WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ W ZAKRESIE KONTROLI I MONITOROWANIA PROJEKTÓW ZMIANY WPROWADZONE W DNIU 19.10.10r. Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Kraków, styczeń 2010
BUDOWA WYTYCZNYCH CZĘŚĆ I: KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO CZĘŚĆ II: KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU II.1: MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU II.2: KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE WYPEŁNIANIA PRZEZ BENEFICJENTA OBOWIĄZKU UTRZYMANIA TRWAŁOŚCI PROJEKTU ORAZ GENEROWANIA DOCHODU PRZEZ PROJEKT
CZĘŚĆ I: KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO główne zasady realizacji procesu kontroli projektów cele kontroli zakres kontroli: kontrola merytoryczna projektu kontrola zamówień publicznych kontrola finansowa projektu uprawnienia kontrolujących obowiązki Beneficjenta/Realizatora projektu zasady prowadzenia kontroli (opisują proces kontroli)
NOWOŚCI: CZĘŚĆ I: KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu. Beneficjentów, których nie dotyczy stosowanie Ustawy PZP, obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw, usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider projektu. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych w Partnera/ Partnerów projektu. Możliwość nakładania korekt finansowych w przypadkach naruszeń nie wynikających z zapisów Taryfikatora.
CZĘŚĆ II: KONTROLA TRWAŁOŚCI I MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Obowiązek corocznego wypełniania Sprawozdania w zakresie wypełniania przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości oraz generowania dochodu. - okres trwałości liczony od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu; - każde sprawozdanie winno być złożone najpóźniej do 15 lipca; - dane zawarte w sprawozdaniach winny odnosić się do pełnych, zamkniętych lat kalendarzowych; - sprawozdanie należy złożyć w wersji papierowej i elektronicznej; - informacje zawarte w sprawozdaniu stanowią podstawę do przeprowadzania monitoringu i kontroli trwałości projektu.
Monitorowaniem projektu za okres trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone. INFORMACJE OGÓLNE PROMOCJA PROJEKTU WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU KWALIFIKOWALNOŚĆ PODATKU VAT GENEROWANIE DOCHODU W PROJEKCIE ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKAMI HORYZONTALNYMI ARCHIWIZACJA
INFORMACJE OGÓLNE weryfikacja czy od zakończenia realizacji projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 rozporządzenia nr 1083/2006, tj.: zachowanie celu projektu; zmiany w formie prawnej Beneficjenta; modyfikacje mające wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu; modyfikacje powodujące uzyskanie nieuzasadnionej korzyści; modyfikacje wynikające ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury; dodatkowo informacje dotyczące innych kontroli zewnętrznych.
PROMOCJA PROJEKTU Beneficjent winien potwierdzić że nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu, których używał realizując projekt. IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent przygotowuje w związku z realizacją projektu, informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu.
WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU Czy osiągnięte na zakończenie realizacji projektu wskaźniki produktu zostały utrzymane? Czy wskaźniki rezultatu planowane do osiągnięcia po zakończeniu realizacji projektu zostały osiągnięte? W sprawozdaniu Beneficjent winien poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie. Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia kontroli trwałości projektów.
KWALIFIKOWALNOŚĆ PODATKU VAT weryfikacja czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub niekwalifikowalny? weryfikacja czy Beneficjent posiada indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego? czy Beneficjent prowadzi sprzedaż opodatkowaną? czy do dnia sporządzenia sprawozdania wystąpiły zmiany, które wpłynęły lub mogą wpłynąć na możliwość odzyskania podatku VAT w związku z zrealizowanym projektem? czy dokonano korekty deklaracji VAT związanej z wydatkami objętymi projektem za okres, w którym przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego w związku z realizacją projektu?
GENEROWANIE DOCHODU W PROJEKCIE W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu objęte zostaną projekty inwestycyjne, których wartość całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów: objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty realizowane w energetyce, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu), realizowanych w ramach Działań 4.1 oraz 7.4, tj. działań dotyczących infrastruktury drogowej oraz ochrony przeciwpowodziowej. Wyłączenie wynika z faktu, iż projekty realizowane w ramach Działań 4.1 oraz 7.4 z reguły nie generują przychodów lub generują przychody niewspółmierne do kosztów.
ZGODNOŚĆ PROJEKTU Z POLITYKAMI HORYZONTALNYMI Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi określonymi we wniosku aplikacyjnym, czyli: czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą we wniosku o dofinansowanie w zakresie polityki równości szans? czy projekt zrealizowany przez Beneficjenta jest zgodny z deklaracją zawartą we wniosku o dofinansowanie w zakresie zgodności z polityką zrównoważonego rozwoju ochrona i poprawa jakości stanu środowiska?
ARCHIWIZACJA Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz, zapewnić czy sposób przechowywania dokumentacji umożliwia jej zachowanie przez okres wskazany w umowie dodatkowo Beneficjent potwierdza czy opracował procedurę archiwizacji, która uwzględnia czas przechowywania dokumentów zgodny z umową. Wytyczne w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013
KONTROLA TRWAŁOŚCI PROJEKTU Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji ZAKRES KONTROLI: Kontrola trwałości projektów potwierdza, czy: - w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 rozporządzenia nr 1083/2006, - projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową, - projekt jest realizowany zgodnie z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego, - cel projektu został zachowany, - Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu; - system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni, - Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodologię doboru projektów do kontroli trwałości.
Dziękuję za uwagę! Monika Michalska-Mazgaj Kierownik Zespołu ds. kontroli projektów