Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plan komunikacji w ramach projektu CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec WPROWADZENIE Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec. W szczególności w dokumencie określone zostaną: cele projektu wdrożenia metody CAF, strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne, sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu przekazywanych poszczególnym grupom odbiorców. 1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie Wspólna Metoda Oceny CAF (ang. Common Assessment Framework) jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych zarządczych. Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, że doskonałe wyniki organizacji osiągane są poprzez przywództwo ukierunkowane na strategię i planowanie, pracowników, partnerstwo, zasoby i procesy. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny. Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez: identyfikację mocnych stron, identyfikację obszarów do doskonalenia, opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk, możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking), przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości. Podstawowe cele krótkoterminowe związane z projektem samooceny CAF to: uzyskanie w wyniku samooceny informacji o stanie różnych elementów systemu zarządzania oraz wynikach organizacji, identyfikacja obszarów doskonalenia, określenie i wdrożenie działań doskonalących służących poprawie systemu zarządzania, uzyskanie przez pracowników urzędu wiedzy i umiejętności związanych z procesem samooceny CAF.
Podstawowe cele długoterminowe związane z projektem samooceny CAF to: poprawa usług publicznych dostarczanych przez urząd w wyniku wdrożenia działań doskonalących, usprawnienie systemu zarządzania w urzędzie w zakresie przywództwa, planowania, zarządzania pracownikami, procesami i zasobami oraz rozwoju relacji partnerskich, poprawa zarządzania wynikami organizacji przez określenie oraz realizowanie celów i wskaźników wyników w zakresie wyników kluczowych oraz relacjach z klientami, pracownikami i społeczeństwem, budowa wizerunku urzędu jako profesjonalnej i doskonalącej się organizacji wykonującej działania na rzecz wspólnoty samorządowej. Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy: 1. FAZA I - Początek drogi z metodą CAF Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny 2. FAZA II - Proces samooceny Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny Krok 4: Organizacja szkoleń Krok 5: Przeprowadzenie samooceny Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny 3. FAZA III - Plan doskonalenia/ustalenie priorytetów Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia Krok 9: Realizacja planu doskonalenia Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF 2. Plan komunikacji wdrożenia metody CAF w Urzędzie Plan komunikacji stanowi opis kierunków, sposobów i celu przepływu informacji pomiędzy bezpośrednimi uczestnikami projektu wdrożenia metody CAF w Urzędzie (w szczególności: kierownictwo, Koordynator ds. CAF, członkowie grup samooceny, członkowie zespołów wdrażających projekty ), jak również pomiędzy uczestnikami projektu, a jego otoczeniem (pozostali pracownicy, społeczeństwo itp.) w ramach kolejnych kroków wdrażania CAF. Opis sposobu komunikacji uwzględnia również potrzeby informacyjne, częstotliwość komunikowania się oraz metody komunikacji pomiędzy jego uczestnikami projektu. Kierunki komunikacji uwzględniają zarówno podmioty wewnątrz, jak i na zewnątrz, co ułatwić ma proces sprawnego zarządzania i realizację wdrażania CAF. 2.1. Zainteresowane strony Podmiotami zainteresowanymi realizacja projektu są: 1) podmioty wewnętrzne: Kierownictwo, Samorządowy Zespół ds. CAF, Koordynator ds. CAF, pracownicy, 2) podmioty zewnętrzne: klienci: mieszkańcy gminy, organizacje pozarządowe działające na terenie gminy, przedsiębiorcy,
współpracownicy urzędu: gminne jednostki organizacyjne, podmioty współpracujące z Urzędem Gminy, Rada Gminy Jasieniec. 2.2. Potrzeby informacyjne i oczekiwane korzyści W ramach realizacji projektu CAF zostały zdefiniowane następujące potrzeby informacyjne: 1. Informacja o celach i zasadach realizacji projektu CAF. 2. Informacja o przebiegu realizacji kolejnych etapów CAF. 3. Zmotywowanie do aktywnego udziału i zaangażowania pracowników. 4. Zapewnienie efektywności wdrażania CAF. 5. Budowanie wizerunku Gminy Jasieniec, jako profesjonalnego urzędu reagującego na zmieniające się warunki i dostosowanego do zmieniających się potrzeb jego klientów. Informacje o przystąpieniu do wdrażania metody CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec, o jej założeniach i korzyściach zamieszczone będą na stronie internetowej oraz tablicy ogłoszeń. Informacje dla pracowników o kolejnych etapach realizacji i podejmowanych działaniach przekazywane będą drogą e-mailową. Informacje dla Kierownictwa przekazywane będą w możliwie najpełniejszej formie na bieżąco. Oczekiwane korzyści dla różnych stron zainteresowanych (równoznaczne z zidentyfikowanymi potrzebami informacyjnymi): Zainteresowana strona Kierownictwo Samorządowy Zespół ds. CAF Wszyscy pracownicy Rada Gminy Klienci - mieszkańcy gminy, organizacje pozarządowe działające na terenie gminy, przedsiębiorcy Gminne jednostki organizacyjne i inne podmioty współpracujące z Urzędem Oczekiwane korzyści Informacja o celach, przebiegu i wynikach samooceny CAF dla. Informacja o wynikach wdrażania działań doskonalących. Informacja o działaniach podejmowanych w ramach projektu, ich harmonogramie i zakresach odpowiedzialności. Mobilizacja do aktywnego udziału i zaangażowania w działania projektu. Informacja o zasadach i korzyściach samooceny CAF. Zapewnienie współpracy z Zespołem ds. CAF dla zapewnienia kompletności dowodów w procesie samooceny. Informacja o szczegółowych planach realizacji. Mobilizacja do aktywnego udziału i zaangażowania w działania doskonalące Informacja o wynikach realizacji działań doskonalących. Informacja o wynikach samooceny i realizacji działań doskonalących. Budowanie wizerunku, jako profesjonalnej jednostki reagującej na zmieniające się warunki i dostosowanej do zmieniających się potrzeb jej klientów. Budowanie atmosfery współpracy z innymi podmiotami dla wspólnej realizacji celów strategicznych Gminy
2.3. Dostawca informacji Głównym dostawcą informacji nt. projektu wdrożenia CAF w Urzędzie Gminy Jasieniec jest Koordynator ds. CAF, do którego zadań w tym zakresie należy: przestrzeganie ustalonych terminów przekazywania informacji na temat projektu, zachowanie należytej staranności w zakresie przygotowania treści komunikatów na temat poszczególnych faz projektu. 2.5. Zakres, forma i częstotliwość komunikacji Informacje o realizacji projektu, w tym uwzgledniające: prezentację wyników samooceny, informacje o planie, raport końcowy przekazywane będą za pośrednictwem informacji publikowanych na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń, poczty e-mail i na spotkaniach roboczych. Szczególną formą informacji stanowi sprawozdanie z przebiegu procesu samooceny oraz plan doskonalenia organizacji. Odbiorca informacji Kierownictwo Samorządowy Zespół ds. CAF, Koordynator ds. CAF Wszyscy pracownicy Klienci, współpracownicy Rada Gminy Jasieniec Cel informacji Informacja o projekcie Informowanie o planowanych i realizowanych działaniach, zatwierdzenie planu Informowanie o celu i metodyce projektu Informowanie o planowanych i realizowanych działaniach Wypracowanie samooceny oraz planu Stała informacja o projekcie Stała informacja o projekcie Zakres oraz forma informacji Informacja ustna, spotkanie bezpośrednie Informacja ustna na temat postępów realizacji projektu Spotkanie bezpośrednie, sprawozdanie, prezentacja Warsztaty z konsultantem, materiały szkoleniowe Spotkania bezpośrednie, e-mail, warsztaty uzgadniające Warsztaty z konsultantem, materiały szkoleniowe Strona internetowa, tablica ogłoszeń Prezentacja Strona internetowa, tablica ogłoszeń Spotkanie, sprawozdanie, prezentacja, strona internetowa Częstotliwość informowania Jednorazowo, grudzień 2014 Na bieżąco podczas realizacji kolejnych etapów projektu Październik 2015 Na bieżąco podczas realizacji kolejnych etapów projektu Październik 2015 Przez cały czas trwania projektu Przez cały czas trwania projektu
Spotkania robocze, informacja ustna i e-mail. 1. Spotkanie planistyczne konsultanta z Koordynatorem ds. CAF oraz Samorządowym Zespołem ds. CAF w celu udzielenia wyjaśnień i pomocy w trakcie prac, w szczególności: ustalenia zakresu samooceny, zasad wyboru grupy samooceny, stworzenia planu komunikacji, monitorowania procesu samooceny i jej uzgodnienia, opracowania samooceny, uzgodnienia wyników samooceny oraz konsensusu, przygotowania planu i wsparcia ich realizacji. 2. Szkolenia z Samorządowym Zespołem ds. CAF. 3. Warsztaty uzgadniające zespołu (z udziałem konsultanta). 4. samooceny (spotkanie z Kierownictwem ). 5. Spotkania dotyczące prezentacji planu doskonalenia. Sprawozdania Po przeprowadzeniu warsztatów i spotkań uzgadniających grupy samooceny, nastąpi opracowanie wyników samooceny w formie sprawozdania oraz planu. Materiały te zostaną udostępnione Kierownictwu i pracownikom. Strona internetowa Gminy Jasieniec i tablica ogłoszeń Na stronie internetowej Gminy oraz tablicy ogłoszeń zamieszczona zostanie informacja o wdrożeniu projektu, jego celach i poszczególnych etapach. Informacja będzie kierowana zarówno dla klientów zewnętrznych jak i pracowników. Prezentacja Końcowa prezentacja wyników samooceny oraz planu będzie przedstawiona Kierownictwu, a po jego zatwierdzeniu również pracownikom. Prezentacja będzie przedstawiana także innym interesariuszom projektu (Rada Gminy, inne jednostki organizacyjne).