Harmonogramowanie projektów Zarządzanie czasem Zarządzanie czasem TOMASZ ŁUKASZEWSKI INSTYTUT INFORMATYKI W ZARZĄDZANIU Zarządzanie czasem w projekcie /49 Czas w zarządzaniu projektami 1. Pojęcie zarządzania czasem Zakres Określone wymagania Koszty Czas Termin realizacji Limit kosztów 3/49 1. Pojęcie zarządzania czasem w projekcie 4/49 Zarządzanie czasem w projektach 1
Pojęcie zarządzania czasem projektu Zarządzanie czasem to ten obszar zarządzania projektem, który służy zapewnieniu, że projekt zostanie zakończony w ustalonym terminie. Zarządzanie czasem obejmuje: Określanie zależności między zadaniami; Szeregowanie zadań; Szacowanie czasu zadań; Opracowanie harmonogramu projektu; Kontrolę i nadzorowanie zmian w harmonogramie projektu. 1. Pojęcie zarządzania czasem 1. Pojęcie zarządzania czasem w projekcie 5/49 6/49 Planowanie przebiegu Szeregowanie zadań Szeregowanie zadań Opracowanie harmonogramu Cele Definiowanie zadań Ocena czasu realizacji Co? W jakiej kolejności? Jak długo? Określenie zasobów (ludzie, sprzęt, materiały) Opracowanie budżetu Kto i czym? Za ile? Szeregowanie zadań, określane również jako planowanie przebiegu projektu polega na połączeniu relacjami wszystkich zadań składających się na jego zakres. Relacje (zależności) łączące zadania mają charakter logiczny i czasowy. Ciąg powiązanych ze sobą zadań od pierwszego do ostatniego wyznacza przebieg projektu. Co i kiedy? Plan projektu 7/49 /49 Zarządzanie czasem w projektach
Plan struktury, a plan przebiegu projektu Zasady szeregowania zadań Dokonując powiązań pomiędzy zadaniami należy ustalić: Które zadania mogą być realizowane niezależnie od siebie? Rezultaty, których zadań są niezbędne do innych zadań? Które zadania następują bezpośrednio po sobie? Przy szeregowaniu zadań należy uwzględnić: zdefiniowany zakres projektu, przyjęty model cyklu życia projektu, relacje przyczynowo-skutkowe między zadaniami, relacje czasowe pomiędzy zadaniami, termin i miejsce realizacji. 9/49 10/49 Rodzaje relacji między zadaniami w projekcie Rodzaje relacji logicznych W projektach występują dwa rodzaje relacji łączących zadania: Relacje logiczne przedstawiają zależności przyczynowo-skutkowe między zadaniami. Relacje czasowe przedstawiają następstwo czasowe między zadaniami. 11/49 1/49 Zarządzanie czasem w projektach 3
Relacja koniec początek Relacja początek początek Zakończenie zadania poprzedzającego umożliwia rozpoczęcie zadanie następującego. Następnik nie może się rozpocząć dopóki nie zakończy się poprzednik. Rozpoczęcie zadania poprzedzającego umożliwia rozpoczęcie zadania następującego. Następnik nie może się rozpocząć dopóki nie rozpocznie się poprzednik. 13/49 14/49 Relacja koniec koniec Relacja początek koniec Zakończenie zadania poprzedzającego umożliwia zakończenie zadania następującego. Zakończenie zadania następującego wymaga rozpoczęcia zadania poprzedzającego. Następnik nie może się zakończyć, dopóki nie zakończy się poprzednik. Następnik nie może się zakończyć, dopóki nie rozpocznie się poprzednik. 15/49 16/49 Zarządzanie czasem w projektach 4
Relacje czasowe 1. Pojęcie zarządzania czasem 3. Metody planowania przebiegu plany sieciowe 17/49 1/49 Plan sieciowy Działania w planie sieciowym Plan sieciowy jest narzędziem służącym do wyznaczania przebiegu projektu. Tworzy się go określając zależności między działaniami, a następnie łącząc te działania w sieć. Ma postać graficzną: składa się z węzłów (okręgów) i strzałek (łuków) reprezentujących elementy funkcjonalne: czynności i zdarzenia. Czynność praca wykonywana w określonym celu, dająca konkretny produkt końcowy. Zdarzenie moment uzyskania określonego rezultatu. Może nim być moment rozpoczęcia i zakończenia zadania. Zależność relacja zachodząca między elementami 19/49 0/49 Zarządzanie czasem w projektach 5
Sieci węzłowe Sieć węzłowa Sieci węzłowe określane są również jako przyczynowo-skutkowe. Wykorzyztywanesą m.in. w metodzie CPM (ang. CriticalPathMethod). Charakteryzuje je to, żeczynności reprezentowane są w nich za pomocą prostokątnych węzłów, a zależnościmiędzy czynnościami za pomocąłuków. Węzły opisane są parametrami, natomiast łuki określają relację poprzednik-następnik. Węzeł (prostokąt) oznacza czynność. Strzałka (łuk) oznacza związek pomiędzy czynnościami. 1/49 /49 Przykład sieci węzłowej Ćwiczenie sieć węzłowa Zadanie 4 Zadanie 7 Zadanie 13 Zadanie 1 Zadanie 3 Zadanie 6 Zadanie Zadanie 10 Zadanie 1 Zadanie 14 Zadanie 16 Zadanie Zadanie 5 Zadanie 9 Zadanie 11 Zadanie 15 3/49 4/49 Zarządzanie czasem w projektach 6
Szacowanie czasu w projekcie 1. Pojęcie zarządzania czasem 3. Metody planowania przebiegu plany sieciowe 5/49 Szeregowanie zadań Opracowanie harmonogramu Cele Definiowanie zadań Ocena czasu realizacji Plan projektu Co? W jakiej kolejności? Jak długo? Co i kiedy? Kto i czym? Określenie zasobów (ludzie, sprzęt, materiały) Opracowanie budżetu Za ile? 6/49 Procesy szacowania czasu projektu Estymacja czasu zadania Szacowanie czasu realizacji projektu obejmuje: estymację czasu trwania poszczególnych zadań, obliczenie czasu trwania projektu, wyznaczenie ścieżki krytycznej projektu oraz identyfikację zadań krytycznych, określenie zapasów czasu dla zadań, określenie uwarunkowań czasowych zadań, t e = t a + t 6 t 4 m + b t e czas oczekiwany zadania t a optymistyczny czas trwania t m najbardziej prawdopodobny czas trwania t b pesymistyczny czas trwania 7/49 /49 Zarządzanie czasem w projektach 7
Ścieżki w projekcie - przykład Ścieżka i zadania krytyczne 9 Zadanie 4 1 Zadanie 7 Zadanie 13 Czas trwania projektu wyznaczany jest przez ścieżkę, łącząca te zadania, których realizacja trwa najdłużej. Określa ona jednocześnie najkrótszy możliwy czas zakończenia projektu. Ścieżkę tę określa się mianem krytycznej. 3 1 7 5 13 4 Zadanie 1 Zadanie 3 Zadanie 6 3 Zadanie Zadanie 10 1 Zadanie 1 7 Zadanie 14 6 Zadanie 16 Zadaniana ścieżce określa się jako krytyczne, ponieważ nie posiadają zapasu czasu. Każde opóźnienie takiego zadania powoduje opóźnienie całego projektu. Zadanie Zadanie 5 Zadanie 9 Zadanie 11 Zadanie 15 9/49 30/49 Ścieżki w projekcie - przykład Uwarunkowania czasowe zadań 9 Zadanie 4 1 Zadanie 7 Zadanie 13 Każde zadanie w planie sieciowym posiada następujące uwarunkowania czasowe: 3 Zadanie 1 1 Zadanie 3 7 Zadanie 6 Zadanie 5 Zadanie 10 13 Zadanie 1 Zadanie 14 4 Zadanie 16 ES najwcześniejszy termin rozpoczęcia EF najwcześniejszy termin zakończenia Zadanie 3 Zadanie 5 1 Zadanie 9 7 Zadanie 11 6 Zadanie 15 LS najpóźniejszy termin rozpoczęcia Nr ścieżki kolor Zadania Czas trwania 1 1-3-4-7-13-16 3+1+9+1++4= 31 LF najpóźniejszy termin zakończenia 1-3-6--10-1-14-16 3+1+7++5+13++4 = 43 3 1-3-6--9-11-15-16 3+1+7++1+7+6+4 = 57 4 1--5--10-1-14-16 3++3++5+13++4 = 40 EF = ES + t LS = LF t 5 1--5--9-11-15-16 3++3++1+7+6+4 = 54 31/49 3/49 Zarządzanie czasem w projektach
Zapas czasu Zapas czasu to: maksymalna ilość czasu o jaką można opóźnić zadanie bez wydłużenia czasu realizacji projektu. różnica między jej najwcześniejszym i najpóźniejszym czasem (całkowity zapas czasu czynności). LS ES lub LF EF 1. Pojęcie zarządzania czasem 3. Metody planowania przebiegu plany sieciowe 33/49 34/49 Analiza czasu wykres węzłowy Zasady analizy czasowej Połączenie z zadaniem poprzednim Najwcześniejsze rozpoczęcie ES czas trwania Numer i nazwa zadania Najwcześniejsze zakończenie EF Połączenie z zadaniem następnym 0 0 Zadanie 1 0 7 Zadanie 4 0 15 15 Najpóźniejsze rozpoczęcie LS Całkowity zapas czasu Najpóźniejsze zakończenie LF 0 4 4 4 6 Zadanie Zadanie 3 6 6 35/49 36/49 Zarządzanie czasem w projektach 9
Planowanie terminów w projekcie 1. Pojęcie zarządzania czasem 3. Metody planowania przebiegu plany sieciowe Szeregowanie zadań Opracowanie harmonogramu Cele Definiowanie zadań Ocena czasu realizacji Co? W jakiej kolejności? Jak długo? Określenie zasobów (ludzie, sprzęt, materiały) Opracowanie budżetu Kto i czym? Za ile? Co i kiedy? Plan projektu 37/49 3/49 Metody planowania terminów Pojęcie harmonogramu Planowanie terminów polega na określeniu konkretnych dat związanych z realizacją projektu. Do planowania terminów wykorzystuje się harmonogramy oraz metodę ścieżki krytycznej. Harmonogramy umożliwiają jasne i czytelne określenie dat realizacji poszczególnych zadań, natomiast korzystając z metody ścieżki krytycznej możliwe jest analizowanie i modyfikowanie tych terminów. Harmonogramprzedstawia rozkład zadań projektu w czasie. Jest to dwuwymiarowy wykres, którego oś pozioma (odcięta) przedstawia czas, a oś pionowa (rzędna) czynności lub zasoby. Harmonogramowanie polega na zaznaczeniu na osi czasu (np. na kalendarzu) okresu realizacji poszczególnych czynności w postaci odcinków odpowiedniej długości. Do każdego zadania przypisuje się określoną datę rozpoczęcia, oszacowany czas trwania oraz datę zakończenia. 39/49 40/49 Zarządzanie czasem w projektach 10
Wykres Gantta jako przykład harmonogramu Sposoby harmonogramowania Czas trwania zadania Harmonogramowanie w przód w oparciu o ustaloną datę rozpoczęcia wyznacza się termin zakończenia projektu Harmonogramowanie w tył w oparciu o ustaloną datę zakończenia wyznacza się termin rozpoczęcia projektu Moment rozpoczęcia zadania Moment zakończenia zadania 41/49 4/49 Projekt z harmonogramem do przodu Projekt z harmonogramem w tył 43/49 44/49 Zarządzanie czasem w projektach 11
Ograniczenia terminów zadań Typy ograniczeń terminów Termin realizacji konkretnego zadania (wyznaczony w harmonogramie) zależy od jego połączeń z innymi zadaniami, ale może zależeć również od innych czynników. W takim wypadku na dane zadanie nałożone zostają ograniczenia wskazujące na termin jego realizacji. Ograniczenia te mogą różnić się stopniem dokładności, z jaką podane są daty rozpoczęcia i zakończenia zadania. Wyróżniamy następujące typy ograniczeń terminów zadań: Ograniczenia elastyczne: jak najwcześniej, jak najpóźniej. Ograniczenia półelastyczne: zakończ nie wcześniej niż wskazana data, zakończ nie później niż wskazana data, rozpocznij nie wcześniej niż wskazana data, rozpocznij nie później niż wskazana data. Ograniczenia sztywne : musi się rozpocząć w ściśle określonym terminie, musi się zakończyć w ściśle określonym terminie. 45/49 46/49 Kamienie milowe Kamień milowy w harmonogramie Kamieniemilowe (milestones) określanerównież mianem punktów kontrolnych są powszechnie wykorzystywane jako narzędzie służące do kontroli i koordynacji projektu. Kamienie milowe to czynności lub zdarzenia szczególnie istotne dla realizacji projektu, wyróżnione z tego powodu w strukturze projektu. Zazwyczaj wyznaczają one moment zakończenia istotnego etapu prac oraz przyjęcia jego produktu. Poprzez umiejscowienie w harmonogramie projektu pozwalają na monitorowanie postępu prac. 47/49 4/49 Zarządzanie czasem w projektach 1
Podsumowanie Zarządzanie czasem służy zapewnieniu, że projekt zostanie zakończony w ustalonym terminie. Problematyka ta została podzielona na trzy części: pierwsza dotyczyła kwestii związanych z planowaniem przebiegu projektu, druga szacowania czasu, a trzecia planowania terminów. Do zarządzania czasem wykorzystywane są odpowiednie metody i techniki. Do najważniejszych należą metody sieciowe takiej jak CPM, czy PERT oraz harmonogramy np. Wykresy Gantta. Wspomagają one zarówno planowanie przebiegu jak i określanie terminów, a także nadzór i kontrolę czasu w fazie realizacji projektu Podsumowanie 49/49 Zarządzanie czasem w projektach 13