ZAPYTANIE OFERTOWE NR GZ/GZO/ZOL/PB/462/2012 Polski Koncern Naftowy ORLEN Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy w Warszawie pod numerem KRS: 0000028860, numer NIP: 774 00 01 454, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony: 534.636.326,25zł, będąca czynnym podatnikiem podatku VAT w imieniu własnym i Spółek z Grupy Kapitałowej zaprasza do złożenia Oferty na: Wybór operatora obsługi logistycznej Magazynu PTA w 2013 roku I. Specyfikacja usługi Usługa dotyczy operacji logistycznych dla 102 000 t / rok PTA Zakres pracy: Usługa logistyczna polegać będzie na: 1. Operacje wózkami widłowymi w zakresie odbioru gotowego produktu BB (1100 kg), z 3 stanowisk załadunkowych, wydajność każdej stacji załadunkowej 30t/h, 2. Składowanie produktu w magazynie produktu gotowego, 4 warstwy, 3. Sprawdzenie stanu technicznego i czystości kontenera/samochód, 4. Załadunek BB na samochody ciężarowe i do kontenerów 20` z trzech ramp załadowczych lub poziomu "0". Załadunek kontenerów odbywa się z rampy i poziomu "0", 5. Potwierdzenie zakończenia czynności załadunkowych, 5.Obsługa 3 maszyn pakujących do opakowań elastycznych BB wg potrzeb, 6. Świadczenie usług w zakresie gotowości wraz z dostawą wózków widłowych, 7. Zakupionych materiałów eksploatacyjnych (włącznie z urządzeniami informatycznymi) w uzgodnieniu ze Zleceniodawcą, 8. Zakładanie plomb na drzwiach kontenera po załadunku, 9. Rozładunek opakowań do zawrotu produktu big bagów PTA z wraz z obsługą urządzeń rozładowczych,
10. Prowadzenie polityki magazynowej tzn. bieżąca kontrola stanu magazynu i jego rozchody (opakowania puste, opakowania pełne oraz materiały pomocnicze i eksploatacyjne), 11.Obsługa programów systemowych niezbędnych do prowadzenia polityki magazynowej i obsługi klienta, 12. Uczestnictwo we wszystkich inwentaryzacjach dotyczących obsługi magazynu, 13. Rozładunek surowców dostarczanych do Zakładu PTA. Zakres prac związanych z obsługą biura klienta (BOK): 1. Obsługa Biura Klienta BOK 7.00 23.00 oraz w sytuacjach awaryjnych 24 h, 2. Realizacja organizacji ruchu samochodów do/z parkingu wraz z wywoływaniem pod załadunek, 3. Obowiązki BOK: a) Weryfikacja i rejestracja pojazdów b) Weryfikacja danych kierowcy w przypadku problemu z identyfikacją, c) Wywoływanie konkretnego podjazdu pod załadunek, d) Wyjaśnianie niezgodności w związku z danymi kierowcy i stanu pojazdu oraz ich aktualizacja, e) Potwierdzenie realizacji zlecenia przez kierowcę, f) Przygotowanie i przekazanie kierowcy kompletu dokumentów przewozowych, g) W przypadku awarii systemu ręczna obsługa dokumentów, h) Obsługa systemów informatycznych (SAP, SAMER), i) Nadzór i weryfikacja kompletności księgowań wysyłek w interfejsie z SAMER do SAP. II. Warunki niezbędne do rozpatrzenia oferty Dostawcy Warunkiem przyjęcia oferty jest przedłożenie wraz z ofertą niżej wymienionych danych i dokumentów: 1. Nazwa Firmy, adres, telefon, fax, e-mail. 2. Nazwiska osób reprezentujących firmę. 3. Aktualny Odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) / Rejestru Handlowego w przypadku spółek prawa handlowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych (nie wymagany przy firmach grupy kapitałowej ORLEN). Ważność KRS 3 miesiące. 4. Podpisy osób upoważnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego - na przekazanych dokumentach.
5. Oferta powinna zawierać wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 6. Zaświadczenie ZUS o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne. 7. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych. Oferent składając ofertę musi zapewnić, że dokładna identyfikacja firmy, określenie oferta oraz podpisy osób upoważnionych do reprezentacji Oferenta w zakresie niniejszego postępowania ofertowego znajdą się na przekazanych dokumentach. Przedłożenie wyżej wymienionych danych i dokumentów jest warunkiem rozpatrywania Oferty. III. Forma złożenia oferty Oferta powinna składać się z dwóch części obejmujących następujące dokumenty: CZĘŚĆ I PODSTAWOWA/TECHNICZNA 1. Wskazanie osoby sprawującej nadzór nad realizacją prac. 2. Oświadczenie oferenta stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 3. Dane i dokumenty wyszczególnione w pkt. II. 4. Wskazanie maksymalnej ilości BB możliwych do załadowania przez Państwa na środki transportu (na samochody ciężarowe i do kontenerów 20` w skali doby, przy pracy 24h. 5. Wskazanie maksymalnej ilości BB możliwych do załadowania do standardowego 20 kontenera wraz z krótkim opisem sposobu ułożenia i zabezpieczenia BB w kontenerze. 6. Wizję lokalną (poświadczoną przez wyznaczonego przedstawiciela PKN ORLEN S.A.) 7. Deklaracja wykonania pełnego zakresu usług/robót zawartego w zaproszeniu do przetargu. 8. Zgłoszenie ewentualnych podwykonawców do akceptacji Zleceniodawcy. Bardzo proszę o kontakt e-mailowy w celu wyznaczenia terminu wizji lokalnej. CZĘŚĆ II CENOWA Część II (cenowa) powinna zostać złożona w dwóch wariantach: Wariant I powinien zawierać: 1. Proszę o podanie ceny w następującym układzie:
a) Ryczałt za gotowość w PLN/m-c netto (należne Wykonawcy niezależnie od wynagrodzenia za czynności wymienione poniżej w podpunktach b) do e)). b) stawka za prawidłowo zapakowany i przewieziony do magazynu i nieuszkodzony worek (zapakowanie, oznaczenie kodem kreskowym, wywóz i ustawienie na magazynie) - za worek o wadze 1,1 Mg w PLN/szt. netto. c) stawka za załadunek nieuszkodzonych worków na samochód, za worek o wadze 1,1 Mg w PLN/szt. netto. d) stawka za rozładunek samochodu i kontenera - w PLN/tona netto. e) zawrót produktu do systemu RECHARGING SILO wraz z wysypem za worek o - w PLN/szt. netto. 2. Deklarację niezmienności ceny w trakcie realizacji przedmiotu robót. 3. Sposób rozliczenia z uwzględnieniem 90 dniowego terminu płatności faktur licząc od dnia otrzymania faktur przez Zleceniodawcę. 4. Deklaracje podpisania Umowy wg. wzoru preferowanego w PKN ORLEN S.A. Wariant II powinien zawierać: 1. Proszę o podanie ceny w następującym układzie: a) Ryczałt za gotowość w PLN/m-c netto (należne Wykonawcy niezależnie od wynagrodzenia za czynności wymienione poniżej w podpunktach b) do e)). b) stawka za prawidłowo zapakowany i przewieziony do magazynu i nieuszkodzony worek (zapakowanie, oznaczenie kodem kreskowym, wywóz i ustawienie na magazynie) - za worek o wadze 1,1 Mg w PLN/szt. netto. c) stawka za załadunek nieuszkodzonych worków na samochód, za worek o wadze 1,1 Mg w PLN/szt. netto. d) stawka za rozładunek samochodu i kontenera - w PLN/tona netto. e) zawrót produktu do systemu RECHARGING SILO wraz z wysypem za worek o - w PLN/szt. netto. 2. Deklarację niezmienności ceny w trakcie realizacji przedmiotu robót. 3. Sposób rozliczenia z uwzględnieniem 90 dniowego terminu płatności faktur licząc od dnia otrzymania faktur przez Zleceniodawcę. 4. Deklaracje podpisania Umowy wg. wzoru preferowanego w PKN ORLEN S.A. 5. Zobowiązanie do posiadania i przedstawienia Zamawiającemu do dnia podpisania umowy na świadczenie obsługi będącej przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej na okres obowiązywania umowy oraz przez 30 dni od daty jej zakończenia na następujące ryzyka:
a) OC kontrakt suma ubezpieczenia min. 2 000 000 USD (lub ich równowartość w PLN), b) OC za czyste straty finansowe suma ubezpieczenia min. 1 000 000 PLN, c) OC za szkody w środowisku naturalnym suma ubezpieczenia min. 2 000 000 USD (lub ich równowartość w PLN), d) OC podwykonawcy (w przypadku, gdy Wykonawca korzystać będzie z usług firm trzecich) suma ubezpieczenia min. 2 000 000 USD (lub ich równowartość w PLN). Zakres ubezpieczenia wskazanego powyżej powinien pokrywać w szczególności: wszelkie uszkodzenia i utraty Przedmiotu umowy w okresie, gdy Wykonawca ponosi za nie odpowiedzialność, wypadki odniesienia ran fizycznych oraz śmierci pracowników poniesione w miejscu wykonania umowy lub pozostające w związku z umową. Odpowiedzialność ta powinna pokrywać również wszelkie czynności poczynione w związku z wykonywaniem umowy w tym przenoszenie, magazynowanie, załadunek i rozładunek towarów. Oferta powinna być złożona w języku polskim. IV. Sposób złożenia oferty Oferta wraz z uwzględnieniem wymogów z pkt. II i III musi być przesłana drogą elektroniczną, na adres e-mailowy Przewodniczącego Zespołu Oceniającego Piotr.Borasinski@orlen.pl Dokumentacja w formie elektronicznej, może zawierać pliki w formacie.pdf,.doc,.xls oraz musi być zgodna z MS Office wersja 98 lub późniejsza. E-mail z ofertą należy zatytułować: Logistyka Magazynu PTA 2013 Oferta musi być zahasłowana. V. Termin złożenia oferty Oferta powinna zostać dostarczona do końca dnia: 06.12.2012r. zgodnie z wymogiem określonym w pkt. IV. Hasło do Oferty należy przesłać w dniu 07.12.2012r. pomiędzy godziną 8.00, a 9.00. Spółka zastrzega sobie prawo do odrzucenia bez rozpatrywania Oferty złożone po tym terminie.
VI. Dodatkowe pytania, kontakt w sprawie postępowania ofertowego W trakcie przygotowania Ofert, Oferent ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego postępowania ofertowego do Zespołu Oceniającego. Pytania należy przesyłać drogą elektroniczną na adres Przewodniczącego Zespołu Oceniającego: Piotr.Borasinski@orlen.pl Odpowiedzi zostaną przesłane do Oferentów w miarę możliwości niezwłocznie, z zastrzeżeniem jak poniżej. Spółka zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. Osobą kontaktową w sprawie postępowania ofertowego jest Przewodniczący Zespołu Oceniającego: Piotr Borasiński +48 24 256 77 21 Piotr.Borasinski@orlen.pl VII. Zastrzeżenia PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. PKN ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania, zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zapraszającego. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c.. VIII. Informacje dodatkowe 1) Ocenie technicznej podlegać będą następujące kryteria: Doświadczenie w obsłudze maszyn pakujących wysokotonażowych dla materiałów sypkich -proszkowych (lista referencyjna), Doświadczenie i sposób załadunku 20 opakowań BB do kontenera 20 ft i samochodów z naczepą, Doświadczenie w prowadzeniu polityki magazynowej z produktami gotowymi BB, Umiejętność obsługi Biura Obsługi Klienta,
Sposób i umiejętność ustawiania opakowań elastycznych BB w 4 warstwach BHP, Posiadanie sprzętu i osprzętu do operacji załadunkowo - rozładunkowych opakowań BB, Znajomość systemów informatycznych do prowadzenia polityki magazynowej i operacji sprzedażowo logistycznych, Własne zaplecze socjalne, Prowadzenie dokumentacji magazynowej, Dyspozycyjność. 2) Oferty zgodne pod względem formalnym i technicznym, tj. kompletne i zgodne z wymaganiami przedstawionymi w Zapytaniu Ofertowym zostaną przeanalizowane pod względem handlowym. Kryteria wyboru: 100% cena. 3) Dostawca ma prawo do wykonania przedmiotowej usługi przy użyciu Podwykonawców i wraz z oferta przesyła umowę o współpracy z Podwykonawcą. IX. Załączniki do Zapytania Ofertowego 1) Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr GZ/GZO/ZOL/PB/462/2012 Oświadczenie Wykonawcy biorącego udział w akcji ofertowej.
Załącznik nr 1 do Zapytania OŚWIADCZENIE WYKONAWCY BIORĄCEGO UDZIAŁ W AKCJI OFERTOWEJ dotyczącej wyboru operatora obsługi logistycznej Magazynu PTA w 2013 roku (nr Zapytania Ofertowego GZ/GZO/ZOL/PB/462/2012) Oświadczam, że reprezentowana przeze mnie FIRMA: a) Zapoznała się z warunkami zapytania ofertowego i je akceptuje. b) Na prośbę Przewodniczącego Zespołu Oceniającego przedstawi stosowne dokumenty pozwalające ocenić wiarygodność finansową firmy. c) Jest uprawniona do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi. d) Posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonych prac lub czynności. e) Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonywania zamówienia. f) Znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie prac. g) Nie znajduje się w stanie upadłości lub nie wszczęto wobec niej postępowania upadłościowego. h) W ciągu ostatnich trzech lat zlecony zakres wykonywała terminowo i z należytą starannością. i) Nie zatrudnia pracowników Zamawiającego. j) Zobowiązuje się do zachowania tajemnicy i nie rozpowszechnia informacji i materiałów uzyskanych w trakcie akcji ofertowej. k) Nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności... data podpis i pieczęć