Mińsk Mazowiecki, dnia 26 lutego 2016 r. Zamawiający: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim ul. Okrzei 14, 05-300 Mińsk Mazowiecki NIP 822-12-99-326, REGON 000324837 tel. 25 756 49 00, fax 25 756 49 50 strona internetowa: http://minsk-mazowiecki.sr.gov.pl/ Adm.-261-25/16 ZAPYTANIE OFERTOWE I ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT (o wartości poniżej 30.000 euro) Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowieckim (dalej: Zamawiający) zwraca się z zapytaniem ofertowym i z zaproszeniem do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) na: Dostawę okładek, teczek, druków i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa okładek, teczek, druków i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarto w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4. 3. Zamówienie należy zrealizować w formie jednej dostawy w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy. II. KRYTERIUM WYBORU OFERTY 1. Kryterium wyboru oferty stanowi cena ryczałtowa brutto - 100%. 2. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Cena musi uwzględniać wszelkie koszty jakie wykonawca poniesie z tytułu realizacji przedmiotowego zamówienia. Wykonawca przedstawi cenę za wykonanie zamówienia na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia / najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia*. 4. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty zostaną zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego tj. www.minsk-mazowiecki.sr.gov.pl.
III. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI 1. Paulina Rechnio - Inspektor, tel. 25 756 49 66. IV. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę (wypełniony i podpisany formularz ofertowy) należy składać w terminie do dnia 4 marca 2016 roku do godz. 10.00 w wersji elektronicznej (podpisany skan dokumentu) na adres: p.rechnio@minskmazo wiecki. sr. go v. pl. 2. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane. Załączniki: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2. Wzory okładek; 3. Formularz ofertowy; 4. W zór umowy. * niepotrzebne skreślić
Załącznik nr Ido zapytania ofertowego: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa okładek, teczek, druków i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim, których dokładny wykaz określający ich rodzaj i ilość przedstawiono poniżej: Lp. Nazwa formularza Jednostka sprzedaży Ilość sztuk 1. Akta sorawy cvwilnei niedrocesowei format 540x327 mm, pierwsza karta 260x327 mm, druga karta 280x327 mm, 3 bigi w odległości 25 mm od siebie, po 4 otwory pomiędzy bigami w odległości 80 mm od siebie i 45 mm od krawędzi (razem 8), karton 250-300 g/m2 jednostronnie bielony wielowarstwowy o wzmocnionej litej strukturze powodującej odporność na pękanie i rozwarstwianie się, nadruk wykonany techniką offsetową szt. 1 500 szt. 2. Potwierdzenie odbioru cywilne - KOM PUTEROW E z taśma samodrzyledna format 147x114 mm, papier biały o gramaturze 130g/m2 z taśmą samoprzylepną, z górną perforacją pozwalającą na swobodne oderwanie, kolor nadruku czarny, zadrukowane jednostronnie (bez nadrukowanej strony adresowej) bl. = 100 kartek 800 bl. 3. Potwierdzenie odbioru karne - KOMPUTEROWE z taśma samonrzylenna format 147x114 mm, papier biały o gramaturze 130g/m2 z taśmą samoprzylepną, z górną perforacją pozwalającą na swobodne oderwanie, kolor nadruku czarny, zadrukowane jednostronnie (bez nadrukowanej strony adresowej) bl. = 100 kartek 450 bl. 4. Wniosek o walad do ksieai wieczystej - wydanie druku księgi wieczystej bl. = 100 kartek 1 bl. 5. Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej bl. = 100 kartek 30 bl.
6. Teczka karv ograniczenia wolności format 540x327 mm, pierwsza karta 260x327 mm, druga karta 280x327 mm, 3 bigi w odległości 25 mm od siebie, po 4 otwory pomiędzy bigami w odległości 80 mm od siebie i 45 mm od krawędzi (razem 8), karton 250-300 g/m2 jednostronnie bielony wielowarstwowy o wzmocnionej litej strukturze powodującej odporność na pękanie i rozwarstwianie się, nadruk wykonany techniką offsetową szt. 300 szt. 7. Teczka nadzoru format 540x327 mm, pierwsza karta 260x327 mm, druga karta 280x327 mm, 3 bigi w odległości 25 mm od siebie, po 4 otwory pomiędzy bigami w odległości 80 mm od siebie i 45 mm od krawędzi (razem 8), karton 250-300 g/m2 jednostronnie bielony wielowarstwowy o wzmocnionej litej strukturze powodującej odporność na pękanie i rozwarstwianie się, nadruk wykonany techniką offsetową szt. 400 szt. 8. Teczka kontroli okresu nróbv..o format 540x327 mm, pierwsza karta 260x327 mm. druga karta 280x327 mm, 3 bigi w odległości 25 mm od siebie, po 4 otwory pomiędzy bigami w odległości 80 mm od siebie i 45 mm od krawędzi (razem 8), karton 250-300 g/m2 jednostronnie bielony wielowarstwowy o wzmocnionej litej strukturze powodującej odporność na pękanie i rozwarstwianie się, nadruk wykonany techniką offsetową szt. 300 szt.
Załącznik nr 2do zapytania ofertowego: Wzory okładek Druk Nr 1 Akta sprawy cywilnej nieprocesowej - 1 500 szt. Druk Nr 6 Teczka kary ograniczenia wolności - 300 szt. Wo. sy»" *»... TECZKA KARY OGRANICZENIA WOLNOŚCI K u ra to r:... Wo.
Druk Nr 7 Teczka nadzoru - 400 szt. Sygn a k t... TECZKA NADZORU Kurator zawodowy Kurator 8 potoczny Sygn. n a d z o ru...... Druk Nr 8 Teczka kontroli okresu próby O - 300 szt. Sygn. akt O... /... w z a w... Założono dnia...... Ukończono dnia......... Sygnatura a k t...... -... Kurator...... AKTA KONTROLI OKRESU PRÓBY Okres próby ^
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego: Formularz ofertowy FORMULARZ OFERTOWY Nazwa firmy: Adres: Osoba do kontaktu: Dane kontaktowe (telefon, e-mail): Oferta na: Dostawa druków sądowych, okładek i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim. Lp. Nazwa formularza Jednostka sprzedaży Ilość sztuk Cena jednostkowa brutto Całkowita wartość brutto kol. D x kol. E A B C D E F 1. Akta sprawy cywilnej nieprocesowej szt. 1 500 szt. 2. Potwierdzenie odbioru cywilne - KOMPUTEROWE z taśmą bl. 800 bl. samoprzylepną 3. Potwierdzenie odbioru kam e - KOMPUTEROWE z taśmą bl. 450 bl. samoprzylepną 4. Wniosek o wgląd do księgi wieczystej - wydanie druku księgi wieczystej bl. 1 bl. 5. Wniosek o wydanie odpisu księgi wieczystej bl. 30 bl. 6. Teczka kary ograniczenia wolności szt. 300 szt. 7. Teczka nadzoru szt. 400 szt. 8. Teczka kontroli okresu próby O szt. 300 szt.
Cena oferty brutto (Suma kolumn od 1F do 8F) (wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy) Słow nie:... Oświadczamy, że akceptujemy warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz we wzorze umowy i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na w/w warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Data:...... Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego: Wzór umowy (Wzór) Umowa N r... zawarta w d n iu...w Mińsku Mazowieckim pomiędzy: Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Mińsku Mazowieckim z siedzibą w Mińsku Mazowieckim, przy ul. Okrzei 14 NIP: 822 12 99 326, reprezentowanym przez: Panią Katarzynę Jerzak - Dyrektora Sądu - zwanym w dalszej części umowy: Zamawiającym a - zwaną/ym w dalszej części umowy: Wykonawcą W wyniku wyboru Wykonawcy, dokonanego przez Zamawiającego w trybie zapytania ofertowego i zaproszenia do składania ofert w procedurze o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, prowadzonym bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164) zawarto umowę, o następującej treści: 1 Przedmiotem niniejszej umowy jest dostawa okładek, teczek, druków i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim w ilościach oraz rodzaju określonym w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 2 Dostawę okładek, teczek, druków i zwrotnych potwierdzeń odbioru dla Sądu Rejonowego w Mińsku Mazowieckim należy zrealizować w terminie dwóch tygodni od dnia podpisania umowy. 3 1. Przedmiot niniejszej umowy zostanie zrealizowany w formie jednej dostawy. 2. Przedmiot umowy zostanie dostarczony w opakowaniach zbiorczych, przy czym na każdym opakowaniu Wykonawca zamieści nazwy własne oraz informację o ilościach zawartego w opakowaniu asortymentu. 3. Przedmiot umowy określony w 1 będzie dostarczony do siedziby i zniesiony do pomieszczeń w tym budynku wskazanych przez Zamawiającego na koszt Wykonawcy. 4 1. Wykonawca jest odpowiedzialny za właściwą jakość materiałów użytych do wykonania przedmiotu niniejszej umowy. 2. Wykonawca jest obowiązany dostarczyć druki aktualne, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku dostarczenia druków nie spełniających tych wymogów Wykonawca ma obowiązek dostarczyć druki odpowiadające tym wymogom w miejsce wadliwych, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego.
3. W przypadku stwierdzenia wad w dostawie druków lub okładek Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot umowy zgodny z zamówieniem w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia takiego faktu faksem lub e-mailem. 5 1. Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Wykonawcy będzie: 2. Osobą do kontaktów w zakresie realizacji umowy ze strony Zamawiającego będzie: 6 1. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości:... zł brutto, (słow nie:...). 2. Kwota wymieniona w ust. 1 obejmuje wszelkie podatki i inne należności publicznoprawne oraz wszystkie inne koszty, jakie powstaną w związku z realizacją niniejszej umowy. 3. Zamawiający może rozszerzyć przedmiot umowy określony w 1 w zależności od rzeczywistych potrzeb oraz w sytuacji pojawienia się konieczności zamówienia nowych druków sądowych. 4. Ceny jednostkowe na druki zamawiane przy rozszerzeniu przedmiotu umowy pozostaną bez zmian do 31 grudnia 2016 r., natomiast ceny jednostkowe na nowe druki zostaną ustalone na podstawie złożonej oferty przez Wykonawcę i przeprowadzeniu negocjacji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, przy czym cena proponowana przez Wykonawcę nie może w sposób istotny odbiegać od cen proponowanych na druki już dostarczone. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poszerzenia zamówienia na druki określone w ofercie Wykonawcy w ilości 20 % i cenach podanych w formularzu oferty niezależnie od terminu złożenia zamówienia. 7 1. Po zrealizowaniu dostawy Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 2. Podstawę wystawienia faktury VAT będzie stanowił protokół odbioru bez zastrzeżeń dostarczonych druków dokumentów. 3. Fakturę należy wystawiać na: Sąd Rejonowy w Mińsku Mazowiecki, ul. Okrzei 14, 05-300 Mińsk Mazowiecki, NIP 822 12 99 326. 4. Datą zapłaty będzie data obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 8 1. Każda ze stron może od umowy odstąpić z powodu rażącego niedotrzymywania przez drugą stronę istotnych warunków umowy oraz w przypadkach przewidzianych w Kodeksie cywilnym. 2. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie 7 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 4. W przypadku opisanym w ust. 3 Zamawiający może od umowy odstąpić lub zmniejszyć jej zakres, a Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy. 5. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku, gdy opóźnienie w dostawie druków i okładek przez Wykonawcę przekroczy 14 dni. 9 1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 1,0 % wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 6 ust. 1, za każdy dzień opóźnienia. 2. Za nienależyte wykonanie umowy, o którym mowa w ust. 1, uznane zostanie w szczególności nieterminowe wykonanie umowy, dostarczenie druków lub okładek niezgodnych z zamówieniem oraz brak reakcji na zgłoszenia o ich wadach. 3. Jeżeli opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy lub opóźnienie w usunięciu uchybień wynikających z nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę przekroczy 14 dni Zamawiający ma prawo odstąpić od zawartej umowy i naliczyć karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia ryczałtowego określonego w 6 ust. 1 niniejszej umowy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy opóźnienie powstanie z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego; kary umowne przewidziane w niniejszym paragrafie mogą być dochodzone niezależnie od siebie.
4. Przewidziane w tym paragrafie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych, do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 5. Wykonawca zobowiązuje się pokryć wszystkie straty poniesione przez Zamawiającego lub osoby trzecie, powstałe w czasie wykonywania niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania umowy. 6. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia. 10 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 121). 11 Sądem właściwym dla rozstrzygnięcia wszelkich sporów jakie mogą wyniknąć na tle realizacji niniejszej umowy będzie sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 12 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 13 Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy, dwa dla Zamawiającego. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY