Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Kody CPV: 92111100-3 produkcja filmów instruktażowych oraz taśm wideo 92111250-9 produkcja filmów informacyjnych 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja filmów edukacyjnych/szkoleniowych dla Centralnej Komisji Egzaminacyjnej w ramach projektu Pilotaż nowych egzaminów maturalnych współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Działanie 3.2 Rozwój systemu egzaminów zewnętrznych, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty. 2. Filmy szkoleniowe stanowią materiał ilustracyjny potrzebny do przeprowadzenia szkoleń dla egzaminatorów oraz kandydatów na egzaminatorów, przeprowadzających część ustną egzaminu maturalnego z języka polskiego, oraz do zamieszczenia na stronie internetowej CKE jako przykłady przeprowadzenia tej części matury. 3. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania kompleksowej produkcji 18 filmów edukacyjnych/szkoleniowych w zakresie polegającym w szczególności na: 1) rejestracji audio-wideo 18 rozmów, będących symulacjami części ustnej egzaminu maturalnego z języka polskiego (zwanych dalej egzaminami próbnymi ). Warunki minimalne to: a) rejestracja audio-wideo ma zostać zrealizowana z wykorzystaniem dwóch kamer, w ustawieniu jak na poniższym schemacie, Kamera 1 Egzaminator Egzaminator Zdający Kamera 2 Przygotowujący się
b) w każdej sali, w której odbywać się będzie nagranie, musi znajdować się wywieszony lub umieszczony zegar, widoczny przez egzaminatorów i zdającego. Nagrania powinny obejmować różne warianty, określone przez reprezentanta Zamawiającego, prezentacji zegarów, łącznie z wykorzystaniem zegarków ręcznych, położonych na blatach stołów egzaminatorów, zdającego oraz przygotowującego się. Wykonawca nie jest zobowiązany do zakupu zegarów, zapis ten nie podnosi kosztów usługi, c) do sali nie wolno wnosić urządzeń telekomunikacyjnych, d) określa się liczbę nagrań dla każdego z trzech tematów (literatura, ikonografia oraz język) po sześć z każdego obszaru, łącznie 18 nagrań, e) egzamin ustny składa się z trzech części: losowania tematu przez zdającego oraz przygotowania do odpowiedzi, wypowiedzi monologowej (10 minut) oraz rozmowy z komisją (5 minut). Nagranie musi objąć: moment losowania tematu, całą wypowiedź monologową zdającego oraz rozmowę zdającego z komisją. Łącznie czas nagrania 1 egzaminu powinien obejmować około 15 minut, f) w czasie odpowiedzi jednego zdającego, drugi przygotowuje się do odpowiedzi przy osobnym stoliku, zgodnie ze schematem przedstawionym wyżej. Zamawiający dopuszcza inne ustawienie niż przedstawione na schemacie, jednakże musi ono zostać zaakceptowane przez pracownika CKE, o którym mowa w punkcie 4. lub inną upoważnioną osobę, g) wykonawca zobowiązany jest zapewnić przygotowującym się warunki (osobny stolik, kartka, długopis) do przygotowania się do odpowiedzi w czasie do 15 minut, h) zamawiający przewiduje możliwość ponownego rozpoczęcia rejestracji egzaminu próbnego lub jego części w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy (np. nadmierny stres zdającego oraz/lub egzaminującego wpływający negatywnie na jakość nagrania); 2) Zapewnieniu oświetlenia; 3) Zapewnieniu udźwiękowienia; 4) Wykonaniu montażu 18 filmów z materiału zarejestrowanego podczas nagrań egzaminów próbnych według wskazówek Zamawiającego dostarczonych Wykonawcy przed rozpoczęciem nagrań wg następujących minimalnych założeń: a) każdy zmontowany film ma zostać poprzedzony dwoma planszami: pierwsza ma zawierać logotypy wskazane przez Zamawiającego, druga oprócz logotypów ma zawierać informację na temat osób biorących udział w nagraniu oraz informację na temat zadań egzaminacyjnych wykorzystanych w nagraniu (zostaną przekazane przez Zamawiającego po rejestracji egzaminu próbnego). Plansze zostaną dostarczone przez Zamawiającego w formacie elektronicznym, b) do każdego zmontowanego filmu ma być dodany zegar cyfrowy w formacie 00:00 (minuty: sekundy), umieszczony w prawym dolnym rogu ekranu, na bieżąco odmierzający czas trwania każdego egzaminu próbnego (odmierzanie czasu od zera w górę), od momentu rozpoczęcia nagrania do jego zakończenia; 5) Przekazania Zamawiającemu wersji roboczej 18 zmontowanych filmów do akceptacji wg następujących minimalnych założeń: a) filmy mają być umieszczone w trzech katalogach, w których umieszczonych zostanie po sześć filmów zgodnie z kategoriami: językowe, literackie i ikoniczne, i nagrane na płyty DVD (jednowarstwowe), b) płyta powinna się uruchamiać samoczynnie po włożeniu do odtwarzacza CD/DVD, zarówno c) każda płyta powinna być wyraźnie opisana (zawartość napisana na płycie nieścieralnym flamastrem). Płyty powinny być opakowane w koperty papierowe z foliowym okienkiem, d) każda płyta ma zawierać interfejs, umożliwiający użytkownikowi odtworzenie każdego filmu oddzielnie a także możliwość odtworzenia wszystkich nagranych na płycie filmów w całości;
6) Przekazania Zamawiającemu 18 zmontowanych filmów po wprowadzeniu poprawek wskazanych przez Zamawiającego wg następujących minimalnych założeń: a) filmy mają zostać przekazane w dwóch formatach: AVI (o rozdzielczości minimum 720 x 576) oraz DVD, b) filmy mają być umieszczone w trzech katalogach, w których umieszczonych zostanie po sześć filmów zgodnie z kategoriami: językowe, literackie i ikoniczne, i nagrane na płyty DVD (jednowarstwowe), c) płyta powinna się uruchamiać samoczynnie po włożeniu do odtwarzacza CD/DVD, zarówno d) każda płyta ma zawierać interfejs, umożliwiający użytkownikowi odtworzenie każdego filmu oddzielnie a także możliwość odtworzenia wszystkich nagranych na płycie filmów w całości, e) każda płyta powinna być wyraźnie i jasno opisana (zawartość napisana na płycie nieścieralnym flamastrem). Płyty powinny być opakowane w koperty papierowe z foliowym okienkiem; 7) Stworzeniu wersji roboczej płyty zbiorczej i przekazanie jej do akceptacji Zamawiającego wg następujących minimalnych założeń: a) płyta zbiorcza ma zawierać trzy katalogi, w których umieszczonych zostanie po sześć filmów zgodnie z kategoriami: językowe, literackie i ikoniczne, b) każdy zawarty na płycie zbiorczej film ma zostać poprzedzony dwoma planszami: pierwsza ma zawierać logotypy wskazane przez Zamawiającego, druga oprócz logotypów ma zawierać informację na temat osób biorących udział w nagraniu oraz informację na temat zadań egzaminacyjnych wykorzystanych w nagraniu (przekazane przez Zamawiającego). Plansze zostaną dostarczone przez Zamawiającego w formacie elektronicznej w terminie do 3 dni od dnia zawarcia umowy, c) filmy mają zostać nagrane na płytę DVD (jednowarstwową), d) płyta powinna się uruchamiać samoczynnie po włożeniu do odtwarzacza CD/DVD, zarówno e) płyta ma zawierać interfejs, umożliwiający użytkownikowi odtworzenie każdego całego filmu oddzielnie, a także możliwość odtworzenia wszystkich nagranych na płycie filmów i fragmentów w całości; 8) Wprowadzeniu uwag i poprawek zgłoszonych przez Zamawiającego w trybie, o którym mowa w pkt. 7 powyżej i ponownego przekazania Zamawiającemu płyty zbiorczej do ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego wg następujących minimalnych założeń: a) filmy mają zostać przekazane w dwóch formatach: AVI (o rozdzielczości minimum 720 x 576) oraz DVD, b) filmy mają zostać nagrane na płyty DVD (jednowarstwowe), c) płyta powinna się uruchamiać samoczynnie po włożeniu do odtwarzacza CD/DVD, zarówno d) plansze, zegary i interfejs jak opisano powyżej. 9) Zwielokrotnieniu zaakceptowanej ostatecznie płyty zbiorczej w 43 egzemplarzach. 10) Wykonaniu projektu opracowania graficznego okładki i nadruku płyt zbiorczych wg następujących minimalnych założeń: a) wykonanie i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego projektu nadruku na płyty (pełny kolor: 4x0) i projektu okładek płyt zbiorczych (pełny kolor: 4x4). Nadruk i okładka mają zawierać logotypy Zamawiającego oraz tekst przekazany przez Zamawiającego, b) nadruk na płyty nie może być wykonany w formie naklejki, c) nadruk na płyty oraz druk okładek nastąpi po ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest wykonać nadruk na płytach i okładkach w jakości nie gorszej niż opisanych w punkcie 10 a) projektach,
d) okładka na płyty DVD wyłącznie na przednią część opakowania, z zadrukiem dwustronnym, gdzie pierwsza strona zawiera logotypy i tytuł, natomiast druga spis zawartości płyty; 11) P programach min.: Core. 12) Wykonania okładek i nadruków na płytach zbiorczych wg wzoru ustalonego w trybie określonym w pkt 10 powyżej; 13) Opakowania płyt zbiorczych. Każda płyta ma być spakowana w plastikowe przezroczyste opakowanie typu slim bądź opakowanie tekturowe o gramaturze 300g/m² foliowane folią matową lub UV. Do każdego opakowania powinna zostać dołączona okładka, zgodnie z opisem powyżej. 14) Dostarczeniu (dystrybucji) materiałów w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż 9 maja 2014 r. do poniższych odbiorców w podanych ilościach: a) Centralna Komisja Egzaminacyjna, Zespół Matur, ul. Lewartowskiego 6, 00-190 Warszawa 3 sztuki, b) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Gdańsku, ul. Na Stoku 49, 80-874 Gdańsk c) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Jaworznie, ul. Adama Mickiewicza 4, 43-600 Jaworzno d) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, os. Szkolne 37, 30-119 Kraków e) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łomży, ul. Nowa 2, 18-400 Łomża f) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łodzi, ul. Ksawerego Praussa 4, 94-203 Łódź g) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Poznaniu, ul. Gronowa 22, 61-655 Poznań h) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Warszawie, ul. Grzybowska 77, 00-844 Warszawa 5 sztuk, i) Okręgowa Komisja Egzaminacyjna we Wrocławiu, ul. Tadeusza Zielińskiego 57, 53-533 Wrocław 5 sztuk. 4. Wszystkie nagrania zostaną wykonane z wykorzystaniem zadań egzaminacyjnych opracowanych przez Zamawiającego, które stanowią otwarty scenariusz nagrania. Zestawy nie muszą zostać przekazane Wykonawcy. Filmy będą miały charakteru reportażu. Występujący w nich nauczyciele przejdą szkolenie dotyczące udziału w filmie z pracownikami Zamawiającego. Zadaniem ekipy filmowej będzie rejestracja sceny egzaminu, a nie jej reżyserowanie. Podczas rejestracji nagrań egzaminów obecny będzie pracownik Zamawiającego, który będzie decydował, czy nagranie trzeba powtórzyć. 5. Uczestnicy: nauczyciele i uczniowie wskazani przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany zawrzeć umowy cywilno-prawne z nauczycielami na uczestnictwo w nagraniu. Wykonawca zbierze od uczniów lub od rodziców niepełnoletnich uczniów zgodę na udział w nagraniach, przetwarzanie informacji oraz publikowanie. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek kompleksowego uregulowania kwestii praw autorskich wg wymagań Zamawiającego określonych w treści umowy. 6. Liczba dni zdjęciowych: nie więcej niż 15 dni. 7. Miejsce nagrań:
Wybrane szkoły w Polsce (łącznie nie więcej niż 6 szkół), w tym z Warszawy oraz miejscowości w odległości około 500 km od Warszawy, z zastrzeżeniem, że wyjazdów takich będzie nie więcej niż 3. Wykaz szkół oraz nauczycieli Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Zastrzega się, że liczba sesji dokonywanych poza Warszawą nie może przekroczyć 5. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją filmów, w tym koszty dostarczenia sprzętu, dotarcia na miejsce wykonywania zdjęć, zakwaterowania i wyżywienia osób uczestniczących w realizacji zdjęć. Zamawiający nie jest w stanie precyzyjnie określić liczby miejsca realizacji zdjęć filmowych, ponieważ jest to uzależnione od uzyskania zgody na wykonanie nagrań od nauczycieli, uczniów i ich prawnych opiekunów oraz dyrektorów szkół. Wykonawca powinien uwzględnić ww. warunki na etapie wykonania kosztorysu. 8. Okres realizacji zamówienia: 30 dni od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż 9 maja 2014 r. (Zamawiający przewiduje również wykonanie nagrań w sobotę). 9. Zamawiający przewiduje możliwość realizacji zamówienia w następującej postaci: W przypadku gdy zaistnieje konieczność rejestracji zdjęć w tym samym okresie (te same terminy zdjęć w różnych szkołach) Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia sprzętu niezbędnego do ich realizacji i wykonania zdjęć zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, z zastrzeżeniem, że liczba kamer wykorzystywanych w tym samym okresie nie przekroczy 4, a okres trwania zdjęć z wykorzystaniem 4 kamer nie przekroczy 5 dni zdjęciowych. O konieczności realizacji zdjęć w tym samym okresie Zamawiający poinformuje Wykonawcę w terminie do 3 dni od dnia podpisania umowy z Wykonawcą, przekazując harmonogram prac. Za dzień zdjęciowy Zamawiający uznaje dzień wykorzystania dwóch kamer i innego sprzętu niezbędnego do realizacji zdjęć oraz pozostałe elementy (kosztotwórcze) związane z realizacją przedmiotowego zamówienia, (w tym koszty osobowe, koszty związane z wykonaniem grafiki etc.). W przypadku gdy zaistnieje konieczność rejestracji zdjęć przy użyciu dwóch zestawów (4 kamer) oraz pozostałych elementów niezbędnych do produkcji zdjęć, dzień z użyciem dwóch zestawów, Zamawiający potraktuje jako 2 dni zdjęciowe. 10. Materiały wymagające akceptacji Zamawiającego: 1) każdy z 18 filmów zmontowany z materiału zarejestrowanego podczas nagrań egzaminów próbnych, 2) płyta zbiorcza, 3) projekt nadruku na płytę zbiorczą, 4) projekt okładek płyty zbiorczej. W ciągu 3 dni od dostarczenia płyt, Zamawiający dokona sprawdzenia pod względem jego kompletności i zgodności technicznej z ofertą Wykonawcy. Na okoliczność odbioru płyt zostanie sporządzony protokół odbioru, który będzie stanowił podstawę do wystawienia faktury. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia filmów z powodu złej jakości materiału wideo lub audio i może wymagać od Wykonawcy ich poprawienia (w ramach ceny oferty złożonej przez Wykonawcę). Przez złą jakość Zamawiający rozumie w szczególności niedoświetlenie filmu oraz zniekształcony dźwięk. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wglądu w realizację prac oraz wnoszenia poprawek na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia. Termin wykonania zamówienia
Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż 9 maja 2014 r.