Microsoft Access zajęcia 1 2 Pojęcia bazy, projektowanie tabel, ustawianie relacji 1. Bazy danych: czym są i jak działają Baza danych jest zbiorem informacji związanych z pewnym tematem lub zadaniem. Przykładem baz danych z życia codziennego są: książka telefoniczna, katalog z kartami pacjentów, analiza zamówień klientów, ewidencją kolekcji nagrań, segregator zawierający dane osobowe pracowników firmy. Tego typu bazy danych są przechowywane na papierze, zatem organizowanie i koordynowanie pochodzących z nich informacji zajmuje dużo czasu i pracy. Istnieje obecnie wiele programów komputerowych stanowiących elektroniczny system zarządzania bazą danych, na przykład Dbasa, Fox Pro, Access. W przeciwieństwie do papierowych baz danych, nie tylko umożliwiają one przechowywanie zebranych informacji w jednym miejscu, ale także przyśpieszają i ułatwiają dostęp do informacji, pozwalają na porządkowanie danych według różnych kryteriów, umożliwiają szybką zmianę formy prezentacji danych, dają możliwość uzyskiwania unikalnych zestawów danych oraz grupowania danych i dokonywania obliczeń na danych liczbowych, skracają czas dołączania, uzupełniania, modyfikowania i usuwania zestawów danych. Jednym z najbardziej popularnych programów przeznaczonych do zarządzania bazą danych jest Microsoft Access 2000, który pracując pod kontrolą systemu Windows daje możliwość swobodnego przenoszenia danych między Access a innymi aplikacjami. Access 2000 jest przeznaczony do zarządzania relacyjnymi bazami danych. Co oznacza, że przy jego użyciu można gromadzić dane o różnym zakresie tematycznym przechowując w oddzielnych tabelach, a następnie łączyć je dzięki utworzonym między tabelami powiązaniom (relacjom). 2. Uruchamianie programu Aby uruchomić program Access 2000 należy po uruchomieniu systemu Windows kliknąć przycisk Start w lewym dolnym rogu ekranu. Potem z rozwiniętego menu wybrać opcję Programy i dalej wybrać ikonę Microsoft Access. Rys.1 1
3. Otwieranie istniejącej bazy danych W wyniku uruchomienia programu Access 2000 pojawi się startowe okno dialogowe z trzema możliwościami otwarcia. Zaznaczymy opcję Otwórz istniejący plik; wybieramy bazę wypożyczalnia, zatwierdzamy OK lub dwa razy klikamy na wybranej bazie. Jeżeli nie widać nazwy poszukiwanej bazy, należy wybrać opcję więcej plików Należy kliknąć wybraną nazwę bazy danych 4. Praca z tabelami Rys.2 Bezpośrednio po otwarciu bazy danych wypożyczalnia w oknie programu widoczne będzie okno bazy danych z aktywną zakładką Tabele z utworzonymi już tabelami: Kasety i Osoby. Kolejne zakładki obiektowe: Kwerendy, Formularze, Raporty, Strony, Makra, Moduły otwiera się za pomocą kliknięcia odpowiedniej zakładki. Rys. 3 Tabele służą do przechowywania danych oraz definiowania relacji. Kwerendy służą do uzyskiwania zestawów danych niedostępnych bezpośrednio w tabelach oraz do wykonywania obliczeń. Formularze są przystosowane do innej niż tabelowa formy prezentacji danych oraz do wprowadzania danych. Raportów używa się do drukowania informacji na papierze. Makra i moduły stanowią obiekty pomocnicze ułatwiające i przyśpieszające wykonywanie rutynowych czynności związanych z obsługą bazy danych. Każdą tabelę można oglądać w dwóch widokach: w widoku arkusza danych oraz w widoku projektu. Gdy wskażemy nazwę tabeli, którą chcemy oglądać w widoku projekt, to przełączanie się na widok projekt otrzymujemy przez kliknięcie na ikonę Pasek narzędzi otwartego okna Microsoft Access zmieni się wówczas z pokazanego na rys. 4a 2 Rys. 4a
na taki jak na rys. 4b. Rys. 4 b Za pomocą ikony dokonujemy przejścia między widokami, na widok arkusza danych Ćwiczenie 1 Tabelę Kasety otwórz w widoku projekt. Zapoznać się z nazwami pól, typem danych oraz własnościami pola. Tabela Kasety: a) Nr kasety typ danych: Autonumer, rozmiar pola: liczba całkowita długa, nowe wartości: Przyrostowy b) Tytuł polski typ danych: Tekst, rozmiar pola: 150, c) Tytuł oryginalny typ danych: Tekst, rozmiar pola: 150, d) Reżyser typ danych: Tekst, rozmiar pola: 50, e) Gatunek typ danych: Tekst, rozmiar pola: 50, f) Cena za dobę typ danych: Walutowy, miejsca dziesiętne: Auto, wartość domyślna: 3, g) Krótki opis filmu typ danych: Nota. Pole klucza podstawowego Lista właściwości pola zaznaczonego w górnej części okna projektowego. Definicja właściwości pola wyróżnionego kliknięciem. Rys. 5 Ustalanie klucz podstawowego Podstawę relacji między tabelami stanowi klucz podstawowy, a może nim być tylko pole zawierające nie powtarzające się wartości. Po wybraniu danego pola kliknąć na przycisk Klucz podstawowy. Określanie typu pola W górnej części okna znajdują się komórki przeznaczone na wprowadzenie nazw pól, typów danych przechowywanych w pojedynczym polu oraz opis będący szczegółowym komentarzem dotyczącym pola. Nazwa pola i Typ pola są informacjami obowiązkowymi, zaś Opis (komentarz dla pola) jest opcjonalny. Typ danych określa rodzaj danych, które mogą być przechowywane w polu. Każde pole musi mieć ustalony typ. Standardowym typem jest Tekst, jednak dostępnych typów jest znacznie więej: Tekst stosuje się do przechowywania tekstów lub kombinacji tekstowo-liczbowych (na przykład nazw ulic z numerami domów i mieszkań), jak również liczb nie wykorzystywanych w 3
obliczeniach (numery telefonów, kodów pocztowych, PESEL, NIP); pole o typie Tekst może przechowywać do 255 znaków. Nota stosuje się do przechowywania długich tekstów, jak notatki czy komentarze; pole o typie Nota może przechowywać ciągi o maksymalnej długości 64 000 znaków. Liczba - pozwala przechowywać w polu tylko liczby. Typu danych Liczba należy używać dla pól przechowujących dane, które będą używane przy obliczeniach matematycznych. Aby zdefiniować określony typ liczbowy, należy ustawić właściwość Rozmiar pola, który może mieć 1,2,4 lub 8 bajtów. 1 bajt ma zakres wartości (0,255), liczba całkowita zakres (-32768, 32767) i zajmuje 2 bajty, liczba całkowita długa zakres (-2 147 483 648, 2 147 483 647) zajmuje 4 bajty, liczba rzeczywista pojedynczej precyzji zajmuje 4 bajty, liczba rzeczywista podwójnej precyzji zajmuje 8 bajtów. Data/Godzina stosuje się do przechowywania daty i czasu Walutowy stosuje się do przechowywania wartości walutowych; dokładność liczby wynosi 15 cyfr dla części całkowitej i 4 cyfry dla części dziesiętnej liczby. Autonumerowanie stosuje się do generowania unikalnych dla każdego rekordu liczb kolejnych (od 1 wzwyż) lub losowych; autonumer jest wpisywany do arkusza tabeli automatycznie przy wprowadzaniu rekordu. Tak/Nie stosuje się do określenia prawdy lub fałszu; na przykład czy pracownik jest ubezpieczony lub też nie. Obiekt OLE stosuje się do przechowywania obiektów w rodzaju dokumentu programu Microsoft Word, Excel, rysunków typu.bmp, itp. Hiperłącze stosuje się do przechowywania hiperłączy (na przykład odnośników do stron internetowych). Kreator odnośników tworzy pole kombi pozwalające wybrać wartości z innej tabeli lub z wprowadzonej listy wartości; wybranie tej opcji uruchamia kreatora definiującego powiązanie z tabelą źródłową. Opis nie jest obowiązkowym parametrem pola, jednak pozwala na wyjaśnienie, jakiego rodzaju dane będą przechowywane w polu. Określanie właściwości pola Po wpisaniu nazwy pola aktywna staje się część okna projektowego przeznaczona na określenie właściwości pola. Dla typu Autonumerowanie są one ustawione automatycznie (rys. 5). Rozmiar pola określa rozmiar i typ wartości; standardowo właściwość ta ustala maksymalną liczbę znaków, którą można wprowadzić do pola jednak nie więcej niż 255. Nowe wartości określa czy kolejne numery mają przyrastać o 1, czy też mają być generowane losowo. Format określa sposób wyświetlania wszystkich danych w polu po zakończeniu ich wprowadzania. Tytuł określa nazwę pola wyświetlaną w arkuszu danych tabeli podczas ich oglądania. Indeksowane ustala odpowiedź na pytanie, czy dane z pola mają być indeksowane (indeksowanie ułatwia sortowanie i wyszukiwanie danych, zaś opcja Tak (bez powtórzeń) gwarantuje unikatowość identyfikatora kategorii towaru) Ćwiczenie 2 Tabelę Osoby otwórz w widoku projekt. Zapoznaj się z nazwami pól, typem danych oraz własnościami pola. Tabela Osoby: a) Nr osoby typ danych: Autonumer, rozmiar pola: liczba całkowita długa, nowe wartości: przyrostowy, 4
b) Nazwisko typ danych: tekst, rozmiar pola: 50, c) Imię typ danych: tekst, rozmiar pola: 50, d) Ulica typ danych: tekst, rozmiar pola: 50, e) Numer typ danych: liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, f) Mieszkanie typ danych: liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, g) Kod pocztowy typ danych: tekst, rozmiar pola: 6, maska wprowadzania: 00-000, h) Telefon typ danych: tekst, rozmiar pola 7, maska wprowadzania: 00-00-0000. Ustawić klucz podstawowy na pole Nr osoby. 5 Rys. 6 Zauważ, że przy nazwie pola Kod pocztowy typ danych jest tekstowy, a właściwości pola mają dodatkowe właściwości. Maska wprowadzania ustala wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu, to znaczy sposób, w jaki są one wyświetlane podczas wprowadzania. Maskę wprowadzania można ustalić tylko dla typu tekst lub data/godzina. Przykładowe maski: 00-000 kod pocztowy, (000) 000-0000 nr telefonu (041) 341-1222; >?<????????? wpisane znaki będą przekształcane na pierwszą dużą literę; > znaki po prawej stronie tego znaku przekształcą się na duże litery; < znaki po prawej stronie tego znaku przekształcą się na małe litery, 0 oznacz wprowadzane cyfry, jest wymagane, 9 oznacza wprowadzane cyfry, nie jest wymagane, L oznacz wprowadzane litery, jest wymagane, Aby wyświetlana była spacja, należy wpisać " "! powoduje, że znaki w masce wprowadzania są wyświetlane od strony prawej do lewej zamiast od lewej do prawej. Znaki wpisywane w masce wprowadzania zawsze wypełniają ją od strony lewej do prawej. Znaku wykrzyknika można użyć w dowolnym miejscu w masce wprowadzania. Wartość domyślna ustala wartość wpisywaną automatycznie w nowym rekordzie. Reguła poprawności określa warunek, który musi być spełniony, aby dana wprowadzona do pola została zaakceptowana. Komunikat o błędzie to tekst wyświetlany w przypadku próby wprowadzenia w polu danej, która nie spełnia reguły poprawności. Wymagane ustala odpowiedź na pytanie, czy pole musi być obowiązkowo wypełnione, czy też nie. Zerowa długość dozwolona ustala odpowiedź na pytanie, czy dopuścić umieszczenie w polu ciągu znaków o zerowej długości (ciągiem znaków o zerowej długości jest ciąg złożony z dwóch cudzysłowów: Kompresja Unicode umożliwia zastosowanie schematu kodowania znaków Unicode dla danych w polu typu Tekst, Nota lub Hiperłącze. Kod Unicode może obsługiwać aż 65 536 znaków.
Ćwiczenie 3 Zaimportować tabelę Wypożyczenia, która zapisana jest jako plik Excela a znajduje się w katalogu podanym przez prowadzącego zajęcia. W oknie bazy danych kliknij przycisk Nowy. Po otrzymaniu okna Nowa tabela wybrać Tabela importu i zatwierdzić OK. Rys. 7 Po otwarciu się okna Importuj wskazujemy w polu Szukaj w odpowiedni folder a w polu Pliki typu wybierz Microsoft Excel. Wskaż na plik wypożyczenia. Zatwierdź przyciskiem Importuj. Rys. 8 Po otwarciu okna kreatora importu arkuszy wybierz przycisk Dalej. Przejdziesz przez 6 kroków kreatora importu tabeli. Zwróć uwagę aby: w drugim kroku zaznaczyć opcję: Pierwszy wiersz zawiera nagłówek kolumn; w czwartym kroku ustal, które pola będą indeksowane, piąty krok to wybranie klucz podstawowego, szósty krok, to nadanie nazwy importowanej tabeli. 6
Rys. 9 Tabela wypożyczenia składa się z następujących pól: a) Nr kasety typ danych: Liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, b) Nr osoby typ danych: liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa, c) Data wypożyczenia typ danych: data/godzina, format: data krótka, maska wprowadzania: 0000-00-00, wartość domyślna: 0000-00-00, d) Ilość dni typ danych: liczba, rozmiar pola: liczba całkowita długa. Ustawić klucz podstawowy na pole Nr kasety i Nr osoby. Sprawdzić, czy wszystkie typy pól w zaimportowanej tabeli zgadzają się. Relacje w bazie danych Baza danych przechowuje informacje w tabelach. Każda tabela zawiera ściśle określony rodzaj informacji, nie powtarzający się w innych tabelach. Aby możliwe było łączenie danych z różnych tabel, tworzy się między tabelami powiązania zwane relacjami. Relacje definiuje się za pomocą pola(pól) występujących w obu powiązanych ze sobą tabelach. Wśród relacji można wyróżnić relacje typu: jeden-do-jednego, jeden-do-wielu oraz wiele-do-wielu. Rysunek nr 7 przedstawia jak skorzystać z pomocy wbudowanej w programie Access. Po otwarciu z menu Pomoc, Microsoft Access-Pomoc otworzy się okno asystenta, gdzie w wskazanym polu wpisujemy interesujący nas temat, i klikamy na wyszukaj. Wpisz: Relacje w bazie danych; następnie wybierz Tworzenie i modyfikowanie relacji, a na pytanie co chcesz wiedzieć? wybierz: Dowiedzieć się więcej na temat relacji w bazie danych. Zapoznaj się z wyjaśnieniami dotyczącymi typów relacji. Rys. 10 Ćwiczenie 4 1. Ustawić relacje (powiązania między tabelami): a) z menu Narzędzia wybrać opcję Relacje, 7
b) do widoku dodać odpowiednie tabele (Kasety, Osoby i Wypożyczenia), c) tabelę Wypożyczenia ustawić pomiędzy Kasety i Osoby, d) ustawić relację pomiędzy tabelą Kasety i Wypożyczenia: nacisnąć przycisk myszy na polu Nr kasety w tabeli Wypożyczenia i przeciągnąć kursor myszy na pole Nr kasety w tabeli Kasety. Wybrać opcję Wymuszaj więzy integralności, zaś typ sprzężenia wybrać 3: Uwzględniaj wszystkie rekordy z Wypożyczenia i tylko te rekordy dla z Kasety dla których związane pola są równe. e) ustawić relację pomiędzy tabelą Osoby i Wypożyczenia: nacisnąć przycisk myszy na polu Nr osoby w tabeli Wypożyczenia i przeciągnąć kursor myszy na pole Nr osoby w tabeli Kasety. Wybrać opcję Wymuszaj więzy integralności, zaś typ sprzężenia wybrać 3: Uwzględniaj wszystkie rekordy z Wypożyczenia i tylko te rekordy dla z Osoby dla których związane pola są równe. Z menu Narzędzia wybrać opcję Relacje lub kliknąć przycisk Relacje. W oknie Relacji klikamy na przycisk Pokaż tabelę. Klikamy nazwę poszczególnych tabel, a następnie przycisk Dodaj. Rys. 11 W menu Relacje wybranie opcji Edytuj relacje daje możliwość ustawień relacji jeden-do jednego między tabelami Wypożyczalnia i Kasety oraz relacji jeden-do-wielu między tabelami Wypożyczalnia i Osoby. 8
Rys. 12 Rys. 13 ` Więzy integralności zapewniają poprawność relacji między rekordami powiązanych tabel. Włączone opcje Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne i Kaskadowo usuń rekordy pokrewne służą do automatycznej zmiany bądź wykasowania danych w tabelach związanych relacją. Wymuszenie więzów integralności spowodowało, pojawienie się wyraźnej informacji o tym, że relacja ma typ jeden-do-wielu. 9