Informacje dla Instytucji Realizujących

Informacje dla Instytucji Realizujących Ministerstwo Zdrowia, 19.02.2013 Czy 500 000 CHF odnosi się do wartości netto czy brutto zamówienia? Wartość zamówienia odnosi się do wartości netto, tj. bez podatku VAT. Taki sposób obliczania wartości zamówienia wynika z art. 32 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Ponieważ pojęcie wartości zamówienia jest określone w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, to brak jest podstaw do przyjmowania innego znaczenia tego pojęcia, tym bardziej że dokumenty dotyczące SPPW nie zawierają odmiennych postanowień w tym zakresie. Ponieważ wartość 500 000 CHF wskazana w par. 8 ust. 5 Umowy w sprawie realizacji projektu dotyczy wartości zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania, to należy uznać, że jest to - zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych - wartość zamówienia bez podatku VAT. *** Szczegółowe postanowienia dotyczące zamówień publicznych W związku z realizacją projektów, w przypadku przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówień publicznych, należy zwrócić szczególną uwagę na zapis Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu dotyczący zamówień publicznych. Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 1/8

* 8.* 1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych w ramach Projektu zostaną przeprowadzone zgodnie z przepisami prawa krajowego i zgodnie z postanowieniami rozdziału 3.3 Aneksu 2 do Umowy ramowej. 2. Instytucja Realizująca dostarczy Instytucji Pośredniczącej _oświadczenie_ potwierdzające zgodność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych z przepisami określonymi w ust. 1 w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. 3. W celu zwiększenia przejrzystości i zapobieżenia korupcji dokumenty przetargowe winny zawierać klauzulę antykorupcyjną. Wzór klauzuli antykorupcyjnej stanowi załącznik nr 6 do Umowy. 4. Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej progi wspólnotowe określone w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 1) oraz 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114), Instytucja Realizująca przekaże Instytucji Pośredniczącej przetłumaczony na język angielski protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w terminie 7 dni od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zwrot odsetek od wypłaconego dofinansowania ze środków europejskich oraz dotacji Ministra Zdrowia: Zasady przekazywania odsetek, kar umownych i innych przychodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa ( Dz. U. 245 poz.1637 z poz. zm. ). Zgodnie z 4 ust. 7 rozporządzenia, odsetki od: 1. przekazanych w formie zaliczki środków zgromadzonych przez beneficjenta na wyodrębnionym rachunku do obsługi projektu finansowanego z udziałem środków europejskich; 2. zwrotów środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystanych z naruszeniem procedur właściwych dla realizacji wydatków w ramach danego programu lub projektu, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości; 3. środków pozostałych do rozliczenia przekazanych w ramach zaliczki - w części odpowiadającej finansowaniu z budżetu środków europejskich, jak i z budżetu państwa, są przekazywane przez beneficjenta zgodnie z zasadami wdrażania danego programu operacyjnego lub odrębnymi przepisami, jak i w terminach w nich określonych, na rachunek instytucji, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie projektu, albo która wydała decyzję o jego dofinansowaniu lub która jest upoważniona, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wystawiania zleceń płatności. W związku z powyższym pragniemy poinformować, iż odsetki narosłe na skutek realizacji projektów w ramach obszaru tematycznego "ochrona zdrowia" Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy należy Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 2/8

zwracać na rachunek dochodów Ministerstwa Zdrowia: NBP o/o Warszawa 02 1010 10100013 0022 3100 0000, w terminie do 5 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca. W tytule przelewu zawierającego zwrot odsetek należy podać: numer projektu rok, w którym przekazane zostały środki, których zwrot odsetek dotyczy rodzaj odsetek (bankowe, podatkowe) Wytyczne w sprawie możliwości ponoszenia dodatkowych kosztów, nie ujętych w budżecie szczegółowym będącym załącznikiem do KPP: W odpowiedzi na powstające w trakcie realizacji Państwa projektów potrzeby poniesienia wydatków nie ujętych w budżecie szczegółowym, będącym załącznikiem do KPP, strona szwajcarska przedstawiła rozwiązanie systemowe. Darczyńcy zaproponowali, aby rozpatrywać jako kwalifikowalne wydatki, które nie zostały ujęte w KPP w budżecie szczegółowym jeśli łącznie zostaną spełnione następujące warunki: 1. koszty te spełniają kryteria kwalifikowalności dla właściwego obszaru tematycznego, 2. Instytucja Realizująca (IR) wykaże, że wydatki te są niezbędne dla realizacji projektu ( w Raporcie okresowym) 3. możliwe przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetowymi nie będą przekraczały progów, o których mowa w art. 20. 3 lit. a Umowy w sprawie projektu. 4. koszty te nie przekraczają 15% danej kategorii budżetowej i nie są wyższe niż 20 000 PLN. Przez dana kategorię budżetową należy rozumieć kategorię, z której dokonywane jest przesunięcie. Jednocześnie wskazane limity 15% oraz 20 000 PLN odnoszą się do sumy kosztów niezaplanowanych w KPP w ramach kategorii budżetowej w danym okresie sprawozdawczym. W celu uniknięcia sytuacji, iż dodatkowe koszty nie będą spełniały kryteriów kwalifikowalności, Instytucja Realizująca powinna skonsultować każdą zmianę budżetu projektu ex ante z Instytucją Pośredniczącą (IP). IR każdorazowo powinna przesyłać IP elektronicznie krótką informację na temat dodatkowych kosztów w projekcie wraz z ich uzasadnieniem. Jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni Instytucja Pośrednicząca nie zgłosi zastrzeżeń do przekazanych wyjaśnień, należy uznać, iż zostały one zaakceptowane. Wytyczne ws. kwalifikowalności kosztów dojazdów oraz noclegów związanych ze szkoleniami personelu, a także kosztów wizyt studyjnych realizowanych przez beneficjentów końcowych w ramach Komponentu 2 (Cel 2 obszaru tematycznego: "ochrona zdrowia" Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy) Szkolenia dla pracowników domów pomocy społecznej oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych: W ramach kosztów szkoleń do dofinansowania kwalifikować się będą koszty dojazdów oraz koszty Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 3/8

noclegów uczestników szkoleń, pod następującymi warunkami (Nie dotyczy kosztów dojazdów oraz noclegów związanych z krajowymi oraz zagranicznymi wizytami studyjnymi) : udział w szkoleniach odbywa się w ramach delegacji służbowej, udokumentowanej pisemnym poleceniem wyjazdu, koszty dojazdów oraz noclegów rozliczane są zgodnie z zasadami rozliczania krajowej delegacji służbowej, oraz z wykorzystaniem druków obowiązujących w danej instytucji dla udokumentowania delegacji służbowej, tj. zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), koszty dojazdów oraz noclegów nie przekroczą 10% całkowitego budżetu Komponentu 2. Wizyty studyjne (krajowe oraz zagraniczne) w ramach Komponentu 2 - zasady organizacji: zakres tematyczny wizyty studyjnej będzie ściśle związany z celami projektu, całkowity kwalifikowalny koszt wizyt studyjnych nie może przekraczać 15% całkowitego budżetu przewidzianego na Komponent 2. Instytucja Realizująca będzie odpowiedzialna za przestrzeganie tej proporcji, Instytucja Realizująca, właściwa dla projektu w ramach którego wizyta studyjna będzie się odbywać, dokona każdorazowo pisemnej akceptacji wizyty studyjnej w zakresie: planowanego budżetu programu wizyty studyjnej precyzującego m.in. miejsce wizyty, termin, listę wykładowców, instytucje w których wizyta będzie się odbywać, listę osób, z którymi będą prowadzone spotkania, warsztaty, dyskusje, itp. listy uczestników wizyty studyjnej w celu zapewnienia jak najwyższej efektywności, wizyty studyjne będą organizowane dla grup co najmniej 10 osób. Możliwa, a nawet rekomendowana jest organizacja wizyty studyjnej dla kilku projektów łącznie. Co więcej, możliwe jest włączenie uczestników wizyty studyjnej z innych województw, w których wdrażane są programy w ramach Celu 2 obszaru tematycznego ochrona zdrowia" SPPW, sugerowana maksymalna liczba uczestników wizyty studyjnej nie powinna przekraczać 20 osób. Zbyt duża grupa uniemożliwi sprawne przeprowadzenie wizyty. koszty delegacji uczestników wizyty studyjnej odbywanej na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu, będą rozliczne zgodnie z przepisami obowiązującymi dla delegacji krajowych i zagranicznych (w przypadku delegacji zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.), do wniosku o płatność, w którym rozliczne będą koszty wizyty studyjnej, beneficjent końcowy zobowiązany jest załączyć: akceptację wizyty studyjnej wydaną przez Instytucję Realizującą dokumenty rozliczające delegację służbową uczestników wizyty dowody poniesienia kosztów organizacji wizyty studyjnej (np. faktury/rachunki dot. wynagrodzenia tłumacza, wykładowcy, faktury za bilety, hotele, potwierdzenia dokonania płatności itp.) sprawozdanie z wizyty studyjnej zawierające informacje jakie doświadczenia wyniesione z wizyty będą mogły być zastosowane w projekcie. Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 4/8

Schemat przepływu dokumentów przetargowych, dla przetargów powyżej 500 000 CHF, opracowany przez Krajową Instytucję Koordynującą w porozumieniu ze stroną szwajcarską. Zgodnie z wolą darczyńców, Instytucja Realizująca jest zobowiązana do przekazywania każdorazowo stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowych dla zamówień publicznych o wartości powyżej 500 000 CHF, niezależnie od tego, czy taki warunek został wskazany wprost jako warunek w decyzji w sprawie zatwierdzenia projektu. Przepływ dokumentów przetargowych powinien odbywać się wg następującego schematu: Instytucja Realizująca przekazuje Instytucji Pośredniczącej SIWZ w języku polskim celem jej wstępnej weryfikacji przez Instytucję Pośredniczącą. Instytucja Pośrednicząca po weryfikacji przekazanych dokumentów informuje Instytucję Realizującą o zajętym stanowisku. Stanowisko Instytucji Pośredniczącej w sprawie przekazanych dokumentów nie ma jednak charakteru wiążącego i nie oznacza potwierdzenia prawidłowości lub akceptacji treści dokumentacji przetargowej. Instytucja Realizującą dokonuje tłumaczenia SIWZ na język angielski. Instytucja Realizująca przekazuje przetłumaczoną dokumentację do Instytucji Pośredniczącej w terminie 30 dni przed rozpoczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Instytucja Pośrednicząca przekazuje przetłumaczoną dokumentację stronie szwajcarskiej najpóźniej na 20 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem procedury przetargowej. Trwałość projektów Podstawą dla wyjaśnienia kwestii obowiązków Instytucji Realizującej związanych z zapewnieniem operacyjności programu po jego zakończeniu jest treść Umowy w sprawie Projektu zawartej przez KIK z SDC. Stanowi ona bezpośrednio w art. 16 ust. 1 o okresie operacyjności programu, który liczony jest od dnia jego zakończenia i wynosi 5 lat. Umowa nie przewiduje dodatkowego terminu 10 lat dla trwałości inwestycji infrastrukturalnych. Jednocześnie art. 11 stanowi o terminie zachowania własności rzeczy nabytych w ramach programu, który liczy się również od dnia jego zakończenia, a długość ta pokrywa się z okresem operacyjności. Również termin na przeprowadzenie kontroli operacyjności programu przez przedstawicieli Szwajcarii wynosi 5 lat od jego zakończenia zgodnie z art. 10 Umowy w sprawie Projektu. Analogiczne terminy stosuje się zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu ( art. 7 ust. 7 /art. 7 ust. 6 dla okresu operacyjności projektu, art. 9 ust.2 w sprawie terminu zachowania własności rzeczy oraz art. 14 ust. 3 / art. 13 ust. 3 w sprawie terminu na przeprowadzenie kontroli). Jeśli chodzi o datę zakończenia programu, to wskazana jest ona w art. 22 ust. 2 Umowy ws. Projektu oraz w art. 3 ust. 2 Umowy/Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu. Jest więc to data od której należy liczyć obowiązek utrzymania rezultatów programu. Chodzi tu o cały program, w tym wszystkie projekty realizowane przez beneficjentów końcowych, a obowiązek ten dotyczy strony Umowy ws. Projektu czyli rządu RP reprezentowanego odpowiednio przez MRR a w ramach Umowy ws. Realizacji Projektu/ Porozumienia ws. Realizacji Projektu, przez Instytucję Pośredniczącą. Zatem każdy z projektów beneficjentów końcowych powinien być operacyjny przez okres odpowiadający operacyjności całego programu. Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 5/8

Analogicznie powinien być liczony termin przechowywania dokumentacji, o którym mowa w art. 16 ust. 3 Umowy ws. Projektu, art. 7 ust. 4 Umowy w sprawie Realizacji Projektu oraz art. 7 ust. 3 Porozumienia w sprawie Realizacji Projektu Wytyczne w sprawie opisu dokumentu Opis dokumentu powinien być naniesiony na dokumencie (np. na jego odwrocie). Tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. brak miejsca na dokumencie) opis może być zrobiony na oddzielnej kartce, na trwałe spiętej z dokumentem. Opis dokumentów (faktur, rachunków, list płac itp.), dokumentujących poniesione wydatki w ramach projektów realizowanych ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, powinien zawierać następujące elementy: 1. tekst: Dotyczy programu realizowanego przy dofinansowaniu ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Umowy w sprawie realizacji Projektu nr... 2. Numer oraz tytuł programu... 3. Kategoria wydatków (zgodnie z Uproszczonym Budżetem Projektu)... 4. Dotyczy... (opis mówiący za co jest faktura i potwierdzenie wykonania usługi, dostawy itd. zgodnie z umową/zleceniem Nr...z dnia...) 5. Opis procedury wyboru wykonawcy... 6. Kwota wydatków kwalifikowalnych... 7. Kwota wydatków niekwalifikowanych... 8. Klasyfikacja budżetowa (jeśli dotyczy)/rodzaj wydatku... (inwestycyjny/ nieinwestycyjny) 9. Źródła finansowania: Zatwierdzenie na pieczęci: SPPW 85%... współfinansowanie 15%... (podać źródło współfinansowania)... Razem... - merytoryczne...(podpis, data) - formalne i rachunkowe:... (podpis, data) - do wypłaty: (kwota) - podpis Głównego Księgowego lub Dyrektora jednostki Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 6/8

System przepływów finansowych SPPW Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokonało zmian w Systemie Przepływów Finansowych Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy zgodnie z obowiązującym przepisami prawa oraz zasadami wdrażania projektów w ramach SPPW. Dokument zatwierdzony przez Sekretarza Stanu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego znajduje się tutaj. Postępowania przetargowe powyżej 500 tys. CHF Uprzejmie przypominamy, iż zgodnie z ustępem 3.3 Załącznika nr 2 do Umowy Ramowej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną z dnia 20 grudnia 2001 r. przedstawiciele Szwajcarii mogą żądać przedłożenia dokumentacji przetargowej dla postępowań o wartości przekraczającej 500 000 CHF. W związku z powyższym we wzorach umów ws. realizacji projektów wprowadzono postanowienia w 8, które nakładają na Instytucję Realizującą obowiązek dostarczenia na wniosek strony szwajcarskiej do Instytucji Pośredniczącej, tłumaczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, a także innych dokumentów przetargowych jeśli wymaga tego strona szwajcarska. Mając na względzie powyższe, Krajowa Instytucja Koordynująca rekomenduje, w przypadku przekazania stronie szwajcarskiej dokumentacji przetargowej, wraz z opublikowaniem ogłoszenia o zamówieniu publicznym na stronie internetowej zamawiającego jednoczesne zamieszczenie tłumaczenia tej dokumentacji na język angielski. Informacja i promocja - wytyczne Krajowa Instytucja Koordynująca i strona szwajcarska uzgodniły obowiązkowe i zalecane wzory materiałów informacyjno-promocyjnych dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, tj. m.in. wzory tablic informacyjnych i pamiątkowych, naklejek, papieru firmowego, prezentacji itp., stanowiące uzupełnienie pakietu wytycznych ws. informacji i promocji. Prace nad wytycznymi ws. informacji i promocji zostały zakończone. W ich skład wchodzą następujące dokumenty: Szwajcarko-Polski Program Współpracy. Informacja i promocja. Wytyczne dla beneficjentów Załącznik nr 1: Księga identyfikacji wizualnej Szwajcarko-Polskiego Programu Współpracy Część 1 - Księga znaku Swiss Contribution Część 2 - Obowiązkowe i rekomendowane wzoru materiałów promocyjnych Załącznik nr 2: Skrócona księga znaku Bundeslogo (logo konfederacji Szwajcarskiej) Ww. dokumenty znajdują się tutaj. Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 7/8

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Fundusze Europejskie dla sektora ochrony zdrowia - www.zdrowie.gov.pl Opis systemu zaliczkowego Opis systemu zaliczkowego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy/ opracowany przez Krajową Instytucję Koordynującą znajduje się tutaj. Dokument ten jest przydatny dla Instytucji Realizujących programy w ramach Celu 2. Wykonanie: CONCEPT Intermedia www.concept.net.pl Strona 8/8