Załącznik do Zarządzenia Nr 260(109)/08 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 3 października 2008r. I N S T R U K C J A O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU GMINY WIĄZOWNA 1
S P I S T R E Ś C I Rozdział Strona I. Postanowienia ogólne 3 II. Organizacja, zadania, miejsce i pracownicy Archiwum 4 III. Przejmowanie, gromadzenie i przechowywanie akt 5 IV. Ewidencjonowanie akt 7 V. Udostępnianie akt 8 VI. Wydzielanie akt z Archiwum 9 VII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego 10 VIII. Wydzielanie akt kategorii BE 10 IX. Brakowanie akt 11 X. Lokal Archiwum 12 XI. Kontrole Archiwum 12 XII. Postanowienia końcowe 13 Załączniki do instrukcji: Zał. nr 1 - Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego PU A-30. Zał. nr 2 Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej. Zał. nr 3 - Wzór formularza wykazu spisów zdawczo-odbiorczych PU A-31. Zał. nr 4 - Wzór formularza karty udostępniania akt PU A-32. Zał. nr 5 - Wzór formularza protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej PU A-34. Zał. nr 6 - Wzór formularza spisu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę po zniszczeniu. Zał. nr 7 - Wzór formularza spisu dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę po zniszczeniu. 2
Zał. nr 8 Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego. Zał. nr 9 - Wzór formularza spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego PUA 30c. Zał. nr 10 - Wzór formularza protokołu zaginięcia, uszkodzenia, wykrycia braków w aktach udostępnionych lub wypożyczonych z Archiwum. Zał. nr 11 Wzór formularza protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej. ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy Wiązowna (zwana dalej Instrukcją) określa miejsce Archiwum Zakładowego Urzędu Gminy Wiązowna (zwanego dalej Archiwum) w strukturze Urzędu Gminy Wiązowna (zwanego dalej Urzędem) i zakres jego działania w Urzędzie. 2. Przepisy niniejsze normują sposób postępowania z aktami jawnymi, zbędnymi w pracy bieżącej, sposób ewidencji, przechowywania oraz zabezpieczania akt w Archiwum, udostępnianie akt, przekazywanie do archiwum państwowego akt o znaczeniu historycznym (kat. A), postępowanie z aktami (kat. BE), brakowanie akt o znaczeniu czasowym (kat. B), przekazywanie makulatury powstałej w wyniku zniszczenia akt kat. B do zbiornicy surowców wtórnych. 3. Postępowanie z dokumentacją niejawną, elektroniczną oraz audiowizualną regulują odrębne przepisy. 4. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A. Do tej kategorii zalicza się wszelkie materiały posiadające trwałe historyczne, polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe znaczenie dla Państwa Polskiego. Materiały archiwalne Urzędu wchodzą w skład narodowego zasobu archiwalnego. 5. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B z dodaniem cyfr arabskich określających okres przechowywania tego rodzaju akt w Archiwum. Do tej kategorii zalicza się materiały o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie ustalonego okresu czasu przechowywania są brakowane. 6. Symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlegają ekspertyzie. Ekspertyzy przeprowadza właściwe terenowo Archiwum Państwowe (zwane dalej Archiwum Państwowym), które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej takich materiałów. Okres przechowywania akt liczy się w pełnych latach kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następującego po ostatecznym załatwieniu sprawy. 3
7. Symbolem Bc oznacza się dokumentację manipulacyjną. Należy ją brakować po pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania do Archiwum, lecz w porozumieniu z nim. Zasady brakowania dokumentacji Bc określa archiwum państwowe. Podstawę prawną do niniejszej instrukcji oraz działania Archiwum stanowią: 2 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 z 2006 r. z późn. zm.); 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 r. nr 167, poz. 1375); 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.). ROZDZIAŁ II Organizacja, zadania, miejsce i pracownicy Archiwum 3 1. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu, Archiwum podlega Wydziałowi Administracji i Spraw Obywatelskich. 2. Do podstawowych zadań Archiwum należy: a. przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych Urzędu; b. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji; c. prowadzenie ewidencji; d. udostępnianie akt; e. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania dokumentacji przed przekazaniem do Archiwum; f. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej; g. utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym; h. zgłaszanie dokumentacji kategorii BE do Archiwum Państwowego w celu oceny i ewentualnej rekwalifikacji; i. przekazywanie akt kategorii A do Archiwum Państwowego. 4
j. przekazywanie do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy sprawozdania z działalności Archiwum za dany rok wraz ze spisami akt przyjętymi do Archiwum w roku sprawozdawczym. 3. Archiwum kieruje kierownik Urzędu za pośrednictwem wyznaczonych pracowników. Osoba zatrudniona w Archiwum powinna posiadać wykształcenie, co najmniej średnie kierunkowe lub średnie i ukończone odpowiednie kursy archiwalne. 4. W przypadku zmiany osoby zatrudnionej w Archiwum (zwanej dalej archiwistą), przekazanie Archiwum nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. ROZDZIAŁ III Przejmowanie, gromadzenie i przechowywanie akt. 4 1. Archiwum przejmuje do 30 czerwca każdego roku akta spraw ostatecznie zakończonych po roku przechowywania ich w komórkach organizacyjnych Urzędu licząc od pierwszego stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. 2. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym, kompletnymi rocznikami. Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne do pracy, po dokonaniu formalności przekazania do Archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. Wskazane jest podanie przybliżonego terminu zwrotu akt do Archiwum. 3. Przed przejęciem akt do Archiwum archiwista kontroluje sposób i poprawność uporządkowania dokumentów. 4. Akta przejmowane przez Archiwum muszą być uporządkowane przez komórkę organizacyjną Urzędu, w której powstały. Przez uporządkowanie akt rozumie się: a. ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej Urzędu (sprawami według kolejności zarejestrowania w spisie spraw, z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu), b. opisanie teczki polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki: nazwy Urzędu oraz nazwy komórki organizacyjnej Urzędu, które wytworzyły akta, znaku akt, złożonego z symbolu literowego komórki organizacyjnej Urzędu oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentów (podtytułu), 5
rocznych dat skrajnych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu, sygnatury teczki, to jest numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym, symbolu kwalifikacyjnego materiałów (np. kategoria A ), c. w przypadku akt kategorii A należy wyłączyć zbędne kopie, usunąć elementy metalowe, zszyć akta klipsami archiwalnymi lub przesznurować i ponumerować zapisane strony. Akta kategorii A należy przekazywać wyłącznie w teczkach wiązanych z tektury litej o niskiej kwasowości. 5. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii A i akt kategorii B. W przypadku akt kategorii A w czterech egzemplarzach, w przypadku kategorii B w trzech egzemplarzach. 6. Archiwista przejmuje akta w lokalu Archiwum w obecności przekazującego na podstawie spisu zdawczo odbiorczego akt. Oryginał i kopie podpisują: przekazujący i archiwista. Jedną kopię otrzymuje komórka organizacyjna przekazująca akta, pozostałe egzemplarze otrzymuje Archiwum. Jeden egzemplarz spisów kategorii A otrzymuje archiwum państwowe. Komórka organizacyjna przekazująca akta sporządza spis zdawczo odbiorczy do którego wpisuje się przekazane akta, w kolejności ustalonej w jednolitym, rzeczowym wykazie akt. 7. W przypadku stwierdzenia braków w dokumentacji archiwista zwraca się o wyjaśnienie do przekazującego dokumenty, informując jednocześnie jego zwierzchnika o tym fakcie. Jeżeli braki nie zostaną uzupełnione, archiwista sporządza odpowiednią notatkę służbową i dołącza ją do spisu zdawczo-odbiorczego. O fakcie tym zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego. 8. Archiwista może odmówić przejęcia akt do archiwum w przypadku: ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo odbiorczym akt; stwierdzenia, że akta przekazywane nie odpowiadają temu spisowi; stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami; ustalenia, że spis nie został sporządzony prawidłowo. O przyczynie nieprzyjęcia akt, archiwista zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego. 9. Materiały archiwalne (akta kategorii A ) należy przechowywać na oddzielnych regałach w jednej części Archiwum, natomiast w drugiej dokumentację niearchiwalną (akta kat. B ). 10. Przed umieszczeniem akt na regałach, archiwista nadaje odpowiadającemu im spisowi zdawczo-odbiorczemu kolejny numer wg wykazu spisów, a następnie wpisuje go na każdej teczce przed numerem pozycji spisu. 11. Po ułożeniu teczek na regałach należy odnotować w rubryce 7 spisu zdawczo-odbiorczego numer regału oraz numer półki, na której umieszczono akta. 6
ROZDZIAŁ IV Ewidencjonowanie akt. 5 1. Akta przechowywane w Archiwum muszą być objęte ewidencją. Nie wolno przechowywać akt w stosach oraz w stanie nie uporządkowanym. 2. Ewidencję akt w Archiwum stanowią: a. Spisy zdawczo odbiorcze akt b. Wykaz spisów zdawczo odbiorczych c. Karty udostępniania akt d. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej e. Spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie z dołączonymi protokołami zniszczenia akt f. Spisy dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na zniszczenie g. Spisy materiałów archiwalnych (akt kategorii A ) przekazywanych do archiwum państwowego h. Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego i. Zgoda na przekazanie akt na zniszczenie j. Protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionych akt k. Oraz inne rejestry, skorowidze i spisy. 3. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 2 tego rozdziału stanowią akta kategorii A z wyjątkiem kart udostępniania. 4. Spisy zdawczo - odbiorcze otrzymane z komórek organizacyjnych Urzędu rejestruje się w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych w kolejności ich wpływu do Archiwum i nadaje się im numery kolejne z tego wykazu. 5. W Archiwum spisy zdawczo odbiorcze przechowuje się według dwóch układów: a. chronologicznie wg kolejności przejmowania akt do Archiwum (wg numerów spisów), b. rzeczowo (wg komórek organizacyjnych), ROZDZIAŁ V Udostępnianie akt. 6 1. Przez udostępnianie akt rozumie się korzystanie z nich do celów urzędowych i naukowobadawczych. Akta udostępnia się na miejscu lub wypożycza poza Archiwum. Podstawą udostępnienia lub wypożyczenia akt jest karta udostępnienia akt. Karty otrzymują w ciągu roku kolejne numery i w kolejności tych numerów Archiwum przechowuje je przez dwa lata. 7
2. Korzystanie z akt do celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą. Sposób dostępu do akt powinien być określony w karcie udostępniania akt. 3. Zgodę na korzystanie z akt do celów naukowo badawczych, instytucji środków masowego przekazu i innych wydaje kierownik komórki organizacyjnej, z której pochodzą akta. Korzystanie z akt odbywa się stosownie do przepisów: a. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983 r. (Dz. U. nr 173 z późn. zm.); b. Ustawy z 22.01.1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 11 poz. 95); c. Ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. nr 133 poz. 883). 4. Korzystanie z akt w lokalu Archiwum odbywa się pod nadzorem archiwisty. 5. Poza lokal Archiwum mogą być wypożyczane jedynie całe segregatory lub teczki. Wypożyczenie poszczególnych pism i dokumentów jest niedozwolone. Zabronione jest wyjmowanie akt z segregatorów i teczek. 6. Wypożyczenie akt na zewnątrz Urzędu może nastąpić na podstawie pisemnej zgody kierownika Urzędu lub osoby przez niego upoważnionej. Akta wypożyczone na zewnątrz Urzędu wydaje się jedynie za pokwitowaniem i odnotowuje w osobnym rejestrze prowadzonym w Archiwum. Akta można wypożyczać o ile mają ponumerowane karty lub strony. W przypadku wypożyczenia na zewnątrz Urzędu wykonuje się ich uwierzytelnioną kopię. Organami którym można wypożyczyć akta na zewnątrz są: Policja Państwowa, Prokuratura i Sąd. 7. Akta udostępnia wyłącznie archiwista. W miejsce akt wyjętych z półek wkłada się zakładkę. 8. Archiwum wypożycza akta do celów służbowych patrz 4 pkt. 2. 9. Nie wolno wypożyczać poza lokal Archiwum środków ewidencyjnych wymienionych w 5 pkt 2 oraz akt uszkodzonych. 10. Korzystający z akt wypożyczonych z archiwum ponoszą odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 11. Przy zwrocie archiwista sprawdza, czy wszystkie wypożyczone akta zostały zwrócone w całości. Odbiór akt potwierdza na karcie udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta. 12. W razie stwierdzenia przy zwrocie akt braków lub uszkodzeń archiwista sporządza protokół, który podpisuje również wypożyczający akta oraz jego zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych materiałów, drugi egzemplarz przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, której akta udostępniano, trzeci przechowuje się w specjalnej teczce. 8
13. Kierownik komórki organizacyjnej, w której zaistniał fakt zagubienia lub uszkodzenia akt przeprowadza postępowanie wyjaśniające i wyciąga odpowiednie konsekwencje służbowe w stosunku do osoby odpowiedzialnej. 14. Udostępnienie danych osobowych (na podstawie art. 29 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.) może mieć miejsce po wydaniu zgody przez Administratora Bezpieczeństwa Danych Osobowych. 15. W celu uniemożliwienia nieuprawnionego dostępu do informacji prawnie chronionych należy stosować skuteczne środki zabezpieczające. a. wyłączanie, zasłanianie dokumentów zawierających takie informacje przed udostępnieniem akt b. udostępnianie kserokopii dokumentów wykonanych z kserokopii, na której zaczerniono fragmenty zawierające takie informacje. ROZDZIAŁ VI Wydzielanie akt z Archiwum. 7 Co roku dokonuje się komisyjnie przeglądu i wydzielania akt: - Kat. A podlegających przekazaniu do archiwum państwowego; - Kat. BE podlegających ekspertyzie po upływie obowiązujących okresów przechowywania akt; - Kat. B na zniszczenie. ROZDZIAŁ VII Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. 8 1. Materiały archiwalne Urzędu (kategoria A ) są przekazywane do Archiwum Państwowego po upływie 25 lat. 2. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum Państwowego powinny być uporządkowane zgodnie z ww. Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (Dz. U. 2002 nr 167, poz. 1375). 3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo odbiorczych, sporządzonych w czterech egzemplarzach, które podpisuje kierownik Urzędu oraz na nośniku elektronicznym. Trzy egzemplarze spisu oraz egzemplarz na nośniku 9
elektronicznym są przekazywane do właściwego terenowo Archiwum Państwowego, jeden pozostaje w Archiwum. 4. Do przekazywanych do Archiwum Państwowego akt należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. 5. Akta przekazywane do archiwum państwowego powinny być uporządkowane zgodnie z wytycznymi udzielonymi przez to archiwum. 6. Datę przekazania akt należy odnotować w odpowiedniej rubryce spisów zdawczo odbiorczych, przy pozycjach przekazanych do archiwum państwowego. 7. Koszty przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego ponosi Urząd. ROZDZIAŁ VIII Wydzielanie akt kategorii BE. 1. Akta kategorii BE po upływie określonego czasu przechowywania w Archiwum podlegają ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej tych akt. 2. Kierownik Urzędu uzgadnia z Archiwum Państwowym termin przeprowadzenia ekspertyzy. 9 3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy akta przeznaczone do dalszego przechowywania w Archiwum należy umieścić we właściwym miejscu, zmieniając ich kwalifikację archiwalną stosownie do ustaleń ekspertyzy. Zmianę kwalifikacji archiwalnej akt należy również odnotować w spisie zdawczo odbiorczym akt. 4. Akta kategorii BE, co, do których przeprowadzona ekspertyza nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej, podlegają brakowaniu. ROZDZIAŁ IX Brakowanie akt. 10 1. Akta kategorii B, dla których okres przechowywania mija z końcem danego roku, podlegają brakowaniu. Brakowanie akt odbywa się komisyjnie. Komisja składa się z minimum trzech osób, wyznaczonych przez kierownika Urzędu. W skład Komisji obligatoryjnie wchodzi archiwista, kierownik Urzędu lub osoba przez niego wyznaczona i 10
przedstawiciele komórek organizacyjnych, z których akta przeznaczone są do brakowania. Komisja nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A. 2. Zgodę na zniszczenie akt wydaje Archiwum Państwowe. Bez pisemnej zgody Archiwum Państwowego nie wolno niszczyć akt. Przed uzyskaniem zgody na zniszczenie akta nie mogą być wyjmowane z teczek lub segregatorów. 3. Na podstawie spisów zadawczo-odbiorczych sporządza się spis dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej do zniszczenia. Spis taki sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden przesyła się do Archiwum Państwowego razem z protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej, w celu uzyskania zgody na zniszczenie akt, a drugi pozostaje w Archiwum. 4. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenie powinny być podpisane przez archiwistę oraz kierownika komórki organizacyjnej, której akta są brakowane lub upoważnionego pracownika oraz przewodniczącego komisji, którym jest kierownik Urzędu lub osoba przez niego upoważniona. 5. Dokumentację przeznaczoną do zniszczenia należy transportować i niszczyć w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp. 6. Niszczenie akt powinno odbywać się w obecności archiwisty. 7. Do niszczenia dokumentacji należy używać urządzeń spełniających wymagania co najmniej drugiego poziomu bezpieczeństwa określonego w normie DIN 32757. 8. Z czynności zniszczenia dokumentacji sporządza się protokół podpisywany przez archiwistę i przedstawiciela jednostki niszczącej. Protokół ten przechowuje się wraz z protokołem oceny dokumentacji i zgodą na brakowanie. 9. Jednostka niszcząca jest zobowiązana przekazać powstałe odpady na makulaturę. 10. Fakt zniszczenia należy odnotować w protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz w odnośnych rubrykach spisów zdawczo odbiorczych. ROZDZIAŁ X Lokal Archiwum. 11 1. Lokal Archiwum, którego wielkość jest uzależniona od ilości akt, powinno składać się z magazynu na akta, pokoju biurowego i magazynu na makulaturę. 2. Wyposażenie i zabezpieczenie Archiwum odpowiada następującym wymogom: a. lokal powinien być widny, suchy, zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan przechowywanych materiałów, 11
b. drzwi do Archiwum powinny być odpowiednio zabezpieczone przed włamaniem, i zaopatrzone w mocne zamki, c. pomieszczenie magazynowe powinno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności powietrza, zaopatrzone w termometr i higrometr (wskazana temperatura 16-18ºC i wilgotność 50-60%), d. instalacja elektryczna powinna mieć zabezpieczone przewody, punkty świetlne powinny być umieszczone w przejściach między regałami, e. pomieszczenie Archiwum powinno być zaopatrzone w sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa, koc gaśniczy oraz worki do ewakuacji akt), f. w pomieszczeniach Archiwum nie wolno używać grzejników elektrycznych, g. pomieszczenie powinno być utrzymywane we wzorowej czystości i często wietrzone, h. w pomieszczeniach Archiwum nie wolno przechowywać innych przedmiotów poza stanowiącymi jego wyposażenie, 3. Lokal Archiwum należy wyposażyć w regały (najlepiej metalowe), szafę na środki ewidencyjne, niezbędne druki i materiały. 4. Regały należy ustawiać prostopadle do okien, w przypadku innego ustawienia okna należy zasłonić roletą chroniącą akta przed zbytnim nasłonecznieniem. 5. Odstępy między regałami muszą zapewnić możliwość swobodnego dostępu (minimum 70 cm). Zabrania się tarasowania przejść między regałami. 6. Regały i szafy znajdujące się w Archiwum są oznaczone kolejnymi numerami oraz zaopatrzone w wywieszki ogólnie informujące, jakie akta znajdują się na danym regale. 7. Drzwi do Archiwum muszą być należycie zabezpieczone przed włamaniem. Jeden komplet kluczy do Archiwum posiada archiwista drugi komplet kluczy znajduje się w zapieczętowanej kopercie z napisem klucze Archiwum w kasie pancernej w Biurze Obsługi Mieszkańca. Wejście do archiwum jest ewidencjonowane w systemie elektronicznego dostępu. 8. Prawo wstępu do magazynu Archiwum mają kierownik Urzędu oraz osoby przez niego upoważnione, naczelnik Wydziału Administracji i Spraw Obywatelskich i pracownicy Archiwum, te osoby są zdefiniowane w systemie elektronicznego dostępu do archiwum oraz upoważnieni przedstawiciele archiwów państwowych i innych organów kontroli wewnętrznej oraz zewnętrznej. Przebywanie w magazynie archiwum dozwolone jest jedynie w obecności archiwisty. W pokoju biurowym mogą także przebywać osoby korzystające z akt (patrz. 6 pkt 4). 9. Sprzątanie lokalu archiwalnego odbywa się w obecności archiwisty. 12
ROZDZIAŁ XI Kontrole Archiwum. 1. Kontrolę Archiwum przeprowadzają osoby upoważnione przez kierownika Urzędu lub przedstawiciele Archiwów Państwowych. 12 2. Z kontroli Archiwum sporządza się protokół i zalecenia pokontrolne. Protokół podpisują kierownik Urzędu i prowadzący kontrolę. ROZDZIAŁ XII Postanowienia końcowe. 13 1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, Archiwum przejmuje akta spraw zakończonych. Akta spraw będących w toku załatwiania przejmuje następca prawny likwidowanej jednostki na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Kopię protokołu przekazuje się do wiadomości Archiwum Państwowego. 2. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej bez prawnego następcy wszystkie akta kat. A należy przekazać w stanie uporządkowanym do Archiwum Państwowego. 3. W przypadku akt kat. B, których okres przechowywania upłynął przed terminem zlikwidowania jednostki organizacyjnej należy wystąpić do Archiwum Państwowego o zgodę na ich zniszczenie. Pozostałe akta kategorii B, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął należy przekazać w celu dalszego przechowywania organowi założycielskiemu. 4. Spisy zdawczo odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo odbiorczych, potwierdzenie odbioru akt przez archiwum państwowe oraz przekazanie na makulaturę są dołączone do końcowych akt likwidacji Urzędu. 5. Archiwum ulega likwidacji dopiero po całkowitym zaprzestaniu działalności Urzędu. 13