NORDSERWIS.PL SP. Z o.o. Jesteśmy firmą o charakterze usługowym. Zatrudniamy ponad 350 pracowników, którzy przepracowują ok. 50 tys. godzin w miesiącu. Koszty wynagrodzeo stanowią 90% wszystkich kosztów. Dlatego poszukiwaliśmy systemu, który umożliwiałby planowanie czasu pracy na różnych obiektach i analizę kosztów monitoringu i ochrony obiektów. Oczekiwaliśmy, że pozwoli to na lepsze wykorzystanie czasu pracy personelu i zmniejszenie liczby nadgodzin. System CDN XL spełnił te oczekiwania. Dynamika pozyskiwania nowych klientów jest znacznie wyższa niż dynamika wzrostu zatrudnienia jednym słowem, ci sami ludzie są w stanie obsłużyd więcej obiektów. O firmie Marek Kamiński Prezes Zarządu Norserwis.pl Sp. z o.o. NORDSERWIS.PL Sp. z o. o. jest profesjonalną firmą z branży ochrony osób i mienia, działającą na podstawie Koncesji MSWiA Nr L-001608. Funkcjonujemy na rynku usług ochronnych nieprzerwanie od 1991 r., przechodząc w tym okresie różne zmiany organizacyjne. Jako lider podlaskiego rynku usług ochrony, posiadamy wieloletnie doświadczenie w zakresie zabezpieczania i ochrony w obszarach różnych gałęzi gospodarki. Wieloletnia praktyka, potencjał techniczny oraz kwalifikacje i doświadczenie naszej kadry pozwoliły na wypracowanie skutecznych metod pracy na obiektach o szczególnej specyfice, jakimi są placówki użyteczności publicznej, salony samochodowe, centra handlowe, biurowce, zakłady produkcyjne, hurtownie itp. Indywidualne podejście do każdego z naszych Klientów pozwala na dostosowanie naszej oferty do ich potrzeb i wymagao. Tym samym jesteśmy w stanie sprostad nawet najbardziej niekonwencjonalnym wymaganiom klienta. NORDSERWIS.PL Sp. z o. o. świadczy usługi w zakresie: Bezpośredniej, stałej lub doraźnej ochrony fizycznej Przewozu wartości pieniężnych i przedmiotów wartościowych Wdrażania i obsługi zintegrowanych Systemów Zarządzania Ochroną Projektowania i wykonawstwa elektronicznych Systemów zabezpieczeo, w tym systemów sygnalizacji włamania i napadu (SSWiN), telewizji dozorowej (CCTV), kontroli dostępu (KD) Monitoringu systemów sygnalizacji włamania i napadu Monitoringu systemów sygnalizacji włamania i napadu z weryfikacja wizyjną
Monitoringu wizyjnego Konserwacji elektronicznych Systemów zabezpieczeo Dystrybucji urządzeo elektronicznych systemów zabezpieczeo Usług porządkowo czystościowych (UPC) Jako pierwsi w regionie podlaskim wdrożyliśmy system kontroli i monitorowania obchodów wykonywanych przez pracowników ochrony Active Guard (nadzór w czasie rzeczywistym, w trybie online). Ponadto NORDSERWIS.PL jest autoryzowanym partnerem systemu satelitarnej lokalizacji pojazdów AutoGuard. Do realizacji wymienionych usług posiadamy: Dział Ochrony Fizycznej realizujący całodobowo stałą i doraźną ochronę osób i mienia, Całodobowe Centrum Monitoringu i Łączności, Grupy Interwencyjne dyżurujące przez 24 godziny na dobę w wyznaczonych rejonach, Grupy Konwojowe, DziałTechniczny zatrudniający wysokiej klasy fachowców zajmujących się projektowaniem i instalacją systemów alarmowych, systemów kontroli dostępu i telewizji przemysłowej do najwyższej klasy zabezpieczeo SA-4, Własne magazyny broni, Kancelarię tajną, Dział Usług Porządkowo -Czystościowych realizujący usługi sprzątania powierzchni wewnętrznych, terenów zewnętrznych, jak i prace specjalistyczne.
Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania Firma Nordserwis.pl bardzo dynamicznie rozwija się i kilka lat temu stanęła przed problemem unowocześnienia eksploatowanego systemu informatycznego, ponieważ oprogramowanie musiało nadążad za rozwojem firmy. Ten, który posiadała spełniał jedynie minimum wymagao niezbędnych do prowadzenia procesów sprzedaży oraz zaspokajał potrzeby sprawozdawczości formalnej: podatkowej i statystycznej. System był mało elastyczny, słabo zintegrowany i nie był skalowalny nasze potrzeby rosły, a system nie mógł im podoład. Dlatego zdecydowaliśmy się zmienid oprogramowanie. Jako firma świadcząca usługi szukaliśmy oprogramowania, które umożliwiałoby ewidencję i rozliczanie kosztów obiektów: od kosztów zaprojektowania i wykonania systemu ochrony elektronicznej, aż po koszty monitoringu, ochrony czy usługi sprzątania. Z racji statusu zakładu pracy chronionej i dużego zatrudnienia bardzo ważna była funkcjonalnośd modułu kadrowo-płacowego. Oczekiwaliśmy też, że architektura systemu pozwoli na jego integrację z systemem monitorowania oraz umożliwi wydajniejszą i bardziej systematyczną pracę przy pozyskiwaniu nowych klientów. Rozwiązanie Po obejrzeniu wielu produktów wybraliśmy CDN XL firmy Comarch i T- matic Grupa Computer Plus Sp. z o. o., jako firmę wdrożeniową. Wdrożenie rdzennej funkcjonalności systemu Comarch CDN XL trwało około 3 miesięcy i objęło księgowośd, środki trwałe, sprzedaż oraz kadry i płace. W szczególności, z racji tego, że firma miała status zakładu pracy chronionej i duże zatrudnienie (ponad 300 osób), wdrożenie modułu kadrowo-płacowego wymagało zarówno ze strony firmy wdrożeniowej jak i ze strony Nord Serwis dużego wysiłku i zaangażowania. W drugim etapie została wdrożona funkcjonalnośd raportowania przychodów i kosztów obiektów. Wykorzystano do tego celu standardowy opis analityczny dla dokumentów przychodowych i kosztowych. Natomiast dla najważniejszego elementu kosztowego, czyli wynagrodzeo pracowników zostały napisane procedury, które na podstawie grafików pracy personelu tworzą automatyczny opis analityczny na listach płac. Szczególnym wyzwaniem było stworzenie opisu analitycznego na listach wynagrodzeo pracowników zatrudnionych na umowę-zlecenie. Raportowanie kosztów obiektów wymagało oczywiście wcześniejszego uporządkowania nomenklatury obiektów i zastosowania jej we wszystkich działach firmy (już na etapie podpisywania kontraktu). Zrealizowanie takich potrzeb było możliwe dzięki bogatej funkcjonalności oraz dużej elastyczności i otwartości systemu Comarch CDN XL. Trzeci etap, to wdrożenie intranetowych aplikacji kadrowych, które pozwoliły na szybsze i bardziej zautomatyzowane
tworzenie planów pracy na obiektach oraz rejestrowanie rzeczywistego czasu pracy. Ta częśd wdrożenia umożliwiła także delegowanie obowiązków związanych z ewidencją czasu pracy na kierowników niższego szczebla oraz dała personelowi wgląd w ich dane bez potrzeby angażowania personelu działu kadrowo-płacowego. Wdrożenie systemu CDN XL zdecydowanie usprawniło procesy zarządzania personelem i pozwoliło na bieżącą weryfikację rentowności usług realizowanych na różnych obiektach, a w konsekwencji na optymalizację kosztów firmy. Korzyści Funkcjonalnośd projektów i opisu analitycznego transakcji pozwoliła precyzyjnie analizowad koszty i przychody z obiektów i odpowiednio wcześniej reagowad na zagrożenia. Moduł CRM pozwolił na usystematyzowanie i planowanie pracy handlowców, dzięki czemu pozyskujemy bardzo wielu nowych klientów. Również moduł kadrowo-płacowy z dodatkowym interfejsem do wspomagania planowania i rozliczania czasu pracy spełnił nasze bardzo wysokie wymagania. Wdrożenie zostało przeprowadzone sprawnie i w założonym czasie. Procesy, które zostały zaimplementowane w systemie Comarch CDN XL, są realizowane bardzo wydajnie i skutecznie. Praca na zintegrowanej bazie danych daje oszczędności czasu i pieniędzy, a personel naszej firmy skupia się na realizacji wspólnych celów. Zarządzanie przedsiębiorstwem, dzięki wiedzy zawartej w bazie systemu Comarch CDN XL staje się łatwiejsze. Zyskaliśmy przewagę, o czym świadczą setki naszych nowych zadowolonych klientów. Zadanie: eliminacja uzgadniania i wymiany danych pomiędzy różnymi programami. Praca w systemie zintegrowanym eliminuje koniecznośd dodatkowej ręcznej wy miany informacji pomiędzy aplikacjami. Czas pracy pracowników, przeznaczony dotychczas na niepotrzebne przenoszenie informacji między aplikacjami wykorzystany został na działania związane z pozyskiwaniem nowych klientów. Przełożyło się to na 20% wzrost liczby nowych klientów w pierwszym kwartale po wdrożeniu systemu. Rezultat: zwiększenie liczby nowych klientów o 20%. Zadanie: zmniejszenie występowania błędów w grafikach pracy na obiektach. Przed wdrożeniem systemu zintegrowanego w firmie występowały średnio 2 kon flik ty dziennie (pra cu je-my również w niedziele i święta) z powodu błędów związanych z przyporządkowaniem pracowników do obiektów (informacje pochodziły z kilku różnych źródeł i były wprowadzane w różnym czasie, co prowadziło do nieporozumieo dotyczących ich aktualności). Koszt niewłaściwego ( bezproduktywnego ) przyporządkowania pracownika do obiektu to średnio strata połowy dnia roboczego pracownika. W wyniku wdrożenia systemu zintegrowanego pomyłki praktycznie nie mają miejsca. Rezultat: wyeliminowanie błędów w grafikach pracy o 99%.
Zadanie: zmniejszenie liczby nadgodzin pracowników. Przed wdrożeniem CDN XL występowała znaczna liczba nadgodzin z powodu błędnego przyporządkowania pracowników do obsługiwanych przez nich obiektów. Z tego powodu średnio w każdym miesiącu każdy pracownik miał 4 nadmiarowe nadgodziny. W tej chwili każda przepracowana nadgodzina jest planowana i sprzedawana klientowi w postaci usługi. Rezultat: zmniejszenie liczby nadgodzin o 10%. Biorąc pod uwagę powyższe korzyści, zwrot inwestycji uzyskano już po pierwszym pół roku pracy w nowym systemie. Oszczędności i lepsze wykorzystanie zasobów pozwoliło na dynamiczny rozwój firmy, ponieważ od 6 lat klienci są obsługiwani lepiej, efektywniej i szybciej. Dane klienta: NORDSERWIS.PL Sp. z o.o., 15-257 Białystok, ul. Mickiewicza 95E tel. (085) 74 99 800, fax. (085) 74 99 804 e-mail:sekretariat@nordserwis.pl http://www.nordserwis.pl Firma wdrażająca: T-matic Grupa Computer Plus Sp. z o.o. 15-440 Białystok, ul. Malmeda 1 tel. (085) 74 89 100, fax. (085) 74 89 101 e-mail:bialystok@computerplus.com.pl http://www.computerplus.com.pll