Załącznik nr 1 do SIWZ (OPZ) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Konferencji oraz Gali z okazji jubileuszu 90-lecia Banku Gospodarstwa Krajowego. I. Zakres Zamówienia: Zadanie nr 1 Organizacja i obsługa konferencji Finansowanie Infrastruktury: Potrzeby i wyzwania a rola banku rozwoju Informacje ogólne: 1. Termin realizacji zamówienia: 5 czerwca 2014 r. 2. Przedział czasowy początek o godzinie 12.00, zakończenie nie później niż godzinie 18.00. 3. Miejsce: Zamek Królewski w Warszawie Pomnik Historii i Kultury Narodowej, Plac Zamkowy 4, 00-277 Warszawa Arkady Kubickiego. Zamawiający podpisze odrębną umowę najmu z obiektem Miejsca w którym planowane jest zorganizowanie Konferencji. W związku z powyższym, Zamawiający nie powinien doliczać tego do budżetu. 4. Charakter konferencji: zamknięty. 5. Uczestnicy Konferencji: Uczestnikami konferencji będzie maksymalnie 200 osób, w tym przedstawiciele władz państwowych, kluczowi klienci BGK, przedstawiciele władz BGK. II. Opis Zamówienia Wymagania szczegółowe. Do zadań Wykonawcy przy organizacji Konferencji należeć będzie: 1. przygotowanie i druk zaproszeń oraz kopert wraz z personalizacją, 2. scenografia i aranżacja Arkad Kubickiego, 3. oprawa techniczna Konferencji, 4. pozostałe elementy dotyczące Konferencji organizacja recepcji, identyfikatory, tłumaczenie 5. obsługa fotograficzna Konferencji, 6. wykonanie relacji filmowej z Konferencji, 7. zapewnienie koordynatora Konferencji, 8. ubezpieczenie Konferencji. 1
Wstępny program konferencji: 12.00 rejestracja uczestników, rozpoczęcie konferencji lunchem bufetowym 13.30 wystąpienie otwierające nr 1, 13.40 wystąpienie otwierające nr 2, CZĘŚC I 13.55 przemówienie prelegenta 14.15 Debata panelowa z udziałem 7 panelistów + moderator konferencji 15.30 przerwa kawowa CZĘŚĆ II 15.50 wystąpienie prelegenta 16.20 wystąpienie prelegenta 16.50 podsumowanie i zamknięcie konferencji wystąpienie Ad. 1 Przygotowanie i druk zaproszeń oraz kopert wraz z personalizacją a) Do zadań Wykonawcy należy wykonanie zaproszeń na potrzeby organizacji Konferencji. b) Zamawiający sporządzi i przekaże w formie elektronicznej (Excel) bazę adresową gości Konferencji. Sporządzoną bazę Zamawiający przekaże do Wykonawcy w terminie nie przekraczającym 40 dni przed planowaną datą organizacji Konferencji. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełniania bazy adresowej w dowolnym momencie, najpóźniej na 2 dni robocze przed datą skierowania zaproszeń do druku w przypadku zaproszeń podlegających personalizacji. Wszelkie uzupełnienia zgłaszane przez Zamawiającego będą przekazywane z pełnymi danymi, w przyjętym formacie. d) Celem personalizacji, w treści zaproszenia Wykonawca umieści zwrot Sz. Pan/ Sz.Pani oraz imię i nazwisko adresata. e) Przed skierowaniem zaproszeń do druku, Wykonawca będzie zobowiązany uzyskać pisemną akceptację Zamawiającego dla ostatecznego projektu zaproszenia. f) Po uzyskaniu akceptacji projektu zaproszenia, Wykonawca wydrukuje zaproszenia oraz koperty oraz dokona ich personalizacji. g) Wykonawca dostarczy wydrukowane i spersonalizowane zaproszenia włożone do otwartych kopert (koperty nie mogą być zaklejone!) do siedziby Zamawiającego. Komplety zaproszeń i kopert muszą być poukładane w pudełkach, w kolejności alfabetycznej w każdym pudełku, wg grup podziału z bazy adresowej (grupy instytucji). Do każdego pudełka będzie dołączona właściwa lista adresowa. h) W ciągu 2 dni od otrzymania zaproszeń i kopert, Zamawiający dokona weryfikacji zgodności i poprawności otrzymanego materiału z danymi wyjściowymi (przekazana baza adresowa wraz z uzupełnieniami). Weryfikacji będzie podlegać także jakość druku zaproszeń. W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości, Wykonawca będzie musiał usunąć je niezwłocznie, nie dłużej jednak niż w ciągu 2 dni od przekazania zastrzeżeń przez BGK. i) Zaproszenia zostaną wydrukowane na papierze typu galaxy metallic, pearl white, 250 g/m2 lub black label silk 300 g/m2. Rozmiar zaproszenia: A4 łamane do A5 lub 470x125 mm / lub podobne. Nadruk w kolorystyce 4/4. j) Wykonawca musi tak rozplanować prace związane z przygotowaniem zaproszeń oraz procesem ich akceptacji, aby dokonać wysyłki zaproszeń najpóźniej na 30 dni przed datą Konferencji. k) Zaproszenie zostanie wysłane do maksymalnie 500 osób. l) Przyjmowanie potwierdzeń (mailowych/telefonicznych) uczestnictwa na Konferencję będzie należało do zadań Wykonawcy. Potwierdzoną listę obecności Wykonawca powinien niezwłocznie przekazywać Zamawiającemu. 2
Ad. 2 Scenografia i aranżacja Arkad Kubickiego a) Projekt scenografii i aranżacji Arkad Kubickiego Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty w formie opisu i wizualizacji scenografii oraz wybranych elementów. (minimum scena, aranżacja wnętrza pomieszczenia w którym odbędzie się Konferencja) Projekt będzie podlegał ocenie. Wykonawca dołączy do oferty wydruk wizualizacji projektu scenograficznego w programie graficznym. b) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej Konferencji tj. za zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru uroczystości. c) Aranżacja i budowa sceny powinna posiadać odpowiednie nagłośnienie, być funkcjonalna, posiadać nowoczesny design. d) Do Wykonawcy będzie należeć również odpowiednie i należyte wysłonięcie okien bocznych oraz dokładna wysłona okna za sceną w Arkadach Kubickiego w celu uzyskania odpowiedniej jakości projekcji. e) Wymagane elementy scenografii: horyzont za sceną, dekoracja kwiatowa lub inna zaproponowana przez Wykonawcę, scena powinna uwzględniać typowe wyposażenie, czyli minimum: mównicę z plexi z mikrofonem np. multimedialną posiadającą wbudowane dwa ekrany-jeden od góry jako podgląd, drugi z przodu do projekcji logo Zamawiającego, nagłośnienie sceniczne dla przemawiających, co najmniej 10 mikrofonów bezprzewodowych, w centralnej części posiadać ekran główny nie mniejszy niż 4mx3m (np. ekran diodowy, ekran bezszwowy 9 modułów itp. umożliwiający np. tylną projekcję) na którym będą wyświetlane filmy, zdjęcia, prezentacje prelegentów lub inne materiały przygotowane przez Zamawiającego. Ekran powinien również umożliwić podgląd na żywo. f) Przestrzeń powinna zostać wyposażona w maksymalnie 200 krzeseł. Krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji będzie usadzony twarzą do głównej sceny, na której zostanie umiejscowiona przestrzeń prezydialna 8 foteli wraz z podręcznymi stoliczkami z pleksi. Na scenie powinno być miejsce na 8 foteli wraz z podręcznymi stoliczkami z pleksi oraz mównicę. Scena o minimalnych wymiarach 4x7 m wys. 60 cm tapicerowana czarnym materiałem. g) We foyer powinny znaleźć się również ekrany plazmowe 42 na statywach w maksymalnej liczbie sztuk 3 do odtwarzania materiałów Zamawiającego (film, zdjęcia, prezentacje, itp.) z podglądem na sale główną. h) Wszystkie elementy scenografii muszą ze sobą współgrać, tworzyć spójną, estetyczną kompozycję, odpowiednią do charakteru i specyfiki Konferencji. i) Przyjęta scenografia oraz scena muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia i schodzenia ze sceny, m.in. przez poszczególnych prelegentów - osoby przemawiające. j) Komplementarnym elementem scenografii musi być właściwe oświetlenie sceny (jego elementy stałe i zmieniające się ze względu na przebieg scenariusza - eksponowanie przemawiających osób, tak aby możliwe było wykonanie zdjęć. k) Wykonawca odpowiada za właściwą aranżację sali tj. ustawienie elementów technicznych (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie itp.). Dla pierwszego rzędu krzeseł, Wykonawca przygotuje oznaczenia rezerwacja". l) Do zadań Wykonawcy należało będzie także przygotowanie prezentacji multimedialnej która wykorzystywana będzie podczas Konferencji (do odtwarzania na scenie). Prezentacja obejmować będzie: logotyp BGK, plansze powitalne/ pożegnalne, plansze z nazwiskami prelegentów, nazwy podmiotów oraz ich logotypy. Informacje do prezentacji Zamawiający 3
przekaże Wykonawcy najpóźniej 14 dni przed planową datą Konferencji. m) Prezentacja powinna być zgodna merytorycznie i zsynchronizowana czasowo ze scenariuszem Konferencji (kolejność prelegentów) oraz elementami scenografii (oświetlenie, nagłośnienie). n) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wstępny projekt prezentacji na 20 dni przed Konferencją. Zamawiający w terminie 2 dni zaakceptuje przesłany projekt lub zgłosi uwagi, które Wykonawca uwzględni w terminie kolejnych 2 dni. Ostateczna wersja prezentacji powinna zostać zaakceptowana najpóźniej na 5 dni przed terminem Konferencji. o) Ze względu na wymóg prezentacji, oraz prezentacji prelegentów, Wykonawca musi zapewnić odpowiednie miejsce/ przestrzeń do wyświetlania oraz niezbędny sprzęt. p) Wykonawca będzie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych związanych ze scenografią, aranżacją sali itp., które mogą mieć wpływ i przebieg Konferencji. q) Jeśli z punktu widzenia scenografii lub wymogów technicznych (związanych m.in. ze scenografią, oświetleniem, nagłośnieniem, nagraniem itp.) zaistnieje konieczność zorganizowania/pozyskania dodatkowego/specjalistycznego wyposażenia (sprzętu) lub wynajęcia go, Wykonawca odpowiada za spełnienie tych wymogów w ramach niniejszego zamówienia. r) Wykonawca odpowiada za zabezpieczenie elementów technicznych, wprowadzonych przez niego na salę, tak by z jednej strony nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników Konferencji (kable, lampy, reflektory itp.), a z drugiej nie naruszały estetyki miejsca i wydarzenia. s) Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie wszystkich wymaganych pomieszczeń do Konferencji (montaż) oraz ich uprzątnięcie po zakończeniu uroczystości (demontaż). t) Zamawiający sprawdzi wszystkie elementy pomieszczeń pod kątem zgodności z wymogami Zamawiającego, wskazanymi w dokumentacji niniejszego przedsięwzięcia oraz ustaleniami podjętymi wspólnie z Wykonawcą w trakcie fazy przygotowań do Konferencji. Wszelkie stwierdzone uchybienia będą skutkować naliczeniem kar za nienależyte wykonanie umowy. u) Wszelkie prace i czynności techniczne przed uroczystością muszą być zakończone bezwzględnie w dniu Konferencji, co najmniej na 1 h wcześniej przed godziną rozpoczęcia Konferencji. Ad. 3 Oprawa techniczna Konferencji a) Oświetlenie i nagłośnienie sali podczas Konferencji musi być harmonijne i spójne z przyjętą scenografią oraz dostosowane do charakteru i potrzeb poszczególnych części Konferencji. Jednocześnie Wykonawca musi uwzględnić konieczność zapewnienia niezbędnych warunków do realizacji pełnowartościowego materiału filmowego i fotograficznego w trakcie przebiegu uroczystości. b) Wykonawca zapewni niezbędne urządzenia nagłaśniające w ilości wynikającej ze scenariusza Konferencji oraz rozmiarów sali (przemówienia okolicznościowe gości honorowych, prelegentów, prowadzący), włączając także urządzenia rezerwowe. c) Wykonawca odpowiada za koordynację i sprawność działania urządzeń i personelu obsługi technicznej. 4
Ad. 4 Pozostałe elementy dotyczące Konferencji organizacja recepcji, hostessy, identyfikatory, tłumaczenie a) Wykonawca zapewni recepcję gości oraz obsługę recepcji (wraz z wyposażeniem), w liczbie co najmniej 3 osoby. Osoby te powinny być ubrane w jednakowe eleganckie stroje, dostosowane do charakteru uroczystości. Recepcja powinna składać się ze stołów oraz krzeseł. Stoły powinny być pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem. b) Wykonawca odpowiedzialny będzie za prowadzenie elektronicznej listy obecności uczestników zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: a. - imię i nazwisko, b. - nazwę firmy/instytucji, c. - telefon i adres e-mail. Lista obecności zostaną przekazane Zamawiającemu w terminie do 5 dni po zakończeniu Gali. c) Obsługa recepcyjna oraz osoby do obsługi technicznej będą dostępne na miejscu, przez cały czas trwania Gali. d) Wykonawca zapewni identyfikatory dla gości Konferencji zgodnie z listą nadesłanych potwierdzeń. Minimum 170 identyfikatorów. e) Projekt identyfikatorów Wykonawca prześle do akceptacji Zamawiającego na minimum 30 dni przed datą Konferencji. Zastrzeżenia BGK do identyfikatorów powinny być uwzględnione w terminie 2 dni od daty ich przekazania i przesłane do BGK do ponownej akceptacji. f) Wykonawca przygotuje i zrealizuje obsługę w zakresie tłumaczenia symultanicznego. Zamawiający zapewni kabinę dla tłumaczy symultanicznych wraz z podglądem, aparaturę symultaniczną oraz odbiorniki do tłumaczenia wraz ze słuchawkami. Minimum 170 odbiorników. Minimalna liczba tłumaczy- 2. Tłumaczenie symultaniczne: polski-angielski/ angielski-polski. Ad. 5 Obsługa fotograficzna Konferencji a) Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną Konferencji. Należy wykonać zdjęcia reportażowe oraz pamiątkowe (indywidualne i zbiorowe) z przebiegu Konferencji. Łącznie nie więcej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu Konferencji, podczas wystąpień prelegentów, zdjęć obrazujących kuluary Konferencji, zgodnie ze scenariuszem Konferencji. b) Indywidualne zdjęcia pamiątkowe wykonane zostaną: wszystkim prelegentom/mówcom. c) Wykonawca wykona także zbiorowe zdjęcia wszystkich prelegentów. d) Wykonawca będzie odpowiedzialny za skoordynowanie ustawienia prelegentów do zdjęć indywidualnych oraz do zdjęcia grupowego. e) Po zakończeniu uroczystości, nie później niż 5 dni po Konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu zdjęcia w formie zapisu cyfrowego - na płycie CD (+ 1 kopia). Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. f) Do płyt zostanie przygotowana i wykonana przez Wykonawcę okładka informująca o zawartości. Okładka powinna zawierać co najmniej: rodzaj materiału zamieszczonego na płycie (zdjęcia z Konferencji), nazwę uroczystości, datę, miejsce, logotyp BGK. g) Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe. Ad. 6 Wykonanie relacji filmowej z Konferencji a) Wykonawca odpowiedzialny będzie za zrealizowanie przekrojowej relacji filmowej z Konferencji. Relacja z Konferencji stanowić będzie materiał informacyjny BGK na wewnętrzne potrzeby 5
Zamawiającego. Film zostanie zamieszczony na stronie intranetowej i stronie internetowej Zamawiającego. b) Wykonawca zobowiązany będzie do: zarejestrowania przebiegu Konferencji przy wykorzystaniu co najmniej 2 kamer, przygotowania relacji o charakterze przekrojowym - długość materiału końcowego to minimum 10 minut. c) Elementy składowe materiału to: czołówka, fragmenty przemówień, wywiady z prelegentami i uczestnikami Konferencji wskazanymi przez Zamawiającego, oprawa graficzna, napisy, licencjonowana ścieżka dźwiękowa, plansza końcowa z logotypem i danymi teleadresowymi Zamawiającego. d) Materiał przekazany zostanie Zamawiającemu do kolaudacji. Po zakończeniu uroczystości, nie później niż 10 dni po Konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt relacji filmowej z Konferencji (po montażu nagrania, grafiki). e) Zamawiający zaakceptuje projekt lub złoży uwagi w ciągu 3 dni od dnia jego przedłożenia. f) W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany do poprawienia relacji w terminie nie dłuższym niż 3 dni. g) Do płyt zostanie przygotowana i wykonana przez Wykonawcę okładka informująca o zawartości. Okładka powinna zawierać co najmniej: rodzaj materiału zamieszczonego na płycie (film z Konferencji), nazwę uroczystości, datę, miejsce, logotyp BGK. h) Nie później niż 3 dni od daty akceptacji projektu relacji filmowej, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zrealizowany materiał w formie zapisu cyfrowego - na płycie DVD (+ 1 kopia). i) Wykonawca dostarczy również płytę z materiałem filmowym do publikacji w intranecie i internecie (plik dostosowany do zamieszczenia na stronie internetowej). j) Wykonawca zobowiązany będzie do pokrycia wszelkich zobowiązań cywilnoprawnych związanych z utrwaleniem, wykorzystaniem i upowszechnianiem wizerunku osób obecnych na uroczystości a także utworów i materiałów wykorzystanych w filmie. k) Wraz z przekazaniem materiału filmowego w formie zapisu cyfrowego na płytach DVD Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do niego. Ad. 8 Zapewnienie koordynatora Konferencji. a) W czasie Konferencji Wykonawca powinien zapewnić 1 profesjonalnego koordynatora Konferencji do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego, jako osobę odpowiedzialną za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania i rozliczenia Konferencji. b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej i technicznej Konferencji. Ad. 9 Ubezpieczenie Konferencji. a) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenie medyczne oraz ochronę Konferencji. Wykonawca powinien zapewnić również odpowiednie ubezpieczenie uczestników Konferencji, 6