WOJEWODA OPOLSKI NK.IV.431.4.2014.AW Opole, 2 czerwca 2014 roku Pan Krzysztof Mutz Wójt Gminy Tarnów Opolski ul. Dworcowa 6 46-050 TARNÓW OPOLSKI WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej 1 w związku z art. 258 1 pkt 5 Kodeksu postępowania administracyjnego 2 w dniu 7 maja 2014 roku, Agnieszka Walków - inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadziła kontrolę sprawdzającą w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Tarnów Opolski 3 w trakcie, której oceniła stan realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego z dnia 6 lutego 2009 roku o Nr NK.I-SJ-0555-2/2009 4. Za okres objęty kontrolą przyjęto przedział czasowy od dnia 1 marca 2009 roku do dnia 30 kwietnia 2014 roku 5. Funkcję Wójta Gminy Tarnów Opolski od dnia 29 czerwca 2001 roku do dnia 12 grudnia 2010 roku pełnił Pan Zygmunt Cichoń, a od dnia 13 grudnia 2010 roku sprawuje Pan Krzysztof Mutz 6. W okresie objętym kontrolą osobą odpowiedzialną za organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski do dnia 26 czerwca 2011 roku była Pani Ewelina Adamiec referent w Referacie Organizacyjnym 7. Od dnia 20 lipca 2011 roku zadania w tym zakresie przejęła Pani Maria Jędral inspektor w Referacie Organizacyjnym 8. Obsługę Rady Gminy Tarnów Opolski prowadzi Pani Teresa Mientus inspektor w Referacie Organizacyjnym 9. Oba stanowiska do dnia 31 stycznia 2013 roku podlegały bezpośrednio Sekretarzowi Gminy. Od dnia 1 lutego 2013 roku na stanowisko kierownika Referatu Organizacyjnego powołano Panią Gabrielę Grandek 10. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092); 2 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r., poz.267 ze zm.) w dalszej części tekstu zwana k.p.a.; 3 Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski w okresie objętym kontrolą regulowały zapisy zawarte w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Tarnowie Opolskim stanowiącym: 1/Załącznik do Uchwały Nr XXXIII/211/2001 Rady Gminy w Tarnowie Opolskim z dnia 25 października 2001 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Tarnowie Opolskim ze zmianami, 2/Załącznik do Zarządzenia Nr OR.120.2.2011 Wójta Gminy Tarnów Opolski z dnia 7 lutego 2011 w sprawie zamiany regulaminu organizacyjnego urzędu gminy, 3/Załącznik do Zarządzenia Nr OR.0120.1.2.2013 Wójta Gminy Tarnów Opolski z dnia 10 stycznia 2013 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Tarnów Opolski ze zm. Aktualnie regulują zapisy w 4 ust. 1, 12 pkt 6, 16 pkt 6, 26, 28 i 29 Załącznika do Zarządzenia Nr OR.0120.1.7.2014 Wójta Gminy Tarnów Opolski z dnia 31 stycznia 2014 w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Tarnów Opolski. Dokumenty pobrane jako skany znajdują się w systemie EZD stanowiąc akta kontroli, oznaczone 1 Regulamin Organizacyjny; 4 1.Zgodnie z 55 ust. 1 i 55 ust. 2 pkt 1, 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, zwiększyć nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu Gminy Tarnów Opolski i udzielać im wskazówek, szczególnie w zakresie rejestracji i numeracji oraz prawidłowości załatwiania spraw skargowych; 2.Według art. 254 k.p.a., skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestrować i przechowywać w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg wpływających do Urzędu Gminy Tarnów Opolski; 3.Stosownie do treści 13 ust. 1 oraz 17 ust. 1 w związku 20 ust. 5, 6 i 7 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, odpowiedziom na skargi i wnioski nadawać numery odpowiadające numerom określonym w jednolitym rzeczowym wykazie akt (0561 Rozpatrywanie skarg; 0562 Rozpatrywanie wniosków), który stanowi załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin; 4.Na podstawie 17 ust. 1 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, odpowiedziom na skargi nadawać tylko i wyłącznie numery odpowiadające numerom określonym w centralnym rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Tarnów Opolski; 5. Zgodnie z 17 ust. 1 i 3 w związku z 21 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, zaniechać dwukrotnej rejestracji i numeracji skarg i wniosków od tej samej osoby i w tej samej sprawie; 6.Według 32 ust. 2 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, w odpowiedziach na skargi zamieszczać adnotacje o dacie ekspedycji (dacie faktycznego załatwienia skargi); 7.Stosownie do treści art. 237 3 oraz art. 231 k.p.a. w związku z art. 238 1 k.p.a., w odpowiedziach na skargi powoływać odpowiednią podstawę prawną. 5 Ostatnią kontrolę problemową w zakresie Organizacji przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy gminy Tarnów Opolski przeprowadzono w dniu 2 lutego 2009 roku. W trakcie kontroli Pan Krystian Wojtala - Sekretarz Gminy złożył oświadczenie, dotyczące treści Protokołu z kontroli z dn. 2 lutego 2009 roku. Dokumenty jako skan znajduje się w systemie EZD stanowiąc akta kontroli, oznaczony 1a Oświadczenie; 6 Wójt Gminy Tarnów Opolski przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki od godziny 7.00 do godziny 16.00, wtorki, środy i czwartki od godziny 7.00 do godziny 15.00 oraz piątki od godziny 7.00 do godziny 14.00. Informacja widnieje na tablicy w Urzędzie Gminy; 7 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 20 stycznia 2002 roku, który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony 2 Zakres czynności; 8 Zgodnie z zakresem czynności z dnia 20 lipca 2011 roku, który jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony 3 Zakres czynności; 9 Pani Teresa Mientus zatrudniona jest w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski od dnia 26 września 1994 roku; 10 Pismo z dnia 8 maja 2014 roku Pani Gabrieli Grandek - kierownik Referatu Organizacyjnego, przedstawiające stan zatrudnienia i zmian na stanowiskach w Referacie Organizacyjnym oraz na stanowisku Sekretarza Gminy i Wójta Gminy Tarnów Opolski, pobranej jako skan znajduje się w systemie EZD stanowiąc akta kontroli, oznaczone 4 Pismo z dnia 8.05.2014r.
2 Zgodnie z 12 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego 11 skargi i wnioski w urzędzie rozpatrywane są przez wszystkie referaty, a stosownie do treści 28 ust. 9 wymienionego Regulaminu za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwiania skarg i wniosków odpowiada pracownik prowadzący sprawę. Nadzór nad przedmiotową organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg wniosków w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski, stosownie do treści 28 ust. 10 Regulaminu Organizacyjnego, sprawuje Sekretarz Gminy 12. Od dnia 25 sierpnia 2011 roku funkcję tą powierzono Panu Krystianowi Wojtali 13. U s t a l e n i a I. W okresie objętym kontrolą do Urzędu Gminy Tarnów Opolski nie wpłynął żaden wniosek, wpłynęło natomiast 7 skarg 14. Rozpatrując skargi, 6 uznano za bezzasadne, 1 skargę załatwiono informacyjnie. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że zgodnie z art. 254 k.p.a. skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty, rejestruje się i przechowuje w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski w sposób ułatwiający kontrolę terminowości oraz sposobu załatwiania poszczególnych skarg. W trakcie kontroli ustalono, że na skargach zamieszczano adnotacje o dacie wpływu, a kopie odpowiedzi na skargi posiadały adnotacje o dacie ekspedycji oraz parafę referenta, który je sporządził. Skargom rozpatrywanym bezpośrednio oraz związanymi z nimi dokumentami nadawano znaki spraw odpowiadające symbolom klasyfikacyjnym, określonym w jednolitych rzeczowych wykazach akt 15. Skargi pomiędzy organami (wójt rada gminy) przekazywano za pismem w ciągu 7 dni na podstawie art. 231 k.p.a. w związku z art. 229 pkt 3 k.p.a. Nie stwierdzono łamania art. 229 pkt 3 k.p.a. w zakresie rozpatrywania skarg dotyczących zadań i działalności wójta oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Ustalono, że na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Tarnów Opolski opublikowano uchwałę Rady Gminy Tarnów Opolski w sprawie rozpatrywania skarg, zawierającą imię i nazwisko skarżącego. Mając na uwadze treści wynikające z art. 225 1 k.p.a., umotywowane było ich zanonimizowanie. 16 Ponadto Pani Ewelina Adamiec referent w Referacie Organizacyjnym i Pan Bernard Friedla 10 Sekretarz Gminy oraz Rudolf Urban Przewodniczący Rady Gminy Tarnów Opolski uczestniczyli w szkoleniu w zakresie załatwiania skarg i wniosków 17. Pani Maria Jędral inspektor w Referacie Organizacyjnym brała udział w seminarium na temat Zasad postępowania ze skargami i wnioskami 18. II. W Urzędzie Gminy Tarnów Opolski w okresie objętym kontrolą tj. od dnia 1 marca 2009 roku do dnia 30 kwietnia 2014 roku nastąpiła zmiana pracownika na stanowisku odpowiedzialnym za organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Referacie Organizacyjnym oraz osób pełniących funkcję Sekretarza i Wójta Gminy Tarnów Opolski. 11 Wybrane fragmenty aktu prawnego, pobrane jako skan znajdują się w systemie EZD stanowiąc akta kontroli oznaczone 1 Regulamin Organizacyjny; 12 W okresie objętym kontrolą funkcję Sekretarza sprawował również Pan Bernard Friedla, zatrudniony od 5 marca 2003 roku do 31 października 2011 roku.; 13 Zakres czynności z dnia 1 marca 2012 roku, pobrany jako skan znajduje się w systemie EZD oznaczony 5 Zakres czynności; 14 Znaki skontrolowanych skarg: OR.0561.1.2009, OR.1510.1.2013, OR.1510.2.2013, OR.1510.3.2013, OR.1510.4.2013, OR.1510.5.2013 OR.1510.6.2013; 15 [0561- Rozpatrywanie skarg] - Załącznik Nr 4 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr112, poz.1319 ze zm.); zwanej w dalszej części instrukcją kancelaryjną dla organów gmin; [1510 - Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio] - Załącznik Nr 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) zwane w dalszej części instrukcją kancelaryjną; 16 Zgodnie z Decyzją Nr DOLiS/DEC-698/09 Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 23 lipca 2009 roku cyt.: ( ) Rada Miasta, w ramach przysługujących jej kompetencji, uprawniona była do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, jednakże opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej w treści podjętej przez nią uchwały jego danych osobowych w zakresie imienia i nazwiska w ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zdecydowanie wykroczyło poza cel tego przetwarzania.( ) W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla spełnienia celu i obowiązku publikacji z art. 4 ust. 1ustawy o dostępie do informacji publicznej, również w przedmiotowej sprawie, wystarczającym byłaby więc publikacja zanonimizowanej uchwały tj. uchwały, w której zawarte dane osobowe poddane zostały procesowi uniemożliwiającemu rozpoznanie osoby, której te dane dotyczą, poprzez ich usunięcie ; 17 W dniu 30 marca 2011 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili szkolenie na temat Organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków ; 18 Szkolenie zorganizowane w dniu 20 grudnia 2011 roku przez ILLUSTRO Szkolenia Doradztwo w Opolu.
3 Kontrolą objęto 1 skargę załatwioną w 2009 roku (rozpatrzoną tuż po ostatniej kontroli) oraz 6 skarg w 2013 roku (załatwianych i nadzorowanych przez nowo zatrudnione i powołane osoby). Ustosunkowując się do skargi o Nr OR.0561-1/09 19 (data wpływu 13 marca 2009 roku) stwierdzić należy, że - na podstawie art. 36 1 w związku z art. 237 4 k.p.a. - zostało wystosowane do skarżącego pismo informujące o przyczynach zwłoki wskazujące dokładną, nową datę załatwienia skargi. Po rozpatrzeniu zarzutów i zajęciu przez Radę Gminy stanowiska w formie uchwały, udzielono skarżącemu odpowiedzi, we wskazanym wcześniej terminie. Niestety nie powołano w przedmiotowym piśmie podstawy prawnej tj. art. 237 3 k.p.a. i tym samym nie wykonano zalecenia pokontrolnego Nr 7 20 zawartego w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego z dnia 6 lutego 2009 roku o Nr NK.I -SJ-0555-2/2009. Analizując sposób załatwienia skarg, które wpłynęły do urzędu w 2013 roku stwierdzono, że w żadnej z udzielonych odpowiedzi nie powołano podstawy prawnej, o której mowa w zaleceniu pokontrolnym Nr 7 20. Należy więc wskazać, że stosownie do treści art. 6 k.p.a., organy władzy publicznej działając na podstawie przepisów prawa i zgodnie z art. 8 i art. 9 k.p.a., zobowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby budzić zaufanie obywateli do władzy publicznej oraz wyczerpująco informować strony o okolicznościach faktycznych i prawnych. Prawidłowym działaniem jest więc, powoływanie konkretnych przepisów prawa, czy to w postępowaniu administracyjnym, czy też skargowo wnioskowym. III. W skargach o Nr OR.1510.1.2013, OR.1510.3.2013, OR.1510.4.2013, OR.1510.5.2013 21 kontrolująca stwierdziła nieterminowe ich załatwienie. Ponadto ustaliła działania niezgodne z wytycznymi wynikającymi z zaleceń pokontrolnych Wojewody Opolskiego o Nr 4 i 5 22, dotyczących stosowania instrukcji kancelaryjnej 23. Poniżej zostały omówione nieprawidłowości w zakresie terminowości i rejestracji skarg, pokazujące tym samym niezrealizowanie zalecenia Nr 1 w zakresie zwiększenia nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu Gminy Tarnów Opolski i udzielać im wskazówek, szczególnie w zakresie rejestracji i numeracji oraz prawidłowości załatwiania spraw skargowych. Do rozpatrzenia wymienionych powyżej skarg właściwa była Rada Gminy Tarnów Opolski. W aktach poszczególnych skarg widnieją pisma informujące skarżących o działaniach podejmowanych przez Radę w procedurze skargowej oraz zawiadamiające o przesłaniu stanowiska w sprawie, po podjęciu uchwały na sesji rady. Przedmiotowe pisma pomimo, że opatrzone znakami spraw OR.0004.12.2013, OR.0004.13.2013, można potraktować jako zawiadomienia, o których mowa w art. 36 1 w związku z art. 237 4 k.p.a. Niepodanie jednak konkretnej daty załatwienia skargi oraz niepowołanie podstaw prawnych czyni je wadliwymi i powoduje w konsekwencji przeterminowanie ich załatwienia. 19 kontroli, oznaczone 7OR.0561-1/09; 20 7.Stosownie do treści art. 237 3 oraz art. 231 k.p.a. w związku z art. 238 1 k.p.a., w odpowiedziach na skargi powoływać odpowiednią podstawę prawną 21 kontroli, oznaczone 8OR.1510.1.2013, 10OR.1510.3.2013, 11OR.1510.4.2013, 12OR.1510.5.2013 22 1.Zgodnie z 55 ust. 1 i 55 ust. 2 pkt 1, 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, zwiększyć nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników Urzędu Gminy Tarnów Opolski i udzielać im wskazówek, szczególnie w zakresie rejestracji i numeracji oraz prawidłowości załatwiania spraw skargowych; 4.Na podstawie 17 ust. 1 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, odpowiedziom na skargi nadawać tylko i wyłącznie numery odpowiadające numerom określonym w centralnym rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Tarnów Opolski; 5.Zgodnie z 17 ust. 1 i 3 w związku z 21 ust. 1 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, zaniechać dwukrotnej rejestracji i numeracji skarg i wniosków od tej samej osoby i w tej samej sprawie; 23 W okresie objętym kontrolą w lata 2009-1010 obowiązywała instrukcja kancelaryjna dla organów gmin (Dz.U.1999r. Nr 112, poz.1319 ze zm.),a od 1 stycznia 2011 roku nowa instrukcja kancelaryjna (Dz.U. Nr 14, poz. 67);
4 Analizując poszczególne akta skargowe ustalono, że w skardze o: 1/ Nr OR.1510.1.2013 odnotowano datę wpływu do Rady Gminy Tarnów Opolski: 25 lipca 2013 roku, informację o Nr OR.0004.12.2013 wystosowano dnia 1 sierpnia 2013 roku, a odpowiedzi o Nr OR.1510.1.2013 udzielono skarżącemu w dniu 30 października 2013 roku, 2/ Nr OR.1510.3.2013 odnotowano datę wpływu: 2 sierpnia 2013 roku, informację o Nr OR.0004.13.2013 wystosowano dnia 13 sierpnia 2013 roku, a odpowiedzi Nr OR.1510.3.2013 udzielono skarżącemu dniu 30 października 2013 roku, 3/ Nr OR.1510.4.2013 odnotowano datę wpływu 26 sierpnia 2013 roku i o Nr OR.1510.5.2013 data wpływu 26 sierpnia 2013 roku, informacje w obu przypadkach o Nr OR.0004.13.2013 udzielono dnia 27 sierpnia 2013 roku, a odpowiedzi do skarżącego o Nr OR.1510.4.2013 i Nr OR.1510.5.2013 udzielono 30 października 2013 roku. W aktach każdej ze skarg, znajduje się również pismo przekazujące skarżącemu w dniu 18 września 2013 roku, uchwałę w sprawie powołania komisji doraźnej do rozpatrzenia skarg. Zgodnie z art. 237 1 k.p.a. skargi załatwia się w ciągu jednego miesiąca. Jeżeli jednak nie jest to możliwe ze względu na konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jak również w sytuacji kiedy skarga rozpatrywana jest przez radę gminy (organ kolegialny) na sesjach rady, należy przed upływem miesiąca zawiadomić skarżącego na podstawie art. 36 1 w związku z art. 237 4 k.p.a. o przyczynach zwłoki i dokładnej dacie rozpatrzenia skargi. Ustalając konkretny termin załatwienia skargi, należy uwzględnić dzień sesji rady oraz czynności materialno-techniczne potrzebne do sporządzenia i wysłania odpowiedzi, bowiem datą załatwienia skargi jest data wysyłki odpowiedzi do skarżącego, a nie data rozpatrzenia skargi na sesji rady. Natomiast w sytuacji konieczności kolejnego przedłużenia terminu, nie można pozostawić skarżącego bez informacji o stanie rozpatrzenia jego skargi, należy w wyznaczonym wcześniej terminie poinformować o kolejnej (uzasadnionej) zmianie daty załatwienia skargi. Ponadto należy zauważyć, że zgodnie z 5 ust. 1 2 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej, znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy musi otrzymać identyczny znak sprawy np. Nr OR.1510.1.2013. Skargi OR.1510.1.2013, OR.1510.3.2013, OR.1510.4.2013, OR.1510.5.2013 21 to kolejne skargi od tego samego skarżącego w tej samej sprawie, którym nadano różne znaki. Rada Gminy rozpatrzyła je wspólnie jako skargę dotyczącą działań Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Na każdą ze złożonych skarg, udzielono oddzielnie tej samej odpowiedzi. W konsekwencji skarżący otrzymał 4 takie same pisma. W przyszłości w podobnym przypadku należy przemyśleć sposób działania, zarejestrować wszystkie skargi w rejestrze skarg i wniosków oraz postępować zgodnie z 52 ust. 2 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej (w praktyce oznacza to ten sam znak sprawy dla wszystkich skarg). IV. Kontrolująca stwierdziła również, że w skargach o Nr OR.1510.1.2013, OR.1510.3.2013, OR.1510.4.2013, OR.1510.5.2013, OR.1510.6.2013 24 uznanych jako nieuzasadnione, skarżący w otrzymanych odpowiedziach nie zostali pouczeni o treści art. 239 1 k.p.a. co wynika bezpośrednio z art. 238 1 k.p.a. V. W dniu 13 lipca 2013 roku drogą mailową na adres ug@tarnowopolski.pl wpłynęło pismo zawierające zarzuty w sprawie dotyczącej odpadów komunalnych na terenie gminy Tarnów Opolski (data stempla: 15.07.2013 r.). Pracownik merytoryczny w dniu 17 lipca 2013 roku udzielił drogą mailową informacyjnej odpowiedzi. Równocześnie w dniu 15 lipca 2013 roku do Urzędu poprzez epuap wpłynęło to same pismo, z prośbą o udzielenie odpowiedzi stosownie do treści art.39 1 k.p.a. Pismo zostało zakwalifikowane jako skarga i wpisane do Rejestru skarg i wniosków pod Nr OR.1510.2.2013 25. W aktach sprawy załączono wydruk obu pism (przesłanych mailowo i poprzez epuap) oraz odpowiedź udzieloną przez pracownika urzędu. 24 kontroli, oznaczone 8OR.1510.1.2013, 10OR.1510.3.2013, 11OR.1510.4.2013, 12OR.1510.5.2013, 13OR.1510.6.2013; 25 kontroli, oznaczone 9OR.1510.2.2013
5 Decydując się na nadanie trybu skargowego w opisanym przypadku należało udzielić odpowiedzi ze znakiem sprawy OR.1510.2.2013 wraz z podstawą prawną tj. art. 237 3 k.p.a., podpisaną elektronicznie przez Wójta Gminy Tarnów Opolski i przesłaną poprzez epuap. W tym miejscu należy zaznaczyć, że przy wykonywaniu przez Urząd Gminy czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym, w przypadku wpływu do urzędu skargi lub wniosku poprzez epuap (pisma opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub potwierdzonym profilem zaufanym 26 ) należy: zamieścić w aktach sprawy wydrukowaną z systemu skargę lub wniosek, a następnie działać zgodnie z 47 ust. 4 i 5 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej 27, udzielając odpowiedzi (lub przesyłając pismo zawiadamiające o nowym terminie załatwienia sprawy) postępować zgodnie z 59 Załącznika Nr 1 instrukcji kancelaryjnej 28. Opisany powyżej sposób załatwienia sprawy pokazuje, że pracownicy urzędu nie są zapoznani z procedurą załatwiania skarg i wniosków. Przy tak niewielkiej ilości skarg wpływających do urzędu, zasadnym jest więc przeszkolenie wszystkich pracowników i zwrócenie im uwagi na szczególny tryb załatwiania skarg i wniosków. Ponadto wprowadzenie do ogólnego obiegu dokumentów wzorców pism w postępowaniu skargowo-wnioskowym, ułatwi w przyszłości poprawne załatwianie skarg i wniosków. VI. W Urzędzie Gminy Tarnów Opolski stwierdzono praktykę, że Rada Gminy w uchwale w sprawie rozpatrzenia skargi upoważnia Wójta Gminy do przesłania skarżącemu odpowiedzi 29. W konsekwencji na Wójta spada odpowiedzialność za terminowe wyekspediowanie zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi rozpatrywanej przez Radę Gminy. Ponadto - niezależnie od organu rozpatrującego skargę - zawiadomienia (odpowiedzi) do skarżących opatrzone były pieczęcią Gminy Tarnów Opolski oraz podpisane w 6 przypadkach przez Sekretarza Gminy z upoważnienia Wójta i w 1 przypadku przez pracownika urzędu (OR.1510.2.2013). Zgodnie z art. 223 1 k.p.a., skargi rozpatrywane są przez organy w ramach swoich właściwości. Według art. 11a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym 30, organami gminy jest rada gminy i wójt gminy. Natomiast - stosownie do treści art. 238 1 k.p.a. - odpowiedź na skargę oprócz wskazania sposobu jej załatwienia, powinna zawierać oznaczenie organu od którego pochodzi oraz imię, nazwisko i stanowisko osoby upoważnionej do jej załatwienia. Zgodnie z 28 ust. 8 Regulaminu Organizacyjnego 9 podpisywanie odpowiedzi na skargę zastrzeżone zostało do wyłącznej kompetencji Wójta Gminy Tarnów Opolski. Przedstawione przez Sekretarza Gminy w trakcie kontroli upoważnienie 31 nie zawiera zapisu upoważniającego do podpisywania odpowiedzi na skargi i wnioski. W celu usprawnienia działania kontrolowanej organizacji należy przeanalizować opisane powyżej sprawy oraz doprecyzować, kto w przypadku rozpatrywania skargi przez radę gminy będzie czuwał na jej terminowym załatwieniem i przygotowywał pismo przedłużające termin: czy Pani Maria Jędral odpowiedzialna za przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków w urzędzie, czy też Pani Teresa Mientus obsługująca Radę Gminy Tarnów Opolski. 26 art. 20a ust.1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji dzielności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2013 r., poz. 235 ze zm.); 27 Zgodnie z 47 ust. 4 i 5 instrukcji kancelaryjnej: Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu...[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku. ; 28 Według 59. ust. 1 i 2 instrukcji kancelaryjnej: Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej; 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy) ; 29 kontroli, oznaczone 7OR.0561.1.2009, 8OR.1510.1.2013, 10OR.1510.3.2013, 11OR.1510.4.2013, 12OR.1510.5.2013; 30 ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r., poz. 594 ze zm.); 31 dowód zgromadzony w toku kontroli, potwierdzające powyższy stan faktyczny, znajduje się jako skany w systemie EZD stanowiąc akta kontroli, oznaczony 6 Upoważnienie;
6 VII. Podsumowując uznać należy, że w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski nie zrealizowano zaleceń pokontrolnych Nr 4, 5 i 7 4 zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Opolskiego z dnia 6 lutego 2009 roku o Nr NK.I-SJ-0555-2/2009 w zakresie powoływania podstaw prawnych w odpowiedziach na skargi, podwójnej rejestracji skarg oraz dodatkowej rejestracji kolejnych skarg od tej samej osoby i w tej samej sprawie. W okresie objętym kontrolą zidentyfikowano przypadki nieprawidłowego zawiadamiania skarżących o przyczynach zwłoki i wskazujących nowy termin załatwienia skarg oraz nieterminowego załatwiania skarg. Dodatkowo w przypadku uznania zarzutów za bezzasadne nie pouczano skarżących o treści art. 239 1 k.p.a. Sposób załatwienia skarg pokazuje, że nadzór ogólny i bezpośredni nie jest prawidłowo wykonywany, a więc jest niezgodny z zaleceniem pokontrolnym Nr 1 4. Mając na uwadze zmianę osób na stanowiskach odpowiedzialnych za organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz niewielką ilość skarg wpływających do urzędu, konieczne jest zapoznanie wszystkich pracowników z przepisami prawa w przedmiotowym zakresie. Należy również podjąć prace zmierzające do opracowania wewnętrznego zarządzenia, które ułatwi prawidłowe funkcjonowanie kontrolowanej organizacji. Ponadto niezbędne jest uregulowanie kwestii koordynowania skarg rozpatrywanych przez Radę Gminy Tarnów Opolski, aby zapobiegać w przyszłości nieterminowemu ich załatwieniu i podwójnej rejestracji. Następnie należy wzmocnić nadzór ogólny sprawowany przez Sekretarza Gminy i zwiększyć nadzór bieżący, wykonywany przez kierowników referatów. Wyniki przedmiotowej kontroli powinny zostać przedstawione wszystkim pracownikom Urzędu oraz radnym Rady Gminy Tarnów Opolski. Po przeanalizowaniu materiału objętego kontrolą, uwzględniając tryb kontroli, niezrealizowanie czterech zaleceń pokontrolnych oraz stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości, organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Tarnów Opolski należy ocenić jako negatywną. Stwierdzone nieprawidłowości, będą przedmiotem poniższych zaleceń pokontrolnych. Kontrolę wpisano do Książki kontroli prowadzonej przez Urząd Gminy Tarnów Opolski pod pozycją 3/2014. VIII. Stosownie do treści art. 259 1 w związku z art. 259 3 k.p.a., w celu monitorowania i sprawnego wykonywania nadzoru przez służby Wojewody Opolskiego, proszę o przesłanie poprzez e-puap skanów akt spraw dwóch kolejnych skarg rozpatrywanych przez organy Gminy Tarnów Opolski, powołując się na numer akt sprawy NK.IV.431.4.2014. IX. W dniu 19 maja 2014 roku na podstawie art. 38 ustawy o kontroli w administracji rządowej, przekazano Panu Wójtowi Gminy Tarnów Opolski jako kierownikowi jednostki kontrolowanej projekt wystąpienia pokontrolnego wraz z pouczeniem o możliwości złożenia stosownie do treści art. 40 ustawy o kontroli w administracji rządowej umotywowanych pisemnych zastrzeżeń 32. W dniu 28 maja 2014 roku dokonano sprostowania błędów pisarskich w przedmiotowym projekcie i przekazano ponownie na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej. X. W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń, sporządzono zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej wystąpienie pokontrolne uzupełnione o zalecenia pokontrolne. 32 szczegółowe postępowanie w kwestii zastrzeżeń regulują przepisy art.42-45 ustawy o kontroli w administracji rządowej.
7 Biorąc pod uwagę powyższe wyniki kontroli zalecam: 1. Uregulować wewnętrznym dokumentem organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organy Gminy Tarnów Opolski. 2. Zwiększyć nadzór sprawowany przez Sekretarza Gminy oraz kierowników referatów nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy Tarnów Opolski. 3. Powoływać prawidłowe podstawy prawne w odpowiedziach na skargi i w pismach przedłużających termin załatwienia skargi, zgodnie z art. 237 3 k.p.a., oraz art. 36 1 w związku z art. 237 4 k.p.a. 4. Terminowo rozpatrywać skargi oraz prawidłowo zawiadamiać o przedłużeniu terminu ich rozpatrzenia, stosownie do treści art. 12 i art. 237 1 i 4 w związku z art. 36 k.p.a. 5. Zamieszczać pouczenie o treści art. 239 k.p.a. w zawiadomieniach o odmownym załatwieniu skargi, stosownie do treści art. 238 1 k.p.a. 6. Prawidłowo rejestrować i nadawać znaki spraw skargom, zgodnie z 5 ust. 1 i 2 oraz 52 ust.1 pkt 1 i ust. 2 Załącznika nr 1 instrukcji kancelaryjnej. XI. O sposobie wykonania powyższych zaleceń i o podjętych działaniach w tym zakresie, proszę poinformować Wojewodę Opolskiego na podstawie art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od daty otrzymania powyższego wystąpienia pokontrolnego. z up. Wojewody Opolskiego mgr Barbara Bieluszewska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli Otrzymuje do wiadomości: Rada Gminy w Tarnowie Opolskim ul. Dworcowa 6 46-050 TARNÓW OPOLSKI