Poradnik Jak zoptymalizować zarządzanie oprogramowaniem w firmie zwiększając bezpieczeństwo i ograniczając koszty? 5 metod postępowania COMPAREX Poland COMPAREX SoftCare
Wydaje Ci się, że w Twojej firmie znów trzeba dokupować oprogramowanie komputerowe? Sądzisz, że problem nielegalnych licencji nie dotyczy Twojego przedsiębiorstwa? Przeczytaj ten poradnik i poznajnajlepsze praktyki w tym zakresie.
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania Ile zaoszczędzisz na zarządzaniu zakupami oprogramowania? Koszt stałej obsługi Założenia Ryzyko zarządzania licencjami i koszty brakującego oprogramowania 1.500 komputerów Nawet 20% komputerów (300 szt.) może być nieprawidłowo licencjonowanych (średnia dla polskich Firm) 2.000.000 zł uśredniona kara za używanie nielegalnego oprogramowania 10 zł/desktop przykładowy miesięczny koszt utrzymania stałej obsługi zarządzania licencjami (180.000 zł rocznie) 3.500 zł średni koszt rocznych zakupów oprogramowania 1.050.000 zł koszt zakupu brakującego oprogramowania (300 desktopów x 3.500 zł) 735.000 zł zakup oprogramowania (300 desktopów po 2.500 zł wynegocjowana cena) 3.050.000 zł 915.000 zł COMPAREX SoftCare
W świecie osób zajmujących się komputerami popularne jest żartobliwe powiedzenie Jak zarządzasz swoim PEBKACem? PEBKAC to skrót od angielskich słów Problem Exists Between Keyboard And Chair, co w wolnym tłumaczeniu oznacza: problem występuje pomiędzy krzesłem, a klawiaturą.
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania Problem zaczyna się od użytkownika Bardzo często użytkownicy nieświadomie instalują oprogramowanie z niezweryfikowanych źródeł nie informując o tym swoich działów IT. Niestety dział IT rzadko dysponuje czasem (mnóstwo priorytetowych projektów) bądź narzędziami do monitoringu oprogramowania (wiele ważniejszych wydatków) w związku z tym temat instalacji i aktualizacji oprogramowania schodzi na dalszy plan. Obecnie w firmach problemy z zarządzaniem licencjami potęgują również urządzenia mobilne, nad którymi kontrola - poprzez możliwość instalacji wielu aplikacji - staje się coraz bardziej uciążliwa. W branży IT nie jest już żadną tajemnicą, że nie ma w Polsce firmy, w której nie znalazłby się choć jeden komputer z nieaktualnymi licencjami czy nielegalnym oprogramowaniem. Wśród audytorów oprogramowania funkcjonuje powiedzenie: pokażcie nam firmowe komputery, a na pewno znajdziemy w nich oprogramowanie nie spełniające wymogów prawnych. Dzieje się tak, ponieważ zarządzanie oprogramowaniem to niezwykle skomplikowana, złożona i ciągle zmieniająca się dziedzina. Wielkie kary, wielkie problemy Zarządzanie licencjami stało się obecnie gigantycznym wyzwaniem dla zarządów firm i dyrektorów finansowych, zwłaszcza, że w ostatnich latach - ze względu na kryzys - dostawcy oprogramowania (vendorzy) nasilili kontrole legalizacyjne. Dostawcy są nastawieni na wyszukiwanie nieprawidłowości, a gdy udaje im znaleźć jakiekolwiek naruszenie praw licencyjnych, zwykle natychmiast powoływany jest biegły rewidend - najczęściej to firma z tzw. wielkiej czwórki: KPMG, Deloite, Ernst&Young lub PWC. Taki audyt w firmie, to nie tylko problemy, ale i potencjalnie gigantyczne kary, sięgające kilku, a nawet kilkudziesięciu milionów złotych. Za znalezienie jednej nieaktualnej licencji, producenci obciążają klientów zwykle podwójną lub potrójną stawką danego oprogramowania. Dodatkowo trzeba się liczyć z opłatami za sam audyt, który trwa zwykle pół roku, a jego kosztami obciążony jest podmiot audytowany. W takiej sytuacji zaczyna się również walka o reputację i PR firmy (wyciek z firmy nt. nieprawidłowości jest przecież podczas kontroli bardzo realny). To wszystko wiąże się z ryzykiem poniesienia zupełnie niepotrzebnych kosztów. COMPAREX SoftCare
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania Brak monitoringu i działań Optymalizacyjnych Zbędne koszty w przedsiębiorstwie generować może również brak działań optymalizacyjnych w zarządzaniu oprogramowaniem. Często w firmach, np. w wyniku zmian personalnych, na komputerach pozostają stare licencje, które nie są przez nikogo używane. Zdarza się też, że zakresy określonych licencji są większe niż potrzeby firmy, co często wynika z utrzymywania oprogramowania zgodnie z ich pierwotnymi planami zakupowymi (sprzed kilku lat). Obecnie w firmach mało kto analizuje na bieżąco zmiany ceny oprogramowania, w efekcie czego ciężko optymalizować nowe zakupy np. dla nowotworzonych stanowisk pracy. Jeszcze rzadziej analiza w dziedzinie posiadanego stanu oprogramowania obejmuje więcej niż jeden kraj.»» Jak więc wesprzeć dział IT, aby zarządzanie licencjami stało się bardziej efektywne?»» Jak zmienić podejście do oprogramowania, które w dużych firmach często nie jest już wyłącznie domeną działu IT?»» Jak zaangażować w te procesy działy, teoretycznie nie związane z IT, podnosząc tym samym skuteczność zarządzania oprogramowaniem? COMPAREX Poland
Oto 5 sposobów, jak bezpiecznie i taniej zarządzać oprogramowaniem w firmie.
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania 1. Zacznij inwentaryzować licencje Częste zmiany w organizacji (organizacyjne, kompetencyjne) niemal zawsze modyfikują stan środowiska informatycznego. Tym samym bieżąca wiedza na temat tego stanu szybko przestaje być aktualna. Inwentaryzacja w świecie aplikacji, coraz częstszych aktualizacji i setek modeli licencyjnych jest procesem bardzo skomplikowanym. W firmach brakuje osób, które miałyby w obowiązkach wyłącznie zajmowanie się monitoringiem licencji. Często to tylko jeden z wielu obowiązków pracowników IT. Warto to zmienić - wyselekcjonować osoby do tego typu działań, albo zlecić inwentaryzację firmie zewnętrznej. 2. Zarządzaj oprogramowaniem na bieżąco W zarządzaniu licencjami częstym problemem jest brak narzuconej systematyczności w działaniu. Inwentaryzacja realizowana jest zwykle raz na trzy lata, albo tuż przed kontrolą producenta. Takie podejście, to bardzo poważny błąd! Z nowymi aktualizacjami programów mamy przecież do czynienia niemal codziennie. Warto więc zaplanować stałe bilanse licencji, przeprowadzane np. co kwartał. Taki bilans może pokazywać nie tylko aktualny stan licencji, ale również podpowiedzieć jakie licencje są zbędne. Bilans może też raportować liczbę programów, które zawierają wzajemnie pokrywające się funkcje. Na podstawie zautomatyzowanego mechanizmu rozpoznawania oprogramowania system określi zakresy praw użytkowania w każdym z nich. Warto też zadbać o możliwość stałego monitoringu stanu licencji tak, aby w każdym momencie na każde żądanie online móc to sprawdzić. To ważne np. ze względu na niespodziewane kontrole vendorów, kontrolę pracy serwisantów czy możliwość kontroli oprogramowania ze względu na zmiany w zatrudnieniu.»» Czy w Twojej firmie istnieje możliwość samodzielnego sprawdzania stanu licencji?»» Czy masz stały dostęp do aktualnego bilansu licencji? COMPAREX SoftCare
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania 3. Zoptymalizuj koszty, dzięki zakupom oprogramowania w różnych krajach Kupowanie produktów za granicą może dawać ogromne oszczędności, ale przy tego typu operacjach warto pamiętać o złożonych regulacjach podatkowych (np. dotyczących podatku VAT lub podatku potrącanego u źródła) w transakcjach międzynarodowych. Błędy w rozliczeniach w tym zakresie mogą prowadzić do konsekwencji karnych i finansowych. Dlatego warto poszukać rozwiązania, które będzie nam automatyzowało dostawy oprogramowania, upraszczało ten proces oraz zapewni zgodność z regulacjami podatkowymi i przepisami dotyczącymi licencjonowania. Warto mieć podgląd online do cen najważniejszych programów na świecie i móc porównywać ceny u różnych dostawców w celu znalezienia najkorzystniejszej oferty na świecie. Co daje stałe wsparcie zewnętrznej firmy w optymalizacji? Koszty audytu Audyt Audyt Audyt Tradycyjny projekt optymalizacji oprogramowania Wdrożenie Ciągłe, bieżące wsparcie Czas Stale wsparcie w optymalizowaniu licencji generuje stałe, ale dużo niższe koszty, które nie rosną w czasie audytów. COMPAREX Poland
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania 4. Nie obawiaj się audytów fomalnych, to nie Twój problem. Jeśli będziesz prowadził stały monitoring swoich licencji, vendorzy nie będą mieli możliwości znalezienia uchybień w Twoich licencjach. Ponadto, warto nawiązać relacje z zewnętrznymi firmami oferującymi możliwość stałej obsługi w zakresie zarządzania licencjami. Takie firmy mają często podpisane umowy z wieloma vendorami, na podstawie których samo korzystanie z tego typu wsparcia, gwarantuje, iż audytor nie będzie danego przedsiębiorstwa kontrolował. Nawet jeśli dojdzie do takiej sytuacji, ewentualne koszty audytu pokryje firma, której powierzamy zarządzanie licencjami. To ogromny komfort dla działów finansowych i zarządów firm.
Pełna zgodność licencyjna i optymalne wykorzystanie oprogramowania 5. Optymalizuj wykorzystanie licencji Dogłębna inwentaryzacja oprogramowania (często wymagająca przeglądania starych, archiwalnych dokumentów), a następnie analiza informacji bazowych nt. licencji i praw użytkowania w narzędziach do zarządzania licencjami, pozwala na optymalizację wykorzystywania oprogramowania w firmie. Można np. przefiltrować aktualny stan licencji według oddziałów rozproszonych geograficznie, co pozwala np. alokować nadwyżki licencji z jednego oddziału do drugiego. Można też konsolidować umowy na wsparcie oprogramowania, dzięki czemu firma w pełni wykorzystuje potencjał usług wsparcia od producentów, ograniczając w ten sposób dodatkowe koszty. Co daje optymalizacja licencji? Optymalizacja licencji przydaje się również w przypadkach otwierania nowych oddziałów czy spółek, konsolidacji spółek, przejęć w ramach grupy kapitałowej i wielu podobnych sytuacjach. Koszty Ryzyko kar Potencjalne oszczędności Tyle zyskujesz dzięki usłudze optymalizacji licencji. zakupione zainstalowane wymagane licencje na oprogramowanie COMPAREX Poland
O COMPAREX W ciągu 30-tu lat, globalnie zrealizowaliśmy już ponad 1000 projektów związanych z Software Asset Management dzięki czemu gwarantujemy najlepsze warunki współpracy w tym zakresie. Zapewnimy klientom: indywidualne rozwiązana dla zarządzania ryzykiem licencyjnym, optymalizację zasobów licencyjnych, redukcję kosztów i oszczędności w zakresie zarządzania oprogramowaniem. Obejrzyj film o zarządzaniu licencjami w usłudze SAM2GO: Click here
KONTAKT COMPAREX Poland Sp. z o.o. ul. Równoległa 2, 02-235 Warszawa, Polska phone: +48 22 578 19 10 fax: +48 22 578 19 30 email: info@comparex.pl web: www.comparex.pl