Zapytanie ofertowe na przygotowanie i realizację dwudniowego wydarzenia z okazji Podsumowania Projektu Zaprojektuj Swój Zysk
1. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Świętojerska 5/7 (zwany dalej IWP) ma 60-letnie doświadczenie w obszarze upowszechniania wzornictwa i rozwoju nowego produktu. Jest ekspertem i strategicznym doradcą dla przedsiębiorstw, projektantów wzornictwa oraz administracji publicznej w zakresie budowania przewagi konkurencyjnej opartej na wzornictwie przemysłowym. Prowadzi działalność na rzecz stymulowania poprzez wzornictwo innowacyjności i konkurencyjności polskich produktów, oraz świadczy usługi o charakterze proinnowacyjnym (doradcze, informacyjne, szkoleniowe i sieciowe) dla przedsiębiorstw, instytucji i samorządów. Są to m. in. projekty badawcze w zakresie wzornictwa i ergonomii, doradztwo w zakresie przygotowania i wdrożenia nowych produktów, szkolenia dla przedsiębiorców, studia podyplomowe dla kadry zarządzającej, konkursy na wyłonienie dostawców usług projektowych, promocja innowacyjnych produktów i dobrych praktyk w postaci wystaw i konkursów. 2. Informacja o projekcie IWP realizuje kluczowy projekt Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez wzornictwo (innowacja procesowa i produktowa, marketingowa), którego skrócona nazwa brzmi Zaprojektuj Swój Zysk (ZSZ). Program jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013, (PO IG) to jeden z 6 programów krajowych Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, który finansowany jest ze środków europejskich. Jest to program skierowany przede wszystkim do przedsiębiorców, którzy zamierzają realizować innowacyjne projekty, związane z badaniami i rozwojem, nowoczesnymi technologiami, inwestycjami o dużym znaczeniu dla gospodarki lub wdrażaniem i stosowaniem technologii informacyjnych i komunikacyjnych. Program Zaprojektuj Swój Zysk jest programem trzyletnim (01/09/2008-30/12/2011). Realizowany jest zgodnie z osią priorytetową 5 Dyfuzja innowacji, zgodnie z działaniem 5.2., mającym na celu wspieranie instytucji otoczenia biznesu (IWP) świadczącej usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym.
3. Przedmiot zapytania ofertowego W dniach 13-14 grudnia 2011 r. w godzinach 9.00-17.00 w siedzibie Instytutu Wzornictwa Przemysłowego realizowane jest Podsumowanie Projektu ZSZ w ramach, którego odbędzie się: Oficjalne podsumowanie wyników projektu ZSZ oraz Międzynarodowa Konferencja ZSZ Usługi nowy obszar dla wzornictwa (Sala im. Wandy Telakowskiej) Blok warsztatów ZSZ obejmujący trwające równolegle wykłady, prezentacje multimedialne, zajęcia interaktywne, pokazy filmowe, prezentacje innowacyjnych rozwiązań dla wzornictwa itp., realizowane w różnych salach siedziby IWP Przewidywana liczba uczestników wydarzenia to ok. 200 osób W związku z powyższym, przedmiotem zapytania ofertowego jest aranżacja przestrzeni w siedzibie IWP zgodnie z wytycznymi IWP, wynajem potrzebnego sprzętu, obsługa techniczna i cateringowa oraz zapewnienie oprawy wizualnej (multimedialnej i poligraficznej) w/w wydarzenia. 4. Zakres usług 4.1 Sala im. W. Telakowskiej w której przewidzine zostały dwa wydarzenia konferencyjne (13 i 14 grudnia 2011 dla ok. 150-200 osób). a. Aranżacja Sali opracowanie i realizacja scenografii i oprawy multimedialnej b. Montaż sceny głównej (powierzchnia ok.:10 x 7 m) c. Ekran z projektorem szerokokątnym (moc 15000 ANSI) d. Rzutnik tylni (format obrazu 16:9 (rozdzielczość 720p / 1080p) e. Wynajem 200 krzeseł f. System do nagłośnienia sali oraz 4 mikrofony ze statywami g. System oświetleniowy sceny oraz sali h. Stół realizatorski i. Tłumaczenie symultaniczne z języka angielskiego na polski (2 tłumaczy, kabiny, sprzęt, 200 słuchawek z odbiornikami) j. Nadzór logistyczny nad salą wraz z pracami porządkowymi pomiędzy wydarzeniami. k. Oprawa muzyczna podczas przerw przez dwa dni. l. Zapewnienie konferansjera (osoby ze swiata biznesu) podczas pierwszego dnia imprezy, tj, 13.12.2011 w godzinach 10-12.00
4.2 Sala Małpiarnia a. Rzutnik mocnego świecenia (min.: rozdzielczość natywna 1280 x 800, 3500 ANSI) b. Laptop z oprogramowaniem do prezentacji multimedialnych c. 10 foteli, 4 okrągłe stoliki aranżacja przestrzeni na kawiarenkę networkingową d. Catering podczas 2 dni wydarzenia dla ok. 200 osób Przerwa kawowa całodzienna - 8h (kawa, herbata, woda, kruche ciastka) Lunch (bufet szwedzki: przekąski zimne i ciepłe, min. 2 dania główne do wyboru, w tym jedno wegetariańskie) Stoliki koktajlowe (ok 20 sztuk) Obsługa 4.3 Szatnia a. Wieszaki z numerkami (200 osób) b. 2-dniowa obsługa szatni w godzinach 9.00-17.00 4.4 Sprzęt multimedialny do pozostałych sal IWP, w których przewidziane są zajęcia merytoryczne. a. Laptop z oprogramowaniem do prezentacji multimedialnych b. 11 Infokiosków z ekranami dotykowymi oraz słuchawkami do wyświetlenia wystaw wirtualnych oraz obsługi dokumentów PDF. c. Telewizor LCD min. 48 cali d. Monitor min. 42 cali, do wyświetlania prezentacji 4.5 Przygotowanie oprawy multimedialnej wydarzenia prezentacje multimedialne z materiałów dostarczonych przez zamawiającego. animacje dotyczące projektu ZSZ stworzone na podstawie dostarczonych wytycznych 2-3 godzinna prezentacja multimedialna podsumowująca 3 letni program projektu ZSZ z wykorzystaniem materiałów filmowych, fotograficznych, tekstów i wytycznych przekazanych przez Zleceniodawcę Przygotowanie graficzne trzech prezentacji merytorycznych (z wykorzystaniem treści merytorycznych, materiałów multimedialnych i fil-
mowych przekazanych przez Zleceniodawcę) w ilości w sumie ok. 80-100 slajdów kilkuminutowa prezentacja animacyjna podsumowująca wszystkie działania w ramach projektu ZSZ ( ok. 30 slajdów) Kompilacja 3 wirtualnych wystaw i adaptacja modułów na potrzeby nośników w postaci infokiosków Kompilacja dokumentów PDF na nośnik i adaptacja modułów na potrzeby nośników w postaci infokiosków 4.6 Obsługa filmowa i fotograficzna wydarzenia: a. Nagranie części oficjalnej 13.12.2011 w godzinach 10.00-12.00 b. Relacja filmowa z całości programu realizowana w różnych salach IWP c. Nagranie 5-10 wywiadów z uczestnikami wydarzenia d. Nagranie 13 wykładów z dnia 14.12.2011 w godzinach 10.00-17.00 wraz z wykładami anglojęzycznymi. e. Dokumentacja fotograficzna z dwóch dni spotkania ze wszystkich sal i przestrzeni IWP. 4.7 Obsługa techniczna wydarzenia: a. Rozmieszczenie, przygotowanie, zainstalowanie oraz sprawdzenie funkcjonalności całości sprzętu w odpowiednich salach na 12 h przed rozpoczęciem imprezy (12.12.2011, do godziny 21.00) b. Zapewnienie obsługi technicznej wszystkich sprzętów podczas trwania imprezy a. Zapewnienie nadzoru elektryka podczas montażu oraz w trakcie imprezy b. Zapewnienie obsługi kierownika sceny c. Demontaż wszystkich sprzętów po zakończonym spotkaniu. 4.8 Wydruk materiałów poligraficznych: a. Tablice informacyjne oraz szyldy piankowe: 5 sztuk B1 16 sztuk A2 3 sztuki A3 b. Materiały konferencyjne, format A4 kolorowa okładka + 30 stron czarno białych połączone sprężynką 250 sztuk
c. Teczki (druk jednostronny CMYK + lakier, karton 400g wymiar 160 x 250 dwu i pół skrzydłowe) z notesem (wymiar 155 x 245, papier offset z logotypem, 80 stron) zaprojektowane przez zamawiającego 250 sztuk 5. Terminy 1. Termin składania ofert upływa 28 listopada 2011 r. do godz. 12.00 2. Termin wyboru oferty: Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy na stronie internetowej Instytutu www.iwp.com.pl oraz umieści informację na tablicy informacyjnej w siedzibie Instytutu 30 listopada 2011 r. 6. Wymogi formalne 6.1 Dla potrzeb realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca wydeleguje jedną osobę do kontaktu, która posiadać będzie odpowiednie upoważnienia do prowadzenia negocjacji oraz ustaleń w zakresie objętym przedmiotem zamówienia i umowy. 6.2 Oferta powinna zawierać: nazwę i adres oferenta kosztorys wykonania usługi (netto i brutto z uwzględnieniem odrębnej wyceny każdego elementu oferty) oświadczenie wykonawcy, iż spełnia następujące warunki: 1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie konieczne do wykonania zamówienia 3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6.3 Oferta powinna zostać sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, mieć datę sporządzenia i podpis oferenta. 6.4 Oferta powinna być dostarczona pocztą tradycyjną, kurierem lub bezpośrednio do siedziby IWP Sp. z o.o. Wcześniej oferta może zostać dostarczona pocztą elektroniczną data wpłynięcia wersji elektronicznej oferty będzie uznana za wiążącą. 6.5 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych jednak zastrzega sobie możliwość (w przypadku ofert niezgodnych z wytycznymi lub niegwarantujących w sposób kompleksowy zapewnienia najwyższej jakości usługi) wyboru tylko niektórych elementów usługi.
6.6 Zamawiający zastrzega sobie prawo do: zmiany lub uzupełnienia treści zapytania, unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn z tytułu unieważnienia postępowania wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do zamawiającego, wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień formalnych w ofercie, do złożenia w określonym terminie, stosownych oświadczeń, wyjaśnień lub dokumentów, poprawy omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny (za zgodą wykonawcy), o czym poinformowani zostaną wszyscy wykonawcy składający oferty poprawy oczywistych omyłek pisarskich. 6.7 W przypadkach uzasadnionych specyfiką przedmiotu zamówienia, dopuszcza się przeprowadzenie dialogu z Wykonawcą który złożył najkorzystniejszą ofertę. 6.8 Przystępując do postępowania konkursowego Wykonawca akceptuje warunki opisane w zapytaniu ofertowym oraz zobowiązuje się do podpisania w podanym terminie umowy z Zamawiającym. 7. Kryteria wyboru oferty Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą według kryteriów podanych poniżej. LP Kryterium Waga 1. Doświadczenie w realizacji podobnych projektów 30% (prosimy o dołączenie min. 3 referencji klientów) 2. Cena wykonania usługi 40% 3. Kompleksowość oferty i jakość zaproponowanych rozwiązań 30% 8. Liczba wykonawców zaproszonych do składani ofert: nieograniczona. 9. Kontakt 9.1 Każdy Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego.
9.2 Zamawiający z Wykonawcami będzie porozumiewać się telefonicznie lub drogą elektroniczną. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy nadsyłać na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o. Ul. Świętojerska 5/7, 00-236 Warszawa Wioleta Olszanicka Tel. + 48 22 860 01 70 wioleta_olszanicka@iwp.com.pl