INFORMACJA POKONTROLNA NR 14/14/PWT/PB Egzemplarz nr. 1. Numer kontroli 14/14/PWT/PB 2. Nazwa jednostki kontrolowanej 3. Adres jednostki kontrolowanej Stowarzyszenie Media Dizajn al. Wojska Polskiego 90, 70-482 Szczecin 4. Termin kontroli 5.12.2014 r. 5. Kontrola dotyczy projektu (nazwa i nr) 6. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli WTPB.02.04.00-94-054/12 Ciconia - Cross-border Cultural Cooperation Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 7. Skład zespołu kontrolującego Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; 8. Zakres kontroli Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Realizacja działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzenie poziomu osiągniętych wskaźników; Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) kwalifikowalności wydatków, b) prawa budowlanego, Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; Sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT oraz czy działania w trakcie realizacji projektu generowały dochód; Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa
9. Ustalenia kontroli o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono na miejscu realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 30 czerwca 2014 r. funkcje jn. sprawowali: Monika Tomczyk Prezes Stowarzyszenia Media Dizajn, Katarzyna Pietrala Asystent Prezesa Stowarzyszenia Media Dizajn (asystent projektu). wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie Projekt realizowany jest zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. W ramach realizacji Projektu zorganizowano szereg spotkań między Partnerami mających na celu omówienie sposobu realizacji kolejnych jego etapów oraz podziału zadań. Stworzona została strona internetowa, na której znalazły się m.in. założenia Projektu, stan jego realizacji oraz na bieżąco są zamieszczane informacje o różnych wydarzeniach kulturalnych i artystycznych. Został opracowany katalog identyfikacji wizualnej Projektu oraz zlecono wykonanie materiałów promocyjno-informacyjnych. Projekt oraz jego założenia były szeroko promowane w lokalnej prasie i mediach. osiągnięcie wskaźników (w przypadku, kiedy partner jest odpowiedzialny za realizację konkretnych wskaźników projektu) Polski Partner projektu zrealizował wszystkie zakładane wskaźniki, co potwierdzono w trakcie kontroli na miejscu realizacji oraz kontroli administracyjnej raportów. kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację projektu W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu potwierdzono kwalifikowalność wydatków przedstawionych w raportach Partnera nr 1, 2 i 3 zweryfikowanych w trakcie kontroli administracyjnej. prowadzenie ewidencji księgowej przez partnera Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała raporty za okres 01.07.2013 30.06.2014 r. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załączniku nr 2 do raportów. Stowarzyszenie Media Dizajn przedstawiło kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Beneficjent jest Podatnikiem podatku VAT, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu. Obowiązujące w jednostce zasady rachunkowości wynikają z zapisów Uchwały Zarządu z dnia 01.01.2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości. W związku z przystąpieniem Stowarzyszenia do Projektu w celu wyodrębnienia ewidencji 2
księgowej projektu wprowadzono do Zakładowego Planu Kont konto syntetyczne 504 CICONIA. Wydatki dotyczące kosztów wynagrodzenia za Panią Katarzynę Pietrala, zostały zaewidencjonowane na bieżącym koncie jednostki. Pozostałe koszty przedstawione w Raportach zostały zaksięgowane na wyodrębnionym koncie do Projektu 504. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 14.904,87 EUR. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do informacji pokontrolnej. realizacja zawartych umów z kontrahentami w ramach projektu Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa o dzieło nr 03/CICONIA zawarta w dniu 01.03.2013, przedmiot umowy zadania związane z realizacją zadań i rozliczeniem projektu, wartość 18.500,00 PLN brutto, 2. Umowa zlecenia nr 02/CICONIA zawarta w dniu 01.02.2013, przedmiot umowy koordynowanie i realizacja zadań partnerskich, wartość 6.480,00 PLN brutto, 3. Umowa zlecenia zawarta w dniu 02.01.2013, przedmiot umowy prowadzenie biura projektu, wartość 2.080,00 PLN brutto, 4. Umowa o dzieło zawarta w dniu 01.03.2013, przedmiot umowy autorskie opracowanie w ramach projektu, wartość 10.400,00 PLN brutto, 5. Umowa o dzieło nr 05/CICONIA zawarta w dniu 06.05.2013, przedmiot umowy autorska implementacja i budowa strony WWW projektu, wartość 9.600,00 PLN brutto. Ponadto w ramach realizacji projektu zlecono wykonanie następujących dostaw/usług: - wykonanie i publikacja materiałów promocyjnych, - usługa hostingowa, - materiały biurowe. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów/zamówień/zleceń zostały załączone do raportów). kwalifikowalność podatku VAT Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, beneficjent nie ma możliwości odzyskania VAT, jest to wydatek kwalifikowalny w projekcie. powstanie dochodów w projekcie Działania prowadzone w ramach realizacji projektu nie generowały dochodów (oświadczenie stanowi załącznik nr 3). wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych materiały promocyjne oraz informacyjne zakupione i wytworzone w ramach realizacji 3
projektu opatrzono logo Unii Europejskiej oraz Programu (materiały i opracowania projektowe oraz zdjęcia stanowią załącznik nr 2 do informacji pokontrolnej), w siedzibie beneficjenta zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE (materiały i opracowania projektowe oraz zdjęcia stanowią załącznik nr 2 do informacji pokontrolnej), na stronie internetowej projektu umieszczono informację o dofinansowaniu projektu ze środków UE. sposób archiwizacji Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach: - siedziba Stowarzyszenia Media Dizajn dokumenty księgowe, dokumenty związane z zamówieniami publicznymi oraz pozostałe związane z projektem), Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta (załącznik nr 4 do informacji pokontrolnej). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. wnioski ogólne Projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 10. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości nie stwierdzono W ramach kontroli sformułowano zalecenia pokontrolne: TAK NIE 11. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Złożone w wyznaczonym terminie zastrzeżenia/wyjaśnienia wobec treści informacji pokontrolnej będą rozpatrzone przez zespół kontrolujący. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń pokontrolnych. 4
. Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Szczecin, 04.03.2015r.... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej 1 Miejsce, data... 1 Dyrektora, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej. 5