATOR KASA/BANK... 48 2.6 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI... 48 2.6.1 CO TO JEST PRELIMINARZ PŁATNOŚCI?... 48 2.6.1.1 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI ZAKŁADKA KALENDARZ... 51 2.6.1.2 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI ZAKŁADKA ZNAJDŹ... 53 2.6.2 FORMULARZ ZDARZENIA... 53 2.6.2.1 FORMULARZ ZDARZENIA ZAKŁADKA OGÓLNE... 54 2.6.2.2 FORMULARZ ZDARZENIA ZAKŁADKA ROZLICZENIA... 57 2.6.2.3 FORMULARZ ZDARZENIA ZAKŁADKA DODATKOWE... 58 2.6.3 FORMULARZ ZDARZENIA EDYCJA DANYCH... 59 2.6.4 SYNCHRONIZACJA KWOTY PŁATNOŚCI Z SUMĄ ROZLICZEŃ... 59 2.6.5 PODZIAŁ ZDARZENIA FUNKCJA PODZIEL... 59 2.6.6 REALIZACJA ZDARZENIA FUNKCJA REALIZUJ... 60 2.6.7 ROZLICZENIE ZDARZENIA FUNKCJA ROZLICZ... 61 2.6.7.1 SERYJNE ROZLICZANIE DOKUMENTÓW... 62 2.6.7.2 SERYJNA ZMIANA WALUTY ROZLICZENIA... 62 2.6.8 ROZLICZANIE DOKUMENTÓW W RÓŻNYCH WALUTACH.... 63 2.6.9 ROZLICZANIE ZDARZENIA Z KILKOMA ZAPISAMI... 64 2.6.10 PRZENOSZENIE ZDARZEŃ MIĘDZY REJESTRAMI... 64 2.6.11 SERYJNE DODAWANIE/ZMIANA KATEGORII... 64 2.6.12 WYDRUKI PRZELEWÓW... 64 2.6.12.1 WYDRUK PRZELEWU DLA ZUS... 65 2.6.12.2 WYDRUK PRZELEWU DLA URZĘDU SKARBOWEGO... 65 2.6.12.3 WYDRUK PRZELEWU ZBIOROWEGO... 66 2.6.13 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM EKSPORT... 66 2.6.13.1 PRZYGOTOWANIE FORMATKI BANKU DO WYSYŁANIA PRZELEWÓW... 67 2.6.13.2 JAK PRZYGOTOWAĆ LISTĘ PRZELEWÓW DO WYSŁANIA?... 67 2.6.13.3 WYSYŁANIE DANYCH DO BANKU... 68 2.6.13.4 PRZELEWY ZBIORCZE... 69 2.6.13.5 KONSEKWENCJE WYSŁANIA PRZELEWÓW DO BANKU... 70 2.6.13.6 DEFINIOWANIE FORMATU WYMIANY DANYCH Z BANKAMI... 70 2.6.13.7 FORMAT ELIXIR-O... 75 2.6.13.8 EKSPORT BRESOK... 76 2.6.13.9 FORMAT KREDYT BANK... 78 2.6.13.10 FORMAT VIDEOTEL... 78 2.6.13.11 EKSPORT PRZELEWÓW DO ZUS I URZĘDÓW SKARBOWYCH... 80 2.6.13.12 OPIS DO BANKU... 80 2.6.14 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM IMPORT... 81 2.6.14.1 IMPORT Z PLIKU MT-940... 81 2.6.14.2 DEFINIOWANIE FORMATU IMPORTU... 81 2.6.14.3 WARUNKI WYMAGANE DO PRAWIDŁOWEGO ZDEFINIOWANIA FORMATU IMPORTU... 82 2.6.14.4 IMPORT PRZELEWÓW Z PLIKU... 82 2.7 MAGAZYN WALUT... 83 2.7.1 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO... 83 2.7.2 FORMULARZ DOKUMENTU WPŁATY/WYPŁATY... 85 2.7.2.1 WPŁATA... 87 2.7.2.2 WYPŁATA... 87 2.7.3 MAGAZYN WALUT... 88 2.7.4 GENEROWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH... 91 2.7.5 KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH MW... 92 2.7.6 STAN RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO W REJESTRZE WALUTOWYM... 92 2.7.7 PRACA ROZPROSZONA... 93 2.8 LISTA ROZLICZEŃ KASOWYCH/BANKOWYCH KONTRAHENTA... 93 2.8.1 ROZLICZANIE DOKUMENTÓW... 95 2.8.2 KASOWANIE ROZLICZEŃ... 97 2.9 LISTA DOKUMENTÓW... 97 2.9.1 OBSŁUGA LISTY ROZLICZONYCH DOKUMENTÓW... 97 2.9.2 OBSŁUGA LISTY NIEROZLICZONYCH DOKUMENTÓW... 99 2.9.2.1 ZAKŁADKA OGÓLNE... 99 2.9.2.2 ZAKŁADKA NA DZIEŃ...100 2.9.3 WYDRUK POTWIERDZENIA KOMPENSATY...102 2.10 NOTY ODSETKOWE...102 2.10.1 LISTA NOT ODSETKOWYCH...103 2.10.2 FORMULARZ NOTY ODSETKOWEJ...103 2.11 PONAGLENIA ZAPŁATY...104 2.11.1 LISTA PONAGLEŃ ZAPŁATY...104 2.11.2 FORMULARZ PONAGLENIA ZAPŁATY...105 2.12 POTWIERDZENIA SALDA...106
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 5 2.12.1 LISTA POTWIERDZEŃ SALDA...106 2.12.2 FORMULARZ POTWIERDZENIA SALDA...106 3 WPROWADZANIE DOKUMENTÓW W WALUTACH OBCYCH... 107 3.1.1 KONFIGURACJA...107 3.1.2 ZAPISY KASOWE/BANKOWE...107 3.1.3 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI...108 3.1.4 ROZLICZENIA I KOMPENSATY...108 3.1.5 RÓŻNICE KURSOWE...109 3.1.5.1 SCENARIUSZ: ROZLICZENIE FAKTURY SPRZEDAŻY...110 3.1.5.2 SCENARIUSZ: ROZLICZENIE FAKTURY ZAKUPU...110 3.1.5.3 KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH DO MODUŁU KSIĘGA PODATKOWA...110 3.1.6 INNE DOKUMENTY KASOWE...110 4 ZASADY WSPÓŁPRACY MODUŁU KASA/BANK Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU CDN OPT!MA... 112 4.1 INICJALIZACJA ZALICZEK NA DOKUMENTACH...112 4.2 FORMY PŁATNOŚCI...112 4.3 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM FAKTURUJĄCYM...113 4.3.1 KASY DOMYŚLNE DLA OPERATORÓW...113 4.3.2 DATY NA ZDARZENIACH/ ZAPISACH ZWIĄZANYCH Z DOKUMENTAMI ZAKUPU/ SPRZEDAŻY...113 4.3.3 KATEGORIE...114 4.3.4 FAKTURA W BUFORZE...114 4.3.5 ANULOWANIE FAKTURY...114 4.3.6 AUTOMATYCZNE KOMPENSATY...115 4.4 WSPÓŁPRACA Z MODUŁAMI KSIĘGOWYMI....115 4.4.1 KONFIGURACJA PROGRAMU...115 4.4.2 WSPÓŁPRACA Z REJESTRAMI VAT...116 4.4.2.1 DATY ZAPISÓW I TERMINY PŁATNOŚCI W REJESTRACH VAT...117 4.4.3 WSPÓŁPRACA Z EWIDENCJĄ DODATKOWĄ...117 4.4.3.1 DATY ZAPISÓW I TERMINY PŁATNOŚCI W EWIDENCJI DODATKOWEJ...117 4.4.4 POWIĄZANIE DEKRETÓW KSIĘGOWYCH Z PRELIMINARZEM...118 4.4.5 GENEROWANIE PŁATNOŚCI DLA DOKUMENTÓW BILANSU OTWARCIA...118 4.5 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM PŁACE I KADRY...119 4.5.1 SYSTEM CDN OPT!MA AUTOMATYCZNIE GENERUJE PŁATNOŚCI W MODULE KASA/BANK DLA WYLICZANYCH LIST PŁAC...119 4.5.2 ROZLICZANIE WYPŁAT W RÓŻNYCH WALUTACH...120 5 SCENARIUSZE I PRZYKŁADY... 121 5.1 GDY KLIENCI PŁACĄ KARTĄ...121 5.2 FIRMOWE KARTY PŁATNICZE...122 5.2.1 FIRMOWA KARTA PŁATNICZA NIEPOWIĄZANA Z RACHUNKIEM BANKOWYM...122 5.3 KIEDY SPODZIEWAĆ SIĘ PŁATNOŚCI DŁUŻNIKÓW?...122 5.4 CO ZROBIĆ, ŻEBY REGULOWAĆ ZOBOWIĄZANIA NA CZAS?...122 5.5 OD FAKTURY DO ROZLICZENIA PŁATNOŚCI...122 5.5.1 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY ZA GOTÓWKĘ...122 5.5.2 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY PŁATNA PRZELEWEM...123 5.5.3 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWO PŁATNA GOTÓWKĄ, CZĘŚCIOWO PRZELEWEM...123 5.6 KLIENT PŁACI W RATACH...123 5.7 PODZIAŁ ZDARZENIA...123
Str. 6 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 1 Moduł Kasa/Bank informacje ogólne Sprawnie zarządzana firma to taka, której kadra zarządzająca ma w każdej chwili dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów (może niektóre da się zmniejszyć?) czy stanu bieżących należności i zobowiązań. Dlatego system CDN OPT!MA wyposażony został w moduł Kasa/Bank, którego zadaniem jest nie tylko prosta ewidencja wydatków i wpływów. Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania: jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie? Odpowiedź może dotyczyć zarówno przeszłości to raporty z dokonanych już zapisów kasowych/bankowych, jak i przyszłości to analiza planowanych wpływów i wydatków. jak wygląda Preliminarz naszych płatności? Do Preliminarza trafiają zarówno planowane terminy spłat należności przez naszych kontrahentów i spłaty naszych zobowiązań, daty płatności podatków (np. zaakceptowane do realizacji deklaracje VAT), zatwierdzone listy płac, planowany wpływ odsetek z lokat bankowych, daty spłat kolejnych rat kredytów czy miesięczne płatności za energię, telefony, itd. Preliminarz płatności pozwala, więc przewidzieć przychody i wydatki w nadchodzącym czasie i na tej podstawie podjąć odpowiednie decyzje finansowe. jak wyglądają rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami? To wykonywane w różnych przekrojach zestawienia niezrealizowanych płatności, listy największych dłużników i wierzycieli, zaległości wg typów dokumentów itd. co tak naprawdę przynosi nam zysk? w co inwestujemy? co i dlaczego nas tak dużo kosztuje? z każdym zapisem kasowym/bankowym skojarzona jest kategoria, której zapis dotyczy. Każdy zapis niesie, więc w sobie informację, jakiego rodzaju kosztu dotyczy lub jakiego typu przychód zwiększa nasze zyski. Na tej podstawie można wykonać bardzo pomocne zestawienia pokazujące rozkład kosztów i przychodów w firmie. Funkcjonalność modułu Kasa/Bank obejmuje również: rozliczenia ze wszelkimi podmiotami prawnymi kontrahentami i urzędami, a także z pracownikami, bankowość elektroniczną a więc komunikację z systemami typu Home-Banking obejmującą zlecanie wykonania operacji do banku (przelewy wychodzące) oraz import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank słownik banków, który można uzupełnić ręcznie lub importując informacje o wszystkich bankach w Polsce z plików dostarczanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR) bądź udostępnianych przez Bank Śląski lub z pliku w formacie CSV. słownik urzędów (US, ZUS...), który raz uzupełniony jest dostępny ze wszystkich pozostałych modułów systemu CDN OPT!MA. inne słowniki kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki, urzędy, kategorie, formy płatności... definiowalne schematy numeracji dokumentów import części danych z programów serii CDN Klasyka np. lista kontrahentów, wspólników, rejestry VAT, listy płac, ewidencja samochodów, spis z natury... Moduł Kasa/Bank ze swoją funkcjonalnością i zawartymi w nim ewidencjami zawiera, więc kompletne dane o ruchu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Kompletność danych pozwala nie tylko na bieżące analizy wpływów i wydatków, ale również na generowanie precyzyjnych prognoz dotyczących przepływu środków pieniężnych. Takie prognozy stanowić mogą bardzo mocny instrument w rękach planistów, menedżerów i właścicieli firm, pozwalając skutecznie i z dużym wyprzedzeniem planować krótkofalową i długofalową strategię finansową. Uwaga: Program CDN OPT!MA umożliwia Użytkownikom korzystanie z modułu Kasa/Bank Plus, który w porównaniu do modułu Kasa/Bank daje dodatkowo możliwość obsługi magazynu walut oraz zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bakowych. Wszystkie informacje o module Kasa/Bank dotyczą również modułu Kasa/Bank Plus 1.1 Moduł Kasa/Bank w systemie CDN OPT!MA Ponieważ zadaniem modułu Kasa/Bank jest ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie oznacza to, że musi on gromadzić również informacje pochodzące z innych modułów systemu CDN OPT!MA. Innymi słowy moduł Kasa/Bank musi wiedzieć o każdym zdarzeniu finansowym, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy). Informacje gromadzone w module Kasa/Bank mogą pochodzić z: modułu fakturującego. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do Preliminarza planowanych płatności. modułów naliczających podatki. Zatwierdzone do realizacji deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT-5 czy CIT-8...) również zapisane zostaną w pierwszej kolejności do Preliminarza płatności, a w chwili ich realizacji przeniesione do zapisów w odpowiednich rejestrach kasowych/bankowych.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 7 modułu płacowego. Zatwierdzone do wypłaty listy płac, najpierw trafią do Preliminarza planowanych płatności, a w chwili ich realizacji zostaną zapisane w odpowiednich rejestrach kasowych/bankowych. To samo dotyczy zaliczek na poczet pensji czy wypłat wszelkich dodatkowych świadczeń dla pracowników. P ł ace Faktury Podatki Dane z moduł ów zew nę trznych Raporty J ą dro m oduł u Kasa / Bank Banki R o zliczen ia i rozrachunki Rachunki bankowe Kasy gotówkowe Raporty kasowo / bankowe Ile? Kiedy? Skonsolidowany raport przepł yw u ś rodków finansow ych Kalendarz pł atności + hom e - banking Kto? D ł u ż nicy i w ierzyciele Oczywiście w samym module Kasa/Bank można bezpośrednio wprowadzać zapisy i mogą to być między innymi: wszelkie operacje finansowe, które nie są związane z transakcjami wykonywanymi w innych modułach. Np. bezpośrednie wypłaty/wpłaty gotówki do kasy, spłaty rat kredytów czy naliczone odsetki od lokat bankowych, zasilanie rachunków bankowych, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi itd. rozliczenia i rozrachunki niezapłaconych transakcji, dokumentów planowane wydatki i wpływy zapisywane bezpośrednio do Preliminarza planowanych płatności Jeszcze jednym sposobem wprowadzania danych do tego modułu jest import danych z aplikacji/plików zewnętrznych: HOME BANKING, czyli możliwość eksportu przygotowanych przelewów do aplikacji komunikujących się z bankiem i importu wyciągów bankowych. import i aktualizacja listy banków z plików udostępnianych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR) czy Bank Śląski lub z pliku w formacie CSV Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi: kalendarz planowanych płatności zestawienia dłużników i wierzycieli raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów. 1.2 Organizacja modułu Kasa/Bank 1.2.1 Rejestry kasowo/bankowe Każda firma prowadząca działalność gospodarczą rozlicza się ze swoimi kontrahentami, pracownikami i urzędami. Rozliczenia mogą odbywać się na bieżąco - w gotówce, czekami czy kartami płatniczymi lub za pośrednictwem banku (przelewy). Dla rozliczeń gotówkowych prowadzona jest kasa gotówkowa (w większych organizacjach kilka kas). Dla rozliczeń za pośrednictwem banku prowadzone są firmowe rachunki bankowe (konta w banku). Ich również każda firma może posiadać wiele (rachunek bieżący, lokaty, rachunki w różnych bankach...). Płatności dokonywane firmową kartą płatniczą są związane z określonym bankiem (to bank wydaje karty). Często są, ale nie muszą być związane z określonym rachunkiem bankowym. Dlatego przypadek firmowej karty płatniczej może być potraktowany w CDN OPT!MIE jako oddzielny rejestr płatności dokonywanych tą kartą. Odpowiednikiem kas gotówkowych i poszczególnych rachunków bankowych w CDN OPT!MA są rejestry kasowo bankowe. Każdej kasie (najczęściej jest tylko jedna), każdemu rachunkowi w banku i każdej firmowej karcie płatniczej powinien odpowiadać jeden rejestr. Przykład Jeśli firma prowadzi jedną kasę gotówkową oraz posiada rachunek bieżący w banku PKO BP S.A. i kartę płatniczą wydaną przez Bank Przemysłowo-Handlowy S.A. (BPH) - moduł Kasa/Bank powinien składać się z trzech rejestrów kasowo bankowych. MODUŁ KASA/BANK Rejestr: Kasa gotówkowa Rejestr: Rachunek w PKO Rejestr: Karta w BPH
Str. 8 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 Zadaniem każdego z rejestrów jest prowadzenie bieżącej ewidencji wpływów i wydatków w kasie, na rachunku bankowym i zapisów związanych z kartą płatniczą. Otwierając rejestr należy pamiętać o wprowadzeniu Salda B.O. stanu początkowego gotówki w kasie lub środków na rachunku bankowym. 1.2.2 Raporty kasowe/bankowe Każdy z rejestrów podzielony jest na raporty kasowe/bankowe. Raport może obejmować zapisy za dzień, tydzień, dekadę (10 dni), miesiąc lub za inny, dowolny okres. Numeracja raportów może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub w obrębie poszczególnych miesięcy. Dla każdego z raportów musi być określona data otwarcia i zamknięcia. Każdy raport składa się z: bilansu otwarcia stanu kasy lub konta w chwili otwierania raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O. całego rejestru. Dla kolejnych raportów bilans otwarcia jest równy bilansowi zamknięcia poprzedzającego raportu. zapisów kasowych/bankowych przychody (wpłaty) i rozchody (wypłaty). bilansu zamknięcia stanu kasy/rachunku na moment zamykania raportu. Bilans zamknięcia ostatniego raportu jest jednocześnie bieżącym stanem środków w danym rejestrze.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 9 MODUŁ KASA/BANK REJESTR: Kasa gotówkowa (KG) REJESTR: Rachunek w PKO BP S.A. (PKO) REJESTR: Karta w BPH S.A. (BPH) Saldo B.O. Saldo B.O. Saldo B.O. Raport RKB/0001/2007/KG Raport RKB/0001/2007/PKO Raport RKB/0001/2007/BPH Zapisy kasowe/ bankowe Bilans Otwarcia KP/0001/2007 /KG KW/0001/2007 /KG KW/0002/2007 /KG... Bilans Zamknięcia Bilans Otwarcia KP/0001/2007/ PKO KW/0001/2007/ PKO KW/0002/2007/ PKO... Bilans Zamknięcia Bilans Otwarcia KP/0001/2007/ BPH KW/0001/2007/ BPH KW/0002/2007/ BPH... Bilans Zamknięcia Raport RKB/0002/2007/ Raport RKB/0002/2007/PK Raport RKB/0002/2007/BP Raport RKB... Raport RKB... Raport RKB... Saldo B.Z. Saldo B.Z. Saldo B.Z.
Str. 10 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 1.2.3 Zapisy kasowe/bankowe Zapis kasowy/bankowy odzwierciedla wpływ lub rozchód środków finansowych w kasie lub na rachunku bankowym. Każdy zapis jest elementem raportu kasowego/bankowego. Zapisy można dodawać tylko w raportach otwartych, jeśli data zapisu mieści się pomiędzy datą otwarcia i datą zamknięcia raportu. Numeracja zapisów kasowych/bankowych odbywa się na dwa sposoby: zapisy numerowane są kolejno w obrębie każdego raportu każdy zapis ma swoją Liczbę Porządkową (Lp.) w raporcie. zapisy są dokumentami numerowanymi wg schematu określonego podczas konfiguracji programu. Ta numeracja może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub miesiąca. Powinna zawierać symbol dokumentu kasowego/bankowego (oznaczający np. czy jest to wpłata, czy wypłata) oraz oznaczenie rejestru, którego zapis dotyczy. jeśli zapis kasowy/bankowy powstaje jako dokument wtórny np. do faktury płatnej gotówką, numer tego zapisu jest jednocześnie numerem dokumentu źródłowego (w naszym przykładzie jest numerem faktury). w Konfiguracji firmy/kasa i Bank/Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja - KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW. Przykład KP/000004/2007/KG oznacza czwartą wpłatę (KP) zapisaną w rejestrze Kasa Gotówkowa (KG) w roku 2007. Inny przykład to KW/000120/04/2007/PKO to dokument wypłaty (KW) o numerze 120 za miesiąc kwiecień (04), rok 2007 w rejestrze (na rachunku) PKO. W przypadku numeracji w obrębie miesiąca po zmianie miesiąca numery zaczną być nadawane od 000001. W zależności od typu rejestru kasowego/bankowego, w którym dokonujemy zapisu możemy mieć do czynienia z różnymi formami operacji kasowych/bankowych. W rejestrach typu KASA płatności mogą być dokonywane: gotówką np. klient płaci gotówką za wystawioną fakturę, pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę..., kartą płatniczą klient płaci kartą za otrzymany towar lub wykonaną usługę. W rejestrach typu KONTO BANKOWE, płatności mogą być dokonywane: gotówką np. zasilenie rachunku bankowego gotówką, przelewem zasilenie lub wypłata z rachunku bankowego przelewem, kartą płatniczą klient płaci kartą, centrum autoryzacyjne przelewa pieniądze na nasze konto. W rejestrach typu KARTA KREDYTOWA płatności mogą być dokonywane: gotówką wpłata gotówki na rachunek obsługujący kartę przelewem przelew (zasilenie) konta obsługującego kartę kartą płatniczą płacimy firmową kartą płatniczą. 1.2.4 Zapisy kasowe/bankowe - kategorie Bardzo cenną informacją jaką może zawierać każdy zapis w raporcie kasowym/bankowym jest jego kategoria. Dwupoziomowa lista kategorii, wspólna dla wszystkich modułów programu, służy między innymi do klasyfikowania dokumentów. Tak więc z każdym zapisem w raporcie możemy skojarzyć rodzaj kosztu lub przychodu, z którym jest on związany. Przykład Jeśli wszystkie zapisy w raportach bankowych związane z naliczeniem odsetek od lokat oznaczymy kategorią typu przychód, INNE_PRZYCHODY i kategorią szczegółową ODSETKI_Z_LOKAT w każdej chwili dostępną będziemy mieli informację pokazującą łączne kwoty, które uzyskaliśmy lokując pieniądze w banku. Kategorie na zapisach kasowych/bankowych można nadawać ręcznie, w chwili wprowadzania zapisu. Jeśli zapis jest skojarzony z kontrahentem lub transakcją, która została wcześniej oznaczona kategorią taka kategoria jest dziedziczona na zapis kasowy. Przykład Jeśli faktury kosztowe związane z płatnościami za utrzymanie biura oznaczymy kategorią typu koszt, UTRZYMANIE_BIURA i bardziej szczegółowo podzielimy je na płatności za ENERGIĘ, TELEFONY, WYNAJEM, SPRZĄTANIE... to w chwili generowania zapisów kasowych/bankowych związanych z tymi fakturami odpowiednie kategorie zostaną przez nie odziedziczone. Wtedy korzystając wyłącznie z modułu Kasa/Bank możemy wykonać interesującą analizę kosztów w dowolnym okresie czasu.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 11 1.2.5 Preliminarz płatności Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Tak więc planując przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych). Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być: automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu CDN OPT!MA wprowadzane przez operatora ręcznie z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd. Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość: dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności, dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację, możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie, oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty. 1.2.6 Rozliczenia i kompensaty Rozliczenia: funkcja rozliczeń umożliwia kojarzenie ze sobą otrzymanych bądź dokonanych zapłat z należnościami lub zobowiązaniami. Innymi słowy umożliwia powiązanie dokonanych zapisów kasowych/bankowych z planowanymi zdarzeniami z Preliminarza płatności. Rozliczanie dokumentów może być dokonywane z poziomu każdego z nich oddzielnie (zarówno z poziomu nierozliczonego zdarzenia w Preliminarzu jak i nierozliczonego zapisu w kasie), jak również automatycznie z poziomu listy nierozliczonych dokumentów dla wskazanego kontrahenta. Przykłady 1. Planowaną zapłatę za fakturę sprzedaży FA/000234/2007 na kwotę 1200 zł rozliczamy z otrzymanym wyciągiem bankowym WB/00433/2007/BPH potwierdzającym wpłatę klienta na nasze konto Preliminarz płatności Zapisy kasowe/bankowe FA/000234/2007 1200 zł WB/00433/2007/BPH 1200 zł 2. Dwie niezapłacone faktury kontrahenta na kwoty 800 i 2500 zł rozliczamy na podstawie jednej wpłaty klienta potwierdzonej wyciągiem bankowym, na kwotę 3300 zł FA/000567/2007 800 zł FA/000590/2007 2500 zł WB/001444/2007/BPH 3300 zł 3. Niezapłaconą fakturę zakupu FZ/001111/2007 na 5700 zł regulujemy dwoma wpłatami - 700 zł gotówką i 5000 zł przelewem na konto dostawcy. KW/001224/2007/KASA 700 zł FZ/001111/2007 5700 zł WB/033334/2007/BPH 5000 zł
Str. 12 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 Powyższe, proste przykłady pokazują podstawowe schematy, jakie można stosować podczas rozliczania nieuregulowanych płatności zapisanych w Preliminarzu i zapisów kasowych/bankowych potwierdzających wpływ lub rozchód środków finansowych. Rozliczenia mogą być wykonywane w stosunku jeden do jeden, jeden do wielu i wiele do wielu. Po dokonaniu rozliczenia zarówno zdarzenia z Preliminarza jak i zapisy w rejestrach kasowych/bankowych otrzymują status rozliczonych (lub częściowo rozliczonych, jeśli płatność nie jest zrealizowana w całości). Kompensaty: innym sposobem rozliczania dokumentów są kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne. Uwaga: Wydruk potwierdzenia kompensaty w systemie jest dostępny w Preliminarzu płatności, zakładka Preliminarz podmiotu. Przykłady 1. W Preliminarzu płatności wprowadzone są dwa zdarzenia. Pierwsze, to przewidywana realizacja płatności za fakturę sprzedaży, na kwotę 1230 zł. Ponieważ kontrahent zwrócił zakupiony towar drugie zdarzenie w Preliminarzu to planowany zwrot 1230 zł. Obydwa zdarzenia można ze sobą skompensować zanim nastąpi faktyczny przepływ środków finansowych (np. zanim zostaną zrealizowane przelewy). Preliminarz płatności: FA/0034557/2007 1230 zł FA/00543/2007/ZWR 1230 zł 2. Jeden z kontrahentów jest naszym dostawcą i jednocześnie odbiorcą. Dokonaliśmy u niego zakupu potwierdzonego fakturą FZ/00234/2007/WYP na kwotę 5420 zł. FZ z odroczoną płatnością utworzyła zapis w Preliminarzu planujący realizację płatności. Kontrahent dokonał u nas dwóch zakupów, na które wystawiliśmy faktury sprzedaży z odroczonymi płatnościami na kwoty 1500 zł i 1320 zł. Preliminarz płatności: FZ/00234/2007/WYP 5420 zł FA/003457/2007 1500 zł FA/003543/2007 1320 zł Kompensata tych trzech zdarzeń spowoduje, że nierozliczona kwota na fakturze zakupu FZ pozostanie równa 2600 zł. Faktury sprzedaży zostaną rozliczone całkowicie. Tak więc jedyną operacją finansową, którą należy przeprowadzić w odniesieniu do tych trzech dokumentów jest wykonanie przez naszą firmę przelewu na kwotę 2600 zł. 3. Na liście zapisów kasowych odnotowaliśmy wypłatę zaliczki dla jednego z pracowników KW/000222/2007/KG na kwotę 500 zł. Następnego dnia pracownik zwraca całość zaliczki, na podstawie KP/004323/2007/KG. Zapisy kasowe/bankowe: KW/000222/2007/KG 500 zł KP/004323/2007/KG 500 zł Obydwa zapisy kasowe można ze sobą skompensować. Po dokonaniu kompensaty obydwa otrzymają status rozliczonych. 1.2.7 Zasady numeracji dokumentów Numeracja dokumentów w systemie CDN OPT!MA jest dosyć elastyczna. Rozpoczynając pracę z programem, w chwili jego konfiguracji, można dla podstawowych typów dokumentów zdefiniować sposób, w jaki będą numerowane. W module Kasa/Bank dotyczy to raportów kasowych/bankowych numerowanych w obrębie rejestrów i zapisów kasowych/bankowych numerowanych w obrębie raportów kasowych/bankowych. Określenie schematów numeracji umożliwia funkcja Lista definicji dokumentów. Maksymalnie numer dokumentu może składać się z pięciu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić: SYMBOL DOKUMENTU to maksymalnie 5 znakowe oznaczenie typu dokumentu. Symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Może zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie może zawierać znaków / oraz @ ).
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 13 REJESTR tu można wykorzystać np. nazwę rejestru bankowego lub kasowego. Maksymalna długość sekcji REJESTR to 5 znaków (liter lub cyfr). NUMER to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Maksymalny numer (a więc maksymalna ilość dokumentów wystawiona w danym ciągu numerów) może składać się z sześciu cyfr (999 999). MIESIĄC dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu umieścimy miesiąc wraz ze zmianą miesiąca numeracja rozpoczyna się od 1. ROK KALENDARZOWY czterocyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera ROK OBRACHUNKOWY wykorzystywany tylko w przypadku, gdy system CDN OPT!MA zawiera moduł do obsługi pełnej księgowości. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu. SEKCJA PUSTA może wystąpić tylko jako pierwsza lub ostatnia w numerze Przykład 1 Jeśli symbolem oznaczającym raporty kasowe/bankowe jest skrót RKB, numeracja dotyczy raportów w rejestrze związanym z rachunkiem w banku BPH i numeracja raportów w tym rejestrze ma być ciągła w obrębie roku kalendarzowego schemat numeracji może wyglądać tak: RKB/000023/2007/BPH. Kolejność sekcji w numerze jest dowolna. Przykład 2 Jeśli typ zapisów kasowych/bankowych oznaczających przychód oznaczymy przez KP (wpłata) i definiujemy schemat numeracji zapisów w rejestrze BPH oraz zależy nam na numeracji ciągłej, ale w obrębie miesiąca, przykładowy numer zapisu może wyglądać tak: KP/000345/06/2007/BPH. Jest to 345 wpłata w czerwcu 2007, w rejestrze BPH. Ponieważ w numerze został użyty miesiąc, zmiana miesiąca spowoduje rozpoczęcie numeracji od 1. 1.2.8 Formy płatności W systemie CDN OPT!MA zdefiniowane są cztery podstawowe formy płatności: gotówka, przelew, karta płatnicza i kompensata. Użytkownik programu może na ich podstawie zdefiniować własne formy płatności. Np. przelew 7 dni oznacza płatność przelewem z automatycznie ustawianym siedmio - dniowym terminem płatności. Gotówka standardowo oznacza płatność realizowaną przy wystawianiu faktury, ale gotówka 3 dni może oznaczać zapłatę odroczoną na trzy dni. Z każdą formą płatności można skojarzyć rejestr kasowy/bankowy, do którego program będzie domyślnie zapisywał operację wpłaty lub wypłaty. 1.2.9 Lista banków Lista banków jest pomocniczym słownikiem, w którym zbierane są informacje o bankach właściwych naszej firmie, firmom naszych kontrahentów i urzędów. Pełni rolę pomocniczą jest dostępna z każdego modułu programu, w każdym miejscu, w którym dane na temat banku mogą być potrzebne. Listę banków można uzupełniać na bieżąco lub skorzystać z automatu importującego dane o wszystkich działających w Polsce bankach z plików dostarczanych przez niektóre instytucje związane z bankowością. System CDN OPT!MA potrafi zaimportować dane: plików w formacie Home Cash udostępnianych przez Bank Śląski z plików w COMMA w formacie CSV z pliku w formacie DBF dostępnego na stronie internetowej Krajowej Izby Rozliczeniowej Jeśli lista banków została raz zaimportowana kolejny import może tylko uzupełnić dane o nieistniejących do tej pory bankach (trwa to znacznie krócej niż powtórny import pełnej listy). Informacją jednoznacznie określającą bank jest Numer Rozliczeniowy Banku (NRB). W systemie CDN OPT!MA dodatkowo każdy bank posiada swój Akronim, który również nie może się powtarzać. W chwili wyboru wskazanego banku z listy pobierane są jego dane wraz z numerem rozliczeniowym, który stanowi pierwszy człon numeru każdego konta bankowego. Krajowa Izba Rozliczeniowa udostępnia listę banków w formacie dbf, xls na swojej stronie internetowej www.kir.com.pl. Baza jest na bieżąco uaktualniana. Dane można pobierać bezpłatnie. 1.2.10 Obsługa pól związanych z bankiem Podczas uzupełniania danych o banku na formularzu (np. zapisu bankowego, zdarzenia w Preliminarzu) program działa niejako dwuetapowo: 1. po wprowadzeniu banku, w zależności od jego ustawień, proponuje schemat numeru rachunku bankowego prawdopodobny dla tego banku. Uwzględniane są tutaj wszystkie zasady obowiązujące dla danego schematu numeracji (standardowa lub IBAN). 2. po wprowadzeniu pełnego numeru konta sprawdza jego poprawność w zależności od ustawień flagi IBAN na formularzu (dziedziczonej z formularza banku).
Str. 14 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 1.2.10.1 Numeracja rachunków bankowych W systemie CDN OPT!MA obsługiwane jest zarówno stosowany dotychczas w Polsce standard numeracji rachunków bankowych, jak i system numeracji IBAN. Należy pamiętać, że od lipca 2004 obowiązuje w Polsce system numeracji IBAN. Uwaga: Format rachunku bankowego rozpoznawany jest przez system w oparciu o wartość parametru IBAN na formularzu. Wartość ta jest dziedziczona z formularza banku (parametr Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN) można ją jednak zmienić dla danego formularza. Jeśli parametr jest aktywny numer rachunku jest traktowany jako IBAN i jego poprawność jest sprawdzana wg algorytmu stosowanego dla tej numeracji. Jeśli parametr nie jest aktywny numer traktowany jest jako numer standardowy i sprawdzana jest poprawność segmentu NRB (wg algorytmu modulo). Numeracja IBAN Walidacja (sprawdzanie poprawności) numerów IBAN wykonywane jest wg algorytmu obowiązującego dla tego systemu. Ogólnie Numer IBAN składa się z: 2 znaków alfanumerycznych (kod kraju), 2-cyfrowej sumy kontrolnej członu BBAN (Basic Bank Account Number). Człon BBAN zawiera kod kraju, kod zawierający cyfry i/lub znaki alfanumeryczne, który jest specyficzny dla banku, oraz numer konta. Teoretyczna maksymalna długość członu BBAN wynosi 30 znaków. W przypadku polskich banków numer IBAN składa się z czterech segmentów: sygnatury kraju (PL) dwucyfrowej liczby kontrolnej ośmiocyfrowego numeru rozliczeniowego banku (tak jak do tej pory) numeru konta klienta, który może mieć długość do 16 znaków Jak więc widać powyżej całkowita długość numeru konta w systemie IBAN będzie wynosić 26 znaków (nie licząc separatorów) plus opcjonalnie dwa znaki na sygnaturę kraju (podawanie sygnatury kraju nie będzie obowiązkowe w transakcjach krajowych). Nowe numery mogą wystąpić w następujących postaciach: 02 10201055 123456789 lub 0210201055123456789 lub PL02-1020-1055-1234-5678-9 gdzie: 02 - oznacza przykładową liczbę kontrolną, 10201055 - przykładowy numer oddziału PKO BP S.A., 123456789 - przykładowy identyfikator rachunku klienta PKO BP S.A. Dwa ostatnie człony razem są określane mianem numeru BBAN. Ostatnia postać numeru (separator co 4 cyfry) może być stosowana w celu ułatwienia ustnego przekazania numeru rachunku. Banki zagraniczne Na formularzu banku (zakładka Dodatkowe) znajduje się parametr Bank zagraniczny. Jeśli parametr jest aktywny numery rachunków w takim banku nie są walidowane (pod warunkiem, że nie jest równocześnie zaznaczony parametr IBAN). Uwaga: Jeśli na karcie banku zaznaczony jest zarówno parametr Bank zagraniczny, jak i Bank prowadzi rachunki w standardzie IBAN program sprawdza poprawność numeracji rachunków dla takiego banku wg algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN (bez domyślnego uwzględniania sygnatury PL). 1.2.10.2 Propozycja numeru rachunku bankowego Po wybraniu banku program sprawdza, czy bank ten prowadzi numerację w standardzie IBAN (parametr na formularzu banku). Jeśli TAK sprawdza czy dany bank jest bankiem zagranicznym i w zależności od wartości parametru Bank zagraniczny na formularzu: dla banku zagranicznego nie proponuje żadnego numeru rachunku,
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 15 dla banku krajowego wstawia schemat @@-NRB- (właściwy dla numeracji IBAN). Po wpisaniu numeru konta zamiast @@ pojawia się wyliczona suma kontrolna. 1.2.10.3 Kontrola poprawności numerów kont bankowych Po wpisaniu numeru rachunku bankowego program sprawdza jako pierwsze czy dany numer jest numerem IBAN (na podstawie zaznaczenia parametru na danym formularzu). Dla numerów IBAN: dla banku zagranicznego sprawdza zgodność wpisanego numeru ze standardem IBAN, dla banku krajowego sprawdza zgodność ze standardem IBAN. Podczas sprawdzania (wyliczania) sumy kontrolnej zakładane jest, że numer zaczyna się od sygnatury kraju PL. Następnie z numeru wyodrębniany jest Numer Rozliczeniowy Banku i sprawdzana jest jego zgodność z algorytmem modulo. 1.2.11 Elektroniczna wymiana danych z bankiem Elektroniczna wymiana danych z bankami staje się coraz bardziej popularną formą przekazywania do banków zleceń przelewów i uzyskiwania informacji o dokonanych przez bank transakcjach (wyciągi bankowe). System CDN OPT!MA pozwala na elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno eksport przelewów do pliku tekstowego jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. W tym celu można wykorzystać dwa rodzaje formatów: definiowalny (modyfikowalny przez Użytkownika) oraz stały (niemodyfikowalny). Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane następujące formaty: BPH BusinessNet (import) CitiDirect Elixir-O BPH Elixir-O ibre KASABUF.TXT (import) KB24 Kredyt Bank (eksport) US Bank Śląski Videotel (format definiowalny) ZUS - Bank Śląski Ponadto w programie są również następujące formaty niemodyfikowlane: Elixir O, Kredyt Bank, VideoTEL oraz Bresok. Elixir jest elektronicznym systemem rozliczeń międzybankowych realizowanym przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR). Format Elixir-O służy do przekazywania poleceń przelewu do banku. Format ten został przyjęty przez polskie banki i jest wspierany przez większość aplikacji typu home-banking, w szczególności przez aplikację MultiCash. Uwaga: Program CDN OPT!MA umożliwia współpracę z systemami bankowości elektronicznej Banku BPH S.A Potwierdzeniem jest Znak Zgodności: BPH Bankowość Elektroniczna SILVER CERTIFIED PARTNER Uwaga: Bank Śląski wydał certyfikaty dla systemu CDN OPT!MA potwierdzający generacje danych o płatnościach zgodnie ze standardami systemów bankowości elektronicznej oferowanych przez Bank Śląski, lidera wśród banków w zakresie obsługi elektronicznej firm. 1.2.12 Karty płatnicze Dokonywanie płatności za pomocą kart płatniczych staje się coraz bardziej popularne. Dlatego moduł Kasa/Bank systemu CDN OPT!MA stwarza możliwość zarówno obsługi transakcji wykonywanych własną (firmową) kartą płatniczą jak i ewidencji i rozliczeń płatności kartami dokonywanymi przez kontrahentów firmy. 1.2.12.1 Firmowe karty płatnicze Dla każdej z firmowych kart płatniczych warto założyć oddzielny rejestr kasowy/bankowy typu KARTA. Zwłaszcza w przypadku kart płatniczych, które nie są związane z żadnym rachunkiem bankowym, prowadzenie osobnej ewidencji płatności kartą pozwoli na otrzymywanie bieżących danych o stanie zadłużenia karty i wymaganych przez bank spłatach. 1.2.12.2 Karta płatnicza klienta Klienci mogą regulować płatności kartami płatniczymi wydanymi w różnych systemach (np. VISA, MasterCard) i przez różne banki. W programie zdefiniowana jest lista najczęściej spotykanych kart płatniczych. Są to: MasterCard, VISA, American Express, Dinners Club / Carte Blanche, enroute, Discover i JCB.
Str. 16 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 W chwili, gdy nasz kontrahent płaci kartą program wymaga wpisania typu karty, jej numeru i daty ważności. Dla wyżej wymienionych kart sprawdzane są algorytmy badające poprawność wprowadzonego numeru. Do listy kart płatniczych standardowo obsługiwanych przez program Użytkownik może dopisać inne pozycje. 1.2.13 Walidacja kart kredytowych 1.2.13.1 Walidacja numerów kart na rejestrach kasowych Podczas zakładania rejestru kasowego typu karta płatnicza nie jest podawany konkretny typ karty. Podawany jest natomiast bank powiązany z kartą oraz numer karty. Walidacja numeru karty na tym poziomie przebiega podobnie jak w przypadku rachunków bankowych: pierwszy segment (opcjonalny) traktowany jest jako NRB i sprawdzany wg algorytmu modulo drugi segment (wymagany) traktowany jest jako właściwy numer karty i sprawdzany wg algorytmu Luhna. Możliwe jest również wpisanie jedynie numeru karty (bez Numeru Rozliczeniowego Banku). Segment odpowiadający właściwemu numerowi karty na rejestrze może zawierać trzy kreski grupujące cyfry numeru karty w cztery sekcje lub może nie zawierać żadnej kreski (jedna sekcja). Podobnie jak w przypadku numeru rachunku numer karty nie może rozpoczynać się od kreski natomiast w odróżnieniu od numeru rachunku nie mamy tu subkont, z czego wynika, że pełny numer karty składa się z co najwyżej dwóch segmentów: NRB oraz właściwego numeru konta, z których tylko numer konta jest wymagany. Uwaga: W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Kontrola numerów kart kredytowych, który włącza/ wyłącza mechanizm sprawdzania poprawności karty. Jeśli parametr nie jest aktywny program nie sprawdza poprawności wpisanego numeru karty. 1.2.13.2 Sprawdzanie poprawności numerów kart na zapisach kasowych/bankowych Numery kart kredytowych składają się z 13 do 16 cyfr. Pierwsze sześć to numer identyfikujący bank, który wydał kartę. Kolejne ustala bank wydający kartę. Ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną. Numer karty kredytowej jest numerem, który sam w sobie jest w stanie weryfikować poprawność. Weryfikacja poprawności numeru jest warunkiem koniecznym, aczkolwiek niewystarczającym do stwierdzenia, czy karta jest ważna. Jeżeli numer nie przechodzi algorytmu weryfikacji, wiadomo, że po prostu nie jest prawdziwym numerem karty. Jeżeli przechodzi weryfikację, oznacza to, że może on być numerem karty, dalsze sprawdzanie należy wykonać poprzez kontakt z centrum autoryzacyjnym kart kredytowych. Podczas walidacji numeru karty kredytowej sprawdzane są kolejno: Czy numer składa się tylko z cyfr Poprawność wg tzw. algorytmu Luhn a Czy numer wskazuje na podany typ karty płatniczej. Rodzaj karty Prefiks Długość MasterCard 51-55 16 VISA 4 13,16 American Express 34,37 15 Dinners Club / Carte Blanche 300-305, 36, 38 14 EnRoute 2014, 2149 15 Discover 6011 16 JCB 3 16 JCB 2131, 1800 15 Jak to działa? To zależy od karty, która jest weryfikowana. Numer może przejść algorytm Luhn a, ale musi on być również zgodny z określonym typem karty. Na przykład numer karty VISA musi zaczynać się od cyfry 4 i składać się z 13 lub 16 cyfr, np. 4111111111111111. Poprawny numer MasterCard musi się zaczynać od cyfry 5, a jego druga cyfra musi być z przedziału od 1 do 5, oraz cały numer musi składać się z 16 cyfr, np. 5500000000000004. Numery kart JCB zaczynają się od 3 i mają 16 cyfr albo zaczynają się od 2131 lub 1800 i mają 15 cyfr.
Podręcznik Użytkownika systemu CDN OPT!MA Str. 17 Uwaga: CDN OPT!MA nie pozwala na wpisanie niepoprawnego numeru karty. Program nie pozwoli również zaakceptować zapisu kasowego jeśli wpisany numer karty nie spełnia warunków ustalonych dla wybranego typu karty (np. nr karty VISA 4444444444444448 i wybrany typ Master Card). Wyświetlony zostanie komunikat o nie spełnieniu algorytmu walidacji dla konkretnego, predefiniowanego typu karty płatniczej. Uwaga: W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ parametry znajduje się parametr Kontrola numerów kart kredytowych, który odpowiada za działanie mechanizmu sprawdzania poprawności karty. Jeśli parametr nie jest zaznaczony numer karty nie jest sprawdzany algorytmem Luhna. Nie są również sprawdzane warunki zdefiniowane dla określonego typu karty. 1.2.13.3 Płatność kartą kredytową Ze względu na różny sposób rozliczania płatności kartą kredytową w firmach wprowadzono parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową: jeśli parametr jest aktywny po zatwierdzeniu dokumentu z formą płatności typu karta program tworzy zapis kasowy/bankowy w raporcie. jeśli parametr nie jest aktywny płatność kartą, niezależnie od terminu, powoduje powstanie zapisu w Preliminarzu płatności o statusie Nierozliczony. Parametr jest dostępny w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
Str. 18 Moduł Kasa/Bank v. 15.0 2 Moduł Kasa/Bank obsługa programu W tej części dokumentacji szczegółowo opisane są zasady działania poszczególnych funkcji modułu Kasa/Bank sposób ich konfiguracji, uruchamiania i znaczenie w systemie CDN OPT!MA. Porządek rozdziałów, to przedstawienie w punktach pierwszych kroków Użytkownika rozpoczynającego pracę na programie. Dokumentacja do programu zawiera oddzielny podręcznik opisujący Konfigurację programu, Słowniki, oraz Narzędzia, dlatego w tym podręczniku znajdziemy tylko podstawowe informacje na ten temat (w celu odnalezienia szczegółowych opisów należy skorzystać z podręcznika Konfiguracja). Zaczynamy więc od założenia bazy danych odpowiadającej firmie Użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę - warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem. Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii. Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych raportów kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe. Preliminarz płatności a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami to treść następnych rozdziałów. W ostatnim rozdziale umieszczone zostały informacje o zasadach współpracy centralnego modułu Kasa/Bank z innymi modułami systemu CDN OPT!MA. Każdy rozdział zawiera przykłady, które zobrazować mają praktyczne znaczenie opisywanych funkcji, oraz scenariusze czyli odpowiedzi na pytania Jak to zrobić w programie? Uwaga: Warto pamiętać, że podczas wypełniania formularzy wszystkie pola, które muszą być koniecznie wypełnione opisane są pogrubioną czcionką. 2.1 Pierwsze kroki W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga Użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>. Jeśli Użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie. Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu): Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych) Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) Ustalenie blokad dostępu dla Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka Blokady dostępu). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. Uzupełnienie listy banków (Słowniki/ Lista banków) przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki. Uzupełnienie list: urzędów (Słowniki/ Lista urzędów) właścicieli (Słowniki/ Lista właścicieli) pracowników (Słowniki/ Lista pracowników) kontrahentów (Słowniki/ Lista kontrahentów) Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Moduł KASA/ BANK Założenie rejestrów kasowych/bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe) Ustalenie numeracji raportów kasowych/bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Raport) Otwarcie raportów kasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).