Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 informuje, że w dniu 04.01.2016 r. zostanie udostępniona Ankieta trwałości (Informacja Roczna) w wersji on-line na stronie http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl Instytucja Zarządzająca RPOWP przypomina, iż zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, obowiązkiem sprawozdawczym (złożeniem Ankiety trwałości) w roku 2016 objęte są wszystkie projekty, dla których wniosek o płatność końcową został zatwierdzony przed 1 lipca 2015 r. (data podana w pierwszym akapicie ostatniego pisma określającego wysokość środków zatwierdzonych do wypłaty w ramach danego projektu). Ankietę trwałości należy wypełnić on-line do dnia 22 stycznia 2016 r., a podpisaną wersję papierową/elektroniczną opatrzoną kwalifikowalnym podpisem elektronicznym Ankiety trwałości (wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego projektu załącznikami) należy przekazać do IZ RPOWP w nieprzekraczalnym terminie do dnia 2 lutego 2016 r. (decyduje data wpływu). W uzasadnionych problemami technicznymi przypadkach, po uzyskaniu wcześniejszej zgody Instytucji Zarządzającej RPOWP, możliwe będzie złożenie Ankiety trwałości w wersji MS Word. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA ANKIETY TRWAŁOŚCI Wypełnienie Ankiety oraz jej wydruk (wygenerowany w formacie PDF) możliwe jest po zalogowaniu się na stronie http://ankiety.rpowp.wrotapodlasia.pl. Uwaga!!! Instytucja Zarządzająca RPOWP zaleca wypełnianie Ankiet trwałości on-line w przeglądarkach innych niż Internet Explorer, np. Mozilla Firefox, Chrome, Opera. W celu uzyskania dostępu do Ankiety dotyczącej danego projektu należy autoryzować dostęp wpisując sumę kontrolną (ciąg znaków w lewym dolnym rogu na każdej stronie wydruku wniosku o płatność wypełnionego w Generatorze Wniosków o Płatność) z końcowego wniosku o płatność (ostatniej jego wersji zatwierdzonej po kontroli przez IZ RPOWP), wielkimi literami z pominięciem myślników, np. ABCD1234EFGH5678.
Informacja o sposobie autoryzacji dla Beneficjentów, którzy złożyli wniosek o płatność końcową w wersji MS Word znajduje się w zakończeniu niniejszej instrukcji. Po poprawnym wprowadzeniu sumy kontrolnej z końcowego wniosku o płatność wyświetlona zostanie wiadomość powitalna informująca o obowiązkach Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości w okresie trwałości projektu. Kolejnym krokiem, umożliwiającym rozpoczęcie wypełniania Ankiety trwałości, która zawiera dane zaczytane z wniosku Beneficjenta o płatność końcową, jest podanie numeru pierwotnej umowy o dofinansowanie w formacie UDA-RPPD.XX.XX.XX-20-XXX/XX-00 (należy stosować wielkie litery). Uwaga!!! Wyświetlenie tytułu projektu poniżej okna, w którym należy wprowadzić numer umowy o dofinansowanie, potwierdza jego prawidłowe wpisanie. Wprowadzenie nieprawidłowych danych oraz naciśnięcie przycisku Dalej spowoduje zablokowanie dalszej możliwości wypełniania ankiety. Odblokowania, po uprzednim zgłoszeniu problemu drogą mailową (ankieta.trwalosci@wrotapodlasia.pl), może dokonać jedynie Administrator systemu. W celu odblokowania dostępu do Ankiety należy wysłać zgłoszenie na powyższy adres mailowy, podając w jego treści: numer umowy o dofinansowanie projektu, którego ankieta dotyczy, nazwę Beneficjenta oraz sumę kontrolą z wniosku o płatność końcową. Po poprawnym wprowadzeniu sumy kontrolnej oraz numeru umowy o dofinansowanie projektu możliwe będzie rozpoczęcie wypełniania Ankiety trwałości. Pól uzupełnionych automatycznie na podstawie danych z wniosku o płatność końcową nie należy edytować, chyba że od czasu zakończenia realizacji projektu dane Beneficjenta (np. nazwa, numery telefonów, itp.) uległy zmianie. W takim przypadku należy dokonać stosownych korekt i poinformować o tym IZ RPOWP wykorzystując pole Dodatkowe uwagi:, będące jednym z ostatnich w ramach danej Ankiety
oraz potwierdzić kopiami, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem, stosownych dokumentów, np. wypis z KRS. Na każdym etapie wypełniania Ankiety możliwe jest: jej zapisanie i dokończenie w innym terminie (skrajny przycisk po lewej); przerwanie wypełniania z jednoczesnym usunięciem dotychczas wprowadzonych odpowiedzi (skrajny przycisk po prawej) oraz powrót do poprzedniej i przejście do kolejnej strony. W przypadku, gdy któreś z pytań jest obowiązkowe (oznaczone symbolem: *) i nie zostanie wypełnione, przy próbie przejścia na kolejną stronę zostanie wyświetlony następujący komunikat: Po kliknięciu przycisku OK nastąpi powrót do strony, na której znajduje się pominięte przy wypełnianiu pytanie obowiązkowe.
Beneficjenci Działania 6.2 Rozwój infrastruktury z zakresu opieki zdrowotnej zobowiązani są, w ramach Ankiety trwałości, do udzielenia odpowiedzi na dodatkowy zestaw pytań, dotyczący kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia, który zostanie wyświetlony po udzieleniu odpowiedzi na pytania dotyczące wszystkich Beneficjentów. Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie wymagane pytania zostanie wyświetlony poniższy komunikat jest to ostatni etap, na którym można skorzystać z przycisków funkcyjnych: Dokończ później, Wstecz oraz Wyjdź i wyczyść ankietę. Po kliknięciu przycisku Wyślij nie będzie możliwości dokonywania dalszych zmian w Ankiecie i zostanie wyświetlony poniższy komunikat. UWAGA!!! Powyższy komunikat zostanie także wyświetlony w przypadku wprowadzenia przez Beneficjenta nieprawidłowego numeru umowy o dofinansowanie w trakcie próby uzyskania dostępu do Ankiety trwałości. Kliknięcie linku Wydrukuj odpowiedzi spowoduje wyświetlenie całej wypełnionej Ankiety trwałości oraz uaktywni funkcję Eksportu do PDF. Wyeksportowany plik PDF należy zapisać (po zamknięciu okna dialogowego przeglądarki nie będzie możliwości ponownego wygenerowania pliku PDF), wydrukować, podpisać (w miejscu do tego wyznaczonym) i dostarczyć do siedziby IZ RPOWP lub (w przypadku Beneficjentów posiadających kwalifikowalny podpis elektroniczny) wysłać na adres ankieta.trwalosci@wrotapodlasia.pl po uprzednim opatrzeniu go kwalifikowalnym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta.
Po wydrukowaniu ankietę należy podpisać podając datę sporządzenia (dotyczy Beneficjentów nie posiadających kwalifikowalnego podpisu elektronicznego). UWAGA!!! W przypadku Beneficjentów Działania 6.2 Rozwój infrastruktury z zakresu opieki zdrowotnej po kliknięciu funkcji Eksportuj do PDF system ankietowania wygeneruje plik wydruku ankiety wraz z dodatkową stroną zawierającą odpowiedzi Beneficjenta dotyczące kontraktów z NFZ, stanowiący załącznik do ankiety, który po wydrukowaniu należy dodatkowo opatrzyć podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Beneficjenta. Podpisaną wersję papierową/elektroniczną opatrzoną kwalifikowalnym podpisem elektronicznym Ankiety trwałości (wraz ze wszystkimi wymaganymi dla danego projektu załącznikami) należy przekazać do IZ RPOWP w nieprzekraczalnym terminie do dnia 2 lutego 2016 r. (decyduje data wpływu). WAŻNE: Wartości wskaźników należy podać według stanu na ostatni dzień roku, za który składana jest ankieta (tj. stan na dzień 31.12.2015 r.). W przypadku gdy Beneficjent, z niezależnych od niego przyczyn, nie dysponuje powyższymi danymi na dzień sprawozdawczy (dotyczy wskaźników finansowych i ekonomicznych) wartości należy wykazać wg stanu na ostatni zamknięty okres, podając stosowną informację na ten temat w Ankiecie trwałości w polu Dodatkowe uwagi. W tym polu Ankiety trwałości, należy zamieścić także dodatkowy komentarz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. UWAGA: W przypadku Beneficjentów: 1. nie objętych zasadami pomocy publicznej należy dołączyć Oświadczenie o generowaniu dochodu, 2. dla których podatek VAT stanowił koszt kwalifikowalny (w całości lub częściowo) należy dołączyć Oświadczenie o kwalifikowalności VAT, 3. dla których okres trwałości projektu zakończył się w IV kwartale 2015 r. lub kończy się w I kwartale 2016 (patrz: data zatwierdzenia wniosku o płatność końcową) należy dołączyć Oświadczenie dotyczące trwałości utworzonych w wyniku realizacji projektu nowych miejsc pracy. Poprzez zrealizowanie wskaźnika rozumie się obsadzenie miejsca pracy, a nie tylko i wyłącznie jego utworzenie. W przypadku, gdy nowe miejsce pracy zostało utworzone, ale nie jest obsadzone lub gdy nastąpiła przerwa w jego obsadzeniu (np. w wyniku urlopu bezpłatnego zatrudnionego pracownika), czas ten nie może być wliczany do okresu trwałości. Wzory powyższych Oświadczeń dostępne są na stronie internetowej www.rpowp.wrotapodlasia.pl w zakładce Dokumenty/Trwałość Projektów.
Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu przed wprowadzeniem przez IZ RPOWP aplikacji Generator Wniosków o Płatność lub składali wnioski o płatność w formacie MS Word w celu uzyskania sumy kontrolnej umożliwiającej autoryzację dostępu proszeni są o przesłanie wiadomości drogą mailową na adres ankieta.trwalosci@wrotapodlasia.pl zawierającej: 1. numer umowy o dofinansowanie, 2. nazwę Beneficjenta, 3. wysokość dofinansowania ze środków EFRR, które zostało przekazane w ramach ostatniej transzy (na podstawie wniosku o płatność końcową). Sumy kontrolne przekazane przez IZ RPOWP w latach ubiegłych nie uległy zmianie! Na wiadomości nie zawierające wszystkich w/w informacji, z uwagi na brak możliwości potwierdzenia uprawnień danej osoby do uzyskania danych dotyczących danego projektu, IZ RPOWP nie będzie udzielała odpowiedzi. Na powyższy adres mailowy można zgłaszać także wszelkie problemy związane z wypełnianiem Ankiety trwałości. W celu usprawnienia wymiany informacji IZ RPOWP prosi także o podanie w mailu bezpośredniego telefonu kontaktowego do osoby odpowiedzialnej za obowiązki sprawozdawcze w ramach danego projektu.