UMOWA NR 2013 zawarta w dniu 2013 roku w Warszawie pomiędzy:.. zwanym dalej Zamawiającym z siedzibą w Warszawie.., reprezentowanym przez:. a:.. zwanym dalej Wykonawcą, z siedzibą w Warszawie., posiadającym numer NIP:.., REGON: wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr.., której sądem rejestrowym jest.., X., wartość kapitału zakładowego, reprezentowanym przez:. - działającego na podstawie pełnomocnictwa zwanych łącznie Stronami. 1 1. Przedmiotem umowy jest zakup usług konferencyjnych, cateringowych i hotelarskich w celu organizacji sześciodniowego seminarium i jednodniowej konferencji w ramach projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym, współfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Prawno- Informatycznego, w tym zakwaterowania i wyżywienia uczestników seminariów i konferencji. 2 SALA KONFERENCYJNA W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca: 1. Zapewnieni Salę seminaryjno-konferencyjną bez filarów, kolumn (sala nie może zawierać elementów utrudniających kontakt wizualny), z zapleczem sanitarnym, odpowiednio oświetloną, umożliwiającą komfortowe usadzenie około 30 osób przy stole lub 40 osób zwróconych w kierunku ekranu, zaopatrzonej w sprzęt techniczny: ekran odpowiedniej wielkości zapewniający komfort śledzenia informacji z każdego punktu sali, rzutnik, komputer podłączony do projektora multimedialnego, drukarkę, dwa mikrofony bezprzewodowe, 2. zapewni obsługę techniczną sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania, 3. zapewnieni bieżącą obsługę organizacyjną, w tym wydruku materiałów i potwierdzania delegacji służbowych. Strona 1 z 10
3 USŁUGI CATERINGOWE Wykonawca zapewni w swoim obiekcie podczas spotkań: 1. zapewni oddzielne pomieszczenie w pobliżu sali seminaryjno-konferencyjnej na potrzeby organizacji przerw kawowych i lunchu, 2. zapewni podczas zajęć seminaryjno-konferencyjnych: a) dla ich uczestników zaopatrzenia w napoje (kawa, herbata, woda niegazowana/gazowana) i świeże ciastka dla 15 osób przez 6 dni, b) dla uczestników wyżywienie obejmujące: śniadanie, obiad i kolację - dla 15 osób przez 7 dni, w tym 2 uroczyste kolacje. c) w dniu konferencji zaopatrzenia w napoje (soki, kawa, herbata, woda niegazowana/gazowana) i świeże ciastka w miejscu konferencji oraz lunchu (obiadu) dla 40 osób w miejscu konferencji lub w lokalu gastronomicznym (położonym w odległości do 500 m. od miejsca odbywania się konferencji, bez konieczności korzystania z transportu aby dotrzeć do lokalu). 3. Menu zawierające specyfikację dotyczącą przerw kawowych i obiadów musi być przedstawione przez Wykonawcę Zamawiającemu i zaakceptowane przez Zamawiającego nie później niż na dwa dni przed rozpoczęciem zajęć seminaryjnokonferencyjnych. 4. zapewnienia miejsc parkingowych, dla co najmniej 6 samochodów osobowych. 4 REZERWACJE HOTELOWE 1. Wykonawca zapewni w miejscu zajęć seminaryjno-konferencyjnych pokoi noclegowych z łazienkami do pojedynczego wykorzystania na 7 noclegów dla 15 uczestników seminarium. Po uzyskaniu zgody zamawiającego istnieje możliwość zakwaterowania części osób w pokojach o niższym standardzie, według założenia: od 15 sierpnia do 19 sierpnia nocleg dla grupy 15 uczestników (I tura), od 19 sierpnia do 22 sierpnia nocleg dla grupy 15 uczestników (II tura). 2. Doba hotelowa rozpoczyna się, a kończy się. 3. Indywidualne wydatki: telefon, mini bar, pralnia, płatna telewizja, płatny internet oraz inne wprost niewynikające z umowy są pokrywane indywidualnie przez uczestników spotkania. Zamawiający nie odpowiada za nieuregulowane opłaty uczestników spotkania. 5 WYNAGRODZENIE 1. Ostateczne wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, które pokrywa Zamawiający nie może przekroczyć maksymalnej kwoty (słownie złotych: ) brutto. 2. Szczegółowy formularz cenowy zawiera załącznik do umowy nr 1. Strona 2 z 10
3. Rzeczywisty koszt wyżywienia oraz noclegów uczestników zajęć seminaryjno-konferencyjnych zostanie obliczony na podstawie liczby noclegów i posiłków zadeklarowanych uczestników zajęć w dniu ich rozpoczęcia 6 KARY UMOWNE, ODSZKODOWANIE, ODSTĄPIENIE 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) za nieterminowe przeprowadzenia zajęć seminaryjno-konferencyjnych w wysokości 100 zł za każdy dzień zwłoki, jeśli wina leży po stronie Wykonawcy; 2) za niewykonanie przedmiotu umowy, w wysokości 30% maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 2. Kara umowna nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 3. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia, które są niezależne od niego i na zaistnienie których nie ma wpływu. 4. Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy, w szczególności w przypadku gdy: 1) Wykonawca nie wywiązuje się należycie z obowiązków wynikających z umowy; 2) Wykonawca narusza postanowienia umowy; 3) a także w innych przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym. 4. W przypadku nienależytego wykonania umowy, w szczególności zapewnienia nieodpowiedniego poziomu usług w zakresie obsługi cateringowej, zakwaterowania gości oraz przygotowania sal konferencyjnych, niezależnie od wykonania umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 5. 5. Kary umowne będą płatne w terminie 14 dni kalendarzowych od daty wysłania wezwania do zapłaty. 6. Dopuszcza się potrącenie kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 7. Zamawiający może dochodzić ponad określone kary umowne odszkodowania na zasadach ogólnych (K.C.). 8 PŁATNOŚĆ 1. Po zrealizowaniu przedmiotu umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji zakres wykonanej usługi, co nastąpi nie później niż w ciągu pięciu dni roboczych od wykonania usługi. Na tej podstawie zostanie podpisany Protokół odbioru, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Po dokonaniu przez Zamawiającego akceptacji protokołu, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca wystawi fakturę VAT. 3. Wynagrodzenie za wykonanie umowy płatne będzie jednorazowo z dołu, w terminie 21 dni od daty wpływu do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, o której mowa w ust. 2, wraz z podpisanym bez zastrzeżeń Protokołem odbioru, o którym mowa w ust. 1. Strona 3 z 10
4. Płatność zostanie zrealizowana na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT. 5. Za termin zapłaty faktury przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 6. Koszty obsługi bankowej powstałe w banku Zamawiającego pokrywa Zamawiający, koszty obsługi bankowej powstałe poza bankiem Zamawiającego pokrywa Wykonawca. 9 WSPÓŁPRACA 1. Strony wyznaczają przedstawicieli upoważnionych do współpracy przy realizacji przedmiotu umowy, w tym do podejmowania decyzji związanych z zamówieniem oraz nadzorem nad realizacją zamówienia, w osobach: ze strony Zamawiającego, upoważniona jest, tel., fax...; e-mail:.. Wzór podpisu określa załącznik nr 3. oraz ze strony Wykonawcy..., tel., fax..; e-mail: 2. Zmiana osób wymienionych w ust. 1 powyżej nie stanowi zmiany umowy, wymaga jednak poinformowania drugiej Strony za pośrednictwem pisma lub faksem. 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy - Prawo zamówień publicznych. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności 3. Pisma przesłane na adresy Stron określone w komparycji umowy uważa się za skutecznie doręczone, chyba że Strony poinformują się pisemnie o zmianie adresu. 4. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy i nierozstrzygnięte polubownie rozstrzygać będzie właściwy miejscowo dla Zamawiającego sąd powszechny. 5. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca... Strona 4 z 10
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO UMOWY NR Szczegółowy formularz cenowy Sale Sala seminaryjno-konferencyjna Catering Przerwy kawowe w czasie konferencji sal dni 1 6 osób 40 2x Lunch (obiad) wraz z napojami w czasie konferencji 40 1x Śniadania dla uczestników seminarium 15 7 dni Obiady dla uczestników seminarium 15 7 dni Kolacje dla uczestników seminarium 15 5 dni Uroczyste kolacje z udziałem Gości seminarium 25 2x Koszt noclegu osób nocy Pokoje dla uczestników seminarium 15 7 [możliwość noclegu przed lub po seminarium ] RAZEM Cena PLN (brutto) za dzień za wszystkie sale Jednostkowa cena PLN (brutto) na jedną osobę Jednostkowa cena PLN (brutto) Strona 5 z 10
ZAŁĄCZNIK NR 2 DO UMOWY Protokół odbioru miejscowość data NCPI PROTOKÓŁ ODBIORU Umowa nr Miejsce dokonania odbioru: Data dokonania odbioru: Przedstawiciel ze strony Wykonawcy (imię i nazwisko) Nazwa i adres firmy Wykonawcy Przedstawiciel ze strony Zamawiającego (imię i nazwisko) Nazwa i adres firmy Zamawiającego Lista zrealizowanych usług: Sale Sala seminaryjno-konferencyjna Catering Przerwy kawowe w czasie konferencji sal dni 1 6 osób 40 2x Lunch (obiad) wraz z napojami w czasie 40 1x Cena PLN (brutto) za dzień za wszystkie sale Jednostkowa cena PLN (brutto) na jedną osobę Strona 6 z 10
konferencji Śniadania dla uczestników seminarium 15 7 dni Obiady dla uczestników seminarium 15 7 dni Kolacje dla uczestników seminarium 15 5 dni Uroczyste kolacje z udziałem Gości seminarium 25 2x Koszt noclegu osób nocy Pokoje dla uczestników seminarium 15 7 [możliwość noclegu przed lub po seminarium ] RAZEM Jednostkowa cena PLN (brutto) Zgodnie z Umową nr Strony potwierdzają wykonanie zakresu przedmiotu w/w Umowy. Potwierdzenie kompletności usługi: Tak Nie zastrzeżenia. Potwierdzenie zgodności jakości przyjmowanej usługi z wymogami Umowy: Zgodne Niezgodne zastrzeżenia.. Końcowy wynik odbioru: Pozytywny- bez zastrzeżeń Negatywny zastrzeżenia.. Podpisy:...... Data, pieczątka i podpis Przedstawiciela Zamawiającego. Data, pieczątka i podpis Przedstawiciela Wykonawcy Protokół sporządzono w 2 egz. z przeznaczeniem: - dla Wykonawcy 1 egz. - dla Zamawiającego 1 egz. Strona 7 z 10
ZAŁĄCZNIK NR 3 DO UMOWY NR Wzór podpisu przedstawiciela Zamawiającego upoważnionej do współpracy przy realizacji przedmiotu umowy, w tym do podejmowania decyzji związanych z zamówieniem oraz nadzorem nad realizacją zamówienia: Strona 8 z 10
ZAŁĄCZNIK NR 4 DO UMOWY NR Pieczęć firmowa Wykonawcy (miejscowość, data) WYKAZ WYKONANYCH W OKRESIE OSTATNICH 2 LAT USŁUG Wykaz wykonywanych w okresie ostatnich 2 lat usług przed dniem wszczęcia postępowania o zmówienie jeżeli okres przeprowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, polegających na zorganizowaniu konferencji (seminariów) dla przynajmniej 50 uczestników z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorców, oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie. Lp. Nazwa i adres odbiorcy Okres realizacji i usługi (data rozpoczęcia i zakończenia Przedmiot usługi Wartość usługi w złotych (brutto) Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że w/w usługi zostały należycie wykonane (np. referencje). pieczęć i podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy Strona 9 z 10
Strona 10 z 10