Office 365 - Przewodnik Administratora Usługa Office 365 dla instytucji edukacyjnych 2016 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Informacje przedstawione w dokumencie, w tym adresy URL oraz inne odwołania do witryn, mogą ulec zmianie bez powiadomienia. O ile nie wskazano inaczej, firmy, organizacje, produkty, nazwy domen, adresy e-mail, logo, osoby, miejsca i zdarzenia przedstawione w niniejszym dokumencie są fikcyjne. Wszelkie bezpośrednie lub sugerowane podobieństwa do rzeczywistych firm, organizacji, produktów, nazw domen, adresów e-mail, logo, osób, miejsc lub zdarzeń jest niezamierzone. Zapewnienie zgodności z wszelkimi obowiązującymi prawami autorskimi jest obowiązkiem użytkownika. Niezależnie od praw autorskich żadna część niniejszego dokumentu nie może być powielana, przechowywana lub wprowadzana do systemu pobierania albo przesyłana w jakiejkolwiek postaci, w jakikolwiek sposób (drogą elektroniczną, mechaniczną, przez kopiowanie, nagrywanie lub w inny sposób) lub w jakimkolwiek celu bez wyraźnej pisemnej zgody firmy Microsoft Corporation. Więcej informacji można znaleźć w witrynie Microsoft Copyright Permissions pod adresem http://www.microsoft.com/permission Firma Microsoft może posiadać patenty, wnioski patentowe, znaki towarowe, prawa autorskie lub inne prawa własności intelektualnej obejmujące treść niniejszego dokumentu. O ile nie zostało to jednoznacznie wyrażone w pisemnej umowie licencyjnej firmy Microsoft, zawartość niniejszego dokumentu nie stanowi dla użytkownika licencji w zakresie tych patentów, znaków towarowych, prawa autorskich lub innej własności intelektualnej. Microsoft, ActiveSync, Excel, Forefront, Lync, MSN, logo Office, OneNote, Outlook, PowerPoint, logo Server, SharePoint, SkyDrive, Windows i Windows Live są zastrzeżonymi znakami towarowymi lub znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach. Nazwy produktów firmy Microsoft wymienione w niniejszym dokumencie mogą być znakami towarowymi lub znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach. Wszystkie pozostałe znaki towarowe są własnością odpowiednich podmiotów. Ten dokument odzwierciedla opinie i założenia aktualne w czasie jego powstania, a jego zawartość może ulec zmianie. Faktyczne i przyszłe wyniki oraz tendencje mogą się znacznie różnić od stwierdzeń wybiegających w przyszłość. Firma Microsoft nie bierze odpowiedzialności za błędy lub pomyłki w tych materiałach. NINIEJSZY DOKUMENT JEST PRZEZNACZONY WYŁĄCZNIE DO CELÓW INFORMACYJNYCH ORAZ SZKOLENIOWYCH I JEST DOSTARCZANY W STANIE TAK, JAK JEST BEZ ŻADNYCH WYRAŹNYCH LUB DOROZUMIANYCH GWARANCJI, W TYM GWARANCJI PRZYDATNOŚCI HANDLOWEJ LUB DO OKREŚLONEGO CELU ORAZ GWARANCJI NIENARUSZANIA PRAW.
Spis treści Wprowadzenie... 2 Docelowi odbiorcy przewodnika... 2 Zawartość przewodnika... 3 Omówienie usług Office 365... 3 Poczta e-mail, kalendarz i kontakty... 3 Witryny zespołów i publiczne witryny sieci Web... 4 Przechowywanie i udostępnianie plików... 4 Aplikacje Office Online... 4 Wiadomości błyskawiczne i spotkania online... 5 Przed rozpoczęciem... 5 Przewodnik... 6 Scenariusz 1: Rejestracja 30-dniowego konta próbnego... 6 Zadanie 1: rejestracja konta próbnego... 6 Scenariusz 2: Przeprowadzanie weryfikacji uprawnień... 10 Zadanie 1: przeprowadzanie weryfikacji uprawnień... 10 Zadanie 2: weryfikacja nazwy domeny w przypadku wcześniejszego pominięcia tego kroku... 12 Scenariusz 3: Wykonywanie zadań początkowych... 12 Zadanie 1: dodawanie użytkowników... 12 Zadanie 2: praca z kontami użytkowników resetowanie hasła użytkownika... 20 Zadanie 3: zapoznanie się ze stroną główną dla użytkowników usługi Office 365... 22 Scenariusz 4: Dodawanie niestandardowej domeny do usługi Office 365... 23 Zadanie 1: dodawanie domeny niestandardowej... 23 Scenariusz 5: Konfiguracja darmowej usługi Education.... 30 Zadanie 1: zakup darmowej subskrypcji Education.... 30 Zadanie 2: dodanie licencji do użytkownika... 35 Scenariusz 6: Zarządzanie usługą Exchange Online... 37 Zadanie 1: tworzenie zewnętrznych kontaktów... 37 Zadanie 2: tworzenie grupy dystrybucyjnej... 38 Zadanie 3: dodawanie aliasu do skrzynki pocztowej... 43 Zadanie 4: konfigurowanie zasad zabezpieczeń urządzeń przenośnych w usłudze Exchange... 45 Scenariusz 7: Korzystanie z pomocy technicznej... 47 Zadanie 1: otwieranie żądania obsługi... 47 Zadanie 2: wyświetlanie kondycji usługi... 48 Następne kroki... 49 Witryna społeczności Office 365... 49 Baza wiedzy Office.... 49 Blog zespołu Microsoft Online... 49
Wprowadzenie Usługa Microsoft Office 365 dla instytucji edukacyjnych obejmuje zestaw narzędzi sieci Web, które umożliwiają nauczycielom, uczniom i studentom dostęp do poczty e-mail, ważnych dokumentów, kontaktów i kalendarzy z każdego miejsca i praktycznie dowolnego urządzenia. Dzięki planom subskrypcji dostosowanym do potrzeb instytucji różnej wielkości usługa oferuje połączenie najlepszych funkcji komunikacji i współpracy firmy Microsoft oraz możliwości pakietu Microsoft Office 2010 Professional Plus. Co więcej, usługa Office 365 bezproblemowo współdziała z programami, których nauczyciele i uczniowie używają na co dzień Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel oraz Microsoft PowerPoint. Nowa, z niecierpliwością oczekiwania usługa w chmurze zapewnia instytucjom edukacyjnym dostęp do funkcji i ulepszeń, które ułatwią rozwój działalności i szybkie osiągnięcie sukcesu. Zaawansowane zabezpieczenia firmy Microsoft usprawniają ochronę danych, zaś w pełni funkcjonalna usługa będzie objęta finansową gwarancją dostępności przez 99,9 procent czasu. Usługa Office 365 przekazuje kontrolę nad zasadami i konfiguracją działom IT instytucji edukacyjnych, a jednocześnie pozostawia kwestie obsługi serwerów i administracji w gestii firmy Microsoft. Docelowi odbiorcy przewodnika Niniejszy przewodnik jest przeznaczony dla administratorów i osób podejmujących decyzje techniczne w instytucji edukacyjnej. Pozwala zapoznać się z możliwościami usługi Office 365 i lepiej ocenić jej zalety w środowisku szkoły lub uczelni. Aby poznać sposób działania usługi Office 365, można utworzyć maksymalnie 25 kont użytkowników dla innych osób podejmujących decyzje w instytucji. Założenia Niniejszy przewodnik zapewnia pomoc podczas tworzenia konta próbnego umożliwiającego rozpoczęcie pracy w środowisku Office 365. W dokumencie przyjęto, że użytkownik korzysta z wersji próbnej E1 lub subskrybuje jeden z planów E usługi Office365. Przewodnik zawiera również instrukcje przekształcenia subskrypcji próbnej w wersję płatną. Uwaga Okres próbny trwa 30 dni od daty aktywacji konta. Wersja próbna obejmuje 25 licencji dla nauczycieli i 25 licencji dla uczniów. Aby w ciągu 30-dniowego okresu próbnego przekształcić subskrypcję w wersję płatną, należy zapoznać się z informacjami w sekcji Scenariusz 6: przekształcanie konta próbnego w subskrypcję płatną. Jeśli potrzebne będzie więcej czasu, można wysłać zgłoszenie pomocy technicznej z prośbą o przedłużenie okresu próbnego. Pomoc techniczna będzie świadczona w całym aktywnym okresie próbnym, nawet w przypadku jego przedłużenia. Administrator konta powinien dysponować kwalifikacjami w zakresie ogólnego administrowania systemem Microsoft Windows. Wskazana jest także umiejętność obsługi administracyjnych paneli sterowania w celu tworzenia kont użytkowników, przydzielania zasobów i wykonywania innych typowych zadań. Aby na koncie usługi Office 365 używać domeny instytucji lub testowej nazwy domeny, wymagana jest znajomość systemu zarządzania nazwami domen i rekordami oraz dostęp do systemu DNS instytucji. Strona 2
Zawartość przewodnika Początkowa część przewodnika zawiera opis usług dostępnych w środowisku Office 365 oraz ich możliwości. Pozostałe sekcje przewodnika powinny być używane w czasie rzeczywistym i zawierają szczegółowe instrukcje szybkiej konfiguracji środowiska, zarządzania kontem instytucji oraz korzystania z usług dostępnych w środowisku Office 365. Dokładne procedury zostały pogrupowane w następujących scenariuszach: Scenariusz 1: Rejestracja 30-dniowego konta próbnego Scenariusz 2: Przeprowadzanie weryfikacji domeny Scenariusz 3: Wykonywanie zadań początkowych Scenariusz 4: Dodawanie niestandardowej domeny do usługi Office 365 Scenariusz 5: Przekształcanie konta próbnego w subskrypcję płatną Niniejszy dokument nie obejmuje scenariuszy migracji zawartości, synchronizacji katalogu i współistnienia. Omówienie usług Office 365 Poczta e-mail, kalendarz i kontakty Usługa Office 365 oferuje dostęp do poczty e-mail, kalendarza i kontaktów w dowolnym miejscu i czasie przy użyciu komputerów stacjonarnych i przenośnych oraz urządzeń mobilnych jednocześnie zapewniając ochronę przed złośliwym oprogramowaniem i spamem. Łatwe zarządzanie pocztą za pomocą skrzynek o pojemności 50 GB oraz wysyłanie wiadomości o rozmiarze do 25 MB. Praca z praktycznie dowolnego miejsca dzięki automatycznej aktualizacji poczty e-mail, kalendarza i kontaktów na najczęściej używanych urządzeniach, takich jak komputery PC i Macintosh, telefony iphone i z systemem Android, oraz urządzenia z systemami Microsoft Windows Mobile i Windows Phone 1. Łączność z programem Microsoft Outlook 2016, 2013 lub Office Outlook 2010 i dostęp do wszystkich zaawansowanych, dobrze znanych funkcji w domu lub w biurze zarówno przez Internet, jak i w trybie offline. Możliwość korzystania z poczty e-mail, kalendarza i kontaktów za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej i aplikacji Outlook Web App oferującej taki sam komfort obsługi, jak w przypadku programu Outlook. Tworzenie niestandardowych adresów e-mail na podstawie istniejącej nazwy domeny w usłudze Exchange Online (na przykład mark@contoso.com). Łatwe planowanie spotkań przez nauczycieli i wykładowców dzięki udostępnianiu kalendarzy i wyświetlaniu ich obok siebie w celu monitorowania dostępności współpracowników i proponowanych terminów zebrań z kalendarza. Skuteczniejsza ochrona organizacji przed spamem i wirusami za pomocą usługi Microsoft Forefront Online Protection for Exchange, która obejmuje wiele filtrów i aparatów skanowania antywirusowego. 1 Dostęp z urządzeń przenośnych zależy od dostępności sieci operatora. Strona 3
Witryny zespołów i publiczne witryny sieci Web Usługa Microsoft SharePoint Online ułatwia tworzenie witryn na potrzeby udostępniania nauczycielom, uczniom i studentom dokumentów oraz innych informacji. Usługa oferuje następujące możliwości: Nauczyciele i wykładowcy mogą sprawnie zarządzać zajęciami, udostępniając uczniom i studentom dokumenty oraz wyznaczając terminy zadań. Wszyscy studenci mają dostęp online do informacji o zajęciach w każdym miejscu i czasie. Dane nauczycieli i uczniów można łatwo chronić, sterując uprawnieniami dostępu i odczytu oraz udostępnianiem dokumentów i informacji. Przechowywanie i udostępnianie plików W OneDrive dla Firm każdy z użytkowników otrzymuje 1 TB własnego miejsca na przechowywanie plików, które są synchronizowane z jego komputerem PC, aby można było z nich korzystać w trybie offline. Dokumenty można z łatwością udostępniać za pomocą pakietu Office lub usługi SharePoint. Aplikacje Office Online Bezpłatne rozszerzone aplikacje Word, PowerPoint, Excel i OneNote Online pozwalają uczniom na pracę na wielu urządzeniach bezpośrednio w przeglądarce. Wielu użytkowników może wspólnie pracować na jednym dokumencie. Równoczesne edytowanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel i notesów programu OneNote przez wielu użytkowników w czasie rzeczywistym oraz możliwość wyświetlania informacji o osobach, które aktualnie korzystają z tych dokumentów. Uzyskiwanie dostępu do plików i wyświetlanie ich na urządzeniach przenośnych. Przeglądanie dokumentów w wysokiej jakości. Jednolite formatowanie dokumentów niezależnie od tego, czy użytkownicy oglądają je przy użyciu aplikacji Office Online, czy też komputerowego pakietu Office. Strona 4
Wiadomości błyskawiczne i spotkania online Usługa Skype dla Firm ułatwia szybkie łączenie się z odpowiednimi osobami bezpośrednio w używanych aplikacjach pakietu Office. Wyszukiwanie nauczycieli i uczniów z dowolnego miejsca i łączenie się z nimi z wykorzystaniem rozbudowanych informacji o dostępności, wiadomości błyskawicznych, połączeń audio i wideo oraz spotkań online. Monitorowanie dostępności nauczycieli i uczniów w trybie online za pomocą wskaźników obecności. Obsługa bezpośrednich połączeń głosowych i wideo między komputerami współpracowników. Przeprowadzanie zaawansowanych spotkań online w tym konferencji audio, wideo i w sieci Web z uczestnikami w instytucji edukacyjnej i poza nią. Udostępnianie pulpitu, tablic online i prezentacji współpracownikom oraz partnerom wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Komunikowanie się z innymi użytkownikami usług Office 365 i Skype za pomocą jednego kliknięcia. Wymagania dotyczące oprogramowania Z usług Office 365 dla Edukacji można korzystać przy użyciu przeglądarki Internet Explorer 11. Wcześniejsza wersja przeglądarki może powodować zmniejszenie zakresu funkcjonalności niektórych usług. Przed rozpoczęciem Procedura rejestracji obejmuje utworzenie konta usługi Office 365. W ramach tego procesu można również połączyć z kontem istniejącą nazwę domeny, która ma być używana m.in. z usługami Exchange, SharePoint i Skype dla Firm. Przed rozpoczęciem trzeba znaleźć i przygotować określone informacje i kilka plików. Informacje 1. Dostęp do systemu rejestratora domeny na potrzeby aktualizacji rekordów DNS i weryfikacji własności nazwy domeny (jeśli planowane jest połączenie istniejącej domeny z usługą Office 365). 2. Nazwiska i dane kontaktowe kilku osób w organizacji. Grupa ta powinna uwzględniać administratora systemu informatycznego (prawdopodobnie Ciebie) oraz inne osoby wykładowców, studentów, uczniów itd. Dokumenty i zdjęcia 3. Znajdź i przygotuj kilka typowych dokumentów pakietu Office. Dokumenty te zostaną przekazane do usługi SharePoint Online. 4. Znajdź prezentację programu PowerPoint, która ma być używana podczas spotkania w usłudze Lync Online. Prezentacja zostanie przekazana do usługi Lync Online. Może to być jeden z dokumentów używanych w usłudze SharePoint Online. 5. W przypadku usługi Lync Online można również dodać zdjęcia pracowników lub uczniów w celu zwiększenia komfortu obsługi i dokładniejszego odwzorowania interfejsu Lync Online w środowisku przedsiębiorstwa. Wyszukaj prostokątne zdjęcia o wielkości maks. 30 KB i wymiarach od 2,5 x 2,5 cm do ok. 4 x 4 cm. Strona 5
Przewodnik Przedstawiona poniżej szczegółowa prezentacja pozwala szybko zapoznać się z funkcjami dostępnymi w usłudze Office 365. Ta sekcja zawiera informacje na temat sposobu rejestracji w 30-dniowej wersji próbnej usługi Office 365, konfigurowania konta oraz instalacji i konfiguracji niezbędnych składników oprogramowania na komputerze. Każdy scenariusz oparty jest na poprzednich działaniach, zatem zaleca się wykonywanie tych procedur w określonej kolejności. Dzięki temu w systemie zostaną skonfigurowani odpowiedni użytkownicy, uprawnienia i składniki na potrzeby kolejnych zadań. Scenariusz 1: Rejestracja 30-dniowego konta próbnego W celu korzystania z 30-dniowej wersji próbnej usługi Office 365 instytucja edukacyjna może zarejestrować konto w witrynie https://portal.office.com/. Zadanie 1: rejestracja konta próbnego 1. Przejdź do witryny http://products.office.com/academic, a następnie kliknij przycisk Rozpocznij. Strona 6
2. Na stronie rejestracji wprowadź informacje na temat instytucji. Podczas rejestracji, zakładane jest 30 dniowe konto tymczasowe, które po weryfikacji domeny konwertowane jest na konto właściwe. Wypełnij dane potrzebne do rejestracji konta w serwisie, podając dane administratora portalu Office w Twojej szkole, adres email i telefon. Strona 7
3. W polu tekstowym Nazwa organizacji wprowadź nazwę instytucji lub domenę, która ma być używana w usłudze Office 365. W polu Identyfikator użytkownika sprawdź czy otrzymałeś oczekiwany adres. Uwaga Nazwa wprowadzona w tym polu zostanie użyta do utworzenia domyślnej tożsamości logowania. Poświęć chwilę na wybranie nazwy domeny. Po utworzeniu konta nazwy nie można już zmienić. Utworzenie konta próbnego z nazwą firmy lub nazwą domeny w żaden sposób nie wypływa na bieżące ustawienia systemu DNS lub poczty e-mail. 4. W polu Hasło wprowadź nowe hasło zawierające od 8 do 16 znaków. Jeśli wprowadzone hasło nie spełnia wymagań, zostanie wyświetlona odpowiednia informacja. 5. W polu Numer telefonu wpis numer posiadanego telefonu komórkowego lub stacjonarnego (w przypadku stacjonarnego nie zaleca się wyboru opcji Wyślij wiadomość SMS). 6. Wybierz jedną z form komunikacji (Wyślij wiadomość SMS lub Zadzwoń do mnie). W zależności od wybranej opcji kliknij przycisk obok pola z wpisanym numerem. 7. W przypadku wybrania opcji Wyślij wiadomość SMS pod formularzem zostanie wyświetlone dodatkowe pole umożliwiające wpisanie kodu weryfikacyjnego. W to pole wpisz otrzymany kod weryfikacyjny wysłany do Ciebie w wiadomości SMS. Strona 8
8. Kliknij łącze Umowa dotycząca wersji wstępnej i przeczytaj dokument. 9. Kliknij łącze Zasady zachowania poufności informacji i przeczytaj wyświetlony dokument. 10. Opcjonalnie możesz zaznaczyć pola świadczące o tym, że zezwalasz na przesyłanie do Ciebie informacji o produktach, usługach i wydarzeniach przez firmę Microsoft, bądź jej partnerów. 11. Jeżeli akceptujesz postanowienia Umowy dotyczącej wersji wstępnej witryny Microsoft Online Services i Zasady zachowania poufności, kliknij przycisk utwórz moje konto. Rozpocznie się logowanie w usłudze. Uwaga Po zakończeniu 30-dniowego okresu próbnego będziesz mieć dodatkowe 30 dni na przekształcenie konta w subskrypcję płatną. Po tym czasie Twoje konto, dane i ustawienia niestandardowe zostaną usunięte. Więcej informacji na temat przekształcania konta w subskrypcję płatną można znaleźć w sekcji Scenariusz 12: przekształcanie konta próbnego w subskrypcję płatną w dalszej części tego dokumentu. Strona 9
Scenariusz 2: Przeprowadzanie weryfikacji uprawnień Po zarejestrowaniu konta nastąpi przekierowanie na stronę logowania, gdzie trzeba rozpocząć weryfikację nazwy domeny. Podczas logowania się nie należy odświeżać tej strony. Zadanie 1: przeprowadzanie weryfikacji uprawnień 1. Aby rozpocząć weryfikację uprawnień, kliknij przycisk Dalej. Aby pominąć ten krok i później zweryfikować nazwę domeny, kliknij łącze Zweryfikuję później, a następnie przejdź do zadania 2. 2. W wyświetlonym polu wprowadź nazwę domeny instytucji i kliknij przycisk Dalej. Strona 10
3. Wybierz rejestratora domeny z listy rozwijanej, aby wyświetlić odpowiednie instrukcje weryfikacji nazwy domeny w usłudze Office 365. Najczęściej trzeba będzie posłużyć się wyborem Ogólne instrukcje 4. Należy zwrócić uwagę, że zmiany te mogą zostać dokonane przez osobę posiadającą dostęp do konta zarządzania danymi DNS. 5. Aby kontynuować, postępuj zgodnie z wyświetlonymi instrukcjami i kliknij przycisk gotowe. zweryfikuj teraz. 6. W wyświetlonym oknie należy podać adres witryny instytucji edukacyjnej. 7. Po zweryfikowaniu nazwy domeny kliknij przycisk Kup teraz, aby zakupić subskrypcję usługi Office 365. W przypadku kliknięcia opcji Przejdź bezpośrednio do wersji próbnej zastosuj scenariusz 3: Wykonywanie zadań początkowych. 8. Szczegółowe instrukcje dodawania rekordów odnajdziesz bezpośrednio na stronie dostawców hostingu. Strona 11
Zadanie 2: weryfikacja nazwy domeny w przypadku wcześniejszego pominięcia tego kroku Jeżeli podczas konfiguracji pominięto procedurę weryfikacji domeny, po zalogowaniu się zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Aby to zrobić przejdź do scenariusza 4. Jeżeli ten krok został już wykonany, można przejść do scenariusza 3: Wykonywanie zadań początkowych. Scenariusz 3: Wykonywanie zadań początkowych Ta sekcja przewodnika zawiera informacje o następujących zadaniach: Dodawanie i edytowanie kont użytkowników Resetowanie haseł do kont użytkowników Wyświetlanie strony Konfiguracja przegląd Tworzenie niestandardowego planu pilotażu lub wdrożenia Zapoznanie się ze stroną główną użytkowników usługi Zadanie 1: dodawanie użytkowników Przy pierwszym zalogowaniu się w portalu Office 365 należy utworzyć drugie konto administratora globalnego. Jeżeli administrator jest niedostępny z powodu nieprzewidzianych okoliczności lub zostało utracone hasło, drugie konto administratora globalnego zapewnia dostęp do wszystkich funkcji konfiguracji. Zachęcamy do obejrzenia filmu Tworzenie lub edytowanie użytkowników w usłudze Office 365. Najpierw utworzymy konto użytkownika Jan Kowalski i dodamy je jako administratora globalnego. Następnie utworzymy standardowe konto użytkownika Anna Nowak. 1. W obszarze pulpit nawigacyjny kliknij łącze Dodaj nowych użytkowników ze znajdującego się po prawej stronie menu skróty administratora. Strona 12
2. W polu Imię wprowadź tekst Jan; w polu Nazwisko wpisz Kowalski; w polu Nazwa wyświetlana wpisz Jan Kowalski; w polu Nazwa użytkownika wprowadź JanK. Uwaga (Opcjonalnie) Pozostałe informacje można wprowadzić, klikając pozycję dodatkowe szczegóły. Dane te będą dostępne na globalnej liście adresów w usługach Microsoft Exchange Online i Lync Online. Dodatkowe informacje mogą być przydatne w codziennej pracy. Jeśli na przykład trzeba skontaktować się z osobą niedostępną w sieci, można łatwo wyszukać jej numer telefonu. Strona 13
3. Kliknij przycisk Dalej. 4. Na stronie Ustawienia w obszarze Przypisywanie roli wybierz odpowiedź Tak na pytanie Czy ten użytkownik ma mieć uprawnienia administratora? 5. Kliknij łącze Dowiedz się więcej na temat ról administratora i przejrzyj typy ról administratora dostępne w usłudze Office 365. 6. Z listy rozwijanej wybierz pozycję Administrator globalny. 7. W obszarze Ustawianie lokalizacji użytkownika ustaw kraj lokalizacji użytkownika. 8. Kliknij przycisk Dalej. Strona 14
9. Na stronie Przypisywanie licencji kliknij pozycję Office 365 ProPlus dla nauczycieli i wykładowców oraz Office 365 Education dla nauczycieli i wykładowców, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Strona 15
10. (Opcjonalnie) Na stronie Wysyłanie wyników w wiadomości e-mail zaznacz pole Wyślij pocztą e- mail, wprowadź w polu tekstowym adres e-mail, a następnie kliknij przycisk Utwórz. 11. Zapisz hasło użytkownika Jan. 12. Kliknij przycisk Zakończ. Użytkownik Jan Kowalski zostanie wyświetlony na liście użytkowników. 13. Drugą metodą dodawania konta, jest przejście do zakładki Użytkownicy Aktywni użytkownicy. Strona 16
14. W oknie kliknij znaczek + (oznaczony czerwonym prostokątem na rysunku powyżej). 15. Dodaj drugiego użytkownika o nazwie Anna Nowak (z nazwą wyświetlaną AnnaN). 16. Kliknij przycisk Utwórz. 17. Sprawdź i zapisz hasło nowododanego użytkownika. 18. Kliknij Zamknij. Strona 17
Zadanie 2: praca z kontami użytkowników edycja zbiorcza W tym zadaniu zmienimy ustawienia dla kilku użytkowników jednocześnie. 1. Z menu po lewej stronie wybierz użytkownicy, a następnie Aktywni użytkownicy (1). Kliknij pole (2) po prawej stronie pola Nazwa wyświetlana u góry kolumny pól wyboru, a następnie kliknij ikonę przedstawiającą ołówek z napisem edytuj (3) po prawej stronie ekranu by edytować. 2. W polu Miejscowość wpisz dowolną nazwę miejscowości. 3. Kliknij przycisk Dalej. Strona 18
4. Na stronie Ustawienia kliknij przycisk Dalej. 5. Na stronie Przypisywanie licencji kliknij przycisk Prześlij. Strona 19
Uwaga Zwróć uwagę na ostrzeżenie: Nie możesz edytować swoich ustawień w trybie edycji zbiorczej. 6. Kliknij przycisk Zakończ. Zadanie 2: praca z kontami użytkowników resetowanie hasła użytkownika Jednym z najczęściej wykonywanych zadań administracyjnych jest resetowanie haseł zapomnianych przez użytkowników. 1. Na stronie Użytkownicy zaznacz pole wyboru obok użytkownika Anna Nowak. 2. Kliknij łącze Zresetuj hasło. Strona 20
3. Na stronie wysyłanie wyników w wiadomości e-mail kliknij przycisk Resetowanie hasło. 4. Na stronie Wyniki zanotuj hasło tymczasowe do późniejszego użycia i kliknij przycisk Zakończ. Uwaga Do wyznaczonych osób można przypisać rolę Administrator haseł. Rola ta pozwala na resetowanie haseł, ale nie daje uprawnień do wprowadzania innych zmian w portalu administracyjnym usługi Office 365. Strona 21
Zadanie 3: zapoznanie się ze stroną główną dla użytkowników usługi Office 365 W momencie gdy administrator utworzy konta dla użytkowników i rozdystrybuuje dane logowania, użytkownik po zalogowaniu się na stronie http://portal.office.com zostanie przekierowany do strony powitalnej portalu. Ta strona umożliwia użytkownikom w pobieranie oprogramowania Office 365 ProPlus do instalacji lokalnie, łatwy dostęp do aplikacji Office Online, uzyskiwanie dostępu do usługi SharePoint Online i korzystanie z aplikacji Outlook Web Access. Strona ta zawiera czytelne, przystępne informacje dla użytkowników. Strona 22
Scenariusz 4: Dodawanie niestandardowej domeny do usługi Office 365 Ten scenariusz jest opcjonalny, ale zalecany w przypadku administratorów, którzy chcą powiązać nazwę domeny instytucji (taką jak szkola.edu.pl) z usługą Office 365. Wykonanie opisanych kroków umożliwia skonfigurowanie dla skrzynek pocztowych adresów w postaci jan.kowalski@szkola.edu.pl, a nie adresów w pierwotnie przypisanej domenie, takich jak kim@szkolaedul.microsoftonline.com. Przed użyciem domeny niestandardowej w usłudze Office 365 należy potwierdzić prawo własności do nazwy domeny. Procedura ta jest nazywana sprawdzaniem poprawności i jest przeprowadzana w trybie online. W celu sprawdzenia poprawności domeny, należy zaktualizować ustawienia DNS domeny przy użyciu dostarczonego znacznika wygenerowanego przez portal w formie unikalnego rekordu TXT. Następnie usługa Office 365 wyśle zapytanie do serwera DNS, aby sprawdzić, czy rekord jest dostępny. Jeżeli tak, domena zostanie pozytywnie zweryfikowana. Sprawdzenie poprawności domeny nie wpływa na bieżący routing poczty lub inne ustawienia DNS. Uwaga Poniższe kroki dotyczą konfiguracji usługi Office 365 jako jedynego serwera poczty dla wybranej domeny. W przypadku wersji próbnej usługi Office 365 można skonfigurować współistnienie z lokalnym serwerem poczty, ale zagadnienie to wykracza poza zakres niniejszego dokumentu. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie pod adresem Dodawanie rekordów po stronie dostawcy usług hostingowych. Zadanie 1: dodawanie domeny niestandardowej 1. W przeglądarce wpisz https://portal.office.com 2. Jeśli nie jesteś jeszcze zalogowany, to zaloguj się korzystając z zaloguj się przy użyciu poświadczeń administratora. 3. Na stronie powitalnej, kliknij kafelek z napisem Administrator. Strona 23
4. Następnie w lewym menu wybierz DOMENY i kliknij przycisk Dodaj domenę. 5. Zostanie wyświetlony ekran wprowadzania do zarządzania domenami. Kliknij przycisk Zaczynamy 6. Następnie zostanie wyświetlony ekran w którym należy wpisać nazwę domeny. 7. Następnie należy udowodnić, że wpisana domena należy do Ciebie. Dokonując odpowiedniego wpisu w serwerze DNS. Strona 24
8. Zaloguj się w witrynie usługodawcy DNS, a następnie przejdź do strony dodawania i edycji ustawień DNS określonej domeny. Usługodawcy DNS obsługują różne zestawy funkcji, dlatego własność domeny można potwierdzić na dwa sposoby: za pomocą rekordu TXT lub rekordu MX. Preferowaną metodą jest utworzenie rekordu TXT. Weryfikacyjny rekord DNS nie wpływa na sposób działania nazw domen. Dodany rekord zostanie wyświetlony w ustawieniach domeny. Wprowadzenie zmian na koncie domenowym może potrwać nawet do 15 minut, także po upływie tego czasu, warto powrócić do portalu i kliknąć przycisk zweryfikuj domenę. Strona 25
9. Powróć do strony weryfikacji domeny w portalu administracyjnym usługi Office 365 i kliknij przycisk Gotowe rekord został dodany. 10. Po pozytywnym potwierdzeniu własności danej domeny zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Należy kliknąć przycisk Dalej. 11. Na kolejnej stronie można zaktualizować adresy wszystkich dotychczasowych użytkowników systemu. Jeśli nie chcesz nic zmienić kliknij pomiń ten krok. Strona 26
12. W kolejnym oknie możesz dodać użytkowników. Ten krok możemy pominąć klikając pomiń ten krok. 13. Na kolejnej stronie zostaniesz poinformowany o konieczności dokonania zmian w rekordach DNS dla pełnej funkcjonalności serwera Outlook Exchange oraz aplikacji Skype dla Firm. Wciśnij przycisk Dalej. 14. Na kolejnej stronie wybierz jakie usługi chcesz wykorzystywać z podaną domeną. Po wybraniu usług kliknij przycisk Dalej. Strona 27
15. Na kolejnej stronie otrzymasz wszystkie informacje o wymaganych zmianach w DNS. Po ich wykonaniu wciśnij przycisk Gotowe, rekordy zostały dodane. WAŻNE Dodanie rekordu MX do ustawień DNS spowoduje kierowanie całej poczty dla domeny do usługi Exchange Online. Rekord MX można dodać teraz lub później. Jeżeli rekord MX nie zostanie dodany, pocztę będzie można nadal wysyłać i otrzymywać przy użyciu adresu e-mail <domena>.onmicrosoft.com. 16. Po sprawdzeniu system wyświetli stan poszczególnych elementów (czerwone x wymagają poprawy i kolejnego sprawdzenia). Jeśli rekordy zostały poprawione należy wcisnąć przycisk Gotowe, rekordy zostały naprawione. Jeśli nie można naprawić jakiś rekordów w tym momencie należy wybrać opcję zignorować te błędy. Strona 28
17. Po udanej konfiguracji zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat. Wciśnij przycisk Zakończ. Strona 29
Scenariusz 5: Konfiguracja darmowej usługi Education. Ten scenariusz obejmuje zakup i konfiguracje darmowej usługi Education. WAŻNE Od pierwszego dnia uruchomienia usługi mamy 30 dni na zapoznanie się z wybranymi funkcjami usług płatnych. Po zakończeniu tego okresu użytkownicy, którym przypisaliśmy czasowe subskrypcje utracą możliwość logowania się do witryny. W związku z tym należy zakupić jedną z pełnych wersji. Usługa Education jest dostępna za darmo dla instytucji edukacyjnych. Zadanie 1: zakup darmowej subskrypcji Education. Po pewnym czasie w portalu administratora w górnym menu otrzymamy informacje o konieczności zakupu wybranej subskrypcji. 1. Jeśli nie jesteś zalogowany, to przejdź do witryny https://portal.office.com i zaloguj się przy użyciu poświadczeń administratora. 2. W kolumnie po lewej stronie kliknij łącze ZAKUP USŁUG. Strona 30
3. Sprawdź listę dostępnych ofert. Wybierz licencje Office 365 Education dla nauczycieli lub wykładowców klikając link Dodaj obok opisu tej licencji. 4. Następnie dostosuj zamówienie, wybierając dodatkowe licencje i dodatki. Po zakończeniu zakupów kliknij przycisk Dodaj do koszyka. Strona 31
5. Zamówienie zostanie dodane do koszyka i na ekranie ponownie pojawi się strona wyboru subskrypcji. Aby przejść do zamówienia, kliknij opcję do kasy. 6. Wyświetlona zostanie prośba o podanie adresu pod którym usługa będzie używana. Od adresu uzależnione są metoda rozliczenia oraz dostępność subskrypcji. Po wypełnieniu pól klikamy dalej. Strona 32
7. Zostanie wyświetlona strona z przeglądem zamówienia. Jeśli zamówienie jest poprawne, kliknij przycisk Dalej. 8. Zostanie wyświetlona umowa. W polu wyświetlanym na dole należy podać pełną nazwę klienta zgodną z podanym wzorcem. Strona 33
9. Następnie zostanie wyświetlony ekran płatności. Wprowadź dane rozliczeniowe instytucji, wybierając płatność kartą kredytową lub fakturę, i kliknij przycisk Złóż zamówienie. 10. Po wybraniu Złóż zamówienie zostanie wyświetlona informacja o ukończeniu składania zamówienia. Strona 34
Zadanie 2: dodanie licencji do użytkownika Jeśli jeszcze nie utworzyłeś użytkownika wykonaj zadnia 1 w scenariuszu 3. Zwróć uwagę, że licencję możemy przypisać już w procesie tworzenia użytkownika. 1. Z górnego menu wybierz Administrator, a następnie Office 365 2. Z lewego menu wybierz UŻYTKOWNICY, a następnie Aktywni użytkownicy 3. Z listy użytkowników kliknij na wybranego użytkownika (np. Anna Nowak). 4. Z menu po prawej stronie wybierz EDYTUJ. Strona 35
5. Kliknij w łącze Licencje po lewej stronie okna. 6. Przypisz odpowiednie licencje poszczególnym użytkownikom: a. Office 365 Education dla nauczycieli i wykładowców umożliwi dostęp do portalu Office 365 i usług z nim związanych, jak na przykład Outlook Exchange, SharePoint Office Online b. Office 365 ProPlus dla nauczycieli i wykładowców umożliwi pobranie i instalację lokalnie najnowszej wersji pakietu Office na prywatnym urządzeniu użytkownika. 7. Kliknij zapisz WAŻNE Zwróć uwagę, że użytkownik może mieć przypisaną więcej niż jedną licencję. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz zmienić te ustawienia dodając lub odbierając uprawnienia do określonych licencji i usług. Strona 36
Scenariusz 6: Zarządzanie usługą Exchange Online Ten scenariusz obejmuje konfigurację najpopularniejszych funkcji usługi Exchange Online. Zadanie 1: tworzenie zewnętrznych kontaktów Zewnętrzne kontakty to osoby poza organizacją, które można dodawać do grup dystrybucyjnych i wyświetlać w książce adresowej organizacji oraz na innych listach adresów. Kontakty zewnętrzne mają adres e-mail spoza organizacji i nie mogą logować się w jej domenie. 8. Z górnego menu wybierz Administrator, a następnie Exchange. 9. W lewym menu wybierz adresaci, a następnie kliknij kontakty. 10. W obszarze Kontakty kliknij ikonę plusa by dodać kontakt, a następnie wybierz opcję kontakt pocztowy. Strona 37
11. W formularzu Nowy kontakt pocztowy wprowadź następujące informacje: Imię: Adam Inicjały: AK Nazwisko: Babacki Nazwa wyświetlana: Adam Babacki Alias: c-adamb Zewnętrzny adres e-mail: adambabacki@przykladowykatering.pl 12. Kliknij przycisk Zapisz. Zadanie 2: tworzenie grupy dystrybucyjnej Grupa dystrybucyjna, zwana również grupą publiczną, to zbiór co najmniej dwóch osób wyświetlany w udostępnionej książce adresowej. Wiadomość e-mail wysłana do grupy jest dostarczana do wszystkich członków tej grupy. Używanie grup zamiast wpisywania pojedynczych adresów e-mail zapewnia oszczędność czasu i docieranie informacji do wszystkich odpowiednich odbiorców. To zadanie polega na utworzenie grupy dystrybucyjnej zawierającej użytkowników Annę Nowak i Jana Kowalskiego. Opcjonalnie grupę dystrybucyjną można skonfigurować tak, aby odbierała wiadomości e-mail od użytkowników zewnętrznych. Umożliwia to tworzenie dostępnych publicznie list odbiorców, takich jak rejestracja, jedzenie lub sport. Strona 38
1. Z górnego menu wybierz Administrator, a następnie Exchange. 2. W lewym menu wybierz adresaci, a następnie kliknij grupy. 3. W obszarze grupy kliknij ikonę plusa, a następnie wybierz pozycję Grupa dystrybucyjna. Strona 39
4. W formularzu nowa grupa dystrybucyjna wprowadź następujące informacje: Nazwa wyświetlana: Catering Alias: Jedzenie Adres e-mail: Jedzenie@<Twoja nazwa domeny> Opis: Grupa dystrybucyjna Catering 5. Zwróć uwagę na opcje dostępne dla grup dystrybucyjnych. Dostępna jest możliwość dodania Właściciela do grupy, a także ustalenia, czy właściciele grupy mają być jej członkami, oraz opcje możliwości dołączenia do grupy i jej opuszczenia. Kliknij przycisk Zapisz. 6. W polu Członkowie kliknij znaczek plus (oznaczony czerwonym kwadratem na rysunku powyżej. Strona 40
7. Z listy dostępnych osób wybierz Anna Nowak i Jan Kowalski. 8. Kliknij przycisk ok. 9. Kliknij przycisk zapisz. Teraz dodamy nowego członka do już istniejącej grupy dystrybucyjnej i zezwolimy na wysyłanie do grupy informacji spoza instytucji. 10. W konsoli administracyjnej usługi Exchange wybierz grupę dystrybucyjną Catering, a następnie kliknij dostępną po prawej stronie ikonę ołówka by edytować grupę. Strona 41
11. W oknie kliknij pozycję członkostwo, a następnie kliknij plusik. 12. Dodaj do grupy dystrybucyjnej użytkownika Adam Babicki, a następnie kliknij przycisk OK. Zauważ, że zewnętrzni wykonawcy również mogą być członkami list dystrybucyjnych. 13. Kliknij nagłówek Zarządzanie dostarczaniem. 14. Zaznacz opcję Nadawcy z wewnątrz i spoza organizacji. Strona 42
15. Kliknij nagłówek Wskazówka poczty e-mail. Wskazówki poczty e-mail ostrzegają użytkowników o potencjalnych problemach z wysyłaniem wiadomości do grupy. Tekst wskazówki jest wyświetlany, gdy użytkownik dodaje grupę w polu Do, DW lub UDW nowej wiadomości e-mail. 16. W polu pod nagłówkiem Wskazówka poczty e-mail wpisz tekst: Ta lista zawiera zewnętrzne kontakty firmy. 17. Kliknij przycisk zapisz. Zadanie 3: dodawanie aliasu do skrzynki pocztowej Skrzynka pocztowa jest przypisana do adresu e-mail powiązanego z użytkownikiem. Użytkownicy skrzynek pocztowych często potrzebują dodatkowych adresów e-mail, na przykład w celu odbierania zapytań rekrutacyjnych, opinii studentów albo obsługi organizacji uczelnianych. Dodanie aliasu do skrzynki pocztowej umożliwia przesyłanie przez ludzi informacji do instytucji edukacyjnej (na przykład w postaci zdania: Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem e-mail info@fineartschool.edu ) bez ujawniania faktycznego adresu e-mail odbiorcy. W tym zadaniu przedstawiono sposób dodania alternatywnego adresu e- mail do skrzynki pocztowej użytkownika. 1. W górnej części strony administracyjnej usługi Exchange kliknij zakładkę skrzynki pocztowe. Strona 43
2. Kliknij dwukrotnie pozycję Jan Kowalski. 3. W formularzu Jan Kowalski kliknij nagłówek Adres e-mail, a następnie kliknij plusik. 4. W oknie dialogowym nowy adres e-mail w polu Adres e-mail wpisz pomoc@*twojadomena*. Strona 44
5. Kliknij ok. Sprawdź, czy adres pomoc@*twojadomena* został wyświetlany na liście Adresy e-mail użytkownika Jan Kowalski. Kliknij przycisk zapisz. Zadanie 4: konfigurowanie zasad zabezpieczeń urządzeń przenośnych w usłudze Exchange Wiele instytucji nakłada zasady zabezpieczeń na urządzenia przenośne łączące się z systemem poczty e-mail szkoły lub uczelni. W przypadku usług Office 365 tymi oraz innymi zasadami i konfiguracjami usługi Exchange Online zarządza dział informatyczny instytucji. Aby skonfigurować zasady zabezpieczeń urządzeń przenośnych, wykonaj następujące czynności: 1. Na stronie administracyjnej usługi Exchange w kolumnie po lewej stronie kliknij łącze urządzenia przenośne. 2. Kliknij łącze zasady skrzynek pocztowych dla urządzeń przenośnych. 3. Kliknij plusik. Strona 45
4. W polu Nazwa wpisz tekst Wymagaj haseł. 5. Zaznacz opcję Wymagaj hasła. 6. Zaznacz opcję Wymagaj hasła alfanumerycznego. 7. Ustaw opcję Hasło musi zawierać znaki z następującej liczby zestawów znaków na wartość 2. 8. Ustaw opcję Minimalna długość hasła na wartość 6. 9. Kliknij przycisk Zapisz. Strona 46
Scenariusz 7: Korzystanie z pomocy technicznej Za pomocą panelu administracyjnego usługi Office 365 administratorzy mogą wyszukiwać zasoby pomocy i zawartość społeczności, wyświetlać aktywne tematy ze stron społeczności usługi Office 365, wyświetlać raporty o kondycji usługi w czasie rzeczywistym, pobierać narzędzia diagnostyczne, zarządzać udzielaniem pełnomocnictw administracyjnych oraz przesyłać bilety pomocy technicznej. Ten scenariusz obejmuje kilka zadań dotyczących funkcji dostępnych na stronie Pomoc techniczna. Uwaga W ramach korzystania z niniejszego przewodnika nie należy przesyłać żadnych żądań obsługi. Zadanie 1: otwieranie żądania obsługi 1. Przejdź do witryny https://portal.office.com i zaloguj się przy użyciu poświadczeń administratora. 2. W kolumnie po lewej stronie kliknij łącze Pomoc techniczna., następnie wybierz Przegląd. 3. W kolumnie Utwórz żądanie usługi wybierz Informacje o rozliczeniach i produktach. 4. Wypełnij formularz Identyfikowanie problemu, a następnie kliknij przycisk Dalej. Strona 47
5. Wprowadź informacje w formularzu Dodawanie szczegółów, a następnie kliknij przycisk Dalej. 6. Na stronie Dołączanie pliku kliknij przycisk Anuluj. 7. Kliknij przycisk Tak po wyświetleniu pytania Czy na pewno chcesz anulować to żądanie? Uwaga Mimo że konto jest w okresie próbnym, pomoc techniczna jest dostępna. W ramach korzystania z niniejszego przewodnika nie należy przesyłać żadnych żądań obsługi. Żądaniami obsługi zarządza się na stronie Żądania usługi, gdzie można wyświetlać otwarte i zamknięte pozycje oraz sprawdzać żądania oczekujące na odpowiedź Twoją lub firmy Microsoft. Zadanie 2: wyświetlanie kondycji usługi 8. W oknie Centrum administracyjne usługi Office 365 kliknij łącze Kondycja usługi. 9. W razie potrzeby rozwiń listy dla poszczególnych usług, klikając niebieskie trójkąty. Określone aspekty usługi są monitorowane oddzielnie. 10. Ikony mają różne znaczenia. 11. Jeśli wyświetlany raport zawiera pozycje z białą literką i w niebieskim kole, kliknij tę ikonę, aby wyświetlić więcej informacji o zdarzeniu. Strona 48
Następne kroki Wraz z usługą Office 365 dostępnych jest wiele znakomitych zasobów online i materiałów, które ułatwiają zapoznanie się z jej możliwościami. Witryna społeczności Office 365 Witryna dostępna pod adresem http://community.office365.com/pl-pl/default.aspx to podstawowe źródło wszelkich informacji. Internetowe serwisy Wiki zawierają aktualizacje bezpośrednio od zespołu zajmującego się produktem, publikowane wcześniej niż aktualizacje dokumentacji online. Fora są monitorowane przez pracowników pomocy technicznej firmy Microsoft i specjalistów ds. usługi Office 365, takich jak Office 365 MVP. W witrynie można również znaleźć łącza do artykułów, transmisji webcast i innych przydatnych zasobów. Baza wiedzy Office. Opisy usług Office 365 to oficjalne dokumenty ze szczegółowymi informacjami o dostępnych funkcjach, wymaganiach systemowych, obsługiwanych językach, umowach SLA i zasadach przechowywania danych oraz inne ważne fakty - http://support.office.com. Blog zespołu Microsoft Online Zespół ds. usługi Microsoft Online prowadzi blog dostępny pod adresem http://blogs.technet.com/msonline. Znaczniki na blogu ułatwiają znajdowanie szkoleń i informacji dotyczących konkretnych funkcji i usług. Przydatne linki: 1. Kontakt z pomocą techniczną Office 365. 2. Zarządzanie Office 365 i Exchange Online ze środowiska Windows PowerShell. 3. Zarządzanie kontami i licencjami O365 przez Windows PowerShell. Strona 49