Kursy Intensywne Erasmusa Rok akademicki 2013/ 2014
Plan wystąpienia 1. Omówienie zagadnień zawartych w prezentacji 2. Pytania
Realizując Kurs Intensywny Erasmusa należy zapoznać się z zapisami Umowy Finansowej, Przewodnikiem Programu Uczenie się przez całe życie 2013 oraz Wytycznymi do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2013.
Dofinansowanie Umowa Finansowa określa wysokość przyznanego dofinansowania kwotę maksymalną, która nie ulegnie zwiększeniu w przypadku realizacji kursu dla większej liczy studentów lub pracowników, lecz może ulec obniżeniu.
Dofinansowanie Umowa Finansowa wskazuje podział na trzy kategorie budżetowe określone kwotowo: 1. organizacja kursu intensywnego, 2. koszty podróży, w tym wizy wjazdowe i wyjazdowe, 3. koszty utrzymania wraz z ubezpieczeniem.
Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane lub wynikające z realizacji kursu intensywnego.
Formy dofinansowania Umowa Finansowa przewiduje różne formy dofinansowania: płatność ryczałtową, finansowanie według stawki zryczałtowanej według skali kosztów jednostkowych, dofinansowania na podstawie kosztów rzeczywistych.
Organizacja kursu Dofinansowanie kosztów związane z organizacją i prowadzeniem kursu intensywnego ma charakter płatności ryczałtowej i wynosi 5.540.
Organizacja kursu Dofinansowanie może być wykorzystane na: przygotowanie, przeprowadzenie i rozpowszechnianie rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu, jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych.
Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Dofinansowanie kosztów utrzymania wraz z kosztami ubezpieczenia jest kalkulowane w oparciu o: stawkę zależną od czasu uczestnictwa w kursie każdego uczestnika, liczbę uczestników.
Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Z dofinansowania na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie miejscowości, w której odbywa się kurs) i w przypadku dostępności środków część stypendium.
Utrzymanie uczestników kursu wraz z ubezpieczeniem Z dofinansowania można pokryć wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 Umowy.
Zarówno w przypadku kosztów organizacji jak i kosztów utrzymania Beneficjent musi być w stanie udowodnić, że działanie zostało zrealizowane. Nie zwalnia to Beneficjenta z obowiązku posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej wszystkie poniesione koszty na rzecz obu kategorii.
Koszty podróży Dofinansowanie kosztów podróży jest udzielone na podstawie kosztów rzeczywistych.
Koszty podróży Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty przyznanej w Art.III.1 Umowy w kategorii podróż.
Koszty podróży Wydatki na podróż samochodem osobowym (prywatnym lub firmowym) są możliwe do rozliczenia - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum oraz zostały one uzasadnione i których cena nie jest nadmierna.
Koszty podróży Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo w tym np. informacje ze stron zawierające cenę.
Koszty podróży Należy dokonać wyboru wariantu spośród dwóch rozwiązań: rozliczenia na podstawie oświadczenia uczestnika kursu, w którym podano ilość przejechanych kilometrów lub ceny biletu.
Koszty podróży Rozliczenie przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnej z wewnętrznymi zasadami Beneficjenta przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż stawka ustalona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. i nie wyższą niż 0,22 - wg kursu wskazanego przez NA do przeliczania wydatków poniesionych w PLN na EUR.
Koszty podróży Zwrot na podstawie ceny biletu kolejowego w II klasie, autokarowego lub lotniczego ekonomicznego (zaświadczenia o cenie biletu wydanego przez przewoźnika)na trasie przejazdu samochodem, przy czym wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji.
Koszty podróży W przypadku, gdy samochodem podróżowało kilka osób, zwrócona zostanie równowartość jednego biletu.
Koszty podróży Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach dofinansowania kosztów podróży. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, po przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten wydatek. Brak wyjaśnienia lub właściwego uzasadnienia spowoduje, iż koszt ten nie zostanie zaakceptowany.
Koszty utrzymania i podróży Rozliczeniu będą podlegały koszty podróży i utrzymania studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej.
Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia kwoty poszczególnych kategorii: organizację kursu: imienna lista obecności podpisana czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu i ankieta wypełniona przez każdego studenta;
Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia kwoty poszczególnych kategorii: podróż uczestników: potwierdzenia dokonania płatności, faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w obie strony; wskazujące, że podróż odbyła się w terminach podanych w Art. II.3 Umowy;
Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia kwoty poszczególnych kategorii: utrzymanie: potwierdzenie udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, która organizowała kurs.
Przesunięcia w budżecie W drodze wyjątku Beneficjent może dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu utrzymanie i podróż, pod warunkiem, że to przesunięcie środków nie wpływa na realizację działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych.
Przesunięcia w budżecie Beneficjent powinien pisemnie poinformować NA o planowanym przesunięciu środków.
Dokumentacja Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu w tym dokumentacji finansowej przez okres 5 lat, licząc od daty końcowej płatności NA lub wezwania do zwrotu Beneficjenta.
Dokumentacja Wszystkie dokumenty finansowe muszą być właściwie opisane przez Beneficjenta, tj. opis powinien zawierać kwotę i walutę dokumentu finansowego, źródło finansowania, numer Umowy Finansowej oraz cel zakupu.
Dokumentacja Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie Kursy Intensywne na realizację Umowy Finansowej nr kategoria budżetowa opis
Dokumentacja Daty wystawienia dowodów źródłowych oraz daty płatności na ich rzecz (spłata zobowiązania) muszą zawierać się w okresie kwalifikowalności kosztów określonym w Umowie w Art.II.2.
Budżet - Koszty uprawnione: zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, szczególnie pod względem efektywności kosztów i opłacalności, muszą być możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania - zapisane w księgach rachunkowych zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami rachunkowości, ściśle związane z realizowanym projektem i należące do jednej z trzech kategorii budżetowych,
Budżet - Koszty uprawnione: muszą zostać poniesione przez Beneficjenta w okresie kwalifikowalności kosztów, być zapisane w księgach rachunkowych zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami rachunkowości oraz być zadeklarowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami podatkowymi i o zabezpieczeniu społecznym.
Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty otwarcia i prowadzenia rachunku, koszty niezwiązane z realizowanym projektem, nieobjęte żadną z kategorii budżetowych wymienionych w Umowie Art. III finansowanie działania, koszty odsetek od kredytów, koszty różnic kursowych,
Budżet - Koszty nieuprawnione: zbyt wysokie lub nieprzemyślane wydatki, zakup środków trwałych, koszty nie związane z realizowanym projektem, koszty nieudokumentowane, VAT jeżeli jest odliczany,
Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty zadeklarowane przez wnioskodawcę, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności kosztów.
Polityka kursowa Zgodnie z Umową Finansową wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyrażone w euro. Zasady polityki kursowej należy stosować przy przeliczaniu wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych.
Polityka kursowa Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty.
Polityka kursowa Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej walucie dokonano za nie zapłaty.
Polityka kursowa Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.
Polityka kursowa Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta.
Polityka kursowa http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index. cfm?fuseaction=home&searchfield=&period =2009-2&Delim=,&Language=en
Polityka kursowa W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, Beneficjent będzie musiał stosować więcej niż jeden kurs do przeliczania wydatków.
Polityka kursowa Kurs pierwszej zaliczki będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów wskazanego w Art. II.2 Umowy Finansowej do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki.
Polityka kursowa Natomiast kurs ostatniej zaliczki będzie stosowany do przeliczania wszystkich wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności kosztów. Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data faktycznej zapłaty zobowiązania.
Polityka kursowa Koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych w okresie obowiązywania Umowy Finansowej są kosztami niekwalifikowanymi.
Pytania
Dziękuję Państwu za uwagę Aneta Pomorska