Instrument Finansowy LIFE+ Formularze finansowe F Barbara Maksimowska Wydział ds. V osi PO IiŚ i LIFE+
Informacje ogólne W formularzach finansowych naleŝy zamieścić wszystkie koszty, jakie planowane są do poniesienia w ramach realizacji projektu. KaŜdy koszt musi być dokładnie opisany w Części C wniosku (Szczegółowy opis proponowanych działań), tak aby łatwo było powiązać proponowane koszty z konkretnymi działaniami.
Informacje ogólne śaden z beneficjentów, a takŝe Ŝadna z firm powiązanych z uczestnikami projektu w ramach grup, konsorcjów itp., nie mogą występować w roli podwykonawców projektu. Fakturowanie wewnętrzne nie jest dozwolone, chyba Ŝe moŝliwe będzie wykazanie, Ŝe takie transakcje odpowiadają najbardziej opłacalnej ofercie i wykluczają wszystkie elementy zysku, podatek VAT i koszty ogólne.
Koszty kwalifikowane BudŜet projektu moŝe zawierać wyłącznie koszty zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi w Art. 25 Postanowień Wspólnych dla LIFE+. Lista kosztów nie kwalifikujących się do współfinansowania w ramach LIFE+ zawarta została w Art. 26 Postanowień Wspólnych
Koszty kwalifikowane Koszty będą uznane za kwalifikowane kiedy: zostaną przewidziane w budŝecie projektu, są bezpośrednio związane i niezbędne dla realizacji projektu objętego umową, są rozsądne i odpowiadają zasadom dobrego zarządzania finansowego, w szczególności pod względem stosunku wartości do ceny oraz efektywności kosztowej, odpowiadają zasadom stosownego ustawodawstwa w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych, zostaną rzeczywiście poniesione w ciągu trwania projektu, będą odnotowane w księgach lub dokumentach podatkowych beneficjenta koordynującego lub współbeneficjentów oraz będą moŝliwe do określenia i zweryfikowania.
Podatek VAT Podatek VAT jest kosztem kwalifikowanym wyłącznie w momencie, gdy beneficjent koordynujący lub dowolny z jego Współbeneficjentów nie jest w stanie odzyskać podatku VAT zapłaconego w ramach projektu (Art. 30 CP). NaleŜy przedstawić odpowiednie dokumenty potwierdzające.
WaŜne! Ilekroć w formularzach jest mowa o: Numerze Beneficjenta zawsze będzie to numer podany w formularzach A2 i A5, Skróconej nazwie Beneficjenta zawsze będzie to nazwa podana w formularzach A2 i A5. Numerze działania - zawsze będzie to numer podany w formularzu (lub formularzach) C1, Wypełniamy wyłącznie śółte pola.
Formularze finansowe Formularze finansowe są wspólne dla wszystkich komponentów. Na stronie tytułowej naleŝy wpisać akronim projektu, zgodnie z formularzem A1.
Formularz FA Podsumowuje strukturę finansową projektu, przedstawia podział budŝetu oraz zarys planu finansowego. Formularz wypełni się automatycznie, w oparciu o dane z innych formularzy. Nie naleŝy zmienić zawartości Ŝadnej z komórek z wyjątkiem OVERHEADS
Formularz FA OVERHEADS (KOSZTY OPERACYJNE) są określane jako ryczałt do 7% sumy kwalifikowanych kosztów bezpośrednich, wyłączając koszty zakupu gruntów. W przypadku przekroczenia określonego progu, tło komórki stanie się czerwone.
Formularz FB Struktura kosztów realizacji działań. W stosunku do kaŝdego działania opisanego w formularzach technicznych C1 naleŝy przedstawić szczegółowy podział kosztów (numery i nazwy działań jak w formularzu C1).
Formularz FB Potraktowanie jako wstęp do oszacowania budŝetu projektu. Dokładne rozpisanie wszystkich działań, nawet z rozpisaniem na poszczególne czynności planowane w ramach danego działania oraz poszczególnych beneficjentów.
Formularz FB Formularz ten jest bardzo przydatny do łączenia wyników technicznych oraz kosztów. NaleŜy zwrócić uwagę na spójność przedstawionych tutaj kosztów, z kosztami zawartymi w formularzach F1 F7. Suma kaŝdej kategorii kosztów powinna być zgodna z sumą wyliczoną w formularzach F1 F7. W zaleŝności od liczby działań, tabelę moŝna rozszerzać o dodatkowe wiersze.
Formularz FC Struktura finansowania projektu Beneficjent koordynujący Współbeneficjenci (kaŝdy osobno) Współfinansujący np. NFOŚiGW
Formularz FC Całkowity koszt działań w euro suma kosztów (kwalifikowanych i niekwalifikowanych) planowana do poniesienia przez poszczególnych Beneficjentów. Musi być zgodny z informacjami podanymi w formularzach A3 i A4
Formularz FC Wkład własny kaŝdego z Beneficjentów. Kwota ta nie moŝe obejmować finansowania uzyskanego z innych publicznych lub prywatnych źródeł przeznaczonych konkretnie na projekt lub jego część. Musi być zgodna z informacjami podanymi w formularzach A3 i A4
Formularz FC Oczekiwany poziom współfinansowania ze strony UE - dla Beneficjenta koordynującego i Beneficjentów towarzyszących Zgodny z Art. 24 i 25.2 Common Provisions NaleŜy podać kwoty z uwzględnieniem Overheads dla kaŝdego z Beneficjentów
Formularz F1 Bezpośrednie koszty osobowe. Koszty wynagrodzeń pracowników public body mogą być finansowane jedynie w zakresie działań, które nie byłyby podjęte bez realizacji projektu LIFE+. Oddelegowanie w aktach osobowych/ umowie, Wkład własny musi przekroczyć o 2% koszt wynagrodzeń ww. pracowników.
Formularz F1 Rodzaj umowy NaleŜy wskazać kategorię prawną rodzaju umowy: umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony, umowa zlecenie/ umowa o dzieło. NaleŜy takŝe zaznaczyć czy pracownik jest zatrudniany w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin.
Formularz F1 Kategoria/ Funkcja w projekcie NaleŜy określić, jaką rolę w realizacji projektu pełnił będzie dany pracownik. NaleŜy wskazać stopień lub stanowisko w sposób pozwalający Komisji ocenić strukturę personelu i podział zasobów kadrowych.
Formularz F1 Stawka dzienna dla kaŝdego członka personelu jest obliczana na podstawie pensji brutto wraz z obowiązkowymi świadczeniami społecznymi. Tworząc propozycję budŝetu, moŝna się oprzeć na średnich stawkach obowiązujących w kraju dla danego zawodu, stanowiska, rodzaju organizacji itp.
Formularz F1 Liczba osobodni potrzebnych dla realizacji projektu Liczba osobomiesięcy obliczana przez podzielenie całkowitej liczby osobodni przez liczbę dni roboczych w miesiącu, zaokrąglona do jednego miejsca po przecinku.
Formularz F1 NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe kwalifikowalność kosztów osobowych będzie określana na podstawie: Wypłacone wynagrodzenie brutto danego pracownika w roku/ liczba godzin roboczych w roku = stawka godzinowa Stawka godzinowa * rzeczywista liczba godzin przepracowanych w projekcie w danym roku
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Formularz ten dotyczy wyłącznie kosztów podróŝy i utrzymania. Koszty związane z obecnością na konferencjach, np. opłaty konferencyjne, powinny być zakwalifikowane do kategorii Inne. Koszt uczestnictwa w konferencji moŝe być zwrócony tylko w przypadku, gdy projekt jest prezentowany na konferencji. Uczestnictwo w konferencjach jest ograniczone do osób, których obecność jest uzasadniona merytorycznie.
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania NaleŜy przewidzieć koszty podróŝy i utrzymania dla 2 osób uczestniczących w realizacji projektu w celu udziału w spotkaniu inauguracyjnym (tzw. Kick-off meeting) z przedstawicielami KE
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Kierunek podróŝy (Z/Do) naleŝy określić państwo i miasto, jeśli są one juŝ znane. W przypadku cyklicznych przejazdów na obszar realizacji projektu, naleŝy wpisać Obszar realizacji projektu Poza teren Europy - naleŝy wpisać TAK w przypadku podróŝowania poza UE
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Cel podróŝy NaleŜy precyzyjnie opisać cel podróŝy, w porządku pozwalającym na ocenę zasadności kosztów w kontekście planowanych celów projektu (przykłady: rozpowszechnianie informacji, zebranie specjalne w sprawie koordynacji projektu, wizyta na obszarze koordynacji projektu ). Koszty naleŝy pogrupować np. wszystkie spotkania koordynacyjne. Prosimy podać przewidywaną liczbę podróŝy oraz liczbę podróŝujących osób.
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Koszty podróŝy - obliczane zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera. Beneficjenci powinni dąŝyć do wyboru jak najbardziej oszczędnych i przyjaznych środowisku metod komunikacji korzystanie z wideokonferencji powinno zostać kaŝdorazowo rozpatrzone jako rozwiązanie alternatywne dla odbycia podróŝy. Przyjęto, Ŝe koszty związane z uŝytkowaniem samochodów słuŝbowych (w przeciwieństwie do samochodów prywatnych) wynoszą 0,22 euro/km. Jeśli przewidywane jest tylko zuŝycie paliwa - koszty powinny być zawarte w tej części.
Formularz F2 Koszty podróŝy i utrzymania Koszty utrzymania obliczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami beneficjenta lub partnera (diety lub bezpośredni zwrot z tytułu wyŝywienia, koszty hotelu, transport lokalny itp.) NaleŜy upewnić się, Ŝe koszty posiłków dla uczestników projektu związane z podróŝą/spotkaniem nie będą uwzględnione w sytuacji gdy jako diety zostały juŝ wliczone w budŝet.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Wsparcie zewnętrzne Pozycja ta dotyczy zarówno usług/prac wykonanych przez firmy podwykonawcze lub osoby prywatne, jak i wynajmu sprzętu lub infrastruktury Koszty tego rodzaju nie powinny przekroczyć 35% wartości ogólnego budŝetu projektu chyba, Ŝe ich podwyŝszenie zostanie uzasadnione we wniosku.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Przykłady: Audyt zewnętrzny wyłącznie Beneficjent koordynujący, Zlecenie wykonania planu rozpowszechniania informacji, Projektowanie materiałów informacyjnych, Usługi tłumaczeniowe, Publikacja wydawnictw, Strona internetowa przedsięwzięcia projekt i prowadzenie, Wykonanie tablic informacyjnych, Wynajem sali, Ekspertyza ornitologiczna.
Formularz F3 Wsparcie zewnętrzne Procedura - naleŝy określić przewidywaną procedurę zlecenia prac innym podmiotom, przykładowo: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis naleŝy w syntetyczny sposób opisać, czego dokładnie dotyczyć będą usługi wykonywane przez podwykonawców. Wynagrodzenie podwykonawców musi być przyznawane zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi znajdującymi się w Art. 8.4 Common Provisions.
Formularz F3 Wszelkie usługi wykonywane przez podwykonawców, lecz związane z wykonaniem prototypów powinny być wyszczególnione w części dotyczącej prototypów, a nie finansowania podwykonawców. Koszty związane z zakupem lub leasingiem (w przeciwieństwie do wynajmu) sprzętu lub infrastruktury, przewidziane w ramach umowy, powinny być zawarte w tych kategoriach, a nie w dziale dotyczącym finansowania podwykonawców. Koszty wykorzystywania prawa uŝytkowania gruntu (dzierŝawy), powinny być uwzględnione w dziale dotyczącym wsparcia zewnętrznego jedynie w przypadku, gdy dotyczą krótkoterminowego wykorzystywania powyŝszego prawa, które wygasa przed datą zakończenia projektu. DzierŜawy długoterminowe powinny być uwzględnione w formularzu dotyczącym zakupu gruntu F5.
Formularze F4 a-c Środki trwałe Kwalifikowalność kosztów zakupu Środków trwałych Do współfinansowania kwalifikują się jedynie koszty związane z amortyzacją dóbr trwałych, pod warunkiem spełnienia zapisów zawartych w Art. 25.5-25.9 Postanowień Wspólnych. Maksymalny poziom odpisów amortyzacyjnych: Infrastruktura 25% kosztu rzeczywistego WyposaŜenie (urządzenia) 50% kosztu rzeczywistego
Formularze F4 a-c Środki trwałe Kwalifikowalność kosztów zakupu Środków trwałych WYJĄTKI Koszty wykonania prototypów są kosztami kwalifikowanymi w 100% tylko w przypadku projektów z komponentu II Polityka i zarządzanie w zakresie środowiska oraz komponentu I RóŜnorodność biologiczna (Art. 25.7 CP), W przypadku komponentu LIFE+ Przyroda wydatki poniesione na dobra trwałe przez podmioty publiczne lub podmioty prywatne niekomercyjne, uwaŝa się za kwalifikowane w całości (Art. 25.9 CP).
Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura NaleŜy tutaj uwzględnić wszystkie koszty związane z infrastrukturą, nawet w przypadku, gdy praca jest wykonywana na mocy umowy o podwykonawstwo zawartej z podmiotem zewnętrznym. Inwestycje na infrastrukturę wielkoskalową nie kwalifikują się.
Formularz F4a Środki trwałe: Infrastruktura Procedura - naleŝy określić przewidywaną procedurę zlecenia prac innym podmiotom, przykładowo: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis naleŝy przedstawić jasny opis oraz podział elementów infrastruktury w zaleŝności od nakładów np.: wspierająca konstrukcja stalowa, podstawa instalacji, ogrodzenie. Wynagrodzenie podwykonawców musi być przyznawane zgodnie z Art. 8.4 Common Provisions.
Formularze F3 i 4a-c Podwykonawcy muszą być wynagradzani zgodnie z Art. 8.4 Common Provisions: KaŜdy publiczny beneficjent koordynujący/ współbeneficjent musi udzielać zamówień na podwykonawstwo stosownie do obowiązujących zasad dotyczących zamówień publicznych, zgodnie ze wspólnotowymi dyrektywami dotyczącymi procedur zamówień publicznych. W przypadku zamówień o wartości przekraczającej 125 000 euro, kaŝdy prywatny beneficjent koordynujący / współbeneficjent zbiera konkurencyjne oferty od potencjalnych podwykonawców i udziela zamówienia oferentowi zapewniającemu najlepszy stosunek ceny do jakości; musi on przy tym przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych podwykonawców oraz unikać sprzeczności interesów. Zasady dotyczące udzielania zamówień, o których mowa w poprzednich dwóch akapitach, obowiązują równieŝ w przypadku dóbr trwałych.
Formularz F4b Środki trwałe: WyposaŜenie Procedura - naleŝy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis naleŝy w sposób zrozumiały opisać kaŝdą rzecz np.: laptop, oprogramowanie bazy danych, sprzęt pomiarowy, kosiarka.
Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy Koszty wykonania prototypów są kwalifikowalne tylko w przypadku projektów: LIFE+ Polityka i zarządzanie w zakresie środowiska oraz LIFE+ RóŜnorodność biologiczna Środki trwałe nabyte w ramach projektu mogą być ujmowane w tej kategorii kosztów jedynie wówczas, gdy są one istotne ze względu na innowacyjny lub demonstracyjny aspekt projektu.
Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy Prototyp to infrastruktura i/ lub urządzenie, które zostało stworzone specjalnie na potrzeby realizacji projektu, i które nigdy nie było wprowadzone do obrotu handlowego i/ lub nie jest dostępne jako seryjny produkt. Prototyp musi odgrywać zasadniczą rolę w działaniach demonstracyjnych związanych z projektem. Wykazywane mogą być tylko komponenty zakupione i uŝywane tylko w czasie trwania projektu. Prototyp nie moŝe być uŝywany do celów komercyjnych w czasie trwania projektu i przez pięć lat po jego zakończeniu. Gdyby prototyp lub dowolna jego część miały być uŝyte do celów komercyjnych w ww. okresie, musi to zostać zgłoszone. Art. 25.7 CP
Formularz F4c Środki trwałe: Prototypy Procedura - naleŝy określić przewidywaną procedurę zakupu np.: przetarg publiczny, zamówienie z wolnej ręki, dialog konkurencyjny. Opis naleŝy podać jasną definicje prototypu. Wszelkie prace związane z prototypem, nawet jeŝeli praca jest prowadzona w ramach umowy podwykonawstwa, powinny być zgłaszane w ramach tej kategorii.
Formularz F5 Zakup gruntu Koszty zakupu gruntu lub długoterminowej dzierŝawy są kosztami kwalifikowalnymi tylko w przypadku projektów LIFE+ Przyroda, pod warunkiem, Ŝe: Ceny zakupu oparte są o ceny rynkowe, Teren będzie przeznaczony na cele ochrony przyrody po zakończeniu projektu, Wpis w księdze wieczystej będzie zawierał gwarancję nieodwołalnego przeznaczenia na potrzeby ochrony przyrody, prywatne organizacje, zagwarantują, Ŝe w przypadku ich rozwiązania, prawo własności zostanie przeniesione na osobę prawną działająca w ochronie przyrody, W przypadku zamiaru zamiany gruntu musi to nastąpić przed zakończeniem projektu.
Formularz F5 Zakup gruntu Opis zakupu gruntu/ długoterminowej dzierŝawy/ jednorazowego zwrotu kosztów: naleŝy przedstawić jasny opis kaŝdej pozycji, np.: zakup kwaśnych łąk na terenie X, jednorazowa rekompensata za prawa uŝytkowania torfowisk na terenie Y itd. NaleŜy uŝyć róŝnych wierszy w tabeli do róŝnego rodzaju uŝytkowania gruntu/ rodzajów siedlisk/ terenów, jeŝeli ich ceny znacznie się róŝnią. Szacowany koszt przypadający na hektar: szacowany koszt z uwzględnieniem podatku oraz innych opłat, zaokrąglony do 1 euro. Wniosek musi zawierać pismo od właściwego organu lub notariusza potwierdzające, Ŝe cena za hektar nie przekracza średniej ceny za tego rodzaju grunt oraz lokalizację.
Formularz F6 Materiały eksploatacyjne Materiały uwzględnione w tej części formularza muszą być związane z zakupem, wytwarzaniem, naprawą lub uŝytkowaniem obiektów, które nie naleŝą do środków trwałych beneficjentów. Przykłady: Materiały do eksperymentów, Zapasy pokarmu dla zwierząt, Materiały informacyjne, Koszty związane z upowszechnianiem informacji o projekcie, Naprawa sprzętu zakupionego na potrzeby projektu lub w 100% uŝytkowanego na rzecz projektu.
Formularz F6 Materiały eksploatacyjne Jeśli projekt przewiduje działalność informacyjną, podczas której wykorzystywane będą na duŝą skalę: wysyłka, kopiowanie lub inne formy komunikacji, odpowiadające im koszty takŝe mogą zostać zadeklarowane w tym formularzu. JednakŜe ogólne produkty zaopatrzenia (w odróŝnieniu od kosztów bezpośrednich), takie jak koszty połączeń telefonicznych, komunikacji oraz fotokopiowanie itp., powinny być uwzględnione w kosztach ogólnych (overheads) projektu.
Formularz F6 Materiały eksploatacyjne W tym formularzu naleŝy równieŝ zawrzeć wszelkie koszty z tytułu cateringu, powiązane z działaniami mającymi na celu rozpowszechnianie informacji, takie jak: prezentacja projektu, warsztaty lub konferencje. W przypadku gdy beneficjent w całości korzysta z usług podwykonawcy np. zlecając organizację konferencji, odpowiednie koszty powinny być umieszczone w formularzu Wsparcie zewnętrzne
Formularz F7 Pozostałe koszty Koszty bezpośrednie, których nie daje się zakwalifikować do Ŝadnej z poprzednich kategorii, naleŝy wpisywać w tym formularzu. Przykłady: Gwarancja bankowa, Koszty z tytułu opłat bankowych, Koszty z tytułu opłat konferencyjnych, Koszty ubezpieczenia.
Formularz F7 Pozostałe koszty W tym formularzu powinien być wykazany koszt gwarancji bankowej. W zaleŝności od kondycji finansowej beneficjenta koordynującego, ocenionej podczas fazy selekcji, na etapie rewizji KE moŝe zaŝądać gwarancji wydanej przez bank lub towarzystwo ubezpieczeniowe. Gwarancja ta będzie równa kwocie pierwszej płatności zaliczkowej i obejmie okres trwania projektu plus sześć miesięcy. W przypadku przedłuŝenia projektu jej waŝność zostanie przedłuŝona. W wyjątkowych przypadkach gwarancja ta moŝe zostać zastąpiona kilkoma wspólnymi gwarancjami osoby trzeciej.
Informacje końcowe Formularze finansowe F powinny być załączone do wniosku w postaci oddzielnego pliku.xls. Formularze finansowe naleŝy sformatować tak, aby po wydrukowaniu wszystkie kolumny tabel mieściły się na jednej stronie A4. W formularzach finansowych, gdy nie przewidują Państwo kosztów w danej kategorii (np. w formularzu F4c), prosimy o wpisywanie N/A lub równoznacznego określenia.
Krajowy Punkt Kontaktowy Departament Edukacji i Ochrony Przyrody Wydział ds. V osi PO IiŚ i LIFE+ NFOŚiGW tel. (22) 45 90 486/ 396/ 543 fax. (22) 45 90 193 life@nfosigw.gov.pl Jezioro Wigry http://www.fotoplatforma.pl/ www.nfosigw.gov.pl/life 51