Warszawa, dn. 6 października 2011 r. Zapytanie ofertowe nr 9/POKL.05.04.02-00-818/10 I. Zamawiający Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA ul. Żytnia 16/31, 01-014 Warszawa NIP: 521-32-36-580 REGON: 015445012 KRS: 0000145690 II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa (według kodów CPV:39222000-4 artykuły cateringowe) dla 30 osób podczas seminarium informacyjno-rekrutacyjnego w ramach projektu nr POKL.05.04.02-00-818/10 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego Od zleceniobiorcy oczekujemy: stały serwis kawowy (kawa, herbata, woda, cukier, mleko, cytrynka, drobne ciastka, drożdżówki 60 szt.) 1 ciepły posiłek (obiad jednodaniowy) dla uczestnika (łącznie 30 posiłków) z możliwością wyboru posiłków mięsnych i wegetariańskich dostarczenie i przygotowanie cateringu na miejscu seminarium; Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie usługi cateringowej dla uczestników seminarium na podstawie menu zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, zastawa). Najpóźniej na 3 dni przed terminem seminarium Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. W terminie uzgodnionym z wybranym Wykonawcą Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników konferencji. Wykonawca zapewni osobę/osoby do bieżących kontaktów z Zamawiającym (drogą e-mailową i telefoniczną). Miejsce usługi: Zakład Aktywności Zawodowej, ul. Chopina 10, 08-110 Siedlce. III. Termin wykonania zamówienia Wykonanie usługi w terminie: 28.10.2011 r. (piątek), godz. 12.00 18.00 Zleceniodawca planuje podpisanie umowy najpóźniej do dnia 21 października 2011 r. 1
IV. Warunki udziału 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 1.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 1.3 znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 2. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu 2.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w pkt 1 na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale V, potwierdzających spełnianie tych warunków. 2.2 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia - nie spełnia V. Wymagane dokumenty 1. Wypełniony Formularz ofertowy (załącznik nr 1). 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w rozdziale IV wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. 4. Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. 5. Przykładowe menu zarówno dla diety mięsnej, jak i wegetariańskiej. 6. Wykaz zorganizowanych usług cateringowych (załącznik nr 3) minimum 5 usług na co najmniej 30 osób. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 2
VI. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (jako załącznik nr 1). Oferta powinna: zawierać pełną nazwę oferenta, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres e-mail, NIP, numer KRS lub numer innego właściwego dla Wykonawcy rejestru, być sporządzona w języku polskim, treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego, inaczej oferta zostanie odrzucona, zawierać cenę oferty przedstawionej jako cena brutto, która zawiera podatek VAT obliczony przez oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie. Cena jest wyrażona w PLN tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zawierać przykładowe menu jako załącznik do oferty. 2. Termin związania ofertą: 8 dni od zakończenia terminu składania ofert. 3. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątkami imiennymi. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 6. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian powinno zostać złożone w sposób i w formie przewidzianej w niniejszym zapytaniu ofertowym dla złożenia oferty, z dopiskiem ZMIANA OFERTY. Wycofanie oferty następuje poprzez złożenie oświadczenia podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z dopiskiem WYCOFANIE OFERTY 7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie. W przypadku nie złożenia wyjaśnień bądź uzupełnień w wymaganym terminie skutkuje odrzuceniem oferty. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia wszystkich ofert, bez dokonania wyboru którejkolwiek z nich, gdy żadna ze złożonych ofert nie będzie odpowiadać warunkom określonym przez Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia oferentów. 3
VII. Odrzucenie oferty Z postępowania zostaje odrzucona oferta: jeżeli oferent nie spełnia warunków udziału w postępowaniu określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, jeżeli oferent nie złożył wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź ich uzupełnień w wyznaczonym terminie, jeżeli oferta nie jest zgodna z treścią zapytania ofertowego, jeżeli w stosunku do oferenta otwarto postępowanie likwidacyjne lub ogłoszono upadłość, jeżeli oferta została złożona po terminie. VIII. Miejsce i termin składania ofert 1. Ofertę należy złożyć w terminie do 14 października 2011 r. do godziny 10.00: osobiście w Biurze Federacji (adres: ul. Żytnia 16/31, 01-014 Warszawa), drogą pocztową (Biuro Federacji Mazowia, adres: ul. Żytnia 16/31, 01-014 Warszawa, z dopiskiem Zapytanie ofertowe nr 9/POKL.05.04.02-00-818/10) drogą elektroniczną na adres: mazowia@mazowia.org.pl (skan podpisanych dokumentów) faxem na nr: (22) 652 22 66. Liczy się data wpływu. 2. Otwarcie ofert nastąpi 14 października 2011 r. o godz. 10.30 w siedzibie Zamawiającego. IX. Ocena ofert Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1) Cena 60% 2) Menu 20% 3) Doświadczenie w realizacji usług cateringowych 20% X. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Zamawiający będzie rozpatrywał tylko te oferty, które będą zawierały wszystkie załączniki. 2. O przyjęciu lub odrzuceniu oferty Zamawiający zawiadomi oferentów e-mailem oraz umieści tę informację na stronie internetowej www.mazowia.org.pl 3. Jeżeli firma, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 4
XI. Dodatkowe informacje 1. Zapytanie ma charakter porównania ofert i nie stanowi zobowiązania do podpisania umowy. 2. Płatnikiem będzie: Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA ul. Żytnia 16/31, 01-014 Warszawa NIP: 521-32-36-580 REGON: 015445012, KRS:0000145690 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmian lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom zaproszonym do składania ofert, jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: www.mazowia.org.pl Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści zapytania ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 4. Zamawiający i Wykonawca porozumiewają się w formie pisemnej oraz za pomocą poczty elektronicznej lub telefonicznie. W przypadku porozumiewania się za pomocą poczty elektronicznej każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji. 5. Dodatkowych informacji udziela Małgorzata Majewska pod numerem telefonu (22) 652 22 66 lub pod adresem email: m.majewska@mazowia.org.pl XII. Załączniki 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 3. Wykaz zorganizowanych usług cateringowych. 4. Wzór umowy. 5