WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e 10-950 OLSZTYN tel/fax (0-89) 527-28-24, 534-94-00 Olsztyn, dnia 20 listopada 2008 r. LOL-410-31-02/08 P/08/174 Pan Andrzej Rudzki pełniący obowiązki Dyrektora Stacji Badawczej Rolnictwa Ekologicznego i Hodowli Zachowawczej Zwierząt PAN w Popielnie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie przeprowadziła w Stacji Badawczej Rolnictwa Ekologicznego i Hodowli Zachowawczej Zwierząt PAN w Popielnie ( Stacji ) kontrolę gospodarowania wybranymi składnikami majątku trwałego w latach 1997-2008 (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli, podpisanym w dniu 31 października 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działania Stacji w badanym zakresie, a ocenę tę uzasadniają następujące ustalenia: 1. W 2002 r. były Dyrektor Stacji dokonał sprzedaŝy 33 lokali mieszkalnych wraz z przypadającym do nich udziałem w gruncie oraz przynaleŝnościami (budynki gospodarcze i garaŝe), połoŝonych w miejscowościach Wielki Las i Wejsuny, pomimo, Ŝe nie uzyskał na ich zbycie zgody Prezydium PAN, wymaganej w trybie art. 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701

2 22 ust. 1 ustawy o PAN 2. Dokonując powyŝszych sprzedaŝy naruszono równieŝ zasady sprzedaŝy lokali mieszkalnych, ustalone przez Prezesa PAN. I tak: Projekty aktów notarialnych nie zostały przedłoŝone głównemu księgowemu PAN. Środki finansowe ze sprzedaŝy tych nieruchomości, uzyskane w latach 2002-2007, nie zostały odprowadzone przez Stację na rachunek środków pozabudŝetowych PAN, określony w art. 61 ustawy o PAN, a wydatkowano je w całości na potrzeby działalności bieŝącej. Ich kwota wyniosła łącznie 171.779,43 zł, w tym: 36.554,92 zł wpłacone przez nabywców w 2002 r. przed zawarciem aktów notarialnych; 126.248,45 zł wpłaconych ratalnie w latach 2003-2007 oraz 8.976,06 zł z tytułu odsetek naliczonych i pobranych przez Stację od właścicieli nabytych lokali i nieruchomości. NaleŜy zauwaŝyć przy tym, Ŝe w bilansach za lata 2002-2007 Stacja wykazywała zobowiązania wobec PAN z tytułu sprzedaŝy tych lokali na niezmienionym poziomie, podczas gdy w okresie tym nastąpiła faktyczna spłata cen ich nabycia przez nowych właścicieli. Dokonano zbycia odrębnego budynku gospodarczego wraz z udziałem w gruncie osobom, którym nie sprzedano jednocześnie lokalu mieszkalnego i nie byli oni ujęci w wykazie osób, na rzecz których ta sprzedaŝ miała być dokonana. Podkreślenia wymaga fakt, Ŝe dopiero we wrześniu 2004 r. Prezydium PAN zaakceptowało dokonaną przez byłego Dyrektora Stacji sprzedaŝ 33 lokali mieszkalnych, potwierdzając waŝność wadliwych czynności prawnych, dokonanych dwa lata wcześniej. 2. W ocenie NIK nieskuteczne były działania Stacji w celu sprzedaŝy administrowanych lokali mieszkalnych. Prace przygotowawcze podjęte przez obecnego Dyrektora Stacji w 2005 r., rozpoczęte w tym celu, nie doprowadziły do sprzedaŝy Ŝadnego z tych lokali. 3. W okresie styczeń 2003-kwiecień 2004 r. Stacja nie dopełniła obowiązku uregulowania zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ( ZUS ), 2 (Dz.U. Nr 75, poz. 469 ze zm.)

3 wynikających z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 3. W okresie tym nie odprowadzono bowiem do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne, naliczonych od wynagrodzeń pracowników i potrąconych z ich dochodów. Zaległości za ten okres wyniosły łącznie 477.679,47 zł i dotyczyły w szczególności: 358.562,70 zł z tytułu nieopłaconej składki na ubezpieczenie społeczne; 89.968,57 zł z tytułu nieopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz 29.148,20 zł z tytułu nieopłaconej składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W ocenie NIK działania w celu spłaty tych zobowiązań, zapoczątkowane przez byłego Dyrektora Stacji oraz kontynuowane przez obecnego, były spóźnione i nieskuteczne. Taki stan rzeczy spowodował dodatkowe straty finansowe Stacji w kwocie łącznej 134.445,10 zł, na którą składały się: odsetki od zaległych zobowiązań (81.889,50 zł), koszty egzekucyjne (28.665,60 zł) oraz opłata z tytułu naruszenia dyscypliny płatniczej, wymierzona przez ZUS w kwocie 23.890,0 zł. Ponadto na nieruchomościach administrowanych przez Stację została ustanowiona hipoteka, a ZUS zajął równieŝ jej ruchome środki trwałe. Stacja nie była w stanie uregulować samodzielnie zobowiązań wobec ZUS, a ich spłaty w kwocie łącznej 588.234,57 zł, dokonała PAN w styczniu 2005 r., z rachunku środków pozabudŝetowych, o którym mowa w art. 61 ustawy o PAN. Taki stan rzeczy był spowodowany brakiem środków finansowych, co zdaniem NIK wynikało z prowadzenia przez byłego Dyrektora Stacji nieracjonalnej gospodarki finansowej. ZauwaŜyć bowiem naleŝy, Ŝe w latach 2000-2002 koszty ponoszone przez Stację na prowadzonej działalności gospodarczej przewyŝszały osiągane przychody, powodując w bilansie straty, które wyniosły odpowiednio 416,8 tys. zł, 292,7 tys. zł oraz 743,6 tys. zł. 4. Do 2006 r. Stacja nie wypełniała obowiązków wynikających z art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 4, dotyczących przeprowadzania kontroli stanu technicznego uŝytkowanych obiektów oraz prowadzenia ksiąŝek obiektów budowlanych. Pierwsze kontrole roczne sprawności technicznej budynków, z których 22 (15%) oddano do uŝytkowania w okresie od 1859 r. do 1945 r., a 129 w okresie od 1945 r. do 2004 r., rozpoczęto wykonywać dopiero od 2007 roku. Objęto nimi zaledwie 70 uŝytkowanych budynków (46%). 3 Dz.U. Nr 137, poz. 887 ze zm. 4 Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm.

4 Do końca 2005 r. nie przeprowadzono takŝe wymaganych kontroli 5-cio letnich sprawdzenia stanu technicznego i wartości uŝytkowej aŝ 149 budynków (98,7%), a dopiero w 2006 r. objęto nimi 92 (61%). Ponadto, wg stanu na dzień 30 września 2008 r., nie załoŝono ksiąŝek obiektów budowlanych dla 97 budynków (64 %) oraz nie dokonano wpisów wynikających z protokołów przeprowadzonych kontroli co rocznej, do 52 (96,3% spośród załoŝonych). 5. Stan prawny nieruchomości gruntowych PAN administrowanych przez Stację, połoŝonych w obrębie miejscowości Wierzba (1628,4006 ha, tj. 66,5% ogólnej powierzchni), nie był uregulowany. Nie załoŝono dla nich ksiąg wieczystych, pomimo, Ŝe zostały przekazane PAN, w bezterminowe i bezpłatne uŝytkowanie, w lipcu 1995 r., tj. 13 lat temu. ZauwaŜyć naleŝy jednak, Ŝe obecny Dyrektor Stacji podjął juŝ działania w tym zakresie. 6. Były Dyrektor oraz główny księgowy Stacji przekroczyli zakres posiadanych uprawnień. W latach 2001-2002 zaciągnęli oni bowiem w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie, poŝyczkę w kwocie łącznej 609.272,0 zł, na Modernizację systemu ciepłowniczego Stacji z wykorzystaniem biomasy, pomimo, Ŝe nie posiadali upowaŝnienia PAN na dokonanie tej czynności prawnej. Naruszono tym samym 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad finansowania Polskiej Akademii Nauk oraz gospodarki finansowej jej placówek 5. W ocenie NIK działanie powyŝsze było jednocześnie niegospodarne i naraziło Stację w jej i tak trudnej sytuacji finansowej, na dodatkowe obciąŝenia, zwiększając m.in. straty bilansowe w latach następnych oraz wpływając na jej niewypłacalność (np. nie uregulowane zobowiązania wobec ZUS). 7. Stacja nie uregulowała w sposób jednolity sposobu udostępniania administrowanych przez nią zasobów mieszkaniowych. Spośród 89 głównych lokatorów zamieszkujących w blokach, budynkach jednorodzinnych, dwurodzinnych oraz wielorodzinnych, umowy najmu zawarto jedynie z dwudziestoma dwoma z nich (25%). Nie zawarto ich natomiast z 67 lokatorami, w tym z 63 byłymi pracownikami (71% ogółu), z którymi rozwiązano umowy o pracę począwszy od 1977 roku (tj. w okresie sprzed 30 lat). Stwierdzono ponadto, Ŝe w 1 przypadku (spośród 18 badanych), pomimo, Ŝe najemca nie dotrzymał terminów płatności czynszu, Stacja

5 zaniechała naliczenia i wyegzekwowania odsetek z tytułu opóźnień. Wartość odsetek z tytułu nieterminowego uiszczania czynszu, naliczonych w trakcie kontroli NIK na podstawie warunków określonych przez Stację, wyniosła w latach 2002-2008 (I półrocze) łącznie 152,46 zł. NaleŜy przy tym zauwaŝyć, Ŝe Stacja nie dokonywała zmian wysokości opłat z tytułu czynszu, ustalonej w 2002 r., tj. ponad 6 lat temu. Z wyjaśnień p.o. Dyrektora Stacji (na stanowisku od marca 2004 r.) wynikało, Ŝe podwyŝkę tych opłat odłoŝono, uwzględniając trudną sytuację finansową najemców. Kontrola NIK wykazała równieŝ, Ŝe Stacja nie dokonała rozliczenia finansowego remontów dwóch budynków jednorodzinnych, których najemcy (byli pracownicy) partycypowali w kosztach ich przeprowadzenia, wydatkując ze środków własnych łącznie 37.786,88 zł (koszty udokumentowane). 8. Dokonana w trakcie kontroli NIK analiza umów dzierŝawy nieruchomości gruntowych, zawartych przez Stację i obowiązujących w badanym okresie, wykazała nieprawidłowości w zakresie sposobu ich zawierania, rozliczania oraz nadzorowania realizacji warunków w nich określonych. Spośród 17 zbadanych umów (39,5% obowiązujących w latach 2002-2008 I półrocze), stwierdzono bowiem, Ŝe: W okresie od 31.12.1999 r. do 30.01.2004 r. były Dyrektor Stacji oraz jego zastępca podpisali jednoosobowo 1 umowę oraz 2 aneksy do umów, nie zachowując wymogu współdziałania dwóch osób - uprawnionych do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych Stacji, czym naruszono 24 ust. 1 jej Statutu. Były Dyrektor Stacji przekroczył w 4 przypadkach uprawnienia w zakresie zaciągania zobowiązań majątkowych, gdyŝ bez pełnomocnictw PAN zawarł w umowach dzierŝawy nieruchomości gruntowych (podpisanych z dzierŝawcami w latach 1996-2000), klauzule gwarantujące im prawo pierwokupu tych składników majątkowych. Nadmienić naleŝy, Ŝe okres obowiązywania trzech z nich upływa w latach 2009-2015. W sposób nierzetelny sprawowany był nadzór Stacji w zakresie dysponowania przez dwóch dzierŝawców jej składnikami majątkowymi. Pomimo bowiem braku pisemnej zgody Stacji realizowali oni proces rozbudowy dzierŝawionych budynków (lokali). I tak: w jednym przypadku dzierŝawca uzyskał pozwolenie 5 Dz.U.Nr 137, poz. 887 ze zm.

6 Starosty Piskiego na rozbudowę budynku usługowo-handlowego oraz zgłosił rozpoczęcie robót budowlanych w tym zakresie w terminie poprzedzającym zgodę na piśmie, wyraŝoną jednoosobowo przez z-cę Dyrektora Stacji; w drugim przypadku wykonano zadaszenie oraz ogrodzenie dzierŝawionego tarasu, pomimo, Ŝe fakt ich realizacji nie został zgłoszony do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Piszu, który prowadzi aktualnie postępowanie wyjaśniające w tej sprawie. Stacja zaniechała naliczenia i wyegzekwowania naleŝności z tytułu opóźnień pomimo, Ŝe dzierŝawcy nie dotrzymali terminów płatności czynszu dzierŝawnego, określonych w 7 umowach. Wartość odsetek z tego tytułu, naliczonych w trakcie kontroli NIK na podstawie warunków określonych przez Stację, wyniosła w latach 1999-2008 (I półrocze) łącznie 426,67 zł (w tym 230,55 zł w latach 2006-2008 I półrocze). W większości jednak roszczenia z tego tytułu uległy przedawnieniu w trybie art. 118 i 120 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny 6. Ponadto w 1 przypadku naliczono oraz wyegzekwowano od dzierŝawcy naleŝności z tytułu czynszu za okres 2001-2005 w kwocie łącznej 23.334,16 zł, podczas gdy według warunków zawartej umowy był on zobowiązany wpłacić kwotę 36.000,0 zł (róŝnica 12.665,84 zł). Pomimo, Ŝe wpłynął do Stacji wniosek dzierŝawcy o zmniejszenie wysokości czynszu (z uwagi na poniesione wydatki na remont dzierŝawionego budynku), to jednak brak było pisemnej zgody byłego Dyrektora na jego obniŝenie oraz akceptacji zakresu zrealizowanych robót. W dniu 3 marca 2006 r. zawarto umowę na dzierŝawę gospodarstwa rolnego połoŝonego w m. Wielki Las o pow. 252,8915 ha, w której warunkowano okres jej trwania m.in. ostatecznym rozstrzygnięciem przetargu na zbycie przedmiotu dzierŝawy. Dotychczas gospodarstwo to nie zostało jednak sprzedane, mimo Ŝe p.o. Dyrektora Stacji uznał, w trakcie kontroli NIK, Ŝe dalsze jego wykorzystywanie przez Stację jest niecelowe. 9. W badanym okresie nie były prowadzone w Stacji analizy przydatności obiektów uŝytkowanych do wykonywania zadań statutowych, co zdaniem NIK opóźnia proces sprzedaŝy zbędnych składników majątku Stacji. 6 Dz.U.Nr 16, poz. 93 ze zm.

7 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dokonanie z PAN rozliczenia środków finansowych uzyskanych w latach 2002-2007 z tytułu sprzedaŝy przez Stację lokali mieszkalnych i nieruchomości. 2. Podjęcie skutecznych działań w celu sprzedaŝy lokali mieszkalnych administrowanych przez Stację, jak równieŝ zbycia przez PAN zbędnych dla Stacji składników mienia. 3. Sfinalizowanie działań w celu uregulowania stanu prawnego nieruchomości, dla których nie załoŝono ksiąg wieczystych. 4. Uregulowanie w sposób jednolity zasad wynajmu lokali mieszkalnych (w tym domów), poprzez zawarcie stosownych umów ze wszystkimi lokatorami oraz rozwaŝenie moŝliwości podwyŝszenia wysokości stawek czynszu. 5. Wyegzekwowanie odsetek z tytułu nieterminowych wpłat, w stosunku do których nie upłynął 3-letni termin przedawnienia roszczeń. 6. Rzetelne rozliczanie warunków najmu i dzierŝawy poprzez egzekwowanie naleŝnych Stacji kar umownych oraz rozliczenie wydatków poniesionych przez dwóch najemców na remonty domów jednorodzinnych, administrowanych przez Stację. 7. Wprowadzenie i stosowanie systemu bieŝącego nadzoru nad przestrzeganiem przez dzierŝawców warunków zawartych umów dzierŝawy w zakresie realizacji prac budowlanych, związanych z rozbudową przedmiotu dzierŝawy. 8. Objęcie kontrolami stanu technicznego wszystkich administrowanych budynków, jak równieŝ załoŝenie brakujących ksiąŝek obiektów budowlanych oraz dokonywanie w nich na bieŝącą wpisów. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na

8 piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Olsztynie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie zawartych w tym wystąpieniu ocen, uwag i wniosków. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem Rozdzielnik: 1. Adresat 2. Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 3. A/a wspólne/teksty wystąpień2008/wyst.pok. Stacja PAN