Szanowni Państwo, Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/31/IM/14 Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej na usługę obejmującą naprawę i konserwację urządzeń kopiujących i drukujących będących na wyposażeniu Centrum Unijnych Projektów Transportowych. I. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) wykonanie przeglądu zerowego urządzeń wskazanych w Tabeli nr 1 poniżej, 2) opiekę serwisową zapewniającą prawidłowe funkcjonowanie urządzeń będących po okresie gwarancyjnym, w tym wymianę zużytych lub uszkodzonych części, oraz opiekę serwisową urządzeń, których usterek nie obejmuje gwarancja, zapewniającą prawidłowe funkcjonowanie urządzeń, w tym wymianę zużytych lub uszkodzonych części zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego, 3) naprawę urządzeń - zgodnie z bieżącymi potrzebami Zamawiającego Tabela nr 1 Wykaz urządzeń kopiujących i drukujących w dyspozycji CUPT Szacunkowa Ilość urządzeń miesięczna ilość Producent Model w grupie kopii w grupie danego modelu danego modelu Gwarancja/termin gwarancji HP CP3505dn 6 10 000 brak HP LJ3055 1 200 brak LEXMARK C925de 2 2 000 2015-07-12 LEXMARK X736de 6 13 000 brak LEXMARK C935dtn + Finiszer Lexmark 3500 1 6 000 brak LEXMARK E460dn 33 17 000 brak LEXMARK X544dtn 2 3 000 brak LEXMARK X852e 1 2 000 brak LEXMARK X940e 1 8 000 brak XEROX WC7335 2 5 000 brak HP CP1215 6 1500 brak CANON IR 2016 1 500 brak 2. W ramach przeglądu zerowego, Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1) przeglądu technicznego wszystkich urządzeń będących w dyspozycji Zamawiającego, w tym m.in.: - czyszczenie z zewnątrz, Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Działanie 15.1
- czyszczenie wewnątrz m.in. z pozostałości papieru oraz toneru, - czyszczenie i konserwacja elementów gumowych (tj. wałki, paski, rolki), - regulacja luzów pomiędzy współpracującymi elementami, - sprawdzenie i testowanie konserwowanego urządzenia, - kalibracja kolorów. 2) ustalenia przyczyn wadliwości urządzenia i sporządzenia ekspertyzy w formie pisemnej lub mailowej, 3) przedstawienia kalkulacji kosztów naprawy uszkodzonego urządzenia, zawierającą wycenę koniecznych do wymiany części, z uwzględnieniem kosztów części zamiennych wskazanych w poz. 4 Formularza ofertowego. Jeśli naprawy lub wymiany wymagała będzie część, której nie uwzględniono w poz. 4 Formularza ofertowego, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia kalkulacji kosztów naprawianych części, a następnie po wykonaniu naprawy do przedstawienia faktury zakupowej. 3. W ramach opieki serwisowej Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia jednorazowych usług serwisowych obejmujących w szczególności: 1) przeglądy techniczne, konserwację i czyszczenie urządzeń, w tym m.in.; - czyszczenie z zewnątrz, - czyszczenie wewnątrz m.in. z pozostałości papieru oraz toneru, - czyszczenie i konserwacja elementów gumowych (tj. wałki, paski, rolki), - regulacja luzów pomiędzy współpracującymi elementami, - sprawdzenie i testowanie konserwowanego urządzenia, - kalibracja kolorów. 2) ustalenie przyczyn wadliwości urządzenia i sporządzenie ekspertyzy w formie pisemnej lub mailowej, 3) przedstawienie kalkulacji kosztów naprawy uszkodzonego urządzenia, zawierającej wycenę koniecznych do wymiany części z uwzględnieniem kosztów części zamiennych wskazanych w poz. 4 Formularza ofertowego. Jeśli naprawy lub wymiany wymagała będzie część, której nie uwzględniono w poz. 4 Formularza ofertowego, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia kalkulacji kosztów naprawianych części, a następnie po wykonaniu naprawy do przedstawienia faktury zakupowej. 4. W ramach naprawy Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1) dostawy nowych, oryginalnych części rekomendowanych przez producenta urządzenia i wymiany uszkodzonych lub zużytych części w urządzeniach z wyłączeniem materiałów eksploatacyjnych, tj. tonerów, bębnów, zszywek, pojemników na zużyty toner i nagrzewnic, posiadanych przez Zamawiającego, 2) naprawy urządzenia,
3) realizacji naprawy zgodnie z kosztami części zamiennych wskazanych w poz. 4 Formularza ofertowego. Jeśli naprawy lub wymiany wymagała będzie część, której nie uwzględniono w poz. 4 Formularza ofertowego, Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia kalkulacji kosztów naprawianych części, a następnie po wykonaniu naprawy do przedstawienia faktury zakupowej, 4) udzielenia gwarancji na dostarczone i wymienione części do urządzenia. 5. Naprawa oraz konserwacja urządzeń kopiujących i drukujących będzie wykonywana w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza naprawę oraz konserwację w punkcie serwisowym tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy naprawa w siedzibie Zamawiającego okaże się niemożliwa. 6. W przypadku, gdy naprawa odbywać się będzie w punkcie serwisowym, transport naprawianych urządzeń odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy. 7. Wykonawca udzieli gwarancji na wykonaną usługę serwisową na okres co najmniej 12 miesięcy licząc od dnia prawidłowego wykonania usługi (gwarancja dotyczy również wymienianych części). 8. Wszystkie zastosowane przez Wykonawcę części zamienne do urządzeń kopiujących i drukujących muszą być oryginalne i fabrycznie nowe. Zamawiający nie dopuszcza użycia części innych niż rekomendowanych przez producenta urządzenia. 9. Szczegółowy wykaz posiadanych urządzeń wraz ze stanami licznikowymi wszystkich urządzeń, stanowi Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia realizowany będzie w okresie od dnia zawarcia umowy (przewidywany termin zawarcia umowy listopad 2014 r) do listopada 2015 r. lub do wyczerpania kwoty, na jaką zawarta zostanie umowa. 2. Termin rozpoczęcia świadczenia usługi nastąpi nie później niż 14 dni od dnia zawarcia umowy. 3. Wykonawca będzie zobowiązany utrzymywać gotowość do świadczenia, w siedzibie Zamawiającego, usług będących przedmiotem niniejszego zamówienia, w dni robocze Zamawiającego, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:15 do 16:15, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 4. Wymagany przez Zamawiającego rzeczywisty czas reakcji (przybycia) pracownika serwisu na zgłoszoną przez Zamawiającego potrzebę naprawy lub konserwacji urządzenia wynosi maksymalnie do 24 godzin w dni robocze, licząc od chwili zgłoszenia. 5. Wymagany przez Zamawiającego maksymalny czas naprawy to 3 dni robocze, licząc od momentu akceptacji przez Zamawiającego kosztów naprawy oraz wymienianych części.
Jeżeli naprawa nie będzie możliwa do wykonania ww. terminie, Wykonawca zobowiązany jest na wniosek Zamawiającego do dostarczenia urządzenia zastępczego na czas naprawy o parametrach nie gorszych niż urządzenie podlegające naprawie. III. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT Oferta powinna zawierać wypełniony i podpisany Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania. IV. INFORMACJE DODATKOWE 1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej alternatywę realizacji Przedmiotu zamówienia spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. 2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Lp. Opis kryteriów ceny Waga % 1 Cena brutto przeglądu zerowego (zgodnie z wymogami wskazanymi w Części I ust. 2 zapytania ofertowego) 20 2 Cena brutto jednorazowej usługi serwisowej jednego urządzenia (zgodnie z wymogami wskazanymi w Części I ust. 3 zapytania ofertowego) 15 3 Cena brutto roboczogodziny naprawy jednego urządzenia (zgodnie z wymogami wskazanymi w Części I ust. 4 zapytania ofertowego) 4 Cena brutto części zamiennych (zgodnie z poz. 4 Formularza ofertowego) 15 50 2.1) W kryterium Cena brutto przeglądu zerowego - CPZ - ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: CPZn Kryterium CPZ = --------------------- x 20 CPZb Gdzie: CPZn - najniższa zaoferowana cena brutto wśród złożonych ofert CPZb cena brutto oferty badanej 2.2) W kryterium Cena brutto jednorazowej usługi serwisowej jednego urządzenia - CS - ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: CSn Kryterium CS = --------------------- x 15 CSb Gdzie: CSn - najniższa zaoferowana cena brutto wśród złożonych ofert CSb cena brutto oferty badanej
2.3) W kryterium Cena brutto roboczogodziny naprawy urządzenia CN - ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: CNn Kryterium CN = --------------------- x 15 CNb Gdzie: CNn - najniższa zaoferowana cena brutto wśród złożonych ofert CNb cena brutto oferty badanej 2.4) W kryterium Cena brutto części zamiennych CCz - ocena zostanie dokonana według następującego wzoru: CCzn Kryterium CCz = --------------------- x 50 CCzb Gdzie: CCzn - najniższa zaoferowana cena brutto wśród złożonych ofert CCzb cena brutto oferty badanej Cena brutto części zamiennych dla każdej oferty, obliczona zostanie jako suma cen jednostkowych poszczególnych części zamiennych wskazanych przez Wykonawcę w poz. 4 Formularzu ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 3. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 4. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów przelewowych, wystawionych z co najmniej 21-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do CUPT prawidłowo wystawionego dokumentu: faktury VAT lub rachunku. 5. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w CUPT. Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 26.09.2014 r. do godziny 12:00 mailem na adres: zdz@cupt.gov.pl W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OA/26/31/IM/14 Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/31/IM/14 SZCZEGÓŁOWY WYKAZ URZĄDZEŃ ORAZ STANY LICZNIKOWE Lp. Producent Model Serial Number Przybliżony stan licznika (sierpień 2014) 1 HP Color LJ CP3505 CNBV8B2H3H 203 000 2 HP Color LJ CP3505 CNBV8B2H40 222 000 3 HP Color LJ CP3505 CNBV8B2H44 115 000 4 HP Color LJ CP3505 CNBV7D5GH4 85 000 5 HP Color LJ CP3505 CNBV8B2H41 199 000 6 HP Color LJ CP3505 CNBV7D5GGH 178 000 7 HP LaserJet 3055 CNSKR39524 53 000 8 Lexmark C925de 50411332503TR 42 000 9 Lexmark C925de 50411332503TW 60 000 10 Lexmark C935 0286618 229 000 11 Lexmark E460dn 72H49BL 27 500 12 Lexmark E460dn 72H49BM 106 000 13 Lexmark E460dn 72H49B7 12 500 14 Lexmark E460dn 72H49BH 10 500 15 Lexmark E460dn 72H4985 87 000 16 Lexmark E460dn 72H48HR 159 000 17 Lexmark E460dn 72H48H3 42 500 18 Lexmark E460dn 72H49C3 44 500 19 Lexmark E460dn 72H49B8 48 000 20 Lexmark E460dn 72H48H9 55 000 21 Lexmark E460dn 72H49BD 87 000 22 Lexmark E460dn 72H497X 36 500 23 Lexmark E460dn 72H4984 53 500 24 Lexmark E460dn 72H48H7 39 000 25 Lexmark E460dn 72H49BN 39 000 26 Lexmark E460dn 72H498D 6 500 27 Lexmark E460dn 72H496G 44 000 28 Lexmark E460dn 72H49BP 78 000 29 Lexmark E460dn 72H499Z 52 500 30 Lexmark E460dn 72H4952 30 000 31 Lexmark E460dn 72H48H0 148 000 32 Lexmark E460dn 72H49BF 73 000 33 Lexmark E460dn 72H98MT 32 500 34 Lexmark E460dn 72H9NLY 25 000 35 Lexmark E460dn 72H96T4 33 000 36 Lexmark E460dn 72H9NZY 50 000 37 Lexmark E460dn 72H98M3 59 500 38 Lexmark E460dn 72H9P03 46 500
39 Lexmark E460dn 72H9P02 25 500 40 Lexmark E460dn 72H9NZP 54 000 41 Lexmark E460dn 72H9NZW 41 000 42 Lexmark E460dn 72H973T 23 500 43 Lexmark E460dn 72H498B 85 000 44 Lexmark X544 98BOVFM 134 000 45 Lexmark X544 98B0VFR 176 000 46 Lexmark X736de 9434K3M 100 000 47 Lexmark X736de 9434VNT 144 000 48 Lexmark X736de 9434VPD 150 500 49 Lexmark X736de 9434VRN 85 000 50 Lexmark X736de 9434VP9 276 000 51 Lexmark X736de 9434VRM 215 000 52 Lexmark X852e 0664735 171 000 53 Lexmark X940e 0230715 654 000 54 Xerox WorkCentre 7335 3526643568 1 140 000 55 Xerox WorkCentre 7335 3526493787 1 173 000 56 Canon IR 2016 CLC01357 brak 57 HP HP CP 1215 6140148537 brak 58 HP HP CP 1215 6120144856 brak 59 HP HP CP 1215 6140149045 brak 60 HP HP CP 1215 6140149023 brak 61 HP HP CP 1215 6140148535 brak 62 HP HP CP 1215 6140149027 brak
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/31/IM/14 FORMULARZ OFERTOWY 1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym.... (nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólną ofertę) 2. WSZELKĄ KORESPONDENCJĘ w sprawie niniejszego zamówienia należy kierować do: Imię i nazwisko. Adres:. Telefon:.. Fax:. Adres e-mail:.. 3. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ realizować Przedmiot zamówienia zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym 1 : l.p. Przedmiot zamówienia Cena jednostkowa netto w PLN Stawka podatku VAT w % Cena jednostko wa brutto w PLN 1 Całkowity koszt przeglądu zerowego 2 3 Koszt jednorazowej usługi serwisowej jednego urządzenia Koszt roboczogodziny naprawy jednego urządzenia Koszt przykładowych części zamiennych 4 4.1 4.2 4.3 Lexmark E460 - Zestaw Maitenance Lexmark 40X5345 Lexmark E460 - Wałek dociskowy zespołu grzejnego Lexmark X940 - Zestaw konserwacyjny 40X4093 1 Kwoty należy podać z dokładnością do 2-óch miejsc po przecinku.
4.4 Lexmark X940 - Zestaw pamięci 40X5671 4.5 Lexmark C935 - Zestaw konserwacyjny 40X4093 4.6 Lexmark X852 - Płyta engine 40X4094 4.7 Lexmark X852 - NV RAM Board 40X4097 4.8 4.9 4.10 4.11 Lexmark X852 - Zespół transferowy 40X67268 Lexmark X852 - Zestaw maitenance podajnika papieru 40X45898 Lexmark X544 - Zestaw czujników obecności tonera 40X89123 Lexmark X736 - Płyta DC kontrolera 40X5271 4.12 Xerox WC7335 - Zespół registracji 4.13 Xerox WC7335 - Touch panel A230E2341 4.14 4.15 Xerox WC7335 - Rolka transferowa 604K0707 Xerox WC7335 - Środek do czyszczenia taśmy transferowej 042KL92445 4.16 Canon IR2016 - Moduł obrazowy CX-V18 4.17 Canon IR2016 - Zespół utrwalający Łączny koszt przykładowych części zamiennych wskazanych w poz. 4 2 UWAGA: Koszt Jednorazowej usługi serwisowej polegającej na zapewnieniu stałej sprawności technicznej urządzeń kopiujących i drukujących w CUPT powinien zawierać zakres prac wskazanych w pkt.i ust. 3 oraz: a) koszty dojazdu pracownika serwisu do Zamawiającego, b) koszty transportu urządzenia do i z punktu serwisowego, c) należne podatki, w tym podatek VAT, zysk oraz ewentualne upusty, d) pozostałe czynniki cenotwórcze związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 4. UDZIELAMY gwarancji na każdorazowo wykonaną usługę serwisową w ramach przedmiotowego zamówienia na okres. miesięcy, liczony od daty dostarczenia (co najmniej 12 miesiące). 5. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres dni od upływu terminu składania ofert (nie krócej niż 30 dni). 2 Łączny koszt posłuży Zamawiającemu wyłącznie do oceny i badania oferty, na podstawie Kryterium oceny ofert - Cena brutto części zamiennych CCz 50%
6. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z dniowym terminem płatności (co najmniej 21 dni). 7. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy* płatnikami podatku VAT. dnia 2014 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy) * niewłaściwe skreślić