Rozliczanie projektu i wypłata dofinansowania Działanie 8.2 Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Wniosek o płatność zasady rozliczeń Działanie 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Rozliczenie projektu - zgodnie 7 umowy o dofinansowanie Terminy rozliczania Projektu: Płatność zaliczkowa wniosek o płatność należy złożyć niezwłocznie po zawarciu umowy o dofinansowanie pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia kwoty dofinansowania, przed rozpoczęciem realizacji Projektu lub po zrealizowaniu I etapu, zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym Projektu, Płatność pośrednia wniosek o płatność należy złożyć w terminie 30 dni od dnia zakończenia każdego etapu Projektu (zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu) Płatność końcowa - wniosek o płatność należy złożyć nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków (zgodnie z 6 ust. 3 Umowy od dofinansowanie)
Nowy system wypłat zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje nowy system wypłat zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych wprowadzony nową ustawą o finansach publicznych (Dz. U. nr157, poz. 1240.), których źródłem są między innymi środki europejskie. 4
Nowy system wypłat zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych Beneficjenci będą otrzymywać płatności kolejnych transz dofinansowania w dwóch przelewach: v Płatności na rzecz beneficjentów w części środków europejskich (85% wartości dofinansowania) będzie dokonywał Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie wystawionych przez PARP zleceń płatności; v dotację celową w części dotyczącej współfinansowania krajowego (15% wartości dofinansowania) przekazywanej przez PARP w przypadku beneficjentów programu PO IG i PO KL; v wszelkie zwroty dotyczące środków otrzymanych w 2010 r. powinny być dokonywane przez Beneficjenta na rachunek, z którego otrzymał środki tzn. dla środków europejskich na rachunek w BGK prowadzony dla tych środków, a dla dotacji celowej na rachunek PARP.
Sposób przygotowania Wniosków o Płatność Wszystkie wnioski o płatność składane są w RIF; Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie, w formie elektronicznej (zapis plików Generatora Wniosków o Płatność na nośniku danych) oraz w formie papierowej (1 egzemplarz). Wersja papierowa musi być tożsama z wersja elektroniczną wnioski o płatność przygotowuje się za pomocą Generatora Wniosków o Płatność (dotyczy to wszystkich działań PO IG realizowanych przez PARP), który dostępny jest na stronie www.parp.gov.pl w dziale Innowacyjna Gospodarka.
Generator Wniosków o Płatność Sposób wypełniania Generatora wniosków o płatność Beneficjenta reguluje: przez Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, która znajduje się w zakładce Pomoc w Generatorze Wniosków; Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność przygotowana została przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dla całego PO IG. Dane przedstawione we wniosku o płatność muszą być spójne z danymi zawartymi w Umowie o dofinansowanie i jej załącznikami.
Wniosek o płatność służy: Generator Wniosków o Płatność wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (beneficjent wypełnia poz. 2-8, 8a[1], 10, 14, 17, 20, 21), przy czym przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na podstawie umowy o dofinansowanie; rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1-21); wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-21); [1] Punkt nie wypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we wniosku o płatność pkt 1 - data kończąca okres, za jaki składany jest wniosek powinna zostać wpisana data ostatniej płatności związanej z rozliczanym Projektem; pkt 2 - dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za realizację Projektu w zakresie rzeczowym bądź finansowym; pkt 2 - numer rachunku bankowego, na który ma być przekazana dofinansowanie musi być zgodny z umową o dofinansowanie; pkt 7 - należy podać numer umowy o dofinansowanie (końcówka -00), niezależnie od ilości podpisanych aneksów; pkt 8 - kwota wydatków całkowitych jest niezgodna z sumą kolumny 7 w pkt 13;
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we wniosku o płatność pkt 9 - kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem powinna być równa sumie wydatków z kolumny 8 w pkt 11 wniosku o płatność; pkt 11 - należy wypisać wszystkie daty związane z wypłatą wynagrodzeń; pkt 11 - fakturę/inny dokument księgowy potwierdzający poniesienie wydatków związanych więcej niż z jedną pozycją z Harmonogramu rzeczowo-finansowego Projektu należy wpisać tylko raz, podając we właściwej kolumnie nazwę wszystkich towarów/usług, których dotyczy; pkt 12 - kwota wykazanych odsetek przez Beneficjenta musi zostać zweryfikowana na podstawie wyciągu bankowego;
Błędy najczęściej popełniane przez Beneficjentów we wniosku o płatność pkt 13 - w kolumnie 1 należy wpisać wszystkie działania w ramach każdego etapu projektu. Jednocześnie, niezależnie od tego, czy zrealizowany został tylko I etap Projektu, który obecnie jest rozliczany, należy wymienić wszystkie działania w ramach wszystkich etapów; pkt 17 - harmonogram wydatków na kolejne kwartały powinien obejmować wydatki kwalifikowane, jakie Beneficjent planuje wykazać w kolejnych wnioskach o płatność bez uwzględnienia wydatków przedstawionych w obecnie składanym wniosku; wniosek o płatność musi zostać podpisany czytelnie bądź też parafowany wraz z przystawioną pieczątką imienną oraz z pieczątką firmową przez osobą upoważnioną do reprezentacji Beneficjenta, zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem.
Dokumenty stanowiące załączniki do Wniosku Beneficjenta o płatność Działanie 8.2 Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 13
Do wniosku o płatność (za wyjątkiem wniosku obejmującego wyłącznie płatność zaliczkową) Beneficjent zobowiązany jest załączyć: kopie dokumentów księgowych (faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) potwierdzające poniesione wydatki, opisane w sposób umożliwiający ich przypisanie określonym pozycjom w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu; kopie wyciągów bankowych potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich płatności związanych z realizacją Projektu (w przypadku braku wyciągów inne dokumenty potwierdzające dokonanie płatności); kopie protokołów odbioru dokumentującymi wykonanie dostaw lub usług kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub wartości niematerialnych i prawnych oraz inne dokumenty potwierdzające zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy oryginał pomocniczego zestawienia finansowego (wersja papierowa i elektroniczna), dostępnego na stronie działania na www.parp.gov.pl 14
Załączniki do wniosku o płatność: w przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy w przypadku zakupu szkoleń dla osób zaangażowanych w realizację Projektu szczegółowe wyjaśnienie dokumentacji w dalszej części prezentacji; elektroniczną wersję analiz sporządzonych w ramach Projektu; oświadczenie Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją Projektu; oświadczenie Beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług, z zastrzeżeniem 12 ust. 4 inne dokumenty niezbędne do weryfikacji prawidłowości realizacji Projektu na żądanie Regionalnej Instytucji Finansującej lub Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia 15
Proces prawidłowego przygotowania dokumentów rozliczeniowych przez Beneficjenta Wszystkie dokumenty, składane przez Beneficjenta w kopii, muszą zostać poświadczone na każdej stronie za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji Beneficjenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym firmy, bądź stosownym pełnomocnictwem) lub przez głównego księgowego. Za prawidłowo potwierdzony uznaje się dokument, na którym widnieje informacja potwierdzam za zgodność z oryginałem oraz złożony jest czytelny podpis osoby upoważnionej, bądź też jej parafka i imienna pieczątka. 16
Dokumenty księgowe Każdy oryginał dokumentu księgowego (faktura, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje: nazwę (tytuł) Projektu wynikającą z umowy o dofinansowanie datę zawarcia i numer umowy opis związku wydatku z umową o dofinansowanie (możliwość przypisania wydatku do określonej pozycji w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu) informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR/ informacja o procencie i kwocie współfinansowania z EFRR dekretacja nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs sprzedaży banku z dnia dokonania płatności za fakturę. 17
Opis dokumentów księgowych Ww. informacje powinny być umieszczone na drugiej stronie oryginału dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie w/w informacji potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych 18
Przykładowy opis na odwrocie dokumentu księgowego Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-999/09-00 z dnia 15.10.2010 r. Tytuł projektu: Wdrożenie systemu B2B w firmie UNIA Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego / Kwota dofinansowania współfinansowana z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi 250 000,00 zł, co stanowi 85 % łącznej kwoty przyznanego dofinansowania. Faktura dotyczy kategorii wydatków Zakup nowych środków trwałych, etap I działanie nr 3 Zakup 2 sztuk laptopów Nr księgowy 12/POIG/2010 Faktura nie zawiera dekretacji- Beneficjent dostarczył oświadczenie, że nie prowadzi pełnej księgowości. Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym Zapłacono przelewem... (data, imię i nazwisko osoby upoważnionej) 19
Dokumenty potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich płatności związanych z realizacją Projektu Wyciąg bankowy: pierwsza strona wyciągu zawierająca numer rachunku bankowego oraz dane jego właściciela + strona z potwierdzeniem dokonania płatności za dany dokument Potwierdzenie przelewu: wydruk elektroniczny z informacją, że nie wymaga dodatkowych podpisów oraz stempla bankowego 20
Dokumenty potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta wszystkich płatności związanych z realizacją Projektu na dowodach zapłaty powinny znajdować się informacje dotyczące szczegółów płatności (numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu); w sytuacji, gdy na załączonych dokumentach zapłaty Beneficjent posługuje się zamiast numerem przedłożonej faktury, numerem zamówienia lub fakturą pro forma, konieczne złożenie jest ww. dodatkowych dokumentów w celu weryfikacji prawidłowości dokonanej płatności; prosimy o zwracanie szczególnej uwagi na opisy znajdujące się na przelewach. Każde błędne dane wpisane w załączonych przelewach wymaga dostarczenia przez Beneficjenta dodatkowych dokumentów/wyjaśnień. 21
Płatności w Projekcie - kwalifikowalność wydatków Wszelkie płatności związane z realizacją projektu w ramach działania 8.2 muszą być realizowane przez Beneficjenta za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta. Kompensata oraz płatności gotówkowe stanowią koszt niekwalifikowany. WYJĄTEK: Umowa o pracę podlega ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 1998, Nr 21, poz. 94), która normuje reguły wypłacania wynagrodzenia. Zasadą jest wypłata gotówki do rąk pracownika, chyba że pracownik na wypłatę wynagrodzenia w innej formie wyrazi zgodę na piśmie lub gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy. Z tego względu, w przypadku kolizji przepisów Kodeksu Pracy z postanowieniami Wytycznych PO IG wyższość normy prawa powszechnie obowiązującego wymaga bezwzględnego stosowania przepisów Kodeksu Pracy. 22
Płatności dokonywane kartą płatniczą Warunki uznania płatności dokonanej kartą płatniczą: karta płatnicza musi być przypisana do rachunku bankowego Beneficjenta Wydatki poniesione za pośrednictwem prywatnej karty płatniczej np. prezesa spółki będącej Beneficjentem nie mogą stanowić wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. WYJĄTEK: płatności dokonywane kartą płatniczą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą (rachunek osobisty ww. Beneficjenta jest takim samym rachunkiem Beneficjenta, jak jego rachunek firmowy) przedstawienie dokumentu wystawcy faktury potwierdzającego fakt uregulowania przez Beneficjenta należności wskazanych w dokumencie księgowym 23
Dokumenty załączane do wniosku o płatność w zakresie wydatków takich jak: Wynagrodzenia oraz obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy Szkolenia specjalistyczne Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne Analizy przygotowawcze i usługi doradcze Promocja, działania informacyjne Wybór wykonawcy 24
WYNAGRODZENIA Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność: a) oświadczenie o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach Projektu lub o wypłaconych obowiązkowych pozapłacowych kosztach pracy w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (nie dotyczy naboru z 2008 r.) - oświadczenie Beneficjenta b) kopie wyciągu z listy płac, zatwierdzonej (podpis +pieczątka firmowa) przez osobę upoważnioną w firmie Beneficjenta lub kopie rachunku za wykonanie zlecenia/ dzieła c) kopie deklaracji ZUS RCX lub RCA oraz deklaracji DRA, sporządzanych za okres, w którym nastąpiła faktyczna wypłata wynagrodzenia pracownikowi d) kopię umowy określającą warunki zatrudnienia e) kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń/ obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy i zapłatę za poniesione w ramach Projektu wydatki, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów 25
Oświadczenie Beneficjenta o wypłaconych wynagrodzeniach powinno zawierać: a) pełną informację o wypłaconym wynagrodzeniu dla konkretnego pracownika za realizację działań wyłącznie związanych z Projektem b) kwotę wynagrodzenia c) datę dokonania płatności powinno być zbiorczą informacją zgodną z przedstawionymi przy rozliczaniu Projektu dokumentami jest odpowiednim dokumentem do podania informacji, w jakiej części wynagrodzenie jest wydatkiem kwalifikowalnym 26
Kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniami osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu Koszty ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzanej do US od wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy projekcie, naliczone w ostatnim miesiącu realizacji projektu, lecz poniesione po jego zakończeniu, zostaną uznane za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. W celu uznania ww. kosztów od wypłaconych wynagrodzeń, Beneficjent powinien dokonać przelewu na konto ZUS i US w okresie kwalifikowalności wydatków. 27
WYNAGRODZENIA Konieczność przedstawienia przez Beneficjenta dokumentu (aneks do umowy, zmiana zakresu obowiązków), na podstawie którego pracodawca oddelegował pracownika, w całości lub częściowo, do pracy przy realizacji Projektu zachodzi gdy: umowa określająca warunki zatrudnienia została zawarta z pracownikiem przed okresem kwalifikowalności wydatków pracownik zatrudniany jest na stanowisku niezwiązanym z realizacją Projektu (np. magazynier, recepcjonistka) 28
SZKOLENIA - specjalistyczne dla osób zaangażowanych w realizację Projektu, niezbędnych do wdrożenia rozwiązania elektronicznego biznesu typu B2B (działanie 8.2) Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność: a) kopia dokumentu księgowego b) kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie płatności c) kopie list obecności podpisane przez osoby uczestniczące w szkoleniach d) kopie certyfikatów dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach o ile stanowią integralną część szkolenia (w przypadku braku certyfikatów Beneficjent jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie) 29
Dokumenty potwierdzające zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy o dofinansowanie: Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne: protokół odbioru (dokument musi zawierać datę sporządzenia oraz być zatwierdzony i podpisany przez stronę przekazującą i odbierającą) dokument OT - wartość na OT musi być równa (lub wyższa) wartości z faktury zakupu => jeśli jest wyższa z dokumentu powinno wynikać, jakie elementy podwyższyły wartość wyciąg z ewidencji środków trwałych (również niskocennych elementów o wartości poniżej 3 500 zł) bądź wartości niematerialnych i prawnych licencje na zakupione w ramach projektu oprogramowanie lub umowy z dostawcami oprogramowania, na podstawie których udzielono licencji 30
Dokumenty potwierdzające zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy o dofinansowanie cd. Promocja, działania informacyjne: protokoły zdawczo-odbiorcze umowa zawarta z dostawcą usług/towarów inne dokumenty dostawcy określające termin i realizację dostaw lub usług kopia przygotowanej dokumentacji promocyjnej dokumentacja potwierdzająca realizację zastosowanych w projekcie działań promocyjnych oraz informacyjnych, zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie 31
ANALIZY PRZYGOTOWAWCZE I USŁUGI DORADCZE (WDROŻENIOWE) Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność: a) kopia dokumentu księgowego b) kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie płatności c) kopia protokołu odbioru potwierdzająca wykonanie usług, który zawiera szczegółowy raport z wykonanych prac rozliczanych w ramach faktury d) kopia umowy zawartej z wykonawcą e) raporty i/lub dokumentacja merytoryczna będąca wynikiem tych usług f) elektroniczna wersja analiz sporządzonych w ramach Projektu 32
WYBÓR WYKONAWCY W związku z wejściem w życie w dniu 5 stycznia 2011r. ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.10.240.1603), która wprowadziła m.in. uszczegółowienie zasady konkurencyjności stosowanej przy wyborze wykonawcy przez Beneficjenta lub przez podmiot ubiegający się o udzielenie przez Agencję wsparcia przeznaczonego na zakup towarów lub usług Beneficjent jest zobowiązany do składania oświadczenia o wyborze wykonawcy przy każdym wniosku o płatność w odniesieniu do wydatków nim objętych. 33
Wzór Oświadczenia nr 1: WYBÓR WYKONAWCY Oświadczenie W związku z realizacją projektu... w programie.. niniejszym oświadczam, że poniżej wymienione towary/usługi:.... objęte wnioskiem o płatność zakupione zostały od.. (nazwa dostawcy usługi/towaru) powiązanego z.. (nazwa beneficjenta) w sposób, o którym mowa art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.). Jednocześnie oświadczam, że zakup powyżej wymienionych towarów/usług został dokonany od (nazwa dostawcy usługi/towaru) wyłącznie z uwagi na fakt, iż: - jest on jedynym dostępnym na rynku dostawcą towarów/usług objętych wnioskiem o dofinansowanie, - wybór wykonawcy nastąpił przed dniem 5 stycznia 2011 r.[1] Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu należytej staranności.... (miejscowość) (data) (podpis) [1] Niepotrzebne skreślić
Wzór Oświadczenia nr 2: WYBÓR WYKONAWCY Oświadczenie W związku z realizacją projektu... w programie.. niniejszym oświadczam, że w stosunku do (nazwa beneficjenta), w zakresie wydatków objętych wnioskiem o płatność, nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.) dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą*. Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu należytej staranności.... (miejscowość) (data) (podpis) [1] dotyczy wykonawców wybranych w terminie od dnia 5 stycznia 2011r.
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku o płatność dokumenty księgowe, potwierdzające poniesione wydatki: przedmiot faktury/rachunku jest niezgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu -niezgodność może wynikać z różnic w nazwie towaru lub usługi => Beneficjent musi przedstawić oświadczenie dostawcy potwierdzające właściwości przedmiotu transakcji i jego tożsamość z zakresem rzeczowym umowy; brak lub niepełne opisy na rewersach faktur/rachunków błędne dane identyfikacyjne Beneficjenta jako nabywcy błędy dotyczą różnych elementów: nazwy, adresu bądź numeru identyfikacji podatkowej =>wymaga przesłania w ramach uzupełnień stosownej noty korygującej brak dekretacji księgowej -jeśli Beneficjent nie prowadzi pełnej księgowości konieczne jest dostarczenie stosownego oświadczenia faktura w nazwie towaru odwołuje się do zawartej umowy należy załączyć umowę wskazaną na fakturze do tej faktury, jako jej załącznik; to samo dotyczy powołania się na zamówienie, fakturę pro forma lub inny dokument 36
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku wyciągi bankowe lub inne dokumenty potwierdzające dokonanie płatności : brak wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty w całości za załączony do wniosku o płatność dokument księgowy, tytuły przelewów nie wskazują, za jaką fakturę/rachunek została dokonana płatność lub za który miesiąc zostało wypłacone wynagrodzenie lub zawierają błędne dane dokumentu źródłowego wymagane jest oświadczenie kontrahenta/pracownika potwierdzającego otrzymanie zapłaty, faktura potwierdzająca wydatek kwalifikowany została zapłacona wraz z wydatkami niekwalifikowanymi (inne faktury nie związane z Projektem) konieczne jest przedstawienie kopii pozostałych dokumentów, których dotyczy płatność lub oświadczenia kontrahenta potwierdzającego otrzymanie zapłaty, zapłata została przekazana na inny numer rachunku bankowego kontrahenta niż wskazany na dokumencie źródłowym lub na fakturze brak rachunku bankowego kontrahenta należy załączyć dokument, z którego będzie wynikał wykorzystany rachunek bankowy lub oświadczenia kontrahenta potwierdzającego otrzymanie zapłaty; 37
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub wartości niematerialnych i prawnych, bądź też inne dokumenty potwierdzające zgodność realizacji projektu z warunkami umowy: brak kopii protokołów odbioru dokumentujących wykonanie dostaw lub usług, brak kopii dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych i WNiP do użytkowania, brak dokumentów potwierdzających wykonanie prac w ramach umowy zlecenia/o dzieło- m.in. potwierdzeniem wykonania usługi jest wystawiony rachunek, na którym widnieją podpisy zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy, 38
Najczęściej popełniane błędy w załącznikach do wniosku W przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy: brak lub błędy w oświadczeniu o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach projektu, wysokość wynagrodzenia z umowy o pracę/zlecenia/o dzieło jest niezgodna z widniejącym na liście płac/rachunku: każda różnica w wysokości wynagrodzeń pomiędzy ww. dokumentami wymaga wyjaśnień ze strony Beneficjenta, i jeśli to konieczne złożenia zawartych aneksów do umów, brak deklaracji ZUS lub złożone deklaracje są w trybie roboczym: ten tryb deklaracji nie jest wersją ostateczną =>Beneficjent będzie zobowiązany złożyć kopię ostatecznej wersji deklaracji złożonej do ZUS, brak dokumentów potwierdzających wypłatę pełnej kwoty wynagrodzeń/ pełnej kwoty obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy i zapłatę za poniesione w ramach projektu wydatki, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów brak oświadczenia Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją projektu 39
Kontrola projektu - 10 Umowy Realizowany projekt podlega kontroli, która może być przeprowadzona w każdym czasie od dnia otrzymania informacji o wyłonieniu projektu do dofinansowania do dnia upływu 3 lat od zamknięcia PO IG. Obowiązkiem beneficjenta, wynikającym z 10 ust. 1 umowy, jest poddać się takiej kontroli na żądanie instytucji uprawnionych na podstawie umowy lub odrębnych przepisów oraz udostępnić na żądanie tych instytucji wszelką dokumentację związaną z projektem. - Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie Beneficjenta/ w miejscach realizacji Projektu a w Działaniu 8.2 dodatkowo w siedzibach Partnerów Beneficjenta w ramach wdrożonych rozwiązań informatycznych. 40
Rodzaje i cel wizyt kontrolnych: planowana doraźna - wynikająca z pozyskania negatywnych informacji dot. procesu realizacji projektu; - wynikająca z monitorowania procesu realizacji projektów na różnych etapach (kontrole przy płatnościach pośrednich) w okresie kwalifikowalności wydatków - przed dokonaniem wypłat pośrednich - po dokonaniu wypłat pośrednich po zakończeniu realizacji projektu - przed dokonaniem wypłaty końcowej - po wypłacie w okresie 3 lat od dnia zamknięcia PO IG 41
Zakres kontroli W czasie trwania kontroli Beneficjent jest zobowiązany udostępnić: oryginalną dokumentację związaną z realizacją projektu; pomieszczenia i tereny, na których jest lub był realizowany projekt; system teleinformatyczny; wszystkie dokumenty elektroniczne związane z zarządzaniem projektem. Ponadto podczas kontroli Beneficjent jest zobowiązany udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu. 42
Dokumenty wymagane podczas kontroli (1) oryginały dokumentów potwierdzających status MŚP Beneficjenta oryginały dokumentacji finansowo-księgowej potwierdzającej dokonanie zakupów w ramach projektu wraz z dowodami zapłaty oryginały dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z warunkami umowy (protokoły odbioru, umowy zawarte z dostawcami, listy obecności i certyfikaty ze szkoleń, dokumentacja stanowiąca wynik usług doradczych, oświadczenia) oryginały dokumentów potwierdzających przyjęcie do użytkowania zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz WNiP, licencje) 43
Dokumenty wymagane podczas kontroli (2) oryginały dokumentów związanych w wyborem dostawcy w odniesieniu do wszystkich zakupów w ramach projektu zgodnie z zapisami 12 umowy o dofinansowanie oryginały dokumentów potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie: raport z wdrożenia systemu B2B (jeśli dotyczy) umowy o współpracy z Partnerami oraz protokoły przekazania dostępu do wdrożonego systemu B2B dokumenty opisujące funkcjonalność systemu B2B stworzonego w ramach projektu w odniesieniu do Beneficjenta oraz Partnerów (o ile taki opis nie jest częścią umowy o współpracy z Partnerami) wydruki ze stron wdrożonego systemu B2B potwierdzające realizację procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Beneficjentem a Partnerami 44
Regionalna Instytucja Finansująca ul. Spółdzielcza 8 15-441 Białystok tel. 85 741 20 78 fax 85 742 00 44 Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego ul. Starobojarska 15, 15-073 Białystok tel. 85 740 86 83 www.pfrr.pl 45