Wykorzystanie otrzymanych środków finansowych Przygotowanie sprawozdania z rozliczenia otrzymanych środków finansowych. Analiza dokumentacji niezbędnej do rozliczenia dotacji. Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego.
BIZNES PLAN I ROZLICZENIE DOTACJI Przewidywane terminy związane z ubieganiem się o dotację oraz rozliczenie jej wydatkowania: - czas na wydatkowanie dotacji 3 miesiące (w uzasadnionych przypadkach możliwość wydłużenia terminu konieczna zgoda MARR S.A.); - rozliczenie dotacji (złożenie sprawozdania) do 30 dni od momentu zakończenia wydatkowania określonego w umowie o przyznanie środków finansowych
WYKAZ DOKUMENTÓW DOPUSZCZONYCH DO ROZLICZENIA ŚRODKÓW DOTACJI I WŁASNYCH
DOKUMENTY DO ROZLICZENIA Jeżeli BO dokonuje zakupu od przedsiębiorstwa będącego płatnikiem VAT FAKTURA VAT Uwaga: dopuszczalne jest wystawienie faktury pro forma w przypadku dokonywania przedpłaty
DOKUMENTY DO ROZLICZENIA Jeżeli BO dokonuje zakupu od przedsiębiorstwa nie będącego płatnikiem VAT FAKTURA (dawniej RACHUNEK)
DOKUMENTY DO ROZLICZENIA Jeżeli BO dokonuje zakupu od osoby fizycznej UMOWA KUPNA-SPRZEDAŻY PROTOKÓŁ ODBIORU
Potwierdzenie zapłaty Potwierdzenie zapłaty: potwierdzenie uiszczenia podatku od czynności cywilno-prawnych (opłacenie podatku wymagane w przypadku zakupu środków o wartości powyżej 1 000 zł brutto) W przypadku umowy kupna sprzedaży wymagany zapis w umowie kto opłaca podatek W przypadku zakupu samochodu dokumenty rejestrowe samochodu (zarejestrowany na firmę) / MARR w czasie kontroli w celach dowodowych może poprosić o kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem dokumentów rejestrowych potwierdzających zakup samochodu przez BO
Potwierdzenie zapłaty Potwierdzenie wykonania przelewu (wydruk z konta internetowego lub wyciąg bankowy) Gotówka (KP, lub adnotacja na fakturze: Zapłacono gotówką ) Za pobraniem dopuszczalna forma zapisu w przypadku dostarczenia przesyłki kurierskiej (dowód pobrania lub lista przewozowa) Zapłacono kartą płatniczą dopuszczalna forma wraz z wydrukiem z konta internetowego lub wyciągiem bankowym
Beneficjent powinien prowadzić wszystkie transakcje związane z prowadzoną działalnością gospodarczą za pośrednictwem rachunku firmowego Należy przelać kwotę wkładu własnego na rachunek firmowy w przypadku dokonywania płatności przelewem. Nie należy dokonywać płatności z rachunku osobistego. Możliwe jest dokonywanie płatności gotówką (na dokumentach księgowych musi być zaznaczone, że fakturę zapłacono gotówką).
Dodatkowe uwagi Przy zakupie w obcej walucie wymagany jest: Dokument wystawiony przez podmiot zagraniczny oraz Dowód wewnętrzny wystawiony na różnicę między wartością tego dokumentu zagranicznego przeliczonego według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia tego dokumentu zagranicznego a kwotą w złotych jaką został obciążony rachunek Beneficjenta ostatecznego w związku z dokonaniem płatności kontrahentowi zagranicznemu. Podczas monitoringu BO powinien dodatkowo przedłożyć fakturę VAT wewnętrzną, jeżeli był zobowiązany taki dokument sporządzić (płatnicy VAT). Ponadto BO zobowiązany jest do przedstawienia tabeli opisującej wszystkie kroki podejmowane w trakcie transakcji (zakup towaru, transport itp.).
Dodatkowe uwagi Zakup sprzętu używanego Przy zakupie sprzętu używanego wymagane jest dodatkowo oświadczenie Beneficjenta Ostatecznego, iż: cena zakupionego sprzętu używanego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego, nowego sprzętu, sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do wdrażania i realizacji projektu i odpowiada stosowanym normom i standardom. WZÓR OŚWIADCZENIA
Dodatkowe uwagi Beneficjent Ostateczny w momencie przedłożenia sprawozdania nie składa dokumentów księgowych ani ich kserokopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem, natomiast udostępni oryginały dokumentów księgowych w czasie monitoringu. Dokumenty potwierdzające dokonanie zakupu, np. specyfikację do dokumentu księgowego jeżeli nie wynika z niego jednoznacznie, której pozycji harmonogramu zakup dotyczy), umowę kupna sprzedaży, protokoły (uwaga: protokoły sporządzone w języku obcym wymagają tłumaczenia przysięgłego).
Dodatkowe uwagi Dokumentami potwierdzającymi realizację przedsięwzięcia są: faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń, towarów, rzeczy lub wykonanie prac (protokoły odbioru), wyciągi bankowe z rachunku Uczestnika Projektu lub potwierdzenia przelewów bankowych, które dowodzą na dokonanie płatności (potwierdzone przez bank kopie o ile jest to wymagane), kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację przedsięwzięcia zgodnie z harmonogramem lub inne dokumenty potwierdzające poniesiony wydatek.
Zakres opisu dokumentów finansowych jaki powinni stosować Beneficjenci Ostateczni
Opis dokumentów księgowych Na odwrocie każdego dokumentu księgowego należy wpisać następującą formułę: Zakup dokonany w ramach projektu "Zostań Małopolskim Przedsiębiorcą 25 PO KL, Działanie 6.2. lub Zakup dokonany w ramach projektu "Zostań Małopolskim Przedsiębiorcą - Region" PO KL, Działanie 6.2. - sugeruje się by zakup dokonany w ramach jednej pozycji umieszczony był na jednej fakturze -sugeruje się by na dostarczonych fakturach znajdowały się jedynie pozycje zakupione z dotacji
Opis dokumentów księgowych W przypadku dokonania zakupów, z których tylko część finansowana będzie z dotacji opis faktury powinien zawierać wskazanie, które pozycje obejmuje dotacja. Np. Zakup pozycji (1,2,3 ) dokonany w ramach projektu "Zostań Małopolskim Przedsiębiorcą 25 PO KL, Działanie 6.2. lub Zakup pozycji (1,2,3 ) dokonany w ramach projektu "Zostań Małopolskim Przedsiębiorcą - Region" PO KL, Działanie 6.2.
Opis dokumentów księgowych Opis dokumentu księgowego powinien zostać umieszczony na oryginale faktury. Do sprawozdania nie dołącza się kserokopii dokumentów księgowych oryginały będą weryfikowane podczas monitoringu.
W sytuacji, gdy BO posiada kilka faktur dotyczących jednej pozycji w harmonogramie: w sprawozdaniu należy ująć całkowitą kwotę danej pozycji, do sprawozdania należy dołączyć wykaz wszystkich zakupów składających się na daną pozycję (zestawienie), w sprawozdaniu należy uwzględnić daty wystawienia wszystkich faktur składających się na daną pozycję. WZÓR ZESTAWIENIA
Zmiany w biznes planie
FINANSOWE ROZLICZENIE DOTACJI Uczestnik projektu może wystąpić do MARR S.A. z pisemnym wnioskiem o zmianę biznes planu, w szczególności w zakresie zestawienia towarów lub usług przewidywanych do zakupienia, ich parametrów technicznych lub jakościowych oraz wartości jednostkowych.
Opis dokumentów księgowych W przypadku zmiany nazwy lub parametrów zakupionych pozycji względem opisu w harmonogramie wymagane jest: umieszczenie adnotacji o zmianie nazwy produktu w uwagach do faktury lub poświadczenie przez BO tożsamości zakupu w opisie faktury w przypadku znaczących rozbieżności w nazwie Uczestnicy projektu są zobowiązani napisać do MARR S.A. pismo z prośbą o zaakceptowanie zmiany nazwy danej pozycji.
Opis dokumentów księgowych W przypadku gdy BO nie jest w stanie kupić pozycji zgodnej z harmonogramem rzeczowo-finansowym zobowiązany jest wystosować do MARR S.A. pismo z prośbą o dokonanie zmiany danej pozycji względem harmonogramu rzeczowofinansowego wraz z wiarygodnym uzasadnieniem. Pisma składamy również w przypadku zmian we wkładzie własnym (kosztach pozostałych) przewidzianych w harmonogramie rzeczowo-finansowym.
Dopuszcza się dokonywania przesunięć kwot pomiędzy poszczególnymi pozycjami w ramach powstałych oszczędności w harmonogramie. Jeżeli dokonuje się przesunięć do 10% wartości danej pozycji należy poinformować o tym fakcie odpowiednio MARR S.A., natomiast jeśli powyżej 10% musi być wyrażona na to pisemna zgoda MARR S.A. Zwiększenie globalnej kwoty wydatków (ponad 25 000 zł dotacji) na realizację inwestycji przewidzianej w harmonogramie stanowi koszt niekwalifikowany (nadwyżkę pokrywamy z własnych środków).
Opis dokumentów księgowych W przypadku zmiany kwot zakupionych pozycji do 10 % względem opisu w harmonogramie wymagane jest pismo informujące skierowane przez Beneficjenta Ostatecznego do MARR S.A. W przypadku zmiany kwot zakupionych pozycji powyżej 10 % względem opisu w harmonogramie wymagane jest złożenie pisma z prośbą o zgodę MARR S.A. Procent zmiany zawsze liczymy w stosunku do pierwotnej wersji harmonogramu (tego z biznes planu). Do ostatecznego rozliczenia BO składa ostateczny (aktualny) harmonogram rzeczowo finansowy (po zmianach). WZÓR PISMA
Uwagi dodatkowe W przypadku zakupu tego samego sprzętu o lepszych parametrach za wyższą cenę: Możliwe rozwiązanie: Różnica pokryta jest z dotacji (jeśli mamy oszczędności na innej pozycji) lub środków własnych. Obowiązki informacyjne Informacja jest przekazywana do MARR S.A. Jeżeli różnica pomiędzy założonym a faktycznym wydatkiem przekracza 10% musi być wyrażona zgoda przez MARR S.A. Kwalifikowalność Nadpłata dokonana przez BO jest kosztem kwalifikowanym (w ramach przyznanej dotacji).
SPRAWOZDANIE Z OTRZYMANYCH ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI W RAMACH PROJEKTU ZOSTAŃ MAŁOPOLSKIM PRZEDSIĘBIORCĄ - 25 / ZOSTAŃ MAŁOPOLSKIM PRZEDSIĘBIORCĄ - REGION DZIAŁANIE 6.2 POKL
Dokumenty składane na etapie rozliczenia z dotacji: Sprawozdanie z otrzymanych środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości Aktualna wersja harmonogramu rzeczowo-finansowego (po wszystkich zmianach) Oświadczenie o wkładzie własnym (jeśli dotyczy) sporządzane, gdy w harmonogramie rzeczowofinansowym przewidziano wydatki finansowane z wkładu własnego (tzw. koszty pozostałe) Zestawienie wiele pozycji (jeśli dotyczy) - sporządzane w przypadku, gdy na jedną pozycję w harmonogramie składa się kilka pozycji z różnych faktur
Sprawozdanie
Całkowita kwota brutto wydatku (wskazana na dokumencie księgowym) TO KWOTA, KTÓRĄ ZAPŁACIŁ BO (RZECZYWISTA KWOTA WYDATKU) = kwota dotacji + środki własne *Uwaga nie wliczamy tutaj kosztów przesyłki, dostarczenia towaru, chyba że koszt ten został uwzględniony w biznes planie w ramach wydatków kwalifikowanych Kwota brutto kwalifikowana przewidziana w pierwotnej wersji harmonogramu rzeczowo-finansowego kwota przewidziana w harmonogramie składanym jako załącznik do umowy (dane zawarte w biznes planie lub po negocjacjach z Komisją Oceny Wniosków).
Kwota brutto kwalifikowana do rozliczenia kwota wpisana do ostatecznej wersji harmonogramu dołączonego do sprawozdania (po wszystkich zmianach do i powyżej 10%). = Kwota finansowana z dotacji suma w tej kolumnie nie może przekroczyć 25000 zł.
Środki własne uzupełniamy w przypadku: gdy dana pozycja w harmonogramie była przewidziana jako finansowana w części z dotacji, a w części z wkładu własnego gdy kwota poniesiona (całkowita kwota wydatku) jest większa niż kwota finansowana z dotacji Pozostałe wydatki, które były przewidziane w harmonogramie rzeczowo-finansowym wykazujemy w Oświadczeniu dotyczącym wkładu własnego.
W sytuacji, gdy całkowita kwota kosztów własnych jest niższa niż przewidziana w harmonogramie rzeczowofinansowym, należy uzyskać zgodę MARR S.A. W tej sytuacji, będzie sporządzany aneks do umowy zmienia się procent, jaki dotacja stanowi z całkowitych wydatków na realizację przedsięwzięcia. Należy wtedy również złożyć uaktualniony wniosek o przyznanie środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości (zmiana procentu dotacji z całkowitych wydatków na realizację przedsięwzięcia).
Rodzaj i Nr dokumentu księgowego/ pozycja na dokumencie księgowym w przypadku, gdy na daną pozycję składa się wiele zakupów, wpisujemy wszystkie pozycje/numery faktury Data zapłaty w przypadku, gdy na daną pozycję składa się wiele zakupów lub w przypadku płatności zaliczkowych, wpisujemy wszystkie daty zapłaty, wpisujemy wszystkie daty zapłaty.
FINANSOWE ROZLICZENIE DOTACJI Uczestnik Projektu może zbyć środki trwałe zakupione w ramach otrzymanej dotacji w okresie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, pod warunkiem wskazania nowego wariantu wykorzystania środków finansowych, możliwych do otrzymania ze sprzedaży oraz uzyskania pisemnej zgody MARR S.A. na dokonanie sprzedaży.
FINANSOWE ROZLICZENIE DOTACJI W przypadku zakupu środków obrotowych przez Uczestnika Projektu w ciągu 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej w ramach otrzymanej dotacji, Uczestnik Projektu musi zagwarantować stany ilościowe zgodne z wartością przeznaczoną na zakup tych środków.
FINANSOWE ROZLICZENIE DOTACJI W przypadku zużycia towarów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. materiały zużywane w celu świadczenia usług) lub w celu dalszej sprzedaży, Uczestnik projektu musi wykazać przychód z tytułu świadczonych usług lub sprzedaży towarów lub w inny sposób uzasadnić fakt nieposiadania zakupionych towarów.
DOKUMENTY DO ROZLICZENIA Uczestnicy Projektu rozliczają wydatki ponoszone w ramach dotacji na rozwój przedsiębiorczości w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT), bez względu na fakt, czy są płatnikami podatku VAT, czy też nie.
DOKUMENTY DO ROZLICZENIA Uczestnicy Projektu, którzy otrzymali wsparcie finansowe w ramach projektu (dotację, wsparcie kapitałowe pomostowe jeśli dotyczy) będący płatnikami VAT muszą zobowiązać się do przeznaczenia całej kwoty środków uzyskanych w wyniku zwrotu zapłaconego Podatku VAT na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego: Podstawowe wsparcie pomostowe kapitałowe powinno być przeznaczone na pokrycie innych niezbędnych kosztów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponoszonych w początkowym okresie prowadzenia działalności gospodarczej, z wyłączeniem wypłaty wynagrodzeń osób zatrudnianych przez Beneficjenta.
Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego Ograniczenie to dotyczy wszelkich wynagrodzeń wypłacanych za pracę lub świadczenie usług związanych z bieżącą działalnością /obsługą funkcjonowania firmy. Odnosi się to zarówno do wynagrodzeń związanych obsługą administracyjną (np. biurową, finansowo księgową, prawną i inną), jaki i do wynagrodzeń związanych z zakresem merytorycznym wykonywanej działalności gospodarczej (np. osoby zajmujące się obsługą klienta, sprzedawcy, pracownicy fizyczni itp.). Bez znaczenia jest przy tym podstawa prawna ich wypłacania.
Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego: W ramach kapitałowego wsparcia pomostowego możliwe jest finansowanie wydatków różnego typu, o ile są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki podane w uzasadnieniu we wniosku o przyznanie podstawowego wsparcia pomostowego, nie stanowią katalogu zamkniętego i bezwzględnie wiążącego uczestnika projektu.
Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego Wydatkowanie wsparcia pomostowego kapitałowego: BO w ramach kapitałowego wsparcia pomostowego są monitorowani w zakresie VAT, ZUS i KRUS. BO, którzy są płatnikami VAT składają oświadczenia o przeznaczeniu kwoty uzyskanej w wyniku zwrotu podatku VAT na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością (na etapie podpisywania umowy). BO, którzy są ubezpieczeni w KRUS składają oświadczenie, iż zobowiązują się do pokrycia ze wsparcia pomostowego składki KRUS tylko w wysokości podwyższonego wymiaru wynikającego z prowadzonej działalności gospodarczej (na etapie podpisywania umowy).
Monitoring wsparcia pomostowego kapitałowego Monitoring wsparcia pomostowego kapitałowego: Wymagane jest sporządzenie comiesięcznego zestawienia (w dowolnej formie: papierowej lub elektronicznej wymagane informacje: cel wydatku, kwota wydatku, nr dokumentu, data wydatku) wydatków pokrywanych ze wsparcia pomostowego kapitałowego. Należy przechowywać dokumenty księgowe potwierdzające poniesiony wydatek. Nie wymagane jest na dokumentach księgowych dokonywanie opisu potwierdzającego poniesienie wydatku w ramach wsparcia pomostowego.
Przykład zestawienia LP WYDATEK KWOTA NR DOKUMENTU KSIĘGOWEGO LIPIEC 1 ZUS 200 2 Paliwo 200 3 Czynsz 400 PODSUMA 800 SIERPIEŃ DATA ZAPŁATY
Najczęściej popełniane błędy Brak pism informujących o zmianach do wysokości nie przekraczającej 10% pierwotnej wartości wydatku Wpisywanie do sprawozdania kwoty zaokrąglonej, a nie dokładnie takiej jak na fakturze Brak oświadczenia o wkładzie własnym Brak dołączenia aktualnej wersji harmonogramu rzeczowo-finansowego po wszystkich zmianach Błędy formalne podany niezgodny z umową okres wydatkowania środków Suma dotacji przekracza 25000 lub kwotę przewidzianą w pierwotnej wersji harmonogramu
Najczęściej popełniane błędy Suma w kolumnie kwota brutto kwalifikowana do rozliczenia nie jest tożsama z sumą w kolumnie kwota finansowana z dotacji Suma w kolumnie całkowita kwota brutto wydatku jest różna od sumy w kolumnach: kwota finansowana z dotacji i środki własne przedsiębiorcy Błędy na dokumentach księgowych Na fakturze brak w polu Nabywca: nazwy firmy, imienia i nazwiska, nr NIP W przypadku płatności gotówką, na dokumentach księgowych brak: adnotacji Zapłacono gotówką lub zapisu forma płatności: gotówka oraz Pozostało do zapłaty: 0 zł
Dziękuję za uwagę! Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. ul. Kordylewskiego 11 31-542 Kraków tel.: 012 617 66 33