Załącznik nr 1 do uchwały Zarządu Województwa nr 26/1043/13 z 3 lipca 2013 r. Umowa Partnerska nr Zawarta w dniu:... w Toruniu, w sprawie określenia zasad współpracy oraz zakresu rzeczowo-finansowego realizacji projektu kluczowego pn. e- Usługi e-organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa Kujawsko Pomorskiego, w części dotyczącej komponentu e-kultura w Województwie Kujawsko-Pomorskim realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 2013, zwanego dalej projektem pomiędzy: Województwem Kujawsko-Pomorskim, NIP: 956-196-95-36, REGON: 092350613 reprezentowanym przez 1.. 2.. zwanym w dalszej części umowy liderem projektu a. NIP: REGON: Reprezentowanym przez: 1. 2. Zwanym dalej partnerem 1 Przedmiot umowy partnerskiej 1. Niniejsza umowa partnerska określa zasady współpracy w zakresie finansowania realizacji zadań przewidzianych w projekcie pn. e-usługi e-organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa Kujawsko Pomorskiego, w części dotyczącej komponentu e-kultura w Województwie Kujawsko-Pomorskim. Realizacja projektu nastąpi w ramach udzielonego liderowi projektu dofinansowania z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 finansowanego z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, zgodnie z uchwałą nr 77/1259/10 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 28 września 2010 r. 2. Umowa partnerska obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia zakończenia okresu trwałości projektu rozumianego jako 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 3. Całkowite zakończenia realizacji projektu nastąpi w dniu, w którym zostaną spełnione łącznie trzy warunki tj. zaplanowane w ramach projektu zadania zostały faktycznie wykonane, wszystkie wydatki zostały zapłacone przez lidera projektu oraz dofinansowanie zostało wypłacone liderowi projektu (Bank Gospodarstwa Krajowego nie będzie już przekazywał na rzecz lidera projektu żadnych płatności). 4. Głównym celem nawiązania partnerstwa w ramach niniejszej umowy jest realizacja zadań zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie przejętego do wdrażania uchwałą wymienioną w ust. 1, które mają doprowadzić do utworzenia Wojewódzkiego Ośrodka Informatycznego. 2 Zakres rzeczowy projektu W ramach zakresu rzeczowego projektu zostaną zrealizowane następujące zadania: 1) utworzenie portalu kulturalno-informacyjnego województwa kujawskopomorskiego wraz z platformą intranetową, które będą stanowiły kompletną bazą informacji dotyczących wydarzeń kulturalnych mających miejsce w województwie kujawsko-pomorskim, 2) modernizacja i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej instytucji kultury biorących udział w projekcie, w tym między innymi dostarczenie sprzętu i oprogramowania pozwalającego na digitalizację dóbr kultury, 3) dostarczenie sprzętu oraz oprogramowania umożliwiającego pozyskiwanie, archiwizację, dystrybucję oraz zarządzanie danymi dotyczącymi wydarzeń kulturalnych, 4) dostarczenie sprzętu i oprogramowania dla regionalnej platformy informacyjnej dla e-kultury w województwie kujawsko-pomorskim, 5) uruchomienie zdalnie zarządzanego systemu dystrybucji informacji kulturalnej na ekranach cyfrowych i infokioskach (platforma digital signage), 6) przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu obsługi zakupionego sprzętu i oprogramowania. 3 Podział rzeczowy kosztów projektu Harmonogram rzeczowo-finansowy do umowy partnerskiej stanowi Załącznik do niniejszej umowy partnerskiej i składa się z trzech części: 1) I część Koszty obsługi projektu, które obejmują finansowanie zadań: przygotowanie projektu (przygotowanie dokumentacji projektowej, studium wykonalności), materiały promocyjne, zarządzanie projektem (koszty osobowe, utrzymania biura), usługi doradcze i konsultingowe, audyt i kontrola, kampania promocyjna, dostawa i konfiguracja sprzętu do serwerowni modułu e-kultura,
2) II część Koszty realizacji projektu, które obejmują finansowania zadań: a) dostawa i konfiguracja serwerów wraz z oprogramowaniem dla jednostek kultury, b) budowa i uruchomienie portalu usługowego e-kultura Kujaw i Pomorza wraz z platformą intranetową, c) budowa internetowych serwisów e-usług dla wskazanych partnerów wraz z transferem treści z istniejących stron oraz dostosowanie stron internetowych nie podlegających zmianie do automatycznego dostarczania treści do portalu, d) dostawa sprzętu, oprogramowania oraz wdrożenie systemu digital signage, e) dostawa sprzętu zapewniającego dostarczanie treści do portalu, f) dostawa sprzętu dziedzinowego dla jednostek kultury, g) dostawa usług i produktów związanych ze specyfiką pracy jednostek, h) organizacja szkoleń i warsztatów dla uczestników i partnerów projektu, i) dostawa usług digitalizacji zasobów jednostek, j) ubezpieczenie sprzętu foto wideo. 3) III część Koszty trwałości projektu, które obejmują koszty utrzymania i funkcjonowania Wojewódzkiego Ośrodka Informatycznego oraz sprzętu i systemów (koszty operacyjne) funkcjonujących na poziomie regionalnym opisanych w 2, pkt. 1, 4 i 5 na etapie ich eksploatacji od momentu przekazania ich do użytkowania do dnia zakończenia okresu trwałości tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 4 Zasady finansowania realizacji oraz okresu trwałości projektu 1. 4 Zasady finansowania realizacji oraz okresu trwałości projektu 1. Projekt finansowany będzie z następujących źródeł: 1) w części I, o której mowa w 3, pkt 1 kwota.. (słownie: ) w podziale na: a) wkład finansowy lidera projektu w wysokości. (słownie: ), co stanowi 25% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części I; b) wkład finansowy pochodzący z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości. (słownie: ), co stanowi 75% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części I. 2) w części II, o której mowa w 3, pkt 2 kwota.. (słownie: ) w podziale na:
a) wkład finansowy partnera w wysokości. (słownie: ), co stanowi 25% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części II; b) wkład finansowy pochodzący z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości. (słownie: ), co stanowi 75% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części II. 3) w części III, o której mowa w 3, pkt 3 kwota.. (słownie: ), która stanowi wkład finansowy partnera niezbędny do realizacji zadań przewidzianych w części III. Na powyższą kwotę składają się koszty umów serwisowych, rozwoju oprogramowania, łącza dla WOI, koszty utrzymania sprzętu aktywnego, obsługa techniczna, utrzymanie pomieszczeń i eksploatacyjne, koszty obsługi administracyjnej i odtworzeniowe. 2. Kwoty z tytułu wkładu finansowego partnera wymienione w ust.1 pkt. 2 będą wpłacane na rachunek projektu nr: 28102050110000920201722610. 3. Koszty podane w ust. 1 są kosztami szacunkowi. Ostateczne koszty realizacji projektu zostaną ustalone na podstawie rzeczywistych kosztów wynikających z postępowań przetargowych. 4. Wkład własny partnera kosztów realizacji danej inwestycji związanej z projektem oraz kosztów jej utrzymania będzie każdorazowo określony aneksem do niniejszej umowy partnerskiej. 5. Płatności na rzecz podmiotów realizujących zadania z części I i II w ramach projektu wyłonionych w wyniku przeprowadzonych postępowań przetargowych, dokonywane będą przez lidera projektu. 6. Środki na wkład własny partnera będą zabezpieczone przez lidera projektu, który jest organem prowadzącym dla partnera. 5 Zarządzanie Projektem 1. Realizacja zadań i ustalenia szczegółowe dokonywane będą w trybie roboczym przez odpowiednie służby lidera projektu oraz partnera podpisującego umowę partnerską. W tym celu partner w terminie 14 dni od podpisana niniejszej umowy partnerskiej wyznaczy koordynatora. 2. W celu wspólnej realizacji przedsięwzięcia strony powołają uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Radę Programową do spraw e-kultura w skład, której wejdą przedstawiciele partnerów i lidera projektu. Za obsługę administracyjną Rady Programowej będzie odpowiedzialny Lider projektu. 3. Do zadań Rady należeć będzie w szczególności: 1) analiza potrzeb w ramach wspólnej realizacji projektu w okresie wdrożenia oraz w okresie trwałości projektu; 2) monitorowanie i podejmowanie decyzji w ramach wspólnej realizacji projektu, 3) analizowanie dokumentacji związanej z udzielanymi zamówieniami publicznymi w ramach realizacji projektu, w tym projektów umów; 4) kontrola realizacji projektu; 5) kontrola kosztów inwestycji;
6) bieżąca współpraca z zespołem realizującym projekt. 4. Strony niniejszej umowy partnerskiej na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) upoważniają lidera projektu do przeprowadzenia postępowań i udzielenia zamówień publicznych związanych z realizacją projektu w zakresie następujących zadań: 1) Dostawa i konfiguracja serwerów wraz z oprogramowaniem dla jednostek kultury. 2) Budowa internetowych serwisów e-usług dla wskazanych partnerów wraz z transferem treści z istniejących stron oraz dostosowanie stron internetowych nie podlegających zmianie do automatycznego dostarczania treści do portalu. 3) Dostawa sprzętu, oprogramowania oraz wdrożenie systemu digital signage. 4) Dostawa sprzętu zapewniającego dostarczanie treści do portalu. 5) Dostawa sprzętu dziedzinowego dla jednostek kultury. 6) Dostawa usług i produktów związanych ze specyfiką pracy jednostek. 7) Organizacja szkoleń i warsztatów dla uczestników i partnerów projektu. 8) Dostawa Usług digitalizacji zasobów jednostek. 9) Ubezpieczenie sprzętu foto wideo. 5. Dla zadań o których mowa w ust. 4: 1) komisję przetargową powoła lider projektu ; 2) specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz wzór umowy lub jej istotne postanowienia opracuje lider projektu; 3) odbioru dostaw oraz wdrożeń dokonuje partner, przy czym lider projektu zastrzega sobie prawo do uczestniczenia w odbiorze przedmiotów zamówień; 4) partner zobowiązuje się do poinformowania lidera projektu o gotowości odbioru przedmiotów zamówień w terminie co najmniej 3 dni przed planowanym terminem podpisania protokołu odbioru; 6. Partner upoważnia lidera projektu do wyłonienia podmiotu, który zapewni utrzymanie projektów w okresie trwałości, tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenia realizacji projektu. 6 Obowiązki stron 1. Do obowiązków lidera projektu należy: 1) sporządzenie zapotrzebowania rzeczowego i finansowego w częściach go dotyczących; 2) przygotowanie dokumentacji technicznej w częściach go dotyczących; 3) uzyskanie wszelkich niezbędnych uzgodnień i decyzji finansowo-prawnych warunkujących realizację projektu w częściach go dotyczących; 4) zapewnienie środków finansowych w częściach go dotyczących; 5) delegowanie osób do pracy w Radzie Programowej; 6) zawieranie umów na realizację projektu z wykonawcami; 7) monitorowanie realizacji projektu, w tym wskaźników projektu; 8) Przygotowywanie wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu; 9) promocja projektu; 10) dokonanie wyboru kierownika projektu oraz określenie jego zadań;
11) powołanie zespołu projektowego w celu przygotowania założeń programowych realizacji projektu oraz dokumentacji technicznej; 12) stały nadzór nad zespołem projektowym; 13) obsługa prawna projektu; 14) przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu. 2. Do obowiązków partnera należy: 1) sporządzenie zapotrzebowania rzeczowego i finansowego w częściach go dotyczących; 2) przygotowanie dokumentacji technicznej w częściach go dotyczących; 3) uzyskanie wszelkich niezbędnych uzgodnień i decyzji formalno - prawnych warunkujących realizacje inwestycji w części go dotyczącej; 4) zapewnienie środków finansowych w częściach go dotyczących; 5) bieżąca współpraca z Radą Programową; 6) dostarczanie wszelkich niezbędnych informacji do wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu; 7) zapewnienia osiągnięcia wskaźników projektu i dostarczenie informacji o efektach projektu w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od daty całkowitego zakończenia realizacji projektu w części go dotyczącej. 8) wywiązywania się z pozostałych zobowiązań wynikających z podpisania umowy dofinansowania projektu z liderem projektu. 3. Rozszerzenie obowiązków partnera i lidera projektu może nastąpić w drodze aneksu do niniejszej umowy partnerskiej. 4. Partner ma prawo wglądu do wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizacji projektu. 7 Status jednostki wiodącej w zakresie modułu 1. Partner uzyskuje status jednostki wiodącej w zakresie realizacji modułu e-kultura, zadaniem której będzie koordynacja działań związanych z realizacją modułu e- Kultura w zakresie pozostałych partnerów modułu. 2. Status jednostki wiodącej zobowiązuje partnera do następujących działań: a. Współrealizacja wraz z Liderem zadań określonych w 2 pkt. 1, 5 i 6. b. Administracja oraz nadzór merytoryczny w okresie realizacji, a następnie w okresie trwałości projektu, nad portalem usługowym e-kultura Kujaw i Pomorza oraz systemem elektronicznego plakatu (Digital signage), z wyłączeniem części systemu składającego się z wyświetlaczy zamontowanych w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego przy ul. Plac Teatralny 2 w Toruniu, która będzie administrowana bezpośrednio przez lidera projektu. 8 Własność Majątku uzyskanego w ramach Projektu 1. Procedura obiegu dokumentów oraz przepływy finansowe będą realizowane według następującego schematu:
1) po odbiorze przedmiotów dostarczonych w wyniku poszczególnych zadań wskazanych w 5 ust.4 zostanie podpisany protokół odbioru pomiędzy partnerem a wykonawcą; 2) partner zobowiązuje się w ciągu 5 dni od daty podpisania przesłać kopie protokołu odbioru poświadczoną z oryginałem do lidera projektu; 3) majątek uzyskany przez partnera w ramach realizacji projektu będzie stanowić jego własność po uregulowaniu płatności stanowiącej wkład finansowy partnera wymieniony w 4, ust. 1, pkt. 2 oraz po podpisaniu protokołów odbioru. 2. Partner zobowiązuje się do niezwłocznego wprowadzenia wszystkich przedmiotów, o których mowa w 5, ust. 4 do własnej ewidencji środków trwałych oraz do przesłania dokumentu OT liderowi projektu w terminie 60 dni od daty podpisania protokołu odbioru. Dokument OT będzie obejmował wkład własny partnera oraz wartość dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 9 Trwałość Projektu 1. Strony umowy partnerskiej zobowiązują się do zapewnienia trwałości projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady Wspólnot Europejskich nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Strony ustalają, że okres trwałości wynosi 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenia realizacji projektu. 2. W szczególności partner zobowiązuje się do utrzymania majątku uzyskanego w ramach realizacji projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z celem niniejszego projektu przez okres, co najmniej 5 lat od daty całkowitego zakończenia realizacji projektu. 3. Lider projektu powiadomi partnera o dacie całkowitego zakończenia realizacji projektu, od której liczony będzie 5-letni okres trwałości. 4. Strony umowy partnerskiej zobowiązują się do zaplanowania w swoich budżetach kwot niezbędnych na sfinansowania udziału w projekcie oraz wydatków niezbędnych na jego utrzymanie od momentu przekazania sprzętu i systemów do użytkowania do dnia zakończenia okresu trwałości tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 5. Ustala się, że płatności na rzecz wykonawców realizujących zadania zlecone w ramach realizacji projektu wskazane 5, ust. 4 dokonywane będą przez lidera projektu na podstawie wystawionych faktur. 6. W celu zapewnienia płynności w projekcie partnerzy wnosić będą swój udział finansowy na wyodrębniony rachunek bankowy lidera projektu, przeznaczony do obsługi projektu. Harmonogram przekazywania płatności określony zostanie aneksem do niniejszej umowy partnerskiej. Podstawą do przekazania środków będzie nota księgowa wystawiona przez lidera projektu. 7. Do dochodzenia roszczeń, w szczególności z tytułu gwarancji oraz ewentualnych kar umownych Strony upoważniają lidera projektu. 8. Partner odpowiada za sprawdzenie, że wszystkie elementy majątku uzyskanego w ramach realizacji projektu zostały oznakowane przez wykonawcę zgodnie z Wytycznymi dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Instytucji Zarządzającej
Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego, które są dostępne na stronie www.mojregion.eu. 9. W ramach niniejszej umowy partnerskiej partner zobowiązuje się, do comiesięcznego ponoszenia kosztów utrzymania projektu zapewniającego trwałość projektu zdefiniowaną w ust. 1. Rezygnacja ze współuczestnictwa w korzystaniu z systemu w okresie trwałości Projektu nie zwalnia partnera z opłaty, o której mowa w 4, ust.1, pkt.3. 10. Dla właściwego funkcjonowania projektu, niezbędne będzie wspomaganie łączami specjalnymi sieci transmisji danych i dostępu do Internetu, dlatego uczestnik projektu zobowiązuje się do korzystania odpłatnie z tejże sieci poprzez operatora wyłonionego przez lidera projektu. Operator zostanie wyłoniony na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), a jednym z zadań Rady Programowej, o której mowa w 5, ust. 3 będzie analiza dokumentacji przetargowej dla tego postępowania. 10 Odpowiedzialność W przypadku naruszenia przez partnera postanowień 8 umowy partnerskiej, partner pokryje szkodę powstałą z tego tytułu. 11 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy partnerskiej wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieunormowanych niniejszej umowy partnerskiej mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Wszelkie spory wynikłe ze stosowania umowy partnerskiej rozpatruje sąd powszechny właściwy według miejsca zawarcia umowy. 4. Umowa partnerska została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Lider Projektu Partner
Załącznik nr 2 do uchwały Zarządu Województwa nr 26/1043/13 z 3 lipca 2013 r. Umowa Partnerska nr Zawarta w dniu:... w Toruniu, w sprawie określenia zasad współpracy oraz zakresu rzeczowo-finansowego realizacji projektu kluczowego pn. e- Usługi e-organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa Kujawsko Pomorskiego, w części dotyczącej komponentu e-kultura w Województwie Kujawsko-Pomorskim realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007 2013, zwanego dalej projektem pomiędzy: Województwem Kujawsko-Pomorskim, NIP: 956-196-95-36, REGON: 092350613 reprezentowanym przez 1.. 2.. zwanym w dalszej części umowy liderem projektu a. NIP: REGON: Reprezentowanym przez: 1. 2. Zwanym dalej partnerem 1 Przedmiot umowy partnerskiej 1. Niniejsza umowa partnerska określa zasady współpracy w zakresie finansowania realizacji zadań przewidzianych w projekcie pn. e-usługi e-organizacja pakiet rozwiązań informatycznych dla jednostek organizacyjnych województwa Kujawsko Pomorskiego, w części dotyczącej komponentu e-kultura w Województwie Kujawsko-Pomorskim. Realizacja projektu nastąpi w ramach udzielonego liderowi projektu dofinansowania z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 finansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zgodnie z uchwałą nr 77/1259/10 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 28 września 2010 r.
2. Umowa partnerska obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia zakończenia okresu trwałości projektu rozumianego jako 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 3. Całkowite zakończenia realizacji projektu nastąpi w dniu, w którym zostaną spełnione łącznie trzy warunki tj. zaplanowane w ramach projektu zadania zostały faktycznie wykonane, wszystkie wydatki zostały zapłacone przez lidera projektu oraz dofinansowanie zostało wypłacone liderowi projektu (Bank Gospodarstwa Krajowego nie będzie już przekazywał na rzecz lidera projektu żadnych płatności). 4. Głównym celem nawiązania partnerstwa w ramach niniejszej umowy jest realizacja zadań zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie przejętego do wdrażania uchwałą wymienioną w ust. 1, które mają doprowadzić do utworzenia Wojewódzkiego Ośrodka Informatycznego. 2 Zakres rzeczowy projektu W ramach zakresu rzeczowego projektu zostaną zrealizowane następujące zadania: 1) utworzenie portalu kulturalno-informacyjnego województwa kujawskopomorskiego wraz z platformą intranetową, które będą stanowiły kompletną bazą informacji dotyczących wydarzeń kulturalnych mających miejsce w województwie kujawsko-pomorskim, 2) modernizacja i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej instytucji kultury biorących udział w projekcie, w tym między innymi dostarczenie sprzętu i oprogramowania pozwalającego na digitalizację dóbr kultury, 3) dostarczenie sprzętu oraz oprogramowania umożliwiającego pozyskiwanie, archiwizację, dystrybucję oraz zarządzanie danymi dotyczącymi wydarzeń kulturalnych, 4) dostarczenie sprzętu i oprogramowania dla regionalnej platformy informacyjnej dla e-kultury w województwie kujawsko-pomorskim, 5) uruchomienie zdalnie zarządzanego systemu dystrybucji informacji kulturalnej na ekranach cyfrowych i infokioskach (platforma digital signage), 6) przeprowadzenie niezbędnych szkoleń z zakresu obsługi zakupionego sprzętu i oprogramowania. 3 Podział rzeczowy kosztów projektu Harmonogram rzeczowo-finansowy do umowy partnerskiej stanowi Załącznik do niniejszej umowy partnerskiej i składa się z trzech części: 1) I część Koszty obsługi projektu, które obejmują finansowanie zadań: przygotowanie projektu (przygotowanie dokumentacji projektowej, studium wykonalności), materiały promocyjne, zarządzanie projektem (koszty osobowe, utrzymania biura), usługi doradcze i konsultingowe, audyt i kontrola, kampania promocyjna, dostawa i konfiguracja sprzętu do serwerowni modułu e-kultura, 2) II część Koszty realizacji projektu, które obejmują finansowania zadań:
a) dostawa i konfiguracja serwerów wraz z oprogramowaniem dla jednostek kultury, b) budowa i uruchomienie portalu usługowego e-kultura Kujaw i Pomorza wraz z platformą intranetową, c) budowa internetowych serwisów e-usług dla wskazanych partnerów wraz z transferem treści z istniejących stron oraz dostosowanie stron internetowych nie podlegających zmianie do automatycznego dostarczania treści do portalu, d) dostawa sprzętu, oprogramowania oraz wdrożenie systemu digital signage, e) dostawa sprzętu zapewniającego dostarczanie treści do portalu, f) dostawa sprzętu dziedzinowego dla jednostek kultury, g) dostawa usług i produktów związanych ze specyfiką pracy jednostek, h) organizacja szkoleń i warsztatów dla uczestników i partnerów projektu, i) dostawa usług digitalizacji zasobów jednostek, j) ubezpieczenie sprzętu foto wideo. 3) III część Koszty trwałości projektu, które obejmują koszty utrzymania i funkcjonowania Wojewódzkiego Ośrodka Informatycznego oraz sprzętu i systemów (koszty operacyjne) funkcjonujących na poziomie regionalnym opisanych w 2, pkt.1, 4 i 5 na etapie ich eksploatacji od momentu przekazania ich do użytkowania do dnia zakończenia okresu trwałości tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 4 Zasady finansowania realizacji oraz okresu trwałości projektu 1. Projekt finansowany będzie z następujących źródeł: 1) w części I, o której mowa w 3, pkt 1 kwota.. (słownie: ) w podziale na: a) wkład finansowy lidera projektu w wysokości. (słownie: ), co stanowi 25% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części I; b) wkład finansowy pochodzący z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości. (słownie: ), co stanowi 75% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części I. 2) w części II, o której mowa w 3, pkt 2 kwota.. (słownie: ) w podziale na: a) wkład finansowy partnera w wysokości. (słownie: ), co stanowi 25% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części II; b) wkład finansowy pochodzący z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości. (słownie: ), co
stanowi 75% wkładu niezbędnego do realizacji zadań przewidzianych w części II. 3) w części III, o której mowa w 3, pkt 3 kwota.. (słownie: ), która stanowi wkład finansowy partnera niezbędny do realizacji zadań przewidzianych w części III. Na powyższą kwotę składają się koszty umów serwisowych, rozwoju oprogramowania, łącza dla WOI, koszty utrzymania sprzętu aktywnego, obsługa techniczna, utrzymanie pomieszczeń i eksploatacyjne, koszty obsługi administracyjnej i odtworzeniowe. 2. Kwoty z tytułu wkładu finansowego partnera wymienione w ust.1 pkt. 2 będą wpłacane na rachunek projektu nr: 28102050110000920201722610. 3. Koszty podane w ust. 1 są kosztami szacunkowi. Ostateczne koszty realizacji projektu zostaną ustalone na podstawie rzeczywistych kosztów wynikających z postępowań przetargowych. 4. Wkład własny partnera kosztów realizacji danej inwestycji związanej z projektem oraz kosztów jej utrzymania będzie każdorazowo określony aneksem do niniejszej umowy partnerskiej. 5. Płatności na rzecz podmiotów realizujących zadania z części I i II w ramach projektu wyłonionych w wyniku przeprowadzonych postępowań przetargowych, dokonywane będą przez lidera projektu. 6. Środki na wkład własny partnera będą zabezpieczone przez lidera projektu, który jest organem prowadzącym dla partnera. 5 Zarządzanie Projektem 1. Realizacja zadań i ustalenia szczegółowe dokonywane będą w trybie roboczym przez odpowiednie służby lidera projektu oraz partnera podpisującego umowę partnerską. W tym celu partner w terminie 14 dni od podpisana niniejszej umowy partnerskiej wyznaczy koordynatora. 2. W celu wspólnej realizacji przedsięwzięcia strony powołają uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego Radę Programową do spraw e-kultura w skład, której wejdą przedstawiciele partnerów i lidera projektu. Za obsługę administracyjną Rady Programowej będzie odpowiedzialny Lider projektu. 3. Do zadań Rady należeć będzie w szczególności: 1) analiza potrzeb w ramach wspólnej realizacji projektu w okresie wdrożenia oraz w okresie trwałości projektu; 2) monitorowanie i podejmowanie decyzji w ramach wspólnej realizacji projektu, 3) analizowanie dokumentacji związanej z udzielanymi zamówieniami publicznymi w ramach realizacji projektu, w tym projektów umów; 4) kontrola realizacji projektu; 5) kontrola kosztów inwestycji; 6) bieżąca współpraca z zespołem realizującym projekt. 4. Strony niniejszej umowy partnerskiej na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) upoważniają lidera projektu do przeprowadzenia postępowań i udzielenia zamówień publicznych związanych z realizacją projektu w zakresie następujących zadań:
1) Dostawa i konfiguracja serwerów wraz z oprogramowaniem dla jednostek kultury. 2) Budowa internetowych serwisów e-usług dla wskazanych partnerów wraz z transferem treści z istniejących stron oraz dostosowanie stron internetowych nie podlegających zmianie do automatycznego dostarczania treści do portalu. 3) Dostawa sprzętu, oprogramowania oraz wdrożenie systemu digital signage. 4) Dostawa sprzętu zapewniającego dostarczanie treści do portalu. 5) Dostawa sprzętu dziedzinowego dla jednostek kultury. 6) Dostawa usług i produktów związanych ze specyfiką pracy jednostek. 7) Organizacja szkoleń i warsztatów dla uczestników i partnerów projektu. 8) Dostawa Usług digitalizacji zasobów jednostek. 9) Ubezpieczenie sprzętu foto wideo. 5. Dla zadań o których mowa w ust. 4: 1) komisję przetargową powoła lider projektu ; 2) specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz wzór umowy lub jej istotne postanowienia opracuje lider projektu; 3) odbioru dostaw oraz wdrożeń dokonuje partner, przy czym lider projektu zastrzega sobie prawo do uczestniczenia w odbiorze przedmiotów zamówień; 4) partner zobowiązuje się do poinformowania lidera projektu o gotowości odbioru przedmiotów zamówień w terminie co najmniej 3 dni przed planowanym terminem podpisania protokołu odbioru; 6. Partner upoważnia lidera projektu do wyłonienia podmiotu, który zapewni utrzymanie projektów w okresie trwałości, tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenia realizacji projektu. 6 Obowiązki stron 1. Do obowiązków lidera projektu należy: 1) sporządzenie zapotrzebowania rzeczowego i finansowego w częściach go dotyczących; 2) przygotowanie dokumentacji technicznej w częściach go dotyczących; 3) uzyskanie wszelkich niezbędnych uzgodnień i decyzji finansowo-prawnych warunkujących realizację projektu w częściach go dotyczących; 4) zapewnienie środków finansowych w częściach go dotyczących; 5) delegowanie osób do pracy w Radzie Programowej; 6) zawieranie umów na realizację projektu z wykonawcami; 7) monitorowanie realizacji projektu, w tym wskaźników projektu; 8) Przygotowywanie wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu; 9) promocja projektu; 10) dokonanie wyboru kierownika projektu oraz określenie jego zadań; 11) powołanie zespołu projektowego w celu przygotowania założeń programowych realizacji projektu oraz dokumentacji technicznej; 12) stały nadzór nad zespołem projektowym; 13) obsługa prawna projektu; 14) przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektu.
2. Do obowiązków partnera należy: 1) sporządzenie zapotrzebowania rzeczowego i finansowego w częściach go dotyczących; 2) przygotowanie dokumentacji technicznej w częściach go dotyczących; 3) uzyskanie wszelkich niezbędnych uzgodnień i decyzji formalno - prawnych warunkujących realizacje inwestycji w części go dotyczącej; 4) zapewnienie środków finansowych w częściach go dotyczących; 5) bieżąca współpraca z Radą Programową; 6) dostarczanie wszelkich niezbędnych informacji do wniosków o płatność i sprawozdań z realizacji projektu; 7) zapewnienia osiągnięcia wskaźników projektu i dostarczenie informacji o efektach projektu w okresie trwałości projektu tj. 5 lat od daty całkowitego zakończenia realizacji projektu w części go dotyczącej. 8) wywiązywania się z pozostałych zobowiązań wynikających z podpisania umowy dofinansowania projektu z liderem projektu. 3. Rozszerzenie obowiązków partnera i lidera projektu może nastąpić w drodze aneksu do niniejszej umowy partnerskiej. 4. Partner ma prawo wglądu do wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizacji projektu. 7 Własność Majątku uzyskanego w ramach Projektu 1. Procedura obiegu dokumentów oraz przepływy finansowe będą realizowane według następującego schematu: 1) po odbiorze przedmiotów dostarczonych w wyniku poszczególnych zadań wskazanych w 5 ust.4 zostanie podpisany protokół odbioru pomiędzy partnerem a wykonawcą; 2) partner zobowiązuje się w ciągu 5 dni od daty podpisania przesłać kopie protokołu odbioru poświadczoną z oryginałem do lidera projektu; 3) majątek uzyskany przez partnera w ramach realizacji projektu będzie stanowić jego własność po uregulowaniu płatności stanowiącej wkład finansowy partnera wymieniony w 4, ust. 1, p. 2 oraz po podpisaniu protokołów odbioru. 2. Partner zobowiązuje się do niezwłocznego wprowadzenia wszystkich przedmiotów, o których mowa w 5, ust. 4 do własnej ewidencji środków trwałych oraz do przesłania dokumentu OT liderowi projektu w terminie 60 dni od daty podpisania protokołu odbioru. Dokument OT będzie obejmował wkład własny partnera oraz wartość dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 8 Trwałość Projektu 1. Strony umowy partnerskiej zobowiązują się do zapewnienia trwałości projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady Wspólnot Europejskich nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Strony ustalają, że okres trwałości wynosi 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenia realizacji projektu. 2. W szczególności partner zobowiązuje się do utrzymania majątku uzyskanego w ramach
realizacji projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zgodnie z celem niniejszego projektu przez okres, co najmniej 5 lat od daty całkowitego zakończenia realizacji projektu. 3. Lider projektu powiadomi partnera o dacie całkowitego zakończenia realizacji projektu, od której liczony będzie 5-letni okres trwałości. 4. Strony umowy partnerskiej zobowiązują się do zaplanowania w swoich budżetach kwot niezbędnych na sfinansowania udziału w projekcie oraz wydatków niezbędnych na jego utrzymanie od momentu przekazania sprzętu i systemów do użytkowania do dnia zakończenia okresu trwałości tj. 5 lat liczonych od dnia całkowitego zakończenie realizacji projektu. 5. Ustala się, że płatności na rzecz wykonawców realizujących zadania zlecone w ramach realizacji projektu wskazane 5, ust. 4 dokonywane będą przez lidera projektu na podstawie wystawionych faktur. 6. W celu zapewnienia płynności w projekcie partnerzy wnosić będą swój udział finansowy na wyodrębniony rachunek bankowy lidera projektu, przeznaczony do obsługi projektu. Harmonogram przekazywania płatności określony zostanie aneksem do niniejszej umowy partnerskiej. Podstawą do przekazania środków będzie nota księgowa wystawiona przez lidera projektu. 7. Do dochodzenia roszczeń, w szczególności z tytułu gwarancji oraz ewentualnych kar umownych Strony upoważniają lidera projektu. 8. Partner odpowiada za sprawdzenie, że wszystkie elementy majątku uzyskanego w ramach realizacji projektu zostały oznakowane przez wykonawcę zgodnie z Wytycznymi dla beneficjentów z zakresu promocji projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego, które są dostępne na stronie www.mojregion.eu. 9. W ramach niniejszej umowy partnerskiej partner zobowiązuje się, do comiesięcznego ponoszenia kosztów utrzymania projektu zapewniającego trwałość projektu zdefiniowaną w ust. 1. Rezygnacja ze współuczestnictwa w korzystaniu z systemu w okresie trwałości Projektu nie zwalnia partnera z opłaty, o której mowa w 4, ust.1, pkt. 3. 10. Dla właściwego funkcjonowania projektu, niezbędne będzie wspomaganie łączami specjalnymi sieci transmisji danych i dostępu do Internetu, dlatego uczestnik projektu zobowiązuje się do korzystania odpłatnie z tejże sieci poprzez operatora wyłonionego przez lidera projektu. Operator zostanie wyłoniony na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), a jednym z zadań Rady Programowej, o której mowa w 5, ust. 3 będzie analiza dokumentacji przetargowej dla tego postępowania. 9 Odpowiedzialność W przypadku naruszenia przez partnera postanowień 8 umowy partnerskiej, partner pokryje szkodę powstałą z tego tytułu. 10 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy partnerskiej wymagają formy pisemnej pod
rygorem nieważności. 2. W sprawach nieunormowanych niniejszej umowy partnerskiej mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Wszelkie spory wynikłe ze stosowania umowy partnerskiej rozpatruje sąd powszechny właściwy według miejsca zawarcia umowy. 4. Umowa partnerska została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Lider Projektu Partner