REGULAMIN REKRUTACJI I UCZESTNICTWA w projekcie pt. Polubić finanse 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Niniejszy Regulamin określa zasady rekrutacji, warunki uczestnictwa oraz formy wsparcia w projekcie pt. Polubić finanse. 2. Projekt Polubić finanse realizowany jest przez Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa, www.zhp.pl oraz partnerów: organizacją skautową Bandalag Islenskra Skat z Reykjaviku w Islandii oraz Centrum Partycypacji Społeczno-Ekonomicznej w Gdańsku. 3. Projekt jest realizowany od 01.10.2014 r. do 30.04.2016 r. na terenie 5 województw: dolnośląskim, łódzkim, mazowieckim, podkarpackim, pomorskim. 4. Adres Biura Projektu: ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa. 5. Projekt realizowany jest przy wsparciu Fundacji im. Stefana Batorego w partnerstwie z Polską Fundacją Dzieci i Młodzieży w ramach programu Obywatele dla Demokracji. 6. Projekt Polubić finanse jest skierowany do osób w wieku 16 25 lat uczniów, studentów, w tym liderów organizacji pozarządowych. 7. Na potrzeby projektu założona została podstrona www na stronie www.zhp.pl, zatytułowana Polubić finanse, na której zamieszczane będą dokumenty do pobrania, niezbędne w procesie rekrutacji oraz informacje na temat bieżącej realizacji projektu. Ilekroć w Regulaminie mowa o: 2 SŁOWNIK POJĘĆ 1. Projekcie należy przez to rozumieć projekt pt. Polubić Finanse (realizowany w ramach umowy podpisanej pomiędzy Związkiem Harcerstwa Polskiego a Fundacją im. Stefana Batorego w partnerstwie z Polską Fundacją Dzieci i Młodzieży o dofinansowanie realizacji projektu ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego w ramach programu Obywatele dla Demokracji). 2. Regulaminie należy przez to rozumieć Regulamin uczestnictwa i rekrutacji w projekcie pt. Polubić Finanse. 3. Kandydacie oznacza to osobą ubiegającą się o zakwalifikowanie do udziału w Projekcie na podstawie zasad określonych w Regulaminie. 4. Uczestniku projektu oznacza to Kandydata, który po spełnieniu wszystkich wymogów określonych w Regulaminie został dopuszczony do udziału w Projekcie. 5. Realizatorze projektu należy przez to rozumieć Związek Harcerstwa Polskiego z siedzibą przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa. 6. ZHP należy przez to rozumieć Związek Harcerstwa Polskiego. 7. Biurze projektu należy przez to rozumieć siedzibę Związku Harcerstwa Polskiego z siedzibą przy ul. Marii Konopnickiej 6, 00-491 Warszawa. 8. Organizacjach/organizacjach pozarządowych należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe w rozumieniu zapisów Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
3 CELE PROJEKTU Celem głównym projektu jest przygotowanie 120 osób w wieku 16-25 lat do zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych oraz umiejących wpływać na finanse jednostek samorządu terytorialnego. Celami szczegółowymi projektu są: 1. Podniesienie wiedzy i umiejętności 200 liderów w zakresie: zarządzania finansami w organizacjach, prowadzenia księgowości, zarządzania projektem oraz pozyskiwania środków. 2. Realizacja działań w zakresie inicjowania oddolnych akcji, aktywizacji społecznej, samoorganizacji. 3. Podniesienie jakości rozliczeń finansowych w organizacjach. 4 ZAKRES WSPRACIA W ramach projektu oferowane będą następujące formy wsparcia: 1. Warsztaty wprowadzające Zadaniem warsztatów wprowadzających jest pomoc uczestnikom w określeniu swoich zainteresowań związanych z zarządzaniem finansami. Preferencje uczestników, będą miały bezpośrednie odzwierciedlenie w dalszym przebiegu projektu. 2. Projekty lokalne realizowane przy wsparciu tutora Każda grupa zawiązana przez uczestników na potrzeby projektu, będzie znajdowała się pod opieką tutora, który wspólnie z nimi określi specyfikę grupy, stworzy ich indywidualny plan działania oraz wesprze grupę w realizacji projektu. Głównym zadaniem grupy będzie zrealizowanie własnego zadania związanego z finansami w jednym z 3 obszarów proponowanych w projekcie: finanse publiczne, czyli wpływanie na politykę młodzieżową w gminie/powiecie lub tworzenie kampanii dotyczącej budżetu obywatelskiego w miejscowościach, w których jest wprowadzany, bądź już funkcjonuje; zarządzanie finansami w organizacji, czyli pozyskiwanie środków lub prowadzenie księgowości; ekonomizacja działań organizacji lub grupy nieformalnej, czyli działalność odpłatna, gospodarcza, miniprzedsiębiorstwo. 3. Akcja szkoleniowa Akcja szkoleniowa będzie trwać od czerwca 2015 r. do marca 2016 r. Zaplanowano następujące cykle szkoleniowe do wyboru: finanse w organizacji, finanse w samorządzie, ekonomizacja działań organizacji pozarządowych, instrumenty finansowe w życiu prywatnym, prawa konsumenckie. Możliwe są też tematy szkoleń zgłaszane przez samych uczestników, adekwatne do zakresu podejmowanych działań i wynikające z opracowanymi wspólnie z tutorami planami działania. Ukończenie szkolenia i uzyskanie min 60% pkt w teście wiedzy, poświadczone zostanie certyfikatem.
4. Wizyta studyjna Podczas wizyty studyjnej uczestnicy poznają działania podejmowane przez organizację skautową Bandalag Islenslra Skat w Islandii. 5. Seminaria regionalne z udziałem partnera z Islandii Seminaria regionalne to okazja do podsumowania działań podejmowanych przez grupy. Program seminariów oprze się o trzy elementy: prezentację filmu o działaniach grup lokalnych, dyskusję przy otwartych stolikach (open space) oraz prezentację islandzkich praktyk w zakresie zarządzania finansami w organizacji i wpływu młodzieży na budżet władz samorządowych. 6. Poradnik W ramach projektu zostanie stworzony wirtualny poradnik, w którym dostępna będzie wiedza teoretyczna, dotycząca szeroko pojętych finansów, propozycje działań dla grup pochodzące od islandzkiego partnera oraz opisy działań podjętych przez grupy oraz ich efektów w formie scenariuszy i propozycji aktywności dla innych liderów młodzieżowych. Warunki uczestnictwa w projekcie: 5 WARUNKI UCZESTNICTWA W PROJKECIE, REKRUTACJA 1. Uczestnikiem projektu może zostać osoba, która: znajduje się w przedziale wiekowym 16-25 lat, tzn. w chwili przystąpienie do projektu kandydat musi mieć ukończone 16 lat i jednocześnie nie może mieć ukończone więcej niż 25 lat; zamieszkuje województwo objęte projektem, tzn. województwo dolnośląskie, łódzkie, mazowieckie, podkarpackie lub pomorskie; jest członkiem organizacji pozarządowej, wolontariuszem i/lub radnym w młodzieżowej radzie gminy; chce podnieść swoją wiedzę z zakresu zarządzania finansami; jest otwarta i gotowa na nowe wyzwania; potrafi współpracować w grupie; we wskazanym przez Realizatora terminie, wypełni internetowy formularz zgłoszeniowy. Rekrutacja uczestników projektu: 1. Podstawą rekrutacji jest wypełnienie, we wskazanym przez Realizatora terminie, internetowego formularza zgłoszeniowego, w którym kandydaci: dobrowolnie podadzą swoje, zgodne ze stanem faktycznym, dane personalne i kontaktowe niezbędne do przeprowadzenia dalszych procesów monitorujących, opiszą swoje, zgodne ze stanem faktycznym, zainteresowania, zaangażowanie społeczne, dotychczasowe doświadczenia oraz plany po zakończeniu udziału w projekcie. 2. Decyzje o zakwalifikowaniu kandydata do projektu oraz grupy projektowej podejmie Zespół Koordynatora Projektu na podstawie danych przedstawionych w formularzu zgłoszeniowym. 3. Osoby zakwalifikowane bądź nie zakwalifikowane do projektu zostaną poinformowane drogą mailową i/lub telefonicznie. 4. Z osobami zakwalifikowanymi do projektu zostanie podpisana umowa, określająca zakres działań do wykonania, do których zobowiąże się uczestnik i świadczeń jakie otrzyma w ramach projektu. 5. W każdym z województw objętych projektem, zrekrutowanych zostanie 40 osób. Łącznie 200 osób.
6. W każdym z województw objętych projektem, utworzonych zostanie 8 grup projektowych. Łącznie 40 grup. 7. W terminie nie później niż 5 dni roboczych od otrzymania wiadomości o utworzeniu grupy, członkowie zobowiązani są wybrać lidera grupy osobę kontaktową. 8. W przypadku, gdy do udziału w projekcie zgłosi się więcej osób niż jest przewidzianych miejsc, będą tworzone listy rezerwowe. Warunki uczestnictwa w poszczególnych formach wsparcia: 1. W poszczególnych formach wsparcia przewidzianych w projekcie, będą mogli wziąć udział wyłącznie uczestnicy projektu. Wyjątek stanowi wizyta studyjna, w której udział wezmą zarówno uczestnicy projektu jak i członkowie zespołu projektowego. 2. Warsztaty wprowadzające w każdym z 5 województw, w których prowadzony jest projekt, zostanie przeprowadzony jeden warsztat trzydniowy. Łączna liczba wszystkich uczestników warsztatów to 120 osób (minimum 3 osoby z każdej grupy). 3. Akcja szkoleniowa w każdym z 5 województw, w których prowadzony jest projekt oraz podczas Letniej Akcji Szkoleniowej ZHP, zostaną przeprowadzone cykle szkoleniowe w formie dwu-trzydniowych zjazdów, każdy dla 15-20 osób. Łączna liczba wszystkich uczestników akcji szkoleniowej to 100 osób. 4. Wizyta studyjna w wizycie studyjnej będzie uczestniczyć 12 osób: 8 wybranych spośród uczestników oraz 4 wybranych spośród zespołu projektowego. 5. Seminaria regionalne w każdym z 5 województw, w których prowadzony jest projekt, odbędzie się jedno z 5 seminariów podsumowujących. Łączna liczba uczestników wszystkich seminariów to min. 250 osób (uczestnicy projektu, przedstawiciele partnera z Islandii oraz partnera z polski, zaproszeni goście). Rekrutacja na poszczególne formy wsparcia: 1. Rekrutacja do udziału na poszczególne formy wsparcia będzie oparta o działania informacyjno-promocyjne, które polegać będą na informowaniu uczestników projektu o organizacji wyżej wymienionych form. Działania prowadzone będą poprzez kontakt telefoniczny z uczestnikami, mailing oraz informacje umieszczone na podstronie www zatytułowanej Polubić finanse, na stronie www.zhp.pl. 2. Osoby zgłaszające chęć uczestnictwa w wyżej wymienionych formach wsparcia, zobowiązane będą każdorazowo do wypełnienia, we wskazanym przez Realizatora terminie, elektronicznego formularza zgłoszeniowego znajdującego się na podstronie www zatytułowanej Polubić finanse, na stronie www.zhp.pl. 3. W przypadku, gdy do udziału w oferowanym wsparciu zgłosi się więcej osób niż jest przewidzianych miejsc, będą tworzone listy rezerwowe. 4. Osoby zakwalifikowane bądź nie zakwalifikowane do oferowanych form wsparcia zostaną poinformowane drogą mailową i/lub telefonicznie. 6 ZASADY MONITORINGU UCZESTNIKÓW PROJEKTU 1. W ramach realizacji projektu prowadzony jest bieżący monitoring działań zaplanowanych w projekcie. 2. Uczestnicy projektu zobowiązani są do współdziałania z pracownikami projektu w zakresie wszelkich działań podejmowanych dla potrzeb monitorowania projektu.
3. Na potrzeby ewaluacji projektu uczestnicy zobowiązani są do współpracy podczas prowadzenia badań ewaluacyjnych. 4. Uczestnik na potrzeby monitorowania projektu zobowiązany jest do: informowania o wszelkich zmianach w danych podanych w dokumentacji rekrutacyjnej w ciągu 7 dni od ich powstania; potwierdzenia uczestnictwa we wsparciu poprzez złożenie podpisu na liście obecności; potwierdzenia odbioru otrzymywanego wsparcia własnoręcznym podpisem (m.in. materiały dydaktyczne, wsparcie rzeczowe); wypełniania ankiet związanych z realizacją projektu dla celów monitoringu, kontroli i ewaluacji projektu; wyrażenia zgody na fotografowanie i udostępnianie wizerunku na potrzeby kręcenia filmów dokumentujących przebieg projektu. 7 PRAWA I OBOWIĄZKI UCZESTNIKÓW PROJEKTU 1. Uczestnik projektu ma prawo do: udziału w bezpłatnych formach wsparcia zaplanowanych w Projekcie; wglądu i modyfikacji swoich danych osobowych udostępnionych na potrzeby projektu; otrzymania materiałów szkoleniowych; otrzymania zaświadczenia poświadczającego udział w oferowanym wsparciu. 2. Uczestnik projektu jest zobowiązany do: przestrzegania niniejszego Regulaminu; wypełnienia dokumentów rekrutacyjnych, o których jest mowa w częściach dotyczących procesów rekrutacji; bieżącego informowania o zmianie danych zarówno uczestników, jak i organizacji pozarządowych, które reprezentują przystępując do projektu; osobistego uczestniczenia we wszystkich formach wsparcia, do których się zgłosił; dojazdu na wcześniej wskazane miejsce warsztatu we własnym zakresie; poddawania się monitoringowi zgodnie z zasadami, o których mowa w 6; bieżącego informowania o wszystkich zdarzeniach mogących zakłócić dalszy udział uczestnika w projekcie; poinformowaniu Realizatora projektu w formie pisemnej o rezygnacji z uczestnictwa w projekcie; w przypadku braku możliwości uczestniczenia w danej formie wsparcia do uczestnictwa, w której się zobowiązał, do poinformowania (mailowo, telefonicznie, osobiście) Realizatora Projektu o planowanej nieobecności: najpóźniej 5 dni roboczych przed planowanym wsparciem. W takiej sytuacji dopuszcza się również wydelegowanie innego przedstawiciela tej samej organizacji pozarządowej do skorzystania ze wsparcia;
w przypadku rezygnacji z udziału w działaniu projektowym, do którego się zobowiązał później niż na 5 dni roboczych przed szkoleniem uczestnik ma obowiązek w swoim zastępstwie wydelegować do skorzystania ze wsparcia przedstawiciela tej samej organizacji. W przeciwnym wypadku Realizator Projektu zastrzega sobie możliwość żądania zwrotu kosztów ponoszonych w związku z organizowanym działaniem. Nie dotyczy to uzasadnionej nieobecności (np. choroby, wypadku losowego itp.). 3. Małoletni uczestnik projektu, podczas udziału w organizowanych formach wsparcia: jest obowiązany do nieposiadania i niekorzystania z jakichkolwiek używek, w tym alkoholu, nikotyny lub środków o zbliżonym charakterze, pod rygorem natychmiastowego wykluczenia z udziału w projekcie, jest obowiązany do uprzedzania przedstawiciela organizatora o zamiarze każdorazowego wyjścia poza miejsce organizowania warsztatów oraz do zgłoszenia swojego powrotu, pozostaje pod wyłączną pieczą swoich przedstawicieli ustawowych, ponoszących pełną odpowiedzialność za jego zachowanie oraz bezpieczeństwo; odpowiedzialności tej nie ponosi organizator. 8 ZASADY REZYGNACJI Z UDZIALU W PROJEKCIE 1. Rezygnacja z udziału w projekcie możliwa jest tylko w uzasadnionych przypadkach i następuje poprzez złożenie pisemnego oświadczenia na formularzu dostarczonym przez Organizatora. 2. Uzasadnione przypadki, o których mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu mogą wynikać z przyczyn natury zdrowotnej lub działania siły wyższej i z zasady nie mogą być znane przez uczestnika w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. 3. Organizator zastrzega sobie prawo do skreślenia uczestnika z listy uczestników projektu w przypadku naruszenia przez niego niniejszego regulaminu oraz zasad współżycia społecznego. 4. W przypadku rezygnacji lub skreślenia uczestnika z listy osób zakwalifikowanych do projektu, jego miejsce zajmie pierwsza osoba z listy rezerwowej zgodnie z zasadami zawartymi w 5. 5. Realizator może dochodzić zwrotu kosztów uczestnictwa w projekcie od osób, które z własnej winy przerwały udział w nim. Uczestnik może zostać zobowiązany do zwrotu należnej kwoty, która będzie ustalana indywidualnie, uzależniona będzie od etapu, na jakim uczestnik przerwał udział w projekcie. 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 27 lipca 2002r. 2. W sprawach spornych ostateczna interpretacja Regulaminu rekrutacji i uczestnictwa w projekcie pt. Polubić finanse należeć będzie do Realizatora projektu. 3. Warunkiem udziału uczestnika/uczestniczki w projekcie jest wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych (zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), do celów związanych z przeprowadzeniem rekrutacji, monitoringu i ewaluacji projektu.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania skutkuje niemożnością uczestnictwa w projekcie. 5. Regulamin jest dostępny w Biurze Projektu oraz na stronie internetowej Realizatora Projektu www.zhp.pl. 6. Realizator Projektu zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w sytuacji zmiany wytycznych, warunków realizacji projektu lub dokumentów programowych, o czym niezwłocznie poinformuje na swojej stronie internetowej. 7. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem 01.10.2014 r. i obowiązuje do czasu zakończenia projektu, tj. do 30.04.2016 r.