Zestaw pytao pozwalających na przygotowanie oferty wdrożenia Systemu Zarządzania Nieruchomościami
Spis treści 1. Hosting aplikacji... 3 Bezpieczeostwo fizyczne... 3 Wymagania techniczne aplikacji... 3 2. Przechowywanie danych i środowiska testowe.... 3 Baza danych... 3 Środowiska testowe... 3 3. Funkcjonalności... 3 Wielojęzycznośd... 3 Lokalizacja... 3 Logi systemowe... 4 Użytkownicy... 4 Przypomnienia systemowe... 4 Waluty... 4 Wydruki... 4 Wsparcie najemców... 4 Opłaty wspólne... 4 Integracja z SharePoint... 4 4. Dane przechowywane w ColDis... 5 Import i eksport danych... 5 Rejestr nieruchomości... 5 Rejestr budynków... 5 Rejestr lokali... 5 Rejestr firm/kontrahentów... 5 Rejestr dokumentów... 5 Rejestr umów najmu... 6 Dane historyczne... 6 Budżety... 7 Rejestr rachunków bankowych... 7 5. Integracja z systemami obcymi... 7 ColDis a systemy księgowe... 7 6. System raportowania... 7 Tworzenie raportów... 7
1. Hosting aplikacji Bezpieczeństwo fizyczne 1. Czy sprzęt, na którym wystawiona jest aplikacja znajduje się w fizycznie zabezpieczonym pomieszczeniu, które chronione jest przynajmniej dostępem za pomocą plakietki? 2. Kto jest upoważniony do dostępu do sprzętu, na którym wystawiona jest aplikacja? 3. Czy aplikacja może byd hostowana poprzez inne firmy? Wymagania techniczne aplikacji 4. Czy wszystkie funkcjonalności dostępne są przez przeglądarkę? 5. Czy aplikacja wspiera inne przeglądarki niż Internet Explorer? 6. Czy aplikacja wspiera użycie szyfrowania SSL? 2. Przechowywanie danych i środowiska testowe. Baza danych 7. Czy baza danych może byd zainstalowania na innym serwerze niż aplikacja? 8. Czy wykonywana jest kopia bezpieczeostwa danych? 9. Kopia bezpieczeostwa wykonywana raz na 24 godziny? Środowiska testowe 10. Czy istnieje oddzielna aplikacja i baza danych do wykonywania czynności testowych? 11. Czy istnieje oddzielna aplikacja i baza danych do akceptacji testów i nowych funkcjonalności? 3. Funkcjonalności Wielojęzyczność 12. Czy aplikacja gwarantuje wielojęzycznośd? 13. Czy istnieje możliwośd wyboru języka na dowolnego użytkownika? 14. Czy dane słownikowe mogą byd tłumaczone przez użytkownika? 15. Czy dane słownikowe zmieniają się automatycznie wraz z wyborem języka aplikacji? Lokalizacja 16. Czy istnieje możliwośd lokalizacji aplikacji? 17. Czy lokalizowane są daty?
18. Czy lokalizowane są wartości słownikowe? Logi systemowe 19. Czy są prowadzone logi systemowe umożliwiające sprawdzenie operacji każdego użytkownika? Użytkownicy 20. Czy jest wymóg unikalności użytkownika systemu? 21. Czy istnieje ograniczenie w ilości użytkowników na raz korzystających z systemu? 22. Czy istnieją schematy uprawnieo dla użytkowników? 23. Czy istnieje możliwośd połączenia logowania do systemu z kontem domenowym Windows? Przypomnienia systemowe 24. Czy możliwe jest ustawienie w systemie przypomnieo dla użytkowników? 25. Czy możliwe jest ustawienie dowolnej treści i korzystanie z dowolnych danych w aplikacji dla konfiguracji przypomnieo? Waluty 26. Czy system obsługuje różne waluty? 27. Czy istnieje możliwośd dodawania nowych walut? 28. Czy są rejestrowane kursy walut? 29. Czy jest automatyczny pobór kursów walut? Wydruki 30. Czy istnieje możliwośd generowania dokumentów do wydruku? 31. Czy istnieje możliwośd edycji wydruków? 32. Czy istnieje możliwośd zdefiniowania dowolnego logotypu dla dokumentu? 33. Czy istnieje możliwośd wydruku wielu dokumentów na raz? 34. Czy możliwy jest bezpośredni wydruk dokumentów z aplikacji? Wsparcie najemców 35. Czy istnieje internetowy panel dla najemców? 36. Każdy najemca może mied dostęp do indywidualnego panelu ze swoimi danymi? 37. Najemcy mają możliwośd komunikacji z zarządcą 38. Czy najemcy mają możliwośd wglądu w swoje faktury? 39. Czy najemca może pobrad i wydrukowad swoją fakturę? 40. Czy najemcy mogą zgłaszad stany liczników? 41. Czy najemcy mogą zgłaszad obroty? Opłaty wspólne 42. Czy możliwe jest rozliczanie opłat wspólnych? Integracja z SharePoint 43. Czy jest możliwa integracja systemu z SharePoint?
4. Dane przechowywane w ColDis Import i eksport danych 44. Czy możliwy jest import danych do systemu? 45. Czy możliwy jest eksport danych z systemu? 46. Czy import i eksport może odbywad się z i do dowolnych formatów? Rejestr nieruchomości 47. Czy istnieje rejestr obsługiwanych nieruchomości? 48. Czy jest możliwośd dodawania nowych nieruchomości do rejestru? 49. Czy dane o nieruchomościach są wersjonowane? 50. Czy jest możliwe przypięcie do nieruchomości dokumentów z nią związanych? 51. Czy w systemie jest możliwe wizualne rozplanowanie modelu nieruchomości? Rejestr budynków 52. Czy istnieje rejestr budynków? 53. Czy jest możliwośd dodawania nowych budynków do rejestru? 54. Czy dane o budynkach są wersjonowane? 55. Czy jest możliwe przypięcie do budynku dokumentów z nim związanych? Rejestr lokali 56. Czy istnieje rejestr lokali? 57. Czy jest możliwośd dodawania nowych lokali do rejestru? 58. Czy dane o lokalach są wersjonowane? 59. Czy możliwe jest szybkie sprawdzenie z panelu lokalu umowy najmu związanej z lokalem? 60. Czy jest możliwe przypięcie do lokalu dokumentów z nim związanych? Rejestr firm/kontrahentów 61. Czy istnieje rejestr firm/kontrahentów? 62. Czy jest możliwośd dodawania nowych firm/kontrahentów? 63. Czy istnieje rejestr danych teleadresowych kontrahentów? 64. Czy system posiada rejestr kont bankowych przypisanych do kontrahenta? 65. Czy dane kontrahentów są wersjonowane? 66. Czy jest prowadzony rejestr oddziałów kontrahenta umożliwiający przypisanie danego oddziału do konkretnego centrum handlowego bez wprowadzania oddziału jako nowego kontrahenta? 67. Czy kontrahentów można podzielid na zarządców, dostawców i najemców? Rejestr dokumentów 68. Czy aplikacja przechowuje dokumenty w formie elektronicznej? 69. Czy jest możliwe dodawanie dokumentów w formie elektronicznej? 70. Czy istnieje masowa generacja dokumentów najmu? 71. Czy istnieje możliwośd wystawianie dowolnej faktury ad hoc? 72. Czy system prowadzi rejestrowanie dokumentów kosztowych?
Rejestr umów najmu 73. Czy możliwe jest prowadzenie rejestru umów najmu? 74. Czy istnieje możliwośd aneksowania umów najmu? 75. Czy istnieje możliwośd nadawania aneksom dowolnych oznaczeo? 76. Czy jest rejestr dat związanych z umową najmu? 77. Czy kontrahent jest przypisany do umowy najmu? 78. Czy jest możliwośd wyświetlenia szczegółowych danych związanych z kontrahentem z poziomu umowy najmu dotyczącej tego kontrahenta? 79. Czy jest powiązanie lokalu z umową najmu? 80. Czy jest możliwośd wprowadzania własnych dodatkowych paramentów umowy? 81. Czy istnieje możliwośd rejestracji obrotów najemców? 82. Czy system umożliwia parametryzację czynszu od obrotów? 83. Czy istnieje możliwośd wprowadzenia odsetek karnych związanych z opóźnieniami w płatnościach wynikających z umowy. 84. Czy jest prowadzony rejestr zabezpieczeo umów najmu? 85. Czy można definiowad obciążenia dla umów najmu? 86. Czy można przypisad wiele powierzchni do umowy najmu? 87. Czy można przypisad indywidualny wskaźnik waloryzacji do dowolnego obciążenia? 88. Czy istnieje możliwośd przypisania wielu rabatów obowiązujących w jednym okresie do jednego obciążenia? 89. Czy można dowolnie określid kolejnośd naliczania poszczególnych rabatów? Kolejnośd rabatów określana jest w ustawieniach konfiguracyjnych systemu i można ją zmienid tylko globalnie. Niektóre typy rabatów nie mogą istnied jednocześnie, np. rabat wartośd całkowita po rabacie wyklucza istnienie jakiegokolwiek innego rabatu. 90. Czy istnieje system masowego przypisywania rabatów dla wielu umów i obciążeo jednocześnie? 91. Czy istnieją typy rabatów, np. procentowy, wartościowy, jednostkowy? 92. Czy rabaty można wprowadzid w dowolnej walucie obojętnie w jakiej walucie jest wprowadzone obciążenie? 93. Czy jest prowadzony odrębny rejestr liczników? 94. Czy jest prowadzony rejestr stanów i zużyd liczników? 95. Czy istnieje możliwośd automatycznej generacji faktur dla wszystkich lub wybranych liczników? 96. Czy istnieje możliwośd automatycznego pomijania niewielkich zużyd i ich kumulacji tak aby fakturowad okresowo tylko powyżej pewnej zdefiniowanej wielkości? 97. Czy zużycia mediów można fakturowad za dowolnie zdefiniowany okres? 98. Czy istnieje możliwośd importu danych o stanach liczników z arkusza excel? 99. Czy można przypisad liczniki do umów najmu? Dane historyczne 100. Czy w systemie przechowywane są dane historyczne? 101. Czy istnieje historia generacji faktur najmu? 102. Czy istnieje historia generacji not odsetkowych? 103. Czy istnieje historia generacji wskaźników waloryzacji?
Budżety 104. Czy jest możliwośd rejestracji budżetów? 105. Czy istnieje możliwośd edycji istniejących budżetów? 106. Czy jest możliwośd sprawdzenia realizacji wykonywanego budżetu? 107. Czy istnieją różne typy budżetów, np. budżet utrzymania centrum, marketingowy, CAPEX, NRC? 108. Czy jest możliwośd przypinania kontraktów lub zamówieo do budżetu? Rejestr rachunków bankowych 109. Czy istnieje rejestr rachunków bankowych? 110. Czy możliwa jest edycja kont bankowych? 111. Czy możliwe jest definiowanie wirtualnych rachunków bankowych? 5. Integracja z systemami obcymi ColDis a systemy księgowe 112. Czy istnieje możliwośd integracji systemu z systemami księgowymi? 113. Czy możliwa jest integracja z dowolnym systemem obcym? 114. Czy jest możliwa synchronizacja baz danych kontrahentów? 115. Czy jest możliwy import dokumentów z systemów księgowych do aplikacji ColDis? 116. Czy jest możliwy eksport dokumentów z aplikacji ColDis do systemów księgowych? 117. Czy jest możliwy import rozrachunków? 6. System raportowania Tworzenie raportów 118. Czy możliwe jest tworzenie i wyświetlanie raportów przez aplikację? 119. Eksport raportów do arkusza kalkulacyjnego? 120. Możliwe tworzenie zestawieo własnych?