Umowa PUK/ /../2016 Załącznik nr 5 UMOWA SERWISU, AKTUALIZACJI I MODYFIKACJI OPROGRAMOWANIA ORAZ UDOSTĘPNIENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH zawarta w dniu... w Dębnie pomiędzy Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych Sp. z o.o. z siedzibą w Dębnie, ul. Baczewskiego, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Szczecinie, XVII Wydz. Gosp. pod nr 0000096942 NIP: 597-000-29-99 zwaną dalej Zamawiającym w imieniu której działają: 1... a. zwaną dalej Wykonawcą, w imieniu której działa: 1. DEFINICJE 1. Poniżej podanym określeniom, używanym w treści umowy, Strony nadają następujące znaczenie: Definicje określeń używanych w umowie Lp. Określenie Definicja 1. Strony Zamawiający, Wykonawca 2. Umowa Niniejszy dokument 3. Zintegrowany System Informatyczny, którego autorem jest Wykonawca, wykorzystywany przez Zamawiającego zgodnie z warunkami jego ZSI licencjonowania, składający się z modułów oprogramowania objętych niniejszą umową 4. Moduł Wydzielona i nazwana przez Wykonawcę jednostka oprogramowania oprogramowania wchodząca w skład ZSI 5. Zmiana w kodzie modułu oprogramowania składającego się na ZSI, korygująca jego funkcjonalność. Modyfikacja obejmuje dostosowanie modułów Modyfikacja oprogramowania do zmian w przepisach prawa odwzorowanych w modułach oprogramowania 6. Oprogramowanie i osprzęt innych niż Wykonawca producentów, niezbędne do Środowisko prawidłowej pracy ZSI 7. Instalacja nowej wersji ZSI na potrzeby Zamawiającego zgodnie z warunkami Aktualizacja licencyjnymi korzystania z ZSI 8. Gotowość do udzielania i udzielanie pomocy Zamawiającego przez Wykonawcę Serwis związanych z eksploatacją ZSI 9. Niepoprawne działanie ZSI - z powodu ZSI, która powoduje wstrzymanie pracy Awaria ZSI, uniemożliwia jego wykorzystywanie w pełnym zakresie lub w zakresie wykonywania operacji, których nie można realizować metodami zastępczymi 10. Niepoprawne działanie ZSI - z powodu ZSI, które powoduje utrudnienia w pracy Błąd ZSI lecz umożliwia jego wykorzystywanie metodami zastępczymi 11. Utrudnienie, nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji Usterka ZSI bez konieczności wstrzymania eksploatacji ZSI 12. Zgłoszenie Informacja od Zamawiającego o awarii, błędzie lub usterce 13. System internetowy udostępniany Zamawiającemu przez Wykonawcę System zgłoszeniowy umożliwiający Zamawiającemu rejestrację zgłoszeń oraz śledzenie ich napraw 32
14. Obsługa zgłoszenia - awarii, błędu lub usterki lub złożenie adekwatnych Naprawa wyjaśnień przez Wykonawcę 15. okres od chwili zgłoszenia awarii, błędu, usterki przez Zamawiającego do Czas reakcji chwili podjęcia działań przez Wykonawcę w celu jej usunięcia 16. okres od chwili zgłoszenia awarii, błędu, usterki przez Zamawiającego do Czas naprawy chwili jej usunięcia przez Wykonawcę 17. Dzień od poniedziałku do piątku, w godzinach pracy od 7.00 do 15.00, Dzień roboczy z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terenie Rzeczpospolitej Polskiej 18. Wszelkie informacje, dokumenty oraz materiały dotyczące działalności jednej ze Stron, do których druga Strona uzyskała dostęp w związku z wykonywaniem umowy. Informacjami poufnymi są w szczególności informacje finansowe, Informacje poufne organizacyjne, technologiczne, dane osobowe oraz inne informacje o działalności jednej ze Stron, które posiadają wartość gospodarczą i mogą być uznane za poufne lub zostały udostępnione drugiej Stronie z zastrzeżeniem poufności 2. PRZEDMIOT UMOWY Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji, serwis, modyfikację i aktualizację ZSI obejmującą niżej wymienione moduły oprogramowania: A. Fakturowanie i obsługa sprzedaży wywozu odpadów oraz innych usług na 1 stanowisko B. Finanse i księgowość na 1 stanowisko C. Obsługa sprzedaży pozostałej na 1 stanowisko D. Kontroling na 1 stanowisko E. Środki trwałe na 1 stanowisko F. Kadry - płace na 1 stanowisko G. Kasa banki na 1 stanowisko H. E bok na 1 stanowisko 3. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonania prac będących przedmiotem umowy zgodnie z aktualnym poziomem wiedzy technicznej i należytą starannością, 2. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do: a) prowadzenia prac w sposób zapewniający poprawne i stabilne działanie ZSI, b) wspomaganie pracowników Zamawiającego, poprzez udzielanie konsultacji i pomocy, w użytkowaniu i administrowaniu ZSI; preferowanym sposobem wspomagania będzie obsługa telefoniczna oraz z wykorzystaniem Internetu, a jeżeli okaże się to niezbędne to także wizyta w siedzibie Zamawiającego, c) instalowania nowych wersji ZSI, tj. aktualizacji z tym, że jeśli instalacja nowych wersji ZSI będzie wymagała instalacji środowiska na komputerach użytkowników to wykona ją Zamawiający wg szczegółowych wytycznych Wykonawcy, d) świadczenia usług zdalnie poprzez Internet, e) dokonywania napraw z zachowaniem terminów podanych w 4, f) Zgłoszenia oraz istotne prace z ZSI u Zamawiającego będą dokumentowane w formie pisemnej przez pracowników Stron; do dokumentowania Strony będą stosowały wzory dokumentów (notatka służbowa, karta zlecenia, protokół przekazania, protokół zdawczo-odbiorczy, a także pismo i e-mail) opisanych w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Jakością dla norm ISO 9001 i 27001 Wykonawcy, g) sprawdzania integralności danych gromadzonych w bazie danych ZSI, h) sprawdzanie poprawności administrowania ZSI, i) nadzoru nad stanem danych i modułów oprogramowania po usunięciu awarii lub błędu, j) analizowania zgłoszonych przez Zamawiającego sugestii odnośnie zmian w modułach oprogramowania i informowania go o podjętych w tym zakresie decyzjach. Wykonawca ma prawo do odmowy wprowadzenia sugerowanego rozwiązania lub jego realizacji lecz po zaakceptowaniu przez Zamawiającego warunków jego wprowadzenia, 33
k) dostarczanie Zamawiającemu nowych wersji modułów oprogramowania - modyfikacji, zawierających dostosowanie ZSI do zmian w obowiązujących przepisach prawa, które były odwzorowane w ZSI w terminach zapewniających nie zakłóconą działalność Zamawiającego, lub innych zmian wynikających z prowadzonych przez Wykonawcę prac rozwojowych, l) dostarczanie Zamawiającemu udoskonaleń i nowych wersji modułów oprogramowania modyfikacji, zawierających dostosowanie ZSI do zmian wynikających z prowadzonych przez Wykonawcę prac rozwojowych, z zastrzeżeniem 5 ust. 2. 4. CZASY REAKCJI I NAPRAWY Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do naprawy zgłoszeń z zachowaniem następujących czasów reakcji i czasów naprawy: Ważność zgłoszenia Czas reakcji Czas naprawy Awaria 1 dzień roboczy do 2 dni roboczych Błąd 2 dni robocze do 7 dni roboczych, lub inny ustalony przez Strony. Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach żądać od Wykonawcy usunięcia błędu w szybszym terminie lecz nie krótszym niż 6 dni roboczych Usterka 7 dni roboczych do 60 dni roboczych, lub inny ustalony przez Strony zgodnie 5. WYŁĄCZENIA ZOBOWIĄZAŃ WYKONAWCY 1. Z zakresu obowiązków Wykonawcy wyłącza się w szczególności: a) naprawę i konserwację sprzętu komputerowego, b) zmianę rodzaju modułów oprogramowania oraz ilości licencji, c) dokonywania zmian w modułach oprogramowania nie związanych ze zmianą przepisów, d) modyfikację raportów indywidualnych, które wykorzystuje Zamawiający, 2. Wykonawca może wykonać usługi, o których mowa w 5 ust. 1, na warunkach określanych w odrębnych umowach. 6. ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. W ramach umowy Zamawiajacy zobowiązuje się wobec Wykonawcy do: a) udostępniania pracownikom Wykonawcy w umówionym terminie uzgodnionym przez strony dostępu do ZSI przez łącza internetowe, pomieszczeń, sprzętu komputerowego, modułów oprogramowania, środowiska niezbędnych do wykonania umowy oraz potwierdzania wykonania prac związanych z realizacją umowy przez upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego, b) stosowania się do zaleceń pracowników Wykonawcy w zakresie obsługi ZSI, c) po wystąpieniu awarii, błędu lub usterki Zamawiający powiadomi Wykonawcę niezwłocznie po jej ujawnieniu w formie pisemnego zgłoszenia: wpisem do systemu zgłoszeniowego Wykonawcy, faxem, pocztą elektroniczną lub telefonicznie zgodnie z wyborem Zamawiającego. W zgłoszeniu Zleceniodawca opisze stwierdzoną awarię, błąd lub usterkę. Zgłoszenie uważa się za skuteczne jeśli opisuje ono wystarczająco dokładnie stwierdzoną awarię, błąd lub usterkę. 2. Zamawiający zobowiązuje się także do dokonywania na nośnikach zewnętrznych bieżącej archiwizacji danych i modułów oprogramowania, które są objęte umową. 7. SPOSÓB KOMUNIKOWANIA 1. Osobą upoważnioną do reprezentowania Zamawiającego w sprawach związanych z realizacją umowy, w szczególności dokonywania zgłoszeń awarii, błędów lub usterek jest Pani Monika Widecka oraz Pani Anna Robakowska, a w przypadku ich nieobecności inna osoba wskazana przez Zamawiającego, 2. Zgłoszeń awarii, błędów lub usterek najlepiej jest dokonywać w systemie zgłoszeniowym ewentualnie na adres poczty elektronicznej. 34
3. Upoważnienie do reprezentowania Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1 nie obejmuje prawa do składania oświadczeń woli. 8. CZAS TRWANIA UMOWY Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i wchodzi w życie z dniem podpisania protokołu końcowego przedmiotu umowy nr PUK/.././ 2016 z możliwością jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiło wypowiedzenie ze skutkiem na ostatni dzień 3-go miesiąca. 9. WYNAGRODZENIE 1. Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za wykonanie na rzecz Zamawiajacego czynności wymienionych w: a) 3 lit. a-j, ustala się opłatę miesięczną w wysokości. netto (słownie: netto), b) 3 lit. k-l, ustala się opłatę miesięczną w wysokości.. netto (słownie: netto), c) za zmiany w środowisku - wg cenników producentów elementów tego środowiska - jeśli wystąpi taka potrzeba, d) dodatkowo za ewentualne wizyty pracowników Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego oraz za ewentualne wykonanie zmian pod indywiaduale zapotrzebowanie Zamawiającego wg ustaleń spisanych np. w ofercie przygotowanej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego Do podanych kwot dolicza się podatek VAT wg obowiązującej stawki, 2. Wysokość wynagrodzenia będzie indeksowana przez Wykonawcę raz w roku w oparciu o wskaźnik wzrostu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw publikowany przez GUS, co nie wymaga formy pisemnej w postaci aneksu, 3. Wypłata wynagrodzenia następować będzie na podstawie faktury wystawionej na koniec każdego miesiąca płatnej w formie przelewu w ciągu 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę - na konto Wykonawcy podane na fakturze. 10. KARY UMOWNE Zamawiający może obciążyć Wykonawcę karami umownymi za nieterminowe usunięcie awarii w wysokości 200,00 zł brutto, a błędu wysokości 100,00 zł brutto za każdy dzień zwłoki liczonych za okres od dnia wyznaczonego na usunięcie awarii lub błędu do dnia naprawy. 11. POUFNOŚĆ I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celu realizacji przedmiotu umowy określonego w 2, 2. Informacje uzyskane przez Strony w związku z realizacją przedmiotu umowy, w tym informacje poufne, nie mogą być wykorzystane bez obopólnej pisemnej zgody Stron do celów innych niż realizacja przedmiotu umowy. 3. Wykonawca oświadcza, iż zna przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami oraz gwarantuje, że dostarczony przez niego ZSI spełnia wymagania w/w przepisów. 12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nie uregulowanych w umowie zastosowanie mają przepisy Ustawy z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) oraz Kodeksu Cywilnego, 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zawinione i niezawinione działania oraz zaniechania osób którym powierzy wykonanie czynności wynikających z umowy, 35
3. Treść i warunki umowy są elementami tajemnicy handlowej i nie będą ujawniane osobom trzecim chyba, że Strony wyrażą na to zgodę na piśmie, 4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu, 5. Umowa stanowi integralną część zapytania ofertowego wraz ze specyfikacją Zamawiającego, 6. Spory związane z wykonywaniem umowy podlegają rozpoznaniu przed sądem powszechnym właściwym miejscowo dla siedziby Zamawiającego, 7. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 36