STUDIUM PRZYPADKU Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera Goniąc czas Sebastian Kopiec Fantazja Ślubu Fantazja Ślubu to jedna z najpopularniejszych agencji w Polsce, oferujących usługę kompleksowej organizacji ślubu i przyjęcia weselnego oraz zaplanowania luksusowych imprez prywatnych, w tym wieczorów panieńskich i kawalerskich. Klienci agencji mogą liczyć na kreatywne podejście, zaangażowaną i elastyczną obsługę oraz bogatą ofertę. Firma działa na rynku od 2005 roku, należąc także do Stowarzyszenia Konsultantów Ślubnych prestiżowa, rozpoznawalna organizacja w Polsce. Zdobyte doświadczenie w całej działalności pozwala znaleźć się w czołówce liczących się konsultantów ślubnych w kraju. Rozpoznawalność firmy w regionie (województwo zachodnio-pomorskie i okolice) jest znaczna. O sukcesie decyduje wysoka jakość oferowanych usług, terminowość działania oraz bezpieczeństwo. Ważnym atutem firmy jest bogate doświadczenie blisko 150 zleceń, co obrazuje skalę działalności przedsiębiorstwa. Fantazja Ślubu jako pierwsza agencja ślubna w Polsce rozszerzyła swoją ofertę o organizację ślubów za granicą. Doświadczenie w tej dziedzinie pozwala na obsłużenie klientów na najwyższym poziomie, a zagraniczni podwykonawcy cenią Fantazję Ślubu za profesjonalizm, markę i indywidualne podejście do każdego zlecenia. Liczne kontakty z podwykonawcami, stałe zlecenia
pozwalają na podnoszenie jakości oferowanych usług, która odpowiadają jakością nawet bardzo wymagającym klientom. Firma oferuje: 1. Kompleksową organizację ceremonii ślubnych i przyjęć w Polsce (obszar działania: województwo zachodnio-pomorskie, lubuskie, wielkopolskie). Poleca sprawdzonych partnerów w Szczecinie, Poznaniu i na Pomorzu) 2. Elementy ceremonii i ślubu m.in.: szukanie lokalizacji na ślub i wesele; opieka na Młodą Parą podczas okresu przygotowań; zaplanowanie konwencji uroczystości wraz z harmonogramem; pomoc w doborze menu, alkoholi, tortu, scenografii i dekoracji ślubnych; zapewnienie profesjonalnych podwykonawców m.in. zespół muzyczny, fotograf, transport itd. 3. Kompleksową organizację ślubów za granicą (śluby cywilne oraz kościelne na Majorce, Cyprze, Korsyce) Klienci to przede wszystkim: Osoby, które są bardzo zapracowane, ceniące sobie swój czas prywatny, nie mając czasu organizację wesele chcą powierzyć fachowcom; Osoby niezależne, nowoczesne, ceniące jakość, komfort, bezpieczeństwo i własne dobre samopoczucie;
Nowe zlecenie ślub w 3 miesiące W dniu 12 marca 2011 zgłosiła się do Fantazji Ślubu para Nowożeńców, która chciała zlecić firmie ekspresową organizację swojego ślubu wraz z weselem. Konsultantka ślubna Marta umówiła się na spotkanie z przyszłą Parę Młodych, aby przedyskutować życzenia Młodych oraz opracować plan działania, wraz w wstępnym harmonogramem i budżetem. Młodzi nie byli zdecydowani na dokładny charakter imprezy. Priorytetem była dla nich data, którą wyznaczyli na koniec czerwca, co podkreślała na każdym kroku Marta jest terminem bardzo krótkim i należy bardzo szybko przystąpić do działania. Na spotkaniu Marta przedstawiła ograniczenia związane z ekspresową organizacją ślubu, tak aby Para Młoda miała od początku pełnią świadomość zagrożeń, które są integralną częścią takiego przedsięwzięcia. Najistotniejszym ograniczeniem projektu jest krótki czas przeznaczony na przygotowania oraz miesiąc wydarzenia tj. czerwiec jako szczyt sezonu ślubnego, obok sierpnia najbardziej popularny miesiąc wśród polskich par. Kolejne ograniczenia przedsięwzięcia to trudność znalezienia pięknego miejsca na wesele, które będzie jeszcze wolne w wymarzonej dacie Młodych oraz dogranie wysokiej jakości podwykonawców, na których zależy większości nowożeńcom z nieelastyczną datą, które nie może ulec zmianie. Na to wszystko ma również ograniczony budżet, który szacowany jest na ok 35-40 tyś złotych. Po spotkaniu Marta przygotowuje szacunkowy zakres, harmonogram i budżet projektu. Do uruchomienia zlecenia Para Młoda musi zapoznać się z załącznikami, zaakceptować je oraz podpisać umowę. Dopiero wtedy firma przystępuje do realizacji powierzonego zlecenia. Przed dograniem szczegółów konsultanci mając doświadczenie w pracy z klientami, wiedzą, że ślub jest wydarzeniem unikatowym, na którym zależy bardzo zleceniodawcom. Zatem mają także różne
życzenia, sugestie, a czasem żądania. Umowa ma zmniejszyć ryzyko niezadowolenia klientów oraz zwiększania roszczeń, tym samym zakresu już w czasie przygotowań do ślubu. Marta przygotowała zakres projektu, który przedstawiła klientom na początku kwietnia. Wszystkie działania są integralną częścią ślubu i wesela. Znajdują się w nim tylko te działania, które są niezbędne do zorganizowania profesjonalnej i pięknej ceremonii. Niektóre zadania wymagają uszczegółowienia. Idealnym rozwiązaniem byłoby przygotowanie struktury podziału prac. Lista zadań Kod Zadanie Czas trwania Poprzednik A Formalności ślubne w urzędzie stanu B C cywilnego oraz w kościele Wybór miejsca ślubu i wesela (Przedstawienie oferty rynkowej, wybór miejsc wg. wytycznych klienta, wspólna wizyta) Przygotowanie zaproszeń, winietek, menu, naklejek na alkohol (indywidualny projekt z grafikiem, drukowanie) 7 dni 5 dni 14 dni D Przygotowanie listy gości 6 dni E Przygotowanie listy prezentów 10 dni F G Wybór z Panią Młodą sukienki, próbny makijaż, fryzura Wybór fotografa, kamerzysty (przedstawienie oferty rynkowej, prezentacja materiałów, umówienie spotkanie) 14 dni 7 dni
H Wybór obrączek, zakup i odebranie obrączek 21 dni I Zaplanowanie i zorganizowanie wieczoru panieńskiego i kawalerskiego 10 dni J Ubranie Pana Młodego 10 dni K Lekcje tańca 6 lekcji 12 dni L Zaplanowanie transportu dla gości i Pary Młodej 2 dni M Wybór dekoracji, bukietu ślubnego 5 dni N Ustalenie menu weselnego 4 dni O Wybór zespołu/dja na wesele plus oprawa muzyczna w kościele 7 dni P Negocjacje, podpisanie umów i rozliczenie z podwykonawcami 60 dni R Koordynacja przedsięwzięcia w dniu wesela 1 dzień S Wysłanie zaproszeń 1 dzień T Potwierdzenie liczby gości 2 dni Okres przygotowań rozpoczął się 02 kwietnia i musiał być zakończony do 24 czerwca. W dniu 25 czerwca miała się odbyć ceremonia zaślubin Młodej Pary.
W czasie wdrażania harmonogramu konsultantka ślubna spotkała się z paroma opóźnieniami wynikającymi z czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych projektu. Zmiany: Panna Młoda nie miała problemu z wyborem sukni ślubnej, natomiast wydłużył się czas wyboru całej stylizacji tj. uczesania, makijażu i dodatków. Czas opóźnienia 3 dni. Zdecydowano się na wybór sali w dalszej miejscowości, jednak wiązało się to z wprowadzeniem dodatkowego zadania jakim było zapewnienie noclegów dla wszystkich gości. Dodatkowe min. 2 dni. Rodzicom Państwa Młodych bardzo zależało na wyborze menu. Konsultacje z nimi trwały ok. 6 dni. Aż w końcu osiągnięto kompromis. Każdy podwykonawca poszukiwany w tak krótkim czasie do dodatkowy 1 dzień. Analiza potencjalnego ryzyka oraz częste spotkania z Parą Młodą w celu zmian wyborów spowodowały, że zaproszenia zostały wysłanie dopiero 20 kwietnia. Okazało się, że suknia ślubna będzie do odebrania w dniu 22 czerwca. Para Młoda miała spore ograniczenia czasowe, z uwagi na wykonywane zawody. W związku z tym formalności były opóźnione o 7 dni. Wobec tych zmian Marta musiała opracować nowy harmonogram. Plus realizować bardzo napięty plan działania. Czy udało się zmieścić wszystkie działania w czasie? Czy należało jednak z czegoś zrezygnować?