Informatyczne wsparcie zarządzania jakością Aleksander Jarzębowicz Andrzej Wardziński Politechnika Gdańska Argevide Sp. z o.o. Piotrków Trybunalski, 18.06.2015
Program warsztatu 2 1. Wprowadzenie 2. Wymagania standardu i szablony zgodności 3. Zarządzanie dokumentacją 4. Ocena zgodności 5. Zarządzanie NOR-STA 6. Doświadczenia stosowania
3 O nas Politechnika Gdańska Katedra Inżynierii Oprogramowania Kierownik: prof. Janusz Górski NOR-STA to wynik projektu PO IG 1.3.1 w latach 2010-14. 120 wdrożeń eksperymentalnych NOR-STA, w tym w 40 szpitalach Argevide Sp. z o.o. Spółka spin-off Politechniki Gdańskiej Oferujemy NOR-STA do zastosowań komercyjnych od kwietnia 2014 Prowadzimy rozwój systemu
Czym jest NOR-STA? 5 Internetowa platforma wspierająca zarządzanie zgodnością ze standardami przejrzysta prezentacja wymagań standardu uporządkowana dokumentacji zgodności samoocena i ocena zewnętrzna praca zespołowa szybkie raportowania wyników prac współpraca online z doradcami i audytorami
Co jest w NOR-STA? 6 Wymagania standardu Gotowy szablon akredytacji szpitali wraz z opisem poszczególnych wymogów Zarządzanie dokumentacją Wykaz dokumentów wymaganych do akredytacji w formie elektronicznej wraz z miejscem na ich załączenie Ocena Możliwość dokonania oceny przez szpital lub zewnętrznych konsultantów Raporty Możliwość generowania raportów dokonanych działań
Szablon standardu 7 Szablon standardów akredytacji precyzyjnie odwzorowuje standardy opracowane przez ekspertów Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia składa się z 221 standardów uporządkowanych w 15 działach tematycznych w porównaniu do powszechnie dostępnej treści standardów, szablon dokładniej określa jakiego rodzaju dokumenty są wymagane przez wizytatorów oraz zawiera miejsca na ich załączenie
Szablon standardu 8 Struktura szablonu jest dokładnym odwzorowaniem Programu akredytacji szpitali
Szablon standardu 9 Każdy standard został przeniesiony do narzędzia NOR-STA w niezmienionej postaci, uzupełnionej o dodatkowe wskazówki
Zarządzanie dokumentami Zarządzanie dokumentami precyzyjne określenie jakiego rodzaju dokumenty są potrzebne do spełnienia danego standardu możliwość załączenia dokumentu pod konkretnym wymaganiem funkcja nadawania różnych uprawnień użytkownikom pozwala na wprowadzanie zmian tylko osobom upoważnionym możliwość sprawdzenia kto załączył dowód, daty, miejsca przechowywania oraz wymagania, pod którym się on znajduje możliwość szybkiego sprawdzenia, jakie dokumenty są już przygotowane, a jakich jeszcze brakuje 10
Zarządzanie dokumentami 11 Szablon dokładnie określa jakiego rodzaju dokumenty są wymagane oraz posiada miejsca na ich załączenie
Zarządzanie dokumentami 12 Szablon umożliwia też załączenie dodatkowych dokumentów mówiących o spełnieniu standardów
Ocena 13 Ocena możliwość dokonania samooceny, oceny przez zewnętrznego konsultanta lub przez audytora dzięki różnicowaniu stopnia dostępu do usług prosta i czytelna prezentacja oceny poprzez nałożenie intuicyjnych kolorów na poszczególne standardy i ich wymagania możliwość dokonania oceny zdalnie dzięki udostępnianiu usług poprzez przeglądarkę internetową
Ocena Ocena poszczególnych elementów Wskazanie ewentualnych słabszych punktów Komentarze dotyczące niezgodności Poziomy oceny: samoocena ocena ekspertów zewnętrznych ocena wizytatorów CMJ 14
Wyniki oceny 15
Wyniki oceny 16 Łatwy dostęp do wyników ocen i dokumentów źródłowych w postaci elektronicznej Informacja dla - kierownictwa - właściciela lub organów założycielskich - personelu szpitala
17 Raporty wybór zróżnicowanych raportów formaty: PDF, DOC, XLS, XML, HTML czytelne zestawienia wprowadzonych zmian i danych kontrola nad wprowadzanymi zmianami dzięki opcji przeglądania historii projektu i ocen
Raporty 18 Przykładowy raport Lista zmian
Użytkownicy NOR-STA 19 NOR-STA to platforma współpracy stron uczestniczących w osiąganiu i utrzymaniu zgodności ze standardem
Łatwość stosowania i bezpieczeństwo Usługi NOR-STA w chmurze Wymagana tylko przeglądarka Żadnej instalacji ani konfiguracji oprogramowania Nie wymaga inwestycji w infrastrukturę Dostęp z dowolnej lokalizacji Szyfrowana transmisja Bezpieczne centrum danych Niezawodność działania Dostęp 24 godziny na dobę 20
Korzyści 21 Porządek w dokumentacji dzięki zebraniu w jednym miejscu wszystkich dokumentów w formie elektronicznej i szybkiemu do nich dostępowi Lepsze przygotowanie do oceny dzięki możliwości dokonania samooceny lub oceny przez zewnętrznych konsultantów Lepsza kontrola nad standardem oraz procesem akredytacji uzyskana poprzez stały monitoring procesu wdrażania, działań pracowników oraz już uzyskanej akredytacji Wzrost efektywności zespołu wdrożeniowego i lepsza nim koordynacja dzięki możliwości pracy zdalnej wielu osób naraz i nadawaniu różnego zakresu uprawnień Oszczędność pieniędzy i czasu dzięki możliwości przeprowadzenia ocen zdalnych i jednoczesnym zmniejszeniu nakładów na wizyty konsultantów w placówce
System NOR-STA 23 Interfejs systemu i praca z nim szablon zakładki menu główne menu kontekstowe zmiana położenia zakładek, ich widoczność, "odczepianie"
Szablon 24 Poruszanie się po szablonie Struktura szablonu (reprezentacja wymagań i dokumentów wykazujących zgodność ze standardami) Otwieranie dowodów Łącza i ich cele Zakładka "Łącza" Nawigacja następny/poprzedni element Filtr Ukrywanie Strategii Argumentacji (ukrycie mniej istotnych elementów)
Zarządzanie dokumentacją 26 Podstawowa praca z dokumentami Załączanie/wybór dokumentów Aktualizacje istniejących dokumentów (nadpisywanie) Wykorzystywanie jednego dokumentu w wielu miejscach Oglądanie poprzednich wersji dokumentów Zasady dot. plików z dokumentami np. bez paczek ZIP Rozbudowa szablonu Dodatkowe Odwołania jako miejsca na dokumenty nieprzewidziane w szablonie Wykorzystanie Łączy aby wskazać oceniającemu z poziomu struktury standardu, że coś dodano Zasada, aby nie kasować elementów samego szablonu
Repozytoria Miejsca przechowywania dowodów repozytorium NOR-STA własne repozytorium (np. Sharepoint) intranet internet NOR-STA NOR-STA www Używanie repozytoriów Wpisywanie bezpośrednich adresów intranet 27
Ocena zgodności 29 Odczyt ocen Skala ocen Prezentacja ocen (kolory, ikony, wizualizacja) Odczytywanie komentarzy audytora Dokonywanie oceny Ocenianie (również samoocena) Wykluczanie z oceny Historia ocen Kasowanie ocen Filtr Możliwe nieaktualne oceny
Zarządzanie zmianami Zarządzanie zmianami Panel Ostatnie zmiany dla wszystkich użytkowników, domyślnie pokazuje zmiany dowodów Raport "Lista zmian" Filtr Zmiany od dnia Odtworzenie stanu z określonego dnia + możliwość jego zapisu 31
Raporty Raporty (w tym drukowalne) Zrzut ekranu Listy zmian/dowodów/odwołań/ocen Metryki projektu Pełny raport (tzw. raport argumentu) Plik XML (możliwy do obróbki informatycznej) Przykłady raportów: dla ratingu punktowego dla metody CAF 32
Zarządzanie projektami Zarządzanie projektami tworzenie nowych projektów kopiowanie projektu tworzenie nowego projektu na podstawie stanu na określony dzień Projekty mogą współdzielić repozytoria zalecenie: jeden standard w jednym projekcie porada: samoocena w kopii projektu Eksport / import w formacie XML możliwość dołączenia dokumentów (ZIP) Akredytacja ISO 9001 NOR-STA Plik XML 33
Zarządzanie uprawnieniami Role użytkowników twórca audytor (oceniający) manager edytor czytelnik administrator Możliwość nadawanie uprawnień do poszczególnych funkcji Wszystkie akcje edycji czy oceny każdego użytkownika są rejestrowane 34
Rozwój NOR-STA od IV 2014 (1) Wybrane zmiany od IV 2014 stymulowane uwagami użytkowników: Przeglądanie panel Lista ostatnich zmian Przeglądanie zawartości repozytoriów wewnętrznych NOR-STA Dwuklik na odwołaniu otwiera dowód Nowe filtry Ukrywanie węzłów wykluczonych z oceny Wyróżnianie elementów, których ocena może być nieaktualna Ukrywanie uzasadnień bez wsparcia dowodami lub argumentacją Edycja Proste podawanie numeru strony i nazwy miejsca w plikach PDF dowodów Funkcja "Wklej obok" pozwalająca na wklejenie elementu zaraz pod innym Obsługa nadpisywania dowodów w repozytorium z widokiem zmian łatwa zamiana typu elementu fakt postulat udoskonalona edycja w panelu opisu elementu Ocenianie metoda oceny ratingu punktowego dodanie wykluczania z oceny dla metody oceny Dempstera-Shafera 36
Rozwój NOR-STA od IV 2014 (2) 37 Wybrane zmiany od IV 2014 (część 2): Zarządzanie projektem Łatwe w zarządzaniu repozytoria wewnętrzne dla dowodów Wybór domyślnej reguły łączenia przesłanek Ustawianie wybranej reguły łączenia przesłanek dla wszystkich uzasadnień Eksport i import pojedynczych projektów do formatu XML projektów razem z dokumentami w jednym pliku ZIP w formacie XML zgodnym ze standardem OMG ARM Raporty Raporty do formatu XLSX (MS Excel) Raport argumenty rozszerzony o opcję dołączania ocen Raport do pliku XML oraz HTML z opcją własnego skryptu XSL dla dostosowania raportu HTML Instalator NOR-STA dla systemu MS Windows Server
Ocena ratingowa Punktowa skala oceniania Sumowanie punktacji Wykresy z wynikami 38
Zakres stosowania NOR-STA NOR-STA stosowana jest w pełnym procesie zarządzania zgodnością Opracowanie szablonu zgodności Przygotowanie szablonu zgodności w NOR-STA na podstawie analizy wymagań standardu Etap planowania działań Określenie działań i wymaganych dokumentów w NOR-STA na podstawie analizy potrzeb i specyfiki organizacji Etap realizacji Właściwy etap gromadzenia w NOR-STA dokumentacji dla wykazania zgodności Etap potwierdzania zgodności Analiza kompletności, ocena zgodności w NOR-STA, uzyskanie potwierdzenia zgodności Etap utrzymania zgodności Zarządzanie zmianami, aktualizacje dokumentów i ponowne oceny w NOR-STA 39
Etap 1. Opracowanie szablonu zgodności Właściciel standardu Standard Jednostka certyfikująca Co jest robione? Opisanie celów standardu do poziomu poszczególnych wymagań, kryteriów akceptacji oraz oczekiwanych dokumentów Organizacja doradcza NOR-STA Szablon zgodności Użytkownik standardu Wynik: Baza wiedzy o wymaganiach standardu dla pracowników: opis wymagań w powiązaniu do celów standardu dla kierowników: logiczna struktura dekompozycji standardu do wykorzystania w planowaniu prac dla audytorów: wskazówki oceny i kryteria akceptacji Porada: Opisywać w szablonie warianty sposobów osiągania zgodności 40
Etap 2. Planowanie osiągania zgodności Właściciel standardu Standard Jednostka certyfikująca Co jest robione? Decyzje o sposobie spełnienia wymagań oraz lista dokumentów do przygotowania Organizacja doradcza NOR-STA Plan dokumentacji zgodności Użytkownik standardu Wynik: Lista planowanych dokumentów i osób odpowiedzialnych Wybrane warianty Oznaczone wymagania poza zakresem Porady: Opisywanie w NOR-STA wymagań na zakres i strukturę dokumentów Dodatkowe dokumenty i informacje o sposobie realizacji wymagań Ocenę w NOR-STA można stosować na każdym etapie, również do sprawdzenia kompletności planu 41
Etap 3. Osiąganie zgodności Właściciel standardu Standard Jednostka certyfikująca Co jest robione? Dowody zgodności oraz informacje o sposobie realizacji umieszczane w NOR-STA Organizacja doradcza NOR-STA Dowody zgodności Użytkownik standardu Wynik: Udokumentowane uzasadnienie zgodności ze standardem Dokumentacja dostępna w NOR-STA Porady: Nie powielać dokumentów w razie potrzeby NOR-STA może być zintegrowana z portalami intranetu lub systemami typu SharePoint Sprawdzenie kompletności poprzez samoocenę lub ocenę doradcy Utworzenie konta użytkownika Intranet z uprawnieniem odczytu 42
Etap 4. Ocena zgodności 43 Właściciel standardu Standard Jednostka certyfikująca Co jest robione? Jednostka zewnętrzna ocenia zgodność w NOR-STA Wynik: Ocena zgodności wraz z komentarzami w NOR-STA NOR-STA Ocena zgodności Porady: Dostęp zdalny dla wizytatora przed przyjazdem pomaga przygotować się do wizytacji Organizacja doradcza Użytkownik standardu
Etap 5. Utrzymanie zgodności 44 Właściciel standardu Standard Jednostka certyfikująca Co jest robione? Aktualizacje dokumentacji zgodności oraz ponowne oceny własne i zewnętrzne Organizacja doradcza NOR-STA Aktualne dowody zgodności Użytkownik standardu Wynik: Aktualizacje dokumentów Aktualizacje ocen Porady: Panel Lista zmian pokazuje zmiany dokumentów (w tym procedur) dla wszystkich użytkowników Utworzenie konta Intranet z uprawnieniem do odczytu
Podsumowanie 45 Obszary zastosowań NOR-STA: Standardy akredytacyjne Bezpieczeństwo informacji ISO 27001 inne standardy Odbiorcy NOR-STA: Organizacje wdrażające standardy Organizacje doradcze Jednostki certyfikujące Sprawdź możliwości NOR-STA Bezpłatny projekt próbny na 30 dni www.argevide.com
Kontakt 46 Politechnika Gdańska Katedra Inżynierii Oprogramowania ul. G. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk tel.: 58 347 27 27 email: nor-sta@eti.pg.gda.pl Argevide Sp. z o.o. ul. G. Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk tel.: 58 347 11 18, 58 690 70 99 e-mail: biuro@argevide.com