ZAPYTANIE OFERTOWE z dn. 25.11.2013 dotyczące druku i przygotowania materiałów szkoleniowych w ramach projektu Szkoła Współpracy. Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły, nr umowy: UDA-POKL.03.01.02-00-001/13-00 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79823000-9 Usługi drukowania i dostawy 22900000-9 Różne druki I ZAMAWIAJĄCY Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, 00-680 Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest druk i wysyłka materiałów szkoleniowych oraz certyfikatów na terenie całej Polski, zgodnie z harmonogramem, który zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego wraz z Umową. 1. Podręczniki 4 różne (druk i wysyłka) a. Podręcznik 1 dla uczniów szkół podstawowych liczba stron: 16 stron (druk dwustronny 8 kartek), zszyte b. Podręcznik dla uczniów gimnazjów i ponadgimnazjalnych liczba stron: 21 stron (druk dwustronny 11 kartek), zszyte c. Podręcznik dla nauczycieli liczba stron: 60 stron (druk dwustronny 30 kartek), zszyte d. Podręcznik dla rodziców liczba stron: 33 strony (druk dwustronny 17 kartek), zszyte 1
2. Prezentacje 3 różne (druk i wysyłka) a. Prezentacja dla uczniów gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych liczba stron: 9 stron (druk dwustronny 10 kartek), zszyte b. Prezentacja dla nauczycieli liczba stron: 18 stron (druk dwustronny 9 kartek), zszyte c. Prezentacja dla rodziców liczba stron: 13 stron (druk dwustronny 7 kartek), zszyte 3. Programy szkoleń 4 różne a. Program dla uczniów i rodziców (3 różne) liczba sztuk: 4000 gramatura 100g kolorystyka: wariant a) 1+0 (czarno-biały) wariant b) 4+0 (kolor) b. Program dla nauczycieli gramatura 100g kolorystyka: wariant a) 1+1 (czarno-biały) wariant b) 4+4 (kolor) 4. Kwestionariusze uczestnictwa (2 różne) liczba sztuk: 4200 5. Ankiety (20 różnych) a. ankieta dla uczniów szkół podstawowych (3 różne) liczba sztuk: 3000 2
b. ankieta dla uczniów, nauczycieli i rodziców (13 różnych) liczba sztuk: 19 490 c. ankieta dla nauczycieli i rodziców (4 różne) liczba sztuk: 8 290 liczba stron: 4 strony format: druk 4 stron A4 na formacie A3 Złożone na pół. 6. Ćwiczenia liczba sztuk: 12 200 7. Karta trenera liczba sztuk: 1550 8. Karta opiekuna szkolenia liczba sztuk: 1300 9. Certyfikaty liczba sztuk: 7034 gramatura 250g, kreda błysk kolorystyka 4+0 (kolor) 2. Dane ilościowe do wysyłki mogą ulec zmianie. Ostateczna liczba egzemplarzy dotycząca wysyłki na poszczególne województwa zostanie ustalona w wyłonionym Wykonawcą. 3. Liczba stron poszczególnych materiałów szkoleniowych może ulec niewielkim zmianom ilościowym (np. +/- 4 strony na podręcznik i prezentację), dlatego w Formularzu oferty (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania) prosimy podać stawkę jednostkową za stronę. W przypadku zwiększenia lub zmniejszenia ilości stron materiałów cena całkowita zamówienia zostanie odpowiednio zwiększona lub pomniejszona, przy zachowaniu stawek jednostkowych z oferty. 3
4. Zamawiający prześle odpowiednio wcześniej komplet materiałów i certyfikatów do druku, jak również dokładne adresy miejsc do wysyłki wraz z podziałem ilościowym. Materiały będą wysyłane do około 30 miejsc w całej Polsce, a certyfikaty do 1034 przedszkoli i szkół w całej Polsce. 5. Termin realizacji zamówienia: a. druk i wysyłka materiałów szkoleniowych nie później niż do dn. 10 stycznia 2013r. Przez realizację zamówienia Zamawiający rozumie dostarczenia materiałów we wskazane miejsca. b. druk i wysyłka certyfikatów w okresie od czerwca 2014 do listopada 2014 w dwóch turach: I tura ok. 5000 certyfikatów do ok. 750 przedszkoli i szkół. II tura ok 2000 certyfikatów do ok. 300 przedszkoli i szkół. 6. Wykonawca dostarczy do biura Zamawiającego po 70 egzemplarzy podręczników z każdego rodzaju (4 różne podręczniki) oraz po 55 prezentacji z każdego rodzaju (3 różne prezentacje). Powyższa liczba egzemplarzy podręczników i prezentacji ujęta jest w ilości sztuk wykazanych w punkcie III/1 niniejszego zapytania. 7. Materiały do wysyłki muszą zostać zapakowane w taki sposób, aby zabezpieczyć je przed uszkodzeniem, zagnieceniem, itp. 8. Wykonawca musi uwzględnić w cenie oferty wszelkie koszty niezbędne dla prawidłowego i pełnego wykonania zamówienia (w tym koszty wysyłki). 9. Wykonawca w celu udokumentowania wykonania zamówienia zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu dokument potwierdzający wysyłkę materiałów do wskazanych miejsc (dokument z poczty, od kuriera, itp.). IV WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy muszą złożyć skany oryginałów następujących załączników: 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania, tj. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu z postępowania w trybie zapytania ofertowego i złożą stosowne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 2), ponieważ Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Zamawiający nie dopuszcza złożenie oferty częściowej. 2. W przypadku rozszerzenia zapytania o nowe kryterium, wszyscy Oferenci zostaną poproszeni o uzupełnienie ofert. 3. Oferta musi być sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej. 4. Wymagane załączniki powinny zostać uzupełnione, podpisane, a następnie zeskanowane w sposób czytelny i przesłane w formie elektronicznej. 5. Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania. 6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) reprezentującą Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 7. Podpisy wykonawcy na oświadczeniach i dokumentach muszą być złożone w sposób czytelny i pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą (np. podpis i obok czytelnie imię i nazwisko). VI TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wybrana oferta wiąże do momentu podpisania umowy. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy, zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. 2. Pozostałe oferty wiążą jeszcze przez 2 miesiące po podpisaniu umowy z wybranym Wykonawcą. VII OPIS SPOSOBU WYCENY USŁUGI 1. Wykonawca poda w formularzu ofertowym ceny w kwotach brutto. 2. Ceny muszą być wyrażone w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. 4
3. Płatności będą dokonywane na podstawie umowy zawartej z Zamawiającym, po wykonaniu usługi oraz na podstawie przekazanego Zamawiającemu dokumentu potwierdzającego wysyłkę (dokument z poczty, od kuriera itp.). Ewentualne płatności zaliczkowe będą uzgadniane indywidualnie z wyłonionym Wykonawcą. VIII BADANIE OFERT 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wymagać od Wykonawców mailowo wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 3. Jeżeli nadesłane oferty przekroczą kwoty założone w budżecie projektu, FRDL podejmie negocjacje z Oferentami według kolejności zajmowanej na liście rankingowej. Jeżeli pomimo negocjacji cena nadal będzie przekraczała kwotę założoną w budżecie, Zamawiający może unieważnić całe zapytanie ofertowe i powtórzyć zapytanie lub przeprowadzić negocjacje z wolnej ręki. 4. W przypadku braku któregokolwiek z wymaganych dokumentów Zamawiający może prosić o uzupełnienie lub odrzucić ofertę. IX KRYTERIUM WYBORU OFERT Kryterium wyboru oferty jest 100% CENA (PUNKTACJA porównanie między Oferentami: X najniższa cena, Y cena Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y) z uwzględnieniem poniższego warunku: jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż 10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w przypadku, jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług. X POZOSTAŁE WARUNKI POSTĘPOWANIA 1. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. 2. Zamawiający powiadomi mailowo Wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty albo rozstrzygnięciu zapytania ofertowego bez wyboru żadnej oferty, a także o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie również zamieszczona na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia zapytania ofertowego bez wybrania żadnej oferty i bez podawania przyczyny. 4. Oferta niezgodna z treścią zapytania ofertowego zostanie odrzucona. 5. Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 6. Zamawiający może prosić Wykonawców o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takie sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szansę na takie same uzupełnienia. 7. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość wzrostu zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. XI OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru na adres: agnieszka.jedrych@frdl.org.pl. 2. Zamawiający udzieli wyjaśnień wyłącznie drogą mailową z opcją potwierdzenia odbioru niezwłocznie, nie później jednak niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że mail z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż 02.12.2013 do godziny 12.00. Proszę o przesłanie oferty w terminie do 09 grudnia 2013 r. (poniedziałek) do godz. 12.00 wyłącznie na adres e-mail: agnieszka.jedrych@frdl.org.pl. W tytule maila proszę dopisać: oferta na druk materiałów projekt Szkoła Współpracy. Pytania należy kierować do: Agnieszka Jędrych tel. 22 351 93 16 e-mail: agnieszka.jedrych@frdl.org.pl 5