PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra DO-ZP.271.45.3.2016 RISS 3292174 Zielona Góra, 8 lipca 2016r. INFORMACJA O ZAMIARZE PRZEPROWADZENIA DIALOGU TECHNICZNEGO Zamawiający: Miasto Zielona Góra ul. Podgórna 22, 65-424 Zielona Góra, województwo lubuskie,, e-mail: zamowienia@um.zielona-gora.pl NIP: 973 100 74 58 REGON: 970770178 godziny pracy Zamawiającego: w poniedziałek od 7 30 do 16 00 od wtorku do czwartku od 7 30 do 15 30 w piątek od 7 30 do 15 00 Zamawiający zgodnie z art. 31b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 - tekst jednolity z późn. zm.), zwaną dalej ustawą pzp, informuje o zamiarze prowadzenia dialogu technicznego poprzedzającego ogłoszenie postępowania w sprawie wyboru Wykonawcy usługi: KOMPLEKSOWE UBEZPIECZENIE MAJĄTKU I OC MIASTA ZIELONA GÓRA I JEDNOSTEK PODLEGŁYCH: USŁUGI UBEZPIECZENIA OD SKUTKÓW ŻYWIOŁÓW, USŁUGI UBEZPIECZENIA OD OC,USŁUGI UBEZPIECZENIA OD NASTĘPSTW NIESZCZĘŚLIWYCH WYPADKÓW, USŁUGI UBEZPIECZENIA TOWARU, USŁUGI UBEZPIECZENIOWE DOT. TRANSPORTU, USŁUGI UBEZPIECZENIA OD USZKODZENIA LUB UTRATY, USŁUGI UBEZPIECZENIA POJAZDÓW MECHANICZNYCH OD OC, USŁUGI UBEZPIECZENIA POJAZDÓW MECHANICZNYCH. Spis treści: 1. Cel przeprowadzenia Dialogu Technicznego, 2. Przedmiot Dialogu Technicznego, 3. Zasady prowadzenia Dialogu Technicznego, 4. Termin rozpoczęcia i zakończenia Dialogu Technicznego, 5. Warunki udziału w Dialogu Technicznym oraz opisu sposobu dokonywania spełnienia tych warunków, 6. Miejsce i termin składania Wniosków o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym, 7. Załączniki. 1. Cel przeprowadzenia Dialogu Technicznego Miasto Zielona Góra informuje, że planuje przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór Ubezpieczyciela udzielającego ochrony ubezpieczeniowej w zakresie ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej i/lub ubezpieczeń komunikacyjnych Urzędu Miasta w Zielonej Górze i jednostek organizacyjnych i jednostek podległych oraz ubezpieczenia NNW OSP w drodze jednego postępowania przetargowego z podziałem na części (dalej: Zamówienie"). Celem niniejszego Dialogu Technicznego jest pozyskanie przez Zamawiającego wszelkich informacji, które mogą być wykorzystywane przy zdefiniowaniu zamowienia@um.zielona-gora.pl
szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, treści umowy oraz szacowaniu wartości przedmiotu zamówienia. W szczególności oczekuje się, iż dialog pozwoli na uzyskanie informacji w zakresie możliwości przyjęcia do ubezpieczenia danych ryzyk przez Ubezpieczycieli i ich akceptowalności w ramach posiadanych umów reasekuracyjnych; rozwiązań technicznych dotyczących likwidacji szkód, które mogą zostać przyjęte przez Ubezpieczycieli do realizacji umowy, jak również wpływu na cenę niektórych zapisów i szczegółowych klauzul dotyczących zakresu ubezpieczenia i systemu wypłaty odszkodowania. Dialog Techniczny pozwoli tak opracować specyfikację istotnych warunków zamówienia, aby zminimalizować ilość zadawanych w trakcie przetargu pytań i uzyskać rozwiązania najlepsze z dostępnych na rynku oraz dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty do realizacji Zamówienia. 2. Przedmiot Dialogu Technicznego W związku z celem dialogu wskazanym w pkt. 1 Zamawiający, w toku Dialogu Technicznego, zamierza pozyskać wiedzę w zakresie: 1) Optymalnego zdefiniowania (na podstawie informacji przekazanych przez uczestników dialogu technicznego) specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie: a) szczegółowego zakresu ubezpieczenia rozszerzeń zakresu podstawowego, ryzyk szczególnych związanych z rodzajem prowadzonej działalności oraz posiadanego przez ubezpieczone jednostki mienia, b) przedmiotu ubezpieczenia przyjęcia do ubezpieczenia całości mienia posiadanego przez ubezpieczonych lub z pewnymi wyłączeniami, c) stosowanych franszyz d) pozacenowych kryteriów oceny ofert, e) technicznych i organizacyjnych aspektów realizacji przedmiotu zamówienia. 2) Wykonalności zamówienia w terminach oczekiwanych przez Zamawiającego. 3) Kompetencji Wykonawcy koniecznych dla realizacji przyszłego zamówienia. 4) Kosztów realizacji przyszłego zamówienia. 5) Innych elementów przyszłego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz treści umowy. Zamawiający oczekuje, iż Uczestnik ustosunkuje się do powyższych zagadnień wykorzystując swoje doświadczenie, standardy oraz najlepsze praktyki. Wstępny opis postanowień podlegających dialogowi znajduje się w załączniku nr 2 do niniejszej informacji. 3. Zasady prowadzenia Dialogu Technicznego 1) Niniejszy Dialog Techniczny prowadzony jest w oparciu o przepisy art. 31a - 31c ustawy pzp. 2) Dialog Techniczny jest prowadzony w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych podmiotów w nim uczestniczących oraz oferowanych przez nich rozwiązań. 3) Zamawiający publikuje informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego na swojej stronie internetowej (www.bip.zielona-gora.pl). 4) Niezależnie od publikacji informacji o wszczęciu Dialogu Technicznego na stronie internetowej, Zamawiający, po publikacji informacji, może bezpośrednio zaprosić do udziału w Dialogu znane sobie podmioty, które w ramach prowadzonej działalności wykonują usługi, będące przedmiotem planowanego postępowania. 5) Dialog Techniczny ma na celu pozyskanie informacji wskazanych w pkt. 1 w zakresie potrzebnym dla wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia Dialogu Technicznego z podmiotami, które zostaną wybrane zgodnie z warunkami, o których mowa w rozdziale Warunki udziału w Dialogu Technicznym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków" niniejszej informacji o zamiarze prowadzenia Dialogu Technicznego. 6) Zamawiający sporządzi z Dialogu Technicznego pisemny protokół. 7) Podmioty, które spełnią warunki udziału w Dialogu Technicznym opisane w pkt. 5 otrzymają zaproszenie do udziału w Dialogu Technicznym. Zaproszenie zostanie wysłane w terminie nie krótszym niż trzy dni przed datą wyznaczonego spotkania. W zaproszeniu Zapraszający wskaże dokładny termin oraz miejsce Dialogu oraz może określić szczegółowy zakres spraw, które będą przedmiotem Dialogu (jeśli się zmienią w stosunku do załącznika nr 2 do niniejszej informacji) oraz może zażądać wskazania przez Uczestnika przed wyznaczonym terminem - osób, które wezmą udział w spotkaniu i które będą odpowiedzialne za udzielenie odpowiedzi w
poszczególnych sprawach. Termin spotkania może zostać przesunięty jedynie po wyrażeniu zgody przez obie strony, z zastrzeżeniem, że wyznaczenie nowego terminu nie spowoduje znaczącego wydłużenia procedury związanej z przeprowadzeniem Dialogu. 8) Dialog prowadzony jest z poszczególnymi podmiotami z osobna. 9) Na uzasadniony wniosek uczestnika, Dialog może być poprzedzony możliwością przeprowadzenia wizji lokalnej poszczególnych składników mienia podlegających ubezpieczeniu, w terminach uzgodnionych z Zapraszającym i poprzedzających spotkanie wskazane w zaproszeniu. 10) Za udział w Dialogu technicznym podmioty w nim uczestniczące nie otrzymują wynagrodzenia ani jakiejkolwiek postaci zwrotu kosztów uczestnictwa w dialogu. 11) Dialog prowadzony jest w formie spotkań negocjacyjnych zaś w pewnym zakresie dotyczącym doprecyzowań kwestii omawianych w czasie spotkań, prowadzony będzie drogą elektroniczną. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje w trakcie Dialogu mogą być przekazywane prze strony drogą elektroniczną (e-mail); każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 12) Dialog prowadzony będzie w języku polskim. Do dokumentów przedstawianych w innych językach powinno być załączone tłumaczenie na język polski podpisane przez podmiot uczestniczący w dialogu. 13) Dialog ma charakter jawny z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający nie ujawni informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli podmiot uczestniczący w dialogu technicznym, nie później niż przed przekazaniem informacji zastrzeże, iż konkretnie wskazane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 14) Poprzez udział w Dialogu Technicznym podmioty w nim uczestniczące udzielają nieodwołalnej i bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przekazywanych informacji na potrzeby przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a w szczególności opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy (za wyjątkiem zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa). W przypadku przekazania Zamawiającemu w toku Dialogu Technicznego utworu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 666), podmiot przekazujący dany utwór udziela Zamawiającemu bezwarunkowej zgody na wykorzystanie tego utworu (w całości, bądź w części) na potrzeby przeprowadzenia i udzielenia Zamówienia (w tym dokonania opisu przedmiotu zamówienia, opracowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia i warunków umowy) oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do utworu, rozporządzanie i korzystanie z opracowań utworu. Uczestnik Dialogu zapewnia, że wykorzystanie utworu przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. 15) Niniejsza informacja nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu przepisu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu przepisów ustawy pzp. 16) Niniejsza informacja nie jest również ogłoszeniem postępowania na wybór partnera prywatnego w rozumieniu ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno- prywatnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 696 z późn. zm.), ani na wybór koncesjonariusza w rozumieniu ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o koncesji na roboty budowlane lub usługi (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 113). 17) Dialog jest prowadzony do momentu, w którym Zamawiający będzie w stanie określić, w wyniku porównania rozwiązań proponowanych przez Uczestników, rozwiązanie lub rozwiązania najbardziej spełniające jego potrzeby. 18) O zakończeniu Dialogu Technicznego Zamawiający niezwłocznie poinformuje uczestniczące w nim podmioty. 19) Udział w Dialogu Technicznym nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne. 20) Zamawiający nie ma obowiązku wszczęcia postępowania/postępowań o udzielenia zamówienia w wyniku przeprowadzenia niniejszego dialogu technicznego. 4. Termin rozpoczęcia i zakończenia Dialogu Technicznego 1) Podmioty zakwalifikowane do Dialogu Technicznego otrzymają zaproszenie do Dialogu Technicznego. Wraz z zaproszeniem uczestnicy Dialogu otrzymają dokumenty (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz treść klauzul brokerskich) niezbędne do należytego przygotowania się przez uczestnika na dedykowane spotkanie z Zamawiającym. 2) Zamawiający planuje przeprowadzenie Dialogu w okresie lipiec/sierpień 2016 r. 3) Termin prowadzenia Dialogu Technicznego może ulec wydłużeniu w przypadku nieosiągnięcia celów określonych w przedmiocie Dialogu Technicznego. O fakcie przedłużenia terminu
prowadzenia Dialogu Technicznego podmioty uczestniczące w nim zostaną powiadomione przez Zamawiającego. 4) Miejsce i termin poszczególnych spotkań w ramach Dialogu Technicznego będą każdorazowo uzgadniane z Uczestnikami Dialogu. 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia Dialogu Technicznego na każdym etapie bez podania przyczyny. 5. Warunki udziału w Dialogu Technicznym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków. Podmioty zainteresowane udziałem w Dialogu Technicznym składają: 1) Wniosek o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Informacji. 2) Pełnomocnictwo dla osób reprezentujących podmiot zgłaszający chęć bycia Uczestnikiem Dialogu, o ile prawo to nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z Wnioskiem o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, co do wykonywania, których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzielała osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki, do reprezentowania podmiotu, do Wniosku należy dołączyć również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności. Dokument pełnomocnictwa należy przedstawić w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Uczestnika Dialogu. 3) Zezwolenie właściwego organu na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej w zakresie zgodnym z całym z przedmiotem Dialogu Technicznego tj. potwierdzające prowadzenie działalności ubezpieczeniowej w myśl ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej Dz. U. z 2015 poz. 1844) co najmniej w grupie 1,8,9,10,13 lub części przedmiotu Dialogu Technicznego przynajmniej w zakresie ubezpieczenia mienia i odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia NNW lub ubezpieczeń komunikacyjnych lub ubezpieczenia NNW OSP lub ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wówczas z danym Uczestnikiem omawiane będą kwestie wyłącznie w zakresie posiadanego zezwolenia. Gdy zezwolenie nie jest wymagane na podstawie odrębnych przepisów Uczestnik wraz z wnioskiem przedstawi zaświadczenie właściwego organu nadzoru, że Wykonawca prowadzi działalność ubezpieczeniową w wymaganym zakresie lub gdy zezwolenie nie jest wymagane na podstawie odrębnych przepisów, oświadczenie organu uprawnionego do reprezentowania wykonawcy, że prowadzi on działalność ubezpieczeniową w wymaganym zakresie i nie jest konieczne posiadanie przez niego zezwolenia wraz z przytoczeniem podstawy prawnej. 4) Wypis z KRS (nie starszy niż 6 miesięcy od daty złożenia wniosku). 5) Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z uczestnikiem Dialogu lub z jego pełnomocnikiem. 6) Każda ze stron na żądanie drugiej strony potwierdzi niezwłocznie otrzymanie korespondencji. 7) Wniosek o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym bezwzględnie winien zawierać następujące dane: nazwę/imię i nazwisko zainteresowanego podmiotu, adres jego siedziby, wskazanym jest także podanie adresu e-mail zainteresowanego podmiotu, a także numeru telefonu i faksu. 8) Zaleca się złożenie wniosku oraz pozostałych dokumentów, dla których Zamawiający określił wzory na formularzach zgodnych ze wzorami opracowanymi przez Zamawiającego. 9) Każdy podmiot zainteresowany wzięciem udziału w Dialogu Technicznym może złożyć tylko jeden wniosek. 10) Wniosek winien być sporządzony w formie pisemnej, w języku polskim. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że osoba (osoby) podpisująca wniosek jest upoważniona do reprezentowania podmiotu zainteresowanego wzięciem udziału w Dialogu. 11) Całość dokumentów/oświadczeń składanych wraz z wnioskiem powinna być złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie. 12) Dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedłożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski. 13) Podmiot zainteresowany wzięciem udziału w Dialogu ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem wniosku. 14) Dokumenty załączone do wniosku będące kserokopią opatrzone zostaną zapisem za zgodność z oryginałem" lub stwierdzam zgodność z oryginałem" i własnoręcznym czytelnym podpisem lub pieczęcią imienną i podpisem. 15) Wnioski złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.
6. Miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym 1) Wnioski o dopuszczenie do udziału w Dialogu Technicznym wraz z pozostałymi dokumentami należy składać osobiście w siedzibie Zamawiającego tj. w Urzędzie Miasta Zielona Góra, ul. Podgórna 22, pokój 408 lub pocztą na adres siedziby Zamawiającego z napisem: Dialog techniczny poprzedzający postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na Kompleksowe Ubezpieczenie Majątku i OC Miasta Zielona Góra i jednostek podległych w terminie do 22 lipca 2016 r. 2) Za termin jego złożenia przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania wniosku. 7. Załączniki: 1) Wniosek o dopuszczenie do Dialogu Technicznego, 2) Wstępny opis postanowień podlegających Dialogowi. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki.. podpis prezydenta lub osoby upoważnionej