2 1 O programie LEX Baza Dokumentów LEX Baza Dokumentów jest systemem służącym do gromadzenia wszelkiego rodzaju dokumentów tworzonych lub zbieranych przez użytkownika. Dzięki programowi użytkownik ma możliwość uporządkowanego przechowywania dokumentów własnych, takich jak np. zarządzenia, regulaminy czy instrukcje. LEX Baza Dokumentów jest produktem skierowanym m.in. do jednostek administracji rządowej, samorządowej, instytucji finansowych, firm itp. Pracując z LEX Bazą Dokumentów, użytkownik może: przeglądać treść dokumentów uzyskanych za pomocą sposobów szukania, takich jak wyszukiwanie po miejscu publikacji, rodzaju, autorze, tekście w tytule, słowach w treści, półce roczników i hasłach; zarządzać dokumentami, czyli tworzyć definicje do dokumentów, wprowadzać i modyfikować dokumenty, wprowadzać relacje między dokumentami, usuwać dokumenty; budować skorowidz przedmiotowy, czyli tworzyć drzewo haseł dodawać, usuwać, uzupełniać hasła i modyfikować jego strukturę; tworzyć akty, określając ich cechy formalne (miejsce publikacji, rodzaj, numer, autor, data, tytuł, data początku i końca obowiązywania itd.); wprowadzić tekst dokumentu; wprowadzać relacje pomiędzy dokumentami; przyporządkować akt własny do hasła w skorowidzu przedmiotowym; nadawać innym użytkownikom uprawnienia. Użytkownicy LEX Bazy Dokumentów posiadający System Informacji Prawnej LEX DVD lub LEX Intranet mają możliwość wprowadzania relacji z dokumentów do aktów prawnych w SIP LEX. Zawartość LEX Bazy Dokumentów pod względem objętości czy spójności zależy od samego użytkownika. Istnieje możliwość zlecenia Wolters Kluwer Polska wydawcy LEX Bazy Dokumentów przejęcia opieki nad zawartością programu, co zapewni usystematyzowanie aktów własnych wg tych samych zasad, jakie są stosowane przy systematyzowaniu aktów prawnych w SIP LEX. 2 Lista zmian Zmiany wprowadzone w wersji 2.3.0 System silnych haseł. Wprowadzono opcjonalny system silnych haseł, po włączeniu użytkownicy mają obowiązek zmiany haseł na zgodne z polityką GIODO. Domyślnie stosowane są hasła proste. Więcej na ten temat w rozdziale System wzmocnionych haseł. Parametr określający sposób działania Roczników. Wprowadzono parametr określający sposób ułożenia dokumentów w Rocznikach: wg daty dokumentu (domyślnie) lub według daty publikacji. Więcej na ten temat w rozdziale Roczniki.
Lista zmian 3 Możliwość przesuwania haseł Dodana została możliwość zmiany struktury haseł poprzez przenoszenie podhaseł pod inne hasła. Po wejściu w modyfikację hasła dostępne jest pole Kategoria za pomocą którego można określić nową kategorię hasła i tym samym przenieść je w inne miejsce w strukturze. Logowanie operacji użytkowników Operacje na dokumentach: dodanie dokumentu, modyfikacja, usunięcie, są zapisywane w pliku \BAW\Log\statistics.log z podaniem czasu operacji, nazwy użytkownika i danych dokumentu. Poprawka wywoływania dokumentu Lex, który jest w relacji z aktem własnym. Poprawka dotyczy współpracy z SIP LEX w wersji Intranet. Do tej pory możliwe było jedynie otwieranie dokumentu Lex w wersji DVD. Poprawka na liście ostatnio zmodyfikowanych aktów własnych. Dokumenty Lex dodane w relacji do aktów własnych nie pojawiają się już na liście ostatnio zmodyfikowanych aktów własnych. Zmiana nazwy programu Zmieniono nazwę programu z LEX Baza Aktów Własnych na LEX Baza Dokumentów. Usuwanie danych ze słownika Autorzy Umożliwiono usuwanie autorów w słowniku, możliwe jest usunięcie tylko tych autorów, którzy nie występują w dokumentach. Usuwanie dodatkowych pól z Miejsca publikacji Umożliwiono usuwanie dodatkowych, nieużywanych pól zdefiniowanych w Miejscu Publikacji. Usuwanie ról użytkowników Zablokowano usuwanie ról użytkowników, nie można usunąć roli jeśli jest to jedyna rola uprawniająca do modyfikacji dokumentu. Wyszukiwanie po treści w Filtrze i Słowniku Poprawiono prezentację wyniku wyszukiwania, dokumenty były niepoprawnie stronicowane. Wyszukiwanie pełnotekstowe w wersjach roboczych Poprawiono wyszukiwanie pełnotekstowe w wersjach roboczych. Zmiany wprowadzone w wersji 2.2.8 Poprawienie działania opcji w filtrze Poprawka dotyczy opcji wyszukiwania w filtrze, filtr "Data wydania/uchwalenia" - obecnie wyszukuje
4 dokumenty wg pola "Data dokumentu" oraz filtr "Data ogłoszenia" - obecnie wyszukuje dokumenty wg pola "Data publikacji". W poprzedniej wersji te opcje były zamienione. Poprawienie działania stronicowania Poprawka dotyczy podziału dokumentów na strony podczas wyświetlania wyników filtrowania. W poprzedniej wersji zdarzało się, że na kilku stronach liczba dokumentów była mniejsza od zakładanej ilości - domyślnie 30. Zmiany wprowadzone w wersji 2.2.7 Zwiększenie czytelności nadawania uprawnień do dokumentów - dotyczy dokumentów zawierających pole Lista grup dostępu. Poprawka polega na wyświetleniu uprawnień zdefiniowanych po stronie miejsca publikacji. Po wybraniu miejsca publikacji w dokumencie, uprawnienia zdefiniowane w miejscu publikacji są dziedziczone na dokument i wyświetlane w postaci wyszarzonej. Jakakolwiek próba modyfikacji tych uprawnień w dokumencie oznacza, że przestają one być dziedziczone z miejsca publikacji i obowiązują te zdefiniowane bezpośrednio w dokumencie. Uprawnienia zdefiniowane po stronie dokumentu wyświetlane są już zwykłą czcionką. Poprawka wysyłania powiadomień mailowych. Poprawiono wysyłanie powiadomień po usunięciu dokumentu. Zmiany wprowadzone w wersji 2.2.5 Import użytkowników Wprowadzono możliwość hurtowego dodania użytkowników do LEX Bazy Dokumentów, w tym celu konieczne jest przygotowanie pliku tekstowego w określonym formacie z separatorem w formie średnika. Plik musi być zakodowany w UTF-8. Nazwa i rozszerzenie dowolne. Format pliku: nazwa_użytkownika;imię;nazwisko;email;rola1;rola2;...;rolan Nazwa użytkownika nie może zawierać polskich znaków, pozostałe dane mogą a nawet powinny jak np. w nazwach ról. Musi być podana co najmniej rola Użytkownik albo Redaktor, w przeciwnym wypadku konto zostanie utworzone ale użytkownik nie będzie miał dostępu do danych w trybie przeglądania i redagowania. Import wykonujemy poleceniem wk.baw.setup.exe -u nazwa_pliku. Zmiany wprowadzone w wersji 2.2.1 Dodanie stronicowania na listach z Dokumentami za wyjątkiem list haseł.
Lista zmian 5 Domyślna ilość dokumentów na pojedynczej stronie wynosi 30. Wartość tą można zmienić poprzez edycję klucza w web.config <add key="documentsperpage" value="30"/> Rozszerzenie uprawnień na odczyt/zapis. Zmodyfikowano nadawanie uprawnień do Dokumentów, obecnie można osobno definiować uprawnienia do przeglądania i do zapisu. Więcej na ten temat w rozdziale Zarządzanie uprawnieniami do dokumentów. Uwierzytelnianie przez protokół LDAP. Wprowadzono możliwość uwierzytelniania użytkowników z Active Directory poprzez protokół LDAP. Opis konfiguracji znajduje się w rozdziale Uwierzytelnianie przez LDAP. Powiadomienia o zmianach. Wprowadzono możliwość powiadamiania o zmianach w Dokumentach poprzez e-mail. Szerszy opis znajduje się w rozdziale Powiadomienia o zmianach. Przeorganizowanie drzewa haseł. Rozszerzono podstawową strukturę haseł o pozycje "Indeks zadań", "Indeks zagadnień", "Struktura". Możliwość edycji listy słownikowej w trakcie dodawania dokumentu. Opcja przydatna zwłaszcza, gdy w metryce Dokumentu wykorzystywane jest pole typu Lista słownikowa, np. Autor, "Słowa kluczowe". Jeśli na liście brakuje pozycji to można ją dopisać bez konieczności wychodzenia z edycji Dokumentu. Dodanie definicji pola "Słowa kluczowe". W celu usprawnienia wyszukiwania pełnotekstowego wprowadzone zostało pole "Słowa kluczowe". Przed wykorzystaniem w Dokumentach pole musi być dodane do definicji rodzaju Dokumentu. Zarządzanie sortowaniem Dokumentów. Do definicji pól Dokumentów dodano opcję "Sortowanie" z możliwością określenia domyślnego pola, po którym będą sortowane Dokumenty. Zmiany wprowadzone w wersji 2.1.4 Dodanie informacji o autorze na liście dokumentów Bezpośrednio na liście dokumentów dodana została nazwa autora. Dodanie możliwości ustawienia domyślnego sortowania wg daty dokumentu
6 W web.config wpisanie poniżeszej instrukcji w sekcji <appsettings> spowoduje ustawienie domyślnego sortowania wg daty <add key="defaultsortorder" value="documentdate"/> Zmiany wprowadzone w wersji 2.1.1, 2.1.2 oraz 2.1.3 Techniczne zmiany dotyczące konfiguracji bazy danych Zmiany wprowadzone w wersji 2.1 Publikowanie w BIP Wprowadzona została możliwość publikowania dokumentów w Biuletynie Informacji Prawnej. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziale Publikowanie dokumentu w BIP Lista ostatnio modyfikowanych dokumentów W dolnym prawym rogu ekranu dodany został link pokazujący na osobnej zakładce dokumenty dodane lub modyfikowane w bieżącym dniu. Link www do dokumentu Po wejściu do metryki dokumentu, na pasku narzędziowym metryki po prawej stronie, prezentowany jest bezpośredni link do tego dokumentu. Link może zostać skopiowany poprzez kliknięcie (co powoduje jego zaznaczenie) i użycie skrótu Ctrl+C. Dodanie informacji o ostatnich modyfikacjach dokumentu. W metryce dokumentu wyświetlana jest informacja o tym kiedy powstał dokument oraz przez kogo i kiedy był modyfikowany. Widoczność pustych haseł w trybie przeglądania W trybie przeglądania nie są prezentowane hasła, które nie zawierają dokumentów, bądź takie, które zawierają dokumenty do których aktualnie zalogowany użytkownik nie ma uprawnień. Dodanie dodatkowych przycisków W trybie administracji dodano przyciski ułatwiające przyznawanie ról dla użytkownika. Zmiany wprowadzone w wersji 2.0 Wprowadzenie kategorii dokumentów "Nieoceniane co do obowiązywania".
Lista zmian 7 Dokumenty nieposiadające określonej daty obowiązywania "OD" i "DO" są traktowane jako nieoceniane co do obowiązywania, do czasu uzupełnienia w nich daty obowiązywania "OD" - stają się wtedy obowiązujące/oczekujące lub daty obowiązywania "DO" - stają się wtedy archiwalne. Zmiana funkcjonalności spod ikony "Opcje". Przeorganizowane zostało menu Opcje, doszedł punkt "Edycja słownika", w którym można edytować słownik Autorów oraz inne słowniki pól definiowanych. W punkcie "Lista rodzajów dokumentów" możemy definiować nowe rodzaje dokumentów i wersji roboczych. Zarządzanie kolejnością dokumentów w hasłach. Wprowadzono możliwość decydowania o kolejności dokumentów w hasłach. Zarządzanie kolejnością dokumentów może się odbywać tylko w trybie "Redagowanie". Nowo dodany dokument ustawia się haśle jako pierwszy, następnie użytkownik może go przenieść w dowolne miejsce za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+strzałka w górę lub Ctrl+strzałka w dół. Możliwość ograniczenia dostępu do dokumentów. Więcej na ten temat można przeczytać w rozdziale Zarządzanie uprawnieniami do dokumentów. Wielowybór w polu "Autor". Wprowadzono możliwość określenia wielu autorów podczas edycji dokumentu. Relacja "ujednolica" między dokumentami (nie dotyczy relacji między wersją roboczą a dokumentem). Przy połączeniu relacją ujednolica dwóch dokumentów, miejsce publikacji biernego w tej relacji jest prezentowane zawsze w kolorze czarnym, na listach, w lewym panelu i w metryce. Dokument jest traktowany jak nieoceniany co do obowiązywania, a znajdujące się w nim daty obowiązywania mają jedynie znaczenie informacyjne na poziomie jego metryki. Dokument podrzędny Wprowadzony został nowy rodzaj pola definiowanego - "Dokument podrzędny". Użycie tego pola w definicji rodzaju dokumentu umożliwia tworzenie dokumentów podrzędnych. Dokumenty podrzędne są wyświetlane i chowane za pomocą ikony. Możliwość dołączania logo użytkownika w metrykach i lewym panelu. Ustawienia logo dokonuje się w pliku web.config wg poniższego schematu <add key="logoalpha" value="0.5" /> <add key="logopath" value="" /> LogoAlpha przeźroczystość obrazka: 0 niewidoczny, 0.5 półprzeźroczysty, 1 widoczny w całoś ci.
8 LogoPath ścieżka do pliku na serwerze WWW. Plik z logo należy wgrać np. do folderu baw i wówczas ścieżka będzie miała postać: "http://nazwakomputera/baw/nazwapliku.jpg" Plik może być typu jpg, png lub gif o rozmarach do 300 pikseli szerokości. Logo wyświetla się w prawym dolnym rogu metryki oraz w lewym panelu obok listy dokumentów. Integracja z SIP Lex Intranet 3 Wymagania techniczne i instalacja 3.1 Wymagania systemowe 3.1.1 Wymagania minimalne LEX Baza Dokumentów wymaga wcześniejszej instalacji serwera www IIS w wersji 6 lub 7. Zgodne platformy systemowe to: Windows XP Professional, Windows Vista, Windows Server 2003, Windows Server 2008. Wymagania minimalne są następujące: Windows: XP Professional, Vista Bussines, Vista Enterprise, Vista Ultimate (zalecana mała liczba użytkowników - do ok. 10 podłączonych jednocześnie); 2 GB RAM. 3.1.2 Wymagania zalecane Wymagania zalecane są następujące: Windows: Server 2003, Server 2008 (nieograniczona liczba jednocześnie podłączonych użytkowników); od 2 do 4 GB RAM w zależności od liczba jednocześnie obsługiwanych użytkowników i wielkości bazy danych. 3.1.3 Dodatkowe składniki Do poprawnego działania LEX Bazy Dokumentów po stronie serwera jest niezbędny framework.net 3.5 SP1. Podczas instalacji środowisko.net 3.5 jest pobierane z witryny internetowej (ok. 200 MB). W przypadku braku dostępu do Internetu instalacja.net 3.5 SP1 musi być przeprowadzona ręcznie przed instalacją BAW. Program korzysta z bazy danych Microsoft SQL Server 2005 w wersji Express Edition lub pełnej lub Microsoft SQL Server 2008. W trakcie procesu instalacji domyślnie jest instalowany SQL Serwer 2005 w wersji Express Edition.
Wymagania techniczne i instalacja 3.1.4 9 Wymagania dla stanowiska roboczego Na każdym stanowisku, z którego będzie uruchamiana LEX Baza Dokumentów jest konieczna instalacja wtyczki Flash Player 10. Program można uruchamiać w dowolnej przeglądarce obsługującej wtyczkę Flash Player. Minimalna rozdzielczość ekranu to 1024x768. 3.1.5 Konfiguracja IIS Przed przystąpieniem do instalacji konieczne jest zainstalowanie i skonfigurowanie serwera IIS. Konfiguracja IIS różni się w zależności od systemu operacyjnego. Poniżej przedstawiono opcje, które powinny być włączone podczas instalacji IIS. Windows XP Professional Dodajemy składnik systemu Windows Internetowe Usługi Informacyjne, w trakcie instalacji potrzebny będzie nośnik instalacyjny MS Windows. Windows Vista Podczas instalacji IIS należy zaznaczyć opcję jak pokazano poniżej
10 Windows 2003 Server
Wymagania techniczne i instalacja Windows 2008 Server 11
12
Wymagania techniczne i instalacja 13 Windows Server 2008 R2 W wersji IIS 7.5 dokonujemy podobnego wyboru komponentów do zainstalowania jak przedstawiono powyżej. Dodatkowo za pośrednictwem Server Manager konieczne jest zainstalowanie składnika.net 3.5.
14 Po zakończeniu instalacji konieczne jest dokonanie zmiany ustawień w konfiguracji IIS: Application Pools -> BAW -> Advanced Settings -> Enable 32-Bit Applications -> True.
Wymagania techniczne i instalacja 3.2 15 Instalacja oprogramowania Instalacji dokonuje się na tym samym serwerze, na którym działa usługa IIS. Na początku instalator sprawdza obecność pozostałych wymaganych składników, np. serwer IIS, w przypadku jego braku wyświetli się stosowny komunikat. W razie potrzeby zostanie zainstalowane środowisko.net 3.5 SP1. Instalacja SQL Server W kolejnym kroku mamy opcję instalacji SQL Server 2005 Express. Domyślnie jest ta opcja włączona, ale jeśli na serwerze jest już zainstalowany SQL Server 2005 lub 2008 to należy z tej opcji zrezygnować. W przypadku rezygnacji z opcji instalowania SQL Server 2005 Express, w kolejnym kroku należy podać dane potrzebne do zalogowania do istniejącego serwera sql: Nazwa\Instancja SQL - nazwa serwera lub nazwa serwera wraz z nazwą instancji bazy danych,
16 Użytkownik - nazwa użytkownika np. sa, Hasło - hasło uzytkownika. Po wciśnięciu "Dalej" nastąpi weryfikacja poprawności danych - próba zalogowania do SQL Servera. Poprawność tych danych warunkuje kontynuację instalacji. Dostęp do zasobów SIP LEX W kolejnym kroku instalacji należy podać lokalizację SIP LEX w postaci lokalnej ścieżki lub ściezki UNC jeśli SIP LEX zainstalowany jest na innym serwerze. Konfiguracja połączenia z SIP LEX nie jest wymagana podczas instalacji i można przeprowadzić ją później. Ścieżkę do SIP LEX określa się w web.config w kluczu <add key="lexpath" value="\\nazwa_komputera\nazwa_zasobu_lex" /> Z dostępem do zasobu SIP LEX może pojawić się problem natury administracyjnej. Z reguły konto na którym działa Baza Dokumentów (ASP.NET) nie ma dostępu do zasobów sieciowych. Rozwiązania są dwa: 1. Włączenie konta Gość na komputerze z SIP LEX, umożliwienie mu dostępu do zasobów sieciowych i nadanie uprawnień do katalogu i zasobu Lex. 2. Użycie impersonacji. W tym celu należy utworzyć użytkownika z hasłem po stronie serwera z SIP LEX, oraz takiego samego użytkownika (taka sama nazwa i hasło) po stronie serwera z LEX Bazą Dokumentów, przy czym typ konta to administrator (tylko po stronie serwera LEX Baza Dokumentów). Następnie w web.config w sekcji <system.web> należy dodać klucz <identity impersonate="true" username="" password="" /> z podaniem danych username i password. Wgranie pliku licencji Przed pierwszym uruchomieniem konieczne jest wgranie pliku licencji do katalogu programu, domyślnie C:\BAW. 3.3 Uruchamianie aplikacji na stacjach roboczych Na stacjach roboczych instalacja nie jest przeprowadzana. Aplikacja jest dostępna po wpisaniu w przeglądarce adresu http://nazwa_serwera/baw. 4 LEX Baza Dokumentów - START 4.1 Podstawowe pojęcia stosowane w instrukcji Administrator użytkownik posiadający uprawnienia do zarządzania innymi użytkownikami systemu LEX Baza Dokumentów; akt prawny obiekt pochodzący z posiadanej przez użytkownika wersji SIP LEX (akt prawny z Dz.U. i M.P., akt prawa miejscowego); akt własny Dokument lub Wersja robocza; Dokument obiekt z kategorii Dokumenty w LEX Bazie Dokumentów;
LEX Baza Dokumentów - START 17 dokument dokument w szerokim ujęciu; może być to obiekt z kategorii Dokumenty, obiekt z kategorii Wersje robocze lub obiekt pochodzący z posiadanej przez użytkownika wersji SIP LEX; okno Bazy wiedzy okno początku pracy z programem; okno główne programu elementy interfejsu dostępne w każdym momencie pracy z programem; Redaktor użytkownik posiadający uprawnienia do przeglądania i modyfikowania aktów własnych; relacje powiązania pomiędzy dokumentami występujące w stronie czynnej lub biernej, mające wpływ np. na obowiązywanie dokumentu; sposoby szukania funkcjonalności służące do wyszukiwania dokumentów, tj. Hasła, Filtr, Słownik, Lista, Szukaj, Roczniki; standardowy domyślny, oferowany w programie przez wydawcę; Użytkownik użytkownik posiadający uprawnienia do przeglądania aktów własnych; użytkownik użytkownik w szerokim ujęciu, może być to np. osoba pracująca w programie LEX Baza Dokumentów lub SIP LEX; Wersja robocza obiekt z kategorii Wersje robocze w LEX Bazie Dokumentów; wyszukiwanie pełnotekstowe sposób szukania dostępny z okna głównego w polu Szukaj. 4.2 Baza wiedzy Po otworzeniu programu przez użytkownika o statusie Użytkownik lub Redaktor wyświetla się okno Bazy wiedzy oraz następujące funkcje: Baza wiedzy wyświetla z każdego miejsca pracy z programem okno z menu z Dokumentami i Wersjami roboczymi oraz sposobami szukania, wyborem baz oraz możliwością zmiany daty oceny obowiązywania; Roczniki wyświetla półkę z rocznikami wprowadzonych Dokumentów; Okna umożliwia nawigację poprzez przejście do/ zamknięcie wskazanego okna; Dokument umożliwia wprowadzenie nowego Dokumentu do bazy; Wersja robocza umożliwia wprowadzenie nowej Wersji roboczej dokumentu do bazy; Opcje umożliwia definiowanie cech dołączanych Dokumentów i Wersji roboczych; Odśwież aktualizuje zawartość bazy; pole Szukaj służy do wyszukiwania pełnotekstowego. link na dzień: [RRRR.MM.DD] zmienia datę oceny co do obowiązywania Dokumentów;
18 Uwaga! Funkcje: Dokument, Wersja robocza i Opcje są dostępne dla użytkowników o statusie Redaktor W lewym panelu wyświetla się menu z kategoriami dokumentów dołączonych do programu przez użytkownika: - Dokumenty gotowe dokumenty; Wersje robocze propozycje dokumentów lub wersje na etapie opracowywania. Wersje robocze można przekształcać w Dokumenty. W centralnej części okna wyświetlają się sposoby szukania, podział na bazy ze względu na ocenę co do obowiązywania. Dla kategorii Dokumenty w prawym górnym rogu okna głównego wyświetla się także możliwość zmiany daty oceny co do obowiązywania. Otwierane okna programu wyświetlają się w formie zakładek ułatwiających nawigację. W prawym górnym rogu ekranu są dostępne: Pomoc wyświetla pomoc do programu z aktywnym spisem treści; link bieżącego użytkownika otwierający jego profil z danymi; przycisk umożliwiający wylogowanie z programu. W dolnym prawym rogu dostępny jest link do listy ostatnio modyfikowanych dokumentów. 4.3 Ocena co do obowiązywania Przy dodawaniu aktu własnego Redaktor może określić jego datę co do obowiązywania, co spowoduje, że nowo dodany dokument będzie się wyświetlał w ramach właściwej bazy: Obowiązujące; Archiwalne; Oczekujące (dostępna tylko w kategorii Dokumenty); Wszystkie. Okno Bazy wiedzy w ramach kategorii Dokumenty umożliwia także zmianę daty oceny co do obowiązywania. Kliknięcie oznaczonego symbolem linku na dzień: [RRRR.MM.DD] dostępnego w górnym pasku narzędzi powoduje wyświetlenie okna, w którym użytkownik może ustawić: datę dzisiejszą; inną datę. Zmiana daty oceny co do obowiązywania powoduje, że w bazach Obowiązujące, Archiwalne i Oczekujące wyświetlają się akty własne z uwzględnieniem ich statusu co do obowiązywania na zadaną datę.
Sposoby szukania dokumentów 5 Sposoby szukania dokumentów 5.1 Informacje ogólne o szukaniu 19 Wszystkie sposoby szukania są dostępne zarówno z trybu Przeglądanie, jak i Redagowanie. Roczniki i funkcja Szukaj (wyszukiwanie pełnotekstowe) są dostępne w każdym momencie pracy z programem. Roczniki zawierają akty własne z kategorii Dokumenty. Pozostałe sposoby szukania wyświetlają się w zależności od kategorii wybranej w lewym panelu: dla Dokumentów Hasła, Filtr, Słownik, Lista; dla Wersji roboczych Filtr, Słownik i Lista. Akty własne można wyszukiwać w ramach: wszystkich aktów własnych za pomocą wyszukiwania pełnotekstowego; wybranej w lewym panelu kategorii aktów własnych (Dokumenty lub Wersje robocze) za pomocą Haseł, Filtra, Słownika, Listy; wybranej bazy związanej z oceną co do obowiązywania (Obowiązujące, Archiwalne, Oczekujące, Wszystkie). 5.2 Wyszukiwanie pełnotekstowe Funkcja Szukaj dostępna w lewej górnej części okna głównego programu służy do wyszukiwania aktów własnych, w których tekście, tytule, numerze oraz miejscu publikacji znajdują się poszukiwane słowa, cyfry, itd. Przeszukiwanie odbywa się wyłącznie w dokumentach tekstowych (w dokumentach.pdf tekstowych także). Przy wyszukiwaniu domyślnie jest ustawiony operator AND. Podczas wyszukiwania uwzględniane są odmiany fleksyjne. Po wpisaniu słowa np. czas zostaną wyszukane dokumenty, w których występują: czas, czasu, czasowi, czasie, czasem, czasy, czasów itd. Więcej informacji o szukaniu W wyszukiwaniu uwzględnione są cyfry i znaki typu łącznik (-), apostrof ( ) itp. Wpisywać można nazwy typu czas pracy za 2005, ISO 2001, O Brien czy też sygnatury, np. I KZP 52/05. W przypadku poszukiwania wyrazów złożonych (określenia z łącznikiem), np. programowo-metodyczny, będą wyszukiwane obie formy wpisane przez użytkownika, bez uwzględnienia odmian fleksyjnych. Można posługiwać się znakami specjalnymi:? - zastępuje dowolny znak oraz * - zastępuje ciąg dowolnych znaków. Znaków specjalnych nie można wpisywać na początku poszukiwanej frazy. Znak * można wpisywać tylko na końcu poszukiwanego słowa.
20 Przy wpisaniu więcej niż jednego słowa można zdecydować, w jakiej konfiguracji mają one względem siebie występować. Do tego celu służą operatory logiczne, które wpisuje się WIELKIMI literami (lub za pomocą symboli) pomiędzy słowami (grupami słów): AND (spacja lub &&, lub +) operator domyślny - pozwala wyszukiwać dokumenty, w których występują podane słowa niezależnie od kolejności i niezależnie od sąsiedztwa. Po wpisaniu np.: czas AND pracy czas pracy czas && pracy czas +pracy zostaną wyszukane dokumenty zawierające słowa i czas, i pracy niezależnie od podanej kolejności i sąsiedztwa oraz we wszystkich możliwych odmianach fleksyjnych. OR (lub ) pozwala wyszukiwać dokumenty, w których występuje co najmniej jedno ze słów (jedna grupa słów w cudzysłowie) oddzielone operatorem OR. Po wpisaniu np.: czas OR pracy czas pracy zostaną wyszukane wszystkie dokumenty zawierające przynajmniej słowo czas lub przynajmniej pracy lub i czas, i pracy, niezależnie od podanej kolejności, sąsiedztwa oraz we wszystkich możliwych odmianach fleksyjnych. NOT (! lub -) pozwala wyszukać dokumenty, w których występuje słowo (lub grupa słów w cudzysłowie) sprzed operatora i jednocześnie nie występuje słowo (lub grupa słów w cudzysłowie) zza operatora. Po wpisaniu np.: czas NOT pracy czas! pracy czas -pracy zostaną wyszukane wszystkie dokumenty zawierające słowo czas we wszystkich odmianach fleksyjnych i jednocześnie niezawierające słowa pracy. Dodatkowym znakiem wpływającym na wyniki wyszukiwania jest cudzysłów - można nim oznaczyć grupę wyrazów. Wpisanie więcej niż jednego słowa w cudzysłów, np. czas pracy oznacza, że będą one wyszukiwane w podanym sąsiedztwie, kolejności i bez uwzględnienia odmian fleksyjnych. Po wpisaniu np.: czas pracy urzędu NOT w Bydgoszczy zostaną wyszukane dokumenty zawierające słowa czas pracy w podanym sąsiedztwie, kolejności i formie oraz jednocześnie zawierające wyraz urzędu w jego wszystkich możliwych odmianach fleksyjnych, oraz jednocześnie niezawierające wyrażenia w Bydgoszczy w podanej formie.
Sposoby szukania dokumentów 21 Składnia innych zapytań, które można wpisywać w ramach wyszukiwania pełnotekstowego, jest opisana na stronie: http://lucene.apache.org/java/docs/queryparsersyntax.html Wyniki wyszukiwania Po kliknięciu przycisku Szukaj uzyskuje się listę dokumentów, które są posortowane według trafności. Przy określaniu trafności jest brany pod uwagę szereg czynników, m.in. liczba oraz gęstość wystąpień. Po kliknięciu ikony wyświetla się w domyślnym edytorze treść aktu własnego zawierającego poszukiwane słowo/ słowa. 5.3 Roczniki Roczniki to sposób wyszukiwania dostępny z górnego paska okna głównego, z ikony. Po jej kliknięciu wyświetla się okno z nazwami miejsc publikacji oraz symbole tomów (roczników) Dokumentów. Kolejne pozycje są dodawane do Roczników automatycznie w momencie dołączenia nowego Dokumentu do bazy. W przypadku nieokreślenia miejsca publikacji Dokumentu, odłoży się on w Rocznikach na półce o nazwie Niepublikowane. Domyślnie dokumenty są dodawane do Roczników wg daty dokumentu (pole Data dokumentu na formularzu edycji dokumentu). Można to zmienić by o pojawieniu się dokumentu w Rocznikach decydowała data publikacji (pole Data publikacji na formularzu edycji dokumentu). Zmiany należy dokonać w web.config, decyduje o tym parametr "YearbookByPublicationDate", który może przyjąć wartość "true/false". Gdy klucza nie ma system traktuje to jako "false" czyli sortuje roczniki po dacie dokumentu. Uwaga! Pole "Data publikacji" nie jest domyślnie wymagane w dokumentach, dokumenty, które nie mają określonej daty publikacji nie pojawią się w rocznikach na żadnej z półek. 5.4 Hasła Hasła to skorowidz przedmiotowy grupujący Dokumenty pod względem tematycznym. Kliknięcie nazwy hasła wyświetla jego zawartość, czyli listę powiązanych z hasłem Dokumentów. Użytkownik ma także możliwość wybrania bazy zawężającej strukturę haseł do struktury zawierającej Dokumenty obowiązujące, archiwalne czy oczekujące (zob. Ocena co do obowiązywania). Hasła wyświetlają się domyślnie jako sposób szukania w kategorii Dokumenty w Bazie wiedzy. Skorowidz tworzy i modyfikuje użytkownik ze statusem Redaktor (zob. Budowanie skorowidza przedmiotowego). 5.5 Filtr dla Dokumentów i Wersji roboczych Filtr służy do wyszukiwania aktów własnych na podstawie określonych cech. W tym celu użytkownik wypełnia niżej opisane pola. Miejsce publikacji wybiera się z listy nazwę określonego zbioru Dokumentów. W przypadku gdy
22 Redaktor zdefiniował dodatkowe pola (np. dla roku, tomu, pozycji) na liście miejsc publikacji w filtrze te pola będą aktywne. Miejsce publikacji służy do grupowania Dokumentów wg potrzeb użytkownika. Autor wybiera się z listy osobę bądź organ, który wydał lub uchwalił akt własny, np. prezes, dyrektor, naczelnik, rada nadzorcza itd. Rodzaj wybiera się z listy typ aktu własnego, np. zarządzenie, decyzja, opinia, analiza. Szukany tekst w tytule wpisuje się poszukiwany fragment (ciąg znaków) tytułu aktu własnego. Podczas szukania nie są uwzględniane odmiany fleksyjne. Szukane słowa w tekście wpisuje się słowo lub ciąg słów występujący w tekście poszukiwanego dokumentu. Podczas wyszukiwania są uwzględniane odmiany fleksyjne wpisanych wyrazów, czyli np. wpisanie słowa praca spowoduje wyszukanie wszystkich dokumentów zawierających formy praca, pracy, pracę, pracą, prace itd. Link Słownik otwiera okno z opcjami Słownika. Data wydania/uchwalenia podaje się rok, miesiąc i dzień wydania/ uchwalenia Dokumentu (pole "Data dokumentu"). Data początku obowiązywania podaje się rok, miesiąc i dzień, od którego Dokument wchodzi w życie (pole "Data obowiązywania"). Data ogłoszenia podaje się rok, miesiąc i dzień publikacji Dokumentu (pole "Data publikacji"). Numer wewnętrzny wpisuje się numer poszukiwanego Dokumentu lub Wersji roboczej nadany przez system. Dla pól z datą można podać zakres za pomocą linku od-do. Można także wskazać datę w podręcznym kalendarzu za pomocą ikony. Przycisk Więcej w filtrze dla Dokumentów powoduje rozwinięcie filtra. Nie trzeba wypełniać wszystkich pól, ale im więcej pól wypełnionych, tym bardziej precyzyjny wynik szukania. Kryteria wyszukiwania można zawęzić poprzez wybór bazy Obowiązujące, Archiwalne, Oczekujące (zob. Ocena co do obowiązywania). Uwaga! Należy pamiętać, że za pomocą Filtra można wyszukać tylko te akty własne, których dane formalne (miejsce publikacji, autor, rodzaj itp.) znajdują się w LEX Bazie Dokumentów. W przypadku określenia w filtrze cechy, która podczas wprowadzania aktu własnego do bazy nie została dla niego oznaczona, spowoduje niewyszukanie tego aktu własnego. 5.6 Słownik Słownik służy do wyszukiwania aktów własnych, w których tekście znajdują się poszukiwane słowa. Poszukiwane słowo/ słowa wpisuje się w następujących polach: ze wszystkimi słowami słownik wyszuka dokumenty z wszystkimi słowami wpisanymi w tym polu - niezależnie od ich kolejności i sąsiedztwa; z frazą słownik wyszuka dokumenty z wszystkimi słowami wpisanymi w tym polu - w kolejności, sąsiedztwie i formie podanych przez użytkownika; z którymkolwiek ze słów słownik wyszuka dokumenty z co najmniej jednym ze słów wpisanych w tym polu;