Załącznik nr 7 do Zapytania ofertowego AF.26.24.2016 PROJEKT UMOWY zawarta w Białymstoku w dniu.2016 r., pomiędzy: Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Białymstoku, z siedzibą przy ul. Kombatantów 7, 15-110 Białystok, NIP: 542-303-15-36, reprezentowanym przez Elżbietę Rajewską-Nikonowicz Dyrektora, zwanym dalej Zamawiającym, a..., reprezentowanym przez..., zwanym dalej Wykonawcą. Zamawiający i Wykonawca w dalszej części umowy łącznie mogą być zwani Stronami. Mając na względzie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), po rozpatrzeniu ofert złożonych w postępowaniu, zostaje zawarta umowa, zwana dalej Umową, o następującej treści: 1 Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi cateringowej dla Regionalnej Placówki Opiekuńczo- Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, zgodnie z wykazem zamieszczonym w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, wg cen określonych w ofercie z dnia.., 2 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi wskazanej w 1 Umowy w zakresie przygotowania diety wg jadłospisu ustalanego wspólnie przez wyznaczonych przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego, wyporcjowania i zapakowania w odpowiednie pojemniki jednorazowe, dołączenia zestawu niezbędnych jednorazowych sztućców oraz dostawę do siedziby Zamawiającego całodziennego wyżywienia dla dzieci zgodnie ze specyfikacją określoną w Załączniku nr 1 do Umowy. 2. Wykonawca zobowiązany będzie uwzględniać wszelkie zmiany w ilości zamawianych poszczególnych posiłków i/lub pakietów całodziennego wyżywienia, zgodnie z cennikiem określonym w ofercie z dnia z zaznaczeniem że podane ceny dotyczą 5 posiłków, więc w przypadku zamawiania mniejszej niż 5 liczby posiłków z jednego pakietu całodziennego wyżywienia, cena pomniejszona zostaje o następująca wartość procentową: śniadanie i kolacja po 20 %, II śniadania i podwieczorek po 15 %, obiad 30 %, z którego rezygnuje Zamawiający. 3. Przez pakiet całodziennego wyżywienia rozumie się porcje pięciu posiłków (śniadanie, II śniadanie, obiad, podwieczorek i kolację) przeznaczone dla jednego dziecka. 3 1. Świadczenie usługi stanowiącej przedmiot Umowy odbywać się będzie na podstawie zamówień, w postaci jadłospisów ustalanych wspólnie przez wyznaczonych przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego. 2. Jadłospis ustalany będzie na okres 14 dni i dostarczany Wykonawcy minimum na 3 dni przed okresem jego obowiązywania. 3. Wykonawca jest zobowiązany do wykonania zamówienia w terminie podanym przez Zamawiającego telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, każdorazowo przy wysłaniu do Wykonawcy nowego 14-dniowego jadłospisu. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania ustalonego jadłospisu, a ewentualne zmiany powinny być wcześniej konsultowane z osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą.
5. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać własnym transportem przedmiot zamówienia, z zachowaniem zasad higieny i odpowiedniej temperatury w celu utrzymania wysokiej jakości przewożonych posiłków. 6. Wykonawca jest odpowiedzialny za jakość i bezpieczeństwo przygotowywanych i dostarczanych przez niego posiłków. 7. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia. 8. W przypadku awarii lub nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca jest zobowiązany zapewnić posiłki o tej samej jakości na swój koszt z innych źródeł. 9. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania norm bezpieczeństwa zgodnych ze standardami Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP), Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) oraz systemu Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli (HACCP). Wykonawca jest zobowiązany do przechowywania próbek posiłków do celów sanitarno-epidemiologicznych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 10. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z przedmiotu Umowy, o którym mowa w 1 oraz w ust. 3-6 i ust. 8 i 9 niniejszego paragrafu, Zamawiający może nałożyć karę umowną w wysokości 5% ogólnej wartości brutto oferty Wykonawcy oraz odstąpić od Umowy. 4 1. Strony postanawiają, że wszelkie prace i czynności nieopisane w opisie przedmiotu Umowy, a zdaniem Wykonawcy niezbędne dla właściwego i kompletnego wykonania usługi cateringowej są traktowane jako oczywiste i zostały uwzględnione w kosztach realizacji zamówienia i wliczone do ceny ofertowej. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne uprawnienia do wykonania przedmiotu Umowy w zakresie wskazanym w 1 Umowy, a także, że uprawnienia takie posiadają osoby działające w imieniu Wykonawcy, którymi będzie się posługiwał. Wykonawca zobowiązany jest do nadzorowania osób, przy pomocy których wykonywać będzie przedmiot Umowy i odpowiada za ich działania. 3. Wykonawca zobowiązuje się dołożyć najwyższą staranność przy wykonaniu przedmiotu Umowy, w sposób dający gwarancję najlepszego rezultatu. 4. Wykonawcy nie przysługuje prawo przeniesienia na osobę trzecią uprawnień i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 5. Zamawiający ma prawo do uzyskania od Wykonawcy informacji o sposobie przygotowania posiłków oraz o postępach w realizacji zamówienia. 6. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu niezbędnych konsultacji i wyjaśnień, dotyczących przygotowania przedmiotu zamówienia. 5 1. Wykonawca jest związany ceną dziennego pakietu żywieniowego bez względu na ilość zamawianych pakietów. Zamawiający jest uprawniony do zamawiania dowolnej ilości pakietów w zależności od ilości dzieci przebywających aktualnie w Placówce. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub rezygnacji z poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia. Z tego powodu Wykonawcy nie przysługuje żadne dodatkowe roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się do obliczenia i wskazania nowej ceny wykonania usługi, uwzględniając zmianę. 4. Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zależne będzie od ilości zamówionych pełnych oraz niepełnych pakietów całodziennego wyżywienia w okresie trwania umowy i określone zostanie na podstawie cen jednostkowych ustalonych w oparciu o ofertę przedłożoną przez Wykonawcę. Przez pojęcie niepełnego pakietu całodziennego wyżywienia rozumie się sytuację, kiedy Zamawiający rezygnuje z któregoś z posiłków w jednym pakiecie. 6 1. Rozliczenie umowy następować będzie co miesiąc po wykonaniu przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę na podstawie dostarczonej faktury VAT. Płatność następować będzie w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu faktury VAT. 2. Faktura VAT powinna określać ilość faktycznie dostarczonych posiłków oraz kwoty za dostarczone posiłki zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w ofercie. 3. Zapłata następować będzie w formie przelewu bankowego na rachunek bankowy Wykonawcy prowadzony przez o nr:. 4. Za datę zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
5. Za usługi dodatkowe nieujęte w przedmiocie zamówienia, Zamawiający nie ponosi odpłatności. 6. W przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania usług, wynikających z niniejszej umowy, Zamawiający nie wypłaci w całości wynagrodzenia lub wypłaci wynagrodzenie stosownie do prawidłowo wykonanych usług. Nadto w tym wypadku Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia od Wykonawcy kary umownej w wysokości 10% ogólnej wartości brutto oferty Wykonawcy oraz prawo do odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy i naliczenia kary umownej. 7. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od niniejszej umowy w przypadku, gdyby jej realizacja nie leżała w interesie Zamawiającego. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych zastrzeżonych w Umowie na zasadach ogólnych. 7 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków poprzez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. 2. Wykonawca umożliwi dokonanie kontroli realizacji Umowy i udostępni wszelką związaną z tym dokumentację w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów na żądanie uprawnionej instytucji. 8 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony do dnia 31.12.2016 r. 2. Strony dopuszczają możliwość innego rozwiązania Umowy na mocy zgodnego oświadczenia woli Stron. 3. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 5. Wszelkie spory mogące powstać w trakcie realizacji Umowy lub na jej tle poddane zostaną pod rozstrzygnięcie sądom powszechnym właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
Załącznik nr 1do Umowy OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Świadczenie usługi cateringowej dla Regionalnej Placówki Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku 1. UWAGI OGÓLNE 1.1 Wykonawca zobowiązuje się zapewnić bieżący kontakt z przedstawicielem Wykonawcy. Przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany będzie na wezwanie Zamawiającego do osobistego stawiennictwa w siedzibie Zamawiającego i/lub skontaktowania się z przedstawicielem Zamawiającego telefonicznie w celu konsultacji w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od wezwania. 1.2 Usługa cateringowa będąca przedmiotem zamówienia obejmuje przygotowanie diety wg jadłospisu ustalanego wspólnie przez przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego, wyporcjowanie i zapakowanie w odpowiednie pojemniki jednorazowe, dołączenie zestawu niezbędnych jednorazowych sztućców oraz dostawę do siedziby Zamawiającego. Wszystkie ww. czynności powinny być ujęte w cenie ofertowej. 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1.1 Przygotowanie i dostarczenie gotowych posiłków dla grupy maksymalnie 21 dzieci w różnym wieku, także niemowląt, przebywających w Regionalnej Placówce Opiekuńczo-Terapeutycznej w Ignatkach, stanowiącej Dział w strukturze Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Białymstoku, w terminie od momentu pojawienia się w Placówce pierwszego dziecka, o czym Wykonawca zostanie poinformowany, drogą telefoniczną lub mailową, najpóźniej 2 dni przed planowanym rozpoczęciem okresu obowiązywania umowy. 1.2 Należy uwzględnić fakt, ze liczba dzieci może się zmieniać, o czym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej dzień przed planowaną zmianą ilości zamawianych posiłków. W związku z tym, iż Placówka dopiero rozpoczyna swoją działalność należy wziąć pod uwagę fakt, że początkowa ilość zamawianych posiłków może być niewielka i dotyczyć np. tylko 1-3 dzieci. Ilość dzieci umieszczanych w Placówce będzie się sukcesywnie zwiększać, a w związku z tym będzie zwiększać się również ilość zamawianych pakietów całodziennego wyżywienia. W Placówce maksymalnie przebywać będzie 21 dzieci w wieku od 0 do 12 lat. 1.3 Przygotowanie diety ogólnej oraz diet specjalnych, w tym diety uzupełniającej dla niemowląt i małych dzieci, jeśli zaistnieje taka potrzeba, zgodnie z zaleceniami intendenta Placówki i wcześniejszymi ustaleniami z upoważnionym przedstawicielem Wykonawcy. Przez dietę specjalną rozumie się modyfikacje głównego jadłospisu zależnie od potrzeb dziecka, np. wykluczenie produktów alergizujących dla uczulonego dziecka lub dieta bezglutenowa dla dziecka z celiakią. Placówka nie jest placówką oświatową, w związku z tym nie jest wymagane przestrzeganie Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 26 sierpnia 2015 r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach. Jadłospis w diecie ogólnej obejmować będzie 3 główne posiłki (śniadanie, obiad, kolację) i 2 dodatkowe (II śniadanie, podwieczorek). Diety specjalne będą przygotowywane przez dietetyka Placówki w uzgodnieniu z Wykonawcą. Jadłospis ustalany będzie na okres 14 dni i dostarczany Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed okresem jego obowiązywania. 1.4 Zapewnienie świeżości użytych produktów i najwyższej jakości oraz estetyki posiłków, a także transportu wyporcjowanych posiłków w odpowiednich, jednorazowych opakowaniach przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Transport posiłków powinien odbywać się z zachowaniem zasad higieny i odpowiedniej do rodzaju posiłku temperatury w celu utrzymania wysokiej jakości posiłków. Posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów.
1.5 Wykonawca oświadcza, że produkty spożywcze, z których będą przygotowywane posiłki, będą najwyższej jakości oraz świeże, tzn. posiadające aktualny termin przydatności do spożycia, a w przypadku produktów nie posiadających terminu przydatności do spożycia (warzywa, owoce, pieczywo) nie będą one wykazywały cech zepsucia, gnicia, wyschnięcia czy czerstwienia w dniu, w którym będą spożywane. 1.6 Dostarczenie posiłków własnym transportem 2 razy dziennie (pierwszy transport: śniadanie + II śniadanie, drugi transport: obiad, podwieczorek i kolacja) każdego dnia w tygodniu (od poniedziałku do niedzieli) w godzinach ustalonych z Zamawiającym (pierwszy transport około godziny 6.45-7.00, drugi transport około godziny 12.45-13.00) oraz dołączenie do każdego posiłku zestawu niezbędnych sztućców jednorazowych. 1.7 W przypadku, gdy Wykonawca nie jest w stanie dostarczać posiłków 2 razy dziennie dopuszcza się ich dostarczanie raz dziennie po wcześniejszym ustaleniu tego faktu z Zamawiającym. 1.8 Do obowiązków Zamawiającego, realizowanych za pomocą personelu własnego, należeć będzie wydawanie posiłków, sprzątanie oraz ponoszenie kosztów środków czystości i higienicznych zużywanych do sprzątania po posiłku. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zabieranie z Placówki odpadów pokonsumpcyjnych oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z Zamawiającym za dostarczone posiłki. Rozliczenia finansowe Wykonawcy z Zamawiającym odbywać się będą na podstawie faktycznie dostarczonych posiłków i ceny brutto jednodniowego pakietu wyżywienia dla jednego dziecka. 3. OFEROWANY PRZEZ WYKONAWCĘ KOSZT CAŁODZIENNEGO WYŻYWIENIA JEDNEGO DZIECKA W RÓŻNYCH OKRESACH DZIAŁANIA PLACÓWKI Szacunkowa wartość netto jednodniowego wyżywienia dla jednego dziecka (pakietu całodziennego wyżywienia) W okresie od 01.07.16r. do 31.08.16r. kiedy przewiduje przebywało do 10 dzieci (w tym do 7 dzieci na diecie ogólnej) W okresie od 01.09.16r. do 31.10.16r. kiedy przewiduje przebywało do 15 dzieci (w tym do 10 dzieci na diecie ogólnej) Dieta ogólna (szacunek na podstawie dołączonego jadłospisu) Dieta specjalna (modyfikacje diety ogólnej) Żywienie niemowląt i małych dzieci (przygotowanie odpowiednich posiłków uzupełniających, np. zupki, kaszki, gotowane warzywa, mięso)
W okresie od 01.11.16r. do 31.12.16r. kiedy przewiduje przebywało do 21 dzieci (maksymalna ilość miejsc w Placówce) potrzebujących wyżywienia (w tym do 15 dzieci na diecie ogólnej) Szacunkowa wartość brutto jednodniowego wyżywienia dla jednego dziecka (pakietu całodziennego wyżywienia) W okresie od 01.07.16r. do 31.08.16r. kiedy przewiduje przebywało do 10 dzieci (w tym do 7 dzieci na diecie ogólnej) W okresie od 01.09.16r. do 31.10.16r. kiedy przewiduje przebywało do 15 dzieci (w tym do 10 dzieci na diecie ogólnej) W okresie od 01.11.16r. do 31.12.16r. kiedy przewiduje przebywało do 21 dzieci (maksymalna ilość miejsc w Placówce) potrzebujących wyżywienia (w tym do 15 dzieci na diecie ogólnej)