DZIAŁ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w 2015 roku powszechnych usług pocztowych i zagranicznym, ekonomicznych i priorytetowych: - przesyłek listowych nierejestrowanych; - przesyłek listowych rejestrowanych; - paczek pocztowych; - to przesyłka o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230mm. - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Paczki pocztowe Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe do 10 kg (, ): a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami b) priorytetowe paczki rejestrowane 2. Wykonawca zobowiązany jest do: a) odbioru raz dziennie przesyłek od upoważnionych pracowników Urzędu Miasta Płocka, Pl. Stary Rynek 1, 09-400 Płock od poniedziałku do środy oraz w piątek w godzinach 14:30-15.00, w czwartek w godzinach 16:30-17:00, lub umożliwienia nadania korespondencji na terenie miasta Płocka, w promieniu nie większym niż 500m od siedziby Urzędu Miasta Płocka zlokalizowanej przy Pl. Stary Rynek 1, b) odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy na terenie Miasta Płocka po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 3. Zamawiający zobowiązuje się do: a) umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego,
b) do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzenia zestawień dla przesyłek, c) do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: i. dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, ii. dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, d) Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 4. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 5. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 6. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 7. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru" niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 8. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Sposób pozostawienia zawiadomienia o możliwości odebrania przesyłki powinien być precyzyjnie określony na potwierdzeniu odbioru lub na przesyłce pocztowej (np. czy zawiadomienie pozostawiano na drzwiach adresata czy w oddawczej skrzynce pocztowej adresata). 9. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana" dwukrotnie. 10. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 11.Ilość przesyłek podana poniżej jest ilością szacunkową (podaną w celu
określenia ceny ofertowej). Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktycznie zrealizowane usługi (przyjmując wartości podane w formularzu cenowym). Lp. Rodzaj przesyłki Waga przesyłki (g) Ilość szacunkowa (szt.) 1 Przesyłki nierejestrowane. 2 Przesyłki nierejestrowane do 50 13 263 50-100 79 1000-2000 19. 3 Przesyłki nierejestrowane. 4 Przesyłki rejestrowane do 50 19 do 50 25 199 50-100 1 229 100-350 1 397 350-500 108 500-1000 123 1000-2000 18 5 Przesyłki rejestrowane 6 Przesyłki rejestrowane w obrocie 1000-2000 18 do 50 63 100-350 19 krajowym. 7 Potwierdzenie odbioru krajowe przesyłki rejestrowanej 8 Zwroty przesyłek rejestrowanych do nadawcy po - 21 792 do 50 737
wyczerpaniu możliwości doręczenia niebędących przesyłkami 9 Zwrot usługa potwierdzenie odbioru krajowe 10 Paczki pocztowe ekonomiczne krajowe 11 Paczki pocztowe ekonomiczne krajowe 12 Przesyłki rejestrowane w obrocie zagranicznym Gabaryt A 13 Przesyłki rejestrowane w obrocie zagranicznym Gabaryt A 14 Przesyłki rejestrowane wartościowe (dla wartości 100zł) do 50 737 1000-2000 23 1000-2000 12 do 50 117 do 50 19 do 50 322 Zamawiający nie dopuszcza, aby Wykonawca świadczący usługi w ramach niniejszego postępowania umieszczał na przesyłkach Zamawiającego znaki opłaty pocztowej innego Operatora Pocztowego. Zamawiający nie dopuszcza, aby Wykonawca nadawał przesyłki Zamawiającego jako ich nadawca w imieniu i na rzecz Zamawiającego, w wyniku czego na przesyłce w miejscu Nadawcy będzie widniała nazwa podmiotu trzeciego tylko ze wskazaniem, że jest to korespondencja w imieniu Zamawiającego, a dodatkowo w konsekwencji na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający.
Zamawiający wymaga, aby placówki oddawcze Wykonawcy spełniały następuje warunki: były czynne min. 5 dni w tygodniu, co najmniej 6 h / dzień, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, oznakowane w sposób widoczny nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, gdy placówki znajdują się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, muszą posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klienta w zakresie usług pocztowych oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy, wydzielone stanowisko musi posiadać widoczną informację o godzinach pracy w zakresie usług pocztowych; stanowisko musi zapewniać przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami właściwymi w zakresie ochrony danych osobowych. Zamawiający wymaga, by Wykonawca dysponował co najmniej jedną placówką oddawczą w każdej gminie na terenie kraju, przy czym dopuszcza dysponowanie jedną placówką oddawczą dla kilku sąsiadujących ze sobą gmin, jeśli łączna liczba ich mieszkańców nie przekracza 6000. Zamawiający wymaga złożenia wykazu placówek oddawczych spełniających warunki postawione przez Zamawiającego (z danymi teleadresowymi). Zamawiający wymaga, aby Wykonawca informował go o zmianach w funkcjonowaniu placówek oddawczych w ciągu 7 dni od wprowadzenia zmiany. Zamawiający wymaga deklaracji następujących terminów doręczeń przesyłek: a) przesyłka priorytetowa D +1 w następnym dniu roboczym po dniu nadania, pod warunkiem nadania do godz. 15:00, b) przesyłka ekonomiczna D+3 w ciągu trzech dni roboczych po dniu nadania gdzie D oznacza dzień nadania przesyłki. Zamawiający wymaga, by Wykonawca w zakresie realizacji przedmiotu umowy stosował zabezpieczenia oraz dokumentację techniczną odpowiadające wymaganiom przepisów właściwych w zakresie ochrony danych osobowych. Zamawiający wymaga, by potwierdzenie przyjęcia korespondencji do wysyłki zawierało następujące pola dla każdej pozycji: Lp. Adresat Miejsce Waga Znak Numer Opłata Kwota Opłata za przeznaczenia sprawy nadawczy pocztowa pobrania pobranie Zamawiający nie dopuszcza wypełniania przez Wykonawcę potwierdzenia przyjęcia przesyłek w inny sposób niż poprzez umieszczenie w poszczególnych polach (wypełnianych przez
Wykonawcę) łańcucha tekstowego lub liczby odpowiadających definicji (nagłówkowi) pola. W szczególności Zamawiający nie dopuszcza umieszczania symboli zastępujących właściwą zawartość pola lub wskazujących na odniesienie do pola w innej pozycji (np. strzałka, jak wyżej ). Potwierdzenie przyjęcia przesyłek do wysyłki musi być opatrzone datą oraz podpisem uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania jakichkolwiek adnotacji na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, wykraczających poza treść nadrukowanych na nie pól. W szczególności Zamawiający nie dopuszcza umieszczania informacji wskazujących na przyczynę niedoręczenia oraz innych informacji dotyczących adresata bądź podejmowanych w trakcie doręczenia czynności. Wykonawca, w przypadku doręczenia przesyłki innej niż adresat osobie uprawnionej do odbioru przesyłki (dorosły domownik, sąsiad, który zobowiązał się do doręczenia, pełnomocnik, inna osoba legitymująca się stosownym upoważnieniem) zapewnia odnotowanie tego faktu na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, w bezpośrednim sąsiedztwie pola zawierającego datę i podpis odbiorcy. Zwrotne potwierdzenie odbioru lub inny dokument trwale z nim połączony musi zawierać informacje niezbędne dla procesowego potwierdzenia prawidłowości doręczenia: status odbiorcy w stosunku do adresata (np "dorosły domownik", "pełnomocnik") oraz jego dane osobowe: imię, nazwisko oraz adres (jeśli nie jest domownikiem adresata). Z uwagi na funkcję dowodową zwrotnych potwierdzeń odbioru w postępowaniach administracyjnych, Zamawiający wymaga by Wykonawca zapewnił w postaci stosownej dokumentacji możliwość jednoznacznego powiązania przekazanych Zamawiającemu zwrotnych potwierdzeń odbioru z osobami dokonującymi tam wpisów (doręczycielami). Zamawiający nie wyraża zgody na nanoszenie na koperty przekazane Wykonawcy do wysyłki innych znaków niż znak opłaty pocztowej Wykonawcy, oznaczenie rangi przesyłki (np. "R"), identyfikacja korespondencji (numer bądź inne niepowtarzalne oznakowanie konkretnego egzemplarza). W przypadku korzystania z usług podwykonawców lub zasobów osób trzecich zamawiający dopuszcza jedynie naniesienie dodatkowego znaku opłaty pocztowej, pod warunkiem że będzie on opłatą za usługę pocztową w rozumieniu ustawy prawo pocztowe (ustawa z dnia 23 listopada 2012r., t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), nie zaś jej składnikiem lub usługą towarzyszącą (np. spedycja korespondencji). Wszelkie znaki nanoszone przez Wykonawcę oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji usługi muszą odpowiadać pod względem rozmieszczenia wymaganiom normy ISO PN-T-85004:1999. Zamawiający wymaga, by przesyłki nadawane w trybie art. 57 par. 5, pkt.2 KPA (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 267) oraz art. 12 par. 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz. U. 1997 nr 137 poz. 926) były doręczane przez operatora wyznaczonego.
Zamawiający będzie stosował druki własnego nakładu oraz własnego projektu opracowanego zgodnie z wytycznymi normy ISO PN-T-85004:1999 dla: 1. blankietu potwierdzania odbioru przesyłek krajowych 2. koperty adresowej przesyłek krajowych i zagranicznych. Zamawiający wymaga, by Wykonawca udostępniał informacje o awizowaniu oraz podjęciu przesyłek na żądanie Zamawiającego, w formie pliku tekstowego zapisanego z rozszerzeniem.odt bądź.docx, przekazanego drogą e-mail na adres kancelaria@plock.eu. Powyższe informacje muszą być dostępne w ciągu dnia roboczego od zgłoszenia żądania (drogą e-mail, na adres podany przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym w trakcie realizacji usługi, w terminie D+2. Wykonawca musi posiadać aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6.1 ustawy Prawo Pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012r. Poz. 1529 z późn. zm.). Termin realizacji zamówienia: Okres od 02.01.2015 r. - 31.12.2015 r.