REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY MŁYNARZE Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. 1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej Regulaminem określa szczegółową organizację wewnętrzną i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Młynarze, zwanego dalej Urzędem i ustala: 1) organizację wewnętrzną Urzędu, 2) zakresy działania i kompetencję kierownictwa oraz poszczególnych stanowisk pracy, 3) tryb przyjmowania i ewidencjonowania oraz załatwiania skarg, wniosków i listów, 4) tryb opracowania projektów aktów prawnych Rady Gminy, 5) tryb prowadzenia kontroli zewnętrznej i wewnętrznej, 6) zasady podpisywania pism i decyzji, 7) zasady współpracy pracowników Urzędu z Radą Gminy i Komisjami. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Ustawie samorządowej rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( t. j. Dz. U. z 2001 r, Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), 2) Statucie rozumie się przez to Statut Gminy Młynarze, 3) Radzie Gminy i jej organach rozumie się przez to Radę Gminy Młynarze i jej organy, 4) Wójcie rozumie się przez to Wójta Gminy Młynarze, 5) Komisjach rozumie się przez to Komisje Rady Gminy Młynarze.
2. Urząd jako aparat pomocniczy, powołany jest do wykonywania zadań Wójta Gminy jako organu wykonawczego Rady Gminy i działa n podstawie: 1) ustawy o samorządzie gminnym i ustawy o pracownikach samorządowych, 2) statutu gminy, 3) niniejszego regulaminu. 3. 1. Urząd realizuje zadania: 1) własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym, 2) zlecone przez organy administracji rządowej, 3) wynikające z innych ustaw szczególnych. 2. Urzędem kieruje Wójt. 3. Przy załatwianiu spraw w Urzędzie stosuje się postanowienia Kodeksu Postępowania Administracyjnego, chyba że przepisy stanowią inaczej. 4. Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postępowaniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 października 1999 r w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Rozdział II. Organizacja wewnętrzna Urzędu 4. 1. Stanowiskami kierowniczymi w Urzędzie są stanowiska: 1) Wójta Gminy, 2) Sekretarza Gminy, 3) Skarbnika Gminy. 2. W Urzędzie tworzy się następujący referat oraz samodzielne stanowiska pracy: 1) Referat finansów: SKG - inspektor księgowości budżetowej - inspektor wymiaru podatku, opłat i windykacji należności - inspektor ds. oświaty - inspektor obsługi kasy. 2) Radca prawny RP 3) Inspektor ds. zagospodarowania przestrzennego, mienia komunalnego i drogownictwa IGG,
4) Inspektor ds. ewidencji ludności IEW, 5) Inspektor ds. wojskowych, obrony cywilnej, rolnictwa i ochrony Środowiska IOC, 6) Inspektor ds. obsługi Rady Gminy oraz spraw organizacyjnych i kadrowych IRG, 7) sprzątaczka ½ etatu, 8) pracownik gospodarczy ½ etatu 3. Referat finansowy jest bezpośrednio podległy Skarbnikowi Gminy. 4. Samodzielne stanowiska pracy określone w ust. 2 pkt 3 8 są bezpośrednio podporządkowane Sekretarzowi Gminy. 5. Stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy i jej organów jest merytorycznie i służbowo podległe Przewodniczącemu Rady Gminy. 6. Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Gminie dokonuje Kierownik USC z siedzibą w Różanie na mocy decyzji wojewody ostrołęckiego. Rozdział III. Zakres działania i kompetencje kierownictwa oraz poszczególnych stanowisk pracy. 5. Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza Urzędu Gminy. 6. 1. Obowiązki Wójta będącego jednocześnie Kierownikiem Urzędu wynikają z przepisów prawa i są określone: 1) w ustawach oraz przepisach wydanych w celu ich wykonania, 2) w przepisach Statutu Gminy, 3) w uchwałach Rady. 2. Do zadań tych należy w szczególności: 1) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu, 2) prowadzenie polityki kadrowej w Urzędzie, 3) gospodarowanie mieniem komunalnym, 4) wykonywanie zadań szefa Obrony Cywilnej Gminy, 5) podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego, 6) reprezentowanie gminy i urzędu na zewnątrz, 7) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
8) podejmowanie decyzji dotyczącego zwykłego zarządu mieniem gminy w granicach upoważnienia udzielonego przez Radę, 9) przygotowywanie projektów uchwał rady gminy. 3. Wójt sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą: 1) Sekretarza Gminy, 2) Skarbnika Gminy, 3) Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, 4) Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej, 5) Dyrektorów Szkół. 7. 1. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizację pracy, a w szczególności: 1) sprawuje nadzór merytoryczny nad pracą podległych mu stanowisk pracy, 2) organizuje sprawny obieg dokumentów w Urzędzie oraz prawidłową obsługę interesantów, 3) dba o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, 4) organizuje działalność kontrolna w Urzędzie, 5) nadzoruje terminowość i jakość załatwiania spraw obywateli oraz skarg i wniosków, 6) odpowiada za prawidłowe załatwianie skarg i zgodność z prawem wydanych decyzji administracyjnych oraz dyscyplinę pracy w Urzędzie i przestrzeganie przez pracowników przepisów prawnych, 7) analizuje warunki pracy w Urzędzie, inicjuje ich usprawnienie i doskonalenie. 2. Sekretarz może prowadzić sprawy w imieniu Wójta powierzone mu zgodnie z art. 33 ust. 4 ustawy samorządowej. 3. W razie nieobecności Wójta ( urlop, choroba lub inna przyczyna) obowiązki i uprawnienia Wójta w zakresie kierowania Urzędem przechodzą na Sekretarza Gminy. 8. 1. Skarbnik Gminy główny księgowy budżetu wykonuje zadania zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2003 r Nr 15, poz. 148 z późn. zm.): 1) czuwa nad prawidłowym przygotowaniem projektu budżetu, 2) nadzoruje prawidłowość wykonania uchwał budżetowych, 3) analizuje sprawozdania finansowe z wykonania budżetu i przedkłada wnioski Wójtowi i Radzie, 4) czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej. 2. Dokonuje kontrasygnaty czynności prawnych wykonywanych przez Gminę, jeżeli czynność prawna powoduje powstanie zobowiązań pieniężnych. 3. Wykonuje funkcję kierownika Referatu i sprawuje bezpośredni nadzór nad jego pracą.
9. Do podstawowych obowiązków pracowników zajmujących stanowiska kierownicze należy przede wszystkim: 1) prawidłowe organizowanie pracy podległych pracowników oraz zapewnienie terminowej realizacji powierzonych zadań, 2) nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników, 3) dokonywanie oceny pracy pracowników oraz występowanie z wnioskami osobowymi w ich sprawach, 4) wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie upoważnienia Wójta. 10. Do wspólnych zadań stanowisk pracy należą w szczególności: 1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji powierzonych zadań związanych z zaspokojeniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej, 2) przyjmowanie interesantów i udzielanie im informacji, 3) współuczestniczenie w opracowaniu projektu budżetu poprzez planowanie potrzeb rzeczowych i finansowych w zakresie prowadzonych spraw, 4) przygotowanie materiałów problemowych dla potrzeb Rady i Wójta, 5) przygotowywanie okresowych informacji i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw, 6) realizowanie Uchwał Rady oraz decyzji i zarządzeń Wójta, 7) współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej i samorządowej, 8) współpracowanie z jednostkami organizacyjnymi gminy, 9) bieżąca współpraca między stanowiskami pracy w zakresie przekazywania informacji, dokonywanie uzgodnień, wydawanie opinii, 10)zachowywanie tajemnicy państwowej i służbowej, 11)inne prace zlecone przez kierownictwo Urzędu. 11. Do podstawowego zakresu działania referatu finansów i poszczególnych stanowisk pracy należą sprawy: 1) Referat finansowy: a) prowadzenie gospodarki finansowej i budżetowej gminy i jednostek organizacyjnych, obsługa finansowa tych jednostek, b) analiza dochodów i realizacja wydatków, c) obsługa finansowo-kasowa Urzędu i jednostek, d) wymiaru i poboru zobowiązań pieniężnych i opłat, e) prowadzenia księgowości podatkowej w zakresie podatków i opłat, f) współpraca z bankami prowadzącymi obsługę finansową gminy i jednostek,
g) współpraca z Urzędami Skarbowymi, h) prowadzenie obsługi finansowej samorządów wiejskich, i) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów, j) gromadzenie, przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych oraz deklaracji ZUS składanych organom podatkowym i ZUS, k) prowadzenie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej oraz aktualizacji i ewidencji tytułów wykonawczych, l) obsługa administracyjna i finansowa gminnych jednostek oświatowych, ł) prowadzenie kasy, m) sporządzania raportów kasowych, n) wypłaty wynagrodzeń, o) prowadzenie ewidencji druków, p) sprzedaż znaków skarbowych. 2) Do stanowiska Radcy Prawnego należy: a) nadzór nad Uchwałami Rady Gminy oraz decyzjami administracyjnymi wydanymi przez Urząd, z punktu widzenia zgodności z obowiązującym prawem, b) obsługa prawna gminy w pozostałym zakresie, w tym zwłaszcza udział w postępowaniu sądowym. 3) Do stanowiska Inspektora ds. zagospodarowania przestrzennego, mienia komunalnego i drogownictwa należy: a) sprawy związane z prowadzonymi inwestycjami na terenie Gminy, b) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami, c) prowadzenie spraw z zakresu mienia komunalnego, d) prowadzenie spraw z zakresu drogownictwa, e) opracowywanie projektów założeń do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, f) prowadzenie spraw z zakresu przetargów publicznych. 4) Do stanowiska Inspektora ds. ewidencji ludności należą sprawy: a) prowadzenie ewidencji ludności, b) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania, c) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość. 5) Do stanowiska Inspektora ds. wojskowych, obrony cywilnej, rolnictwa i ochrony środowiska należą sprawy: a) wykonywanie zaleceń Szefa OC Kraju i Województwa, b) przeprowadzanie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałania z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi, c) przygotowywanie wezwań do rejestracji poborowych, d) uczestnictwo w rejestracji poborowych,
e) przygotowywanie wezwań do stawienia się przed Komisją Poborową lub Lekarską, f) zawiadamianie WKU o zwolnieniu i zatrudnieniu oraz kwalifikacjach i zajmowanym stanowisku pracownika podlegającego, g) organizacji doręczania kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzanych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji, h) przygotowywanie osób na stanowisko Komendanta formacji, i) przygotowywanie formacji obrony cywilnej, j) przygotowywanie decyzji w sprawie świadczeń osobistych i rzeczowych, k) prowadzenie spraw poufnych wraz z rejestrami, l) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, m) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa, n) przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu lub zachorowaniu zwierząt chorobą zakaźną a przypadku wałęsania się psa chorego na wściekliznę, podjęcie starań mających na celu schwytanie lub zabicie, a w razie niemożliwości dokonania tego powiadomienie sąsiednich gmin i najbliższego komisariatu policji, o) współpraca z jednostkami OSP I PSP, p) prowadzenie kart pojazdów dla jednostek OSP i rozliczanie zakupu materiałów, q) prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem chorób zakaźnych wśród zwierząt, r) prowadzenie spraw z zakresu ochrony roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami, s) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska. 6) Do stanowiska Inspektora ds. obsługi Rady Gminy oraz spraw organizacyjnych i kadrowych należą sprawy: a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, b) obsługi kancelaryjno-biurowej Rady i jej organów, c) opracowywanie projektów planów pracy Rady Gminy i jej organów, d) udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady Gminy i przedstawianie opinii i wniosków Wójtowi Gminy, e) prowadzenie rejestrów uchwał, wniosków i interpelacji Rady Gminy, f) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta Gminy, g) czuwanie nad zabezpieczeniem praw Radnych i członków komisji, h) prowadzenie zbiorczej ewidencji spraw obywateli, w tym skarg i wniosków oraz terminowość ich załatwiania, i) prowadzenie spraw związanych z wyborami Prezydenta RP, Posłów i Senatorów RP, organów samorządowych i innych oraz
przekazywanie akt do archiwum bądź uzyskiwanie zgody archiwum państwowego na częściowe ich zniszczenia, j) prowadzenie archiwum zakładowego w Urzędzie, k) prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej, l) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, m) sporządzanie zeznań świadków. 7) Do stanowiska sprzątaczki należą sprawy: a) należyte zabezpieczenie budynku po zakończonych godzinach urzędowania przed kradzieżą i włamaniem, b) otwieranie budynku urzędu i pomieszczeń biurowych przed rozpoczęciem pracy Urzędu, c) staranne codzienne sprzątanie pomieszczeń biurowych, korytarzy, łazienek i pozostałych pomieszczeń biurowych, d) pielęgnacja zieleni w pokojach biurowych i korytarzach, e) sprzątanie schodów i placu wokół budynku, f) mycie okien i pranie żaluzji, g) otwieranie budynku i pomieszczeń biurowych w dni wolne od pracy na polecenie Wójta lub Sekretarza Gminy. 8) Do stanowiska pracownika gospodarczego należą sprawy: a) w okresie letnim: pielęgnowanie zieleni i kwiatów wokół budynku, koszenie trawy, przycinanie żywopłotu, b) w okresie zimy: odśnieżanie chodnika i schodów przed wejściem do budynku urzędu, likwidacja śliskości, c) dbanie o utrzymanie czystości na przystankach autobusowych z terenu Gminy, d) wykonywanie drobnych remontów i napraw w budynku Urzędu, e) wykonywanie innych prac zleconych do wykonania przez Wójta lub Sekretarza Gminy. 12. Szczegółowe zakresy czynności pracowników wymienionych w 4 ust. 2 pkt 3 8 ustala Sekretarz Urzędu. Zakresy czynności referatu finansów ustala Kierownik Referatu Skarbnik Gminy. 13. System krótkotrwałych zastępstw określony jest w zakresach czynności poszczególnych stanowisk pracy.
Rozdział IV. Tryb przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg wniosków i listów 14. 1. Wójt przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy czwartek od godz. 8 00 do godz. 14 00. 2. Sekretarz Gminy w sprawach skarg na pracowników Urzędu i w sprawach wniosków przyjmuje obywateli w ramach godzin pracy Urzędu. 3. Pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu. 15. 1. Pracownik obsługujący interesantów w ramach składanych skarg i wniosków prowadzi rejestr, który winien zawierać: a) datę przyjęcia, b) imię i nazwisko oraz adres skarżącego (wnioskodawcy), c) zwięzłe określenie sprawy, d) imię i nazwisko osoby przyjmującej skargę, e) datę przekazania skargi (wniosku) na odpowiednie stanowisko. 2. W razie konieczności, z przyjęcia skargi lub wniosku sporządza się protokół przyjęcia. 3. Wszystkie skargi, wnioski i listy po zarejestrowaniu w rejestrze przez osobę przyjmującą podlegają ewidencji prowadzonej przez stanowisko pracy ds./ obsługi Rady Gminy oraz spraw organizacyjnych i kadrowych. 4. Skargi dotyczące działalności Sekretarza, Skarbnika i kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych Gminie rozpatrywane są przez Wójta Gminy. 5. Skargi dotyczące działalności Wójta winny być skierowane do Rady Gminy. 16. Pracownik ds. obsługi Rady Gminy i spraw organizacyjnych i kadrowych odpowiedzialny jest za: 1) właściwe prowadzenie ewidencji skarg i wniosków, 2) terminowe ich załatwianie. 17. Odpowiedź na skargę lub wniosek zawierać winna wyjaśnienie istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów podniesionych w skardze, lub propozycji zawartych we wniosku oraz jednoznaczną informację o podjętym rozstrzygnięciu.
18. Ustawowy termin załatwiania skargi i wniosku biegnie od daty przyjęcia ich do protokołu lub od daty wpływu do Urzędu. 19. Kierowane do Wójta lub Urzędu listy nie zawierające znamion skarg i wniosków określonych przepisami kpa przekazywane są do załatwienia właściwym stanowiskom pracy. Rozdział V. Tryb opracowania projektów aktów prawnych Rady i Wójta 20. 1. Projekty uchwał Rady przygotowują poszczególni pracownicy Urzędu, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej. 2. Wszystkie projekty uchwał i inne opracowania, przygotowane na Sesje Rady, pracownicy przedkładają na stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych w takim terminie, by dokumenty te mogły być ocenione i zaakceptowane przez Wójta Gminy. 3. Wymaganą ilość egzemplarzy projektów uchwał i innych materiałów kierowanych pod obrady Rady określa Wójt. 21. Projekty aktów prawnych kierowane są pod obrady Rady. Materiały sesyjne przesyłane są radnym w terminie 7 dni przed dniem obrad. 22. Wójt podejmuje rozstrzygnięcia w formie zarządzeń. 23. 1. Oryginały podpisywanych aktów prawnych Rady i Wójta przechowuje pracownik ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych. 2. Rejestry uchwał Rady i zarządzeń Wójta prowadzi pracownik ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych. 3. Formalną kontrolę wykonywania aktów prawnych sprawuje pracownik ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych.
Rozdział VI. Tryb prowadzenia kontroli zewnętrznych i wewnętrznych 24. System kontroli Urzędu zapewnia: 1) uzyskanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji, 2) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności poszczególnych stanowisk pracy i Urzędu, 3) ustalenie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobów i środków zapobiegających powstaniu nieprawidłowości. 25. 1. Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są: 1) Komisja Rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach zleconych przez radę oraz na podstawie planu pracy, 2) Wójt, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy w sprawach funkcjonowania Urzędu, 3) Wójt, Skarbnik Gminy w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych, 4) Kierownik referatu w stosunku do swoich podwładnych. 2. Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na: 1) ustaleniu stanu faktycznego, 2) badaniu zgodności obejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi, 3) ustalaniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych, 4) wskazanie sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych, 5) wskazaniu przykładów sumiennej i dobrej pracy. 3. Kontrola wewnętrzna może mieć charakter: 1) Kontroli wstępnej polegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, 2) Kontroli bieżącej polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami (normami, przepisami itp.). W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz
prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami, 3) Kontroli następnej obejmującej badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. 4. Kontrola wewnętrzna może być prowadzona w następujący sposób: 1) kontrola formalna badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli i konfrontacji dokumentów, jak i opracowania sprawozdawczości, 2) kontrola rachunkowa badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach, 3) kontrola merytoryczna badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszystkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami. 5. Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem i datą. 6. Kontrola zewnętrzna może być prowadzona w formie kontroli: 1) kompleksowej, która obejmuje całokształt działania kontrolowanej jednostki, 2) problemowej, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki, 3) doraźnej, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania określonych zdarzeń (może przybrać formę kontroli kompleksowej lub problemowej), 4) sprawdzającej, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych. 26. 1. Kontrole prowadzone są: 1) w oparciu o plany kontroli, 2) na zlecenie, 3) doraźnie. 2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie. 3. Kontrolowany zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego prowadzenia kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz w razie potrzeby zapewnia oddzielnie pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych. 4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie lub w gminnej jednostce organizacyjnej. W razie kontroli poza godzinami pracy, odpowiednio Wójt lub kierownik gminnej jednostki organizacyjnej na wniosek kontrolującego wydaje niezbędne polecenia.
27. 1. Do obowiązków kontrolującego należy: 1) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, 2) w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków, 3) ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia. 2. Z kontroli kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół wskazując w nim ustalenia kontroli, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, jak również stwierdzone osiągnięcia. Protokół powinien być zakończony wnioskami. 3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego. 4. Protokół podpisują: kontrolowany i osoba lub osoby kontrolujące. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem. 5. Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega. 6. Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielania wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli. 7. Pracownik kontrolowany ma prawo do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w protokole ustaleń. 8. Kontrolujący zobowiązany jest zbadać zasadność zgłoszonych wyjaśnień i w uzasadnionych wypadkach uzupełnić lub skorygować protokół. Rozdział VII. Zasady podpisywania pism i decyzji 28. 1. Do podpisu Wójta zastrzega się: 1) pisma okólne, 2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy i Urzędu na zewnątrz, 3) pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy, 4) odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu, 6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu, 7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, 8) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, 9) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem Radnych, 10)pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed Sądami i organami administracji, 11)inne pisma, jeżeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie. 29. Sekretarz Gminy dokonuje: 1) wstępnej aprobaty spraw wymienionych w 28, 2) podpisuje pisma związane z zapewnieniem sprawnego działania Urzędu i warunków jego funkcjonowania a także organizacji pracy biurowej w Urzędzie. 30. Skarbnik Gminy podpisuje pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Wójta lub Sekretarza Urzędu wynikające z zakresu działania referatu finansów. 31. Dokumenty przedstawione do podpisu osobom wymienionym w 28 30 powinny być uprzednio parafowane przez pracownika, który je sporządził lub opracował. 32. Pracownicy Urzędu podpisują pisma i decyzje zgodnie z upoważnieniem imiennym. 33. Przy podpisywaniu pism i decyzji należy stosować pieczęcie nagłówkowe i podpisowe według wzorów ustalonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych.
Rozdział VIII. Zasady współpracy pracowników Urzędu z Radą i Komisjami 34. Sekretarz i Skarbnik Gminy zobowiązani są do uczestnictwa w Sesjach Rady. 35. Odpowiedzi na zapytania i interpelacje Radnych udziela się w formie pisemnej w terminie dwutygodniowym. Nie dotyczy to sytuacji gdy wyczerpującej odpowiedzi udzielono na Sesji Rady Gminy. 36. Osoby wymienione w 34 zobowiązane są do uczestnictwa w posiedzeniach Komisji Rady w przypadku otrzymania zaproszenia. 37. Stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy, spraw organizacyjnych i kadrowych organizuje kontakty oraz obieg dokumentów i informacji między Radą a Urzędem. Rozdział IX. Postanowienia końcowe 38. Interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu oraz udzielania związanych z tym wyjaśnień należy do Sekretarza Gminy. 39. Szczegółowe zasady oraz tryb funkcjonowania oraz porządek wewnętrzny Urzędu określa Regulamin Pracy Urzędu stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu.
40. Integralną część Regulaminu stanowią załączniki określające: 1) obieg dokumentów w Urzędzie załącznik Nr 2, 2) pełnomocnictwo do wydawania decyzji administracyjnych Załącznik Nr 3. 41. Zmiany treści Regulaminu dokonuje Wójt Gminy w drodze Zarządzenia.
Załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Młynarze REGULAMIN PRACY URZĘDU GMINY MŁYNARZE Postanowienie ogólne 1. Regulamin Pracy Urzędu Gminy Młynarze zwany dalej Regulaminem ustala zasady i tryb funkcjonowania Urzędu oraz określa porządek wewnętrzny w Urzędzie jako zakładzie pracy. 2. 1. Postanowienia Regulaminu obowiązują wszystkich pracowników Urzędu. 2. Sekretarz jest zobowiązany czuwać nad przestrzeganiem przepisów Regulaminu. Czas pracy 3. Czas pracy nie może przekroczyć 40 godzin na tydzień i 8 godzin na dobę. 4. Rozkład czasu pracy Urzędu w tygodniu ustala się następująco: od poniedziałku do piątku, od godziny 8.00 do godz. 16.00. 5. Czas pracy należy wykorzystać całkowicie na wykonywania zadań służbowych. 6. 1. Każdy pracownik po przyjściu do pracy zobowiązany jest podpisać listę obecności. 2. Listę obecności kontroluje po rozpoczęciu pracy Wójt Gminy, który potwierdza na liście fakt kontroli, a pod jego nieobecność Sekretarz. 3. Jako formy kontroli wykorzystania czasu pracy stosuje się:
1) listę obecności, 2) ewidencję wyjść w godzinach służbowych, 3) ewidencję wyjazdów (delegacji służbowych). 4. Brak podpisu pracownika na liście obecności lub wpisu do ewidencji wyjść w godzinach pracy oznacza nieobecność wymagającą wyjaśnienia. 5. Listy obecności i zbiory ewidencyjne wymienione w ust. 3 prowadzi samodzielne stanowisko pracy ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych. 7. Wyjście pracowników poza Urząd w godzinach pracy jest możliwe po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego i dokonaniu odpowiedniego wpisu w książce wyjść. 8. 1. W Urzędzie zatrudnia się pracowników spełniających wymagania określone ustawą o pracownikach samorządowych. 2. Pracownik, jeżeli wymagają tego potrzeby Urzędu, może wykonywać pracę poza normalnymi godzinami pracy na polecenie przełożonego. 9. O udzieleniu urlopu, zwolnieniu od pracy oraz o usprawiedliwieniu nieobecności i spóźnień do pracy decyduje Wójt Gminy. 10. W czasie pracy pracownikowi przysługuje przerwa na spożycie posiłku 15 minut, która wlicza się do czasu pracy. Przerwa ta nie może zakłócić normalnego toku pracy (obsługi interesantów). Obsługa interesantów 11. 1. Interesantów przyjmuje się przez cały czas urzędowania. 2. Wójt przyjmuje interesantów raz w tygodniu w wyznaczonym dniu.
12. Posłowie na Sejm, Senatorowie oraz Radni przyjmowani są w pierwszej kolejności. 13. 1. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu indywidualnych spraw obywateli pracownicy obowiązani SA przestrzegać zasad określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej oraz w trybie przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg, wniosków i listów określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Młynarze. 2. Jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowym dokumentem lub wniesienia opłaty skarbowej, czynności te wykonuje pracownik. Pracownik odpowiedzialny jest również za potwierdzenie otrzymania dokumentu (podania lub wniosku). 3. W kontaktach z interesantami pracowników obowiązuje rzeczowe załatwienie spraw z zachowaniem uprzejmości i życzliwości oraz wyjaśnienie trybu i sposobu załatwiania ich spraw. Zabezpieczenie akt i mienia Urzędu 14. 1. Akta, pieczątki, maszyny, komputery i inne przedmioty (urządzenia służbowe) powinny być zabezpieczone (zamknięte) przed dostępem osób postronnych. 2. Zabranie dokumentów oraz wyposażenia poza teren Urzędu wymaga zgody bezpośredniego przełożonego. 15. Pracownik opuszczający jako ostatni lokal biurowy obowiązany jest przed zamknięciem lokalu, sprawdzić czy pozamykane są szafy, biurka, wyłączone z sieci maszyny i urządzenia oraz komputery, zamknięte okna. 16. 1. Zezwoleń na pozostanie w biurze poza godzinami pracy udziela Wójt lub Sekretarz.
2. W godzinach po pracy w pomieszczeniach biurowych Urzędu, za zezwoleniem osób, o których mowa w ust. 1, pozostać mogą tylko ci pracownicy, którzy maja do wykonania pilne i terminowe zadania oraz pracownicy odpracowujący czas zwolnienia od pracy. 17. Pracownicy Urzędu są informowaniu o osobach posiadających klucze do budynku Urzędu. Informacja ta stanowi tajemnice służbową. Obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu 18. 1. Do podstawowych obowiązków pracownika należy: 1) realizacja zadań wynikających z Regulaminu Organizacyjnego, 2) przestrzeganie ustalonego w zakładzie pracy czasu pracy oraz porządku i dyscypliny pracy, 3) przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 4) zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie przez prawo przewidzianym, 5) zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikiem, podwładnym i współpracownikami, 6) pogłębianie wiedzy i podnoszenie kwalifikacji zawodowych. 2. Szczególnie rażącym naruszeniem ustalonego porządku i dyscypliny pracy przez pracowników Urzędu jest: 1) złe i niedokładne wykonywanie pracy oraz niszczenie materiałów, maszyn i narzędzi, a także wykonywanie prac niezwiązanych z zadaniami wynikającymi ze stosunku pracy, 2) nieprzybycie do pracy, spóźnienie się do pracy lub samowolne jej opuszczenie bez usprawiedliwienia, 3) stawienie się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub spożywanie alkoholu w czasie pracy lub w miejscu pracy, 4) zakłócanie porządku i spokoju w miejscu pracy, 5) niewykonywanie poleceń przełożonych, 6) niewłaściwy stosunek do przełożonych, współpracowników oraz interesantów, 7) nieprzestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 8) nieprzestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej.
19. Ustawowe obowiązki pracownika określa ustawa z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 21, poz. 124, z późn. zm.) 20. Obowiązki pracodawcy: 1) należyta organizacja pracy, 2) zapewnienie przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej, 3) umożliwienie pracownikom podnoszenia kwalifikacji i szkolenie ich, 4) terminowe wypłacanie wynagrodzeń oraz innych świadczeń, 5) stosowanie kar dyscyplinarnych w każdym przypadku zaniedbania obowiązków, 6) organizowanie spotkań i narad z pracownikami w celu omówienia spraw dotyczących Urzędu, 7) prezentacja nowo przyjętego pracownika do pracy w Urzędzie. 21. 1. Pracownik uprawniony jest do: 1) otrzymania urlopu wypoczynkowego, 2) awansu, jeżeli praca jest wykonywana w sposób nienaganny, urlopu okolicznościowego i innych zwolnień do pracy określonych w odrębnych przepisach. 2. Pracownikom zapewnia się herbatę w ilości 100 gramów miesięcznie. 3. Pracownikom przysługują środki higieny osobistej w postaci 100 gramów mydła toaletowego miesięcznie i jeden ręcznik duży lub dwa małe w ciągu roku. 22. 1. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę stosownie do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji i jakości pracy. 2. Wynagrodzenia za pracę są wypłacane w okresach miesięcznych z dołu w dniu 27 każdego miesiąca. W przypadku gdy 27 jest dniem wolnym od pracy wypłata wynagrodzenia następuje w najbliższym dniu roboczym poprzedzającym dzień 27 danego miesiąca.
Postanowienia końcowe 23. Wyposażenie stanowisk pracy w niezbędne materiały zapewnia Samodzielne stanowisko ds. obsługi Rady Gminy, organizacyjnych i kadrowych. 24. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania zarządzenia.
Załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Młynarze Obieg dokumentów w Urzędzie 1. Korespondencja wpływając do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, co oznacza, że: 1) korespondencja wpływająca jest stemplowana pieczęcią wpływu z naniesieniem daty wpływu, rejestrowana w dzienniku korespondencji, następnie przekazywana pracownikom za pokwitowaniem, 2) w przypadku korespondencji nie podlegającej otwarciu (poufne, zastrzeżone) pieczęć wpływu i datę stawia się na kopercie i niezwłocznie przekazuje osobie upoważnionej, 3) korespondencja kierowana do Rady Gminy przekazywana jest niezwłocznie jej Przewodniczącemu, 4) korespondencja zawierająca jedynie nazwisko i imię adresata, bez oznaczenia pieczęcią nadawcy, winna być traktowana jako prywatna. 2. Korespondencja wychodząca z Urzędu jest kopertowana, adresowana i opieczętowana przez osobę załatwiającą sprawę. Wysyłki zwykłe, listy polecone i za zwrotnym potwierdzeniem odbioru są rejestrowane w książce nadawczej.
Załącznik Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Młynarze Upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych Na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r Nr 132, poz. 1591 z późn. zm.) upoważniam Pana/Panią do wydawania i podpisywania z mojego upoważnienia decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących. Upoważnienie jest ważne aż do odwołania. Z chwilą ustania stosunku pracy upoważnienie staje się nieważne. Młynarze, dnia Podpis (pieczęć Wójta)
Z a r z ą d ze n i e Nr 14/2007 Wójta Gminy Młynarze z dnia 26 czerwca 2007 roku w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Młynarze. Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) zarządza się co następuje: 1. W regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Młynarze, stanowiącym załącznik do zarządzenia Nr 11/2003 Wójta Gminy Młynarze z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Młynarze, po rozdziale III dodaje się rozdział IIIa w następującym brzmieniu: R O Z D Z I A Ł IIIa OKRESOWE OCENY KWALIFIKACYJNE 13a 1. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym na zasadach określonych w ustawie z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007 roku w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 55, poz. 361) 2. Okresowej oceny kwalifikacyjnej nie przeprowadza się w stosunku do pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy krócej niż 6 miesięcy. 13b 1. Okresowe oceny kwalifikacyjne przeprowadza się co najmniej raz na dwa lata z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Pierwszą ocenę kwalifikacyjną przeprowadza się do dnia 10 października 2007 roku za okres od 1 lipca 2007 r do 30 września 2007 r.
13c 1. Okresowej oceny kwalifikacyjnej dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika. 2. Zatwierdzenia wybranych kryteriów oceny dokonuje Wójt. 13d 1. z czynności omówienia z pracownikiem podlegającym ocenie sposobu realizacji obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym stanowisku pracy oraz obowiązków określonych w art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych, poprzedzających wybór kryteriów oceny pracownika, bezpośredni przełożony sporządza protokół. 2. Protokół podpisuje bezpośredni przełożony oraz pracownik, po odczytaniu mu protokołu. Odmowę podpisu protokołu przez pracownika należy omówić w protokole. 3. Niezwłocznie po sporządzeniu protokołu bezpośredni przełożony włącza go do akt osobowych pracownika. 13e Rozmowa oceniająca przeprowadzana najwcześniej na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie, winna być przeprowadzona w formie dialogu, podczas którego przełożony i pracownik omawiają w sposób szczegółowy wykonywanie przez pracownika jego obowiązków w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykane przez niego podczas realizacji zadań i spełnianie przez niego ustalonych kryteriów oceny. 13f 1. w stosunku do ocenianego pracownika obowiązuje jawność oceny. 2. Zabronione jest udzielanie informacji o ocenie pracownika osobom nieupoważnionym. 3. Pracownik ma prawo wniesienia odwołania do Wójta w ciągu 7 dni od dnia doręczenia oceny. 4. Niezwłocznie po sporządzeniu oceny na piśmie arkusz włącza się do akt osobowych ocenianego.
2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. W ó j t Wacław Suski